INCAE Business School

La Escuela de Negocios INCAE, incluida por Financial
Times entre las 10 mejores Escuelas de Negocios del
mundo ha implantado con notable éxito el software de
Gestión por Procesos AuraPortal.
Caso de Éxito
INCAE Business School
Sobre INCAE
Compañía
INCAE Business School
Dirección
La Garita, Costa Rica y Montefresco,
Nicaragua
Web
www.incae.edu
Productos y Servicios
Formación de Post-Grado. Programas y
Seminarios de Capacitación Ejecutiva.
Mercado Objetivo
Líderes que desarrollen el potencial de
la región latinoamericana.
Extracto
INCAE es una Escuela de Negocios centroamericana con sedes en Costa Rica y
Nicaragua.
Con más de 40 años de experiencia en
América Latina, INCAE Business School
ha ofrecido más de 50 programas de
MBA a tiempo completo y más de 20
programas de Executive MBA.
INCAE ha sido calificada consistentemente en los últimos años como la mejor Escuela de Negocios de América Latina y ha obtenido el reconocimiento de
ser parte de las 10 mejores Escuelas de
Negocios del mundo.
En 2009, INCAE ratifica su liderazgo, como la Escuela de Negocios #1 de América Latina, de acuerdo al ranking de la Revista América Economía. Así mismo, el
diario Financial Times la califica como
una de las mejores 50 Escuelas de Negocios en el mundo en Educación Ejecutiva. Fuente: Wall Street Journal 2005, Financial Times Ranking MBA 2006, Ranking de América Economía 2003, 2004,
2005, 2006, 2007, 2008 y 2009 Eduniversal 2008, Financial Times Ranking Executive Education 2009.
La implantación de la Plataforma de Gestión por Procesos de AuraPortal
está permitiendo a INCAE Business School documentar, innovar y optimizar sus procesos, así como establecer una cultura basada en éstos. Personal de cada vez más instancias internas están coordinando para asegurar
mejores aplicaciones y evitar la duplicidad de esfuerzos. INCAE tiene claro
que la plataforma no resuelve todo, pero que es clave y muy adecuada para mejorar el desempeño.
LA PROBLEMÁTICA
Hace 14 meses INCAE Business School no contaba con una solución de Business
Process Management (BPM por sus siglas en inglés). Limitantes en la gestión de
información para la toma de decisiones financiero-contables fue el motivante inicial
de la introducción de BPM en INCAE. No obstante, con el fin de aprender del tema
mientras se hacían las primeras aplicaciones, se optó por el proceso de documentos
académicos como piloto.
Caso de Éxito: INCAE
Neil Camacho
Facilitador de Innovación y
Calidad de Procesos de INCAE
“AuraPortal tuvo el porcentaje de mayor calificación (...), tuvo que ver con
las posibilidades de realizar negocios
enfocados a lo que necesitaba INCAE.
Ha sido una tarea interesante donde
estamos aprendiendo, innovando y
creando. Además, estamos pensando
en lanzar una Certificación Interna
AuraPortal".
LA SOLUCIÓN
La primera etapa estuvo asociada a un estudio del mercado y el análisis
de cómo se utilizaba la Gestión por Procesos en diversas organizaciones.
INCAE analizó cuatro soluciones de las cuáles escogió finalmente
AuraPortal, una plataforma para diseñar y ejecutar con gran facilidad y
sin necesidad de añadir programación, todos los procesos de negocio de
la organización, por muy complejos que sean. Esta característica
permitiría a INCAE disminuir drásticamente los tiempos y costes de la
implantación de los procesos y, lo que es aún más importante, modificar
en cualquier momento sus estrategias, operativas, etc., para adaptarse a
las situaciones cada vez más cambiantes.
Además, su Core BPM contiene los módulos residentes de Procesos,
Intranet/Extranet y Gestión Documental, que son las funcionalidades que
necesitaba INCAE para implementar una Gestión por Procesos a nivel
corporativo.
Después de la puesta en marcha del primer proceso, el equipo de trabajo
de la escuela de negocios ha sido seducido por la implantación de soluciones tecnológicas, de tal forma que el siguiente paso fue la implantación de
un nuevo proceso bautizado como 'Selección de reclutamiento de
personal de desarrollo humano'.
En esta ocasión el trabajo fue realizado aun en menor tiempo, gracias a
la experiencia obtenida previamente.
LOS RESULTADOS
La puesta en marcha del primer proceso sobre el software de Gestión
por Procesos de AuraPortal BPM ha eliminado días de espera para los
estudiantes.
Además, AuraPortal es capaz de gestionar recursos humanos, control de
calidad y gestión de riesgos, para lo que cuenta con funciones enfocadas en
la gestión documental y de contenidos digitales, aprovechados por la escuela de negocios especialmente porque al inicio de la solución logró sacar a
la luz una serie de errores.
Caso de Éxito: INCAE
El hecho de que AuraPortal contenga las funcionalidades necesarias
para
mentar una Gestión por Procesos a nivel corporativo, condición
necesaria para llegar a un nivel de Excelencia en la gestión empresarial.
Concretamente pueden destacarse tres funcionalidades difíciles de
encontrar en otras suites BPM:
Tecnología DAD (Dynamically Activated Divisions) enfocada a
la creación de mult-ipáginas de forma que desde una misma tarea
se puedan gestionar diversas actividades, campos y divisiones
condicionadas.
Jose Luís Araya
Coordinador de Innovación y
Calidad de Procesos de INCAE
“La innovación más significativa ha sido en cuanto a tiempos de respuesta
(...). Los procesos que requerían un
tiempo de ejecución de casi un día, se
han reducido a ejecuciones de entre 15
y 20 minutos".
Las interfaces de usuario están preparadas y adaptadas para ser vidispositivo
móvil.
El sistema de Tratamientos Distribuidos de la herramienta
permite gestionar grupos de múltiples elementos de forma
paralela pero
el grupo como una unidad.
En este momento INCAE ha completado la documentación de los procesos que son gerenciados por la Dirección Financiera, pero que son
transver
yo del 2014 el objetivo es iniciar el proceso de innovación de
estos proce
en coordinación con todos los involucrados, en especial TI.
Automatización de Procesos Empresariales (BPMS) | Analítica Inteligente | Movilidad | Cloud | Social
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