ANEXO Manual de Procedimientos para la

ANEXO Manual de Procedimientos para la

ANEXO
Manual de Procedimientos para la Administración del Fondo
Patrimonial de Donaciones de la Universidad EAN
(Para estudiantes de pregrado).
1. Definiciones y criterios básicos.
1.1. Financiación
Financiar matrícula: Es el Otorgamiento de un crédito educativo a
un estudiante de pregrado ya sea por primera vez o para
renovación, con cargo a los rendimientos del Fondo Patrimonial de
Donaciones, para efectuar el pago parcial o total de una matrícula
en la Universidad EAN.
Crédito educativo por primera vez: según la legislación
colombiana, crédito educativo es un Contrato de mutuo con interés,
entre el estudiante-su codeudor y la Universidad EAN-Fondo
Patrimonial de Donaciones, por un valor de capital y los intereses
definidos.
Renovación de un crédito educativo: Es otorgar otro crédito a un
estudiante que ha sido beneficiario de financiación del Fondo, para
que continúe con sus estudios.
En estos dos casos, las transacciones se formalizan trasladando el
valor financiado de las cuentas del Fondo Patrimonial de
Donaciones a las de la Universidad EAN. Además, los créditos se
otorgan, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos y la
disponibilidad de recursos.
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1.2. Proyectos de Mejoramiento Educativo.
De los recursos asignados a los proyectos de mejoramiento
educativo de los programas académicos de la Universidad EAN,
acreditados de manera voluntaria, se dejará el registro y soporte
respectivo para cada programa, en cumplimiento del Acuerdo N° 30
de agosto 18 de 2005.
En el Plan de Acción anual de la Universidad se definirán e
incluirán los proyectos de mejoramiento educativo que se
desarrollarán parcial o totalmente con los rendimientos del Fondo
Patrimonial de Donaciones.
1.3. Portafolio de Inversiones y depósitos en cuentas bancarias.
El Fondo Patrimonial de Donaciones tendrá como política efectuar
inversiones y depósitos de bajo riesgo, de acuerdo con los
siguientes parámetros:
Los recursos del fondo se invertirán principalmente en títulos de
renta fija y se depositarán en cuentas de ahorro o corriente.
Los emisores de las inversiones y los Bancos deberán tener una
calificación de largo plazo AA o superior.
Ningún emisor o banco podrá tener una participación superior al
25% del portafolio, incluidos los saldos que se presenten en las
cuentas bancarias, excepto cuando se trate de la Nación o el
Banco de la República.
Hasta la tercera parte del portafolio y las cuentas podrán estar
invertidos a largo plazo (más de 1 año).
Transitorio: Se deberá efectuar la recomposición del portafolio
actual para que cumpla con los parámetros anteriores, a más tardar
al corte de diciembre de 2010. La Vicerrectoría Financiera y de
Recursos Físicos presentará la propuesta de recomposición al
comité de inversiones de la Universidad.
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2. Recursos disponibles del Fondo
educativos en la vigencia anual.
para
otorgar
créditos
El valor máximo que podrá tener el saldo de la cartera de créditos
educativos del fondo (vencida más corriente) en la vigencia, resultará
del siguiente cálculo:
Valor base: Valor del Fondo Patrimonial de Donaciones, según
estados financieros dictaminados, al último corte trimestral de fecha
anterior a la de la evaluación de solicitudes de crédito.
Menos: Capital inicial del Fondo Patrimonial de Donaciones ($1.452
millones), y nuevas donaciones y capitalizaciones ($132,5 millones
capitalizados en el 2009).
Menos: Capitalización anual del 20% de los rendimientos de las
inversiones causados en el año anterior. Esta capitalización se
efectuará a partir del año 2010, con los rendimientos causados
durante el año 2009.
Menos: Recursos anuales asignados presupuestalmente a proyectos
de mejoramiento educativo.
Resultado: El valor máximo que podrá tener el saldo de cartera de
créditos educativos del fondo.
Recursos disponibles del fondo: Resultará de comparar el valor
máximo que podrá tener el saldo de cartera de créditos educativos del
fondo, frente al valor contable de la cartera de créditos del Fondo al
último corte mensual. La diferencia será la disponibilidad para el
otorgamiento de créditos educativos.
Esta fórmula se aplicará en cada vigencia de acuerdo a las cifras
actualizadas.
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3. Políticas aplicables respecto a los créditos educativos.
3.1. Exposición y límites para los créditos educativos.
Con el propósito de que el estudiante de escasos recursos
económicos tenga acceso a un crédito educativo con
características que disminuyan el riesgo de no pago, se definen las
siguientes premisas para los créditos: 1) cuotas razonables, por
largo plazo de amortización y tasa de interés baja y 2) motivación
a la permanencia del estudiante (para reducir la deserción).
Para cumplir con lo anterior, se establecen los siguientes criterios:
o Monto del crédito: Hasta el 80% del valor de la orden de matrícula
del ciclo a cursar, antes de cualquier descuento.
o Se garantiza la Cohorte: Si el estudiante no deserta según los
reglamentos de la Universidad EAN, cumple las condiciones de
renovación de este reglamento y hay recursos disponibles en el
Fondo, podrá acceder a la financiación del siguiente ciclo
académico.
o Plazo: Hasta 8 años desde el momento de cada desembolso.
o Tasa de interés: Durante la época de estudios, la equivalente a la
variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año
anterior. Después del grado, será la equivalente a la variación del
IPC + 4% anual, siempre que no supere la tasa de interés de usura.
o Cuota mensual: Incluye amortización a capital e intereses.
o Desembolsos independientes: Cada ciclo académico financiado
tendrá su cálculo de cuota independiente. En las renovaciones
(créditos nuevos) se sumarán los créditos y las cuotas de los ciclos
anteriores para que el estudiante pague una sola cuota.
o Garantías: Pagaré a favor de la Universidad EAN – Fondo
Patrimonial de Donaciones, firmado por el estudiante y por el
deudor solidario, quien debe demostrar ingresos de al menos dos
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
o Interés de mora: El equivalente al 50% del interés de usura a partir
del siguiente mes de vencida la cuota. Se aplica a la suma de las
cuotas no pagadas.
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Nota: En caso de deserción del estudiante la tasa de interés del
crédito se aumentará automáticamente al DTF + 7 por ciento anual,
ajustándose la cuota mensual correspondiente, siempre y cuando no
se supere la tasa de interés de usura.
3.2
Requisitos y verificaciones para acceder al crédito
• Crédito educativo por primera vez:
o Visita domiciliaria para verificar de la situación económica del
estudiante, de la cual se dejará el reporte.
o Declaración notarial extrajuicio de los padres, en la que se
certifique que no tienen ingresos superiores a cuatro salarios
mínimos mensuales legales vigentes. En caso de no tener los
padres vivos, se deben presentar los respectivos certificados de
defunción.
o Declaración notarial extrajuicio del estudiante en la que se
certifique que no tiene ingresos superiores a cuatro salarios
mínimos mensuales legales vigentes.
o Formato diligenciado por el deudor solidario con declaración de
renta o certificado de ingresos y retenciones, que permita validar
que tiene ingresos de al menos dos salarios mensuales legales
vigentes.
o Si es estudiante nuevo en la Universidad EAN, certificación del
puntaje del ICFES que demuestre al menos un resultado global
promedio de 50.01 puntos sobre 100. Si es estudiante antiguo
de la Universidad EAN, se tendrá como soporte el certificado de
notas del último ciclo académico que demuestre que aprobó
todas las unidades de estudio que cursó.
• Renovación de un crédito educativo:
El estudiante deberá presentar los siguientes documentos:
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o Declaración notarial extrajuicio de los padres, en la que se
certifique que no tienen ingresos superiores a cuatro salarios
mínimos mensuales legales vigentes. En caso de no tener los
padres vivos, se deben presentar los respectivos certificados de
defunción
o Declaración notarial extrajuicio del estudiante en la que se
certifique que no tiene ingresos superiores a cuatro salarios
mínimos mensuales legales vigentes.
o Formato diligenciado por el deudor solidario con declaración de
renta o certificado de ingresos y retenciones, que permita validar
que tiene ingresos de al menos dos salarios mensuales legales
vigentes.
o Certificación de estudios expedida por Registro Académico, que
demuestre haber aprobado todas las unidades de estudio del
último ciclo cursado, trámite que se ejecutará internamente en la
Universidad.
Nota: Para la renovación de un crédito educativo el estudiante
debe estar al día en las cuotas de créditos anteriores.
Dado que los recursos del Fondo Patrimonial para otorgar créditos
educativos son limitados, se dará prelación a los estudiantes
antiguos de la Universidad EAN y dentro de estos a quienes hayan
sido puntuales con los pagos de sus créditos, tengan un promedio
académico superior a 80 sobre 100 y no registren sanciones de
acuerdo con el Reglamento Estudiantil.
Los créditos y renovaciones serán otorgados si hay recursos
disponibles en el Fondo.
3.3
Recuperación de cartera ante incumplimientos de cuotas
de créditos.
Para la recuperación de la cartera vencida se procederá así:
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o
o
o
A los 30 días de mora: Llamada telefónica o envío de correo
electrónico al estudiante recordándole su obligación.
A los 60 días de mora: Envío de comunicación formal al
estudiante y a su codeudor con el valor a pagar incluídos los
intereses de mora, calculados desde el primer día en que entró
en mora y aviso de entrega del caso a entidad especializada
en cobranza.
A los 90 días de mora: Entrega del pagaré a una entidad de
cobranza especializada para que adelante el cobro prejurídico
y jurídico.
Nota: Estas gestiones también se realizan para la cartera que
exista antes de entrar en vigencia este manual.
4. Comité de evaluación de solicitudes.
El Fondo Patrimonial de Donaciones tendrá un comité de
Evaluación de solicitudes de financiación, conformado por el
Vicerrector Financiero y de Recursos Físicos, el Coordinador de
Tesorería, el Director de Mercadeo y el Director del Medio
Universitario. Este comité se reúne para cada ciclo académico
en el cual haya solicitudes de créditos educativos, recibidos por
el Director de Mercadeo. El comité desarrollará las siguientes
actividades:
o Verificar la disponibilidad de recursos del Fondo para otorgar
créditos educativos.
o Evaluar las solicitudes y verificar el cumplimiento de requisitos
y políticas de otorgamiento.
o Verificar el cumplimiento de las políticas de recuperación de
cartera.
o Aprobar los créditos, con sus montos, intereses, plazos,
beneficiarios y demás condiciones del crédito
o Proponer cambios o mejoramientos a las políticas de este
manual.
Nota: Todas las aprobaciones deben quedar registradas en
actas del comité.
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4. Aspectos operativos del Fondo Patrimonial de Donaciones
Para la operatividad del Fondo Patrimonial de Donaciones se
contará con los recursos humanos y técnicos que se requieran, de
acuerdo con los siguientes procedimientos que formarán parte del
Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad EAN:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Verificaciones para el otorgamiento de créditos
Formalización y legalización de créditos
Traslados de las cuentas del fondo a la Universidad.
Seguimiento y cobro de cartera
Renovación de créditos
Recaudo de cuotas
Manejo de documentos y registros
Sistemas de información y reportes Contabilidad y provisiones
Evaluación de impacto de la aplicación de recursos del
Fondo Patrimonial de Donaciones
Registros documentales.
Tercerización de actividades
Las actividades para la recuperación de la cartera del Fondo
Patrimonial de Donaciones podrán contratarse con entidades
especializadas, siempre que se cumpla con las políticas definidas
en este manual y sea conveniente por razones de costos,
eficiencia y calidad.
Elaboró:
Mauricio
Jimenez
Almonacid,
Vicerrector Financiero y
de Recursos Físicos
Revisado por: Ruben
Dario Gomez Saldaña,
Vicerrector
de
Planeación.
Revisado
por:
Santiago
Pinilla
Valdivieso,
Secretario General
NAG:. Mauricio Jimenez
Almonacid, Vicerrector
Financiero
y
de
Recursos Físicos
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