Aligere la carga de trabajo de sus empleados en RRHH, e

Aligere la carga de trabajo de sus empleados en RRHH, e

Solución para el departamento de Recursos Humanos
Solution Sheet
Autoservicio del empleado
Aligere la carga de trabajo de
sus empleados en RRHH, e
incremente el sentimiento de
satisfacción del personal
“En promedio, un departamento
de Recursos Humanos emplea el
50% de su tiempo en procesar la
información de sus empleados y
en responder preguntas.”
– Investigación realizada por Forrester
Soluciones de OnBase
para Recursos Humanos Autoservicio del empleado
• Otorgue a sus empleados la
posibilidad de ejecutar tareas
sencillas propias de Recursos
Humanos
• P
roporcione acceso seguro y
sencillo a los expedientes de
los empleados e información
importante
• A
ligere la carga de trabajo de
sus empleados en RRHH para
que se enfoquen en tareas más
productivas
Aspectos básicos
La necesidad de proporcionar niveles más altos de servicios y soporte con menores recursos es igual
de importante tanto para los empleados de una organización como para sus clientes. Puede lograrse
este difícil balance si le otorga a sus empleados las herramientas necesarias para acceder y actualizar
información, responder sus propias consultas y resolver problemas cuando les sea más conveniente.
Los desafíos
Su departamento de Recursos Humanos (RRHH) mantiene diversas tareas que forman parte de sus
actividades regulares. Dichas tareas pueden abarcar desde inconvenientes legales serios, administrar
solicitudes para días no laborables, contratar al mejor talento disponible hasta efectuar cambios menores
en la información personal del empleado. Sin embargo, como en todo aspecto del empresariado moderno,
se espera que “hagan mucho con menos”...
Los esquemas tradicionales de RRHH son eficientes al administrar datos sin procesar y procesos de
definición sencilla, pero la inmensa cantidad de papel que implican los expedientes del personal es,
generalmente, aún mantenida físicamente -haciendo prácticamente imposible que los empleados accedan
a la documentación cuando la necesitan.
La solución
Con el módulo Autoservicio del Empleado (OnBase Employee Self-Service) usted puede maximizar la
capacidad de sus empleados para: ejecutar tareas administrativas sencillas, acceder a información desde
sus propios archivos, e iniciar procesos de RRHH que requieren aprobación gerencial. ¡Y todo esto sin la
participación directa de sus profesionales de Recursos Humanos!
Documentos como reglamentos internos, beneficios, programas de gastos o cualquier otra información
importante pueden ser buscados y vistos por el empleado -las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
El personal de RRHH puede reducir el tiempo ocupado en llamadas telefónicas al publicar un listado
con las preguntas más comunes respecto a reglamentos y beneficios. También puede cortar el manejo
innecesario de ‘papeleo’ mediante el uso de formularios electrónicos de uso sencillo, los cuales actualizan
inmediatamente la información de los empleados.
Acceda a la información cuando lo necesita -de manera segura
A través de un acceso basado en exploradores, los empleados pueden:
• Ver y actualizar datos personales e información propia de RRHH en cualquier momento
• Ver información detallada sobre días festivos, incluyendo el balance de días restantes. También
pueden registrar nuevas solicitudes de días no laborables
• Ver y participar en revisiones de rendimiento
• Leer los reglamentos más recientes de la compañía, así como información sobre deducciones y beneficios
• Acceder a registros de entrenamientos y reservar nuevos cursos
“Observamos el potencial que
OnBase tiene para ayudarnos
a cumplir con las regulaciones
normativas, mejorar la
productividad y reducir los costos
en todos los niveles.”
– Jefe de Desarrollos Financieros,
Administrador de Patrimonios en el Reino Unido
Todas estas acciones son controladas de manera segura, en otras palabras: los empleados pueden ver su
propia información solamente, o partes relevantes y limitadas de expedientes de otros empleados, por
ejemplo: un gerente accediendo a información de los miembros de su equipo.
Simplifique los procesos simples pero largos con nuestra solución
Todas las tareas cotidianas de un departamento de RRHH pueden ser tomadas de inmediato desde el
núcleo del equipo de RRHH y administradas por los propios empleados bajo el apoyo de OnBase para
ejecutar aprobaciones.
Cualquier tarea basada en formularios -como solicitudes de días no laborables, reporte de faltas por
enfermedad, cambio de dirección, etc.- puede ser ejecutada por el empleado a través de Intranet,
seleccionando la acción correspondiente y llenando el formulario que necesitan. OnBase procesa el
formulario directamente desde Intranet y lo importa al sistema como un documento. Este formulario
puede ahora ser trasladado al proceso de aprobación con todo automatizado, basado en reglas
empresariales –revisión automática de autorizaciones para días no laborables, definir quién será el
gerente del empleado y distribuir sus aprobaciones, informar sobre la aprobación (o rechazo) de la
solicitud del empleado, o inclusive ‘debatir’ sobre la autorización de días no laborables.
Los empleados pueden ser quienes inicien un rango de actividades de RRHH, incluyendo:
• Actualizar su información de perfil
• Acceder al contenido de su expediente -tal como información sobre revisiones, salario y paquete de
beneficios
• Revisar las preguntas más frecuentes (FAQs, por sus siglas en inglés)
• Llenar solicitudes y formularios en línea para suministrarlos directamente en los procesos Workflow
para ser revisados y/o ejecutar una acción, incluyendo:
- Solicitudes de días no laborables
- Reporte de días no trabajados por enfermedad
- Cambio en la información personal (o cambios en las circunstancias personales)
- Solicitar transferencia a un departamento distinto
- Solicitar ayuda a RRHH
• Confirmar haber aceptado los nuevos reglamentos o procedimientos de la empresa, tales como el
manual interno o plan de comisiones
¿Por qué OnBase?
El módulo de Autoservicio del Empleado no sólo facilita el trabajo de los empleados, sino que también reduce la
cantidad de tiempo que el personal de RRHH emplea en problemas comunes y repetitivos que pueden mermar
su satisfacción laboral. Mientras más empleados usan este módulo, estos trabajadores capacitados pueden
disponer de su tiempo enfocados en proyectos estratégicos que beneficien a la organización de manera integral.
OnBase otorga soporte completo para formularios electrónicos. Los formularios, en conjunción con
el módulo Workflow de configuración sencilla y flexible, pueden producir grandes mejoras en la
productividad de los empleados.
El módulo Autoservicio del Empleado (Employee Self-Service) es mucho más que un simple acceso web a sus
sistemas de RRHH: es un servicio que trabaja fuertemente para su empresa. Llenar un formulario en Intranet
para reservar un día festivo es sólo parte del asunto; los beneficios empiezan a sentirse al emplear Workflow
-con reglas empresariales flexibles- para lograr que la solicitud sea aprobada por su gerente correspondiente.
Todo esto significa, principalmente, que su organización puede crear una organización de servicios
internos que esté disponible a toda hora -sin tener que aumentar el personal.
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