OBJETIVO: Verificar a través de visitas a las oficinas productoras de

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GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código: U-PR-11.005.003
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PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
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SUBPROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar a través de visitas a las oficinas productoras de documentos, el cumplimiento de la aplicación de las Tablas de
Retención Documental con el fin de garantizar la organización y mantenimiento de los Archivos de Gestión de la Universidad Nacional de
Colombia en cada Sede.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la programación de las visitas de las unidades básicas de gestión académica y administrativa de la
Sede y finaliza con el informe de resultados del seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental. Aplica para las
Unidades de Archivo Nacional y de Sede.
DEFINICIONES:
1. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y
consulta administrativa.
2. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
3. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de
un fondo documental.
4. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.
5. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
institución.
6. Seguimiento: Es el examen continuo o periódico por parte de la administración de la ejecución de una actividad con el fin de
garantizar y asegurar que las entregas de insumos, los calendarios de trabajo, los productos esperados conforme a metas establecidas
y otras acciones necesarias progresen de acuerdo con el plan trazado (Víctor Manuel Quintero Evaluación de proyectos sociales.
Bogotá: FES, 1997).
7. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
8. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
(Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Art. 24.
2. Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General (por la cual se fijan políticas documentales y se crea el sistema de archivos y regulan
los comités de archivos).
3. Resolución 386 de 2003 de la Rectoría General (por la cual se expide el reglamento general de archivo de la Universidad Nacional de
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Colombia).
4. Tablas de retención y transferencias documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. (Mini –manual No. 4).
5. Tablas de retención documental de la Universidad Nacional de Colombia.
6. Tablas de retención documental. Guía para su aplicación. Universidad Nacional de Colombia, Secretaría General y la Unidad Nacional
de Archivos, 2003.
7. Acuerdos 40 de 200 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
8. Acuerdos 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Art.1).
9. Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario).
CONDICIONES GENERALES:
1. Se hará seguimiento a los siguientes procedimientos documentales: Actualización de la Tablas de Retención Documental, Clasificación
y ordenación documental, inventario documental, conservación y acceso.
2. El seguimiento se realizará periódicamente por lo menos una vez al año.
3. En los archivos de gestión que tengan requerimientos de mejoramiento por la Dirección de la Universidad o la Contraloría General, el
seguimiento debe contemplarse como una actividad prioritaria, liderada por las Unidades de Archivo y los Jefes de Oficina.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID.
1
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPENDENCIA O UNIDAD
DE GESTIÓN
Unidades de archivo
de nacional y de
sede.
Programación del
seguimiento.
La Unidad de Archivo de Sede,
elabora el Plan de Seguimiento,
que debe contemplar los
archivos de gestión, fechas y
formatos a aplicar.
Cuando por disponibilidad de
recursos no sea posible realizar
el seguimiento a la totalidad de
archivos de oficina de la Sede,
se
procederá
mediante
muestreo y se tendrán en
cuenta las unidades básicas de
Secretarías de
Facultad.
Secretarías de Sede
de Presencia
Nacional.
CARGO Y/O
PUESTOD E
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Programa de
Seguimiento.
N/A
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Asistente de
TRD.
Secretarios de
Sede.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPENDENCIA O UNIDAD
DE GESTIÓN
CARGO Y/O
PUESTOD E
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Comunicación de la
programación.
N/A
Formato de
seguimiento
diligenciado.
N/A
gestión
académicas
o
administrativas de las que con
anterioridad
se
tenga
conocimiento de dificultades en
el mantenimiento de su archivo.
El seguimiento a los archivos de
gestión de las Sedes de
Presencia
Nacional
será
implementado
por
las
Secretarías de estas Sedes con
el acompañamiento la Unidad
Nacional de Archivo.
2
3
Concertar la
programación con las
oficinas
Realizar las visitas
de seguimiento.
Las Unidades de Archivo o
Secretarías
de
Sede
de
Presencia Nacional, notificarán
previamente a las Unidades
Básicas de Gestión con el fin de
concertar la fecha, hora y
disponibilidad para la visita de
seguimiento.
La Unidad de Archivo o las
Secretarías
de
Sede
de
Presencia Nacional, realizan la
revisión
del
estado
de
organización de los archivos de
gestión y diligencia los formatos
de seguimiento, con base en las
Unidades de
Archivo de Nacional
y de Sede.
Secretarías de Sede
de Presencia
Nacional.
Unidad de archivo
nacional o de sede.
Secretarías de Sede
de Presencia
Nacional.
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Asistente de
TRD.
Secretarios de
Sede de
Presencia
Nacional.
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Asistente de
TRD.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
DEPENDENCIA O UNIDAD
DE GESTIÓN
Tablas
de
Retención
Documental de la Oficina.
4
Elaborar informe de
seguimiento
Analizar
los
hallazgos
encontrados en la ejecución del
seguimiento y elaborar el
informe
general
y
por
dependencia visitada.
Unidades de archivo
nacional o de sede.
Secretarías de Sede
de Presencia
Nacional.
CARGO Y/O
PUESTOD E
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
INFORMÁTICOS
Informe de
seguimiento.
N/A
Secretarios de
Sede de
Presencia
Nacional.
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Asistente de
TRD.
Secretarios de
Sede de
Presencia
Nacional.
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Socializar los
resultados del
seguimiento
La Unidad de Archivo o las
Secretarías
de
Sede
de
Presencia Nacional, envían el
informe a las oficinas objeto del
seguimiento
con
las
recomendaciones de mejora en
caso de ser necesario. Presenta
un informe ejecutivo al Comité
de Archivo de Sede y a las
Secretarías de Facultad.
En el caso de las Sedes de
Presencia Nacional el informe,
cuando es elaborado por la
Unidad Nacional de Archivo, es
socializado con la Secretaría de
Sede y posteriormente se
presenta
ante
el
Comité
Académico y Administrativo de
Sede.
Formular propuestas
de mejora.
En caso de ser necesario, la
Unidad de Archivo y Secretarías
de Sede de Presencia Nacional,
formulan las correspondientes
directrices
o
plan
de
mejoramiento.
Aprobar el Plan de
mejoramiento
El Plan de Mejoramiento de la
Gestión Documental en Archivos
de Gestión debe ser presentado
por la Unidad de Archivo o
Secretarías
de
Sede
de
Presencia
Nacional
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Unidades de archivo
nacional o de sede.
Secretarías de Sede
de Presencia Nacional.
Unidades de archivo
nacional o de sede.
Secretarías de Sede
de Presencia Nacional.
Unidades de archivo
nacional o de sede.
Secretarías de Sede
de Presencia Nacional.
Asistente de
TRD.
Secretarios de
Sede de
Presencia
Nacional.
Acta del Comité de
Archivo o
Académico y
Administrativo de
Sede
N/A
Plan de
mejoramiento.
N/A
Acta del Comité de
Archivo de Sede o
Académico y
Administrativo de
Sedes de
Presencia
N/A
Jefes y
Coordinadores
de Archivo.
Secretarios de
Sede de
Presencia
Nacional.
Comité de
Archivo de
Sede
Comités
Académico y
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PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
SUBPROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
correspondiente
ante
el
respectivo de Comité de Archivo
de Sede o Comité Académico y
Administrativo para las Sedes
de Presencia Nacional.
ELABORÓ
Ligia Rendón, María Cristina Millán, y
Sara Lucía Amaya
CARGO
Coordinadora de Sección Archivo y
Correspondencia Sede Medellín
Coordinadora de Sección Archivo
Sede Manizales
Jefe Unidad Nacional de Archivo
FECHA
20 de agosto de 2008
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REVISÓ
CARGO
FECHA
Administrativo
de Sedes de
Presencia
Nacional
Ingrid Polanía, Yalvi Esperanza Marta,
Nolva Roa, Ligia Rendón, Ana Milena
González, María Cristina Millán, Ramón
García y Lauren Gómez
Secretarias de Sede de Caribe y Orinoquia,
Delegada de la Sede Amazonia, Jefes y
Coordinadores de Archivo de las Sedes
Medellín, Palmira, Manizales, y Bogotá.
Analista Simege Nodo Nacional.
Septiembre de 2008
APROBÓ
CARGO
FECHA
Nacional.
Sara Lucía Amaya P.
Jefe Unidad Nacional de Archivo Nivel
Nacional
26 de septiembre de 2008