Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y

Transcripción

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN,
CONTROL Y SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN
CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL
SERVICIO POSTAL MEXICANO
NOVIEMBRE 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y
SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y
DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL
Gerencia de Almacenes e Inventarios
Código: DCAF-PR-12-045
Gerencia de Suministros Operativos
Hoja: 2 de 72
Rev. A1
Hoja: 3 de 72
Rev. A1
ÍNDICE
Página
1.
Introducción
4
2.
Objetivos
5
3.
Marco Jurídico
6
4.
Definiciones y Términos
7
5.
Políticas Generales
10
6.
Procedimientos:
6.1
Recepción, Resguardo y Registro de Bienes en Almacén
13
6.2
Recepción y Alta de Bienes por Contratos Abiertos y Entrega en Sitio.
19
6.3 Afectación
22
6.4
Suministro de Bienes desde el Almacén Central
25
6.5
Destrucción de Bienes.
28
6.6
Devolución de Insumos al Almacén Central
31
6.7
Recepción de Bienes en los Depósitos en Tránsito y Redistribución de Bienes a l as Oficinas
Postales y Centros Operativos
33
6.8
Actualización de Inventario
36
7.
Anexos:
1. Indica
dores
39
2.
Salida de Almacén (Consumibles)
41
3.
Salida de Almacén (Inventariables)
43
4.
Instructivo de Llenado del Formato de Visto Bueno Aceptación o Rechazo
45
5.
Vale de Entrada y/o Listado de Altas
47
6.
Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Inventariables)
49
7.
Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Parque Vehicular)
51
8.
Vale de Devolución de Mercancías
53
9.
Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante
55
10.
Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos
57
11.
Acta Administrativa que se Formula para hacer Constar los Faltantes y/o Deterioro de los Bienes
59
12.
Etiqueta Identificadora de Bienes
61
13.
Minuta de inicio de Inventario Físico
63
14.
Minuta de Resultados de Inventario Físico
64
15.
16.
17.
Control de Pedidos o Contratos
Salida de Bienes (para Depósitos en Transito y Oficinas)
Ficha de Entrega - Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal
66
68
70
8.
Vigencia
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1. INTRODUCCIÓN
Atendiendo a la importan cia de conta r con u n manu al de pro cedimientos a ctualizado y acorde a la s
nuevas di sposiciones emitidas po r l a S ecretaría de l a Fu nción P ública y tom ando en cue nta qu e la s
disposiciones en m ateria de recurso s materiales y servicios g enerales y el Manual Admi nistrativo de
Aplicación G eneral e n M ateria de Recursos Materiales y Servi cios G enerales, serán de apli cación
obligatoria para las Depe ndencias de la Administración Pública Federal y las unida des administrativas
de la Pre sidencia de la Re pública, y para el ca so de las Entidades se exceptúa n las di sposiciones que
se contienen en los
Capítulos II, III,
V, VI, Sección I, XI,
referencia ex clusiva para las De pendencias y XIII,
XII en aquell as disposi ciones que haga
del Título Segund o, po r lo tanto, a efecto de
promover en el Servic io Pos tal Mexicano la ado pción de las medidas c onducentes para el adec uado
cumplimiento de tale s disposiciones l as Gerencias d e Alma cenes e Invent arios y d e Suministros
Operativos, adscritas a la Subdirección de Almacenes y Aba stecimiento de l a Dirección Corporativa de
Administración y Finanzas, elaboraro n el “ Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y
Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional”, donde
se presentan la s p olíticas y
procedimientos qu e esta blecen los pa sos a
seguir para cumplir
eficientemente con el desarrollo de esta función del Organismo.
Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo el personal responsable de
realizar el registro, guarda, cu stodia y entre ga d e bienes m uebles e n el Alm acén Central y depó sitos
tránsito a Nivel Nacional; su observancia es obligatoria, así mismo se requiere para cumplir con el Título
primero, Capítulo I, numeral 1 y 207 de las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios
Generales, e mitido po r la Secretaría de la Fun ción Pública y d ar cum plimiento al “ACUERDO por el
que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales”
Es importante que cualquier modificación a la s disposiciones emitidas por la Secretaría de la Fun ción
Pública, obliguen a la actualización del presente documento.
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2. OBJETIVOS
Objetivo del Manual
Proporcionar al pers onal del Al macén Central del SEPOMEX y al que administra los depós itos en
tránsito a
nivel naci onal, las p
olíticas y lin
eamientos qu e permitan
un efi ciente y ra
cional
aprovechamiento de lo s bienes mu ebles, a sí com o para el de sarrollo de sus a ctividades relativas al
registro, gu arda, cu stodia y entrega d e dicho s bi enes en l os d epósitos en tránsito d e a cuerdo a lo s
requerimientos soli citados, que se e ncuentran b ajo su respon sabilidad, dentro de su circunscripción y
control de los bienes inventariables y de consumo.
Objetivo Específico
Controlar y resg uardar los materiales y bienes, cuidando que lo s procesos d e suministro y distribución
se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales y bienes lleguen oportuna y
confiablemente a los usuario
s, optim izando la ad ministración y la operaci
ón cent ralizada de los
almacenes.
Descripción
Acciones relativas a la recepci ón, guarda, custodia, registro y despacho de lo s bienes q ue llegan a lo s
almacenes p or motivo d e com pra, trasp aso ent re centros d e trabajo o
administrativas y operativas.
devueltos p or las área s
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3. MARCO JURÍDICO
1.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2.
Ley del Servicio Postal Mexicano.
3.
Ley General de Bienes Nacionales.
4.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
5.
Ley de Vías Generales de Comunicación.
6.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
7.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
8.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
9.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
11. Ley Federal del Trabajo.
12. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
13. Código Federal de Procedimientos Civiles.
14. Código Fiscal de la Federación.
15. Reglamento para la operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.
16. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
19. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
20. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
21. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.
22. Decreto que estable ce l as Medi das d e Auste ridad y Disci plina del Ga sto d e la Admini stración
Pública Federal.
23. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.
24. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.
25. Políticas, Ba ses y Line amientos en Materia de Adquisiciones, Arrenda mientos y Se rvicios del
Servicio Postal Mexicano.
26. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.
27. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.
28. Disposiciones en materia de recursos materiales y servicios generales.
29. Manual Admi nistrativo de Aplica ción General en Materia de Recursos Materiales y Servicio s
Generales
30. Y demás disposiciones aplicables en la materia.
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4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Almacén Central.- Sitio o lugar donde se reciben formalmente los bienes de consumo e instrumentales
propiedad del Organismo.
Almacén.- la unida d de Servicio en l os centros d e tr abajo qu e bajo normativa establ ecida, recibe,
resguarda, controla y entrega co n calidad, los bie nes que son ad quiridos para facilitar el cu mplimiento
de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo.
Alta de Bienes.- El regist ro de los bi enes mu ebles en el Sistema de Inventario s del Org anismo, por
nueva adquisición, donación, pago en especie, permuta y en el caso de inmuebles a la incorporación de
los mismos en el inventario ya sea por la adquisición u ocupación.
Alta en el Sistema.- Registro de información que se ha ce en el si stema in stitucional inf ormando del
ingreso de un bien al Almacén Central.
Área Requirente.- Unidad Administrativa que solicita los bienes a través de una requisición.
Área Solicitante o Usuaria.- Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición,
contratación de bie nes, a rrendamientos y/o p restación de servicios, pa ra el cum plimiento de sus
funciones.
Bienes de Consumo.- Los bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades tienen un
desgaste parcial o total y son co ntrolados a travé s de un regi stro glob al en su s inventari os da da su
naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes de Lento Movimiento.- Son a quellos bie nes que no regi stran movimientos d e sali da pa ra su
uso en un pe ríodo de u n año, contado a partir de la fecha en que ingresó el bi en al Almacé n Central o
depósitos en tránsito.
Bienes de Nulo Movimiento.- Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso
en un p eríodo de do s años, contados a partir d e la fech a en q ue ingresó el bien al Almacén Central o
depósitos en tránsito.
Bienes Instrumentales.- Los con siderados como i mplementos o medi os pa ra el de sarrollo de l as
actividades que realizan las áreas administrativas u operativas del Organismo, siendo susceptibles de la
asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad
en el servicio.
CABM.- el Catálogo de Bi enes Muebles que expide la Secretaría de la Función Pública y que se utiliza
para identificar y clasificar los bienes por grupo genérico y especie.
Cantidad Máxima.- El tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse.
Cantidad Mínima.- La existencia que sirve de señal para reabastecer.
Captura.- Registro de información que se hace en el sistema institucional.
Características.- Es la forma de detallar los componentes de un bien a comprar.
Catálogo de Firmas.- Concentrado de nombres, cargos y firm as originales de los servidores públicos
facultados para recibir y despachar bienes muebles a nivel nacional.
Cédula de Transferencia.- Es el formato que se elabora pa ra que la s Un idades Admi nistrativas de l
Organismo, reporten sus cambios de bienes instrumentales por asignación o baja, según sea el caso.
Conservación.- Las actividades destinadas a garantizar el buen estado y aspecto de los bienes físicos,
sin permitir su deterioro.
Conteo.- Actividad de contar los bienes.
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Custodia.- Los bienes de con sumo e in strumentales que se g uardan temporalme nte en l as
instalaciones del Almacén central o de los centros de trabajo.
Disposición Final de Bienes.- el a cto a travé s d el cual se reali za la de sincorporación patrimonial de
bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción).
Especificaciones.- Es la forma de explicar en particular las características de los bienes de consumo e
instrumentales a comprar.
Expediente y/o Minutario.- Conjunto de documentos que integra un legajo para consulta.
Factura.- Es el documento fiscal que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales, descripción y
características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.
Forma Valorada.- Formatos folia dos u tilizados p or el Organi smo en el eje rcicio de sus fu nciones de
prestación de servici os (ej. Ca rtilla d e Identid ad), o p ara efe ctos administrativos (ej emplo: póli zas d e
cheques).
Manual.- El Manual d e Procedimi entos para la Re cepción, Con trol y Suministro de lo s Bienes d el
Almacén Central y Depósitos en tránsito a Nivel Nacional.
Marbete.- Es el formato que se utiliza para i dentificar los bie nes de con sumo e instrume ntales en la
toma física de inventarios.
Material Deteriorado.- E l mat erial q ue por haber suf rido mod ificaciones e n su s características y
especificaciones originales, no puede ser utilizado para el fin qu e fue adquirido, pero que dependiendo
del grado de deterioro, puede ser reparado o utilizado para otro fin.
Material Excedente.- La cantidad en existencia que rebasa a l a fijada como máximo, cuando ésta es
diferente a cero.
Material Obsoleto.- El material que por la aplicación de nuevas tecnologías, ha dejado de ser útil.
Materiales de Uso Común.- Lo s bi enes que son utilizad os para fin es diversos y por difere ntes
departamentos o áreas de especialidad.
Mesa de Servicios.- El área, in stancia o medio electrónico qu e capta l as solicitudes o gestion a en
automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios.
Minuta.- Es el docume nto escrito p or el usu ario, donde hace consta r lo s he chos qu e pe rmitan dar l a
opinión de aceptar o re chazar los bienes de consumo e instrumentales requeridos y depositados por el
proveedor en el Almacén Central.
Mobiliario y Equipo.- El bien mu eble utiliza do para el desarrollo de la s actividades q ue realizan el
Organismo, siendo susceptibles de l a a signación de un núm ero de inventari o y resg uardo de man era
individual.
Organismo ó Sepomex.- El Servicio Postal Mexicano.
PAAAS.- Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Pase de Salida.- el documento por medio del cual, se controlan las salidas y entradas de los bienes.
Plaqueo.- Actividad de grabar placas de aluminio co n u n n úmero de inven tario y colocarlas e n lo s
bienes instrumentales.
Proveedor.- Es la persona físi ca o moral q ue abastece o entrega lo s biene s comp rados p or el
Organismo.
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Punto de Pedido o Re-Orden.- El sal do en inve ntario q ue sirve com o indi cador para p romover una
iniciativa de compra, tomando en consideración los tiempos de procura, ya que la existencia al momento
cubrirá la demanda hasta en tanto se reabastece el Almacén.
Reasignación.- El movimiento interno de mobilia rio y/o equipo que modifi ca al re sponsable de su
custodia dentro de la misma área de adscripción que efectúan las unidades administrativas.
Recursos Materiales.- La administración de los activos fijos, operación de los almacenes y entrega de
servicios generales con el fin de contribuir a la generación de valor al Organismo.
Registro de Entrada de Bienes al Almacén.- E l docum ento utilizado para llevar el control de las
entradas de los bienes inventariables al resguardo del Almacén.
Remisión.- Es el do cumento que refleja ca ntidad, pre cios unit arios, impo rtes totale s, d escripción y
características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.
Requisitos Fiscales.- Información fi scal contenida en l as fa cturas qu e p resenta el proveedor al
entregar l os bienes al Al macén, co mo; nombre de la empresa (f ísica o moral), R.F.C., domicilio de la
empresa, número de la factura, fecha, impresión de la cédula de registro, entre otras.
Responsable de los Recursos Materiales.- El servidor público con rango no inferior a Director General
o eq uivalente en el Organismo q ue tenga a su cargo l a a dministración de lo s almacenes, y l a
distribución de bienes e insumos.
Salida de Almacén.- El documento que es utilizado para registrar las salidas de bienes inventariables.
Toma Física.- Es el recu ento físi co d e lo s bie nes de consumo e in strumentales existe ntes en el
Almacén del Organismo.
Tránsito.- Cuando existan bienes que se reciban en un Estado diferente al Almacén Central, se quedan
de manera temporal y de inmediato se distribuyen a los usuarios de acuerdo a los requerimientos.
Unidad Administrativa.- Partes en la que se su bdivide la estru ctura organizacional del Se rvicio Postal
Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades específicas y una asignación
presupuestal; Dire cción General, Órga no Interno d e Co ntrol y Direcciones de Áre a, Su bdirecciones,
Gerencias y Centros de Trabajo.
Unidad de Almacenes e Inventarios.- el Á rea e specífica re sponsable de llevar a cabo el control,
almacenamiento y abastecimiento de los bienes de consumo y bienes instrumentales.
Usuario.- El servidor público que solicita y ocupa los bienes y servicios.
Vigencia.- Es el tiempo e stipulado en el contrato q ue tiene el p roveedor pa ra entrega r l os bi enes de
consumo e instrumentales comprados.
Visto Bueno (Vo. Bo.).- Es la acción que se realiza por el Área requirente para extender por escrito la
aprobación de aceptación de bienes de consumo e instrumental comprados para el Organismo.
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5. POLÍTICAS GENERALES
1.
El Almacén Central debe cumplir con la funci ón de abastecimiento permanente a tod as las áreas
del Organismo, conforme a los procedimientos establecidos en este Manual.
2.
Los depósitos en tránsito a nivel nacional tienen la obligación de abastecer a todas sus unidades
de trabajo y de llevar registros internos que permitan el adecuado control de los bienes.
3.
En ca so d e ausen cia del Coo rdinador del Almacén Central, el Jefe del Alma cén Central suplirá
momentáneamente su ausencia. En caso de au sencia del Jefe del Alm acén Ce ntral, suplirá su
ausencia el Jefe de Sección Metropolitana.
4.
El Gerente de Almacenes e Inventarios es responsable de revisar periódicamente el Manual y en
caso de qu e requiera ser modificado por la adici ón o adecuación de funcion es, debe solici tar la
intervención de la Gerencia de Organización, a fin de gestionar su autorización ante el COMERI.
5.
No serán recibido s bien es en el Alma cén Cent ral cuando no se cue nte con la notifica ción de
entrega po r parte d el pro veedor, q ue deberá de ser re cibida po r escrito y por lo meno s co n 24
horas de anticipación.
6.
Para la rece pción de los bi enes en el Al macén Central el Área u suaria o Á rea requirente deberá
de entregar el Reporte de Visto bueno o reporte de rechazo.
7.
El Almacén se dividirá en dos Áreas: Administrativa y Operativa:
a. El Área a dministrativa maneja rá en forma minuciosa el control e n la elabo ración,
procesamiento y dist ribución de la info rmación y documentación referente a l as e ntradas y
salidas de los bienes, así como vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).
b. El Área operativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y conservación de los
materiales.
8.
Los u suarios de todas la s áre as de l os Ce ntros de Trab ajo deberán solicitar y utiliza r los
materiales y artículos atendiendo a las políticas de austeridad y racionalidad del gasto público.
9.
Los procedimientos de p referencia d eberán de ejecutarse e n si stemas electrónicos, a efe cto de
lograr la automatización de los procesos y sustituir formatos impresos y sellos, entre otros.
10.
Los do cumentos se conservarán de ntro del al macén por un pe ríodo d e tre s años in cluyendo el
año que tra nscurre; post eriormente, se rán re sguardados en el archivo q ue correspon da, por un
periodo de dos a ños m ás, y para el ca so de los bie nes n o útiles lo s documento s serán
resguardados por cinco años.
11.
Toda la do cumentación relativa a la recepci ón y pro piedad de los bienes, de berá mantenerse en
custodia en forma ordenada, sistematizada, en buen estado, legible y sin tachaduras.
12.
Durante la estadía d e lo s bie nes en el alma cén, se d eberá garantizar su integrid ad fí sica y
funcional, cuidando los aspectos técnicos, administrativos, de seguridad y protección ambiental.
13.
Para el ade cuado control de las existe ncias de los almacenes, el Organismo deberá contar con
sistemas manuales o informáticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas
y existencias en lo s almacenes. El si stema deberá permitir la consulta de todos los almacenes y
bodegas con los que cuente el Organismo.
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14.
En los casos en qu e po r necesi dades del Or ganismo se a ne cesario contar con almacenes o
bodegas tem porales, su control d eberá ser i ncorporado e n el sistema m anual o i nformático
señalado en el párrafo precedente. Cuando e stos alma cenes o bodeg as temporal es sean
cerrados deberán formulars e las ac tas de ent rega-recepción correspon dientes, c omprendiendo
tanto los bi enes muebles aún en exi stencia, como tod a la do cumentación que se generó durante
la existencia del Almacén o bodega transitoria.
15.
La entrega extemporánea de bienes deberá estar avalada invariablemente por el área usuaria y/o
la requi rente mediante la firma de pu ño y letra e n el repo rte de ace ptación o re chazo, sin
menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.
16.
Todas la s operaciones de entra da, salida, tr aspaso, devolución, trasla do, re sguardo y baj as de
bienes m uebles e n el Alm acén, deb erán re gistrarse en el m omento en q ue se lleven a cabo y
contar con la documentación soporte correspondiente; realizando la confronta entre la exi stencia
física y el saldo del sistema de registro (inventario perpetuo).
17.
Los productos qu e re quieran u n cuida do e special como medicamentos y p roductos quí micos,
deben gua rdarse en lo s esp acios de stinados para tal fin, vigilan do el cum plimiento de la ficha
técnica del bien o producto que se trate.
18.
Será responsabilidad de la unid ad administrativa que
seguimiento de sus entregas.
19.
Al reci birse l os bi enes m uebles p ara resguardo, se definirá do cumentalmente el pe ríodo de
custodia, con base en las disponibilidades y demandas de espacio y en el tipo de bienes muebles.
Al vencimiento del mismo, se deberá notificar por escrito al área solicitante para que proceda a su
retiro. De no llevarse a cab o en el periodo e stablecido el Al macén qu edará fa cultado para
determinar su destino, conforme a la normativa aplicable.
20.
Para cambiar la afe ctación de un bie n, debe rán m odificarse lo s do cumentos co rrespondientes,
dejando constancia del cambio.
21.
La Gerencia de Suministros Operativos remitirá al responsable del Almacén el catálogo de firmas
de lo s servid ores pú blicos autori zados para solicitar bien es, mi smo q ue d eberá de m antener
actualizado.
22.
El Coordinad or del Alma cén se rá resp onsable de l a integrid ad física y funci onal de los bi enes
muebles bajo su custo dia durante el p eríodo de gu arda y custo dia de lo s bi enes y de prever l a
rotación de los mate riales para evitar su cadu cidad o deteri oro, seg ún sus cara cterísticas
específicas.
23.
Todo tipo de movimiento de los bienes del Almacén será documentado, señalando la descripción,
cantidad, codificación y fecha de caducidad, en su caso, del material.
24.
A efecto de centralizar la operación del Almacén Central se realizará lo siguiente:
a) Se evitará l a crea ción de bod egas o el almacenamiento d e biene s m uebles en lu gares
diferentes al Almacén;
b) Para l os alm acenes o bo degas te mporales se de berá de levant ar un i nventario físi co de l as
existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén central, procediendo, en los casos
que no se consideren justificados a concentra rlos en el Alma cén central q ue co rresponda a l
centro de trabajo. Asimi smo, se p rocederá a la identifica ción de aqu ellos que ya n o se
consideren ú tiles pa ra su inmedi ata d esincorporación, co nforme a la s di sposiciones le gales
solicitó la ad quisición de bi enes, el
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correspondientes;
c) Reduzcan en al meno s q uince por ciento respecto del ejercici o anterio r las adquisiciones a
través de los fondos revolventes;
d) Reduzcan las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes;
e) Reduzcan la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente,
f)
Reduzcan a mes y medio de abastecimiento el nivel promedio de inventarios.
g) Establecerán las me didas nece sarias para ll evar a cabo el ap rovechamiento adecuado de los
espacios destinados a
almacenamiento, a ef ecto de evitar espa
cios no utilizados o
desaprovechados.
25.
El material que no haya tenido movimiento en un período igual o mayor a u n año, se considerará
material sin movimiento. Si despu és de haber pr omovido su uti lización no h a sido re querido, se
atenderá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria.
26.
Toda l a info rmación q ue genere el Al macén (estadísticas de consumo, niveles de exist encia,
puntos de re orden, entre otros) deb erá re portarse perió dicamente a las á reas u suarias y de
adquisiciones, a efecto d e que sirva de ba se p ara la el aboración d el Prog rama An ual de
Adquisiciones respectivo.
27.
Cuando los bienes recibidos requieran de inspección específica, ésta y la emisión de recepción de
conformidad se re alizarán en un tiempo no mayor a cinco días naturales, excepto cuando en el
contrato se haya estipulado otro plazo.
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6. PROCEDIMIENTOS
Unidad
Responsable:
6.1
Procedimiento:
Objetivos
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS /
COORDINACIÓN DE ALMACENES / RESPONSABLE DE ENTRADAS / JEFE DEL ALMACÉN
CENTRAL Y GERENCIA DE ADQUISICIONES / ÁREA USUARIA
RECEPCIÓN, RESGUARDO Y REGISTRO DE BIENES EN ALMACÉN
1. Verificar que todos los bienes adquiridos que arriben al Almacén (por concepto
de compra, donación, permuta y reaprovechamiento, entre otros) cumplan con
la descrip ción, cantida d, estado y calidad, e stablecidos e n e l contrato o
documento de traspaso.
2. Asegurar la c alidad y confiabilidad d el registro y c ontrol de los b ienes
entregados al Almacén.
3. Promover las acciones que agilicen y permi tan un control confiable del ingreso,
acomodo, ubicación y regi stro de lo s bienes que se reci ben para su guarda y
custodia hasta su utilización.
4. Verificar q ue los bienes devueltos al Almacén cu mplan con l a de scripción,
cantidad y estado de uso preestablecidos.
Descripción:
Acciones relativas a la recepción, gua rda, custodia, regi stro y de spacho d e lo s
bienes que llegan a l os almacenes por motivo de co mpra, traspaso o d evolución de
las áreas administrativas y operativas.
Rev. A1
Responsable
No.
Subdirección
de
Recursos Materiales
o
Gerencia
de
Adquisiciones
1
−
Envía copia del pedido o contrato al Almacén.
Copia d e ped
contrato.
Proveedor
2
−
Informa del arribo de bienes al Almacén.
Aviso de arribo
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
3
−
Recibe notificación d e arribo d e b ienes y ela bora
logística de descarga d e bi enes, n otifica al ár ea
usuaria y/o requ irente registra en el
sistema
informático localización o acomodo del bien.
Logística de descarga.
Programa de arribo.
Registro en el Sistema
informático op erativo d el
Almacén.
Jefe de Almacén
4
−
Mediante corr eo el ectrónico o nota, soli
cita de
inmediato la presencia de un repres entante del áre a
usuaria o requirente cuando sea el caso.
Correo electrónico o nota
Proveedor
5
−
Ingresa al A lmacén, se r egistra e n la li breta d e
control y entr ega la siguiente d ocumentación a l
Responsable de Entradas:
Registro en la libr eta d e
control
Responsable
Entradas
de
6
Actividad
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−
Documento
•
Copia del contrato y en su c aso modificatorio o
prórroga.
•
Factura y/o nota de remisión, original y copia.
ido
o
Recibe documentación, verifica requisitos fiscales en
el caso de fa ctura y n ota de remis ión: i mportes,
costos unitarios, canti dad de bie nes, importe en
letra, descripción del artículo y un idades de medida,
y e n e l contr ato: númer o de co ntrato, vige ncia,
partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir por
parte d el A lmacén, cost o e imp ortes, deb iendo
coincidir ambos documentos.
¿Los documentos coinciden y son correctos?
Sí: Pasa a la actividad 10
No: pasa a la actividad 7
7
−
Devuelve los docum entos al
corrección.
−
Avisa al Coordinador del Almacén para que en c aso
de contrat o venci do o irr egularidades en los
documentos notifican a la Gerencia de Adquisiciones
por parte del Área Administradora de Contratos y no
recibe hasta que indiquen por escrito que procede la
recepción.
Notificación de
irregularidades media nte
oficio a la G erencia d e
Adquisiciones.
9
−
Informa la proce dencia o
recepción de bienes.
Escrito d e pr ocedencia o
improcedencia d
e
recepción de bienes
10
−
Surte bi enes en Alm acén o centros
especificado.
8
Gerencia
Adquisiciones
Proveedor
de
proveedor para su
improcedencia de
de trabaj o
Constancia d e b ienes
entregados medi
ante
sello d el A lmacén en
documentación
entregada p
or el
proveedor.
Responsable
No.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
11
Actividad
−
Hoja: 15 de 72
Rev. A1
Documento
Coteja cantidades recibidas y verifica car acterísticas
establecidas en e l contra to (fechas de entreg a,
embalaje, entre otros).
¿Se requiere inspección específica?
Sí: pasa a la actividad 6.
No: pasa a la actividad 7
Área usuaria
Área requirente
y/o
12
−
Efectúa ver ificación y pruebas nec esarias p ara
cotejar los artículos contra muestra, d iseño, folleto o
especificaciones técn icas. V erifica que l os bi enes a
recibir c umplan con l
as especific aciones y
características seña ladas en el c ontrato y/o de
conformidad con l a mu estra, folleto
o dise ño
entregado por la Gerencia de Adquisiciones.
Reportes de Vo. Bo. o
reporte de rechazo.
¿Se aceptaron los bienes?
No: pasa a la actividad 13.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
13
−
Devuelve b ienes a l proveedor qu edándose con una
copia de l re porte de re chazo e mitido por e l Área
usuaria y/o requirente.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
/
Gerencia
de
contabilidad
14
−
Recibe b ienes de co nformidad y d a de alta en e l
sistema infor mático de r
egistro o perativo del
Almacén y fina nciero/contable qued ándose c on un a
copia de l rep orte de visto b ueno de ac eptación d e
los bienes que genera el área usuaria.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
requirente
15
−
Revisa fechas de entrega.
Registro en el sistem a
(manual o i nformático)
operativo del Almacén.
Reporte de r echazo d e
bienes.
Registro en el sistem a
operativo del Almacé n y
en el sistema informático)
financiero/contable.
Reporte operativo.
Reporte o i
nterface
¿Se entregó en tiempo?
Jefe de Almacén /
Coordinador
de
Almacén y Gerente
de Almacenes e
Inventarios
16
−
Envía inform e de inc umplimiento a las S ubdirección
de Recursos Materiales y Gerencia de Adquisiciones
para trámite de aplicación de penas convencionales,
sanciones o deductivas.
Informe de
incumplimiento del
proveedor por entrega
extemporánea.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
17
−
Sella y firma de recibido la factura y ent rega al
proveedor p ara proces o de pago (e n el caso de
contar c on fa cturación e lectrónica se ace pta co n
firma electrónica).
Factura sellada.
Pedido sellado.
Proveedor
18
−
Recibe factura sellada para trámite de pago.
¿Son bienes instrumentales?
Contra-recibo.
Hoja: 16 de 72
Rev. A1
Responsable
No.
Actividad
Documento
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
/
Gerencia
de
contabilidad
19
− Actualiz a inventario de bienes i nstrumentales y
asigna número d e i nventario al bi en y re gistra e n
sistemas manual o informático.
Registro e n s istema de
control de
bi
enes
instrumentales y en e l
sistema
Bien(es) etiquetado(s).
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
20
−
Recibe físicam ente l os b ienes para entrega al ár ea
usuaria conforme lo requiera.
¿Se entregaron los bienes al área usuaria?
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
/
Gerencia
de
Contabilidad
21
−
Resguarda los bienes en la sección correspondiente,
registra e n forma glo bal l os bie nes d e con sumo e n
sistema (man ual o i nformático) loc alización o
acomodo de l b ien y genera r eportes p eriódicos o a
solicitud.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
22
−
Registra e ntrega d e b ienes al ár ea usuaria y/o
requirente en sistemas.
Área Usuaria o de
Adquisiciones
23
−
Recibe bi enes, e n su
resguardo.
Coordinador
del
Almacén o Jefe del
Almacén
/
Área
responsable
24
−
Actualiza inventario y resguardos.
caso, solicita
TERMINA PROCEDIMIENTO
y/o firma
Registro e n Sistema
operativo de l Almacén
informático y en el
Sistema
Listado de
bien
es
almacenados.
Vale d e entr ega p ara
resguardo.
Registro e n Sistema
operativo de l Almacén
informático.
Vale de entrega.
Listado de
bien
es
entregados.
Cantidad física
resultante.
Vale de recepción.
Resguardo.
Inventario y
actualizado
resguardo
Hoja: 17 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
Subdir. de Rec. Mat. o
Gcia. de Adquisiciones
Proveedor
2. Informa del ar ribo de b ienes
al Almacén.
INICIO
1. En vía c opia de l pe dido o
contrato al Almacén.
5. Ingr esa a l Alm acén, s e
registra en la libreta de control
y entrega l a s iguiente do ctos.
al Responsable de Entradas:
Copia de l c ontrato y en s u
caso modificatorio o prórroga.
Factura y/o not a de r emisión,
original y copia.
4
Coordinador del
Almacén o Jefe del
Almacén
Responsable de
Entradas
3. Recibe notificación de arribo
de bi enes y e labora l ogística
de descarga de bienes, notifica
al área us uaria y /o requirente
registra en e
ls
istema
informático loc alización o
acomodo del bien.
6. Rec ibe doc umentación,
verifica requisitos fiscales en el
caso d e f actura y no ta de
remisión: i mportes, cost os
unitarios, c antidad de b ienes,
importe en letr a, d escripción
del ar tículo y unidades d e
medida, y en
el contrato:
número de c ontrato, v igencia,
partida pr esupuestal, c antidad
de pi ezas a r ecibir po r pa rte
del Almacén, costo e im portes,
debiendo c oincidir a mbos
documentos.
4. Me diante c orreo electrónico
o no ta, s olicita de i nmediato l a
presencia de un r epresentante
del ár ea us uaria o r equirente
cuando sea el caso.
Área Usuaria y/o Área
Requirente
1
¿Doctos
Correctos?
1
NO
SI
10. Surte bienes en Almacén o
centros de tr
abajo
especificado.
7. Devuelve los documentos al
proveedor para su corrección.
9. Inf orma la pr ocedencia o
improcedencia de recepción de
bienes.
8 A visa a l C oordinador de l
Almacén par a que en c aso d e
contrato venc
ido
o
irregularidades en
los
documentos notif ican a la
Gerencia de Ad quisiciones por
parte de l Ár ea Administradora
de Contratos y no r ecibe hasta
que i ndiquen p or es crito qu e
procede la recepción.
11. C
oteja c
antidades
recibidas y
verifica
características es tablecidas en
el c ontrato ( fechas de en trega,
embalaje, entre otros)
SI
3
2
NO
3
12. Efectúa ver ificación y
pruebas n ecesarias
para
cotejar los
artículos c ontra
muestra, dis eño, f olleto o
especificaciones téc
nicas.
Verifica que los bienes a recibir
cumplan c
on las
especificaciones y
características señaladas en el
contrato y/o d e c onformidad
con la muestra, folleto o diseño
entregado p or la G erencia de
Adquisiciones.
¿Requiere
Inspección?
1
2
13. Co n e l Ár ea Res ponsable,
Devuelve b ienes al pr
oveedor
quedándose con una copia de l
reporte de r echazo emitido por el
Área usuaria y/o requirente. FIN
14. Rec
ibe bi
enes de
conformidad y d a de a lta e n e l
sistema inf ormático de r egistro
operativo del Alm acén y
financiero/contable
quedándose con una copia del
reporte de v isto bu eno d e
aceptación d e los b ienes qu e
genera el área usuaria.
NO
SI
¿Bienes
Instrumentales?
NO
2
15. Revisa fechas de entrega
18. Recibe factura sellada para
trámite de pago.
SI
1
¿Acepta
Bienes?
SI
NO
¿Entrega en
Tiempo?
3
4
16. En vía incumplimiento a la
SRM y G cia d e Adquisiciones
para ap licación de p enas
convencionales, s anciones o
deductivas.
17. S ella y f irma de r ecibido l a
factura y e ntrega al proveedor
para pr oceso de pa go ( en s u
caso firma electrónica).
3
Coordinador del Almacén o
Jefe del Almacén / Área
responsable / Gcia. de
contabilidad
Coordinador del Almacén o
Jefe del Almacén
Área Usuaria o de
Adquisiciones
1
19. Ac tualiza in ventario de
bienes instrumentales y asigna
número de i nventario a l b ien y
registra en s istemas manual o
informático.
21. Resguarda los bienes en la
sección c
orrespondiente,
registra en f orma global los
bienes de c onsumo en s istema
(manual o inf
ormático)
localización o ac omodo de l
bien
y ge nera r eportes
periódicos o a solicitud.
20. R ecibe f ísicamente los
bienes par a en trega al área
usuaria conforme lo requiera.
SI
¿Entregaron
Bienes al Área?
2
NO
3
22 R egistra entr ega de
bienes al área usuaria y/o
requirente en sistemas.
23. Recibe bienes, en s u caso,
solicita y/o firma resguardo.
24. Ac tualiza in ventario y
resguardos.
FIN
Hoja: 18 de 72
Rev. A1
Hoja: 19 de 72
Rev. A1
Unidad Responsable:
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINADOR DE ALMACENES/
RESPONSABLE DE ENTRADAS / UNIDAD O RESPONSABLE DE RECURSOS
MATERIALES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y CENTRO DE TRABAJO.
6.2 Procedimiento:
RECEPCIÓN Y ALTA DE BIENES POR CONTRATOS ABIERTOS Y ENTREGAS EN SITIO
Descripción:
Controlar la recepción de biene s p or contratos abi ertos y entre gas en sitios
diferentes al Almacén Central.
RESPONSABLE
ACT.
NO.
RECEPCIÓN
DESCRIPCIÓN
DE BIENES
Proveedor
1
−
Ingresa al Al macén C entral, registra su i ngreso en l a libreta de co ntrol y e ntrega
documentación al Coordinador de Almacén.
Responsable de
Entradas
2
−
Recibe d ocumentación, verifi ca contrato contra factura y nota d e remi sión, ver ifica
requisitos fisc ales: importes, costos unitarios, canti dad de b ienes, im porte e n letra,
descripción d el artículo y unidades d e m edida, y en el c ontrato: núm ero de c ontrato,
vigencia, partida presupuestal, ca ntidad de pi ezas de bi enes a r ecibir por parte de l
Almacén, costo e imp ortes. Para el caso de bie nes instr umentales revisa “Minuta de
Aceptación de Bienes Instrumentales”.
NO
PROCEDE
2.1
−
En caso de datos incorrectos en l a factura, Nota de Remisión o Minuta de Aceptación
de Bienes Instrumentales, devuelven los documentos al proveedor para su corrección.
(regresa a la actividad No. 1).
2.2
−
En caso d e co ntrato venc ido da avis o al Coordinador de l Almacén qu ien a su vez da
aviso por correo electrónico o memorándum a la Gerencia de Adquisiciones y no recibe
los documentos hasta que dicha área indique por escrito que procede la recepción.
PROCEDE
3
−
BIENES
Si la factura o remisión está correctamente requisitada y la entrega se encuentra dentro
de la vigencia del contrato respectivo, estampa sello de recibo en la Not a de Remisión,
se queda con dos copias y devuelve al Provee dor Factura y Nota de Remis ión
originales y copia de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales.
CONSUMIBLES
4
−
Captura en el Sistema de Al macenes y em ite reporte d e entrad a al Alm acén e n dos
tantos, firma y turna al Jefe de Almac én, j unto co n la co pia d e la factu ra y n ota de
remisión para su revisión y firma.
Jefe de Almacén
5
−
Recibe, verific a, firma la do cumentación y turna al Coo rdinador d e Almace nes (o
devuelve al Responsable de Entradas para corrección).
Coordinador del
Almacén
6
−
Recibe, verific a, firma la do cumentación y regresa a l R esponsable d e Entradas (o
devuelve al Responsable de Entradas para corrección).
BIENES
Responsable de
Entradas
7
−
INVENTARIABLES
Entrega al R esponsable d e Sistemas co pia d e l a factura y not a de remisió n de l
proveedor y original de la “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.
RESPONSABLE
Responsable de
Sistemas
ACT.
NO.
8
−
BIENES
Hoja: 20 de 72
Rev. A1
DESCRIPCIÓN
Recibe copia de la factura y nota de remisi ón y original de la Minut a de A ceptación de
Bienes Instrumentales, captura y emite reporte de entrada en dos tantos, recaba firmas
y entrega a la Responsable del Entradas.
CONSUMIBLES E INVENTARIABLES
Responsable de
Entradas
9
−
Recibe rep orte de entra da (consumi ble o inventar iable) firmad a en dos tant os,
acompañada de cop ia d e l a factura, Nota de Rem isión y ori ginal d e la Min uta d e
Aceptación de Bien es par a el cas o de bienes i nventariables y ar chiva un tanto en el
minutario de entradas y otro tanto en expediente del Proveedor / contrato.
Coordinador de
Almacenes
10
−
Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios, las pólizas de
movimientos d e entrad as y de sal idas e n dos tantos, elab ora ofici o a l Gerente de
Contabilidad, recaba firma del Gerente de Almacenes e Inventarios y lo despacha.
11
−
Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de
Contabilidad mensualmente.
Hoja: 21 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR
RESPONSABLE DE
ENTRADAS
JEFE DE ALMACÉN
COORDINADOR DE
ALMACÉN
5. Rec ibe, v erifica, f irma la
documentación y t urna al
Coordinador de Almacenes
o devuelve a corrección.
6. Rec ibe, v erifica, f irma la
documentación y regresa o
devuelve para corrección.
RESPONSABLE DE
SISTEMAS
2. Rec ibe doc umentación, verifica
contrato & f actura y n ota d e
remisión, r equisitos f iscales, y en
contrato: n úmero de c
ontrato,
vigencia, p artida pr esupuestal,
cantidad de piezas a r ecibir, costo
e im portes. En c aso de bien es
instrumentales r evisa “ Minuta d e
Aceptación de
Bienes
Instrumentales”.
INICIO
1 In gresa a l Almacén,
registra s u i ngreso en la
libreta d e c ontrol y e ntrega
documentación al
Coordinador de Almacén.
Si
¿Procede?
No
2.1 En ca so de da tos incorrectos
en f actura, Nota de Rem isión o
Minuta, l
os de
vuelven a
l
proveedor para corregir.
2.2 E n c aso de c ontrato vencido
avisa al Co ordinador del A lmacén
quien a s u v ez da a viso a
Adquisiciones y
no
recibe
documentos has ta qu e indiquen
que procede la recepción. FIN
3. S i la f actura o r emisión es tá
correctamente r equisitada y l a
entrega se encuentra dentro de la
vigencia del c ontrato, e stampa
sello de r ecibo, s e q ueda c on 2
copias y d evuelve a l Pr oveedor
Factura y N ota d e R emisión
originales y copia de la Minuta.
Inventariables
¿Tipo de Bien?
Consumibles
4. Capt ura en Sistema y emite
reporte de e ntrada al A lmacén en
2 tantos , f irma y tur na a l J efe de
Almacén, c on c opia de f actura y
nota d e r emisión par a r evisión y
firma.
8. Rec ibe c opia de f actura
y nota de r emisión y
original de M inuta, c aptura
y emite r eporte de e ntrada
en 2 ta ntos, r ecaba f irmas
y entrega.
7. Entr ega a área d e S istemas
copia de f actura y n ota d e
remisión del pr oveedor y or iginal
de l a “ Minuta d e Aceptación d e
Bienes Instrumentales”.
Consumible o Inventariables
9. Rec ibe r eporte de
entrada
firmada en 2 tantos, con c opia de
factura, Nota d
e Rem isión y
original de l
a Mi nuta de
Aceptación de Bi enes para el
caso de bi enes in ventariables y
archiva.
10. R ecibe de l ár ea de
Sistemas, pól
izas de
movimientos de entr adas y
salidas en 2 tantos, elabora
oficio a Conta
bilidad,
recaba firma y despacha.
11. Ar chiva ac use de
recibo
yc
opia de
información c
ontable
entregada mensualmente.
FIN
Rev. A1
Unidad Responsable:
GERENCIA DE ALMACENES
DE ALMACÉN
6.3 Procedimiento:
AFECTACIÓN
Objetivo
Realizar el registro y con trol de l os m ovimientos de bien es y materiales del
Almacén, en atención a las solicitudes de las áreas usuarias
Descripción
Actividades inherentes a los trámites y registros de las solicitudes, la entrega y
el cont rol d e biene s alm acenados, pa ra la óptima at ención de l as soli citudes,
contando con almacenes confiables.
RESPONSABLE
No.
1
Área Usuaria
E INVENTARIOS
Hoja: 22 de 72
/ COORDINACIÓN DE ALMACENES / JEFE
ACTIVIDADES
− Solicit
DOCUMENTO
Solicitud.
a bienes.
Requisición.
Matriz de distribución.
Gerencia
Suministros
Operativos
de
2
−
Recibe sol icitud de bi enes, verifica q ue est é firmada
por serv idor público a utorizado y co nsulta existencia
en sistema informático.
Solicitud de bienes.
¿Existen las cantidades suficientes?
Coordinador de
Almacén o Jefe
de Almacén
3
−
Informa las cantidades disponibles al área usuaria.
Área
Usuaria,
Requirente
o
Gerencia
de
Suministros
Operativos
4
−
Revisa i nforme d e ca ntidades d isponibles
presupuesto del área.
Informe de ex
disponibles.
istencias
y
¿Se tiene el presupuesto y se requiere comprar?
Sí: pasa a actividad 5.
No: Pasa a actividad 6.
Área Usuaria o
Gerencia
de
Adquisiciones
6
5
−
Elabora la re quisición y continúa co n l a a dquisición
conforme a lo establ
ecido e n el Manua l
Administrativo de A plicación General e n M ateria de
Adquisiciones, Arren damientos y S ervicios. (Pasa a
la actividad 7)
− Revisa
requerimientos.
¿Hacer uso de los bienes disponibles?
Sí: Pasa a actividad 7.
No: Fin del Procedimiento
Requisición o solicit ud d e
bienes.
RESPONSABLE
No.
Coordinador del
Almacén o Jefe
del Almacén /
Área responsable
7
8
ACTIVIDADES
−
Ubica y prepara bienes solicitados.
−
Entrega bi enes al área usu aria y genera reportes
conforme le sean solicitados.
Hoja: 23 de 72
Rev. A1
DOCUMENTO
Registro en sistema d
e
Almacén (
manual
o
Informático) y en sistema
Registro en sistema d
e
control d
eb
ienes
instrumentales (manual
o
informático), de ser el caso.
Vale de entrega.
Listado d
entregados.
e bie
nes
Reporte d e c antidad físic a
resultante del inventario.
Reporte de p royección d e
consumo o
punt o d e
reorden.
9
Área Usuaria
− Recib
e bienes.
Vale de recepción.
Resguardo (instrumentales)
Coordinador
Inventarios
de
10
−
Inventaría, registra y da seguimiento de la afectación
de los
bienes, conforme
a los pr ocedimientos
correspondientes.
Inventario y registro.
Hoja: 24 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
Área Usuaria y/o
Requirente
Coordinador del Almacén
o Jefe del Almacén
GERENCIA DE SUMINISTROS
OPERATIVOS
Área Usuaria o Gerencia
de Adquisiciones
2. R ecibe sol icitud de bi enes,
verifica q ue esté f irmada por
servidor públ ico aut orizado y
consulta ex istencia e n si stema
informático.
INICIO
1. Solicita bienes.
SI
1
4. R evisa i nforme de can
presupuesto del área.
NO
¿Existen en
Cantidad Suficiente?
3. In forma l as cantidades
disponibles al área usuaria.
tidades d isponibles y
5. El abora l a r equisición y
continúa con la ad quisición
conforme a l o est ablecido en el
MAAGA.
SI
¿Tiene
Presupuesto y se
requiere comprar?
NO
6. Revisa requerimientos.
SI
¿Hacer uso de los
bienes
disponibles?
NO
FIN
7. U bica y
solicitados.
1
pr epara bi enes
8. E ntrega bienes al ár ea
usuaria y g enera r eportes
conforme le sean solicitados.
9. Recibe bienes.
10.
Coordinador
de
Inventarios: Inv entaría, r egistra
y d a se guimiento d e la
afectación
de l os bi enes,
conforme a l os pr ocedimientos
correspondientes.
FIN
Hoja: 25 de 72
Rev. A1
Unidad Responsable:
6.4 Procedimiento:
SUMINISTRO DE BIENES DESDE EL ALMACÉN CENTRAL
Descripción:
Controlar la recepción de biene s p or contratos abi ertos y entre gas en sitios
diferentes al Almacén Central.
ACT.
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
de
e
1
−
Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos copia de la re lación y original
de las requisiciones que se gestionaron para compra, junto con los respectivos
cuadros de di stribución y d e aquellas que se surtirán de las e xistencias del
Almacén y entrega al Coordinador de Almacenes para su registro y control.
Coordinador
del
Almacén Central
2
−
Entrega al Re sponsable de Salidas las r equisiciones q ue se gesti onaron par a
compra y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén.
3
−
Recibe de l a Gerencia de Su ministros Operativos los “pe didos trimestrales” con
cargo a l as requ isiciones y en coord inación co n el Je fe del Almac én se
programan los despachos.
4
−
Recibe del Coordinador de A lmacenes la s
instrucciones de programación de salidas:
Gerente
Almacenes
Inventarios
Responsable
Salidas
de
iguiente d ocumentación e
a)
Relaciones y requisiciones que se gestionaron para compra, en su caso los
cuadros de distribución.
b)
Relaciones y r equisiciones que se surtirán de las e xistencias del Almacén,
en su caso los cuadros de distribución.
c) “Pedi dos trimestrales”.
Jefe de Almacén
5
−
Procesa en el Sistema de Almacenes los datos correspondientes para surtir las
requisiciones.
6
−
Imprime el documento “Salida de Almacén”, en cuatro tantos y turna al Jefe del
Almacén para su firma.
7
−
Recibe la “S alida de A lmacén”, revisa, firma y turn a al C oordinador de Almacén
para su firma.
Coordinador
Almacén central
del
8
−
Recibe, la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna al Gerente de Almacenes e
Inventarios para firma.
Gerente
Almacenes
Inventarios
de
e
9
−
Recibe “Sal ida de Alm acén”, revisa, firma
Almacenes.
Coordinador
del
Almacén Central
10
−
Turna “Salida de Almacén” al Jefe del Almacén para su atención.
Jefe de Almacén
11
−
Entrega a l Jefe de Secci ón “ Salida de Alm acén” p ara pre parar l os bie nes par a
su despacho.
y d evuelve al C oordinador d e
RESPONSABLE
Jefe de Sección
Área Requirente
Jefe de Almacén
ACT.
NO.
Hoja: 26 de 72
Rev. A1
DESCRIPCIÓN
12
−
Recibe el documento “Salida de Almacén” y retira de los anaqueles los bienes a
suministrar y registra la salida en “Hoja de Estante”.
13
−
Revisan, cuentan y enva lijan bajo la supervisión y ap oyo del Jefe del Almacén,
los bienes a suministrar y entregan al área solicitante.
14
−
Local (Entrega Directa).- V erifica, cu enta y firm a d e co nformidad los cuatro
tantos d e l a “ Salida de A lmacén” de los bienes reci bidos y s e q ueda con u n
tanto. Entrega el resto al Jefe de Almacén
15
−
Local y Foráneo (Entrega mediante Circuitos y Rutas Postales).- Se
deposita de ntro d e l a v alija dos ta ntos de la “S alida de Almacén”, un a par a e l
área solicitante y otra par a regresar al Almacén como ac use, lo cual s e entrega
en la Gerencia de Despachos Vía Terrestres “Pantaco” para su envío.
16
−
Entrega formato “Salida de Almacén”:
•
Local (entrega directa).- T urna el original de la “Sal ida del Almac én” a l
Responsable de Salidas.
•
Local y foráneo (entrega mediante circuitos y rutas postales).- Tu rna
un tanto d e la “Salid a de Al macén” y la f orma 27 7 al Responsable de
Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.
Responsable
Salidas
de
17
−
Recibe ac uses de rec ibo d e formatos d e “Salida d el A lmacén” y archiva e n
carpetas mi nutario y da se guimiento par a recabar los ac uses de l os b ienes
entregados por circuitos y rutas postales.
Coordinador
Almacenes
de
18
−
Recibe d el áre a de Sistem as de la Gere ncia de Alm acenes e Inventar ios las
pólizas de mo vimientos de salid as y l as de entrad as, en dos tantos, elabor a
oficio al Gere nte d e C ontabilidad, r ecaba firma d el Ger ente d e A lmacenes e
Inventarios y entrega ju nto c on l a im presión d e l as p ólizas de s alidas y las d e
entradas.
19
−
Archiva acuse de r ecibo y copia d e l a i nformación co ntable e ntregada a la
Gerencia de Contabilidad mensualmente.
Hoja: 27 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENTE DE ALMACENES E
INVENTARIOS
COORDINADOR DE
ALMACENES
RESPONSABLE DEL ÁREA
DE SALIDAS
INICIO
2. Entr ega las r equisiciones
que s e ges tionaron para
compra y de a quellas que s e
surtirán de l as ex istencias del
Almacén al R esponsable de
Salidas.
4. Rec ibe d ocumentación e
instrucciones de programación de salidas: Relaciones y
requisiciones par a c ompra
y/o c uadros de dis tribución,
Relaciones y r equisiciones a
surtir de ex istencias del
Almacén y/o c uadros de
distribución, “
Pedidos
trimestrales”.
1. Rec ibe de G erencia de
Suministros O
perativos
copia d e r elación y or iginal
de r equisiciones de c ompra,
con los r espectivos c uadros
de di stribución y las qu e se
surtirán de ex istencias d el
Almacén y e ntrega par a su
registro y control.
3. Rec ibe ped idos tr imestrales c
on c
argo a
requisiciones y c on e l J efe
del Almacén s e pr ograman
los despachos.
JEFE DE ALMACÉN
12. Rec ibe el d ocumento
“Salida de Alm acén” y retira
de los a naqueles l os b ienes
a su ministrar y re gistra en
“Hoja de Estante”.
13. Re visan, c uentan y
envalijan b ajo la s upervisa y
apoyo d el J efe del Almacén,
los bie nes a s uministrar y
entregan al área solicitante.
5. Pr ocesa en e l S istema de
Almacenes los
dat
os
correspondientes par a s urtir
las requisiciones.
6. Im prime el d ocumento
“Salida de Alm acén”, en
cuatro ta ntos y tur na a l J efe
del Almacén para su firma.
JEFE DE SECCIÓN
7. Rec ibe l a “ Salida de
Almacén”, rev isa, f irma y
turna a l Coor dinador de
Almacenes para su firma.
ÁREA SOLICITANTE
9. Rec ibe “ Salida
de
Almacén”, rev isa, f irma y
devuelve
8. Rec ibe, r evisa, f irma y
turna al
Gerente de
Almacenes e Inv
entarios
para firma.
10. T urna “ Salida
de
Almacén” al J
efe d el
Almacén para su atención.
11. En trega a l J efe de
Sección “Salida de Almacén”
para pr eparar los bie nes
para su despacho.
18. Rec ibe d el área de
Sistemas póli zas de m ov.
salidas y e ntradas, en 2
tantos, el
abora of
icio
Contabilidad, r ecaba f irma
del Gerente y entrega con la
impresión de las pól izas de
salidas y las de entradas.
16. Entr ega Sa lida de
Almacén:
Local.- T urna el original de
la “ Salida de l A lmacén” al
Responsable de Salidas.
17. R ecibe f ormatos de
“Salida d el A lmacén” y
archiva en c
arpetas
minutario. Da s eguimiento
para re cabar t odos lo s
acuses.
19. Ar chiva ac use de recibo
y c opia de la información
contable e ntregada a
la
Gerencia de
Contabilidad
mensualmente.
FIN
Foráneo.- Turna un tanto de
la “Salida de Alm acén” y la
forma 277 al
Responsable
de Salidas en tanto se recibe
el acuse de recibo.
14.
Local
(Entrega
Directa).- Ver ifica, c uenta y
firma 4 tantos de Salida de
Almacén de l
os bie nes
recibidos y conserva 1 tanto.
15. Local
y Foráneo
(Entrega en Circuitos y
Rutas
Postales).- Se
deposita en valija 2 tantos de
Salida de Almacén, una para
el área solicitante y otra para
regresar al A lmacén c omo
acuse, y entr ega a GDT
“Pantaco” para su envío.
Hoja: 28 de 72
Rev. A1
Unidad Responsable:
6.5 Procedimiento:
DESTRUCCIÓN DE BIENES
Objetivo:
Realizar, con estricto apego a las disposiciones jurídicas y administrativas
vigentes, la destrucción de bienes muebles que ya no son de utilidad.
Descripción:
Las actividades para llevar a cabo la destrucción de bienes muebles no útiles,
en estricto apego a la normativa aplicable.
RESPONSABLE
NO.
Coordinador
de
Almacén,
Jefe
de
Almacén, responsable
de inventarios y/o las
Direcciones
Regionales
Norte,
Centro,
Sur
y
Metropolitana
1
2
ACTIVIDADES
−
Comprueba que
se
acredite
fehacientemente que l
a destrucció n
encuadre en alg uno d e los si guientes
supuestos:
I.
Por sus características o condici
ones
entrañen ri esgo en ma teria de se guridad,
salubridad o medio ambiente;
II.
Exista res pecto de el los dis posición le gal o
administrativa que la ordene;
III.
Exista riesgo de uso fraudulento, o
IV.
Habiéndose a gotado l os pr ocedimientos d e
enajenación v iables, n o e xista p ersona
interesada
−
Determina si alguna de s us partes p uede
ser reutilizada.
¿Alguna d e sus p
reutilizada?
DOCUMENTO
Dictamen de no utilidad.
Relación de bienes.
Autorización para llevar a cabo
la destrucc ión de b
ienes
muebles.
Invitación al r epresentante del
órgano interno de control.
Tratándose de I y II, en s u
caso, constancia
de
coordinación c on autoridades
competentes.
artes pue de s er
Sí: Pasa a la actividad 3.
3
−
Pasa al procedimiento recepción, resguardo
y reg istro de bienes en a lmacén (F in d el
Procedimiento).
Nota de alta.
4
−
Recaba la aut orización conforme al artículo
130 d e la Le y Ge neral de Bi
enes
Nacionales.
Autorización
5
−
Invita a un r epresentante del órgano interno
de control al acto de destrucción.
Oficio
6
−
Destruye los bienes, elabora y firma e l acta
de destrucción, con la intervención de quien
corresponda.
Acta de destrucción.
7
−
Coloca el producto de la destrucción en sitio
destinado para tal efecto.
ACTIVIDADES
Hoja: 29 de 72
Rev. A1
RESPONSABLE
NO.
DOCUMENTO
Coordinador
de
Almacén,
Jefe
de
Almacén, responsable
de
inventarios
y/o
Direcciones regionales
Norte, Centro, Sur y
Metropolitana
8
−
Integra la documentación en el e xpediente
respectivo.
Expediente.
9
−
Tramita la b aja de b ienes y s olicita
actualización de la póliza de seguro a fin de
dar de baja los bienes destruidos.
Oficio de solicitud.
Pasa a l proc edimiento de altas, ba jas y
modificación de pólizas bajo el esquema de
bien nombrado.
10
−
Solicita al res ponsable d e l a actua lización
del inv entario, la baja de lo s bie nes e n e l
sistema de inventarios.
Documentación para soporte
de baja
Pasa a l proc edimiento Act ualización d e
Inventarios.
11
−
Integra d ocumentación e n expe diente y
archiva.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Expediente
Hoja: 30 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador de Almacén, Jefe de Almacén, responsable de inventarios y/o responsables de las direcciones
regionales norte, centro, sur y metropolitana
INICIO
1 C omprueba q ue se acr
edite
fehacientemente q ue la destr ucción
encuadre e n al guno d e l os
siguientes establecidos.
2. Determina si alguna de sus partes
puede ser reutilizada.
8. I ntegra l a d ocumentación e n el
expediente respectivo.
9. Tramita la baja de bienes y solicita
actualización de l a pól iza de seg uro
a fin de d ar d e baja l os bienes
destruidos.
Pasa al
procedimiento de
altas,
bajas y modificación de pólizas bajo
el esquema de bien nombrado.
NO
¿Alguna parte
puede ser
reutilizada?
SI
3. Pasa al pr ocedimiento r ecepción,
resguardo y r egistro de bi enes en
almacén (Fin)
10. S olicita al r esponsable de l a
actualización de l in ventario, la baja
de l os bi enes e n e l si stema d e
inventarios.
Pasa a l p rocedimiento A ctualización
de Inventarios.
11. I ntegra d ocumentación e
expediente y archiva.
4. R ecaba l a autor ización con forme
al artículo 130 de la Ley General de
Bienes Nacionales.
FIN
5. I nvita a un r epresentante del
órgano i nterno de c ontrol al acto d e
destrucción.
6. D estruye l os bi enes, el abora y
firma el acta de destr ucción, con la
intervención de quien corresponda.
7. C oloca el pr oducto d e l a
destrucción en si tio d estinado par a
tal efecto.
n
Hoja: 31 de 72
Rev. A1
Unidad
Responsable:
ÁREAS REQUIRENTES Y/O USUARIAS O GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS
6.6 Procedimiento:
DEVOLUCIÓN DE INSUMOS AL ALMACÉN CENTRAL
Propósito
Proporcionar a los d epósitos en trá nsito de l as unidad es administrativas un
instrumento administrativo que integre las acciones, los elementos, y las té cnicas
necesarias para el registro y devolución de insumos al Almacén central.
Alcance
El conteni do del present e pro cedimiento es de o bservancia g eneral pa ra el
personal que labora en l os Centros Operativos Regionales, las Áreas requirientes
y Unidades de Recursos Materiales, así como para el personal que administra los
depósitos en tránsito a nivel nacional. De igual manera para aquellas áreas que se
interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.
RESPONSABLE
ACT.
NO.
DESCRIPCIÓN
Empleado Postal de
la Unidad
Administrativa o Jefe
de Recursos
Materiales
1
−
Verifica física mente los b ienes, separ a los artículos a devolv er, req uisita el
formato de devolución en original y tres copias, lo firma y lo turna al Administrador
o Jefe de Recursos Materiales.
Administrador o Jefe
de Recursos
Materiales
2
−
Recibe el form ato de dev olución e n orig inal y tres copi as, lo revisa, lo fir ma y lo
devuelve al re sponsable d e la a dministración o al enc argado d e l os R ecursos
Materiales a nivel nacional.
−
Recibe e l for mato de devolución autor izado, an exa l os insum os y los envía a l
Almacén central.
3
Coordinador del
Almacén Central o el
Jefe del Almacén
4
−
Recibe el for mato de dev olución en ori ginal y tres c opias, verifica l os bien es
devueltos, firma de revis ado en todos l os t antos y d evuelve ac use. Archiva l a
documentación y los bienes.
Administrador o Jefe
de Recursos
Materiales
5
−
Recibe acuse de recibo del formato de devolución y lo archiva
Coordinador del
Jefe del Almacén
6
−
Notifican sobr e dich a devo lución al área de sistemas para su ca
sistema de almacenes.
Responsable del
Área Sistema de
Almacenes
7
−
Recibe notificación y ef ectúa l a mo dificación en el sistema d e almacenes,
generando dos reportes de m odificación e n original y dos copias, firma e n todos
los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de correcciones y turna
los originales de la documentación al Coordinador del Almacén Central o Jefe del
Almacén.
Coordinador del
Almacén Central o
Jefe del Almacén
8
−
Recibe dos ori ginales d el f ormato d e c orrecciones, las re visa, firma y envía u n
original del reporte a la Gerencia de Contabilidad.
Responsable de la
Gerencia de
Contabilidad
9
−
Recibe el original del reporte de corrección, firma el acuse devolviendo una copia
al Almacén central.
Almacén Central
10
−
Recibe el acuse del reporte de corrección y lo archiva
ptura en el
Hoja: 32 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
Empleado Postal de la
Unidad Administrativa
o Jefe de Recursos
Materiales
Administrador o
Jefe de Recursos
Materiales
Coordinador del
Jefe del Almacén
Responsable del
Área Sistema de
Almacenes
Responsable de la
Gerencia de
Contabilidad
INICIO
1. Ver ifican y s eparan los
bienes a devolver y requisitan
el formato de de volución, y lo
turnan a l A dministrador o j efe
de recursos Materiales.
2. Rec ibe e l f ormato de
devolución, l o r evisa y lo
devuelve a l r esponsable de
la Adm inistración o al
Encargado de lo s re cursos
Materiales.
3. Rec ibe e l f ormato de
devolución autor
izado,
anexa los insumos y los
envía al Almacén Central.
5. Rec ibe ac use de r ecibo dl
formato de dev olución y lo
archiva.
4. Rec ibe e l f ormato y v erifica
los bi enes d evueltos, f irma de
revisado y devuelve acuse
6. No tifican al ár ea d e
sistemas s
obre la
devolución p ara s u c aptura
en el sistema de almacenes
8. Rec ibe el f ormato de
correcciones, r evisa, f irma y
envía un or iginal de l r eporte
a la
G
erencia d
e
Contabilidad.
10. E l A lmacén Centr al
recibe el ac use de l r eporte
de corrección y lo archiva.
FIN
7. Rec ibe not ificación y
efectúa la m odificación en el
sistema de alm
acenes,
generando d os r eportes d e
modificación en or iginal y
dos c opias, f irma en todos
los tantos, archiva una copia
del formato y una del reporte
de c orrecciones y tur na l os
originales de l
a
documentación.
9. Rec ibe el or iginal d el
reporte de c orrección y
devuelve una c opia al
Almacén Central
Hoja: 33 de 72
Rev. A1
Unidad
Responsable:
ÁREAS REQUIRENTES Y/O USUARIAS
6.7 Procedimiento:
RECEPCIÓN DE BIENES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y REDISTRIBUCIÓN DE BIENES A
LAS OFICINAS POSTALES Y CENTROS OPERATIVOS
Propósito
Recibir del Almacén Central los bienes de consumo e instrumentales adquiridos por
el Organismo, o del proveedor tratándose de cont ratos abiertos y con entregas en
sitio, así como control ar y redi stribuir los mismos a los Centros Operativos y
Oficinas Postales dentro de su circunscripción.
Alcance
El contenid o del pre sente pro cedimiento es de observancia general pa ra el
personal que labora en los Centros Operativos Regionales, las Áreas requirientes y
Unidades de Re cursos M ateriales, a sí co mo para el pe rsonal q ue a dministra lo s
depósitos en tránsito a niv el nacional. De igual m anera para aquellas áreas que se
interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.
RESPONSABLE
Área Requirente o
Responsable de
Recursos Materiales
ACT.
NO.
DESCRIPCIÓN
1
−
2
−
Recibe los
bienes pr ocedentes del A lmacén C entral o del pr
contratos abiertos celebrados o de otra Unidad Administrativa.
oveedor por
Cuenta conforme al format o “Salida de Almacén” o a l a factura o a l memorándum
interno.
DATOS Y CANTIDADES INCORRECTAS
3
−
Procede según el caso:
Bienes procedentes del Almacén Central:
a)
Recibe, enví a acuse de r ecibo del form ato de “S alida de A lmacén” al
Almacén Central y ad junta la aclaración de faltantes o so brantes, si fuera el
caso.
Bienes procedentes del Proveedor:
b)
Aclara d irectamente con e l proveedor l os faltantes o so brantes y no re cibe
hasta no co ntar co n l os bienes e n l a c antidad y ca lidad q ue s e haya
acordado.
DATOS Y CANTIDADES CORRECTAS
4
−
Procede según el caso:
Bienes procedentes del Almacén Central:
a)
Recibe, e nvía acuse de reci bo d el f ormato de “S alida de Almacé n” a l Almacén
Central dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibidos los bienes.
Bienes entregados por el Proveedor:
b)
Recibe y estampa en la nota de remisión la leyenda RECIBÍ DE CONFORMIDAD,
Nombre y firma de la persona que recibe, la cual está registrada en el Catálogo de
Firmas y Sellos de la oficina receptora.
RESPONSABLE
ACT.
NO.
Hoja: 34 de 72
Rev. A1
DESCRIPCIÓN
Bienes Instrumentales:
c) Requisita el fo rmato “Min uta de Ac eptación de Bie nes I nstrumentales”, en tres
tantos, uno para la oficina receptora, uno para el proveedor y uno para el Almacén
Central.
Responsable
de
Recursos Materiales
5
−
Registra en l a Hoja d e Estante y aco moda bi enes en la se cción que
corresponda.
6
−
Archiva en carpetas específ icas para el efecto, los for matos d e “Sa lida d e
Almacén”, copias de facturas, notas de remisión, etc.
7
−
Registra e n h oja Kardex l a entrada d e l os bie nes y e n el Sist ema o c ontrol e n
Excel, las entr adas de bienes mediante folios consecutivos empezando en el No.
1 hasta la entrada “n”, renovando cada numeración al inicio de cada año.
8
−
Acomoda l os bienes, l os se grega e identifica co n l etreros a fin de agilizar s u
conteo y redistribución.
9
−
Cuando s e tra te de sum inistros de bienes inve ntariables, elab ora y r emite las
cédulas de transferencia a la Gerencia de Almacenes e Inventarios para actualizar
el control y registro de los inventarios en el Sistema Institucional del Organismo.
10
−
Una vez que se cuenta con un programa de redistribución de bienes al interior del
Estado, registra en el Sistema o control en Excel las salidas, elabora los formatos
de sal ida internos y e ntrega bi enes a las Oficinas y Centros Ope rativos
recabando firma, nombre y sello de la oficina receptora.
11
−
Archiva form atos de s alida internos y re gistra en Hoja d e Estante las s alidas por
cada uno de los productos.
12
−
Para el c aso del vest uario oper ativo y pr endas de protección pers onal, cad a
Unidad A dministrativa hac e l a entre ga a c ada tra bajador, media nte el formato
“Ficha de Entr ega – R ecepción de Vestu ario y Pren das d e Protecció n Person al”,
recabando la t otalidad de l os acuses y co ncluida la entrega, archiv a ac uses e n
una carpeta especial para ello.
13
−
Consulta las e xistencias actualizadas de bienes en e l Sistema u hoj a de Exce l de
su control, para la administración de los bienes.
14
−
Realiza recuentos periódicos para mantener actualizados sus inventarios.
Hoja: 35 de 72
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES
INICIO
SI
1. Rec ibe los b ienes pr ocedentes
del A lmacén Centr al o del
proveedor por c ontratos a biertos
celebrados.
6. Ar
chiva e
nc
arpetas
específicas par a el ef ecto, los
formatos de “ Salida de Almacén”,
copias de
facturas, not as de
remisión, etc.
2. Cuent a c onforme al for mato
“Salida de A lmacén” o a
la
factura.
7. Reg istra en h oja Kar dex la
entrada de bienes y en el Sistema
u c ontrol e n Excel, las e ntradas
mediante f olios c onsecutivos
renovando c ada numeración a l
inicio de cada año.
DATOS Y
CANTIDADES
CORRECTAS
NO
3. Procede según el caso:
Bienes
procedentes
del
Almacén Central:
Recibe, envía acuse de recibo del
formato de “Salida de Almacén” al
Almacén Centr al y a djunta l a
aclaración
de f altantes o
sobrantes, si fuera el caso.
Bienes
procedentes
del
Proveedor:
Aclara d irectamente c on el
proveedor los
f altantes o
sobrantes y no r ecibe ha sta no
contar c on los bi enes en la
cantidad y c alidad q ue s e ha ya
acordado.
4. Procede según el caso:
Bienes
procedentes
del
Almacén Central:
Recibe, envía acuse de recibo del
formato de “Salida de Almacén” al
Almacén Centr al a m ás tar dar
dentro de l os 5 dí as háb iles
siguientes de r ecibidos los
bienes.
Bienes entregados por el
Proveedor:
Recibe y estampa en l a n ota de
remisión la le yenda RECI BÍ DE
CONFORMIDAD, Nombre y firma
de l a per sona qu e r ecibe, la c ual
está registrada en el Catálogo de
Firmas y Sellos de la of
icina
receptora.
Bienes Instrumentales:
Requisita e l f ormato “ Minuta de
Aceptación d
e Bie
nes
Instrumentales”, en tr es tantos,
uno para la oficina receptora, uno
para el pr oveedor y uno para el
Almacén Central.
8. Ac omoda l os b ienes, los
segrega e identifica con letreros a
fin de ag
ilizar s u c onteo y
redistribución.
¿TIPO DE
BIENES?
12. Cad a Uni dad Administrativa
hace entr ega a c ada tr abajador,
mediante e l f ormato “ Ficha d e
Entrega –
Rec epción de
Vestuario
y Pr
endas de
Protección P ersonal”, r ecabando
acuses y ar chiva e n c arpeta
especial para ello.
13. C onsulta las ex istencias
actualizadas de
bienes en
el
Sistema o c ontrol de Excel, par a
la administración de los bienes.
14. Rea liza r ecuentos per iódicos
para m antener ac tualizados s us
inventarios.
VESTUARIO, PRENDAS
DE PROTECCIÓN
FIN
INVENTARIABLES
9. El abora y r emite c édulas de
transferencia a l a G erencia de
Almacenes e Inv entarios par a
actualizar el c ontrol y r egistro de
los in ventarios en el
Sistema
Institucional del Organismo.
10. U na vez que s e c uenta c on
un pr ograma de r edistribución de
bienes a l interior d el Estado,
registra e n e l Sistema o control
en Ex cel las s alidas, e labora los
formatos de s alida internos y
entrega bi enes a O
ficinas y
Centros O perativos r ecabando
firma, nombre y sello de la oficina
receptora.
11. Ar chiva f ormatos de s alida
internos y r egistra en H oja de
Estante las s alidas por c ada un o
de los productos.
5. Registra en la Hoja de Estante
y acomoda bie nes en l a s ección
que corresponda.
Rev. A1
Hoja: 36 de 72
Rev. A1
PROCEDIMIENTO
Unidad Responsable:
GERENCIA DE ALMACENES
COORDINADOR DE ALMACÉN
6.8 Procedimiento:
ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS
Propósito
1. Verificar que el acomodo, la ubicación, el estado físico y los saldos
E
INVENTARIOS/
JEFE
DE
ALMACÉN
/
de existencias de los bienes almacenados, así como la asociación
de la de scripción técni ca y su cód igo identifica do, guarden
congruencia con su s co ntroles, para proporcionar información
confiable que apoye la toma de decisiones.
2. Asegurar la consistencia entre los saldos registrados en el sistema
(manual o inf ormático) y l as existencias físi cas resu ltantes de l os
movimientos de entrada s y salida s del inventari o, a efecto de
proporcionar informa ción co nfiable en la tom a d e de cisiones y
eventos de fiscalización.
3. Llevar a cabo la Toma Física de los Inventarios, con la finalidad de
tener un control real de l a existe ncia de bi enes de con sumo e
instrumentales en el Almacén Central, depósitos en tránsito dentro
del interi or del paí s y en las A dministraciones de Co rreos y
Centros de Trabajo en el área Metropolitana.
Descripción
Acciones encaminadas a asegurar la confiabilidad y calidad de los
inventarios d e lo s bienes controlados p or el Al macén, me diante
sistemas (manual o i nformático) y procedimientos q ue pe rmitan llevar
un control y conocimiento detalla do d e las unid ades e n exi stencias y
sub ubicación precisa.
ACTIVIDADES
Hoja: 37 de 72
Rev. A1
RESPONSABLE
No.
DOCUMENTO
Jefe
de
Almacén
/
Responsable
de
inventarios
1
−
Elabora y ejecuta progr ama de recu ento
cíclico de materiales.
Programa anual.
2
−
Elabora acta d e in icio e l evantamiento físic o
de inventario.
Acta de inicio
3
−
Efectúa co nfronta física (v erifica p ara c ada
bien co dificación, acom odo, utilid ad, estado
físico, empaque, limpieza).
Reporte de verificación.
4
−
Efectúa recuento físico (inventario).
Reporte de recuento.
5
−
Identifica estado físico de materiales.
6
−
Clasifica bi enes útiles e id entifica aq uellos
que denoten deterioro físico u obso lescencia
para iniciar el proceso de baja y destino final.
Reporte de materiales
deteriorados.
Reporte de
bi
enes
obsoletos y útiles.
Instrumenta d isposición final y ba ja d e
bienes, conf orme a las
dispos iciones
aplicables.
7
−
Concilia saldos físicos contra el control en el
sistema informático.
Reporte de c onciliación d e
saldos.
Jefe
de
Almacén
/
Responsable
de
inventarios / Gerencia de
Contabilidad
8
−
Registra e xistencias físicas recont adas en
documento, actual
iza en sist
emas
informático y recaba firmas de aceptación.
Jefe
de
Almacén
/
Responsable
de
inventarios
9
−
Elabora acta de cierre de inventario.
Tarjetas de despacho.
Formato de recuento.
Reporte d e c antidad física
resultante.
Registro e
n sistema
operativo del Almacé n y en
sistema financiero/contable.
Registro e
n sistema
(manual o informático) de
control d
e
bienes
instrumentales (de ser el
caso).
Acta de cierre.
¿Existen diferencias?
Informe de inventario físico.
Informe de faltantes.
10
−
Envía i nforme de fa ltantes a l as ár eas
administrativas correspondientes.
11
−
Elabora i nforme de e xistencias y va lor d e
inventario, r egistra en sistem a informático y
genera re
portes per
iódicos
oa
requerimiento.
12
−
Envía i nforme al resp onsable de r ecursos
materiales y recursos financieros.
T
ERMINA PROCEDIMIENTO
Reporte de e xistencias y
valor de inventario.
Reporte de
rotación de
inventarios.
Registro e
n sistema
operativo del Almacén.
Hoja: 38 de 72
Rev. A1
DIAGRAMA DE FLUJO
Jefe de Almacén / Responsable de inventarios
Jefe de Almacén / Responsable de inventarios /
Gerencia de Contabilidad
INICIO
NO
¿Existen
Diferencias?
1. El abora y ej ecuta pr ograma
de r
ecuento cí
clico de
materiales. El abora y ej ecuta
programa de r ecuento cíclico de
materiales.
SI
10. Envía informe de faltantes a
las ár
eas a
dministrativas
correspondientes. FIN
11. El abora
informe de
existencias y valor de inventario,
registra en sistema informático y
genera r eportes p eriódicos o a
requerimiento.
12. Env
ía i
responsable de
materiales y
financieros.
nforme al
recursos
re
cursos
2. El abora act a d e i nicio e
levantamiento f
ísico
de
inventario.
3. E fectúa c onfronta física
(verifica par a ca da bi en
codificación, aco modo, uti lidad,
estado f
ísico, e
mpaque,
limpieza).
4. E fectúa r
(inventario).
ecuento
físico
5. Identifica esta do f ísico de
materiales.
FIN
6. C lasifica bi enes úti les e
identifica aquellos q ue den oten
deterioro f ísico u obsolescencia
para iniciar el proceso de b aja y
destino final.
Instrumenta di sposición final y
baja de bi enes, co nforme a l as
disposiciones aplicables.
7. Co ncilia sa ldos físicos co ntra
el con trol e n el sistema
informático.
9. El abora act a de
inventario.
cierre de
8. Reg istra ex istencias físicas
recontadas e n d ocumento,
actualiza en
si
stemas
informático y re caba firmas de
aceptación.
Hoja: 39 de 72
Rev. A1
7. ANEXOS
Anexo 1
En el Organismo se observarán los siguientes INDICADORES:
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Parámetro
Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.
Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del total de unidades
en el inventario inicial y total de entradas del mismo producto.
Total de salida de unidades
Inventario inicial (U) + Entradas (U)
Mínimo Satisfacto
rio
Sobresaliente
De 0.79 a 0.84
De 0.85 a 0.94
De 0.95 a 1.0
El parámetro es numérico y para que la rotación sea adecuada en el Servicio Postal
Mexicano está se deberá encontrar entre 0.85 y 0.94.
Periodicidad Semest
ral
Muestra
Se esta blecerá como muestra lo s 20 p rincipales a rtículos cuyo consumo sea
representativo en u nidades y en imp ortes. Comp rendiendo en la m uestra 10 p ara
unidades y 10 para importes
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Parámetro
Confiabilidad de los Inventarios
Determinar la confiabilidad de los regi stros del inventario. (Bienes instrumentales y de
consumo).
Saldo de la s cuenta s de cada artícul o repo rtado p or el si stema informático que se
utilice en el Almacén contra el resultado de su conteo físico (existencias reales).
Conteo físico por partida
X 100
Existencia por partida registrada en el
sistema informático
Mínimo Satisfacto
rio
Sobresaliente
± 20%
± 8%
100%
Cabe co nsiderar que en virtud de q ue el re sultado pued a ser superior al 1 00%, el
parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.
Periodicidad Trime
stral
Muestra
Para los bienes instrumentales, se establecerá como muestra el 1 0% de l as áreas e n
las que se efectuó la revisión física del inventario en el trimestre.
Para lo s bie nes d e co nsumo, se e stablecerán co mo mue stra los 20 p rincipales
artículos cuyo co nsumo sea
representativo en uni dades y en
i mportes.
Comprendiendo la muestra 10 para unidades y 10 para importes
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Determinación Óptima de Existencias por Productos
Determinar la existenci a óptima por cada bien, a partir de lo s requ erimientos de la s
áreas para programar su adquisición.
Suma d e to das la s solicitudes he chas al Alma cén po r bien sobre la sum a de la s
entregas hechas por el Almacén por bien.
Insumos entregados por el Almacén central
Insumos solicitados por las unidades administrativas
Mínimo Satisfacto
rio
Sobresaliente
90% 95%
100%
Periodicidad Semest
ral
Muestra Ning
una
Parámetro
X 100
Hoja: 40 de 72
Rev. A1
Tiempos de Reposición de Inventario
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Parámetro
Conocer el punto de reorden de cada bien.
Tiempo de Reposición para un Producto (TRI) = Al Tiempo Final (TF), tiempo de entrega
de material por el proveedor menos el Tiempo Inicial (TI) tiempo de solicitud del producto
al proveedor.
TRI = TF - TI
Mínimo Satisfacto
rio
Sobresaliente
>
>
40 días
30 días
25 días
<
<
Los días serán hábiles y tomando en consideración que los tiempos de reposición pueden
variar toma ndo en cu enta; de que si los biene s son d e fabri cación n acionales o de
importación y/o manufactura especial.
Periodicidad Trime
Muestra
stral
100% de los artículos de cada grupo en el Almacén.
Confiabilidad en el Registro de Movimientos del Inventario
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Determinar la confiabilidad de los registros.
Reportes de existencia por bien o i nsumo del sistema informático del i nventario inicial y
las entradas, menos las salidas del insumo tomadas de los documentos fuente (facturas,
solicitudes, bajas).
Existencia por bien o insumo
X 100
(inventario inicial + la una de todas las entradas) – (Suma de todas las salidas)
Parámetro
Mínimo Satisfacto
rio
Sobresaliente
>
>
2 días hábiles
1 días hábiles
1
<
<
Cabe co nsiderar que e n virtud de q ue el re sultado pue da se r su perior al 100%, e l
parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.
Periodicidad Trime
Muestra Ning
stral
una
Hoja: 41 de 72
Rev. A1
ANEXO 2
SALIDA DE ALMACÉN (CONSUMIBLES)
SERVICIO POSTAL MEXICANO (2)
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)
(1)
SALIDA DE ALMACEN (CONSUMIBLES) (4) Hoja No. (5)
No. de salida (6)
fecha (9)
No. de Requisición (7)
Almacén (10)
Unidad Administrativa (8)
Clave del Bien (11) Nombre del bien (12)
CANTIDAD (13)
Unidad de Medida (14)
Costo Costo Unitario Total: FOLIOS DEL ____ AL ____ (17)
(15)
(16)
NÚMERO DE INVENTARIO (18)
F I R M A S (19)
Coordinador del Programa del Recuento
Nombre y firma
Sello de la Oficina Receptora (20)
Recibe de conformidad
Nombre y firma
Nombre y firma
Gerente de Almacenes e Inventarios
Nombre y firma
Hoja: 42 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (CONSUMIBLES)
Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:
1. Encabezado
Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad
2. Entidad
Nombre de la Dependencia o Entidad.
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar
Número de hoja y total de estas
5. Número de hoja
Administrativa
Es un núm ero consecu tivo de 10 dí gitos que el Siste ma d e Almacenes le asign a al
documento
Anotar el nú mero de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de
10 dígitos
Anotar e l C entro d e Co sto y nom bre de la U nidad A dministrativa a la q ue se le
entregará el material que se menciona
9. Fecha de Salida
Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año
10. Almacén
Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien
11. Clave del Bien
Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.
6. No. de Salida
7. No. de Requisición
8. Unidad
12. Nombre del Artículo Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes
13. Cantidad
14. Unidad de Medida
Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida.
Anotar la uni dad de m edida en l a q ue se pre senta el bien ( ejemplo: pieza, caja, b olsa,
rollo, etc.
16. Costo Total
Indica el costo unitario del bien. El Sistema lo registra automáticamente
Indica el costo p or la tot alidad d e lo s b ienes e ntregados – re cibidos. E l S istema lo
registra automáticamente
17. Folios / del / al
18. Número de
inventario
Esta columna se requisita cuando se hace entrega de bienes foliados.
En caso de bie nes instru mentales, ano tar el número de i nventario que ya fue
asignado previamente por la Coordinación de Inventarios
15. Costo Unitario
Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas:
19. Firmas
Estampar la f irma de las pe rsonas m encionadas en los re cuadros. Exce pto la de la
persona receptora de los bienes
20. Sello de la Una vez que se firma y se reciben de conf ormidad los bienes, se estampa el s ello de la
oficina receptora
oficina a la que está adscrito
Hoja: 43 de 72
Rev. A1
ANEXO 3
SALIDA DE ALMACÉN (INVENTARIABLES)
(1)
SALIDA DE ALMACEN (INVENTARIABLES) (4) Hoja No. (5)
No. de salida (6)
fecha (9)
No. de Requisición (7)
Almacén (10)
Clave del Bien (11) Nombre del bien (12)
CANTIDAD (13)
Unidad de Medida (14)
Costo Costo NÚMERO DE Unitario Total: No. Serie (17) No. Motor (18)
INVENTARIO (19)
(15)
(16)
F I R M A S (20)
Nombre y firma
Nombre y firma
Sello de la Oficina Receptora (21)
Gerente de Almacenes e Inventarios
Recibe de conformidad
Nombre y firma
Nombre y firma
INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN
Hoja: 44 de 72
Rev. A1
(INVENTARIABLES)
1. Encabezado
2. Entidad
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Número de hoja
7. No. de Requisición
Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al
documento
Anotar el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Con sta de
10 dígitos
8. Unidad
Administrativa
Anotar el Centro de Costo y
nombre de la Unidad Administrativa a la que se le
entregará el material que se menciona
9. Fecha de Salida
Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año
10. Almacén
Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien
11. Clave del Bien
6. No. de Salida
12. Nombre del Artículo Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes
13. Cantidad
15. Costo Unitario
16. Costo Total
17. Número de Serie
18. Número de Motor
19. Número de
inventario
Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: pieza, caja, bolsa,
rollo, etc.
Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados
– recibidos. El Sistema lo
Debe anotarse el número alfanumérico único asignado para identificación
a cada unidad
vehicular, puede constar de número entero sólo, o contener letras
Debe anotarse el número de serie de fabricación del motor o numero de
orden que
permite identificar el producto fabricado
En caso de bienes instrumentales, anotar e
l número de inventario que ya fue
asignado previamente por la Coordinación de Inventarios
20. Firmas
Estampar la firma de las personas mencionadas en los recuadros.
persona receptora de los bienes
21. Sello de la
oficina receptora
Una vez que se firma y se reciben de conformidad los bienes, se e stampa el sello de la
Excepto la de la
Hoja: 45 de 72
Rev. A1
Anexo 4
Formato de Visto Bueno, Aceptación o Rechazo
FORMATO DE VISTO BUENO
ACEPTACIÓN O RECHAZO
(1)
FECHA:_________/__________/__________
(2)
LUGAR: Almacén Central Pantaco, Boulevard de los Ferrocarriles S/N entre Avenida Ceylán y Calle Córcega, Colonia Euzkadi, Delegación Azcapotzalco, México, D.F., C.P. 02660.
PROVEEDOR:
CONTRATO No. CAPÍTULO DEL GASTO:
(3)
5.‐ FACTURA O REMISIÓN:
(4)
SPM‐
(6)
2000
3000
5000
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
(8)
(12)
TIPO DE ADJUDICACIÓN:
(14)
UNIDAD DE MEDIDA
LICITACIÓN
INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
CANTIDAD
(10)
(9)
AJUDICACIÓN DIRECTA
MUESTRA FÍSICA PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES
OBJETO: OTRO:
(7)
LISTADO DE BIENES
NO. CONSECUTIVO
(5)
ARTICULO 1°
(11)
CONTRATO MARCO
POBALINES
SÍ
NO
(13)
REVISAR QUE LOS BIENES CUMPLAN CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO PARA SU ALTA EN EL SISTEMA DEL ALMACÉN.
(15)
DESCRIPCIÓN:
EN RELACIÓN A LA DESCRIPCIÓN, LAS ÁREAS QUE INTERVIENEN:
NOMBRE DEL ÁREA
NOMBRE DEL REPRESENTANTE
(16)
USUARIA PUESTO O CARGO
(18)
(17)
REQUIERENTE
TÉCNICA
OTRA
OTRA
(19)
DETERMINA ACEPTAR LOS BIENES SI
NO
SELLO DEL ÁREA USUARIA:
(20)
OBSERVACIONES:
(21)
Una vez finalizado el llenado del reporte y en caso de haber otorgado el visto bueno, el representante del área usuaria anotará su nombre, cargo, firma, y
fecha en la remisión o factura correspondiente; en caso de no aceptar los bienes, no procederá el visto bueno en la remisión o factura y se informará al
Responsable del Almacén Central, en ambos casos, se entregará una copia de este reporte al Responsable de dicho Almacén este a su vez sellará el mismo
como acuse de recibo.
FIRMAS
(22)
NOMBRE, CARGO Y FIRMA
Hoja: 46 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE VISTO BUENO
ACEPTACIÓN O RECHAZO
CAMPO
1.- Fecha
2.- Lugar
3.- Proveedor
4.- Contrato No.
5.- Factura o Remisión
6.- Capítulo del gasto
7.- Listado de bienes
8.- Número de bienes
9.- Descripción del bien
10.- Unidad de medida
11.- Cantidad
12.- Tipo de Adjudicación
13.- Muestra física para la
recepción de bienes
14.- Objeto
15.- Descripción
16.- Nombre del Área
17.- Nombre del
Representante
18.- Puesto o cargo
19.- Determina aceptar los
bienes
20.- Observaciones
21.- Sello del Área Usuaria
22.- Firma
CONTENIDO
Anotar la fec ha del día e n que se rea liza el report e de visto b ueno en el
Almacén.
Indicar el do micilio del Al macén que c orresponde al lugar físico en donde se
realiza la verificación y pruebas necesarias.
Anotar la razón social del proveedor adjudicado la cual deberá ser la misma que
la que aparece en el contrato o convenio.
Señalar el nú mero del contrato que será el mismo que aparece en el contrato o
convenio.
Señalar el número de la factura o remisión proporcionada por el proveedor.
Anotar el cap ítulo que corresponda a los determinados en el clasificador por
objeto del gas to y que sea el correspondiente al contrato o convenio, pudiendo
ser:
2000.- Materiales y Suministros
3000.- Servicios Generales
5000.- Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles.
Enlistar los bienes a los que se les aplicará la verificación, a efecto de
comprobar las características técnicas del bien.
Anotar en forma progresiva el número consecutivo del bien de que se trate.
Describir el nombre del bien de conformidad con el contrato o factura.
Anotar la unidad en la que se encuentra el bien de
conformidad al contrato,
pudiendo ser pieza, kilos, caja, etc.
Indicar el total de bienes entregados por el proveedor de conformid
ad con la
factura o remisión.
Marcar con u na X el tipo de adjudicac ión de confor midad con e l contrato o
convenio, para el caso de que se utilice el proceso de POBALINES, cuando se
trata de compras que no rebasan los 300 Salarios
Mínimos Vige ntes en el
Distrito Federal.
Marcar con una X si el proveedor entregó muestra.
Definir el objeto de la verificación de bienes.
Detallar de m anera clara y precisa en qu e consistió la verificación de bienes, y
características técnicas de los bienes, de conformidad con la ficha t écnica del
bien, así como la cantidad a revisa de acuerdo al contrato o convenio.
Indicar el nombre del Área que se presenta en el Almacén a realizar el reporte
de visto bue no, especifica ndo si se tra ta de una Ár ea usuaria, requirente,
técnica o alguna otra.
Especificar el nombre de la persona que se presenta a realiza el reporte de visto
bueno.
Indicar el pue sto de la pers ona que se p resenta a realizar el reporte de vist o
bueno.
Marcar con una X en el caso de aceptar los bienes en la palabra “SI”, en el caso
de rechazar los bienes marcar con una X la palabra “NO”.
Detallar si existen observaciones adicionales que se tengan que comentar antes
de proceder a la firma del reporte.
Plasmar el sello del Área usuaria que se presenta a realizar la verificación de los
bienes y realizar las en el Almacén.
Indicar el nombre completo de la pers
ona que se presenta a realizar la
verificación de los bienes y plasmar la firma.
Hoja: 47 de 72
Rev. A1
Anexo 5
VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS
ALMACEN CENTRAL (1)
VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (
CONSUMIBLES ) (2)
Hoja No. (3)
Núm. Entrada: (4)
Fecha Entrada: (5)
Factura o
Remisión: (7)
Fecha factuta: (8)
Pedido: (6)
Proveedor: (9)
Unidad Administrativa: (10)
Partida Num:
Clave: (11)
Cantidad: (14)
Costo Unitario: (15)
Descripción del Bien: (12)
Unidad de medida: (13)
Costo Total: (16)
Subtotal Factura:
Total Descuento:
Total Impuestos: Neto Total de la Factura:
Alta a Inventarios:
17
Capturo
Reviso Jefe de Almacén
VoBo Coordinador de Almacén
(18)
Nombre y firma
(18)
Nombre y firma
(19)
Nombre y firma
Hoja: 48 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (INVENTARIABLES)
1. Encabezado
Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano.
2. Titulo
3. Número de hoja
4. No. de Entrada
Es un númer o consecutivo de 10 dígitos que el Sist ema de Alma cenes le asig na al
documento
Anotar la fecha de entrada al Almacén, se indica día, mes y año.
5. Fecha Entrada
7. Factura o Remisión
Anotar el núm ero de requisición a la que se afecta la s alida en cuest ión. Consta d e 10
dígitos
Anotar el número de la factura, se indica día, mes y año.
8. Fecha Factura
Anotar la fecha impresa en la factura.
9. Proveedor
Anotar el nombre del proveedor.
10. Unidad
Anotar el Centro de Costo y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará
el material que se menciona
6. Pedido
Administrativa
11. Clave del Bien
12. Descripción del
Artículo
14. Cantidad
Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes
Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: unidad, pieza, caja, bolsa,
rollo, etc.
15. Costo Unitario
16. Costo Total
Indica el cost o por la totalidad de los bienes entregados – recibid
os. El Sistema lo
registra automáticamente.
Anotar el subtotal de la factura, total descuento, total impuesto, neto total de la factura.
17. Subtotal y total
18. Firmas
Estampar la firma de las pe rsonas mencionadas en los recuadros. Ex cepto la de la persona
receptora de los bienes
19. Sello de la Una vez que se firma y se reciben de c onformidad lo s bienes, se estampa el sello de la
oficina receptora
Hoja: 49 de 72
Rev. A1
Anexo 6
(Inventariables)
(1)
VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (INVENTARIABLES) (4)
Hoja No. (6)
Núm. Entrada: (7)
Fecha Entrada: (5)
Factura o Remissión: (8)
Fecha factuta: (11)
Pedido: (12)
Proveedor: (9)
Partida Num:
Clave: (13)
Número de Inventario (18)
Unidad de medida: (15)
Cantidad: (16)
Número de Folio (19)
Total de la Tactura: (20)
Subtotal Factura: Total Descuento:
Total Impuestos: (21)
Neto Total de la Factura: (22)
Alta a Inventarios:
Capturo
(23)
Nombre y firma
(24)
Nombre y firma
(25)
Nombre y firma
Hoja: 50 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN
(INVENTARIABLES)
CAMPO
CONTENIDO
1. Encabezado
Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano.
2. Entidad
Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano.
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Fecha
Fecha de elaboración
6. Número de hoja
7. Número de entrada
El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien
8. Número de factura o remisión El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor
9. Proveedor
Indica el RFC y nombre del proveedor
10. Unidad Administrativa
La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes
11. Fecha de factura
Fecha de expedición de la factura
12. Pedido
13. Clave del Bien
Indica el numero del pedido
El número que de acu erdo con el c atalogo de Bie nes Muebles le corr esponde al
bien requerido
14. Descripción del bien
La descripción detallada de las características del bien solicitado
15. Unidad de medida
La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros)
16. Cantidad
Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida
17. Costo Unitario
20. Total
Indica el costo unitario del bien. Con los impuestos referidos
Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien
de que se trate.
Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien
de que se trate.
Indica el c osto por l a total idad de los bienes entreg ados–recibidos. El S istema lo
21. I.V.A.
Se registra impuesto al valor agregado
22. Neto total de la factura
23. Captura
Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión
Registra en si stema de a lmacenes e inv entarios l a infor mación de l a mercancí a
recibida ( en c uanto a c lave del proveedor, numero d e fa ctura, parti da, contrato,
precio unitario, código de artículo, IVA y precio total)
24. Reviso
Verifica la información del listado sea la correcta
25. Visto Bueno
Avala el registro de los bienes recibidos
18. Numero de Inventario
19. Numero de Folio
Hoja: 51 de 72
Rev. A1
Anexo 7
(Parque Vehicular)
(1)
VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (PARQUE VEHÍCULAR) (4)
Fecha Entrada: (5)
Hoja No. (6)
Núm. Entrada: (7)
Factura o Remissión: (8)
Pedido: (12)
Recepción:
Fecha factuta: (11)
Proveedor: (9)
Partida Num:
Clave: (13)
Marca: (15)
Linea: (16)
Modelo: (17)
Número de Folio: (20) Número de Serie: (21)
Número de Motor: (22)
Caracteristicas: (18)
Número de Inventario: (19)
Número de Entrada: (23) Numero de Factara: (24) Costo Unitario: (25)
Unidad de Medida: (26)
Total de la Tactura: (27)
Subtotal Factura: Total Descuento:
Total Impuestos: (28)
Neto Total de la Factura: (29)
Alta a Inventarios:
Capturo
(30)
Nombre y firma
(31)
Nombre y firma
(32)
Nombre y firma
Hoja: 52 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN
(PARQUE VEHÍCULAR)
CAMPO
CONTENIDO
1. Encabezado
2. Entidad
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Fecha
6. Número de hoja
7. Número de entrada
8. Número de factura o
remisión
El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien
9. Proveedor
Indica el RFC y nombre del proveedor
La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes
11. Fecha de factura
Fecha de expedición de la factura
12. Pedido
13. Clave del Bien
Indica el numero del pedido
El número que de acuerdo con el catalogo de B ienes Muebles le corresponde al bien
requerido
15. Marca
Debe indicarse el nombre de la marca de fabricación del bien
16. Línea
Debe indicarse el modelo y tipo de unidad
17. Modelo
18. Características
Debe anotarse el año de fabricación de la unidad
Debe an otarse t ipo de unidad, t ipo de transmisión, n úmero de puertas, si cuenta con
aire acondicionado, si cuenta con CPS de localización satelital, si cuenta con equipo de
sonido
19. Número de inventario
Debe anotarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate
20. Número de folio
22. Número de Motor
Debe asentarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate
Debe anotarse el número alfanumérico único asignado para identificación a cada unidad
vehicular, puede constar de número entero sólo, o contener letras
Debe an otarse el número d e ser ie de fabricación del motor o nu mero de orden q ue
permite identificar el producto fabricado
23. Número de Entada
Debe anotarse el número consecutivo con el que registra su entrada al almacén
24. Número de Factura
Debe anotarse el número que aparece en la parte superior de la factura de la unidad
25. Costo Unitario
Indica el costo unitario del bien. Con los impuestos referidos
27. Total
Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra
automáticamente
28. I.V.A.
Se registra impuesto al valor agregado
29. Neto total de la factura
30. Captura
Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión
Registra en sistema de almacenes e inventarios la información de la mercancía recibida
(en cuanto a clave del proveedor, numero de fa ctura, partida, contrato, precio u nitario,
código de artículo, IVA y precio total)
31. Reviso
Verifica la información del listado sea la correcta
32. Visto Bueno
Avala el registro de los bienes recibidos
21. Número de Serie
El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor
Hoja: 53 de 72
Rev. A1
Anexo 8
Vale de Devolución de Mercancías
(1)
VALE DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCIAS (4)
Hoja No. (5)
Folio: (7)
Número de Salida: (9)
Clave: (12)
Fecha de Salida: (10)
Número de Inventario: (14)
Unidad de Medida: (15)
Fecha: (8)
Motivo de Devolución: (11)
Cantidad
Surtida (16)
Devuelta (17)
Costo Total: (19)
Autorizo la recepción de la devolución Entrega
Recibe
(20)
Nombre y firma
(21)
Nombre y firma
(22)
Nombre y firma
Hoja: 54 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DE LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS
Con el Val e de Devolución de Mercancías firma do en ma no, el Responsable de Alta s d eberá captu rar la
siguiente información:
CAMPO
CONTENIDO
1. Encabezado
Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano
2. Entidad
Nombre del Organismo: Servicio Postal Mexicano
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Número de hoja
La unidad administrativa a la que pertenece el área que devuelve los bienes
7. Folio
Debe anotarse el numero consecutivo que le corresponda
8. Fecha
Fecha de elaboración del vale de devolución de mercancía
9. Número de salida
Debe anotarse el número de salida con el que se despacho originalmente
10. fecha de salida
11. Motivo de la
devolución
Fecha de cuando salieron los bienes
12. Clave del Bien
Descripción breve del motivo de la devolución del bien
El númer o qu e de acu erdo con el c atalogo de Bie nes Mu ebles le corr esponde a l bi en
requerido
14. Número de inventario
Debe anotarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate
16. Cantidad Surtida
Debe anotarse la cantidad que se surtió en la salida del Almacén
Debe anotars e la cantida d q ue se está de volviendo y q ue se está regi strando e n el
Almacén
17. Cantidad Devuelta
18. Costo Unitario
19. Costo Total
20. Autorizo la Recepción
de la Devolución
Indica el costo unitario del bien, con los impuestos referidos
Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra
automáticamente
Nombre, puesto y firma de quien autoriza la devolución de los bienes
21. Entrega
Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien
22. Recibe
Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien
Hoja: 55 de 72
Rev. A1
Anexo 9
Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante
(1)
CONTROL DE EXISTENCIAS (TARJETAS) Y/O HOJA DE ESTANTE (4) Hoja No. (5)
Clave del bien: (7)
Descripción: (8)
Fecha: (6)
Localización: (9)
Cantidad Establecida: (11)
Sección: (10)
ENTRADAS
Proveedor (12)
Pedido (13)
SALIDAS
Remisión Entrada Fecha (16) Cantidad (17) Área Solicitante (18) Salida (folio) (19) Fecha (20) Requisición (21)
Factura (14) (Folio) (15)
Cantidad (22)
Jefe de Almacen
(24)
Nombre y firma
(25)
Nombre y firma
Existencia Actual (23)
INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE EXISTENCIAS
(TARJETA)
Hoja: 56 de 72
Rev. A1
Y/O HOJA DE ESTANTE
Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente
información:
CAMPO
CONTENIDO
1. Encabezado
2. Entidad
Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano.
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Número de hoja
6. Fecha
Anotar la clave del bien de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.
7. Clave del Bien
9. Localización
La descripción clara y precisa de las características del bien
Anotar a cual almacén pertenecen
los bienes . No aplica para los depósitos
temporales
10. Sección
Sección dentro del almacén donde se ubicael bien
11. Cantidad Establecida
15. Entrada (folio)
En su caso, cantidad máximay mínima establecidas en políticas
El Jefe de Sección
del almacén deberá anotar el nombre del proveedor,
que
entregó los bienes
El Jefe de Sección del almacén deberá anotar el No. de contrato o pedido al que
corresponde n los bienes .
El Jefe de Sección
deberá anotar el No. de remisión o factura con la que el
proveedor entregó los bienes .
El Jefe de Sección deberá anotar el número de entrada que le correspondió del
Sistema de Almacenes
16. Fecha de Entrada
El Jefe de Sección deberá anotar la fecha en que ingresan los bienes
17. Cantidad
El Jefe de Sección deberá anotar la cantidad de bienes que ingresa n.
El Jefe de Sección deberá anotar el nombre del área solicitante que se solicita los
bienes
El Jefe de Sección deberá anotar el número de salida que le correspondió del
Sistema de Almacenes
8. Descripción
12. Proveedor
13. Pedido
14. Remisión y/o Factura
18. Área Solicitante
19. Salida (Folio)
20. Fecha de salida
21. Requisición
22. Cantidad
23. Existencia Actual
24. Jefe de almacén
25. Coordinador de
almacén
El Jefe de Sección deberá anotar la fecha en que salen los bienes
El Jefe de Sección deberá anotar el número de requisición con que se solicita n los
bienes
Cantidad del bien en unidad de mercancía quesale
Indicar la cantidad de bie
nes que resulta de restar a la cantidad de bienes
entrantes, la cantidad de bienes salientes, lo que da las existencias reales de cada
uno de los bienes.
Persona responsable de verificar físicamente las existencias
Avala el registro de los bienesexistente
Nota: El Jefe de Sección anota el nombre del proveedor, el No. de contrato o pedido al que corresponde, el
No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes, el número de entrada que le
correspondió del Sistema de Almacenes
, la fecha en que ingresó y la cantidad de bienes que
ingresaron. Los depósitos temporales deberán requisitar obligatoriamente las columnas de proveedor
(pudiendo ser el Almacén Central, un depósito temporal distinto o algún proveedor), entrada, fecha y
cantidad.
Hoja: 57 de 72
Rev. A1
Anexo 10
Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos
(1)
RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITACORA DE CONTEOS (4) Hoja No. (5)
fecha (10)
Inventario Físico (7)
Gupo (8)
Observaciones (11)
Sección: (9)
Ubicación (12)
No. (13)
Clave del Bien (14) Nombre del bien (15) Unidad de Medida (16)
(21)
Nombre y firma
Precio Unitarios (17)
Cantidad en Existencias según Sistema (18)
Diferencias en Conteos (19)
1er. Conteo
2do. Conteo 3er. Conteo
Persona designada en realizar Conteo
(22)
Nombre y firma
(23)
Nombre y firma
Costeo de existencias reales (20)
Hoja: 58 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO PARA RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITÁCORA DE CONTEOS
1. Encabezado
2. Entidad
Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano
3. Área
Nombre del Área
4. Titulo
5. Número de hoja
6. Unidad
Administrativa
Anotar el nom bre del depósito en tráns ito, oficina o centr o d e trab ajo d onde se re alizan l os
conteos
7. Inventario Físico
Anotar si se trata de Inventario Físico “Total o Parcial”
8. Grupo
Grupo al que corresponde el bien “recortar”
9. Sección
Sección dentro del Almacén donde se ubica el bien
10. Fecha
11. Observaciones
Instrucciones especificas p ara el rec uento derivadas de sus car acterísticas o de
condiciones del bien
12. Ubicación
Ubicación precisa dentro del Almacén donde se encuentran los bienes
13. No.
Se trata de un número consecutivo de bienes desde el 1 hasta “n”
14. Clave del Bien
Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes
15. Nombre del Bien
Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes
Anotar la u nidad de me dida en la q ue se p resenta el bien (ejemplo: pieza, caja, bols a, rollo,
etc.
17. Precio Unitario
18. Cantidad en
Existencia según
Sistema
19. Diferencias en
Conteo
20. Costeo de
Existencias reales
21. Coordinador del
Programa del Recuento
22. Persona Designada
a Realizar Recuento
23. Titular del Almacén
las
Anotar el precio unitario d el bien, e l cu al se ind ica e n la factura, nota de remis ión o
“Salida de Almacén”
Anotar la cant idad de biene s que, de acu erdo a su Sist ema o control interno, deben de
encontrarse en el lugar
Anotar la cantidad de bienes que resultaron del tercer conteo. Este c onteo solo procede
si hubiera diferencias entre el primero y segundo.
Se deberá multiplicar el precio unitario (columna 5) por el resultado del segundo conte o
(columna 8) o tercer conteo si se hubiera realizado (columna 9).
Nombre, firma y puesto del Coordinador del Programa del Recuento
Nombre, firma y puesto del designado en realizar el Recuento
Nombre, firma y puesto del Titular del Almacén
Hoja: 59 de 72
Rev. A1
Anexo 11
CORREOS DE MÉXICO
COORDINACIÓN DE ALMACÉN CENTRAL
ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS FALTANTES Y/O
DETERIORO DE LOS BIENES
EN LA CI UDAD DE MÉ XICO DISTRITO FEDE RAL, SIENDO LAS (I NDICAR LA H ORA EN QUE SE
ELABORA EL ACTA) DEL (INDICAR DÍA EN QUE SE ELABORA EL ACTA) DE (INDICAR EL MES) DEL
STALACIONES DONDE SE ENCUENTRA
(INDICAR E L AÑO ), CONSTITUI DOS EN LA EN LAS IN
UBICADO E L ALMACÉ N CENT RAL, UBICADO E N AV. BOULEVARD DE LOS FERROCARRILES S/N,
ESQ. CÓ RCEGA, COL. COSMOPOLITA, DEL. A ZCAPOTZALCO, C.P. 02520, MÉXICO, D. F., SE
REUNIERON LOS QUE EN ELLA I NTERVIENEN PAR A ELA BORAR EL REPORTE DE (FALTA NTES,
DIFERENCIA Y/O DETERIORO DE LOS BIENES), QUE SE ADQUIRIE RON MEDIANTE (I NDICAR SI ES
LICITACIÓN PÚBLICA, INVITACIÓN A CUAN
DO ME NOS TRES PERSONAS O ADJUDI
CACIÓN
DIRECTA) NO. (INDICAR EL NÚMERO SI ES QUE PROCEDE), CONSISTENTE EN LA ADQUISICIÓN DE
(INDICAR TIPO Y CA NTIDAD DE BIENES), PARTIDA ADJUDICADA AL P ROVEEDOR (NOMBRE DE LA
EMPRESA O PERSONA FÍSICA) Y EN TÉRMI NOS DEL CO NTRATO NÚMERO (ANOTAR NÚMERO DE
CONTRATO),--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INTERVIENEN:
(ANOTAR N OMBRE, CA RGO, C ÓDIGO Y DIRE CCIÓN DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENE N,
INCLUIDO EL REPRESENTANTE DEL PROVEEDOR, DEBIENDO ANOTAR, EL CARGO Y CREDENCIAL
CON QUE SE IDENTIFICA), EJEMPLO: C. XXXX XXXX XXXX, QUIEN COMPARECER EN LA PRESENTE
HECHO EN CALIDAD DE CO ORDINADOR DE ALMACÉN CENT RAL Y SE ID
ENTIFICA C ON
CREDENCIAL (NO. XXXXXX) EXPE DIDA POR EL SERVICIO PO STAL MEXICANO, CÓDIGO DE
FUNCIONES (CF08074/000XXX).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------OBJETO:
EMITIR RESULTADO DE LA REVISIÓ N HECHA PO R EL PER SONAL DEL ALMACÉN CENTRAL, EN LA
RECEPCIÓN DE(LOS) BI EN(ES) (FALTANTES, DI FERENCIA Y/O DETERI ORO DE LOS BIENES.A SÍ
COMO EN CANTIDA D, DIFERE NCIA EN UNI DAD DE MEDIDA, TAMBIÉN COMO
LAS
IRREGULARIDADES DE TECTADAS EN CUANTO A
SU A COMODO, UNI DAD, E STADO FÍSICO ,
EMPAQUE, LIMPIEZA ENTRE OTROS) .---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS:
LOS C. C. ( PERSONAL DEL ALM ACÉN, Q UIENES REVISARON Y
VERIFICARON LOS BIE NES
RECIBIDOS Y UNA V EZ CO NCLUIDA LA REVISIÓN LA CUA L C ONSISTIÓ EN “SE
DA UNA
DESCRIPCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS CA RACTERÍSTICAS DEL BIEN, ASÍ COMO EL NÚMERO
DE ARTÍ CULO Q UE LE CO RRESPONDE SEG ÚN EL CAT ALOGO DE BIENES MUEBLES, FOLIO Y
NUMERO DE INVENTARIO SI FUERA EL CASO, A DEMÁS DEL COSTO U NITARIO DEBERÁN INDICAR
EL TOTA L DE LAS DIFERENCIAS DETE CTADAS), EMITIENDO RESULTADO DE LA REVISIÓN
REALIZADA POR EL PERSONA L DEL ALMACÉ N CENT RAL, EN LA RECEPCIÓN DE(LOS) BIEN(ES)
(FALTANTES, DIFERENCIA Y/O DETERIORO DE LOS BIENES, ASÍ COMO EN CANTIDAD, DIFERENCIA
EN UNIDAD DE MEDIDA, TAMBIÉN C OMO LAS I RREGULARIDADES DETECTADAS EN CUANTO A SU
ACOMODO, UNIDAD, ESTADO FÍSICO, EMPAQUE, LIMPIEZA ENTRE OTROS).-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hoja: 60 de 72
Rev. A1
ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS FALTANTES Y/O
DETERIORO DE LOS BIENES
CIERRE:
NO HABIENDO MÁS QUE HACER CONSTAR, SE CIERRA LA PRESENTE MINUTA SIENDO
LAS
(INDICAR LA HORA) HORAS DEL MISMO DÍA Y EN EL MI SMO LUGAR DE SU INICIO.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INTERVIENEN
QUIEN REALIZÓ EL RECUENTO
COORDINADOR DEL PROGRAMA DEL RECUENTO
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA
COORDINADOR DEL ALMACÉN
JEFE DEL ALMACÉN
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA
Hoja: 61 de 72
Rev. A1
Anexo 12
ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES
DIRECCIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS
PRIMER CONTEO
1)UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________
2) FECHA: _______________________________________________________
3) INVENTARIO FISICO: __________________________
4
5
6
Clave del bien
Nombre del Bien
Unidad de medida
Forma SPM38 (CN04) nacional
C660800004385
10.‐ Contado por: nombre, firma y fecha
7
8
Precio unitario Cantidad resultante del 1er $
conteo
PIEZA
0.43
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
SEGUNDO CONTEO
2) FECHA: _______________________________________________________
5
4
6
7
8
Precio unitario Cantidad resultante del 2do. $
conteo
Nombre del Bien
Clave del bien
Unidad de medida
C660800004385
PIEZA
0.43
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
TERCER CONTEO
2) FECHA: _______________________________________________________
5
4
6
7
8
Precio unitario Cantidad resultante del 3er Nombre del Bien
$
conteo
Clave del bien
Unidad de medida
C660800004385
PIEZA
0.43
Hoja: 62 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DE LA ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES
CAMPO
CONTENIDO
1. Unidad
Administrativa
Anotar el nombre del depósito en tránsito, oficina o centro de trabajo donde se realizan
los conteos
2. Fecha
Anotar la fecha en que se realizaron los conteos
3. Inventario Físico
Anotar si se trata de inventario físico TOTAL o PARCIAL
4. Clave del Bien
Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes
5. Nombre del Bien
Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes
6.- Unidad de medida
Anotar la u nidad de medida en la qu e se presenta el b ien (ejemplo: pieza, caja, rollo ,
etc.)
7.- Precio Unitario $
Anotar el precio unitario d el bien, e l cu al se ind ica e n la factura, nota de remis ión o
“Salida de Almacén”
9.- Cantidad resultante Anotar la cantidad que resultó del conteo
del 1er, 2do. 3er.
Conteo
10.- Contado por:
La (s) person a (s) que c ontó deberá de anotar su no mbre, la fech a y deberá fir mar la
etiqueta.
Hoja: 63 de 72
Rev. A1
Anexo 13
(Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)
MINUTA DE INICIO DE INVENTARIO FÍSICO
(PARA EL CASO DEL ALMACÉN CENTRAL DEBERÁ SER ACTA ADMINISTRATIVA)
En (anotar el nombre del Almacén d onde se va a realiz ar el inv entario físico), SIENDO LAS (anotar la
hora en que se inicia la presente acta),
DEL DÍA
(anotar la fec ha completa), SE REUNIERON EN
LAS OFICINAS QUE OCUPA
(el Almacén) , UBICADO
(el domicilio del Almacén) , LOS CC.
CON EL OBJE TO DE HACER
(Nombre y cargo de quienes participan en la toma del inventario).
CONSTAR LAS ACTIVIDADES RESPECTIVAS INHERENTES A LA TOMA DE INVE NTARIO FÍSICO DE
BIENES EXISTENTES EN (el Alma cén central), DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (anotar
los días que se practica el inventario), CON CIFRAS AL (fecha a la que corresponden las cifras, ver política
del procedim iento 6.8 “Actualización de Inventarios” SE REALIZA CONFORME Y EN APEGO A LA
NORMATIVIDAD QUE SE APLICA PARA TAL EF ECTO.------------------------------------------------------------------------------------------SE ASIENTA EN EL P RESENTE DO CUMENTO, QUE SIENDO LAS ( la hor a en que s e da inicio al
DEL DÍA (Día, mes y año en que se levanta el acta),
SE
INICIO LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES EXISTENTES EN (el nombre del Almacén),
CORRESPONDIENTE AL (año en el cual se está llevando a cabo la toma del inventario).--------------
levantamiento del acta),
-----------------------------------------------------------------------------SE MANIFIESTA EN LA PRESENTE ACTA QUE LOS CC. ( el nombre del representante del Órgano
Interno de Control), QUIEN ASISTE EN REPRESENTACIÓN DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
DEL SEPOMEX, (el nom bre del representante de la Gerencia de Contabilidad) QUIEN PARTICIPA COMO
INTERVENTOR DE LA G ERENCIA D E CO NTABILIDAD Y , (el nomb re del repre sentante de la auditoría
externa) QUIEN COADYUVA COMO COMISIONADO DE LA AUDIT ORIA EXTERNA PA RA SANCIONAR
EL EVENTO REFERIDO; ASÍ M ISMO MANIFIESTAN EN LA PRESENTA ACTA HABER RECIBIDO A
ENTERA SA TISFACCIÓN LOS LISTADOS PA RA REALIZAR E L CONTEO RESPECTIVO OB JETO DEL
PRESENTE LEVANTAMIENTO FÍSICO DE LOS BIENES EXISTENTES EN EL ALMACÉN CENTRAL.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE ASIENTA EN LA PRESENTA AC TA, QUE LAS ACLARA CIONES A LOS FALTANTES Y SOBRANTES
QUE SE DETERMINEN COMO RESULTADO DE LA TOMA DEL INVENTARIO, QUEDAN A CARGO DEL
COORDINADOR DE ALM ACENES Y DEL JEFE DEL ALMACÉN ASÍ C OMO DE LOS J EFES DE
SECCIÓN RESPECTIVAMENTE, REPORTÁNDOLAS CONFORME A LAS FECHAS ESTABLECIDAS.---------------------------------------------------------------------------------------NO HABIENDO MAS AS UNTO QUE TRATAR SE CO NCLUYE LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATI VA
FIRMANDO DE CO NFORMIDAD LOS PARTICIPANTES SIENDO LAS ( La hora en que se finaliza el
levantamiento del acta).-----------------------------------------------------Nombre, cargo y firma
Nombre, cargo y firma
Hoja: 64 de 72
Rev. A1
Anexo 14
(Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen)
(Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)
MINUTA DE RESULTADOS DE INVENTARIO FÍSICO
(PARA EL CASO DEL ALMACÉN CENTRAL DEBERÁ SER ACTA ADMINISTRATIVA)
EN LA (Anot ar el nom bre del Almacén, oficina o de pósito en tránsito donde se realizó el in ventario físico)),
SIENDO LAS (an otar l a hora e n q ue se ini cia l a presente minuta) HORAS DEL DÍA (an otar la f echa
completa), S E REALIZA LA PRESENTE MINUTA (solo para el c aso del Alma cén Central deberá dec ir
ACTA ADMI NISTRATIVA) PARA HACER CONSTAR EL RE SULTADO DEL LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO FÍSICO PRACTICA DO EN (Anotar el nombr e del Almacén, oficina o de pósito e n trá nsito
donde se rea lizó el i nventario físi co) DEL SERVICI O POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (a notar lo s días en
que se llevó a cabo el inventario), CO N CIFRAS AL (anotar a qué fe cha son las cifras, v er p olítica 1 del
procedimiento 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTA RIOS”). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EN LAS OFICINAS QUE OCUPA EL (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se
realizó el i nventario físi co), SITO EN LA CALLE DE (Anotar la ubicación físi ca), DE ESTA CIUDA D. SE
CONSTITUYERON ENTRE OTROS Y EN CUMPLIMIENTO A LOS OFICIOS (anotar los datos de los oficios
que dieron o rigen a la realización d el inventario); GIRADOS P OR E L C. (anotar el no mbre y p uesto d e
quien instruyó la realización del inventario) Y CON EL OBJETO DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE LA
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------INTERVIENEN---------------------------------------------------------(Anotar nombre, cargos, adscripciones de todos los que intervienen en el inventario físico, iniciando desde el
cargo más alto).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DE CONFORMIDAD A LA POLÍTICA NO. 1 DEL PROCEDIMIENTO 5.5 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS”
DEL MA NUAL DE P ROCEDIMIENTOS PARA LA RECEP CIÓN, C ONTROL Y SUMI NISTRO DE L OS
BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONSTA -----------------------------------------------------------------EL INVENTARIO FÍSICO SE LLEVO A CABO LOS DÍAS (anotar en que días se llevó a cabo el i nventario
físico) DEL AÑO EN CURSO. (A notar todo el deta lle y pormeno res qu e se presen taron du rante la
realización del inventario físico: como se hizo, quie n participó en el primer conteo, quien en el segundo, si
hubo un tercero, quie n co tejo al final del inventario contra las exi stencias que reporta el si stema, si hub o
aclaraciones, etc., etc.)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------EL INVENTARIO FÍSICO SE REALIZÓ (Anotar si fue al 1 00% o fue parcial, en cuyo caso hay que anotar
cuales bienes se conta ron)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONCLUIDO EL CON TEO FINAL (SE GUNDO O T ERCER CONTEO) SE CO MPARO CON EL REPO RTE
DE EXISTENCIAS, LA INFORMA CIÓN CORRES PONDIENTE SE DESGLOSA EN LOS SIGUIENTE S
ANEXOS: (Se enun cian solo como referen cia, p udiendo ane xar los do cumentos qu e se co nsidere
pertinentes).-------------------------------------------------------------------------------------------------------------ANEXO Nº 1 LISTADO DE EXISTENCIAS-----------------------------------------------------------------------ANEXO
Nº 2
ÚLTIMA ENTRADA--------------------------------------------------------------------------------------------ANEXO Nº 3 ÚLTIMA SALIDA------------------------------------------------------------------------------------------------ANEXO Nº 4 BITÁCORA DE CONTEOS----------------------------------------------------------------------------------ANEXO N° 5 RELACIÓN DE FALTANTES---------------------------------------------------------------------------------SERVICIO POSTAL MEXICANO
Hoja: 65 de 72
Rev. A1
ANEXO N° 6 RELACIÓN DE PROPIEDAD DE TERCEROS ---------------------------------------------------------ANEXO A.
ACLARACIONES.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
LA COO RDINACIÓN AD MINISTRATIVA SE COMPRO METE A ENVIAR UN TA NTO DE LA MINUTA
ORIGINAL, MEDIANTE OFICIO, A LA SUBDIRE CCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO A MÁS
TARDAR A LOS 10 DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA CONCLUSIÓN DEL I NVENTARIO FÍSICO (sol o
aplica pa ra la re alización de inve ntarios físi cos totales en los E stados y centros
de tra bajo), DE
CONFORMIDAD CON LA POLÍTICA 2 DEL PROCEDIMIENTO 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS”----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------NO HABIENDO MÁS HECHOS QUE HACER
CONSTAR SE DA POR TERMINADA
LA PRESENTE
MINUTA (Para el caso del Almacén Central deberá decir ACTA ADMINISTRATIVA), A LAS (anota r la hora
en que se concluye) HORAS DEL DÍA DE SU INICI O, EN LA CIUDAD DE (Anotar el nombre del Almacén,
oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inv entario físico); FIRMÁNDOLA AL MARGEN Y AL FINAL
DE LA MISMA DE CONFORMIDAD LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------FORMULÁNDOSE EN TRES TANTOS ORIGINALES TODAS CON FIRMAS AUTÓGRAFAS. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hoja: 66 de 72
Rev. A1
Anexo 15
“CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS”
COORDINACIÓN DE ALMACENES
CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS
1) 20090000 33 TALLERES GRÁFICOS DE MEXICO
3 ) FECHA DEL PEDIDO O CONTRATO: 26/05/2009
4)
5)
Part
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SUBTOTAL
31,878.00
DESCUENTO
0.00
Código
C 660800004382
C 66 0800004279
C 660800004378
C 660800004379
C 660800004380
C 660800004381
C 660800004383
C 660800004385
C 660800004384
2 ) MONEDA NACIONAL
FECHA LÍMITE DE ENTREGA:31/12/2009
FECHA DE FIRMA: 05/06/2009
Artículo
FORMA No. SPM 274 COLOR GRIS
FORMA No. SPM 274 COLOR AMARILLO
FORMA No. SPM 274 COLOR
ROSA
FORMA No. SPM 274 COLOR ROJO
FORMA No. SPM 274 COLOR VERDE
FORMA No. SPM 274 COLOR AZUL
FORMA No. SPM 274 COLOR BLANCO
FORMA No. SPM 38 (CN04) NACIONAL
FORMA No. SPM 38(CN04) NACIONAL
IVA
4,781.70
NETO
36,659.70
Cantidad
Unidad
Costo Unitario
Total
375000.00
ETIQUETA
0.4800000
180,000.00
2956000.00
ETIQUETA
0.4800000
1 ,418,880 .00
3949000.00
ETIQUETA
0.4800000
1 ,895,520.00
3946000. 00
ETIQUETA
0.4800000
1,894,080.00
3450660.00
ETIQUETA
0.4800000
1,656,316.80
2958050.00
ETIQUETA
0.4800000
1,419,864.00
2960000.00
ETIQUETA
0.4800000
1,420,800.00
8000000.00
MARBETE
0.4 3 00000
3,440,000.00
1166050.00
MARBETE
0.4 3 00000
501,401.50
SUMA TOTAL
6) CAPTURADO EL :
13,826,862.30
26 /0 6 /2009
7)“ ESTE PEDIDO SERÁ
CON ENTREGAS PARCIALES DE ACUERDO AL CALENDARIO ESPECIFICADO EN
EL CONTRATO”
8)
CAPTURÓ
RESPONSABLE DE ENTRADAS
Vo.Bo.
COORDINADOR DE ALMACÉN CENTRAL
CARMELO PLATA RAMOS
Hoja: 67 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DEL ANEXO
“CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS”
Con contrato en la mano, el Responsable de Entradas o Auxiliar captura la siguiente información.
CAMPO
CONTENIDO
1. No. de contrato y Anotar el número de contrato iniciando con el año y al final el número del contrato o
nombre del proveedor
pedido. Al final deberá ser un número de 10 dígitos.
2. Tipo de moneda en Anotar el tipo de moneda en que se cele bra el contrato, siendo en s u gran mayoría
que se expresa el MONEDA NACIONAL.
contrato
3. Fechas claves
Se debe anot ar tres fechas claves que se mencionan en el contrato debiendo
anotar día/mes/año complet o: Fecha del pedido o cont rato, Fecha en que se firma
el pedido o contrato y la Fecha límite para la entrega de los bienes.
4. Montos del pedido o Deberá anotar los montos en el siguiente orden: subtotal, descuent o, IVA y neto,
contrato
debiendo anotar todos los decimales, el Sistema acepta hasta 7 decimales
5. Objeto del pedido o Anotar los datos del los bienes objeto del contrato, iniciando con el número de
contrato
partida en orden consecutivo, código del bien (de acuerdo al catálogo de bienes del
Organismo), nombre del artículo (de acuerdo al Catálogo de
Bienes de l
Organismo), cantidad de bienes que serán entregados p or el proveedor, Unidad de
medida del bien, Costo unitario y total por cada una de la partidas.
6. Fecha de captura
7. Leyenda
parciales
8. Firmas
El Sistema lo emite de manera automática.
entregas Esta leyenda deberá anot arse cuando las entregas son en parcialidades “Est
pedido será con entreg as parciales de acuerdo
al calendario de entreg
especificado en el contrato”
e
as
Una vez conc luida la captu ra en el Siste ma, se imprime el “Control de Pedido s o
Contratos” y se procede a validar mediante las firmas de las personas que se
mencionan.
Hoja: 68 de 72
Rev. A1
Anexo 16
SALIDA DE BIENES (PARA DEPÓSITOS EN TRANSITO Y OFICINAS)
SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS
(Unidad Administrativa de donde salen los bienes)
SALIDA DE BIENES
1) No. DE SALIDA: 0000000000
2) FECHA DE SALIDA: 00/00/0000
3) UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DESTINO: __________________________________
4) CLAVE
5) ARTICULO
6) CANTIDAD
11) FIRMAS
EL RESPONSABLE DE LA SALIDA
7)COSTO
8)TOTAL
12) SELLO DE LA
OFICINA RECEPTORA
9) INVENTARIO
10) OBSERVACIONES
EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO
O JEFE DEL CENTRO DE TRABAJO
____________________________
___________________________
RECIBÍ DE CONFORMIDAD
EL GERENTE DEL ESTADO O DEL ÁREA
____________________________
___________________________
Hoja: 69 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DE LA SALIDA DE BIENES (PARA DEPÓSITOS EN TRANSITO Y OFICINAS)
Responsable de Salidas deberá capturar la siguiente información:
CAMPO
CONTENIDO
1. No. de Salida
Es un número consecutivo de salida de c onformidad con el control de salidas, des de el
No. 1 y hast a la salida “n ”, renovando cada numeración al inicio
de cada añ o. Se
recomienda se anote con número grande y visible
2. Fecha de salida
Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.
3.
Unidad Anotar el nombre de la Unidad Administrat iva a la que se le entregará el material que se
Administrativa de menciona.
destino
4. Clave
5. Artículo
Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.
6. Cantidad
7. Costo
8. Total
Indica el costo total por la t otalidad de los bienes entregados – recibidos. El Siste ma lo
registra automáticamente.
9. Inventario
En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado
previamente por la Coordinación de Inventarios.
10. Observaciones
Esta co lumna se utiliza pa ra hacer algu na anotación relevante relacionada con los
bienes que se entregan. Eje mplo: para el caso de biene s foliados co mo algunas fo rmas
o etiquetas, deberá de anotarse el rango de folios que se están entregando.
11. Firmas
Anotar nombre y cargo de las personas mencionadas en los recuadros. Para el caso de
las dos firmas solicitadas de l lado derecho, será suficiente con que se firme solo una de
ellas.
12. Sello de la Una vez que se entregan los bienes, quien recibe anota su nombre y cargo y firma de
oficina receptora
recepción de conformidad y estampa el sello de la oficina a la que está adscrito.
Hoja: 70 de 72
Rev. A1
Anexo 17
FICHA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE
VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL
SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS
FICHA DE ENTREGA - RECEPCION DE VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL
ENTIDAD O DIRECCIÓN CORPORATIVA: (1)___________________________________________________________
OFICINA POSTAL O CENTRO DE TRABAJO (2) ________________________________________________________
Fecha: (3) _____________________________
Nombre del empleado: (4) _____________________________________________________________________________
Función: (5) ________________________________________________________________________________________
(6) PRENDAS QUE SE ENTREGAN:
VESTUARIO
PRENDA
BLUSA
/CAMISA
MANGA
CORTA
BLUSA
/CAMISA
MANGA
LARGA
PANTALÓN
FALDA
BATA
OVEROL
ZAPATOS
(PAR)
CHAMARRA
BERMUDA
GORRA
CANTIDAD
TALLA
PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL
PRENDA
CASCO
CASACA
GUANTES
FAJA
CANTIDAD
TALLA
(7) FIRMAS
ENTREGA
SELLO DE LA OFICINA
RECIBE
Nombre y firma del empleado
Recibo de conformidad y me comprometo
a utilizar las prendas en mis labores
cotidianas al Servicio del Correo.
Nombre y firma del titular de la
oficina postal o centro de trabajo
(8) COMENTARIO U OBSERVACIONES:
PARA USO DEL EMPLEADO QUE RECIBE Y/O DEL EMPLEADO QUE ENTREGA
Hoja: 71 de 72
Rev. A1
INSTRUCTIVO DE LA FICHA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE
VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL
NO.
CAMPO
CONTENIDO
1
Direcciones Regionales, Corporativas y Anotar el no mbre de las Gerencias Est atales depend ientes
Metropolitana
de las Direcciones Regio nales, en el caso de oficinas
centrales, la Dirección Corporativa a la que pertenece.
2
Oficina postal o centro de trabajo
Anotar el nom bre de la unid ad administrativa de adscrip ción
pudiendo ser: oficina postal, centro operativo, coordina ción,
etc.
3
Fecha
Fecha en que se hace entrega de las prendas.
4
Nombre del Empleado
Anotar el nombre completo del empleado.
5
Función
Anotar el nombre de la función que desempeña el empleado
al que se le entregan las prendas. La función del empleado y
la cantidad de prendas entregadas, deberá estar acorde a lo
que autorice la Dirección Corporativa de Recursos Humanos.
6
Prendas que se entregan
Anotar por ca da una de las prendas, la cantidad de prendas
que se entregan y las tallas.
7
Firmas
Deberá anota rse el nombre de la persona que entrega,
debiendo ser preferentemente el titular de la oficina postal o
centro de trabajo y el nombre del empleado que recibe las
prendas, quienes deb
erán firmaren el es
pacio
correspondiente. Asimismo, deberá estamparse el sello de la
oficina donde se entrega.
8
Comentarios u observaciones
El empleado que recibe y/o el empleado que entrega podrán
utilizar este espacio p ara hacer cualquier an
otación
relacionada con la entrega – recepción de las prendas.
Hoja: 72 de 72
Rev. A1
8. VIGENCIA
Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier
disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y

Transcripción

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