CPA-GC-11, Gestión Contractual

Código: CPA-GC-11
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
Versión: 03
Macroproceso: Gestión Administrativa y Contratación
Fecha de Aprobación: 19/03/2014
OBJETIVO
Gestionar de manera transparente y eficaz los recursos para la contratación de los bienes y/o servicios a través de los diferentes mecanismos de contratación necesarios para el cumplimiento de la misión y visión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas de acuerdo a los estándares y normatividad vigente.
ALCANCE
El proceso inicia con la identificación de la necesidad de las dependencias académicas y administrativas, la elaboración del plan anual de contratación y compras y la solicitud de adquisición de un bien y/o servicio para determinar el mecanismo de contratación acorde con los estándares y normatividad vigente.
LÍDER(ES)
GESTOR(ES)
Vicerrector Administrativo y Financiero
Jefe Oficina Asesora Jurídica
ENTRADAS
SALIDAS
PROVEEDOR(ES)
CICLO PHVA
CLIENTE(S) O USUARIO(S)
INSUMO(S)
Proceso: Planeación Estratégica e
Institucional
EXTERNO
Plan Operativo General
Planes de Acción (Necesidades registradas en en el Sistema ÍCARO)
Presupuesto Aprobado
Proceso: Gestión Contractual
Propuesta de ajuste al Plan Anual de Contratación y Compras (PACC) de la vigencia anterior
Proceso: Gestión Contractual
Plan Anual de Contratación y Compras (PACC)
Proceso: Gestión y Desarrollo del
Talento Humano
PLANEAR
INTERNO
PRODUCTO(S)
Elaborar el Plan Anual de Contratación y Compras (PACC)
HACER
Proceso: Gestión Contractual
Seleccionar la oferta o propuesta más favorable
Proceso: Gestión de Recursos
Financieros
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Proceso: Gestión Contractual
Listado maestro de proveedores
Oferente Seleccionado
Resolución de Adjudicación
Solicitud de Elaboración de Contrato
Listado Maestro de Proveedores
Proceso: Gestión Jurídica
Supervisor y Contratista
Proveedores
Proceso: Planeación Estratégica e
Institucional
Entes de Control
Procesos Misionales
Consolidar y aprobar la evaluación de proveedores (Evaluar los
productos y/o servicios recibidos y Evaluar los aspectos técnicos)
Listado Maestro de Proveedores (Actualizado)
Realizar seguimiento al Plan Anual de Contratación y Compras.
Propuesta de ajuste al Plan Anual de Contratación y Compras (PACC) de la
vigencia anterior
Proceso: Gestión Contractual
Ajustar el Plan Anual de Contratación y Compras
Plan Anual de Contratación y Compras (PACC) Ajustado
Proceso: Gestión Contractual
Todos los Procesos
VERIFICAR
Evaluación y Reevaluación de Proveedores
Información histórica y actual de contratos y proveedores
Información histórica y actual de supervisión en interventoría
Plan Anual de Contratación y Compras (PACC)
Control de la ejecución del Plan Anual de Contratación y Compras (Control de CDP y RP)
Información histórica y actual de contratos y proveedores
Información histórica y actual de supervisión en interventoría
Propuesta de ajuste al Plan Anual de Contratación y Compras (PACC) de la vigencia anterior
Listado Maestro de Proveedores (Actualizado)
ACTUAR
Proceso: Gestión Contractual
Partes Interesadas
Mecanismo de contratación seleccionado
Listado Maestro de Proveedores (Actualizado)
Terminos de Referencia /Pliego de Condiciones
Mecanismo de contratación seleccionado
Proceso: Gestión Jurídica
Proceso: Gestión Contractual
Terminos de Referencia /Pliego de Condiciones
Proceso: Gestión Contractual
Proceso: Gestión Contractual
Entes de Control
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Solicitud de la Necesidad
Estudio de Oportunidad y Conveniencia (ECO)
Proceso: Gestión Jurídica
Todos los Procesos
Certificado de No Existencia de Personal
Todos los Procesos
Todos los Procesos
EXTERNO
Plan Anual de Contratación y Compras (PACC)
Determinar el mecanismo de selección del contratista
Proceso: Gestión de Recursos
Financieros
INTERNO
SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN
GESTIÓN DE RIESGOS
NORMOGARAMA
Ver Sistema de Indicadores
Ver Plan de Mitigación de Riesgos
Ver Normograma
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO
REQUISITOS APLICADOS AL PROCESO
RECURSOS
DOCUMENTOS ESPECIFICOS (Procedimientos, Instructivos, Guías, Programas, etc.)
Recursos Humanos:
Caracterización:
Competencias: Establecidas para funcionarios públicos de los distintos niveles jerárquicos en el decreto No. 2539 del 22 de julio de 2005 del Departamento Administrativo de
la Función Pública .
CPA-GC-11, Gestión Contractual
7.4.1 Proceso de adquisición de
bienes y servicios.
Procedimientos:
7.4.2 Información para la
adquisición de bienes y servicios.
GC-PR-001, Elaboración del Plan Anual de Contratación y Compras
GC-PR-002, Contratación CPS y OPS
GC-PR-003, Contratación Directa
GC-PR-004, Invitación Directa
GC-PR-005, Convocatoria Pública
GC-PR-006, Evaluación de Proveedores
Recursos Físicos:
NTCGP 1000:2009
7.4 Adquisición de bienes y
servicios.
7.4.3 Verificación de los productos
y servicios adquiridos.
8.4 Análisis de datos.
Infraestructura: Instalaciones locativas, equipos de cómputo, servidores, Redes de cómputo, Red interna y comunicación.
Instructivos:
Tecnológicos: Internet, sistemas de información de infraestructura, Windows y bases de datos.
GC-PR-003-IN-001, Instructivo para la formulación del Estudio de Conveniencia y Oportunidad
GC-PR-004-IN-002, Instructivo para la Recepción de Documentos
GC-PR-006-IN-003, Instructivo para la Evaluación y Reevaluación de Proveedores
MECI 1000:2005
Subsistema de Control Estratégico
Componente: Direccionamiento
estratégico, Planes y Programas.
Subsistema de Control de Gestión
Componente: Comunicación
Pública, Comunicación Informativa,
Actividades de Control, Controles.
Subsistema de Control de
Evaluación
Componente: Autoevaluación y
Planes de mejoramiento.
Formatos:
Ambiente de Trabajo:
Condiciones favorables en cuanto a ventilación, iluminación y temperatura.
Sistemas de Información Especiales:
SICAPITAL, ICARO.
GC-PR-001-FR-001, Resolución de Aprobación del Plan Anual de Contratación y Compras
GC-PR-001-FR-002, Resolución de Modificación del Plan Anual de Contratación y Compras
GC-PR-001-FR-003, Control Ejecución del Plan Anual de Contratación y Compras (Control de CDP y RP)
GC-PR-002-FR-004, Solicitud de Contratación OPS y CPS
GC-PR-002-FR-005, Lista de Documentos OPS
GC-PR-002-FR-006, Lista de Documentos CPS
GC-PR-002-FR-007, Solicitud de Contratación de Servicios
GC-PR-003-FR-008, Estudio de Oportunidad y Conveniencia
GC-PR-003-FR-009, Lista de Documentos Contratación Directa
GC-PR-003-FR-010, Verificación de Documentos Legales por Parte del Supervisor del Contrato
GC-PR-003-FR-011, Orden de Servicio
GC-PR-003-FR-012, Orden de Compra
GC-PR-004-FR-013, Formato Único de Requerimiento de Compras y/o Servicios
GC-PR-004-FR-014, Pliego de Condiciones
GC-PR-004-FR-015, Acta de Inicio y Publicidad Invitación Directa
GC-PR-004-FR-016, Entrega de Propuestas, Asistencia a Audiencia Pública o Visita Técnica
GC-PR-004-FR-017, Acta de Suspensión de Invitación Directa
GC-PR-004-FR-018, Acta de Adjudicación Invitación Directa
GC-PR-004-FR-019, Acta de Cierre de Audiencia
GC-PR-004-FR-020, Adendo Pliego de Condiciones
GC-PR-004-FR-021, Solicitud Presupuestal
GC-PR-004-FR-022, Evaluación Inicial
GC-PR-005-FR-023, Resolución Apertura Convocatoria
GC-PR-005-FR-024, Resolución de Suspensión Convocatoria
GC-PR-005-FR-025, Resolución de Adjudicación Convocatoria
GC-PR-005-FR-026, Resolución de Reinicio Convocatoria
GC-PR-005-FR-027, Revocatoria de Convocatoria
GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores
GC-PR-006-FR-029, Listado Maestro de Proveedores
GC-PR-006-FR-030, Informe Semanal de Interventoría
GC-PR-006-FR-031, Informe Mensual de Interventoría
INTERACCIÓN DEL PROCESO
GRUPOS DE INTERÉS O PARTES INTERESADAS
Reguladores:
Vicerrector Administrativo y Financiero, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, , Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, Ordenadores del Gasto, Jefe de la División de Recursos Financieros.
Entes de Control:
Contraloría Distrital, Contraloría General de la República, Procuraduría, Veeduría Distrital, Personería, los diferentes supervisores asignados a cada contrato.
Todos los Procesos
Proveedores:
Todos los procesos y proveedores externos.
Usuarios/Beneficiarios:
Todos los procesos y comunidad universitaria.
ELABORÓ
Nombre: Grupo SIGUD
Cargo: N/A
Fecha: 19/03/2014
REVISÓ
Nombre: William Cárdenas Ovalle
Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero
Fecha: 19/03/2014
APROBÓ
Nombre: William Cárdenas Ovalle
Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero
Fecha: 19/03/2014
NTD-SIG 001:2011