documento de referencia meci y calidad sistema integrado de

Transcripción

DOCUMENTO DE REFERENCIA MECI Y CALIDAD
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 2
COMPATIBILIDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD DEL CENTRO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, NORMA TÈCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (NTCGP 1000:2009)
............................................................................................................................................................ 3
2. Objeto y Campo de Aplicación: ........................................................................................................ 4
2.1 Objeto:........................................................................................................................................ 4
2.2. Aplicación: ................................................................................................................................. 5
CUADROS REFERENCIALES DE MANUAL DE CALIDAD, NORMA TÉCNICA DE LA CALIDAD EN
LA GESTIÓN PÚBLICA Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ...................................... 5
4. Sistema Integrado de Gestión ......................................................................................................... 6
5. Responsabilidad de la Dirección ...................................................................................................... 8
6. Gestión de los Recursos ................................................................................................................ 15
7. Realización de Producto o Prestación del Servicio ....................................................................... 18
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ................................................................................................ 25
NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD CON BASE EN ESTA NORMA .......................................................................................... 31
Bibliografía: ........................................................................................................................................ 31
CONTROL DE REGISTROS .................................................................¡Error! Marcador no definido.
CONTROL DE CAMBIOS: .....................................................................¡Error! Marcador no definido.
DOCUMENTO DE REFERENCIA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI
Y CALIDAD
INTRODUCCIÓN
Este documento está dirigido a los funcionarios y contratistas de la Unidad Administrativa Especial
Junta Central de Contadores, con el propósito de difundir los lineamientos de calidad, y así tener los
suficientes conocimientos para mejorar la gestión organizacional y proporcionar trámites y servicios
que respondan a las necesidades de nuestros usuarios.
Para la elaboración de este documento se han empleado como base, la norma NTCGP 1000: 2009 y
el Manual Operativo de Calidad de la Entidad. En esta medida, la implementación del presente integra
requisitos y conceptos a los del estándar ISO. Necesidades y expectativas de la comunidad.
Un enfoque basado en procesos, el cual es utilizado dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad,
enfatiza sobre la importancia de:
a)
b)
c)
d)
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y
La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.1
Por lo anterior, el propósito de este documento, es presentar a modo de orientación para la comprensión
o aclaración, el Sistema de Gestión de la Calidad para el sector publico (NTCGP1000), ya que es una
herramienta de gestión sistemática y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional en términos de calidad y satisfacción social en la presentación de los servicios,
respondiendo a las necesidades y expectativas de sus clientes y que, armoniza con el Modelo Estándar
de Control Interno (MECI) se constituye en un instrumento que facilita las acciones de mejoramiento y
control sobre el ejercicio de la función pública, que a su vez demuestra la relación con el Manual
Operativo de Calidad de Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.
1
Norma Técnica Colombiana de Gestión Pública 1000:2009
COMPATIBILIDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD DEL CENTRO DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, NORMA TÈCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN
PÚBLICA (NTCGP 1000:2009)
La compatibilidad, en el marco de esta norma, se refiere a la condición bajo la cual el cumplimiento de
los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de
otro sistema de gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada.
En este orden de ideas, el Sistema de Gestión de Calidad se enfoca a dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de satisfacción social con el suministro de productos y/o con la prestación de
servicios a cargo de las entidades, a la administración y definición de acciones para la satisfacción del
cliente y otras partes interesadas, y el mejoramiento de las entidades, y el Sistema de Control Interno
se orienta a la configuración de estructuras de control de la planeación, de la gestión , de la evaluación
y seguimiento para lograr que las entidades cumplan los objetivos institucionales propuestos y que se
contribuya a la consecución de los fines esenciales del Estado.
Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y
la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Así mismo, es
necesario resaltar que la articulación entre estos sistemas está caracterizada por la adopción de un
modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación
del ciclo PHVA.
Esta figura representa la compatibilidad de los dos sistemas (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema
de Control Interno), y no tiene como propósito indicar que un sistema específico contiene otro sistema
en forma total o parcial. Igualmente, y desde el punto de vista del modelo PHVA y la Noma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública, este modelo aborda desde los numerales generales y no representa el
PHVA que puede darse dentro de cada numeral.
2. Objeto y Campo de Aplicación:
2.1 Objeto:
Esta norma específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a entidades a
que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite
dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con el suministro
de productos y/o con la prestación de los servicios a cargo de las entidades.
2.2. Aplicación:
Todos los requisitos de esta norma son genéricos, y se busca que sean aplicables a todas las entidades
dentro del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo, tamaño, producto o servicio suministrado.
(Ver documento Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Publica.)
CUADROS REFERENCIALES DE MANUAL DE CALIDAD, NORMA TÉCNICA DE LA
CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Numeral 4
MANUAL OPERATIVO DE
CALIDAD
NORMA TÉCNICA DE
CALIDAD EN LA GESTIÓN
PÚBLICA
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
4. Sistema
Gestión
Integrado
de 4. Sistema de Gestión de la Modelo
control
de
Calidad
planeación y gestión.
la
4.1 Requisitos Generales
4.1 Requisitos Generales
Componentes:
Para establecer, documentar,
implementar y mantener el
Sistema Integrado de Gestión
se establecieron los procesos
identificados en el Mapa de
Procesos (y su respectiva
caracterización)
el
Plan
Estratégico, la identificación del
riesgo en cada proceso y
elaboración del mapa de
riesgos,
seguimiento
de
acciones
correctivas
y
preventivas.
Literales a, b, c, d, e y f; se Direccionamiento estratégico
incluyen todos los procesos de
la Entidad, los cuales le
Administración de riesgos
permiten cumplir su función.
El literal g, establece controles Elementos:
sobre los riesgos identificados y
minimizar su materialización a
través de acciones correctivas y Modelo de
procesos.
preventivas.
operación
por
La Entidad debe asegurarse de Políticas de operación.
recursos e información del
El Sistema Integrado de seguimiento de los procesos.
Política de administración del
Gestión es adoptado mediante
riesgo.
Resolución 1073 del 29 de
4.2 Gestión Documental
mayo de 2014.
Parta
garantizar
el
cumplimiento de los recursos
físicos, financieros y humanos
se establecen nivel de apoyo
con sus respectivos procesos y
procedimientos, el seguimiento
se determina con el ciclo PHVA.
4.2
Requisitos
documentación
de
la
Identificación del riesgo
4.2.1
Generalidades:
Los
documentos del sistema deben
estar documentados, con la Análisis y valoración del riesgo.
política de calidad, objetivos,
manual
de
calidad,
procedimientos, registros y los
documentos necesarios para el
cumplimiento de las funciones
Eje transversal: Información y
que le permitan la eficacia de la
comunicación.
planeación, operación y control
de sus procesos.
4.2.1 Generalidades: la Política 4.2 Manual de Calidad: La
de
Calidad,
planificación, entidad debe mantener un
operación y control de los
procesos y procedimientos
documentados requeridos por
la norma internacional ISO
9001:2008 y la NTCGP 1000:
2009
manual
de
calidad
para
demostrar el alcance, los
procedimientos documentados
y la interacción entre los
procesos del Sistema de la
gestión de la calidad.
4.2.2 Manual Operativo de
Calidad: En este se describen
los requisitos del Sistema
Integrado de Gestión y el
alcance
del
mismo,
los
procesos, procedimientos y su
interrelación.
4.2.3 Control de documentos:
Los documentos requeridos por
el Sistema de Gestión de la
Calidad deben controlarse.
Deben
establecer
un
procedimiento
documentado
que defina los controles
4.2.3 Control de documentos: necesarios
para
el
La
Entidad
control
los cumplimiento de las funciones.
documentos
mediante
el
procedimiento
Control
de
documentos
De acuerdo a lo expuesto en el cuadro anterior se establecen los aspectos comunes entre el Manual
Operativo de Calidad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública y Modelo Estándar de Control Interno.
a) Determinación de los controles sobre los riesgos que puedan impedir los resultados propuestos
en los objetivos generados por la Entidad. Estos están desarrollados en los procedimientos y
en el mapa de riesgos.
b) La elaboración y desarrollo de la documentación necesaria para evidenciar la implementación
del Sistema Integrado de Gestión, los cuales están en los procesos y procedimientos como la
interrelación de estos. Para la información y atención de quejas o reclamos de los clientes se
cuenta con el Proceso de Mejora Continua y el Procedimiento de la Medición y Control.
c) La documentación incluye: Política de calidad que para MECI es una política de operación. El
Manual Operativo de Calidad se relaciona con los documentos que soportan la función de la
Entidad y que identifican el control de las actividades que se encuentran en los procedimientos,
manuales, instructivos, registros, guías, actas, normatividad interna o externa.
Numeral 5
MANUAL OPERATIVO DE
CALIDAD
5. Responsabilidad
Dirección
de
NORMA TÉCNICA DE
PÚBLICA
la 5. Responsabilidad
Dirección
de
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
la Modulo
de
control
planeación y gestión
de
Componentes:
Direccionamiento estratégico
Elementos
5.1
Compromiso
Dirección
de
la 5.1
Compromiso
Dirección
El Director General evidencia su
compromiso con la mejora
continua del mismo, la Política
de Calidad. Las estrategias de
comunicación con el cliente y
los
requisitos
legales
y
reglamentarios para asegurar la
disponibilidad de los recursos.
La
Unidad
Administrativa
Especial Junta Central de
Contadores cuenta con el
Organigrama y Manual de
Funciones para el cumplimiento
de los objetivos propuestos. De
igual forma con la Resolución
1407 se modifica el Comité
Institucional
de
Desarrollo
Administrativo
estableciendo
funciones relacionadas con el
de
Estructura organizacional
la Modulo
de
control
Garantizar el compromiso de la
alta dirección, asegurando la
identificación continúa de las
necesidades y expectativas de
los clientes, la asignación de los
recursos necesarios para su
cumplimiento y la gestión de los
procesos y programas de la
Entidad de manera que la
política y objetivos de calidad se
alcancen.
de
Componente:
Define la ruta organizacional
que debe seguir una entidad
para lograr sus objetivos
institucionales.
Elemento:
Configura
integral
y
articuladamente los cargos,
funciones, relaciones, niveles
de responsabilidad y autoridad
de la entidad pública, para
dirigir y ejecuta los procesos y
actividades de conformidad con
su misión y su función
constitucional y legal.
sistema integrado de gestión de
gestión.
5.2 Enfoque al cliente
En concordancia con los
lineamientos de la Dirección
General, se elabora el plan
operativo específico con los
programas y proyectos a las
necesidades del usuario como
lo establece el Sub - proceso
Planeación en el procedimiento
Planes y Programas, asimismo
se mide la satisfacción del
cliente a través del Sub proceso Mejora Continua.
5.2 Enfoque al cliente
Identificar las necesidades y
expectativas actuales y (cuando
sea posible) futuras de sus
clientes, a fin de satisfacerlas
oportunamente mediante la
gestión de sus recursos y
procesos y dentro del marco de
referencia de sus poderes
legales.
5.2
Modulo
de
control
de
Componente:
Elemento:
Modelo de
procesos
operación
por
Contar con una estandarización
de actividades necesarias para
dar cumplimiento a su misión y
objetivos, lo cual permite, que
su operación se realice de
manera continua, garantizando
la generación de productos o
servicios
Eje transversal:
Información y comunicación
Mostrar mejoras en la gestión
administrativa y procurar que la
información y la comunicación
de la Entidad y de cada
proceso, sea adecuada a las
necesidades específicas de la
ciudadanía y de las partes
interesadas
5.3 Política de Calidad
La
Unidad
Administrativa
Contadores, tiene su política de
calidad con su respectivos
elementos e indicadores que le
permiten medir el cumplimiento
de los objetivos propuestos por
la Entidad para lo cual fue
creada. Así mismo los procesos
establecen las funciones y
5.3 Política de Calidad
5.3
Modulo
de control de
Garantizar que la alta dirección planeación y gestión
defina
formalmente
las
orientaciones de la entidad en Componentes:
materia de calidad, que le Talento humano
permitan cumplir la función para Direccionamiento estratégico
la cual fue creada, satisfacer a Administración de riesgos
sus clientes y optimizar el uso
Elementos:
de sus recursos.
responsables que garanticen la
satisfacción de los clientes y la
optimización de los recursos,
además los compromisos y
protocolos éticos se encuentran
en el código ético de la Entidad.
5.4 Planificación
5.4.1Objetivos de calidad. La
Unidad Administrativa Especial
Junta Central de Contadores,
tienen formulados sus objetivos
de calidad, los cuales son
coherentes con los propósitos
de la Entidad y sujetos de
medición para monitorear el
cumplimiento de estos se
establece
el
Formato
Seguimiento a compromisos a
Revisión por la Dirección.
5.4.2 Planificación con el
Sistema Integrado de Gestión
La planificación del Sistema
Integrado de Gestión, se
encuentra en el Mapa de
procesos, se realiza a través de
las caracterizaciones de estos.
Así
mismo
el
Comité
Institucional
de
Desarrollo
Administrativo se encarga de
establecer el cumplimiento de
los objetivos teniendo en cuenta
los resultados de las acciones
correctivas, preventivas y de
mejora, como las necesidades
de los clientes y cambios que se
puedan generar.
5.5
Responsabilidad,
autoridad y comunicación
Acuerdos,
compromisos
y
protocolos éticos.
Desarrollo del talento humano.
Planes, programas y proyectos
Modelo de operación por
procesos.
Estructura organizacional.
Indicadores de gestión.
Políticas de operación.
5.4 Planificación
Asegurar que se establecen
objetivos de calidad coherentes
con las políticas institucionales
y que se despliegan a los
niveles pertinentes de la
organización para gestionar su
cumplimiento. Así mismo, se
pretende que la planificación
asegure la integridad del
Sistema de Gestión frente a
cambios que puedan afectarlo.
Modulo
de
control
de
Modulo de evaluación y
seguimiento
Componentes
Autoevaluación institucional
Elementos
Autoevaluación del control y
gestión
5.4.2 Planificación con el Modelo de operación de
Sistema Integrado de Gestión procesos
Debe
garantizar
que
se Políticas de operación
establecen los objetivos de
que
permiten
calidad con relación a las Elementos
políticas institucionales como su asegurar el cumplimiento de los
institucionales.
cumplimiento y los cambios que objetivos
Identificación y gestión de
puedan afectarlo.
manera más efectiva, de todas
aquellas actividades que tengan
una relación entre sí y las
cuales constituyen la red de
procesos de una organización.
5.5
Responsabilidad, 5.5
autoridad y comunicación
Modulo
de
control
de
5.5.1
Responsabilidad
y
autoridad
El Sistema Integrado de Gestión
en
los
procesos
y
procedimientos se específica el
alcance y responsabilidad; de
igual manera la divulgación de
los
documentos
del
organigrama de la Entidad y el
Manual de Funciones adoptado
por la Resolución Número 32 de
Enero 25 de 2013.
5.5.2 Representante de la
Dirección
Teniendo
en
cuenta
los
lineamientos de la Dirección
General
de
la
Unidad
Administrativa Especial Junta
Central de Contadores, se
expidió la Resolución 740 del 29
de Noviembre de 2013, por la
cual se crean y definen las
funciones
del
Comité
Institucional
de
Desarrollo
Administrativo en los temas
relacionados con el Sistema
Integrado de Gestión.
Así mismo, el Representante de
la Dirección debe asegurarse de
que
se
comuniquen
las
responsabilidades,
implementación, mantenimiento
y la mejora del mismo.
5.5.3 Comunicación interna
La
Unidad
Administrativa
Contadores en su Sistema
Integrado de Gestión, establece
el Formato para estrategias de
comunicación e información,
asimismo
establecemos
La
Alta
Dirección
debe
asegurarse
de
que
las
responsabilidades
y
autoridades están definidas y
son comunicadas dentro de la
Entidad.
Componente:
Elemento:
Configura de manera integral
los cargos, las funciones, las
relaciones y los niveles de
responsabilidad y autoridad en
la entidad pública, para dirigir y
ejecutar
los
procesos
y
actividades de conformidad con
su misión y su función
constitucional y legal.
5.5.2 Representante de la Modulo
de
control
de
Dirección
Asegurar que se establecen y
se
comunican
las Componente:
responsabilidades
y Direccionamiento estratégico
autoridades requeridas para el
Elemento:
establecimiento,
implementación, mantenimiento Estructura organizacional
y mejora del Sistema de Gestión
de la Calidad.
Marco de referencia que orienta
la entidad pública hacia el
cumplimiento de su misión y
objetivos institucionales, en
procura de alcanzar su visión.
5.5.3 Comunicación interna
Asegurar que existen procesos
eficaces de comunicación entre
los niveles de la entidad y los
diferentes
procesos
para
compartir
la
información
relacionada con el desempeño
de la Entidad. Los procesos
Eje transversal información y
comunicación
Información y comunicación
interna
Conjunto de datos originados
del ejercicio de la función de la
mecanismos de comunicación
permanentes y participativos
como la intranet, correo
electrónicos, sensibilizaciones y
talleres con todo el personal de
la Entidad.
eficaces
incluyen
procedimientos, estrategias o
mecanismos,
según
sea
adecuado para la Entidad.
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
La Dirección General revisa
semestralmente el Sistema
Integrado de Gestión, para
asegurarse de su conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad, incluyendo la
evaluación
de
las
oportunidades de mejora por
medio
de
las
acciones
correctivas, preventivas y de
mejora, correspondientes para
evidenciar este seguimiento se
cuenta con el Procedimiento
Revisión por la Dirección y el
Formato Seguimiento a los
compromisos a revisión por la
Dirección
Realizar por parte de la Alta
Dirección, revisiones periódicas
del desempeño del Sistema de
Gestión de la Calidad, de
acuerdo con los parámetros de
la información de entrada
definidos en la norma.
5.6.2 Información de entrada
para la revisión
De acuerdo a la medición de
cada proceso y los resultados
de auditoría se determina la
información necesaria para lo
cual debe evaluarse la eficacia,
eficiencia y efectividad del
Sistema Integrado de Gestión.
Lo anterior se verifica con las
auditorías
internas,
la
retroalimentación con el cliente,
seguimiento de las acciones
correctivas
y
preventivas,
cambios que pueden afectar el
5.6.2 Información de entrada
para la revisión
Garantizar que la Alta Dirección
cuenta con la información
suficiente para evaluar la
eficacia, eficiencia y efectividad
del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Entidad y se difunde en su
interior,
para
una
clara
identificación de los objetivos,
las estrategias, los planes, los
programas, los proyectos y la
gestión de operaciones hacia
los cuales se enfoca el accionar
de la Entidad.
Modulo
de
control
de
evaluación y seguimiento
Componentes:
Planes de mejoramiento
Elementos:
gestión.
Planes de mejoramiento.
La
entidad
desarrolla
mecanismos
de
medición,
evaluación
y
verificación,
necesarios para determinar la
eficiencia y eficacia del Sistema
de Control Interno en la
realización de su propósito de
contribuir al cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
Componente que le permite a
cada responsable del proceso,
programas y/o proyectos y sus
funcionarios medir la efectividad
de sus controles y los
resultados de la gestión en
tiempo real, verificando su
capacidad para cumplir las
metas y los resultados a su
cargo y tomar las medidas
correctivas
que
sean
necesarias
para
el
cumplimiento de los objetivos
previstos por la Entidad.
sistema y la identificación de los
riesgos para el mejoramiento
continuo de la implementación
del sistema.
5.6.3 Resultados de la
Revisión
La
Unidad
Administrativa
Contadores
establece
su
mejora continua para el SIGC
con base en los resultados que
emite cada proceso y quedan
registrados en el Formato
Seguimiento a los compromisos
a Revisión por la Dirección, con
el fin de tomar las decisiones
pertinentes para mejorar la
de los procesos y por
consiguiente el producto y/o
servicio en relación con los
requisitos del cliente y las
necesidades de los recursos.
5.6.3 Resultados de la
Revisión
Confirmar si las actividades y
procesos del Sistema de
Gestión
de
la
Calidad
corresponden a la política de
calidad y permiten el logro de
los objetivos de calidad; y definir
cualquier acción correctiva y/o
preventiva necesaria.
Modulo de
seguimiento
evaluación
y
Componente:
Elemento:
Toma de acciones necesarias
para corregir las desviaciones
encontradas en la gestión de los
procesos.
De acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior con relación al numeral cinco (5) se establecen los
aspectos comunes entre el Manual Operativo de Calidad de la Unidad Administrativa Especial Junta
Central de Contadores, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y Modelo Estándar de Control
Interno basado en la actualización NTCGP 1000: 2009.
La alta dirección debe demostrar que:
a) La existencia de canales de comunicación eficaces para difundir los requisitos del cliente, los
legales y aplicables y la forma de satisfacer, el SIG de la Entidad lo establece mediante el
Formato para estrategias de comunicación e información.
b) La existencia de la política de calidad en la Entidad que para MECI es entendida como políticas
de operación, los objetivos de calidad que tiene implícitas las variables que nos permite medir
el grado de cumplimiento de la razón de ser de la Entidad, por medio de cada uno de sus
procesos y procedimientos, a los cuales se les realiza el debido seguimiento por el mismo
Sistema Integrado de Gestión.
c) Identificación de las necesidades y expectativas de los usuarios, para esto la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con el Formato Encuesta de
Satisfacción, el cual hace parte del Subproceso Atención al Ciudadano.
d) El procedimiento de Revisión por la Dirección el cual evidencia el seguimiento al desempeño de
los procesos, al cumplimiento de la política y objetivos, la administración de los riesgos, la
realización del seguimiento la efectúa cada uno de los líderes, responsables de cada proceso,
se evidencia por el informe que es entregado con la medición del indicador y las acciones
correctivas y preventivas con su respectivo plan de mejoramiento.
Numeral 6
MANUAL OPERATIVODE
CALIDAD
NORMA TÉCNICA DE
PÚBLICA
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
6. Gestión de los Recursos
6. Gestión de los Recursos
6.1 Provisión de los recursos
6.1 Provisión de los recursos
Modulo
de
control
planeación y gestión.
de
Componente:
La provisión de los recursos
necesarios para implementar y
mantener el Sistema Integrado
de
Gestión
y
mejora
continuamente su eficacia se
realiza
a
través
del
anteproyecto de presupuesto, y
la programación presupuestal
ya que se tiene en cuenta las
necesidades de cada proceso
para el desarrollo de sus
actividades y esto es aprobado
por la dirección.
Asegurar la disponibilidad de
recursos para el funcionamiento Talento humano
Calidad y para cumplir los
requisitos
de
sus Direccionamiento estratégico
clientes/ciudadanos.
Elementos
Desarrollo del talento humano
Debe contar con la existencia
de recursos suficientes dentro
de su presupuesto, buscando
que se asegure la disponibilidad
de éstos para el cumplimiento
de los planes, programas y
proyectos establecidos.
6.2 Talento Humano
La
Unidad
Administrativa
Contadores cuenta con un
Manual
de
Funciones,
establecido a nivel nacional, lo
cual contempla los requisitos
mínimos
y
competencias
Asimismo
parte
de
la
identificación y cubrimiento de
las necesidades cualitativas y
cuantitativas de personal.
6.2 Talento Humano
Modulo control de planeación
Garantizar que los servidores y gestión
públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas Componente
cuentan con las competencias Talento humano
(educación,
formación,
habilidades
y
experiencia) Elemento
necesarias para realizar los Desarrollo del Talento Humano
laborales de los servidores
públicos de la Entidad. Para la
evidencia de los registros y
seguimientos se estableció el
Procedimiento Vinculación y
Retiro y el Procedimiento
Evaluación de Desempeño.
6.3 Infraestructura
La
Unidad
Administrativa
Contadores ha caracterizado el
Procedimiento de Apoyo a la
supervisión de mantenimiento.
Asimismo se establece el Sub Proceso de Almacén con el
propósito de proveer y custodiar
de manera efectiva los recursos
físicos de la entidad a través del
control de los bienes muebles e
inmuebles, con el fin del
cumplimiento de la misión
institucional
6.4. Ambiente de Trabajo:
Las condiciones bajo las cuales
se realiza el trabajo y se presta
el servicio a la comunidad no se
encuentran en su totalidad
adecuadas; por tal motivo se
desarrolló el estudio técnico
para
solicitar
el
recurso
económico que nos permita
cambiar de Sede y de esta
manera contar
con espacios adecuados de
acuerdo a los factores físicos y
ambientales según las normas
técnicas.
Sin
embargo dentro
del
procedimiento Bienestar social
se tienen planteadas distintas
actividades
de
salud
ocupacional.
trabajos que afectan la calidad Compromiso de la entidad
del producto o servicio.
pública con el desarrollo de las
competencias,
habilidades,
aptitudes e idoneidad del
servidor público, a través de las
políticas y prácticas de gestión
humana que debe aplicar.
6.3 Infraestructura:
La entidad debe determinar,
proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los
requisitos del cliente.
6.4. Ambiente de Trabajo:
Modulo
de
control
de
La entidad debe determinar y
gestionar el ambiente de trabajo Componente:
necesario para lograr la Direccionamiento estratégico
conformidad con los requisitos
Elemento
del producto y/o servicio.
Debe contar con la existencia
de recursos suficientes dentro
de su presupuesto, buscando
que se asegure la disponibilidad
de éstos para el cumplimiento
proyectos establecidos.
De acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior con relación al numeral (6) se establecen los
aspectos comunes entre el Manual de Calidad del Centro de Gestión Administrativa, Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública y MECI basada en la actualización de la NTCGP 1000:2009.
a) Con relación a la asignación de recursos financieros, humanos y operacionales, para dar
cumplimiento a los objetivos de la Entidad se evidencia a través de de la programación
presupuestal y Plan de Compras; estos Planes son el resultado de la planificación institucional
que se hace referencia en el Modelo Estándar de Control Interno, para establecer y desarrollar
los objetivos de calidad garantizando los cambios que se puedan generar en el sistema.
b) De acuerdo a los requerimientos de la Entidad los servidores públicos y/o particulares deben
evidenciar las competencias que contribuyan al logro de los objetivos de la calidad y mantener
sus registros apropiados. Estos se pueden unificarse tanto para el SIGC como para MECI en
los siguientes sistemas.
-
Manual de Funciones.
Perfiles de cargo.
Plan de bienestar
Estos sistemas identifican el ingreso, la permanencia y retiro del servidor público y/o particulares
que ejercen funciones públicas.
c) La entidad realizo un estudio técnico de valoración de la infraestructura ya que no se cuenta
con las instalaciones adecuadas para el desarrollo de sus actividades; por tal motivo se
desarrolló el estudio técnico para solicitar el recurso económico que nos permita cambiar de
Sede y de esta manera contar con espacios adecuados para el optimo desarrollo de las
funciones institucionales.
Numeral 7:
MANUAL OPERATIVO DE
CALIDAD
NORMA TÉCNICA DE
PÚBLICA
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
7. Realización de Producto o 7. Realización de Producto o Modulo de control
Prestación del Servicio
Prestación del Servicio:
de
7.1Planificación
de
la 7.1Planificación
de
la Componentes:
realización del Producto o realización del Producto o
Prestación del Servicio:
Prestación del Servicio.
Direccionamiento
estratégico
La
Unidad
Administrativa Planificar la operación eficaz y
Especial Junta Central de eficiente de los procesos de la
Contadores inicia la Planificación realización (Misionales) y los Administración de riesgos
para la realización del servicio demás procesos asociados que
con la elaboración del Plan garanticen que la entidad esta en
Estratégico Institucional y Plan capacidad de satisfacer a los Elementos:
de Acción, teniendo como base clientes,
así
mismo
las
las metas propuestas por el actividades
de
verificación,
programas
y
Gobierno Nacional,
para el validación,
seguimiento, Planes,
proyectos
desarrollo de estas actividades medición requeridas.
se adopto el Sub -Proceso de
Planeación, específicamente el
Indicadores de gestión
Procedimiento
Planes
y
Programas, junto con los
siguientes
Formatos:
Política de administración
Formulación
Planes
–
del riesgo.
Programas, Formato Informe
seguimiento a planes, Formato
lista de chequeo verificación
Componentes y elementos
planes.
que permiten asegurar de
7.2.Procesos relacionados con
el Cliente
7.2.1 Determinación de los
requisitos relacionados con el
producto y /o servicios.
La
Unidad
Administrativa
una manera razonable, que
la planeación y ejecución de
la misma en la entidad tiene
los controles necesarios
para su realización.
7.2. Procesos relacionados Eje
transversal
de
con el Cliente
información
y
7.2.1 Determinación de los comunicación
requisitos relacionados con el
producto y /o servicios.
A partir de la comunicación
externa, realizada con la
La Entidad debe determinar los ciudadanía
y
partes
requisitos por el cliente con base interesadas
se
pueden
Contadores
establece
los
requisitos relacionados con la
prestación de los servicios desde
un análisis realizado con los
resultados de la Encuesta de
Satisfacción, Asimismo en los
procesos misionales de Registro
e Inspección y Vigilancia; tienen
definido en sus procedimientos
los mecanismos, parámetros
para
realizar
actividades
relacionadas con los usuarios y/o
clientes.
en la comprensión adecuada y reducir
los
riesgos
y
permanente de las necesidades optimizar la efectividad de
y expectativas con el fin que se las operaciones.
faciliten su traducción oportuna y
completa en requisitos para la
Entidad
7.2.2.
Revisión
de
los 7.2.2.
Revisión
de
los El
MECI
determina
Requisitos Relacionados con Requisitos Relacionados con establecer los lineamientos
el Producto y/o Servicio.
el Producto y/o Servicio.
claros para la gestión y el
desempeño de la Entidad
Los cambios que se presentan La entidad debe garantizar las definiendo
límites
y
durante la prestación del servicio necesidades de los requisitos del parámetros necesarios para
se pactan con el usuario y se cliente y que se asegure de su ejecutar los procesos y
encuentran claramente definidos capacidad, para cumplir con actividades
en
el
en los requisitos para la estos antes de comprometerse a cumplimiento de su función.
generación de los mismos, su entrega.
(Registro de contadores públicos
y Sociedades prestadoras de
servicios
contables),
estos
requisitos se encuentran en el
Proceso de registro y en el
Proceso
de
Inspección
y
Vigilancia.
7.2.3. Comunicación con el 7.2.3. Comunicación con el Eje
transversal
de
Cliente.
Cliente
información
y
comunicación
La entidad ha establecido medios La entidad debe determinar e
tanto internos como externos implementar los mecanismos Garantizar la difusión de
para la comunicación con el para comunicar al cliente las información de la entidad
usuario y ciudadanía en general, especificaciones relacionadas pública
sobre
su
la implementación y divulgación del producto y/o la prestación del funcionamiento, gestión y
de
estos
canales
de servicio
y
facilitar
la resultados en forma amplia y
comunicación se encuentra comunicación del cliente
transparente
hacia
los
plasmado en el Subproceso con la entidad
diferentes grupos de interés.
Comunicaciones
Internos:
Intranet
Carteleras
Externos: Buzón de sugerencias
en los puntos de atención,
Encuestas
de
satisfacción,
Correo electrónico institucional.
[email protected],
Redes
Sociales,
Sitio
web
www.jcc.gov.co, PBX: 6444450,
Puntos de atención presencial,
Cartelera Externa, Eventos con
la Ciudadanía (Ferias de
Atención al Ciudadano, Foros y
Charlas Académicas)
Adicionalmente se cuenta con el
procedimiento de peticiones,
quejas y reclamos código MCPD-002, que permite gestionar
los diferentes requerimientos de
los usuarios.
Las quejas y reclamos
constituyen un medio de
información directo de la
entidad con la ciudadanía y
las
partes
interesadas,
permitiendo
registrar,
clasificar
y
realizar
seguimiento al grado de
cumplimiento
de
los
intereses
de
los
beneficiarios.
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Modulo de control
Y SERVICIOS.
Y SERVICIOS.
Para garantizar el suministro
oportuno y de calidad de Bienes
o Servicios a todas las
dependencias de la entidad de
acuerdo con las necesidades
específicas y la disponibilidad de
recursos, se estableció el Sub proceso Contratación, integrado
por
los
siguientes
procedimientos:
Procedimiento de Contratación
Procedimiento
de
Estudios
Previos.
7.4.1 Proceso de adquisición
de bienes y servicios
La verificación de la calidad y
requisitos técnicos de los
productos comprados, se realiza
con
el
Procedimiento
de
Entradas
de
Almacén
La entidad debe asegurarse de
que el producto y/o servicio
adquirido cumple los requisitos
especificados en los pliegos de
condiciones,
o
en
las
disposiciones aplicables. El tipo
y alcance del control aplicado al
proveedor y al producto y/o
servicio
adquirido
debe
depender de su impacto. Por
consiguiente la intencionalidad
de La Norma es establecer
requisitos
mínimos
de
confiabilidad para la adquisición
de bienes y servicios con el fin de
seleccionar
y
evaluar
proveedores que tengan la
capacidad para cumplirlos.
de
Componente:
Direccionamiento
estratégico
Elementos:
Planes,
programas
proyectos
y
Debe
contar
con
la
existencia de los recursos
suficientes dentro de su
presupuesto, buscando que
se asegure la disponibilidad
de
éstos
para
el
cumplimiento de los planes,
programas y proyectos. El
proceso
de
planeación
requiere
para
su
construcción reconocer y
entender las necesidades y
perteneciente al Subproceso de
Almacén.
7.4.2 Información para la
adquisición de bienes y
servicios
El Procedimiento Contratación
incluye el Formato Pliego de
condiciones con el propósito de
detallar los requisito apara la
aprobación del bien o servicio.
7.4.3 Verificación de los
productos
y/o
servicios
adquiridos
Otra manera de para garantizar
el
cumplimiento
de
las
obligaciones de los contratistas
de acuerdo a la normatividad
vigente es con el Procedimiento
Apoyo a la supervisión de
contratos de personas jurídicas,
el cual se encuentra en el Subproceso Gestión Logística
7.5
PRODUCCIÓN
Y 7.5
PRODUCCIÓN
Y
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la producción
y de la prestación del servicio Establecer controles sobre los
procesos de producción y
Para planificar y llevar a cabo la prestación del servicio para
prestación del servicio bajo garantizar que se alcanzan los
condiciones controladas, se objetivos
planificados.
Así
implemento
los
procesos mismo conocer la capacidad de
misionales de Registro e los
procesos,
incluyendo
Inspección y Vigilancia, en estos aquellos que no pueden ser
procesos se definen desde el verificados a través de procesos
desarrollo de sus actividades las de seguimiento y medición.
características
del
servicio,
instrucciones
de
trabajo,
recursos utilizados, control de
riesgos,
herramientas
de
medición y seguimiento.
7.5.4 Propiedad del Cliente
Con el propósito de identificar,
verificar,
proteger
y
expectativas de los clientes
y partes interesadas.
Modulo de control de
Modulo de evaluación y
seguimiento.
Componentes:
Direccionamiento
estratégico
Autoevaluación institucional.
Elementos:
gestión
Ejecutar la planeación bajo
condiciones de control que
logran
evidenciar
las
posibles desviaciones en el
cumplimiento
de
los
objetivos,
permitiendo
contar con los elementos
salvaguardar los bienes que
son propiedad del cliente los
procesos
misionales
han
elaborado
los
siguientes
formatos.
Registro: Lista de Chequeo de
Documentos Aportados para la
Inscripción y Expedición (
duplicado,
renovación)
de
Tarjeta Profesional de Contador
Publico
Relación de Cajas Para Archivo
Inspección y Vigilancia:
Lista de Chequeo Documentos
Diligencia de Inspección y
vigilancia In Situ.
Informe de la Diligencia de
Registro o de Inspección.
Planilla Control Entrega y
Recibo de Expedientes.
necesarios para asegurar
razonablemente
el
cumplimiento de la misión
que le ha sido asignada.
7.5.5
Preservación
del
producto y/o servicio
El proceso misional de Registro
es el encargo de custodiar las
tarjetas profesionales expedidas,
renovadas o duplicadas, según
sea el caso, esta actividad queda
plasmada en los Procedimientos
Inscripción y Expedición de
tarjetas
profesionales
de
contadores públicos; Duplicado
de tarjeta profesional de contador
público, Inscripción y expedición
de registro de personas jurídicas
y en el aplicativo MyJcc.
de Calidad en la Gestión Pública y MECI basada en la actualización de la NTCGP 1000:2009. El
numeral 7.6 es exclúyete para nuestro sistema.
a) Se debe evidenciar la Planificación para la asignación de los recursos, identificando los
procesos su interrelación, seguimiento e implementar acciones que permitan alcanzar los
resultados planificados. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores lo
presenta en su anteproyecto de presupuesto, programación presupuestal, plan estratégico
institucional, plan de acción, toma física e identificación de inventarios.
b) Los objetivos de calidad establecidos por la entidad están enfocados a satisfacer no sólo las
necesidades y expectativas de los usuarios Externos, sino además aquellas de los usuarios
Internos y de las Partes Interesadas en su gestión. Los temas relacionados a la identificación
de necesidades, soluciones de inquietudes, definición de recursos e idoneidad del personal son
contemplados en los procesos del sistema.
c)
Se establecen que se deben definir los lineamientos que aseguren la prestación del servicio,
su verificación que debe incluir los requisitos solicitados frente a los requisitos legales
aplicables, los requisitos del producto o servicio previamente definidos y los requisitos
adicionales por la entidad. Así mismo existe disponibilidad para conocer la información
necesaria a través de medios para que estén en permanente contacto con la entidad.
d)
Gestionar y controlar la planificación y realización del diseño y desarrollo del producto y/o
servicio, a través de los planes, seguimiento y medición de procesos, productos y/o servicios.
e) La gestión y el control sobre la adquisición de bienes y servicios debe incluir la planificación que
contenga:
- La identificación de la reglamentación aplicable a la adquisición de bienes y servicios.
- La determinación y asignación de los recursos.
- La identificación de las necesidades de compra de la entidad.
- Los métodos y mecanismos para llevar a cabo la actividad (Procedimientos, instructivos y manuales).
f)
Comunicar a los proveedores los requisitos para la adquisición de bienes y servicios requeridos
- Pliego de condiciones o términos de referencia que para la entidad está en cada contrato.
- Instructivo para las diligencias, estudios y documentos previos
g)
Contar con Procedimientos que permitan gestionar y controlar la adquisición de bienes y
servicios, que de acuerdo a las directrices de MECI se deben identificar las actividades y
responsables; controles identificados. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de
Contadores contempla 75 procedimientos que cumple con lo requerido por Modelo Estándar
de Control Interno y la normatividad NTGP-1000: 2009.
h) Se debe gestionar y controlar los procesos de producción y prestación del servicio mediante
- La planificación de los procesos (cada líder o responsable debe evidenciarla y realizar su debido
seguimiento).
- La gestión de los riesgos asociados (cada líder o responsable debe evidenciarla y realizar su debido
seguimiento).
- La implementación de los procedimientos y sus respectivos controles.
Para MECI se denomina Manual de operaciones exigido, para nuestro Centro lo reverenciamos en el
Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, Instructivos y Matrices (Indicadores,
Responsabilidades, Canales de Comunicación y de Procesos).
MANUAL OPERATIVO DE
CALIDAD
NORMA TÉCNICA DE
PÚBLICA
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y Modulo
de
control
MEJORA
MEJORA
8.1 GENERALIDADES
8.1 GENERALIDADES
La
Unidad
Administrativa
Contadores,
planifica
e
implementa actividades de
seguimiento, medición, análisis
y mejora para demostrar la
conformidad del servicio, la
conformidad
del
Sistema
Integrado de Gestión y su
eficacia, eficacia y efectividad.
Esto se plasma en el
Subproceso de Planeación,
específicamente
en
el
Procedimiento de Planes y
Programas con sus formatos
Lista de cheque verificación de
cumplimiento de planes, y con
el constante diligenciamiento de
la matriz de indicadores.
La entidad debe realizar las Direccionamiento estratégico
mediciones de la eficacia,
eficiencia y efectividad para la
Elemento:
toma de decisiones
8.2
SEGUIMIENTO
MEDICIÓN
En la Unidad Administrativa
Contadores se ha establecido el
Subproceso de Atención al
Ciudadano y el Procedimiento
Recepción y Trámite PSQRDF,
Encuesta de satisfacción, los
cuales permiten
conocer y
medir la percepción del usuario
Componente:
Que le permitan la recopilación Indicadores de gestión
y validación de datos para
identificar aspectos para el
mejoramiento del desempeño
Calidad.
Todas
las
actividades
relacionadas con los planes,
programas y proyectos pueden
medirse con parámetros que
enfocados a la toma de
decisiones son señales para
monitorear la gestión.
Y 8.2
SEGUIMIENTO
MEDICIÓN
8.2.1 Satisfacción del cliente.
de
Y
Una de las medidas del
desempeño del Sistema de
Gestión de la Calidad, la entidad
debe garantizar que se cuenta
con los mecanismos eficaces,
eficientes y continuos,
para recopilar, analizar la
información relacionada con la
satisfacción del cliente a fin de
mejorar el desempeño de la
entidad
en cuanto al cumplimiento de
los requisitos.
8.2.2 Auditoría interna:
8.2.2 Auditoría interna:
Con el propósito de determinar
que el SIGC está conforme con
las actividades planificadas se
han
establecido
el
Procedimiento de Auditoría
Interna encargado de hacer
seguimiento a los hallazgos y
oportunidades de mejora, con el
fin de verificar el cumplimiento
de los requisitos
La entidad debe llevar acabo y
desarrollar
un
proceso
sistemático, independiente y
documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de
manera
objetiva,
permiten
determinar
la
eficaz
implementación, mantenimiento
y mejora del Sistema de Gestión
de la Calidad
Modulo de
seguimiento
evaluación
y
Componente:
Auditoría interna
Elemento:
Auditoría interna
Actividad
independiente
y
objetiva de aseguramiento y
consulta,
concebida
para
agregar valor y mejorar las
operaciones de la entidad.
8.2.3 Seguimiento y medición 8.2.3 Seguimiento y medición Modulo
de
control
de
de los proceso
de los procesos
Los métodos para medir la
eficacia, eficiencia y efectividad La
entidad
debe
aplicar Componente:
del Sistema están establecidos métodos apropiados para el Direccionamiento estratégico
mediante
la
Guía
de seguimiento de los procesos del
Indicadores,
documento Sistema de Gestión de la Elemento:
establecido en el Subproceso Calidad, y cuando sea posible Indicadores de gestión
de Planeación, y las revisiones para asegurar que la entidad
periódicas al interior de los realiza mediciones para evaluar Todas
las
actividades
procesos, seguimientos de y monitorear el desempeño de relacionadas con los planes,
compromisos,
evaluaciones sus procesos, facilitando la programas y proyectos pueden
externas.
gestión interna de estos y el medirse con parámetros que
seguimiento por parte de los enfocados a la toma de
clientes
y
las
partes decisiones son señales para
interesadas.
monitorear la gestión.
Así mismo establecer un
conjunto
de
variables
cuantitativas y/o cualitativas
sujetas a la medición, que
permitan observar la situación y
las tendencias de cambio
generadas, determinando con
ello como se ejecutan o se
llevan a cabo los procesos, al
igual que las tendencias de
cambio en relación con el logro
de los objetivos y metas
previstos.
Se debe garantizar la difusión
de la información de la entidad
sobre
su
funcionamiento,
gestión y resultados en forma
amplia y transparente a los
diferentes grupos de interés
(clientes y partes interesadas),
dando cumplimiento al principio
constitucional de la publicidad y
transparencia.
Se debe asegurar que la
entidad realiza mediciones para
evaluar
y
monitorear
el
desempeño de sus procesos,
facilitando la gestión interna de
éstos y el seguimiento por parte
de los clientes y las partes
interesadas.
8.2.4 Seguimiento y medición
del producto y/o servicio:
La Entidad realiza seguimiento
y medición para determinar,
verificar que se cumplan con los
requerimientos del servicio a fin
de que se han alcanzado los
requisitos de los clientes y que
se han utilizado para mejorar los
procesos de su realización o
prestación; así mismo para que
garanticen con la continuidad de
del sistema, tomando como
base los resultados de la
8.2.4 Seguimiento y medición
del producto y/o servicio:
Garantizar que se establecen y
especifican
requisitos
de
medición (incluyendo criterios
de
aceptación)
para
los
productos y servicios a fin de
verificar que se han alcanzado
los requisitos de los clientes y
que se han utilizado para
mejorar los procesos de su
realización o prestación
Modulo de
seguimiento
evaluación
y
Componentes
Auditoría interna
Elementos:
gestión
Auditoría interna
medición de la eficacia, la
eficiencia y la efectividad.
8.3
CONTROL
DEL 8.3
CONTROL
DEL
PRODUCTO Y/O SERVICIO PRODUCTO Y/O SERVICIO
NO CONFORME
NO CONFORME
La
Unidad
Administrativa
Contadores ha definido como
servicio no conforme Salida de
un proceso destinada a un
cliente externo o solicitada por
él que no cumple con alguno de
los requisitos o especificaciones
establecidos
La identificación del servicio no
conforme es responsabilidad
del líder del proceso La
autoridad frente al tratamiento
del servicio no conforme es del
líder del proceso, quien debe
tomar la acción correspondiente
para eliminar la no conformidad
detectada u otras acciones
relacionadas,
para
tal
procedimiento
la
actividad
cuenta con los siguientes
formatos: Formato Estadística
del producto y/o servicio no
conforme, Formato Gestión
producto servicio no conforme,
Formato
identificación
tratamiento y disposición del
servicio o producto no conforme
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
La Entidad recopila y analiza los
datos para demostrar la
conveniencia, adecuación, la
del Sistema Integrado de
Gestión con el fin de evaluar y
a partir de esto generar la
mejora continua. Cada uno de
La entidad debe asegurarse de
que el producto y/o servicio que
no sea conforme con los
requisitos establecidos, se
identifica y controla para
prevenir su uso o entrega no
intencionados. Así mismo se
debe asegurar la oportuna
detección,
clasificación
y
disposición del producto o
servicio no conforme, con el fin
de evitar
su uso no
intencionado.
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
La entidad debe determinar,
recopilar y analizar los datos
apropiados para demostrar la
conveniencia,
adecuación,
Calidad y para evaluar dónde
puede realizarse la mejora
Valorar en forma permanente la
efectividad del sistema de la
entidad pública, la eficiencia,
eficacia y efectividad de los
procesos; el nivel de ejecución
proyectos, los resultados de la
gestión, con el propósito de
detectar
desviaciones,
establecer tendencia y generar
recomendaciones para orientar
las acciones de mejoramiento
de la organización pública.
Una vez efectuado el diseño e
implementación
de
los
elementos
orientados
a
controlar los procesos de la
entidad, deberá emprenderse
en forma paralela el diseño e
implementación
de
los
mecanismos de verificación que
permitan
determinar
la
eficiencia y eficacia de los
controles, el logro de los
resultados de cada proceso.
procesos y procedimientos
tiene la medición a la cual se le
realiza el análisis de datos a
partir de los resultados del
servicio no conforme, el
tratamiento
de
las
no
conformidades, la medición y
satisfacción al cliente, al informe
de las PSQRDF, el seguimiento
a los indicadores, las cuales nos
permite identificar acciones
correctivas o preventivas para
darle el tratamiento respectivo.
8.5 MEJORA
continua. El análisis de datos se
debe obtener de las diferentes
fuentes tanto frente a los
planes, objetivos, requisitos del
cliente y otras metas definidas,
para identificar oportunidades
de mejora.
8.5.1 Mejora continua
8.5.1 Mejora continua
La
Unidad
Administrativa
Contadores,
busca
permanentemente
el
mejoramiento continuo del
SIGC
a
través
de
la
implementación de la Política y
los Objetivos de calidad, la
medición de los indicadores de
eficacia, eficiencia y efectividad,
el análisis de datos, la
formulación e implementación
de los procedimientos de
Revisión por la Dirección,
Producto
y
servicio
no
conforme, Medición y control.
8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva
La
Unidad
Administrativa
Contadores toma acciones para
eliminar las causas de las no
conformidades a través de la
implementación
del
el
procedimiento
Acciones
Correctivas, Preventivas y de
Mejora
8.5 MEJORA
Modulo de
seguimiento
evaluación
y
Componente
La entidad debe mejorar Plan de Mejoramiento
continuamente
la
eficacia,
eficiencia y efectividad del Elemento
Sistema de
Planes de Mejoramiento
Gestión de la Calidad.
Consolidar
acciones
de Acciones
necesarias
para
mejoramiento individual, por corregir
las
desviaciones
proceso e institucional que encontradas en la gestión de los
permitan
corregir
las procesos, como resultado de la
desviaciones presentadas en el autoevaluación realizada por
desarrollo de las actividades en cada líder de proceso, de la
cumplimiento de la función de la auditoría interna de control
entidad.
interno.
8.5.2 Acción Correctiva
Tomar de manera oportuna
acciones que permitan eliminar
las causas de no conformidades
reales o potenciales que
impidan el logro de los objetivos
planificados
También se busca promover
que los procesos internos de las
entidades se desarrollen en
forma eficiente y transparente a
través de la adopción y
cumplimiento de las acciones
correctivas
o
de
la
implementación
de
metodologías orientadas al
mejoramiento continuo.
de Calidad en la Gestión Pública y MECI con base en la actualización de la NTCGP 1000:2009.
a) Establecer mecanismos para la mejora del Sistema Integrado de Gestión y de Control Interno.
Las oportunidades de mejora pueden identificarse a partir de:
- Análisis de datos.
- Resultados de auditorías.
- Resultados de seguimiento y medición de los productos o la prestación del servicio.
- Revisión por la dirección.
- Resultados de seguimiento, medición de los procesos.
- Resultado de evaluación independiente del sistema de control.
- Gestión de riesgos.
- Resultados de seguimiento y medición de metas y objetivos.
Las oportunidades de mejora se materializan en acciones correctivas, acciones preventivas y planes
de mejoramiento (individual, por proceso e institucional).
b) Establecer e implementar un(os) procedimiento(s) que permita(n) actuar oportunamente frente
a situaciones que puedan afectar el desempeño de la entidad frente al cumplimiento de su
función.
De acuerdo a los resultados de las acciones correctivas y preventivas que se obtienen a través de:
- Las quejas de los usuarios.
- Los informes de auditoría interna.
- Los resultados de la revisión por la dirección.
- Los resultados del análisis de datos.
- Los resultados de las mediciones de satisfacción.
- Las mediciones de procesos, productos o servicios.
- Los resultados de autoevaluación.
- Gestión de riesgo.
- La revisión de las necesidades y expectativas del cliente.
La obtención de los resultados de seguimientos se establece con las acciones correctivas y
preventivas y los planes de mejoramiento que resulten de estos.
NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD CON BASE EN ESTA NORMA
Las entidades tienen la responsabilidad de investigar la normatividad vigente que les es aplicable,
presenta parte de la normatividad asociada con los temas tratados en cada capítulo de la presente
norma. La inclusión en la presente norma se hace sólo con propósitos de orientación. Cuando una
norma se relacione con numerales de los cuales dependan otros subnumerales, debe entenderse que
éstos también se incluyen dentro de la correspondencia identificada. Así mismo para la Unidad
Administrativa Especial Junta Central de Contadores, incluye el Nomograma que se relaciona con cada
uno de los Procesos.
Bibliografía:
Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública (NTCGP: 1000 /2009)
Manual de Operativo de Calidad Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores

documento de referencia meci y calidad sistema integrado de

Transcripción

Documentos relacionados

PRESENTACION MECI MAYO