procedimiento prestamos y/ o consulta de documentos gestión y

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PROCEDIMIENTO PRESTAMOS Y/ O CONSULTA DE
DOCUMENTOS
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
1.
Código:
GAD-PR-11 / V1
Fecha: 12/11/2014
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PROPÓSITO
Determinar las actividades necesarias para ofrecer el servicio de consulta, préstamo y devolución de los documentos que administra los
Archivos de Gestión de las diferentes dependencias y el archivo Central de la UNP; tanto para funcionarios de la Unidad Nacional de
Protección como para entidades o ciudadanos en general, en cumplimiento a las normas legales vigentes.
2.
ALCANCE
Inicia desde la solicitud de acceso para consulta o préstamo de documentos, el registro en la planilla de control de préstamo y finaliza
hasta la devolución de los documentos en el tiempo establecido por la Entidad.
3.
RESPONSABILIDADES
CARGO/DEPENDENCIA
Coordinador del Grupo Gestión Financiera y Administrativa.
Gestionar los recursos necesarios para lograr un eficiente servicio
de consulta y préstamo de documentos.
Profesional universitario y/o Contratista
Administrativa.
Seguimiento y control de los préstamos y consultas que se
realizan en archivo de gestión y archivo central de la UNP.
Gestión Financiera y
Técnico Administrativo y / o contratistas.
Apoyo en las diferentes actividades tendientes a brindar un buen
servicio y salvaguardar la información de la UNP.
Servidores públicos.
Todos los servidores públicos como productores y usuarios de la
información son responsables de custodiar y cuidar la
documentación.
4.
DEFINICIONES
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (acuerdo
027 de 2006).
Consulta de Documentos: Derecho de los funcionarios autorizados de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en
general a utilizar la información contenida en los documentos de acuerdo a los reglamentos establecidos y en los términos consagrados
por la Ley (acuerdo 027 de 2006).
Consulta de documentos y archivos: La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en
días y horas laborales, con la presencia de un funcionario o servidor responsable de aquellos (acuerdo 027 de 2006).
Custodia de documentos: Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que
implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad (acuerdo 027 de
2006).
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de
archivo (acuerdo 027 de 2006).
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado (acuerdo 027 de 2006).
Documento Original: es la fuente primaria de información de todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad
e integridad (acuerdo 027 de 2006).
Documento público: Es el producido o trasmitido por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención (acuerdo 027
de 2006).
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto (acuerdo 027 de 2006).
Planilla: Formato o formulario con espacios en blanco para ser diligenciados con los datos relacionados con la solicitud del préstamo y
en devolución. Es el elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar en caso de salida para préstamo,
consulta o reproducción y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Préstamo: Entregar un bien (documento, expediente, unidad documental) a alguien para que lo utilice durante algún tiempo dejando
evidencia en registros, de quien es el nuevo poseedor de dicho bien, para que después realice la devolución.
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Préstamo de Documentos: Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos
(acuerdo 027 de 2006).
5.
MARCO LEGAL
Constitución Política
Artículos 20, 27, 74 y 112. Sobre el derecho de acceso a la información y a la documentación oficial salvo los casos que establezcan la
ley, así como la libertad de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Acceso a los documentos públicos.
Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos
de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva.
Ley 734 de febrero 5 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único” art.34 nº5.
Ley 594 de julio 14 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público.
Título II. Derecho de Petición capítulo 1
Acuerdo 07 de 1994. Archivo General de la Nación – AGN. Reglamento General de Archivos.
Capítulo V. Acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 47 de 2000. Archivo General de la Nación – AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 43 sobre “Restricciones por razones
de conservación”, del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 56 de 2000. Archivo General de la Nación – AGN. Por el cual se desarrolla el artículo 45, sobre “Requisitos para la Consulta”
del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivos.
Sentencia T- 443 de octubre 12 de 1994 de La Corte Constitucional. Señala los deberes de las entidades que manejan archivos, la
importancia de estos como garantes de los derechos fundamentales, las obligaciones por parte de los ciudadanos respecto de la
información suministrada y reitera que: “el uso de los documentos públicos, se debe hacer respetando fielmente su contenido y el
contexto en el cual se produjo y sin propósito de crear confusión o desorientación”.
Ley 872 de 2003. “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios”.
Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se
dictan otras disposiciones”.
ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000. Manual de Implementación
Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005
Decreto 4485 de 2009. Adopta la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000,
documento trabajado y desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en conjunto con diferentes
empresas.
Decreto 4110 de 2004. “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Función Pública”.
Decreto Ley 0019 de 2012. “Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la administración pública”
Artículo No. 4. Celeridad en las actuaciones administrativas.
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Artículo No. 9. Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad.
Artículo No 34. Actuaciones en sede administrativa.
Decreto 53 de 2012. “Por el que se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012, "por el cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".
Artículo 1. Corríjase el artículo 25 del Decreto 19 de 2012, el cual quedará así: Eliminación de autenticaciones y reconocimientos
Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Artículo No. 5 numeral 3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos
previstos por la Constitución y las leyes.
Artículo No. 5 numeral 4 Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.
Ley 1448 de 2011. “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado
interno y se dictan otras disposiciones”
Artículo No. 192. Numeral 2. Garantizar la disposición de los medios e instrumentos necesarios para la elección de sus representantes
en las instancias de decisión y seguimiento previstas en esta ley, el acceso a la información, el diseño de espacios de participación
adecuados para la efectiva participación de las víctimas en los niveles nacional, departamental y municipal.
Ley 57 de 1985. Capitulo II Acceso ciudadanos a los documentos
Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones.
6.
CONDICIONES GENERALES
1.
Todas las dependencias tienen la obligación de prestar el servicio de consulta y préstamo de documentos al interior de la
entidad para las diferentes dependencias que así lo soliciten y para los ciudadanos en general; las cuales deben tener una
respuesta en un tiempo no mayor de 10 días hábiles (por regulación legal) (Ley 57 de1985). Si por algún motivo la respuesta a
la consulta debe sobrepasar este límite, se emite una explicación escrita al solicitante. Las copias se entregarán en el menor
tiempo posible, preferiblemente 3 días.
2.
El horario de recepción de solicitudes para consulta y préstamo de los documentos ubicados en el Archivo de Gestión será de
8:00 a.m. a 4:00 p.m. las cuáles serán atendidas el mismo día.
3.
El horario de recepción de solicitudes para consulta y préstamo de los documentos ubicados en el Archivo Central será de
8:00 a.m. a 4:00 p.m. las cuáles serán atendidas el día hábil siguiente.
4.
Para los préstamos de los documentos se debe diligenciar el formato ficha de préstamo y/ o consulta de documentos y la guía
Afuera-Préstamo de Documentos en físico y en Excel, se firmará el formato para efectos de formalización del préstamo o
consulta.
5.
La reproducción de documentos solicitada por consulta administrativa interna será gratuita. Si la documentación a consultar
excede 200 folios la consulta debe realizarse en la sala de consulta del archivo central o en la oficina productora. Si el usuario
desea que le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en
quien se haya delegado esa facultad.
6.
La disponibilidad de la documentación, tanto para la reproducción, como para la consulta dependerá de que los documentos
requeridos no se encuentren en procesos técnicos de archivo, del estado de conservación o estén bajo restricción al público.
7.
Cuando exista restricción para el acceso a documentos originales por su estado de conservación, la información se
suministrarán en cualquier sistema de reproducción. La consulta se realizará en la misma oficina productora o en sala consulta
del Archivo Central.
8.
Por ningún caso saldrán expedientes de la entidad, salvo en los casos que expresamente sean requeridos por autoridad
judicial dentro de la cadena de custodia establecida en el Código de Procedimiento Penal.
9.
Los funcionarios de los depósitos de archivo garantizarán la seguridad de la información. Los documentos que por expresa
consagración constitucional o legal tengan el carácter de reservados, no podrán ser consultados libremente sino
exclusivamente por las personas y en los términos legalmente establecidos, igualmente para aquellos documentos que la
Entidad haya establecido que tengan algún nivel de confidencialidad secreta.
10. Para la consulta de documentos en Archivos Central se cuenta con un espacio adecuado donde el usuario puede acceder a
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los documentos. En ningún caso las consultas deben hacerse al interior de los depósitos de archivo, con el fin de evitar la
pérdida de documentos.
11. Los usuarios podrán acceder a los documentos del archivo central, presentando el carné vigente.
12. Solo se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en caso de obras civiles en las instalaciones físicas, ejecución y
periodo cautelar de actividades de desinfección y/ o fumigación, cese laboral autorizado por las dependencias competentes y
realización de labores sobre los documentos que impidan el normal acceso.
13. El funcionario designado para atender la consulta deberá reintegrar el mismo día, a su ubicación en el archivo, la totalidad de
documentos consultados en sala.
14. Para el caso del Archivo de Gestión y el Archivo Central el plazo máximo de préstamo de documentos se establece máximo
cinco días (5) hábiles. Transcurrido este tiempo se enviara una solicitud escrita de devolución al responsable de la
dependencia correspondiente, en el que le recordara la obligación de reintegrar los documentos.
15. La persona asignada en el Archivo de Gestión y el Archivo Central verificará que el expediente devuelto este completo. En
caso afirmativo se procede al re archivo del expediente en su ubicación original. En caso negativo hay que hacer una
reclamación a la unidad solicitante para que componga y arregle el expediente, seguido a esto se procede al re archivo del
expediente en su ubicación original y se finaliza el procedimiento.
7.
8.
RIESGOS
SI EXISTE
CORRECTIVO QUE SE DEBE EMPRENDER
Préstamo incorrecto o incompleto de la documentación
solicitada.
Revisar de nuevo la solicitud, ubicar la información correcta y
brindarla para consulta o préstamo.
CONTENIDO
Nº
1
2
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Funcionarios y/ o usuarios externos
Técnico
Administrativo
Contratista.
y/
Realizar la solicitud de consulta
y/o préstamo en jornada laboral
y presentando el carnet de la
entidad,
diligenciando
y
firmando la Ficha de Consulta
y/o
Préstamo
de
documentos. La consulta se
puede
realizar presencial,
telefónica, por memorando o
vía e-mail.
OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA
Para los usuarios externos no se aceptan solicitudes de
préstamo de documentos, solo solicitud de Copia de
documentos que no sean de nivel de reserva o
restricción para su acceso
Para requerimientos de archivos por parte de las
autoridades de investigación, inspección y vigilancia
(DIAN, Superintendencias, Contraloría, Procuraduría,
Fiscalía etc.) la solicitud deberá ser motivada y de su
competencia y en ningún momento los documentos
deberán salir en forma permanente hacia dichos entes o
de manera transitoria fuera de las instalaciones de la
UNP.
Verificar que la información
aportada por el usuario sea
suficiente para la búsqueda de
o los documentos en el archivo.
Todas las solicitudes deben ser registradas.
Si los datos no son suficientes
se informará al usuario y se
dejará anotación en la ficha de
consulta o préstamo.
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3
4
5
Técnico
Administrativo
Contratista.
Técnico
Administrativo
Contratista.
Técnico
Administrativo
Contratista.
y/
y/
y/
6
Técnico
Administrativo
Contratista.
y/
7
Técnico
Administrativo
Contratista.
y/
8
Técnico
Administrativo
Profesional
y/
9.
FORMATOS Y REGISTROS
Base de Datos en Excel
Formato: Único inventario documental
Formato: Rotulo General
Formato: Ficha de consulta y/o Préstamo
Formato: Guía Afuera
Ubicar la documentación en los
depósitos
de
archivo,
consultando la Base de Datos,
o inventarios documentales y
Tablas
de
Retención
Documental entre otros. No se
permite el acceso directo al
personal no autorizado.
Facilitar los documentos y/o
o
emitir respuesta
o
Prestar los documentos
Recibir y verificar
o los documentos
finalizada la
consulta
Reintegrar los
o documentos a su
ubicación en el
archivo.
o
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También se debe verificar que la documentación esté
organizada, completa y
en buen estado de
conservación e informar al usuario cualquier situación
que afecte la consulta: organización pendiente,
faltantes, deterioro entre otros.
Retira los documentos de los depósitos y se diligencia
el formato “Guía Afuera-Préstamo de Documentos"
hasta el momento de su devolución para consulta en
sala. Para la entrega de copias se debe sustentar la
imposibilidad de acceso a los documentos por causas
de relativas a conservación, procesos técnicos,
deterioro entre otros.
Si la documentación es solicitada por otra oficina
interna, la cual requiera consultar los originales se debe
verificar la cantidad de documentos y/o carpetas
reflejando dicha información en la ficha de consulta y/o
préstamo de documentos. Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata. Para los
usuarios externos preferiblemente se suministrarán
fotocopias y no el original ( Acuerdo 07, articulo 50).
Verificar la integridad de la documentación facilitada
o prestada, entregada por el usuario y descargar del
formato “Guía Afuera-Préstamo de Documentos”. Si
la documentación presenta faltantes o afectaciones en
su conservación se debe realizar la anotación en el
formato de inventario e informar al funcionario
competente para tomar las medidas de restitución,
preservación o la que fuere necesaria, en aras de
proteger el acervo documental. El usuario debe, en lo
posible, firmar el registro para descargar el préstamo.
Reintegrar los documentos a su ubicación física en el
Archivo de Gestión o Central, una vez finalizada la
consulta o el préstamo.
Solicita por escrito la devolución de documentos
Reporta listado de usuarios prestados una vez cumplido el tiempo establecido para
morosos.
la entrega, si éstos no han sido devueltos y si no hay
respuesta se reporta a través de memorando a la
Oficina de Control Interno Disciplinario.
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10. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Inicial
Identificación del cambio
Versión Final
00
Creación del Procedimiento
01
Elaboró:
Mauren Rocío Adaime Ramírez
Contratista
Revisó:
Alonso Miranda Montenegro
Secretario General ( E )
Aprobó:
Alonso Miranda Montenegro
Secretario General ( E )
Oficializó:
Jaime Orlando Infante Acosta
Oficina Asesora de Planeación e Información