1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para adelantar labores en
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1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para adelantar labores en
SICME MACROPROCESO: APOYO PROCESO: TALENTO HUMANO Nombre del Procedimiento: Reconocimiento y pago de horas extras Código: PT-A-430-11 Versión: Vr.1 Fecha de Aprobación: Junio 09 de 2015 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para adelantar labores en tiempo extra, determinar su reconocimiento y pago y fijar los parámetros de disfrute de los días compensatorios. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia desde el estudio de la necesidad de prestación del servicio por fuera de la jornada laboral, hasta el pago o compensación de las horas extras laborales. 3. RESPONSABLES: Los responsables del procedimiento de reconocimiento y pago de horas extras son: Gerente, el(la) Director(a) de Desarrollo y Bienestar Social, el(la) Director(a) Administrativo(a), Profesional de Talento Humano y el Tesorero(a) de la entidad. 4. DEFINICIONES 4.1. Jornada Máxima de Trabajo: Es el número máximo de horas que la ley autoriza que se laboren en un mismo día. En Colombia es de 8 horas al día y 48 horas a la semana. 4.2. Trabajo Habitual: Es el que por naturaleza no es susceptible de interrupción. 4.3. Trabajo Ocasional: Es el que responde a exigencias y necesidades momentáneas o extraordinarias del empleador, resultando necesario por razones especiales del servicio. 4.4. Horas Extras o Suplementarias: Horas que se trabajan adicionales a las horas semanales de la jornada ordinaria de trabajo. Cabe resaltar que, de conformidad con el artículo 14 del Decreto 199 de 2014, los requisitos para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento cuando hubiere lugar, del descanso compensatorio de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19. SICME MACROPROCESO: APOYO Código: PT-A-430-11 Versión: Vr.1 Fecha de Aprobación: Junio 09 de 2015 PROCESO: TALENTO HUMANO Nombre del Procedimiento: Reconocimiento y pago de horas extras Página 2 de 5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cartilla Laboral “Empleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral y Retiro de Empleados del Sector Público. Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). 6. DESARROLLO I. Autorización El(la) Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a), de acuerdo con el acto administrativo de delegación, autorizará a los funcionarios que van a laborar Horas Extras, Dominicales, Festivos, Recargos Nocturnos y Descanso Compensatorio. Las horas extras serán pagadas al mes siguiente de causadas las mismas. No. Actividades Responsable Documento Generado 1 Solicitar el Certificado de Disponibilidad presupuestal de la respectiva vigencia para horas extras. Profesional Grado 14 del Grupo de Talento Humano CDP 2 Informar al Director de Desarrollo y Bienestar Social y Director Administrativo y Financiero sobre la necesidad de laborar tiempo extra en los grupos de Trabajo. Profesionales de mayor grado de los grupos de trabajo, Rector, Gerencia Correo electrónico 3 Consultar ante Talento Humano si existe la disponibilidad presupuestal para retribución en dinero del el respectivo pago de horas extras Gerencia, Director de Desarrollo y Bienestar Social y el Director Administrativo y Financiero 4 Si existe la disponibilidad presupuestal, se concertará con el funcionario requerido la prestación personal del servicio, bien sea antes del inicio de su jornada laboral, o una vez terminada la misma. Director de Desarrollo y Bienestar Social y el Director Administrativo y Financiero 5 Solicitar, la autorización de horas extras mediante el formato diligenciado para tal fin. Director de Desarrollo y Bienestar Social y el Director Administrativo y Financiero. 6 Consultar con el profesional de mayor grado del grupo de Talento Humano acerca de la disponibilidad presupuestal existente para la retribución del dinero de horas extras o compensación. Director Administrativo y Financiero Punto de Control Registro en medio magnético de control de horas extras F-A-430-16 Solicitud y autorización de horas extras y vacancias Presupuesto asignado SICME MACROPROCESO: APOYO Código: PT-A-430-11 Versión: Vr.1 Fecha de Aprobación: Junio 09 de 2015 PROCESO: TALENTO HUMANO Nombre del Procedimiento: Reconocimiento y pago de horas extras Responsable Página 3 de 5 Documento Generado F-A-430-16 Solicitud y autorización de horas extras y vacancias No. Actividades 7 Revisar las solicitudes de horas extras y/o compensatorios para determinar su autorización o rechazo. Director Administrativo y Financiero 8 Informar si la solicitud de horas extras fue o no autorizada a quienes efectuaron la solicitud. Profesional mayor grado de Talento Humano Correo electrónico 9 Diligenciar con visto bueno del jefe inmediato y del Director Administrativo y remitir al Grupo de Talento Humano el formato F- A- 430-17, control cumplido de horas extras y vacancias nivel asistencial. Funcionarios a quienes se les autorizó el pago de horas extras. Formato F-A430-17 control cumplido de horas extras y vacancias nivel asistencial Punto de Control registros de control de horario de trabajo de la entidad Realizar la correspondiente liquidación para pago de horas extras. 10 Este procedimiento se vincula con el procedimiento denominado: PT-A-43005 Liquidación de Nomina y Novedades. Técnico Grupo de Talento Humano II. Disfrute de días Compensatorios Se reconocerá dentro del mes siguiente a la realización de las labores en tiempo extra o días de vacancia, para garantizar el descanso al trabajador, asegurando el cumplimiento de la ley laboral. No. Actividades 1 Planear con el funcionario los días de descanso que se compensaran de la labor extra desempeñada. 2 Informar al Grupo de Talento Humano sobre la programación para compensación de los funcionarios. 3 Verificar el cumplimento de los tiempos de compensación de los funcionarios autorizados. Responsable Director de Desarrollo y Bienestar Social, Director Administrativo y Financiero y Gerencia Director de Desarrollo y Bienestar Social, Director Administrativo y Financiero y Gerencia Profesional especializado grado 14 del Grupo de Talento Humano Documento Generado Punto de Control SICME MACROPROCESO: APOYO PROCESO: TALENTO HUMANO Nombre del Procedimiento: Reconocimiento y pago de horas extras Código: PT-A-430-11 Versión: Vr.1 Fecha de Aprobación: Junio 09 de 2015 Página 4 de 5 7. REGISTROS: Certificado de Disponibilidad Presupuestal Obligación Orden de Pago 8. NORMATIVIDAD Los Decretos 720 y 1042 de 1978 y 199 de 2014 establecen que procede el pago de horas extras y trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios, cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, caso en el cual el Jefe del organismo podrá autorizar el pago de horas extras o el reconocimiento de descanso compensatorio con sujeción a las normas legales. a. De conformidad con el artículo 14 del Decreto 199 de 2014, los requisitos para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento cuando hubiere lugar, del descanso compensatorio de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel asistencial hasta el grado 19. b. La autorización para laborar en horas extras podrá otorgarse siempre que exista disponibilidad presupuestal para el efecto. c. El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación escrita, en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse. d. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con un recargo del veinticinco por ciento (25%) o del setenta y cinco por ciento (75%) sobre la remuneración básica fijada por la ley para el respectivo empleo, según se trate de horas extras diurnas o nocturnas. Teniendo en cuenta lo anterior, el orden que debe seguirse al momento de liquidar es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Horas extras nocturnas festivas Horas extras diurnas festivas Horas extras nocturnas Horas extra diurnas e. En ningún caso podrán pagarse mensualmente por el total de horas extras dominicales y festivos más del 50% de la remuneración mensual de cada funcionario. f. El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que desempeñen el cargo de conductor mecánico en las entidades a que se refiere el Decreto N°199 de 2014 en su artículo 14 parágrafo 2 será de cien (100) horas extras mensuales. g. Si el tiempo laboral fuera de la jornada ordinaria superare dicha cantidad, el excedente se reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo. SICME MACROPROCESO: APOYO Código: PT-A-430-11 Versión: Vr.1 Fecha de Aprobación: Junio 09 de 2015 PROCESO: TALENTO HUMANO Nombre del Procedimiento: Reconocimiento y pago de horas extras Página 5 de 5 9. ANEXOS: 10. CONTROL DE CAMBIOS: CONTROL DE CAMBIOS FECHA: CAMBIO: VERSION: