Interepretar listados de resultados del inventario y acciones

Interepretar listados de resultados del inventario y acciones

Manual para interpretar los listados de resultados del
inventario y acciones posteriores al inventario
Interpretacion del listado de resultados..........................................................................2
Parte inicial: ..............................................................................................................2
Parte central: .............................................................................................................2
Resumen de resultados: .............................................................................................2
Area de detalle de resultados se muestra:...................................................................2
EStatus de resultado de inventario: ........................................................................3
Acciones posteriores al inventario .................................................................................5
Interpretacion del listado de resultados
Parte inicial:
En la parte inicial del listado se muestra el rango de ITEMS que fueron escaneados, incluyendo
codigo de barra y clasificacion.
SHELF LIST INVENTORY REPORT April 13, 1995 for LOCATION North Branch
Beginning bar code and call #
Ending bar code and call #
35002000050943
35002000110194
PQ 2635 O9644M3
PQ 6653 O76R6
Parte central: se muestra que es lo que espera el sistema encontrar en ese rango.
i.
ii.
iii.
iv.
items existentes
Items prestados
Items con estatus que no es blanco y no deberian estar en los estantes.
Items con estatus que deberian estar en los estantes. The number of items expected
to be on the shelves is calculated by subtracting the number of items checked out
or with a non-blank status (missing or claimed returned) from the total in the
specified range.
Total number of items that exist in this range
Number currently checked out
Number of items with non-blank status
Number of items expected to be on the shelf
88
12
2
74
Resumen de resultados:
i.
ii.
iii.
iv.
Numero de codigos de barra en el archivo
Numero de codigos barra en el archivo que no pertencen a esta area de
los estantes.
Numero de codigos de barra en el archivo que estan intercalados
incorrectamente.
Numero de codigos de barra que faltaron en el archivo, porque los items
pertenecen al area inventariada:
A. Number of barcodes in input file
B. Number of barcodes in input file that
do not belong in this area of the shelves
C. Number of barcodes in input file that are in
wrong place in this area of the shelves
D. Number of barcodes that are MISSING from
the input file
72
2
6
4
Area de detalle de resultados se muestra:
i.
ii.
iii.
Numero de Linea: Cada item que pertenece a los estantes inventariados es numerado para
indicar su posición esperada en el estante. Los items que aparecen en el inventario
fisicamente pero no estan en la base de datos no son son numerados.
Estatus: Indica el resultado del inventario.
Codigo de barra del mtarial
iv.
v.
Clasificacion del item
Titulo del material.
EStatus de resultado de inventario:
-
-
-
-
OK on shelf: On-shelf: El material esta en el estante y tiene estatus para estar en el
estante:
o - IN LIBRARY
o a
o o
INTERNAL USE
o u
AUTOSERVICIO
o y
INTERNAL USE
o %
ILL RETURNED
OK checked out: Checked out: El material está prestado y no esta en el estante.
OK ST = [code]: El material no esta en el estante, pero tiene un estatus que indica que no
debe estar en el estante. Estatus de ítems que no deben estar en los estantes.
o m
MISSING
o l
LOST
o n
BILLED
o $
LOST AND PAID
o t
IN TRANSIT
o c
CATALOGACION
o e
ENCUADERNACION
o f
REPARACION
o s
ON SEARCH
o r
EN RED
o z
CLMS RETD
o !
ON HOLDSHELF
o d
DIGITALIZACION
o x
NO DISPONIBLE
ERR missing: Debería estar en el estante, es un candidato a material extraviado.
ERR msh: Mis-shelved: El ítem esta mal intercalado, la secuencia esta incorrecta. Si
pertenece a otra posición dentro del listado de resultados, se indica el número de línea
donde debería estar el material.
ERR no ítem rec: No existe ese código de barra dentro del sistema.
ERR os, but co: Esta en el estante pero esta prestado.
ERR ST = [code] STATUS = [code]: El ítem tiene un estatus que indica que debería estar
fuera del estante.
o m
MISSING
o l
LOST
o n
BILLED
o $
LOST AND PAID
o t
IN TRANSIT
o c
CATALOGACION
o e
ENCUADERNACION
-
o f
REPARACION
o s
ON SEARCH
o r
EN RED
o z
CLMS RETD
o !
ON HOLDSHELF
o d
DIGITALIZACION
o x
NO DISPONIBLE
ERR wrong loc: El ítem pertenece a una ubicación diferente de las que vienen en el
archivo de inventario.
LAST ITEM SHELVED: El último ítem inventariado que esta correctamente intercalado,
los siguientes tienen error de intercalación o de que faltan en el estante.
Acciones posteriores al inventario:
1. A partir del listado de resultados o haciendo una lista se identifican todos los que no
tengan fecha de inventario estos materiales son candidatos a EXTRAVIADOS:
a. Volverlos a buscar al terminar el inventario
i.
si aparecen se incluyen en el archivo material encontrado después del
inventario para inventariarlos
ii.
Si el material definitivamente no se encuentra utilizar el flujo:
http://biblioteca.itesm.mx/millennium/manuales/Marcar%20Extraviado.p
df
b. Reportar a seguridad interna todos los materiales que estén extraviados durante ese
inventario. Se sugiere incluir:
i.
Precios promedio por libro para que se vea el impacto económico
ii.
Fechas de creación del ítem para que se vea el impacto en el decrecimiento de la colección y si son compras recientes o no.
iii.
Áreas del conocimiento (Clasificación), autores y títulos, para tratar de
establecer patrones de pérdida de materiales.
2. Revisar los listados de resultados para corregir problemas de intercalación.
a. Identificar las áreas o ubicaciones mal intercaladas para detectar problemas:
i.
Capacitación en los intercaladores
ii.
Cargas de trabajo de los intercaladores
iii.
Capacitación de usuario
b. Intercalar correctamente todo el material.
3. A partir del listado de resultados o haciendo una lista se sacan de los estantes todos los
que tengan fecha de inventario y tiene estatus no permitidos en el estante,
a. Utilizar el flujo C17 Modificar estatus en ITEM del manual de capacitación
básica.
b. http://biblioteca.itesm.mx/millennium/manuales/Estatus.pdf
Estatus permitidos en el estante:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
m
l
n
$
t
c
e
f
s
r
z
!
d
x
MISSING
LOST
BILLED
LOST AND PAID
IN TRANSIT
CATALOGACION
ENCUADERNACION
REPARACION
ON SEARCH
EN RED
CLMS RETD
ON HOLDSHELF
DIGITALIZACION
NO DISPONIBLE
4. A partir del listado de resultados o haciendo una lista buscar en sala el material que esta
prestado pero si fue inventariado, utilizar el flujo: C19. Devolución ficticia del manual de
capacitación básica.
5. A partir del listado de resultados buscar los ítems que tienen error en el código de barra:
El material se busca en base a las claves de los materiales que están antes o después en el
listado de resultados.
a. Traerlos de sala y pasarlos a catalogación para que corrijan el error, puede ser que
este mal scaneado en el inventario, mal capturado en la base de datos o que de
veras no exista el código en la base.
6. A partir del listado de resultados buscar los ítems que tienen ubicación incorrecta:
a. Buscar en base a las claves de los materiales que están antes o después en el
listado de resultados.
b. Traerlos de sala identificar si el error es que el ítem pertenece a otra ubicación o el
registro del ítem tiene error en la ubicación.
i.
Si pertenece a otro campus:
http://biblioteca.itesm.mx/millennium/manuales/Anexo%20D.%20Presta
mo%20entre%20campus.pdf
ii.
Si pertenece al mismo campus, enviarlo a su ubicación correcta.
iii.
Si tiene error en el registro pasar a catalogación.