politicas para la recuperacion de saldos por comprobar. en cuanto

politicas para la recuperacion de saldos por comprobar. en cuanto

POLITICAS PARA LA RECUPERACION DE SALDOS POR COMPROBAR.
EN CUANTO AL OTORGAMIENTO Y COMPROBACION DE SALDOS POR
COMPROBAR.
1. Una partida sujeta a comprobación sólo debe ser justificable para el caso de
Labores operativas o por Comisiones asignadas a los empleados y funcionarios
del IEEC, así como por Contra recibos pendientes de pago, es decir pagos
efectuados a terceros, cuyos comprobantes quedan transitoriamente
pendientes de recibirse por este IEEC.
2. De ninguna manera se justifican Saldos o gastos por comprobar destinados a
Préstamos personales, debido a que para ello se cuenta con instancias para
tales fines como es el ISSSTECAM y el Mecanismo de Préstamos otorgado por el
Sistema de Pago de Nómina de SUMABANORTE.
3. Para el otorgamiento de Gastos por Comprobar el efectivo debe otorgarse a
los Funcionarios y/o empleados del IEEC mediante cheque nominativo girado
contra las cuentas Bancarias del IEEC, o bien mediante el fondo de Caja chica.
4. Los importes entregados a futura comprobación por funcionarios y/o
empleados deberán estar satisfechos por comprobantes que reúnan requisitos
fiscales, en ningún caso se debe aceptar la comprobación de comprobantes
que no reúnan requisitos fiscales.
5. El plazo máximo para entregar la documentación comprobatoria de un gasto
por comprobar relativo a Labores operativas será de 3 días inmediatos
siguientes a la entrega de los importes correspondientes.
6. El plazo máximo para entregar la documentación comprobatoria de un gasto
por comprobar que a su vez corresponda a un pago efectuado a una tercera
persona, llámese proveedor de bienes o servicios, será de 5 días inmediatos
siguientes a la fecha de realizadas las adquisiciones correspondientes por
cuenta y nombre del IEEC.
7. En el caso de que los funcionarios y/o empleados no satisfagan los plazos de
comprobación o bien hagan las comprobaciones en forma parcial se
descontarán los importes pendientes de comprobación del próximo período
de pago de la nómina. En el caso de no lograr cubrir el adeudo, se hará en
diversos períodos de pago de nómina hasta cubrirlo en su totalidad.
8. Vencidos los plazos señalados y no habiendo cumplido los responsables con el
reintegro de la comprobación respectiva, se harán acreedores a una
amonestación u otro medio de sanción administrativa que se determine.
9. Cumplidos los plazos establecidos para la comprobación de Gastos por
comprobar sin que se haya presentado la documentación comprobatoria por
parte del funcionario y/o empleado, se informará por Escrito mediante un
Memorándum con copia a su expediente del importe de su saldo para que
proceda a la presentación de la documentación correspondiente o reintegro
de las cantidades no comprobadas a más tardar un día hábil siguiente, o en
caso contrario, se le hará saber del descuento de dichos saldos en su próximo
período de pago de sueldos.
10. Toda amonestación o llamada de atención al personal de este Instituto,
deberá ser turnada a su expediente personal.
EN CUANTO AL REGISTRO Y CONTROL DE LOS SALDOS POR COMPROBAR.
1. La instancia encargada de recepcionar la documentación comprobatoria de
los Saldos sujetos a comprobación será el departamento de Contabilidad.
2. Para el manejo de los Saldos por Comprobar se utilizará una cuenta de Mayor
para tal efecto, y deberá contar por lo menos con 2 subcuentas para el
registro y control de los mismos:
a) Una subcuenta para registro y control de los importes entregados a
Funcionarios y empleados del IEEC.
b) Una subcuenta para registro y control de los importes correspondientes
a contra recibos pendientes de pago, es decir para los importes a
cargo de terceros cuyos comprobantes queden pendientes.
3. En el momento de la entrega de un importe sujeto a una futura comprobación
el Departamento de Contabilidad deberá elaborar el registro correspondiente
usando como soporte la Póliza de cheque respectiva y cargando a la
subcuenta correspondiente, de acuerdo a la naturaleza de la partida, en las
fechas oportunas para este efecto.
4. Al recepcionar la documentación comprobatoria relativa, el departamento de
Contabilidad deberá proceder a descargar el saldo de las partidas por
comprobar en el mismo mes en que ocurra la comprobación de los mismos.
5. En ningún caso la antigüedad de Saldos derivados de Gastos por Comprobar
deberá exceder de un mes de antigüedad, en el caso que la Contabilidad así
lo reporte se deberá elaborar un análisis de saldos a objeto de determinar la
procedencia y veracidad de los saldos y en su caso informar a la Dirección
Ejecutiva de Administración y Prerrogativas y a esta Contraloría Interna para
proceder a la Recuperación de dichos saldos.
6. A más tardar en la fecha del cierre del ejercicio no se debe reflejar saldo
alguno por concepto de Gastos por Comprobar.
Así mismo se hace necesario la implementación de ciertas políticas internas en
cuanto a las Disposiciones de los Insumos o Materiales del Almacén.
Con el objeto de maximizar y eficientar la administración y suministro de los
recursos materiales del IEEC y considerando que el año 2004 no es año electoral se hace
necesario el establecimiento de los siguiente criterios para la requisición de bienes de
consumo al almacén que deberán de observar las diferentes Direcciones y Áreas de este
IEEC al elaborar dichas requisiciones:
1. Los requerimientos de bienes al almacén deben de hacerse en forma
razonable, es decir, en las cantidades necesarias y suficientes para satisfacer
las necesidades que cada una de las áreas o direcciones tengan al momento
de hacer la solicitud.
2. Al elaborar las requisiciones al almacén las diferentes Direcciones y Áreas del
IEEC deben tomar en cuenta que el propósito no es fomentar un almacén
propio por lo que en ningún caso deben hacerse requisiciones excesivas de
bienes y/o materiales, sino únicamente lo indispensable.
3. Es recomendable que cada área mantenga un stock de reserva de no más de
dos artículo por cada computadora en lo que respecta a consumibles de
cómputo, es decir dos repuestos de cartuchos de tinta.
Por último la implementación del formato GUÍA PARA LA RECEPCION DE
DOCUMENTACION Y VERIFICACION DE REQUISITOS FISCALES, se hace para dar
cumplimiento a lo que se establece en el marco legal en cuanto a documentación
comprobatoria que a la letra menciona:
Requisitos que deben satisfacer los comprobantes para ser válidos fiscalmente.
De acuerdo a lo que dispone el CFF en su artículo 29 y 29-A en sus fracciones I a
VIII los comprobante deben reunir los siguientes requisitos:
I.
Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio Fiscal
y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida.
Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o
establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o
establecimiento en el que se expidan los comprobantes
II.
Contener impreso el número de folio.
III.
Lugar y fecha de expedición.
IV.
Clave de registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien
se expide.
V.
Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VI.
Valor unitario consignado en número e importe total consignado en
número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de
las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.
VII.
Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual
se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de
mercancías de importación.
VIII.
Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
Actualmente la Contraloría Interna trabaja en el diseño del Manual de
Procedimientos para el trámite de labores operativas y pasajes aplicables al IEEC, así
como en el diseño de políticas contables, administrativas y operacionales para dar cabal
cumplimiento a los lineamientos y criterios de fiscalización establecidos por la AUDITORÍA
SUPERIOR DEL ESTADO DE CAMPECHE y en la Elaboración del Programa Anual de Auditoría
Interna de este IEEC que debido a las cargas de trabajo no se ha podido terminar.
Campeche, Camp., 10 de Noviembre de 2004.