Salida de Bienes del Almacén Central

Transcripción

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MAN~AL ADMINIS~RATIVO
R~d ~e Transporte de Pasajeros del
DistritoFederal
MP/DA/GA/11-02/07
PROCEDIMIENTO
SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL
~-
..1
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal"
2
20
De:
[ Paq:
('
~omb~ del Procl.'dbniento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL
íNDICE
MPIDAJGAJ 11-421 07
PAG.
OBJETIVO
3
POlÍTICAS DE OPERACiÓN
5
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
8
r
('
DIAGRAMA DE FLUJO
11
FORMA TOS E INSTRUCTIVOS
14
~
MANUALADMINISTRATIVO
r
B..
:"ombre del Procedbnlento:
Distrito Federal
De:
[ Pag:
3
20
~
M P/DAlGAl11-02I07
OBJETIVO
L
RED DE TRANSPORTE
DISTRITO FEDERAL
Nombre del Procedimiento:
DE PASAJEROS
DEL
4
De: .
[ Paq:
20
MP/DAlGAl11-02/07
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades que deberá realizar el personal de la
Unidad Departamental de Control de Almacenes, para garantizar que la salida de
bienes del Almacén Central, cumpla oportunamente su entrega con la cantidad,
características y especificaciones técnicas solicitadas; así como se efectúe la
captura de las "Requisiciones" en el Sistema de Almacenes y emitir la "Nota de
Salida del Almacén" Central, para el control y manejo de las existencias.
~
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r
DistritoFederal
:'110mb", del Procedimiento:
SALIDA
DE BIENES DEL ALMACÉN
.
CENTRAL
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Pag:
S
20
~
MP/DAlGAl11-02/07
POLíTICAS DE OPERACiÓN
:.¡
J
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito
Federal
6
De:
( Paq:
20
MP/DAlGAl11-02/07
POLÍnCAS DE OPERACIÓN
·
Será responsabilidad del personal que solicite un bien al Almacén Central, consultar vía
telefónica la existencia del mismo y elaborar la "Requisición al Almacén" Central
correspondiente.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes invariablemente deberá
verificar que toda "Requisición al Almacén" Central, cuente con la firma de la persona
autorizada para ello, o en su caso, por la facultada para firmar en ausencia de la misma.
·
El Gerente de Mantenimiento deberá entregar al Gerente de Abastecimientos el
Programa Anual de Surtimiento de las Gerencias Modulares, para que éste a su vez,
autorice la entrega de los bienes a los Módulos solicitantes.
·
En aquellos casos de no-existencia en el Almacén Central y que sean de carácter
urgente y vinculados a la operación del servicio, se apegarán a lo establecido en el
Procedimiento de Manejo y Reembolso del Fondo Modular.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes instruirá al personal para
que sean lotificados los bienes que van a ser entregados.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes deberá verificar que las
personas que acuden por los bienes surtidos, estén facultadas y registradas en el
catálogo de firmas del personal autorizado para recibir las refacciones, herramientas y
materiales del Almacén Central; en caso contrario no proporcionará ningún bien.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de
verificar que se realice la captura de las requisiciones en el Sistema de Almacenes, así
como se genere invariablemente la "Nota de Salida del Almacén" Central
correspondiente.
·
supervisar que los bienes que se entregan físicamente sean los solicitados en la
requisición y que ampara la "Nota de Salida del Almacén" Central.
~
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito
Federal
·
7
De:
[ Paq:
20
~
M P/DAlGAl11-02/07
Para el caso de Módulos, el personal del área Solicitante de bienes, deberá presentarse
al Almacén Central con el transporte asignado para recoger las refacciones,
herramientas y materiales, en caso de que acuda con una unidad de ruta, el Jefe de la
Unidad Departamental de Control de Almacenes verificará la autorización de la misma,
en caso de no proceder, cancelará la "Nota de Salida del Almacén" y no surtirá los
bienes solicitados.
· Para el caso de Oficinas Centrales; el surtimiento de bienes se entregará en dichas
oficinas al Titular del área solicitante o personal designado, por el Jefe de la Unidad
Departamental de Control de Almacenes.
·
mantener actualizado el Catálogo de firmas autorizadas para la recepción de bienes del
Almacén Central.
·
Será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes,
proporcionar un ejemplar de la "Nota de Salida del Almacén" Central correspondiente, a
los almacenes involucrados en entrega de refacciones llevados a cabo directamente por
los proveedores, con base al "Programa de Surtimiento"; documentación que permita a
los Almacenes Modulares, regularizar sus operaciones de abastecimiento.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, será responsable de
coordinar los trabajos de revisión y validación de los movimientos de entradas y salidas
del Almacén Central, y en su caso, efectuar la corrección en el Sistema de Control de
Almacenes; así como, tramitar ante la Gerencia de Informática, la elaboración de los
Reportes y Pólizas Contables correspondientes, al cierre mensual de existencias de
refacciones, partes y componentes en el Almacén Central.
·
La Gerencia de Informática será responsable de procesar y emitir vía Sistema, las
solicitudes de servicios informáticos que reciba de la Unidad Departamental de Control
de Almacenes y turnar a la Gerencia de Contabilidad los reportes junto con las Pólizas
Contables, para su conciliación.
·
La Gerencia de Contabilidad, será responsable de conciliar mensualmente, con la Unidad
Departamental de Control de Almacenes, las cifras del Reporte de Salidas y Pólizas
Contables.
A
I
Distrito Federal
.
:\ombn' del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL
r
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
[
8
De:
Pag:
20
MP/DAlGAl11-02I07
~
Distrito Federal
Unidad Administrativa
~
~
MP/DAlGAl11..{)2/07
Descripción de la Actividad
Tiempo
(Días)
AL INICIAR EL AÑO
GERENCIA DE
MANTENIMIENTO
1
Elabora en original y copia "Requisición al Almacén", envía
a la Gerencia de Abastecimientos original, recaba acuse en
copia y archiva.
1
GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS
2
Recibe "Requisición al Almacén" original y envía al Jefe de
la Unidad Departamental de Control de Almacenes para su
control y entrega respectiva.
1
J.U.D. DE CONTROL DE
ALMACENES
3
Recibe "Requisición al Almacén", verifica los datos
contenidos y lotifica programas de acuerdo al tiempo de
surtimiento.
CUANDO EL ÁREA SOLICITANTE SE PRESENTA A
RECOGER LOS BIENES
4
Verifica que sea personal autorizado del área solicitante
conforme a Catálogo de Firmas Autorizadas para recoger
los bienes y determina.
1
¿ES PERSONAL AUTORIZADO?
5
NO
I Le comunica verbalmente la anomalía y no entrega los
bienes. Se remite al fin del Procedimiento.
6
I Registra y captura en Sistema computarizado de almacenes
SI
la "Nota de Salida" conforme a la "Requisición al Almacén",
emite en dos tantos la misma, recaba firma en "Nota de
Salida" del Jefe de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes, Jefe de Almacén y del personal que recibe los
bienes, entrega bienes junto con segundo tanto al personal
autorizado del área solicitante, archiva primer tanto de la
"Nota de Salida".
ÁREA SOLICITANTE
7
Recibe bienes junto con segundo tanto de la Nota de Salida
del Almacén Central.
Procedimiento: Recepción y
Almacenaje de Refacciones en Almacén Modular.
1
MENSUALMENTE
ALMACENES
8
Emite vía Sistema computarizado el "Listado de Notas de
Salida" del Almacén Central, verifica que esté correcto y
solicita a la Gerencia de Informática la elaboración del
reporte y pólizas contables, para que sean enviados por
Informática a la Gerencia de Contabilidad, para conciliar las
cifras.
1
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL
Unidad Administrativa
Paq:
De:
10
20
~
MP/DAlGAl11.fJ2/07
Descripción de la Actividad
GERENCIA DE
INFORMÁTICA
9
Recibe solicitud, procesa información y emite "Reporte de
Salidas" y Pólizas Contables, envía a la Gerencia de
Contabilidad.
GERENTE DE
CONTABILIDAD
10
Recibe "Reporte de Salidas" y Pólizas Contables, concilia
las cifras y determina.
Tiempo
Días
5
¿ EXISTEN ANOMALíAS EN LOS LISTADOS?
SI
ALMACENES
11
Envía "Reporte de Salidas" al Jefe de la Unidad
Departamental de Control de Almacenes para su
corrección.
1
12
Recibe "Reporte de Salidas", extrae de archivo las "Notas
de Salida" y elabora correcciones al "reporte". Se remite a la
actividad 9.
1
NO
GERENTE DE
CONTABILIDAD
13
Recibe documentos y archiva. Enlace con Procedimiento
Registro y Control.
FIN.
Red de Transporte
Distrito Federal
.
r
;-';ombn-del Procedinúento:SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN
r
11
de Pasajeros del
CENTRAL
DIAGRAMA DE FLUJO
.[
De:
Pag:
20
MPIDAlGAl11-02I07
~
.
'
'0
Distrito Federal
.
. ..1
Pag:
De:
Nombre del Procedbrúento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL
GERENCIA DE
MANTENIMIENTO
GERENCIA
J.U.D.
DE
MP/DAlGAl11-02/07
DE ABASTECIMIENTOS
CONTROL
DE ALMACENES
AREA
2
RECIBE"REQ
ENVIA
PARA
SEGUIMIENTO.
ELABORA "REQUISICION AL ALMACEN"
ENVIA A LA GCIA.
DE ABASTEC. ORIG.
y ACUSA EN COPIA
SIC
ALM"
SU
Y
12
20
SOLI
C IT ANTE
7
VERIFICA
QUE SEA
PERSONAL
AUTORIZ.
CONFORME
AL CATALOGO DE FIRMAS
Y
DETERMINA.
RECIBE BIENES
JUNTO CON 2DO
TANTO DE LA NOT A DE SAL!DA DEL ALM.C.
ION
o
AL ALM.
o
o
.
COflT
PAG.13
ACT.8
3
RECIBE
"REQUISICION AL ALMACEN"
VERIFICA
DATOS
Y
LOTIFICA
PROGRAMAS DE ACUERDO
Al
TIEMPO
DE SURTIDO
o I I
COMUNICA
VER I BALMENTE
ANOMA
L! A Y NO ENTRE
GA LOS BIENES.
CATALOGO DE
FIRMAS A\JT.
6
REGISTRA
Y CAPTURA
EN SISTEMA
COMPUTARIZADO
NOTA DE SALI
DA,EMITE
EN DOS TAN
TOS LA MISMA,RECABA
FIRMA
y ENTREGA
BIE
NES y 2DO TANTO
AL
ARE A SOLICITANTE
AR
CHIVA
PRIMER
TANTO.
lo
Distrito Federal
.
Pag:
De:
13
20
MP/DAlGAl11-02/07
J.U.D. DE
CONTROLDE ALMACENES
GERENCIA DE INFORMATICA
GERENCIA
DE CONTABILIDAD
VIENE
B
PAG.12
ACT.7
10
9
RECIBE SOLICITUD
Y PROCESA INFORMACION y EMITE
REPORTE DE SALIDAS Y POL.CONT.
8
EMITE VIA SISTEMA
COMPUTARIZADO EL
LISTADO DE NOTAS
DE SALIDA,VERIFICA y ENVIA AL GTE
DE CONTABILIDAD
PARA SU CONCILIACION y/o APLIC.
RECIBE REPORTE
DE SALIDAS Y PO
LIZAS CONTABLES
CONCILIA CIFRAS
Y DETERMINA.
DE
O
-
SALID
o
lREPORTE
~
CONT. o
~
o
13
RECIBE LISTADO DEFINITIVO Y ARCHIVA.
O
12
11
EXTRAE DE ARCHIVO
NOTAS DE SALI DA
CORRIGE LISTADO Y
EMITE LISTADO DEFINITIVO
ENVIA A
GTE. DE CONTAB.PA
RA REGIST.Y CTRL.
REPORTE
DE SAL!IfAS
ENVIA REPORTE AL
JEFE DE DEPTO.DE
CONTROL DE ALMACEN PARA CORRECClaN.
0l'!TrD
SAL! DAS
A
O
SAL! DA
O
VIENE
DE LA
AC T . S P AG. 1 2
O.
~
Distrito Federal
.
Nombre del Procedbniento:
14
De:
[ Pag:
20
MPIDAlGAl11-02/07
FORMATO S E INSTRUCTIVOS
.
REQUISICIÓN AL ALMACÉN
DAlGAl04
.
NOTA DE SALIDA DEL ALMACÉN CENTRAL
(EJEMPLO)
.
SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS
DAlG l/O1
~
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
FECHA:
REQUISICION AL ALMACEN
AREA QUE SOLICITA:
REQUISICION
PARTIDA
No.
FOLIO
CODIGO
No. DE PARTE
DESCRIPCION DE LOS BIENES
CANTIDAD
SOLICITADA
JUSTIFICACION
y USO DE lOS BIENES:
AREA SOLICITANTE:
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZA
NOMBRE Y FIRMA
GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS
NOMBRE Y FIRMA
I
UNIDAD
DE MEDIDA
I
CANTIDAD
CANTIDAD
AUTORIZADA
SURTIDA
OBSERVACIONES
PROCEDIMIENTO
CLASIFICACION
DA/GA/04
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NOMBRE DEL FORMATO:
REQUISICION AL ALMACÉN
FECHA:
OBJETIVODel FORMATO:
Solicitar el Suministro de Bienes del Almacén Central ylo en su
caso obtener el Sello de No Existencias.
NUM.
DICE
PAG:
16
DE :
20
DEBE ANOTARSE
1
Fecha.
Fecha de Elaboración.
2
Área que Solicita.
Gerencia Modular Correspondiente.
3
Requisición N°.
Número de Requisición que corresponda.
4
Control de Almacén Central N°.
Número de Control Interno que Corresponda. ( Exclusivo
para ser llenado por el Almacén Central).
5
Partida.
Número Progresivo de Partida Solicitada.
6
Folio.
Número de Folio del Bien.
7
Codigo.
Número de Codigo del Bien.
8
Número de Parte.
Número de Parte del Bien.
9
Descripción de los Bienes.
Nombre de los Bienes.
10
Cantidad Solicitada.
Número de unidades solicitadas.
11
Unidad de Medida.
Metros, Litros, Kilogramos, etc.
12
Cantidad Autorizada.
Cantidad Autorizada de Abastecimiento.
13
Cantidad Surtida.
Número de Unidades que fueron Surtidas.
14
Observaciones.
Cualquier aclaración que considere efectuar el Área.
15
Justificación y Uso de los Bienes.
Breve Justificación del Uso de los Bienes.
16
Gerencia de Abastecimientos.
Nombre y Firma del Titular. (solo aplica al ámbito Central).
17
Área Solicitante.
Nombre y Firma del J.U.D. del Área Solicitante.
18
Autoriza.
Nombre y Firma del Gerente Modular que Autoriza.
19
Sello del Almacén Central.
Área para poner el Sello del Almacén, así como el Nombre
y la Firma del Personal que atendió y surtió la Requisición.
(espacio exclusivo para ser llenado por el Almacén
Central).
RED
SALIDA
DE )__ANSPORTE DE PASAJEROS
D.F.
DIRECCION
DE ADMINISTRACION
GERENCIA
DE ABASTECIMIENTOS
U.D. DE CONTROL DE ALMACENES
ALMACEN CENTRAL
POR:
ABASTECIMIENTO
A MODULaS
Nota:
Fecha:
PAG. NQ 17 DE 20
L.la
Ptda. No. de Parte
Folio
Descrioción
63
Cantidad Unid.
liS BATER:ADE 12j~6 VQLTIQ3DE 27 PLACAS
15844 RACCR ANUL~R.PARA TUBO FL~XI3L~(~ANG~ERh;
rE LA30MBA.
7.
4
/2
Gi1í3150/02
HREAR~CEPiJRA:MODULO
No. 24
:L0300101
C807~4ii)1
4977
15il1/2002
r~915052008{):)~
A6a: 513 07 82 16~Ol
i1A~GüERADE E~rRIAMIENTO A i10TOR
t -,,..~
A(I(il t::: :J:) 06 :./-,J,;.
REGULADOR
DE ?RESIGN DELSrSTE~ADEFRENGS
102302
18700 RE?UE3TOPARA VAlVULA REE~EVADGfiA
R-14
Surtió
.....,......
?Z;
:0.
?ZA
.,
i('.
O
..00
2.00
:.00
......,
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.
,)U
Autorizó
Embarcó
p
JORGE GARCiA
MiGUEL VENTURA
M
C. CARLOS EDUARDO
DiAZ GIL
E
J
E
I
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
GERENCIADE INFORMÁTICA
SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS
PAG. NO 18 DE 20
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..
.
.
r
.....
AREA SOLICITANTE
DIRECCION : 5
GERENCIA:
6
DEPARTAMENTO: 7
LlDER DE PROYECTO AREA USUARIA
NOMBRE: 8
PUESTO: 9
UBICACION:
..-.....
10
TELEFONO:
DATOS DEL TRABAJO
DESCRIPCION:
...--......,,---....--......--..-.--....-..............................................11
EXT: 12
SOLICITADO,
EN RESUMEN
13
-
-
FECHA SOLICITADA
TERMINACION
DE
AÑO
MES
14
COMENTARIOS:
15
DlA
16
17
-
SOLICITA
AUTORIZA
18
19
,
NOMBRE,
PUESTO Y FIRMA
NOMBRE, PUESTO Y FIRMA
FECHA DE AUTORIZACION
FECHA DE ELABORACION
AÑO
1
1
20
11
11
MES
21
11
11
Clave de Organización y Métodos
DIA
AÑO
22
23
DA! Gil 01
11
11
MES
11
24
11
DIA
25
I
I
PROCEDIMIENTO'
NOMBRE DEL FORMATO:
INSTRUCTIVODE LLENADO
SOLICITUD DE SERVICIOS
CLASIFICACION
DA I Gil 01
INFORMÁ TICOS.
FECHA
Proporcionar a las Areas del Organismo
el servicio de procesamiento de datos en el equipo
H.P.- 3000. así como su impresión.
PAG.
OBJETIVODEL FORMATO:
No.
I
DICE
DEBE ANOTARSE
1
INúmero de Folio.
2
Fecha de Aceptación
IAño
Anotar el año en que recibe la "SoLicitud" LaGerencia de Informática.
3
IMes
Anotar el Mes en que recibe la "Solicitud " la Gerencia de Informática.
4
lDía
Anotar el Día en-q~erecibe la "Solicitud 11la Gerencia de Informática.
5
IDirección.
Anotar el nombre de la Dirección de Área que solicita el trabajo.
6
IGerencia.
Número consecutivo que asigna el Área de Informática para su Control
Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Gerencia de
Informática) .
"
-
-.
I
19 DE 20
Anotar el nombre de la Gerenciade Área que solicita el trabajo.
7
IDepartamento.
Anotar el nombre del Departamentoque solicita el trabajo.
8
Lider de Proyecto Área Usuaria.
INombre.
Anotar el nombre completo del Lider de Proyecto que solicita.
9
IPuesto.
Anotar el puesto del Lider de Proyecto que solicita.
-
10
IUbicación.
Anotar nombre del Centro de Trabajo al que está adscrito.
11
ITeléfono.
Anotar el Número telefónico del Centro de Trabajo al cual pertenece.
12
IExtención.
Anotar el Número de extención del Centro de Trabajo al cual pertenece.
13
Datos de Trabajo solicitado.
IDescripción.
Anotar una breve descripción del trabajo a desarrollar.
14
Fecha solicitada de tenninación.
IAño.
Anotar el año en que requiereel trabajo.
15
IMes.
Anotar el Mes en que requiereel trabajo.
16
lDía.
Anotar el Día en que requiereel trabajo.
-
"
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL FORMATO:
INSTRUCTIVODE LLENADO
SOLICITUD DE SERVICIOS
CLASIFICACION
DA I Gil 01
INFORMÁ TICOS.
FECHA
PAG.
Proporcionar a las Areas del Organismo
el servicio de procesamiento
de datos en el equipo
H.P.- 3000. así como su impresión.
OBJETIVODEL FORMATO:
20 DE 20,
I
No.
DICE
17
Comentarios.
Solicita.
18
Nombre. puesto y fimna.
Anotar cualquier observación que se requiera.
;
Anotar nombre, puesto y finna de la persona que solicita.
Autoriza.
19
Nombre, puesto y fimna.
Anotar nombre, puesto y finna de la persona que autoriza.
20
Fecha de elaboración.
Año. -
Anotar el año en que se solicita el trabajo.
21
Mes.
Anotar el Mes en que se solicita el trabajo.
-
22
Día.
Anotar el Día en que se sólicita el trabajo.
23
Fecha de Autorización.
Año.
Anotar el año en que se autoriza el trabajo.
"
24
Mes.
25
Día. -
Anotar el Mes en que se autoriza el trabajo.
-
Anotar el Día en que se autoriza el trabajo.
-
.
I

Salida de Bienes del Almacén Central

Transcripción

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