estudio especial comite cantonal deportes

Transcripción

Municipalidad de Pococí
Guápiles, Pococí
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INFORME No. IAI-002-2014
MUNICIPALIDAD DE POCOCÍ
AUDITORÍA INTERNA
INFORME ESPECIAL SOBRE LA GESTIÓN, FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y
DE CONTROL INTERNO DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES DE POCOCÍ
2014
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Índice
No. de Página
1. Introducción
4
1.1. Origen del estudio......................................................................................... 4
1.2. Objetivo del estudio ...................................................................................... 4
1.3. Alcance del estudio....................................................................................... 5
1.4. Responsabilidad por la información consignada .......................................... 5
1.5. Limitaciones de Estudio ................................................................................ 5
1.6. Marco jurídico y técnico que regula los Comités Cantonal de Deportes ....... 5
1.7. Comunicación verbal de los resultados ........................................................ 6
2. Resultados
7
2.1. Integración y nombramiento de los miembros de Comité Cantonal de
Deportes y Recreación de Pococí..................................................................... 7
2.2. Sobre los libros de Actas llevados por el Comité Cantonal de Deportes. ... 13
2.3. Sobre el cumplimiento de regulaciones en materia presupuestaria. .......... 16
2.3.1 Aprobación Presupuestaria
16
2.3.2 Debilidades en la formulación de presupuestos
19
2.4. Razonabilidad de los saldos pendientes de transferir por parte de la
Municipalidad de Pococí. ................................................................................ 21
2.5. Análisis de los gastos ejecutados periodo del 2008 al 2011. ..................... 22
2.5.1.Gastos ejecutados sin presupuestos aprobados.
22
2.5.2.Análisis de gastos ejecutados sin contenido presupuestario.
25
2.5.3.Deficiencias de Control Interno en los diferentes gastos 2008 – 2011. 31
2.5.4.Liquidaciones de Viáticos
35
2.5.5.Liquidaciones Caja Chica (2008-2011)
36
2.5.6.Gastos de equipo de Primera y Segunda División
39
2.5.7.Gastos Fantasía Navideña
41
2.5.8.Gastos Juegos Nacionales
42
2.5.8.1.Viáticos
42
2.5.8.2.Otros Gastos
45
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2.6. Contratación Administrativa ........................................................................ 47
2.7. Otros Ingresos sin contabilizar ................................................................... 48
2.8. Razonabilidad de los datos consignados según liquidaciones, estados
financieros del Comité Cantonal de Deportes. ................................................ 50
2.9. Del personal en materia contable. .............................................................. 53
2.10.Desatención Recomendaciones cursadas en estudios anteriores ........... 55
3 Conclusiones
56
4 Recomendaciones
64
4.1. Al Concejo .................................................................................................. 64
4.2. Al Comité Cantonal de Deportes y Recreación .......................................... 65
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INFORME ESPECIAL SOBRE LA GESTIÓN, FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y
DE CONTROL INTERNO DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES DE POCOCÍ
1.
Introducción
Conviene indicar que los artículos 37 y 38 de la Ley General de Control Interno Nº
8292, la administración activa es la responsable de ejecutar lo recomendado por la
Auditoría Interna en sus informes, pero deja abierta la posibilidad de discutir las
recomendaciones ofrecidas por esta unidad de asesoría para que la misma
administración proponga soluciones alternas para los problemas identificados en el
ejercicio de la función de auditoría, o en caso extremo el planteamiento de
conflictos ante la Contraloría General de la República.
El artículo No. 39 de la Ley General de Control Interno indica en el párrafo primero:
El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil,
cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley,
sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de
servicios.
1.1.
Origen del estudio
El estudio se realizó de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de Auditoría
Interna para el año 2013 y a solicitud del Concejo Municipal, mediante Acuerdo Nº
1009, Acta 40 30-05-2012.
1.2.
Objetivo del estudio
Evaluar la Gestion Financiera, Operativa y el Control Interno del Comité Cantonal
de Deportes de Pococi, para determinar si estas se desarrollan de acuerdo a las
mejores practicas, de conformidad al bloque de legalidad y
vigente.
demás normativa
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1.3.
Alcance del estudio
Comprenderá el análisis y revisión de documentos que sustente los presupuestos,
estados financieros, liquidaciones presupuestarias, modificacones, reglamentos,
manuales; así como su sistema de control interno, abarcará el período que va
desde el 01 de enero 2008 al 31 de diciembre 2011, ampliándose en los casos que
se considere necesario.
Para el estudio de la información y documentos presentados por la Municipalidad
se han aplicado técnicas selectivas, sin perjuicio de otras observaciones que pueda
efectuar esta Auditoría Interna; así como de cualquier ajuste que con posterioridad
se pueda determinar cómo necesario.
1.4.
Responsabilidad por la información consignada
La veracidad, suficiencia y exactitud de los datos contenidos en los documentos,
que han servido de fundamento en este estudio, son total responsabilidad de los
funcionarios, que la proporcionaron.
1.5.
Limitaciones de Estudio
Las principales limitaciones que se dieron en el presente estudio, es la falta de
documentación como cheques, estados financieros con sus respectivos respaldos.
1.6.
Marco jurídico y técnico que regula los Comités Cantonal de
Deportes
El marco jurídico que regula al Comité Cantonal de Deportes, lo encontramos en el
Capítulo VII del Código Municipal Ley 7794 del 30 de abril 1998, en los artículos del
164 al 172, asimismo su naturaleza jurídica fue definida por la Procuraduría
General de la República, mediante dictamen C-174-2001 del 19 de junio 2001, en
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el cual aclara que son órganos desconcentrados adscritos a las municipalidades
respectivas y con personalidad jurídica instrumental.
Los Comités Cantonales de Deportes y Recreación, por su especial naturaleza
jurídica resultan sujetos comprendidos dentro de la regulación contemplada en el
artículo 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica Nº 7428,
en consecuencia les rigen las regulaciones contempladas sobre materia de control
interno, como las contenidas en el Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto
Público.
De manera especial al Comité Cantonal de Deportes de Pococí desde el año 2001
a enero 2011, le aplica el “Reglamento municipal para la elección de los miembros
del Comité Cantonal de Deportes y Recreación del cantón de Pococí
1
y de enero
2011 le aplica el “Reglamento de Organización, Funcionamiento y elección de los
miembros del Comité Cantonal de Deportes, publicado en el Diario Oficial la
Gaceta No. 12 del 18 de enero 2011 y Gaceta No. 237 del 09 de diciembre 2013.
Asimismo el Comité Cantonal de Deportes, cuenta con un “Reglamento de Caja
Chica, mismo que fue aprobado en la Sesión Nº 17 Ordinaria del 7-03-2011.
Además, en la Sesión Nº 32 Ordinaria, mediante Acuerdo 870 del 06 de mayo 2013
fue modificado el artículo 06 del reglamento supra citado, fue publicado en la
Gaceta No. 237 de 09 de diciembre 2013.
1.7.
La
Comunicación verbal de los resultados.
comunicación
verbal
de
los
principales
resultados,
conclusiones
y
recomendaciones producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a
cabo en la oficina de la Auditoría Interna, en reunión efectuada el día de del año en
1
Publicado en la Gaceta Nº 12 del 18 de enero 2011
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curso, con los miembros del Comité Cantonal de Deportes, Sr. Johan Valerio
Valerio López, Presidente, Sr. Eduardo Espinoza Calderón, Vicepresidente, Ing.
Jorge Hodgson Quinn, Tesorero, Sra. Iría Salazar Álvarez, Secretaria, Sr. Alberto
Navarro Elizondo, Vocal y Licda. Grace Chinchilla Villegas, Auditora Interna.
2.
Resultados
2.1.
Integración y nombramiento
de los miembros de Comité
Cantonal de Deportes y Recreación de Pococí.
De acuerdo al Reglamento Municipal, publicado en La Gaceta Nº117 del 19 de
junio 2001, para la elección de los miembros del Comité Cantonal de Deportes y
Recreación de Pococí, específicamente el nombramiento de los representantes de
organizaciones deportivas y recreativas, el Comité Cantonal debe convocar en la
primer quincena del mes de noviembre cada dos años2, de los resultados de la
asamblea se levantará un acta que debe ser comunicada al Concejo Municipal
dentro de los tres días hábiles siguientes a la elección, firmada debidamente por
todos los miembros presentes del tribunal.3
Para la elección del representante de las organizaciones comunales, la Asamblea
la formulará la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo,
para la primer
quincena de noviembre de cada dos años4, de la asamblea se levantará un acta
que debe ser comunicada al Concejo Municipal dentro de los tres días hábiles
2
Articulo 3 Reglamento Municipal para la elección de los miembros del Comité Cantonal de Deportes y
Recreación del Cantón de Pococí.
3
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siguientes a la elección, firmada debidamente por todos los miembros presentes
del tribunal.5
El Concejo Municipal debe elegir a sus representantes ante el Comité Cantonal,
durante la segunda quincena del mes de noviembre de cada dos años, a más
tardar el 30 de noviembre de cada dos años.6
El Comité Cantonal de Deportes y Recreación, en pleno será juramentado por el
Concejo Municipal el primero de diciembre de cada dos años, o en la primera
sesión ordinaria del mes de diciembre de cada dos años.
Período 2007-2009

Representación de las organizaciones deportivas y recreativas:
Se envió copia del acta firmada por los presentes, sin embargo al verificar la fecha
fue realizada
el 02 de diciembre del 2007 y no en el mes de noviembre,
incumpliendo así el artículo No. 3 del reglamento antes mencionado. Acuerdo 2301
del 4-12-2007.

Representante de las organizaciones Comunales:
Mediante acuerdo 2359 11-12-2007, Acta 86, se conoce nota suscrita por el
presidente del Comité Cantonal de Asociaciones de Desarrollo, donde se comunica
que de acuerdo a la sesión No. 98, Artículo No. 3 celebrada el 10 de diciembre de
2007, se acordó ratificar la terna que fue nombrada en la Asamblea 9-4-2006, Acta
No. 12, artículo 6, folio 82 por un período de dos años, el Sr. Víctor Julio Valverde
5
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Moya, el cual vence el 9-4-2008, por ello se solicita proceder a prorrogar la misma .
El Concejo aprueba lo solicitado por unanimidad.
El Concejo Municipal mediante Acuerdo 519, Acta 24 del 01 de abril 2008, conoce
nota de la señora Nelly González, sobre Asamblea Ordinaria celebrada el 16-032008, Acta Nº15, donde se nombró como representante del Comité Cantonal de
Deportes a la Sra. Iría Salazar Álvarez, hasta vencer el periodo de la actual junta
directiva.
Articulo 8
De la convocatoria y los delegados a la asamblea
La convocatoria a la asamblea para elegir el representante de las organizaciones comunales la
formulara la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo para la primera quincena del mes de
noviembre de cada dos años.
Articulo 10
De la asamblea se levantara un acta que debe ser comunicada al Concejo Municipal dentro de los
tres días hábiles siguientes a la elección.
Por lo anterior se incumple con los artículos No.8 y 10 de dicho reglamento.
 Representantes del Concejo
No se encontró evidencia de la elección de los representantes del Concejo
Municipal en las Actas de Concejo Municipal para el periodo.
Con respecto a la juramentación igualmente se incumple lo estipulado en el artículo
Nº13 del reglamento, ya que se juramentan el 11 de diciembre del año 2007, y la
fecha que correspondía era el 04 de diciembre 2007, primera sesión del mes de
diciembre, Acta No. 86, Acuerdo Nº2362.
Integrantes del Comité Cantonal de Deportes para el periodo 2007-2009.
Nombre
Cédula
Alberto Moraga Martínez
1-802-488
Minor Vargas Ugalde
6-180-293
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Jorge Hodgson Quinn
7-123-890
Víctor Julio Valverde Moya
2-332-072
Johan Valerio López
6-280-329
Se juramenta a Iría Salazar Varela en vez de Víctor Julio Valverde Moya, Acuerdo
No. 583 del 8-4-2008
Período 2009-2011

En Sesión No. 109 del 14/12/2009, Acuerdo No. 2656, se
conoció
nota
autenticada por el Lic. Joaquín Molina Hernández del acta de asamblea realizada el
27 de noviembre 2009, para la elección de los 2 representantes en el Comité
Cantonal, quedando nombrados los señores Gerardo Moraga Martínez y Johan
Valerio López.
No se evidencia copia del Acta donde se dé por cumplido lo indicado en el artículo
2 del Reglamento Municipal para la elección de los miembros del Comité Cantonal
de Deportes y Recreación del cantón de Pococí. Señala dicha normativa:
Como cita:
Articulo 2 Tribunal de Elecciones
Para realizar y fiscalizar el desarrollo de la asamblea de elección de los representantes de las
organizaciones deportivas y recreativas, se conformará un tribunal de elecciones integrado por el
presidente(a) Municipal o a quien este designe para el acto, quien lo presidirá, el Alcalde Municipal o
a quien este designe para el acto y el presidente del Comité Cantonal de Deportes o a quien este
designe.

Representante de las Organizaciones Comunales:
En Sesión Extraordinaria Nº78, Acuerdo Nº1729, del 27-08-2009, se conoce nota
suscrita por la presidenta de la Unión Cantonal de Asociaciones, donde se indica
que en asamblea realizada el día 09 de agosto del 2009, Acta Nº17, artículo Nº13,
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se acordó nombrar a la señora Iría Salazar Álvarez como representante del Comité
Cantonal.
En Sesión ordinaria Nº90, del 05-10-2009, acuerdo Nº2065 se nombran a los dos
representantes del Concejo Municipal, eligiendo a los señores Minor Vargas Ugalde
y Jorge Hodgson Quinn.
En Sesión Ordinaria del Concejo Municipal Nº111 del 21-12-2009, Acuerdo Nº2738,
se procede a juramentar la nueva Junta Directiva para el periodo comprendido del
14 de diciembre de 2009 al 14 de diciembre del 2011, quedando conformada de la
siguiente manera:
Presidente: Minor Vargas Ugalde
Vicepresidente: Jorge Hodgson Quinn
Secretaria: Iría Salazar Álvarez
Tesorero: Johan Valerio López
Vocal: Alberto Moraga Martínez
Periodo 2011-2013
Según el Reglamento de organización, funcionamiento y elección del Comité
Cantonal de Deportes publicado en la Gaceta Nº 18-1-2011, en el Transitorio 1 los
actuales miembros del Comité Cantonal de Deportes permanecerán en su cargo
15-6-12 (6 meses más).
Artículo 9º
… El proceso de nombramiento del comité se inicia el primer día del mes de mayo y será instalado
la segunda quincena de junio de cada período y hasta por dos años.
Mediante escritura 347, José Antonio Cerdas Zúñiga, Notario Público, da fe con
vista en el listado de Asociados y sus representantes de los nombramientos de los
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señores Yohan Valerio e Iría Salazar, como representantes de las organizaciones
deportivas y recreativas, el 10 de noviembre 2011.

En la Sesión No. 3 9 de enero 2012, se juramenta por parte del
Concejo Municipal a los miembros del Comité Cantonal de Deportes.
Manuel Alberto Navarro Elizondo
Alberto Moraga Martínez
Jorge Hodgson Quinn
Juan Luis Gómez Gómez

En Sesión No. 57 26-7-2012, Acuerdo No. 1468, renuncia de los
señores; Alberto Moraga Martínez y Juan Luis Gómez Gómez.

En Sesión No. 59 1-8- 2012, el Concejo Municipal juramenta a los
miembros del Comité Cantonal de Deportes.
Johan Valerio López
Iría Salazar Álvarez
Carlos Eduardo Espinoza Calderón

Representante de las organizaciones Comunales:
En la Sesión No. 75 del 03 de octubre 2011, Acuerdo 1695, se conoce nota suscrita
por la señora Patricia Aguilar Araya Presidenta de la Unión Cantonal de Asociación
de Pococí en la que indica que según Asamblea General Ordinaria celebrada el día
21 de agosto del 2011, según consta en Acta Nº22, se nombró como representante
del Comité Cantonal de Deportes al señor Eduardo Espinoza Calderón.
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En la Sesión Ordinaria Nº75 del 03-10-2011, Acuerdo Nº1671, se nombran a los
dos representantes del Concejo Municipal, eligiendo a los señores Jorge Hodgson
Quinn y Alberto Navarro Elizondo.
Por lo que la actual Junta Directiva Comité Cantonal de Deportes, la integran las
siguientes personas
Presidente: Johan Valerio López
Vicepresidente: Carlos Eduardo Espinoza Calderón
Secretaria: Iría Salazar Álvarez
Tesorero: Jorge Hodgson Quinn
Vocal: Manuel Alberto Navarro Elizondo
En conclusión, la integración y nombramientos de los miembros del Comité
Cantonal de Deportes, se hicieron al margen de la normativa legal vigente, por lo
que se deberán tomar las acciones que correspondan para que situaciones como
las indicadas no se sigan presentando, por otro lado el Concejo Municipal
juramento una nueva junta en enero 2012, lo cual no correspondía por cuanto la
junta nombrada en el periodo 2009-2011, debería fungir hasta el 30-6-2012, como
lo indica el transitorio 1, del Reglamento de organización, funcionamiento y elección
del Comité Cantonal de Deportes.
2.2.
Sobre los libros de Actas llevados por el Comité Cantonal de
Deportes.
De la verificación de la información se determinaron los siguientes resultados:
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No fue posible la revisión del libro de actas del año 2008, ya que según denuncia
No.010-0900424 4-3-2009 presentada ante el OIJ, fue robado el 3 de febrero del
2009.

En los libros de actas de los años 2009, 2010, 2011 y parte del 2012,
se observó que no se transcriben los diferentes documentos mencionados en
los artículos y sobre los cuales se toman acuerdos.

En los artículos donde se menciona la compra de materiales por un
monto específico no se anexa la proforma correspondiente, se evidenció la
existencia de artículos donde se tramitan el pago de facturas y no se indica el
acuerdo de aprobación del pago respectivo.

Los diferentes presupuestos y modificaciones presupuestarias no se
toman los acuerdos de aprobación correspondientes y los documentos no son
transcritos en las actas.

Para el año 2009, 2010 se llevan a cabo sesiones por parte de la
Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes, los días lunes, martes,
miércoles, jueves, viernes y sábados, todas indican que son sesiones
ordinarias y se da aprobación de Actas en todas.

En el acta No. 8 del 17-2-11 se propone un reglamento de manejo de
fondos de caja no se toma el acuerdo de aprobación del respectivo
reglamento, solo indica que se deberá enviar para ser de conocimiento del
Concejo Municipal, además no se transcribe el reglamento en mención.

Se evidencia falta del folio Nº266, en el acta Nº40 del 25 de octubre
de 2011, además de no tener una o ambas firmas al cierre del acta.

Algunas Actas carecen de la firma de la secretaria y presidente ( acta
34 30-8-11, acta 35 13-9-11, acta 45 29-11-11, Acta 461-12-11 no tiene
ambas firmas)

Del Acta 42 del 7-11-2011 pasa al Acta 44, el acta 43 no está
transcrita, sin embargo en el Acta 45 del 29-11-2011, se da lectura al Acta 43
del 22-11-11, misma que es por 3 votos, ya que los señores Alberto Moraga y
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Jorge Hodgson se abstienen de votar, cabe indicar que el consecutivo de las
actas está completo.

Para el año 2011, se llevan a cabo sesiones por parte de la Junta
Directiva del Comité Cantonal de Deportes, los días martes (Ordinarias), se
dan también sesiones extraordinarias (Jueves y Viernes) en estas sesiones se
da la aprobación de Actas.
Sobre el particular es importante recordar que el Comité de Deportes es un órgano
deliberativo cuya voluntad es expresada a través de acuerdos, muchas veces a
partir de la documental que le es presentada, que una vez leída y analizada entra a
formar parte integral del acto que se adopte, de todo lo cual se deja constancia en
el acta respectiva como garantía de transparencia en el ejercicio de sus funciones.
En el acta se garantiza la constatación de los criterios y opiniones de los miembros
que lo conforman, y que, una vez aprobada se constituye en documento público,
siendo el instrumento idóneo para que cualquier interesado se entere del proceso
argumentativo que siguió.
El secretario del Comité es el responsable de la elaboración de las actas y su
custodia, y principalmente responsable con los demás miembros de que el
contenido de las actas sea fiel a las discusiones planteadas y los acuerdos
adoptados, así como que la documental en la que se ha fundado, esté
debidamente suscrita, se mantenga libre de riesgos de pérdida, destrucción o
manipulación. (Numeral 50 de la Ley General de la Administración Pública y 53 del
Código Municipal)
Por lo antes señalado, se concluye que los documentos sobre los cuales se toman
los diferentes acuerdos ya sea de pago, compra, aprobación de presupuestos,
modificaciones, donaciones, patrocinios y otros, no se transcriben, por lo que resta
transparencia a los acuerdos tomados, aunado a lo anterior aumenta el riesgo de
manipulación de la documentación que se está aprobando; el contenido de las
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actas debe ser fiel a las discusiones planteadas y los acuerdos adoptados, así
como del documental en la que se ha fundado.
Normativa que se incumple
Ley General de Administración Pública
Artículo 50.Los órganos colegiados nombrarán un Secretario, quien tendrá las siguientes facultades y
atribuciones:
a) Levantar las actas de las sesiones del órgano;
b) Comunicar las resoluciones del órgano, cuando ello no corresponda al Presidente; y
c) Las demás que le asignen la ley o los reglamentos
Reglamento para la organización y funcionamiento y elección del Comité Cantonal de Deportes,
publicado en la Gaceta No. 12 de 18-1-2011.
Artículo 16. —Son funciones de los restantes miembros, las que se detallan seguidamente:
Secretaría: Son funciones de quien tenga a cargo la Secretaría:
a) Levantar las actas de las sesiones en forma oportuna, así como mantener el libro de actas al día.
b) Recibir y dar respuestas a la correspondencia que se dirige al Comité de conformidad con lo
acordado por este para los asuntos tratados al respecto.
c) Firmar conjuntamente con quien Presida el Comité, las actas de las sesiones.
d) Cualquier otra que le asigne la ley o el presente reglamento
2.3.
Sobre
el
cumplimiento
de
regulaciones
en
materia
presupuestaria.
2.3.1 Aprobación Presupuestaria
Del análisis efectuado por esta Auditoria se obtuvieron los siguientes resultados:
1.
Con relación al periodo 2008, el Plan Anual Operativo no se indica
cuando fue conocido y aprobado por los miembros Comité de Deportes ya
que el libro de actas fue robado como se indico líneas atrás. El Concejo
Municipal, aprobó el Plan Anual operativo 2008, mediante Acuerdo Nº 1075
Acta 46 del 23-06-2008, después se volvió a aprobar en acuerdo Nº 1926,
Acta 87 del 20-10-2008, ya que había una diferencia entre ingresos y egresos.
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No se evidencia que se haya conocido Liquidación Presupuestaria 2008, en
actas del Comité como tampoco del Concejo.
2.
Con relación al periodo 2009 se tiene lo siguiente:
 El plan anual operativo 2009, en el artículo 4 del Acta No. 4 del Comité
Cantonal de Deportes, se acuerda enviar el presupuesto 2009 al Concejo, no
se transcribe el mismo en actas, el Concejo aprueba dicho presupuesto
mediante acuerdo 1926 del Acta 26 del 23-03-2009.
 Presupuesto extraordinario Nº 1-2009, se conoce en el articulo Nº10 del Acta
Nº 10 del 11-05-2009, no consta acuerdo de aprobación por parte de los
miembros del
Comité, Concejo Municipal
aprueba dicho presupuesto
mediante acuerdo 930 del Acta No. 49 del 19-05-2009.
 Presupuesto extraordinario Nº 2-2009, no se evidencia en actas, si fue visto
y aprobado por miembros del Comité, Concejo Municipal
aprueba dicho
presupuesto mediante acuerdo 2144 del Acta 92 del 15-10-2009.
 La Liquidación presupuestaria 2009, se conoce en acta 4 articulo 8-1 del 231-2010, por un monto de ¢ 23.684.825.87, misma que no está transcrita en el
libro de Actas del Comité, ni tampoco consta acuerdo de aprobación; fue
aprobada por el Concejo Municipal mediante acuerdo 520 Acta 20 del 18-032010
3.
Con relación al periodo 2010 se tiene lo siguiente :
 El presupuesto Ordinario 2010, en el artículo 8 del Acta No. 5 del 2-3-2010,
Comité Cantonal de Deportes se acuerda enviar el presupuesto 2010 al
Concejo, este aprueba dicho presupuesto mediante acuerdo 517 del Acta
No. 20 del 18-03-2010.
 Modificación presupuestaria Nº 1-2010, se conoce según Articulo 7-1 del
acta No.17 13-7-2010, no consta aprobación por parte del Comité Cantonal
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de Deportes, Concejo Municipal la aprueba mediante Acuerdo 1569 Acta No.
52 del 19-7-2010.
 Modificación presupuestaria No. 2-2010, se aprueba por parte del Comité
Cantonal Deportes según Artículo 7-2 del acta 32 30-11-2010, no se
transcribe en actas dicha modificación, no se evidencia
que haya sido
conocida y aprobada por el Concejo.
 La Liquidación presupuestaria 2010, no está transcrita en actas del Comité
Cantonal de Deportes, en acta No. 3 artículo 2 del 21-1-2011, indica se recibe
a la señora contadora la cual hace entrega de la liquidación presupuestaria
2010 por un monto de ¢ 19.383.146.96, no hay acuerdo de aprobación; fue
aprobada por el Concejo Municipal mediante acuerdo 169 Acta No.11 del 702-2011.
4.
Con relación al periodo 2011 se tiene lo siguiente :
 El presupuesto Ordinario 2011, en el artículo 8-1 del Acta No. 2 del 18-012011, del Comité Cantonal de Deportes, indica que se realizó el presupuesto
ordinario 2011 por ¢ 213.918.795.90 y enviarlo al Concejo, no se transcribe el
mismo y no consta acuerdo de aprobación, el Concejo aprueba dicho
presupuesto mediante acuerdo 292 del Acta 15 del 28-02-2011.
 Presupuesto extraordinario Nº 1-2011, no se evidencia en el libro de actas
llevado por el Comité que se haya visto y aprobado
por parte de los
miembros del Comité, Concejo Municipal acuerda recibir dicho presupuesto,
acuerdo No. 2192 del Acta 98 del 5-12-11.
 La Liquidación presupuestaria 2011, no se evidencia en el libro de actas
llevado por el Comité que se haya visto y aprobado
por parte de los
miembros del Comité, el Concejo Municipal mediante acuerdo 66 Acta 03
18-1-2012, recibe y traslada liquidación a Hacienda y Contabilidad para
análisis e informe respectivo.
Guápiles, Pococí
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19
Por lo antes descrito, y como se señaló en el punto 2.3 de este informe, los
diferentes documentos presupuestarios no siempre se transcriben en el libro de
actas, por otro lado no consta aprobación por parte de los miembros del Comité
Cantonal de Deportes, para los años 2008, 2009 y 2010 los mismos fueron
aprobados por el Concejo Municipal. Para el año 2011 el presupuesto ordinario fue
aprobado por el Concejo Municipal, sin embargo con relación al presupuesto
extraordinario No. 1- 2011 y liquidación presupuestaria 2011, no fue aprobada por
el Comité Cantonal Deportes, ni por el Concejo Municipal.
Por lo antes expuesto, se incumple con el articulo Nº 172 del Código Municipal, por
motivo de que los presupuestos ordinarios no son presentados al Concejo de
acuerdo a la normativa legal vigente el cual establece que en la primer semana de
julio de cada año, los Comités Cantonales de Deportes y Recreación someterán a
conocimiento de los Concejos Municipales sus programas de actividades, obras e
inversión, antes de aprobarse los presupuestos ordinarios de la municipalidad; los
presupuestos fueron presentados en diferentes meses del mismo año de su
ejecución, en el caso de las liquidaciones presupuestarias fueron presentadas en
los primeros tres meses del año posterior a su ejecución, sumado a lo anterior los
mismos no están transcritos en la actas llevadas por el CCDR Pococí.
Código Municipal
Articulo 172
En la primera semana de julio de cada año, los comités cantonales de deportes y recreación
someterán a conocimiento de los Concejos Municipales sus programas anuales de actividades,
obras e inversión, antes de aprobarse los presupuestos ordinarios de la municipalidad.
Los comités también deberán presentar un informe de los resultados de la gestión correspondiente
al año anterior.
2.3.2 Debilidades en la formulación de presupuestos
Los diferentes presupuestos con que cuenta el Comité Cantonal de Deportes de
Pococí, presentan debilidades en su formulación, no cuenta con una adecuada
Guápiles, Pococí
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20
distribución de los diferentes egresos, los mismos se clasifican de manera general
y sus justificaciones no son específicas.
Los presupuestos deben formularse por programas, actividades y proyectos
completos, dicho documento programático es la expresión financiera del plan a
corto plazo, en el que se han considerado los objetivos y metas propuestas, los
recursos por utilizar, las facilidades materiales y la determinación de los
mecanismos para alcanzar los objetivos y metas.
Una vez que el presupuesto es aprobado, este se convierte en el instrumento que
legitimiza la gestión que ha de llevar a cabo el CCDP de Pococí, conscientes en
todo momento que los gastos autorizados en el presupuesto constituyen el límite
de su acción financiera.
Estas debilidades ocasionaron que se dieran deficiencias de control interno e
incumplimientos a la normativa legal vigente, como se mencionara mas adelante.
Ley General de Administración Financiera y presupuestos públicos Nº 8131
Articulo 5 Principios presupuestarios
a) Principio de universalidad e integridad. El presupuesto deberá contener, de manera explícita,
todos los ingresos y gastos originados en la actividad financiera, que deberán incluirse por su
importe íntegro; no podrán atenderse obligaciones mediante la disminución de ingresos por liquidar.
b) Principio de gestión financiera. La administración de los recursos financieros del sector público
se orientará a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economía,
eficacia y eficiencia, con sometimiento pleno a la ley.
c) Principio de equilibrio presupuestario. El presupuesto deberá reflejar el equilibrio entre los
ingresos, los egresos y las fuentes de financiamiento.
d) Principio de anualidad. El presupuesto regirá durante cada ejercicio económico que irá del 1 de
enero al 31 de diciembre.
e) Principio de programación. Los presupuestos deberán expresar con claridad los objetivos, las
metas y los productos que se pretenden alcanzar, así como los recursos necesarios para cumplirlos,
de manera que puedan reflejar el costo.
f) Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa. Las asignaciones presupuestarias del
presupuesto de gastos, con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de
autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existan saldos
presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad
distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios.
Guápiles, Pococí
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21
g) Principio de publicidad. En aras de la transparencia, el presupuesto debe ser asequible al
conocimiento público, por los medios electrónicos y físicos disponibles.
2.4.
Razonabilidad de los saldos pendientes de transferir por parte
de la Municipalidad de Pococí.
Del análisis efectuado por este despacho de auditoría, los saldos incluidos en las
liquidaciones 2008 al 2011 presentan inconsistencias, cabe señalar que según
liquidación del 2007, lo pendiente a transferir de la Municipalidad de Pococí al
Comité Cantonal de Deportes es de ¢ 61.546.145.53, sin embargo en la liquidación
2008, toman como saldo pendiente ¢ 63.565.846.36; por lo anterior se indica que el
saldo tomado por este despacho para el análisis correspondiente es el mostrado en
la liquidación 2008 o sea ¢ 63.565.846.36.
Como podemos observar en el Apéndice Nº 1, en los saldos del 2009, tenemos
una diferencia de 70.000.000.00 correspondiente a un presupuesto extraordinario
que no fue tomado para efectos de la liquidación, por lo anterior la administración
deja un saldo de ¢-50.887.111.75 siendo lo correcto ¢ 19.112.888.26, en el año
2010 arrastramos esa diferencia, en el 2011 la administración tampoco toma en
cuenta las modificaciones presupuestarias, donde primeramente dan un aporte
extraordinario de ¢ 13.770.000.00 y en otra disminuyen el aporte en ¢
18.547.290.66, por lo que al cierre 2011 la administración tiene pendiente de
transferir al Comité ¢ 33.526.287.66, siendo lo correcto ¢ 47.861.885.25 dando una
diferencia de ¢14.335.597.59. Ver apéndice Nº 1.
Se da el incumplimiento de la siguiente normativa.
Normas de Control Interno para el sector Público
4.7 Actividades de controlen instituciones de menor tamaño
Guápiles, Pococí
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22
El jerarca y los titulares subordinados de las instituciones de menor tamaño, según sus
competencias, deben establecer las políticas, procedimientos y mecanismos correspondientes para
obtener una seguridad razonable de que el SCI contribuye al logro de los objetivos. A los efectos,
deben implantar las prácticas necesarias para documentar, actualizar y dar a conocer a todos los
funcionarios, los procedimientos y demás regulaciones atinentes al funcionamiento del SCI, así
como las relativas a los siguientes asuntos:
a. Manejo y protección de activos.
b. Uso de documentos y registros para la debida anotación de las operaciones, incluyendo los libros
legales que correspondan.
c)Verificaciones y comprobaciones periódicas de la exactitud de los registros, incluyendo arqueos,
inventarios, conciliaciones u otros similares.
d. Controles atinentes al uso de sistemas computadorizados, cuando corresponda.
e. La rendición de las cauciones, la presentación de los informes de fin de gestión y la entrega
formal del ente u órgano a sus sucesores.
5.10 Sistemas de información en instituciones de menor tamaño
competencias, deben establecer los procedimientos manuales, automatizados o ambos, necesarios
para obtener, procesar, controlar, almacenar y comunicar la información sobre la gestión
institucional y otra relevante para la consecución de los objetivos institucionales. Dicha información
debe ser de fácil acceso y estar disponible en un archivo institucional que, de manera ordenada y
conforme a las regulaciones que en esa materia establece el Sistema Nacional de Archivos, pueda
ser consultado por usuarios internos o por parte de instancias externas.
Por lo antes señalado, se concluye que los saldos pendientes de transferir por
parte de la Municipalidad no corresponden, por lo que al cierre del 2011 existe un
pendiente de transferir de ¢14.335.597.59.
2.5.
Análisis de los gastos ejecutados periodo del 2008 al 2011.
2.5.1.
Gastos ejecutados sin presupuestos aprobados.
Del análisis efectuado sobre los diferentes desembolsos efectuados por el CCDR
de Pococi, se obtuvieron los siguientes resultados:

Periodo 2008
Como se mencionó en el punto 2.4, el presupuesto ordinario 2008, fue aprobado
por el Concejo Municipal el 23-06-2008, lo cual evidencia que todos los gastos
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23
realizados de enero 2008 al 23 de junio 2008, que suman aproximadamente ¢
28.000.000.00 millones de colones, fueron ejecutados sin contar con un
presupuesto debidamente aprobado, violentando la normativa legal vigente.
Aunado a lo anterior, al cierre 2008, el CCDR Pococí, contaba con un presupuesto
de ¢ 85.918.750.00 (ochenta y cinco millones novecientos dieciocho mil setecientos
cincuenta colones), sin embargo hubo una ejecución de ¢ 89.167.878.98, por lo
que se ejecutaron gastos de forma general sin contenido presupuestario por ¢
3.409.128.98, sin embargo si analizamos los diferentes rubros por partida
presupuestaria tenemos gastos sin contenido presupuestario que superan los ¢
38.000.000.00 millones de colones, los cuales se analizaran en el punto 2.6.2 de
este informe. Ver Apéndice No. 2.

Periodo 2009
Según análisis efectuado por esta Auditoría Interna con relación a la ejecución del
presupuesto 2009 llevado por el Comité Cantonal de Deportes, se tiene lo
siguiente:
1.
El Comité Deportes, contó con un Presupuesto Ordinario 2009 por un
monto de ¢95.000.000.00 (noventa y cinco millones de colones), mismo que
fue aprobado por el Concejo Municipal de Pococí el
23-03-2009, lo cual
evidencia que todos los gastos realizados de enero 2009 al 23 de marzo 2009
que suman aproximadamente ¢ 23.000.000.00 millones de colones, fueron
ejecutados sin contar con presupuesto violentando la normativa legal vigente
sobre la misma.
Así mismo se aprobó presupuesto extraordinario No. 1 por ¢68.934.941.86
correspondiente a la liquidación y extraordinario No. 2 por ¢ 70.000.000.00
correspondiente a un aporte extraordinaria por parte de la Municipalidad de
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Pococí, por lo que para el año 2009, el Comité Cantonal de Deportes contó
con un presupuesto de ¢ 233.934.941.86.
2.
De
los ¢233.934.941.86 de presupuesto se logró ejecutar ¢
191.827.143.55, sin embargo es pertinente indicar que se realizaron
erogaciones por un monto aproximado de ¢ 35.000.000.00 sin contenido
presupuestario, los cuales se analizaran en el punto 2.6.2 de este informe.
Ver apéndice No.3

Periodo 2010
Según análisis efectuado por esta Auditoría Interna con relación a la ejecución del
presupuesto 2010 llevado por el Comité Cantonal de Deportes, se tiene lo
siguiente:
1.
El Comité Deportes, contó con un Presupuesto Ordinario 2010 por un
monto de ¢105.229.467.93, aprobado por el Concejo Municipal el 18-03-2010,
lo cual evidencia que todos los gastos realizados de enero 2009 al 18 de
marzo 2010 que suman aproximadamente ¢ 24.000.000.00(veinticuatro
millones de colones) , fueron ejecutados sin contar con presupuesto,
violentando la normativa legal vigente sobre la misma.
2.
De los ¢105.229.467.93 de presupuesto, el ingreso real es de ¢
77.195.301.33, sin embargo se ejecutaron gastos por ¢ 98.505.260.50, por lo
tanto se realizaron erogaciones por ¢ 21.309.959.17 sin contenido financiero,
aunado a lo anterior hubieron gastos sin contenido presupuestario por casi ¢
22.000.000.00, los cuales se analizaran en el punto 2.6.2 de este informe.
Ver apéndice Nº 4

Periodo 2011
El Comité Cantonal de Deportes Pococí, contó con un Presupuesto Ordinario de
¢213.918.795.90, aprobado por el Concejo Municipal el 28-02-2011, lo cual
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evidencia que todos los gastos realizados de enero 2011 al 28 de febrero 2011
que suman aproximadamente ¢ 7.628.000.00, fueron ejecutados sin contar con
presupuesto, violentando la normativa legal vigente sobre la misma.
Así mismo se aprobó presupuesto extraordinario No. 1 por ¢ 15.678.843.52, mismo
que fue aprobado por el Concejo Municipal en Acta No. 98 del 5-12-201,
correspondiente a transferencias corrientes del Gobierno local, es pertinente
señalar que dentro de las justificaciones de gastos, en la parte de materiales
indican que para actividades del cantonato, sin embargo el Cantonato se celebra
en el mes de setiembre y dicho presupuesto es de diciembre 2011.
De los ¢ 229.597.639.42 de presupuesto, hubieron ingresos reales de
¢207.698.843.52, se ejecutaron gastos por ¢ 208.871.022.76, monto superior a los
ingresos reales, es pertinente indicar que se realizaron erogaciones por un monto
de aproximadamente ¢ 56.000.000.00 sin contenido presupuestado, los cuales se
analizaran en el punto 2.6.2 de este informe. Ver apéndice No.5
Según lo antes expuesto, hubo un incumplimiento por parte del Comité Cantonal
de Deportes y Recreación de Pococí, en lo que en materia presupuestaria se
refiere,
se
ejecutaron
gastos
sin
la
aprobación
de
los
presupuestos
correspondientes.
2.5.2.
Análisis de gastos ejecutados sin contenido presupuestario.
Como se señalo en el punto anterior, para los años 2008 al 2011, se ejecutaron
gastos sin contenido presupuestario, hubo una sobre ejecucion, a manera de
ejemplo tenemos:
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26
1.
Con relación al periodo 2008, en la cuenta publicidad y propaganda se
sobregiraron en ¢ 303.200.00, en servicios de gestión y apoyo en ciencias
económicas hubo un sobregiro de ¢ 1.920.000.00, en transporte dentro del
país un sobregiro de
¢ 2.071.520.00,
en viáticos ¢ 1.729.523.00 en
actividades protocolarias y sociales sobregiro de
¢ 1.822.065.00, en la
cuenta general de materiales y suministros se sobregiraron en ¢
22.716.160.30 etc. Ver apéndice Nº2
2.
Con relación al periodo 2009, se sobregiraron en alquiler de
maquinaria, equipo y mobiliario ¢ 679.130.00, se cancelaron servicios de
energía eléctrica por ¢ 1.499.708.00 y no se contaba con presupuesto, en
transporte de bienes se sobregiraron ¢ 605.187.27, en servicios médicos y
laboratorio no había presupuesto,
sin embargo hubo gastos de
¢338.000.00, transporte dentro del país se sobregiraron en ¢ 8.012.229.00,
cabe señalar que la cuenta general de Gastos de Viaje y de Transporte, con
respecto al ordinario, se incluyó un monto de ¢ 18.100.00.00 sin embargo
no se desglosa, en actividades protocolarias no había presupuesto,
embargo ejecutaron ¢ 1.513.000.00;
había presupuesto,
sin
en tintas, pinturas y diluyentes no
sin embargo hubo gastos de ¢3.662.689.24, en
alimentos y bebidas hubo un sobregiro de ¢ 2.215.937.00, en materiales y
productos metálicos, tenían
un presupuesto de ¢ 20.075.000.00 sin
embargo ejecutaron ¢ 30.079.573.07, cancelándose ¢ 10.004.573.07 sin
contenido presupuestario, materiales y productos de plástico un sobregiro de
¢12 .037.755.48 etc. Ver apéndice No. 3.
3.
Con relacion al 2010, en la cuenta alquiler de maquinaria y equipo de
oficina se cancelaron gastos por ¢420.000.00, sin contenido presupuestario,
en publicidad y propaganda se sobregiraron en ¢557.500.00, en otros
servicios de gestión y apoyo se sobregiraron en ¢686.0004.45, en viaticos
hubo un sobregiro de ¢2.943.305.00, en mantenimiento de instalaciones
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27
sobregiro de ¢5.371.811.96, materieles y productos metalicos un sobregiro
de ¢ 6.322.893.21, etc. Ver apéndice No. 4
4.
Con relacion al periodo 2011, se cancelaron gastos por servicios en
ciencias económicas sin contenido presupuestario
gastos
por
servicios
presupuestario,
generales
por
¢
por
¢1.150.000.00,
2.121.000.00
sin
contenido
en gastos de transporte había un presupuesto de ¢
31.500.000.00 y gastaron ¢ 48.950.000.00 dándose un sobregiro de ¢
17.450.000.00,
mantenimiento de edificios y locales
gastos por
¢
3.211.000.00, combustible y lubricantes sobregiro de ¢ 1.257.876.00, en
alimentos y bebidas había un presupuesto de ¢ 10.262.913.00 y gastaron ¢
20.679.708.50 para un sobregiro de ¢ 10.416.794.98, materiales y productos
metálicos sobregiro ¢ 2.981.163.00, textiles y vestuarios sobregiro ¢
4.016.846.50 etc. Ver apéndice No. 5
Algunos gastos específicos fueron:

Se pagó gasto por concepto de espectáculo pirotécnico para
celebración del Cantonato por un monto de ¢1.000.000.00, (actividades
protocolarias ¢ 850.000.00 en presupuesto; mediante cheque 2298-7(2008).

Se pagaron gastos por ¢525.000.00 a la Asociación Recreativo
Cultural, cheque No. 2760 para solvertar parcialmente transporte de
comparsas, para el cierre de los Festejos Populares Cariari
2009, no se
evidencia dentro de los presupuestos en los justificantes presupuesto para
dicha erogacion. ( Año 2009).

Se pagaron gastos por ¢1.500.000.00 a Producciones La Chola por
participación de Grupo Malpaís en Biofestival 2009, no se evidencia en los
presupuestos que exista contenido presupuestario para el rubro de
actividades protocolarias, cheque No. 2785.
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
Se pagaron gastos por ¢318.800.00 por concepto de Alimentación,
para desfiles de bandas Campo Cinco 2009, no se evidencia en los
justificantes que se pudieran sufragar dichos gastos.

Se pagaron gastos por ¢50.000.00 por concepto de transporte del
grupo de baile folklórico Oro Verde.

Se cancelaron gastos de transporte de comparsas a la Feria del
Rodeo de Cariari, por ¢ 500.000.00, igualmente se cancelaron gastos de
presentación artistica al Grupo Oro Verde en las Feria del Rodeo por ¢
200.000.00. Dentro de las justificaciones del presupuesto no se evidencia
que se haya incorporado contenido presupuestario para atender dichas
actividades.

Se cancelan gastos por servicios de taxi por ¢ 400.000.00 (3 viajes a
cartago el 3-6-11 ¢ 320.000.00), ( 1 viaje a Alajuela 4-6-11 ¢ 80.000.00
cheque No. 4010-0.

Se cancela gastos por servicios de taxi y no se indica para que
actividad montos oscilan entre ¢ 219.000.00.

Se cancelan gastos por atención de atletas y juramentacion juegos
nacionales,
por un monto de ¢ 568.750.00 no indica cuántas personas,
cheque No. 4110-5; cheque No. 4129-8 ¢150.000.00.(2011)

Se pagó un monto de ¢ 552.000.00 por servicios restaurant al
Concejo Municipal, y no se evidencia en las justificaciones del presupeusto,
la existencia de contenido para esta clase de actividades, (2011).
Como se indico en el punto anterior, el CCDR Pococí, realizó gastos sin
contar con contenido presupuestario, lo cual constituye una clara violacion a la
normativa que rige el accionar de la Administración Pública,
como lo es
el
principio de legalidad que estable el artículo 11 de la Ley de la Administración
Pública, la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos No 8131,
el Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto que deben observar las
Guápiles, Pococí
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29
entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas y municipalidades
y las Normas de Control Interno para el Sector Publico.
El presupuesto es la expresión financiera del plan de corto plazo o plan
operativo anual institucional, en el que se han considerado los objetivos y las metas
prefijados, los recursos por utilizar, las facilidades materiales, la identificación de la
unidad ejecutora responsable del programa y la determinación de los mecanismos
para alcanzar los objetivos y las metas.
Aprobado y promulgado el presupuesto se convierte en el instrumento que
legitima la gestión que ha de llevar a cabo la entidad, en el ejercicio económico
respectivo, consciente en todo momento de que los gastos autorizados en ese
presupuesto constituyen el límite de su acción financiera.
Ley General de Administración Financiera y presupuestos públicos No.8131
Artículo 31. —Objetivos
Los objetivos del Subsistema de Presupuesto serán:
a) Presupuestar los recursos públicos según la programación macroeconómica, de modo que el
presupuesto refleje las prioridades y actividades estratégicas del Gobierno, así como los objetivos y
las metas del Plan Nacional de Desarrollo.
b) Lograr que las etapas de formulación, discusión y aprobación del presupuesto se cumplan en el
tiempo y la forma requeridos.
c) Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, utilizando
los recursos según las posibilidades financieras, la naturaleza de los gastos y los avances en el
cumplimiento de los objetivos y las metas.
d) Dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión institucional y aplicar los ajustes y las
medidas correctivas que se estimen necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y
las metas, así como el uso racional de los recursos públicos.
Reglamento para la Organización, funcionamiento y elección del Comité Cantonal de
Deportes Pococí
Artículo 37. —El presupuesto debe contener una estimación de ingresos, incluyendo una
descripción clara y precisa de lo que se persigue hacer durante el año presupuestario, de acuerdo
con las exigencias legales y reglamentarias establecidas al efecto.
Artículo 38.—Los recursos del Comité Cantonal solamente se podrán destinar en obras, programas
deportivos y recreativos culturales y aquellas que vengan a preparar a dirigentes atletas, etc. en las
actividades antes mencionadas según los límites fijados por el artículo 164 del Código Municipal.”
Guápiles, Pococí
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30
Normas Técnicas de Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE
2.2.3 Principios presupuestarios. En concordancia con el marco jurídico y técnico, tanto para el
presupuesto institucional como para el proceso presupuestario, se deberá cumplir con los siguientes
principios, según correspondan:
a) Principio de universalidad e integridad. El presupuesto deberá contener, de manera explícita,
todos los ingresos y gastos originados en la actividad financiera, que deberán incluirse por su
importe íntegro. No podrán atenderse obligaciones mediante la disminución de ingresos por liquidar.
c) Principio de programación. Los presupuestos deberán expresar con claridad los objetivos, las
metas y los productos que se pretenden alcanzar, así como los recursos necesarios para cumplirlos,
de manera que puedan reflejar el costo.
d) Principio de anualidad. El presupuesto regirá durante cada ejercicio económico que irá del 1 de
enero al 31 de diciembre.
e) Principio de unidad. El presupuesto es un documento único, aun cuando es comprensivo de
una pluralidad de elementos referentes a la previsión de ingresos, autorización de gastos y la
ejecución de las diferentes fases del proceso presupuestario, todo en el marco de una única política
presupuestaria, definida por los órganos competentes.
f) Principio de especificación. El presupuesto, en materia de ingresos y gastos debe responder a
una clasificación generalmente aceptada que identifique tanto las transacciones que dan origen a
cada una de las fuentes de los ingresos, así como aquellas que identifican las características del
gasto.
g) Principio de equilibrio presupuestario. El presupuesto deberá reflejar el equilibrio entre los
ingresos, los gastos y las fuentes de financiamiento.
h) Principio del presupuesto como instrumento para la medición de resultados. El
presupuesto debe contener los elementos y criterios necesarios para medir los resultados
relacionados con su ejecución, para lo cual debe basarse en criterios funcionales que permitan
evaluar el cumplimiento de las políticas y la planificación anual, así como la incidencia y el impacto
económico-financiero de la ejecución del plan.
i) Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa. Las asignaciones presupuestarias
de los gastos, con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de
autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existan
saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos presupuestarios a una
finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y
reglamentarios.
j) Principio de gestión financiera. La administración de los recursos financieros se orientará a los
intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economía, eficacia y eficiencia, con
sometimiento pleno a la ley.
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31
l) Principio de sostenibilidad. Se deben establecer las medidas que aseguren el financiamiento
durante todo el periodo de desarrollo de los proyectos y gastos que tienen un horizonte de ejecución
que rebasa el ejercicio económico. Así, todas las fases del proceso presupuestario deben ejecutarse
dentro de un marco que considere la sostenibilidad financiera en el tiempo de las operaciones de la
institución.
m) Principio de claridad. Sin omitir las reglas técnicas esenciales, el presupuesto debe ser
comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria de la
institución.
n) Principio de publicidad. El presupuesto debe ser asequible al conocimiento público, por los
medios electrónicos y físicos disponibles.
o) Principio de integralidad. Todos los elementos relacionados con el proceso presupuestario
deben ser considerados de manera armoniosa, oportuna y coordinada.
p) Principio de divulgación. Los elementos y las actividades de las fases del proceso
presupuestario deben ser comunicados oportuna y permanentemente entre el personal de la
institución y así procurar el compromiso requerido para su desarrollo.
q) Principio de participación. En las diferentes fases del proceso presupuestario se debe propiciar
la aplicación de mecanismos idóneos para que se consideren las opiniones de las personas que
conforman la organización y de la ciudadanía.
r) Principio de flexibilidad. Las premisas básicas que sustentan las fases del proceso
presupuestario deberán ser analizadas y cuestionadas periódicamente para determinar su validez
ante los cambios en el ambiente interno y externo y asegurar su aporte al cumplimiento de los
objetivos y la misión institucional.
2.5.3.
Deficiencias de Control Interno en los diferentes gastos 2008 –
2011.
1.
Órdenes de compra, Órdenes de Pagos sin firmas, montos, fechas y
con tachones.

El CCDR Pococí, implementó como medidas de control interno la
confección de órdenes de compra y pago, para la emisión de cheques, sin
embargo estas se realizan para cumplir con un trámite, porque las misma
adolecen de firmas, montos y fechas y algunas presentan tachaduras, estas
deficiencias se evidencias en todos los años.
Guápiles, Pococí
Teléfono Nº 2711-1701 - Fax 2711-1701
32
2.
Documentos de respaldo de cheques no cumplen con los requisitos
de Tributación Directa.
3.
Órdenes de compra con fecha posterior al cheque.
4.
Cancelación de saldos facturas de periodos anteriores.

Por ejemplo cheque No. 2044-5, la fecha del cheque indica que es de
diciembre 2007, sin embargo está en el consecutivo del 2008 por un monto
de ¢ 857.500.00.
5.
Cancelación de gastos de períodos anteriores.

Cheque No. 2073 se paga factura de noviembre de 2007, por un
monto de ¢75.000.00.

Se cancelaban gastos del periodo 2009, por ejemplo una factura del
Colono con fecha 29-12-2009, se cancela el 9-9-2010 Cheque No. 3555-3
por ¢ 556.290.00.
6.
Cheques sin respaldo

Cheque No. 2279-2
a nombre de Giovanni Salas Cordero por ¢
232.500, No. 2499 por ¢ 187.500.00.

Se giraron 54 cheques por un monto de ¢ 21.923.012.17 (VEINTE Y
UN MILLONES NOVECIENTOS VEINTE Y TRES MIL DOCE COLONES
CON 17/100), sin comprobantes.(2009) Ver apéndice Nº 9

Se emiten cheques sin comprobantes de respaldo, cheque No. 3395,
cheque No.3703-2. (2010)

Se giraron cks sin sus respectivos respaldos CK No. 3736, No.3742,
No.3743, No.4238 por un monto de ¢ 827.700.00.
Guápiles, Pococí
Teléfono Nº 2711-1701 - Fax 2711-1701
33
7.
Compra de materiales sin identificación de la Obra a intervenir, solo
indica que es autorizado por el presidente.
8.
Cheques girados y cobrados, no existe respaldo ni justificación del
mismo.

No hay copia de los cheques bajo el número 2074, 2102 y 2578, y
fueron cambiados por el banco, por un monto total por ¢ 344.833.00.
9.
Gastos de Alimentación

No se indica cuántas personas, motivo, ni están firmadas, solo se
menciona en facturas, servicio de restaurante.

Gastos por servicio de alimentación, no se indica cuantas personas,
montos van desde los ¢ 340.000.00 cheques No 4441-1, No.4469-3.
10.
Se presentan inconsistencias
entre los montos reflejados en las
facturas, con cheques y órdenes de compra;
en algunos casos no se
presenta factura original del gasto, cheque No. 3488.
11.
Se realizaron gastos correspondientes al pago de Transporte y
Presentación Artística por un monto de ¢700.000 para las actividades de la
Feria Rodeo Cariari. Dentro de las justificaciones no se evidencia que se
haya incluido dicho contenido presupuestario para atender dicha actividad
12.

Gasto patrocinio Candidatas
Se realizaron gastos correspondientes a patrocinio de candidata
Expo-Pococí 2010 por un monto de ¢250.000.00, bajo numero de cheque
3553-0.
13.
Se cancelan gastos de patrocinio
cheque número 4023-5; Patrocinio Boyeros
señorita Cariari ¢150.000.00,
Expo-Pococí ¢ 250.000.00,
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cheque No.4242-9, patrocinio, publicidad canal 36 Expo Pococí 22 eventos ¢
150.000 Cheque No. 4291-1, no se evidencia que se haya presupuestado
contenido para dicha actividad
14.
Otros Gastos

Se cancelaron gastos de transporte a Bolivia por ¢500.000.00,
cheque No.3566-5

Se cancelaron gastos de transporte a Honduras por ¢
500.000.00 para el Grupo Folklórico Oro Verde, cheque No.3512.

Se cancelan gastos de alimentación para actividad de la CCSS
sobre la salud, cheque No.3511-6 por ¢ 155.000.00. (2010).

Se cancela servicios de taxi y no se indica para que actividad
montos ocsidan entre 219.000.00. (2011)
15.

Gastos Feria San Agustín “Centro Educativo Privado”.
Se cancelaron gastos de transporte por Festival Cultural de la Escuela
San Agustín por ¢ 1.000.000.00.
Dentro de las justificaciones no se evidencia que se haya incluido
dicho contenido presupuestario para atender esta actividad.

Se giraron cheques por un total de ¢7.505.000, correspondiente a
gastos del
Festibal San Agustín, correspondientes al Centro Educativo
Privado San Agustín; los gastos corresponden a transporte ¢ 3.305.000,
publicidad ¢ 3.300.000.00 y alquiler sonido ¢ 900.000.00.Ver apendice Nº
18.
16.
Se cancela a la Asociación Deportiva Santos ¢ 207.268.00 por
concepto de asesorias técnicas del mes de mayo, no se indica a quienes le
brinda esa asesoria técnica, qué tipo de asesoria es y quién es la persona
que la brinda. Cheque No.3994-7.
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35
2.5.4.
Liquidaciones de Viáticos

Cobro de hospedaje sin la factura correspondiente.

Algunas liquidaciones de viáticos no tienen la firma del funcionario y
no están autorizadas.

Se cobran viáticos por un monto total, no se desglosa desayuno,
cena, almuerzo y hospedaje, cheques No. 3436-4, No.3437-0, No.3438,
monto por 56.800.00 c/u. (2010)
Reglamento de gastos de viaje y transporte para funcionarios públicos.
Artículo 2º.- Concepto. Por viático debe entenderse aquella suma destinada a la atención de
gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus
servidores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de
cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 10º.- Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido una gira
deberá presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de
trabajo o a su incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje y hacer el reintegro
respectivo en los casos en que proceda, para que la institución pueda, luego de revisar y
aprobar la liquidación:
a) Pagar al funcionario el gasto reconocido no cubierto por la suma adelantada.
b) Pagar al funcionario la totalidad del gasto reconocido, en los casos en que éste no haya
solicitado y retirado el respectivo adelanto.
c) Exigir al funcionario el reintegro del monto girado de más, cuando se le haya girado una
suma mayor a la gastada o autorizada.
La Administración contará con un plazo máximo de diez días hábiles para tramitar y
resolver la liquidación presentada, término que iniciará a partir del momento en que la
liquidación cumpla con todos los requisitos establecidos en el artículo 9, sin perjuicio de las
responsabilidades disciplinarias internas que ese incumplimiento pueda acarrear
Artículo 18º.- Tarifas en el interior del país. Las sumas a cobrar por los diferentes conceptos,
serán las siguientes: Dependen del año 2008 al 2009); a) Desayuno, b) Almuerza y c) Cena,
d) Hospedaje: según la localidad de que se trate, de acuerdo con las siguientes
disposiciones y tabla:
Guápiles, Pococí
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36
Artículo 21º.- Justificantes de gastos. Para el reconocimiento de los gastos de hospedaje
la Administración requerirá del funcionario la presentación de facturas, las cuales podrán ser
emitidas a nombre del funcionario o de la Institución, excepto el caso previsto en el inciso b)
del artículo 19.
2.5.5.

Liquidaciones Caja Chica (2008-2011)
Se realiza depósito inicial de caja chica según cheque
No. 2113,
fecha 10/04/2008 y ya existía un fondo de caja chica.

En las diferentes liquidaciones de caja chica, existen faltantes, 2008 (
Cheque No. 2064 por ¢ 1.387.00, cheque No.2111 y No.2118 ¢35.000.00
c/u), 2009 (cheque No.2799 ¢ 10.000.00, cheque No.3018 ¢ 3000.00), 2010
(cheque No.3170, 14695, 3171, ¢40.480.00, No.3172 ¢3.964.00, cheque
No.3175 ¢ 125.000.00, cheque No.3247 ¢ 2.773.46.00) 2011 faltantes por
¢206.735.68.

En el periodo 2008, existe un monto aproximado de ¢3.393.121.00,
sin respaldo, el único documento que respalda el cheque es una hoja de
liquidación, no hay comprobantes que respalden dicho gasto. Ver apéndice
Nº 6

No se presentan documentos de respaldo para las liquidaciones de
caja
chica, por ejemplo en la liquidación correspondiente al cheque No.
2799 y
No.3018, montos de ¢ 177.043.00 y ¢ 154.890 respectivamente
(periodo
2009).

Se presentan liquidaciones sin firma de funcionario y sin firmas de
autorización.

Se cancelan gastos de caja chica con documentos que no están a
nombre del Comité Cantonal de Deportes, cheque No.2814 factura 417 y
No.418 por ¢ 18.500.00 c/u.

Algunos miembros de la Junta Directiva se les cancela viáticos por
asistir a las sesiones (transporte), estas liquidaciones adolecen de las firmas
de autorización.

Se cancelan facturas con impuestos.
Guápiles, Pococí
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
Se cancelan gastos por servicio de de alimentación, Junta Directiva,
o Servicio de restaurante ( reunión Comité de Deportes), gastos van desde
los ¢ 8.200 hasta ¢25.000.00, estos gastos se dan en la mayoria de las
reuniones o sesiones.

La mayoria de los
gastos por servicio de arbitraje adolecen de
facturas.

Facturas por montos de ¢4.800.00 (Restaurant Xin Long), indica que
es para atención al público.

Gastos sobrepasan el monto autorizado de caja chica ( ¢ 50000.00).

Las liquidaciones de viáticos adolecen de firmas y autorizaciones y
algunas no corresponde el gasto.

Existen vales hasta por un monto de ¢ 45.000.00 c/u, algunos
firmados por el beneficiario y otros por la secretaria,
estos no estan
autorizados, y no existe factura que los respalde.

Se cancela gastos por alimentación cuyo respaldo es el vale y la
liquidación, sin embargo estas adolecen de firmas y los montos son por un
monto total, por ejemplo cena ¢ 36.000.00.

Se cancela facturas por servicios de taxi, montos van desde los ¢
20.000.00 hasta los ¢ 50.000.00 y no se indica para quien es el servicio (
Servicio Taxi –Carlos Sanders Ávila y Servicio taxi TL-153 Shirley Yorlenny
Abarca Ávila ).

Se cancelan
gastos por monto de ¢ 68.000.00, ¢ 48.000.00 y ¢
30.000.00, el respaldo son vales sin autorizaciones,
solo indica viáticos
beisboll en Limon, baloncesto y judo.

Gastos por parte de la secretaria, donde se evidencia vale por ¢
30.000.00 sin firma y autorizaciones, escrito en lápiz, respaldo 2 facturas de
combustible por ¢ 10.000.00 c/u, 2 almuerzos en Marisqueria Kattia,
pendiente por liquidar al ¢ 5.500.00.

Las liquidaciones de cajas chicas no coinciden con el cheque, existen
faltantes.
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38

Se compran 4 pares de calzado deportivo para dama en EKONO,
cada factura por un monto de ¢ 45.899.99, con la misma fecha factura FTA3
29504, 29505, 1-7-11, el vale indica calzado para boxeo, lo que evidencia
que se pago por caja chica ¢ 91.799.98, sobrepasa el monto autorizado para
gastos por caja chica, vale sin autorización.

Se cancela gastos y el respaldo es solamente el vale, este adolece de
firma de autorización.

Se cancela facturas de combustible, y no se indica de que es y para
quien es.
Reglamento de Caja Chica, Acuerdo Nº 327 del 7-03-2011
Articulo Nº 7 Asignaciones maximas. No se podran reslizar erogaciones por montos superiores a los
¢50.000.00.00.
Articulo Nº 10 Gastos de Hospedaje y alimentacion. Para el reconocimiento de gastos de hospedaje
y alimentacion, la administracion requerira del funcionario la presentacion de facturas o
comprobantes correspondientes y el formulario respectivo.
Articulo 14
Requisitos de documentacion ( Facturas, recibos y otros comprobantes)

Documentos originales dirigidos CCD, conste claramente servicio brindado o venta
del bien.

Cuando se trate de servicios de restaurant debera indicarse al dorso de la factura el
motivo de la reunion.

En caso de documentos informales, se solicitara al prestatario del servicio
suministre nombre y numero cedula, a fin de confeccionar el documento respaldo
correspondiente.

La fecha de emision debe coincidir con el periodo comprendido entre el ultimo
reintegro y el que esta tramitando.

Toda factura debe cumplir DGTD. Todo pago tramitado de
contener debida aprobacion Superior inmediato.
fonfo fijo debera
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
Los
fondos como los comprobantes deben
ser custodiados Caja pequeña
seguridad (llave responsable y superior ).

No se efectuaran cambios de cheques, no podran ser utilizados para prestamos de
ninguna indole, todo sobrante debera ser depositado inmediatamente .

El funcionario responsable debera ser amparado poliza fidelidad.
Articulo 15
De la supervision y custodia del fondo
El tesorero de la junta directiva asignara la custudia y administracion del Fondo fijo de caja chica a
uno de sus colaboradores inmediatos. La persona asignada deberá cumplir con los siguientes
requisitos:

Ser colaborador de confianza dentro de la organización

Haberse caracterizado por su honradez y orden en el trabajo.

Demostrar capacidad para cumplir a cabalidad con las disposiciones de control
interno establecidas para tales efectos

Preferiblemente
de cierta trayectoria en el desarrollo de labores de índole
administrativo del Cómite

2.5.6.
a)

Debe contar con la suscripción y pago de una póliza de rsponsabilidad.
Gastos de equipo de Primera y Segunda División
Año 2008
Se pagaron gastos correspondientes a transportes por un monto de ¢
4.585.000.00 y ¢ 293.000 para alimentación a equipos de Alto Rendimiento
Cariari, Equipo de Segunda
División,
Asociación Deportiva la Suerte,
Asociación Deportiva Cariari, Guajira FC, Asociación Deportiva Santos, Liga
Menores Santos, cabe indicar que según las justificaciones con relación a la
cuenta de Gastos de Viaje y Transporte, se indica que contempla gastos de
traslado, alimentación, hospedaje y otros gastos menores relacionados con el
transporte y viáticos de atletas y funcionarios de la institución, no se evidencia
que este rubro se pueda utilizar para el pago de transporte y alimentación de
equipos de Segunda Division, aunado a lo anterior y como se indicó en el
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40
punto 2.6.2 la cuenta de transporte presenta un sobregiro de ¢ 2.071.520.00.
Ver apéndices 7 y 8.
b)

Año 2009
4.490.000.00 a equipos de Juvenil Alto Rendimiento Cariari, La Suerte,
Segunda División CAriari, U 15. Ver apéndice Nº 10.
Es pertinente señalar que dentro de las justificaciones del presupuesto
ordinario y extraordinario No.2 donde se incluye la partida de transporte y
alimentación se indica que es para los atletas y entrenadores para la preparación y
participación en juegos nacionales referente a participaciones en eliminatorias y
fase final.
c)
Año 2010

8.915.000.00, cabe señalar que dentro del presupuesto existe una partida de
¢ 12.000.000.00 para Liga menores del Santos, Asociación Deportiva Cariari
y Deportivo la Suerte, sin embargo se giraron 360.000.00 al equipo de
Guajira. Ver apéndice Nº 12.
d)
Año 2011

Se pagaron gastos correspondientes a alimentación, uniformes
implementos deportivos, hospedaje, transportes y transferencias a equipos
de Primera y Segunda División
(Asociación Caribeña FC, Asociación
Deportiva la Suerte, Asociación Deportiva Cariari, Asociación Deportiva
Guajira, Asociación Deportiva los Tigres, Asociación Deportiva Santos, Liga
Menores Santos, Cariari, U15, por un monto de ¢ 28.649.532.8, distribuidos
Guápiles, Pococí
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41
de
la
siguiente
manera:
alimentación;
¢
5.373.600,
transporte
¢
18.614.104.000; implementos deportivos ¢ 2.136.932.80; uniformes ¢
775.000; hospedaje ¢ 420.000.00, trasnferencias ¢ 1.000.000.00, arbitraje ¢
330.000.00. Cabe señalar que no se desprende de las justificaciones
aportadas en el presupuesto, algún rubro para atender dichas erogaciones.
Ver apéndice Nº14
2.5.7.
Gastos Fantasía Navideña
Año 2008

Se pagaron gastos por concepto de transporte a grupo Bailando por
un Sueño por un monto de ¢ 120.000.00

Espectáculo juegos artificiales Fantasía Navideña ¢ 1500.000.00.

Decoracion tarima, Fantasía Navideña ¢ 250.000.00, para un total
¢1.870.000.00 en dicha actividad.
No se evidencia en las justificaciones del presupuesto que haya contenido para
estas actividades.
Año 2009

Se pagaron gastos por ¢940.000.00 por concepto de transporte para
Banda del Conservatorio de Artes Cartago ( día 20 de diciembre 2008 ) y
transporte delegación musical Conservatorio de Artes Cartago ( día 19 de
diciembre 2009 ), para actividad de Fantasía Navideña, por lo que se
cancelaron gastos de periodos anteriores por ¢600.000.00
Igual que en el punto anterior no se indica dentro de las justificaciones del
presupuesto que exista contenido para sufragar dichas actividades.
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42
Año 2010

Se pagaron gastos por ¢ 3.740.000.00 por concepto de juego de
pólvora, así como transporte por ¢ 150.000.00. sin contar con contenido
para dicha erogación.
Dentro de las justificaciones
no se evidencia que se haya incluido
contenido
presupuestario para atender dicha actividad.
Año 2011

Se pagaron gastos por concepto de transporte, mano de obra,
decoración, materiales, por un monto de ¢ 7.677.191.30 para las actividad
de Fantasía Navideña. Sobre el particular en el presupuesto ordinario existe
un rubro de transporte por ¢ 3.500.000.00 para Fantasía Navideña y los
gastos reales por este rubro son de ¢ 6.777.191.30, dándose un sobregiro
de ¢ 3.277.191.30, para los rubros de alimentacion por ¢ 500.000.00 y
decoracion de queques ¢ 400.000.00 no había presupuesto aprobado. Ver
apéndice Nº 15
2.5.8.
Gastos Juegos Nacionales
2.5.8.1.

Viáticos
Se giraron los cheques bajo las series numéricas que van del 2857 al
2863, por un monto total de ¢1.001.900,
a los miembros del Comité
Cantonal de Deportes así como a dos colaboradores, correspondientes a
viáticos semana de juegos nacionales, en la hoja de liquidación no es
firmada por el funcionario, no se desglosa el detalle de gastos, (
alimentación, transporte y hospedaje). (2009) Ver apéndice Nº 11
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43
Es pertinente señalar que dentro de los justificantes de los presupuestos se indica
que los viáticos y alojamiento deben hacerse de conformidad a la tabla de la CGR.

Se giraron los cheques bajo las series numéricas que corren del 3178
al 3195, por un monto total de ¢ 1.251.500, a los miembros del Comité
Cantonal de Deportes así como a cinco colaboradores, correspondientes a
viáticos semana de juegos nacionales, algunos cheques adolecen de
liquidacion de gastos, algunas liquidaciones vienen sin firma, se cobra
hospedaje y no entregan comprobante.(2010) Ver apéndice Nº 13.

Se emitieron cinco cheques correspondientes a viaticos, para juegos
nacionales a miembros del Comité de Deportes, por ¢ 250.000.00 para cada
uno, solo un miembro presentó la liquidación de viáticos, los restantes no
realizarón la liquidación correspondiente.(2011).
Se giraron cuatro cheques por 70.000.00 a cuatro personas para que
colaboraran con los juegos nacionales, no presentan liquidaciones.
Por lo que se giraron cheques por un monto de ¢1.531.000.00 para viaticos
de los cuales solo se liquidaron ¢ 250.000.00, cabe señalar que mediante
acuerdo 5-1 Acta 26 28-6-11, se acordaron esos viáticos para los miembros
directivos, y para los colaboradores,
el tesorero se responsabiliza de las
cajas chicas. Ver apéndice Nº16.
Por lo antes indicado, se incumple con el Reglamento de gastos de viaje y
transporte para funcionarios públicos.
Reglamento de gastos de viaje y transporte para funcionarios públicos.
Artículo 2º.- Concepto. Por viático debe entenderse aquella suma destinada a la atención
de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos
reconocen a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su
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44
centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 3º.- Sujetos beneficiarios. Los gastos a que se refiere este Reglamento
únicamente
serán cubiertos a los funcionarios que prestan sus servicios a algún ente
público, como parte de
su organización, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura,
con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado, permanente o
público de la actividad
respectiva.
Artículo 9º.- Formato de la liquidación de gastos. La liquidación de los gastos de viaje,
de transporte y de otras erogaciones conexas, deberá hacerse detalladamente en formularios
como
los diseñados para ese fin por la Contraloría General de la República (anexos 1, 2 y
3), sin
perjuicio de que cada administración activa utilice sus propios modelos y en el
formato que
mejor facilite su uso, tanto para el sujeto beneficiario como para aquella. En
ellos se deben
consignar, como mínimo los siguientes datos:
a) Fecha de presentación de la liquidación.
b) Nombre, número de cédula de identidad y puesto ocupado por el servidor que realizó el
gasto.
c) División, departamento o sección que autorizó la erogación, o, cuando se trate de viajes
al exterior, el acuerdo respectivo.
d) Motivo de la gira, con indicación clara del tipo de gestión realizada.
e) Suma adelantada.
f) Valor en letras de la suma gastada.
g) Lugares (localidades) o países visitados, fechas, horas y lugares de salida y de regreso.
h) Firmas del funcionario que realizó el viaje, del que lo autorizó y del encargado, en la
unidad financiera o de tesorería del ente u órgano público, de recibir y revisar la liquidación.
En el caso de la firma del funcionario que autorizó el viaje, para los efectos de este trámite,
su firma puede ser delegada en cualquier funcionario de su elección.
La información consignada en la liquidación de gastos de viaje y de transporte tiene el
carácter de declaración jurada; o sea, de que ésta es una relación cierta de los gastos
incurridos en la atención de asuntos oficiales.
Artículo 10º.- Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido una gira deberá
presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su
incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje y hacer el reintegro respectivo en
los casos en que proceda, para que la institución pueda, luego de revisar y aprobar la
liquidación:
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45
a) Pagar al funcionario el gasto reconocido no cubierto por la suma adelantada.
b) Pagar al funcionario la totalidad del gasto reconocido, en los casos en que éste no haya
solicitado y retirado el respectivo adelanto.
c) Exigir al funcionario el reintegro del monto girado de más, cuando se le haya girado una
suma mayor a la gastada o autorizada.
La Administración contará con un plazo máximo de diez días hábiles para tramitar y
resolver la liquidación presentada, término que iniciará a partir del momento en que la
liquidación cumpla con todos los requisitos establecidos en el artículo 9, sin perjuicio de las
responsabilidades disciplinarias internas que ese incumplimiento pueda acarrear
Artículo 18º.- Tarifas en el interior del país. Las sumas a cobrar por los diferentes conceptos,
serán las siguientes: Dependen del año 2008 al 2009); a) Desayuno, b) Almuerza y c) Cena,
d) Hospedaje: según la localidad de que se trate, de acuerdo con las siguientes
disposiciones y tabla:
i.
La Administración reconocerá, en cada caso, el monto que estipula la
correspondiente factura de hospedaje, hasta una suma que no sobrepase el
máximo que indica la columna III de la siguiente tabla....
Artículo 21º.- Justificantes de gastos. Para el reconocimiento de los gastos de hospedaje
la Administración requerirá del funcionario la presentación de facturas, las cuales podrán ser
emitidas a nombre del funcionario o de la Institución, excepto el caso previsto en el inciso b)
del artículo 19.
2.5.8.2.

Otros Gastos
Gastos servicios de taxi
juegos nacionales ( 4 viajes Escazú ¢
300.000.00), 4 viajes a San José ¢ 200.000.00), (1 viaje a San José ¢
80.000.00), ( 1 viaje a Guadalupe, Escazú y Puriscal, ida y vuelta ¢
200.000.00,
el
monto
correspondiente
a
éstos
gastos
son
desproporcionados; cheque 4117-1. (2011).

Se giraron 07 cheques por ¢ 300.000.00 c/u a nombre del Tesorero
del Comité Cantonal de Deportes,
según las averiguaciones hechas el
dinero se entregaba a diferentes personas para sufragar gastos de juegos
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46
Nacionales,
según liquidaciones de cheques, dando los siguientes
resultados:

Cheque 4078-4., Liquidan ¢ 300.012.00, dandose un sobrante de ¢
12.00,; los gastos que liquida son ( combustible ¢ 80.000.00, hidratantes,
lavado de uniformes, alimentación, artículos deportivos.

Cheque 4079-0, Liquidan ¢ 300.055.00, sobrante ¢ 55, es pertinente
señalar que dentro de los comprobantes existen dos facturas, una por un
par de calzado deportivo por ¢ 47.000.00 y otra por dos pares de calzado
deportivo por
Escazú,
¢ 45.000, facturas con un ¢40% de descuento de Outlet
facturas del 6-7-11, Gastos ( alimentación ¢88.455.00, calzado
deportivo ¢92.000.00, combustible ¢ 112.000.00)

Cheque 4080-9, liquidación por ¢ 293.399.00, faltante ¢ 6.601.00,
dentro de los gastos se encontrarón dos facturas del 5 y 9 de julio 2011,
correspondiente a calzado deportivo, así como dos facturas por concepto de
taxi, por lo que se le solicitó información al responsable de esa liquidación,
indicando el mismo que él no había realizado esa liquidación, y no había
efectuado esos gastos, por cuanto el devolvió aproximadamente en efectivo
un monto de ¢ 218.000.00 y facturas que daban unos
¢ 82.000 , sin
embargo en la liquidación se encuentran gastos por calzado deportivo ¢
40.155, servicio de taxi ¢104.600.00.

Cheque 4081-5, liquida ¢ 291.670.00 faltante ¢ 8.330.00,
es
pertinente señalar que dentro de los comprobantes existen 4 facturas de
calzado deportivo, dos facturas, por un par de calzado deportivo c/u por ¢
45.000.00, facturas con un ¢40% de descuento, otra por ¢ 25.600.00 de
Outlet Escazú, y una de Best Brands ( Versani) por ¢ 27.800.00, por otro
lado hay una factura cobrada dos veces, (factura y tiquete),. Gastos (
servicio restaurant ¢ 37.270.00, combustible 108.000.00, calzado deportivo ¢
146.400.00.

Cheque 4085-0, liquidan ¢ 297.933.00, la mayoría de los gastos es
por combustible ¢ 284.903.00.
Guápiles, Pococí
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
Cheque 4100-1, liquidan ¢ 299.248.00, faltante ¢ 752.00, este gasto
es solo de combustible

Cheque 4104-5, no presentó liquidación, pendiente ¢ 300.000.00.
Por lo anterior se giraron para gastos en Juegos Nacionales ¢ 2.100.000.00
pendiente de liquidar ¢ 317.683.00. Ver apéndice Nº17.
Reiterando todo lo anterior, se concluye que la Junta Directiva
del
Comité
Cantonal de Deportes y Recreacion de Pococí, presenta un incumplimiento a la
normativa legal vigente, muestra una serie de debilidades de control interno que
van en detrimento a sus objetivos. Por otro lado los gastos por servicios en
combustible son excesivos.
Al respecto es pertinente señalar que la gestión del CCDR Pococí, debe regirse por
los principios constitucionales y legales, por cuanto estan hechas para satisfacer el
interés público.
2.6.
Contratación Administrativa
El Comité Cantonal de deportes de Pococí, adquiere sus bienes y servicios sin
llevar a cabo el proceso de contratación administrativa.
La
Contratación
Administrativa
es
el conjunto
de
principios,
normas
y
procedimientos que regulan la forma en la cual la Administración Pública
intereactúa en el mercado como cliente, al adquirir sus bienes y servicios
necesarios para el cumplimiento de sus fines y la satisfacción del interes público.
Ley de Contratación Administrativa Nº8511
Artículo 4.- Principios de eficacia y eficiencia. (*)
Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deberán estar orientados al
cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la administración, con el propósito de
garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos
institucionales.
Guápiles, Pococí
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48
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 2.- Principios.
La actividad contractual se regirá, entre otros, por los siguientes principios:
a) Eficiencia. Todo procedimiento debe tender a la selección de la oferta más conveniente para el
interés público e institucional, a partir de un correcto uso de los recursos públicos. En las distintas
actuaciones prevalecerá el contenido sobre la forma.
b) Eficacia. La contratación administrativa estará orientada al cumplimiento de los fines, metas y
objetivos de la entidad, en procura de una sana administración.
c) Publicidad. Los procedimientos de contratación se darán a conocer por los medios
correspondientes a su naturaleza. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente,
informes, resoluciones u otras actuaciones.
d) Libre competencia. Se debe garantizar la posibilidad de competencia entre los oferentes. No
deben introducirse en el cartel restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente
limiten la participación de potenciales oferentes.
e) Igualdad. En un mismo concurso los participantes deben ser tratados y examinados bajo reglas
similares.
f) Buena fe. Las actuaciones desplegadas por la entidad contratante y por los participantes se
entenderán en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario.
g) Intangibilidad patrimonial. Las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del
contrato.
2.7.
Otros Ingresos sin contabilizar
El Comité Cantonal de Deportes, maneja la cuenta 051-005927-7 del Banco
Nacional de CR, según análisis efectuado por esta Auditoría Interna, se tuvieron
los siguientes resultados :

Los ingresos depositados a la cuenta corriente de la entidad bancaria
del Banco Nacional,
fueron de ¢ 4.213.779.00, (estos ingresos
corresponden tanto a recibos a nombre del Comité Cantonal de Deportes
como de la Junta Administradora Estadio Ebal Rodríguez, ( enero 2009 a
febrero 2013)
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
Los recibos de dinero del Comité Cantonal Deportes suman un monto
de ¢ 3.888.500.00 de los cuales se depositaron ¢ 2.720.179.00, se rebajaron
gastos por ¢ 1.077.608.62 y esta pendiente de depositar ¢ 90.712.38.

Los recibos de la Junta Administradora del Estadio Ebal Rodríguez,
hubó ingresos de ¢ 1.418.000, se depositaron ¢ 878.600, se rebajaron
gastos por ¢ 501.045.41, para un pendiente de depositar por ¢ 38.354.59.

Con relación a los cheques girados de esa cuenta se tiene un monto
de ¢ 4.702.984.45.

El consecutivo de recibos no esta completo, por lo que se desconoce
el ingreso real en alquileres de cancha.

Con relación a los cheques, faltan copias con su respectivo respaldo,
por lo que se desconoce si los gastos pagados con cheque corresponden a
actividades ordinarias del comité,
por ejemplo
el cheque No.73 fue
rebajado por el banco por un monto de ¢ 326.881.00 y el cheque No. 74 por
¢ 400.000.00, sin embargo se desconoce a que se debió dicha erogación.
Los ingresos como gastos mencionados anteriormente no fueron presupuestados,
ni aparecen reflejados en Estados Financieros.
Por otro lado es pertinente señalar que en la liquidación 2007, aparece un monto
de ¢ 573.034.80 en la cuenta de bancos 051-005927-7 5, monto que fue tomado
en cuenta para el análisis efectuado por este despacho y del cual al cierre de
diciembre 2012, el saldo cerrado con conciliaciones bancarias es de ¢ 88.809.35,
sin embargo se tomara en cuenta el saldo al 31 de dciembre 2011, fecha de cierre
de este informe que es de ¢ 84.583.35.
Por lo antes expuesto se concluye que el CCDR Pococí, maneja otros ingresos por
concepto de alquileres de cancha, y los cuales no estan reflejados en Estados
Financieros.
Guápiles, Pococí
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50
Por lo tanto se infringe las Normas de Control Interno para el Sector Público.
Norma 4.7 Actividades de controlen instituciones de menor tamaño
competencias, deben establecer las políticas, procedimientos y mecanismos correspondientes para
obtener una seguridad razonable de que el SCI contribuye al logro de los objetivos. A los efectos,
deben implantar las prácticas necesarias para documentar, actualizar y dar a conocer a todos los
funcionarios, los procedimientos y demás regulaciones atinentes al funcionamiento del SCI, así
como las relativas a los siguientes asuntos:
a. Manejo y protección de activos.
b. Uso de documentos y registros para la debida anotación de las operaciones, incluyendo los libros
legales
que
correspondan.
c. Verificaciones y comprobaciones periódicas de la exactitud de los registros, incluyendo arqueos,
inventarios,
conciliaciones
u
otros
similares.
d. Controles atinentes al uso de sistemas computadorizados, cuando corresponda.
e. La rendición de las cauciones, la presentación de los informes de fin de gestión y la entrega
formal del ente u órgano a sus sucesores.
Norma 5.10 Sistemas de información en instituciones de menor tamaño
competencias, deben establecer los procedimientos manuales, automatizados o ambos, necesarios
para obtener, procesar, controlar, almacenar y comunicar la información sobre la gestión
institucional y otra relevante para la consecución de los objetivos institucionales. Dicha información
debe ser de fácil acceso y estar disponible en un archivo institucional que, de manera ordenada y
conforme a las regulaciones que en esa materia establece el Sistema Nacional de Archivos, pueda
ser consultado por usuarios internos o por parte de instancias externas.
2.8.
Razonabilidad de los datos consignados según liquidaciones,
estados financieros del Comité Cantonal de Deportes.
Según
análisis
efectuado
por
esta
Auditoría
Interna,
existen
muchas
inconsistencias en los registros presentados según Estados Financieros,
Liquidaciones Presupuestarias entregadas por el Comité Cantonal de Deportes,
mismas que se indican a continuación.
Guápiles, Pococí
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Año 2008
Con relación al año 2008, se efectúo liquidación correspondiente al 2008, en marzo
del 2009; no se evidencia que dicha liquidación fuera vista y aprobada por el
Comité Cantonal de Deportes y Concejo Municipal, ya que en las Actas no consta
dicha aprobación.
Al revisar la liquidación que fue suministrada por el Comité Cantonal de Deportes,
la misma esta firmada por la contadora contratada por servicios profesionales, sin
embargo esta adolece de la firma del presidente, solo se indica
nombre y
apellidos. Según esta liquidación al cierre del 31 de diciembre 2008, el resultado de
liquidación era de ¢ 68.934.941.86, sobre el particular es preciso señalar que el
saldo tomado de la liquidación 2007 es de ¢ 20.862.524.19, monto que difiere con
el resultado de liquidación 2007, el cual es por un monto de ¢ 18.358.966.85 por lo
que hay una diferencia de ¢ 2.503.557.34, asimismo en registros contables existe
un ajuste de ¢ 2.572.614.34 de los cuales se desconoce su procedencia, y el
cheque No. 3137 no esta registrado, el saldo mostrado en Bancos en la cuenta
3631-7, es por un ¢ 69.466.524.86, y según analisis de Auditoría el saldo de
bancos es de ¢ 68.786.911.86 por lo que hay una diferencia de ¢ 679.613.00, con
relación a la cuenta 5729-7, estos no se encuentran registrados cuyo saldo es de ¢
573.034.80;
por lo que al sumar los saldos de las cuentas bancarias 3631-7 y
5729-7 tenemos un saldo según Auditoría de ¢ 69.359.946.66 y Estados
Financieros del Comité ¢ 69.466.524.86 dando una diferencia de ¢ -106.578.20.
Año 2009
La Liquidación presupuestaria 2009, indica se conoce en acta 4, artículo 8-1, del
23-1-2010, por un monto de ¢ 23.684.825.87, misma que no está transcrita en el
libro de Actas del Comité, ni tampoco consta acuerdo de aprobación; fue aprobada
por el Concejo Municipal mediante acuerdo 520, Acta 20, del 18-03-2010.
Guápiles, Pococí
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52
Según registros contables del Comité Cantonal de Deportes, el resultado de
liquidación es de ¢ 23.684.825.87, compuesto por ¢ 23.443.855.37 de la cuenta
3631-7, ¢ -159.029.40 de la cuenta 5729-7 y ¢ 400.000.00 de Caja Chica,
correspondiente a ¢ 200.000.00 del 2007 y ¢ 200.000.00 del 2008.
Según registros de Auditoría, con respecto a las cuentas de bancos Nº 3631-7 y Nº
5729-7, tenemos un monto de ¢ 26.362.692.67 por lo que hay una diferencia de ¢
3.077.866.70, la misma obedece a cheques registrados, mismos que se encuentran
nulos.
Año 2010
La Liquidación presupuestaria 2010, no está transcrita en actas del Comité
Cantonal de Deportes, en acta 3, artículo 2 del 21-1-2011, indica se recibe a la
señora contadora la cual hace entrega de la liquidación presupuestaria 2010 por
un monto de ¢ 19.383.146.96, no hay acuerdo de aprobación; fue aprobada por el
Concejo Municipal mediante acuerdo 169, Acta 11, del 7-02-2011.
Existen Estados Financieros del 01 de enero 2010 al 30 de junio 2013, por lo que al
cierre del 31 de diciembre no existen Estados Financieros, lo único con que se
cuenta es con la hoja de liquidación que muestra un superávit libre de ¢
19.383.146.96, y conciliaciones con cierre al 31-12-2010, según registros de
Auditoría el resultado es de ¢5.052.733.50, dando una diferencia de ¢ 14.092.476.46, la diferencia radica en un deposito de ¢ 15.000.000.00 contabilizado
en diciembre del 2010, pero el mismo fue depositado en enero 2011, por otro lado
hay cheques registrados que se encuentran nulos, como otros que no están y no
han sido cambiados por el banco.
Año 2011
La Liquidación presupuestaria 2011, no se evidencia en el libro de actas llevado
por el Comité que se haya visto y aprobado por parte de los miembros del Comité,
Guápiles, Pococí
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53
el Concejo Municipal mediante acuerdo 66,
Acta 03, del 18-1-2012, recibe y
traslada liquidación a Hacienda y Contabilidad para análisis e informe respectivo.
Según registros contables del Comité Cantonal de Deportes el resultado de
liquidación es de ¢ 1.966.740.46, mismos que difieren con el resultado de Auditoría
el cual muestra un resultado de ¢ 3.392.102.81, dando una diferencia de ¢
1.425.362.35, la diferencia radica en cheques
nulos registrados y cheques
pendientes de registrar.
Es pertinente señalar que dichos registros contables solo tienen la cuenta 3631-7,
por lo que no aparece la cuenta 5729-7 ni el saldo de Caja Chica.
Por lo antes expuesto los registros presentados por el Comité Cantonal de
Deportes y Recreacion de Pococí,
no presenta razonablemente la situación
financiera, no es confiable, y va en detrimento de la veracidad e integridad de los
saldos.
Se infringen las Normas 4.7 correspondiente “ Actividades de control en
instituciones de menor tamaño y la 5.10 correspondiente a “ Sistemas de
información en instituciones de menor tamaño.
2.9.
Del personal en materia contable.
En el Reglamento para la organización, funcionamiento y elección del Comité
Cantonal de Deportes y Recreación de Pococí”, en el capítulo X, Personal, estipula
las plazas a contratar son; secretaria(o), dos encargados de mantenimiento, un
coordinador deportivo, asesorías técnicas deportivas, un contador y promotor
deportivo.
Sobre el particular es pertinente señalar, que con referencia a la estructura
administrativa,
actualmente está compuesta por un Gerente Financiero y un
Guápiles, Pococí
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54
Asistente Administrativo, las funciones propiamente que realiza el Gerente
Financiero es el proceso de Contratación Administrativa y la Asistente realiza
funciones se secretariado y se tiene contratado a nivel externo un contador el cual
realiza la contabilidad.
Ahora bien, como se ha señalado a lo largo de este informe, el Comité Cantonal de
Deportes de Pococí, presenta una serie de debilidades en materia presupuestaria,
contable-financiera, contratación administrativa,
que van en detrimento con los
objetivos que debe tener toda institución pública para lo cual fue creada, lo cual
dificulta la toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas.
Además, la ausencia de un sistema de sistema de control interno, aumenta el
riesgo de errores y que se cometan actos irregulares con los fondos públicos sin
que sean detectados oportunamente.
En este sentido la estructura administrativa del Comité Cantonal de Deportes de
Pococí, debe garantizar que todas las decisiones que se adopten se conformen con
el ordenamiento jurídico, así por ejemplo las decisiones que
en materia de
contratación se adopten deben cumplir con una serie de requisitos previos entre
ellos la verificación de contenido presupuestario, financiero, lo cual no ha sido
cumplido con la implementación de una contabilidad externa que ha impedido un
mayor control y verificación directa de los datos necesarios.
Por lo antes expuesto esta auditoría recomienda la contratación de un contador a
tiempo completo por esa entidad.
Guápiles, Pococí
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55
2.10.
Desatención Recomendaciones cursadas en estudios anteriores
La Auditoría Interna, remitio el informe IAI-003-2007 denominado “ Evalación de
Control Interno en el manejo de los fondos transferidos por la Municipalidad al
CCDR Pococí”.
Sin embargo, los destinatarios de las recomendaciones Concejo Municipal, Alcalde
y Presidente del Comité Cantonal de Deportes, no han realizado las acciones
necesarias para corregir los aspectos negativos citados en tales informes, pues
varios de
estos permanecen,
ya
que se
determinó
que persisten los
incumplimientos en lo que a la normativa técnica en materia presupuestaria se
refiere, en la transcripción de actas, informes financieros, justificantes de egresos,
ausencia de medidas de control por parte de la Administración Municipal etc.
Al respecto, debe indicarse
la obligación que tienen jerarcas y titulares
subordinados de analizar e implementar de inmediato las recomendaciones
formuladas por la Auditoría Interna , al tenor de lo que establece el artículo 12,
inciso c) de Ley General de Control Interno Nº 8292, siendo los artículos 36 y 237
de esa Ley, el marco de referencia que tiene la Administración Activa para que
esas recomendaciones sean implantadas dentro de los plazos señalados.
Guápiles, Pococí
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56
3
Conclusiones
Los Comités Cantonales de Deportes son órganos que integran la estructura
municipal, a los que se les ha dotado de personalidad jurídica instrumental a
efectos de manejar un presupuesto propio y separado del presupuesto municipal,
que debe ser dirigido a cumplir con los fines señalados en el artículo 164 del
Código Municipal. Así las cosas, los Comités Cantonales, no son organizaciones
independientes, sino que son órganos colegiados de naturaleza pública, con
personalidad jurídica instrumental y al estar adscritos a los gobiernos locales, debe
entenderse que forman parte de la estructura organizativa de las municipalidades y,
por ello, se encuentran sometidos a su control, son órganos propios de la
Municipalidad. Dichos órganos ejercen funciones determinadas en materia
deportiva y recreativa, que son propias de los gobiernos locales, pero que en virtud
de criterios de desconcentración y eficiencia, el legislador dispuso que se les
asignaran a tales Comités. (Véase el oficio de la Contraloría General de la
República No. 07859 del 17 de agosto, 2010- DJ-3257-2010)
De lo expuesto queda claro que el Comité de Deportes y Recreación, es un órgano
público al que le aplica la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
(Artículo 1 Ley 7494).
Por ello, debe entenderse que el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de
Pococí forma parte de la Municipalidad de ese cantón. Además de lo anterior, si
bien goza de personalidad jurídica instrumental, esa se encuentra limitada para
actos específicos como lo son el desarrollo de planes, proyectos y programas
deportivos y recreativos cantonales, así como la construcción, administración y
mantenimiento de las instalaciones deportivas de su propiedad o las otorgadas en
administración.
Por otra parte, es clara la injerencia del Concejo Municipal en la conformación del
Comité pues a aquel órgano municipal le corresponde el nombramiento de dos de
sus integrantes, a la vez que es la entidad municipal la encargada de reglamentar
el procedimiento de elección de los demás miembros. Además, el Comité se rige
Guápiles, Pococí
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57
por un reglamento que dicta la propia Municipalidad. En lo que a recursos
económicos concierne, el ente municipal debe asignarle un mínimo de un tres por
ciento de los ingresos ordinarios anuales municipales; del cual, un diez por ciento,
como máximo, se destinará a gastos administrativos, y el resto, a programas
deportivos y recreativos.
Cabe destacar también que el Comité debe someter a conocimiento del Concejo
Municipal sus programas anuales de actividades, obras e inversión, a efecto de que
sean considerados en el presupuesto ordinario de la Municipalidad, y además,
debe rendir informes de resultados después de cada gestión anual.
De manera especial el Concejo Municipal de Pococí aprobó el “REGLAMENTO
PARA LA ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y ELECCIÓN DEL COMITÉ
CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE POCOCÍ”, publicado en el Diario
Oficial La Gaceta No. 12 del 18 de enero de 2011, del cual resulta importante a
nuestro interés citar algunas de sus normas.
“Artículo 2º—El Comité Cantonal es el órgano adscrito a la Municipalidad, el cual
goza de personalidad jurídica instrumental para construir, administrar y mantener
las instalaciones deportivas de su propiedad u otorgadas en administración o por
convenio personería de la cual dará fe la Secretaria Municipal mediante la
certificación respectiva.
Asimismo se tiene por cubierta con la mencionada personería jurídica instrumental
la totalidad de programas deportivos y recreativos desarrollados por el Comité
Cantonal.
En ese sentido, se constituye como el órgano superior encargado en el cantón de
Pococí, de la atención, vigilancia de la actividad deportiva en todos sus aspectos,
como también de la promoción recreativa integral.
Artículo 6º—El Concejo Municipal autorizará el plan de desarrollo del Comité
Cantonal de Deporte, en materia deportiva y recreativa, como también el
respectivo Presupuesto Ordinario, Extraordinario, planes anuales operativos y las
modificaciones propuestas por el Comité Cantonal, que estarán reguladas con el
Guápiles, Pococí
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58
reglamento interno de la Municipalidad de Pococí para las variaciones económicas
las cuales deberán cumplir con los lineamientos emitidos por la Contraloría General
de la República.
Artículo 8º—Las Asociaciones Deportivas y Comisiones establecidas podrán
entregar al Comité Cantonal en la primera semana del mes de Junio de cada año,
los planes de trabajo para el año inmediato posterior, los cuales, serán sujetos de
revisión por parte del Comité Cantonal, el que ejercerá los controles debidos para
su ejecución. Igualmente deberán entregar informes trimestrales de labores y de
ingresos y egresos al Comité Cantonal
Artículo 12. —Son funciones de la Junta Directiva, las que se detallan a
continuación:
a)
Proponer las prioridades de desarrollo del cantón en materia deportiva y
recreativa.
b)
Establecer y mantener actualizadas su estructura administrativa.
c)
Fijar las estrategias y políticas generales de acción.
d) Elaborar y proponer a la Municipalidad los planes anuales y sus ajustes en
concordancia con los planteamientos estratégicos en materia deportiva y
recreativa, así como los presupuestos ordinarios y extraordinarios y sus
modificaciones.
e)
Celebrar convenios entre instituciones, privadas, públicas, autónomas,
semiautónomas, personas físicas y jurídicas para el desarrollo y crecimiento de los
programas
y proyectos
contemplados en
los
presupuestos
ordinarios
y
extraordinarios, dichos convenios deberán de celebrarse en beneficio del Comité
Cantonal de Deportes y de la población en general del Cantón de Pococí. Lo cual
deberá comunicarlo al Concejo Municipal.
Guápiles, Pococí
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59
f)
Comprometer los fondos y autorizar los egresos referentes a los procesos de
contratación que de acuerdo al reglamento interno exceden la responsabilidad del
administrador general.
g)
Elegir y juramentar a los miembros de las Comisiones, así como asesorarlos
en materia de su competencia.
h)
Autorizar la construcción de infraestructura deportiva, en coordinación con la
Comisión de Instalaciones Deportivas cuando así se requiera, para lo cual se debe
observar lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
General.
i)
Evaluar el desarrollo de los programas deportivos y recreativos a nivel
cantonal o nacional, cuando corresponda.
j)
Divulgar e informar sobre el desarrollo de sus actividades periódicamente
que hayan sido previamente aprobadas por la Municipalidad, en al menos un
periódico local.
k)
Preparar un informe trimestral de labores y presentarlo al Concejo Municipal
para su aprobación, a más tardar el último día hábil de los meses de abril, julio,
octubre y enero de cada año.
l)
Rendir ante el Concejo Municipal informes semestrales de ingresos y
egresos de los recursos que le fueran asignados y de aquellos que se recibieron
por otras fuentes de ingreso. El informe del segundo semestre deberá ser
acompañado por la liquidación presupuestaria del año, el cual deberá ser
preparado por un contador autorizado.
m)
Nombrar en comisión dentro y fuera del país a atletas dirigentes,
funcionarios del Comité de Deportes o directivos del comité cantonal de deportes la
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60
cual será regulada por la tabla de viáticos de la Contraloría General de la
República.
n)
Y cualquier otra, propia de su competencia de acuerdo al principio de
legalidad.
ñ)
Y las atribuciones que nuestro ordenamiento jurídico y reglamentos permita
para su buen funcionamiento.
o)
Acatar las indicaciones de la Contraloría General de la República como de la
Auditoría Interna de la Municipalidad.
Artículo 37. —El presupuesto debe contener una estimación de ingresos,
incluyendo una descripción clara y precisa de lo que se persigue hacer durante el
año presupuestario, de acuerdo con las exigencias legales y reglamentarias
establecidas al efecto.
Artículo 38.—Los recursos del Comité Cantonal solamente se podrán destinar en
obras, programas deportivos y recreativos culturales y aquellas que vengan a
preparar a dirigentes atletas, etc. en las actividades antes mencionadas según los
límites fijados por el artículo 164 del Código Municipal.” (El subrayado no es del
original)
Las anteriores normas se constituyen en la normativa especial que rige al Comité
de Deportes y Recreación, que junto a otras normas del Código Municipal, y el
resto del ordenamiento jurídico administrativo dirigen su accionar. El Comité de
Deportes como parte integrante de la Administración Pública debe actuar solo en la
medida que ha sido autorizado por la ley, so pena de incurrir en responsabilidad, lo
que se conoce como principio de legalidad.
Dentro del mencionado principio de legalidad existe una subespecie denominada
“principio de legalidad financiera” en el manejo, la administración, el destino y la
custodia de los recursos públicos. En esta dirección, la Ley No. 8131 de 18 de
Guápiles, Pococí
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setiembre del 2001, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, en
su artículo 5, regula los principios presupuestarios, al conceptualizar el principio de
gestión financiera indica que la administración de los recursos financieros del
sector público se orienta a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los
principios de economía, eficacia y eficiencia, CON SOMETIMIENTO PLENO A LA
LEY. Por su parte, su numeral 107, al referirse al principio de legalidad, señala que
los actos y contratos administrativos dictados en materia de administración
financiera, deben conformarse SUSTANCIALMENTE con el ordenamiento jurídico,
según la escala jerárquica de sus fuentes. Asimismo, el artículo 110 que regula los
hechos generadores de responsabilidad administrativa, indica, como un caso típico
de ella, el empleo de los fondos públicos sobre los cuales el funcionario tenga
facultades de uso, administración, custodia o disposición, con finalidades diferentes
de aquellas a las que están destinados por ley, reglamento o acto administrativo
singular, aun cuando estas finalidades sean igualmente de interés público o
compatibles con los fines de la entidad o el órgano de que se trate.
Lo anterior quiere decir que la Administración desde la perspectiva financiera
destinará los recursos públicos que administra solo a aquello que previamente haya
definido el legislador. (En ese sentido ver el oficio 1528 del 10 de febrero de 2005 –
FOE-AM-0079 de la Contraloría General de la República- Ver sentencia número
2000-05500 dictada por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, a
las catorce horas treinta y tres minutos del cinco de julio del dos mil y en sentido
similar, las sentencias número 2001-07023 de las diecinueve horas cuarenta y
cuatro minutos del diecisiete de julio del dos mil uno; 2005-000477 de las quince
horas cuarenta y ocho minutos del veinticinco de enero del dos mil cinco)
Los comités deben someter anualmente a conocimiento de los Concejos
municipales sus programas anuales de sus actividades, obras e inversión, previa
aprobación de los presupuestos ordinarios de la Municipalidad. En igual sentido, el
artículo 170 del Código Municipal impone también otra limitación a los comités en
cuanto al manejo de sus fondos, toda vez que se obliga a éstos a coordinar con la
municipalidad respectiva lo concerniente a las inversiones y obras en el cantón.
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Asimismo, la normativa establece que solamente el 10% de dicha asignación,
puede destinarse a sufragar gastos administrativos derivados de la actividad del
Comité. El resto de la asignación presupuestaria debe ocuparse en el
financiamiento de sus programas deportivos y recreativos.
Lo anterior nos lleva a concluir, que el Comité Cantonal en coordinación con el
Concejo Municipal debe actuar bajo parámetros de eficacia y eficiencia,
entendiendo como eficacia que la organización y función administrativa debe estar
diseñada y concebida para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas
propuestos con lo que debe ser ligado a la planificación y a la evaluación o
rendición de cuentas. Por su parte, el de eficiencia implica obtener los mejores
resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y financieros, por ende, al ser las
municipalidades entes que deben trabajar con recursos escasos, lógicamente la
disposición de recursos públicos debe atender a lo que legal o reglamentariamente
les faculte, potenciando los fondos públicos en la consecución de los fines que en
forma expresa les han sido encomendados. Bajo tales condiciones, el Concejo
Municipal cumple una labor elemental en el control de la razonabilidad del gasto
propuesto por el Comité Cantonal. (Ver Circular emitida por la Contraloría General
de la República bajo el oficio 08626- DFOE-114 del 7 de agosto, 2001)
Resulta relevante insistir en cuanto a que el proceso o ciclo presupuestario está
constituido por varias etapas o momentos que de ninguna manera deben
considerarse aislados, por el contrario, constituyen un proceso continuo en donde
cada una de estas etapas o momentos se alimenta de la anterior y a la vez nutre a
la siguiente o al proceso como un todo.
El presupuesto es la expresión financiera del plan de corto plazo o plan operativo
anual institucional, en el que se han considerado los objetivos y las metas
prefijados, los recursos por utilizar, las facilidades materiales, la identificación de la
unidad ejecutora responsable del programa y la determinación de los mecanismos
para alcanzar los objetivos y las metas.
Los ingresos, por su parte, se deben estimar adecuadamente y con el mayor
cuidado, sin pecar por excesos o defectos. Para fines analíticos, comparativos y
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para otras aplicaciones, al formular los documentos presupuestarios, es necesario
el conocimiento cabal y la correcta utilización de los clasificadores de cuentas
oficiales vigentes, tanto de ingresos como de gastos.
Aprobado y promulgado el presupuesto se convierte en el instrumento que legitima
la gestión que ha de llevar a cabo la entidad, en el ejercicio económico respectivo,
consciente en todo momento de que los gastos autorizados en ese presupuesto
constituyen el límite de su acción financiera.
En tal sentido, los registros contables y controles que se implanten han de reflejar
que las transacciones y operaciones financieras se realicen con apego al marco
legal vigente y a normas técnicas de común aceptación.
Mediante el seguimiento de ejecución física y análisis financiero de los programas,
se reunirán los elementos normativos que permitan, en un momento dado, evaluar
los programas independientemente y en forma integral para conocer los resultados
obtenidos y poder apreciar sus diferentes aspectos con señalamiento de los
problemas, si los hubiere, que han dificultado el cumplimiento de los objetivos y
metas previstos en el plan operativo anual institucional. Todo ello encaminado a
realimentar el proceso presupuestario propiamente, para mejorarlo o adoptar las
medidas correctivas necesarias y proporcionar, a su vez, información para la
programación y formulación de los presupuestos de períodos futuros.
Respecto de las liquidaciones presupuestarias, tienen como finalidad el mostrar el
resultado financiero (déficit o superávit) de un período determinado, para que la
Municipalidad y el Comité según su caso, si hubiera obtenido superávit, pueda
disponer de él, de igual forma de haber obtenido déficit pueda en el ejercicio
siguiente tomar las acciones correctivas para cubrir el déficit. Esa evaluación
presupuestaria debería servir al menos para analizar las variaciones detectadas
mediante el control y determinar sus causas, apreciar la ejecución presupuestaria
en su conjunto, señalar los problemas, si los hubo, que han dificultado el
cumplimiento de políticas, objetivos y metas, medir sus efectos, así como
proporcionar información para la planificación y la formulación presupuestaria de
período a futuro.
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Es importante reiterar que dentro de los propósitos de la normativa dictada por la
Contraloría General de la República en materia presupuestaria, tenemos que, se
pretende contribuir a mejorar el hábito del ordenamiento sistemático propio de la
programación y a un mayor grado de disciplina en todos los niveles de la
administración, que sirva de instrumento para lograr la economicidad, la eficiencia
y la eficacia en el uso de los recursos públicos.
Como se aprecia, de lo mostrado en este informe, se concluye sin mayor esfuerzo,
la existencia de un desorden absoluto en los procesos de registro de la
administración de los recursos públicos, una violación clara de la normativa
presupuestaria, de contratación administrativa y control interno, que obligan a
adoptar medidas inmediatas y urgentes, tema en que el Concejo Municipal como la
Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación tienen una
responsabilidad directa.
4
Recomendaciones
4.1. Al Concejo
4.1.1 Tomar las medidas necesarias para que el nombramiento de los
miembros del Comité Cantonal de Deportes y Recreación se haga con
ajuste pleno a la normativa de conformidad al marco legal vigente. Ver
apartado 2.1 de este informe.
4.1.2 No conocer ningún asunto del Comité Cantonal de Deportes, si éste no
viene transcrito en el libro de actas y con el acuerdo correspondiente. Ver
apartado 2.2 y 2.3 de este informe
4.1.3 Como jerarca institucional tomar las medidas necesarias para que en la
aprobación del plan de trabajo y presupuesto del Comité Cantonal de
Deportes y Recreación se cumpla con el contenido exigido y con los
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plazos exigidos en el ordenamiento jurídico. Ver apartado 2.2 y 2.3 de
este informe.
4.1.4 Tomar las medidas
necesarias
vigilancia de la labor del Comité
con el fin de ejercer una labor de
Cantonal de
Deportes en
el
cumplimiento de sus funciones. Ver apartado 2.2 de este informe
4.2. Al Comité Cantonal de Deportes y Recreación
4.2.1
Tomar las acciones que corresponda para que los nombramientos de
los integrantes del Comité Cantonal de Deportes, se hagan de
conformidad al marco legal vigente. Ver apartado 2.1 de este informe.
4.2.2
Tomar las acciones que correspondan para que conste en actas las
deliberaciones, presupuestos, en fin toda documentación que es
conocida en sesiones que celebre la Junta Directiva del CCD, cuya
responsabilidad recae en el secretario de la Junta Directiva. Ver
apartado 2.2 y 2.3 de este informe.
4.2.3
Deben quedar en actas todos los acuerdos tomados por la Junta
Directiva. Ver apartado 2.2 de este informe.
4.2.4
Aprobar las actas solo en sesiones ordinarias. Ver apartado 2.2 de este
informe.
4.2.5
Todas las actas deben estar firmadas por el presidente y secretario. Ver
4.2.6
Instaurar las medidas de control interno para que las deficiencias
señaladas con relación a las actas no se siga presentando (perdida de
folios, actas sin transcribir etc.). Ver apartado 2.2 de este informe.
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4.2.7
Elaborar, aprobar y presentar al Concejo Municipal de Pococí el plan
anual de trabajo y de inversiones de cada año, en que se consignen los
recursos necesarios para llevar a cabo los programas y actividades que
permitan la consecución de cada meta, así como los demás requisitos
establecidos de conformidad con las Normas Técnicas de Presupuesto
N-1-2012-DC-DFOE y, los artículos 170 y 172 del Código Municipal.
Véase al respecto el comentario del punto 2.3 y 2.5.1 de este informe.
4.2.8
Implementar en el sistema de control interno las medidas necesarias
para un control de las transferencias depositadas por parte de la
Municipalidad. Ver apartado 2.4 de este informe.
4.2.9
No ejecutar ningún gasto, si no se cuenta con partida presupuestaria
debidamente aprobada. Ver apartado 2.5.1 y 2.5.2 de este informe.
4.2.10
No ejecutar ningún gasto, si no se cuenta con contenido financiero
suficiente. Ver apartado 2.5.1 y 2.5.2 de este informe.
4.2.11
No aprobar ningún pago, si las órdenes de compra u órdenes de pago
no vienen con firmas correspondientes, fechas del periodo, presentan
tachaduras, código presupuestario y un sello que indique que cuenta
con contenido presupuestario. Ver apartado 2.5.3 de este informe.
4.2.12
No aprobar ningún pago si las facturas de respaldo no cumplen con los
requisitos de Tributación Directa.
4.2.13
Implementar en el sistema de control interno las medidas necesarias
para un control de las transferencias depositadas por parte de la
Municipalidad. Ver apartado 2.5.3 de este informe.
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4.2.14
No aprobar ningún pago de periodos anteriores que no hayan quedado
como compromisos en la liquidación presupuestaria. Ver apartado 2.5.3
de este informe.
4.2.15
No firmar ningún cheque si no se tiene el comprobante que respalde
dicha erogación (factura o recibo). Ver apartado 2.5.3 de este informe.
4.2.16
Eliminar la práctica de aprobar gastos por servicio de alimentación que
se indique
“servicio de restaurant”, debe venir detallado número de
personas, tipo de alimentación y al reverso se debe indicar para que
actividad se brindó. Ver apartado 2.5.3 de este informe.
4.2.17
Eliminar la práctica de adquirir materiales, sin una identificación clara del
proyecto a intervenir, donde se especifique perfil del proyecto, memoria
de cálculo, lugar de ubicación de la obra, etc. Ver apartado 2.5.3 de este
informe.
4.2.18
Eliminar la práctica de realizar gastos si los mismos no vienen con las
justificaciones correspondientes (pago de asesorías, servicios de taxi,
etc.). Ver apartado 2.5.3 y 2.5.5 de este informe.
4.2.19
Tomar las medidas necesarias para que toda cancelación de viáticos se
cumplan con el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para
funcionarios públicos y Reglamento de Caja Chica, en este sentido no
se debe pagar ningún gasto de hospedaje, alimentación si no viene con
la factura correspondiente, ni aceptar ninguna liquidación sin el desglose
correspondiente. Ver apartado 2.5.4 y 2.5.8.1 de este informe.
4.2.20
Instaurar en el sistema de control interno, una boleta correspondiente a
“adelanto de viáticos”, misma que debe ser liquidada de conformidad al
Reglamento
de Gastos de Viaje y Transporte
públicos. Ver apartado 2.5.4, 2.5.8.1 de este informe
para funcionarios
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4.2.21
Instaurar las medidas necesarias, para que las diferencias de faltantes
en las liquidaciones de caja chica no se sigan presentando. Ver
apartado 2.5.5 de este informe.
4.2.22
No aprobar ninguna liquidación de caja chica si no viene acompañada
de su correspondiente respaldo de cobro, (facturas y recibos), y
debidamente firmada y autorizada. Ver apartado 2.5.5 de este informe.
4.2.23
Eliminar la práctica de cancelar facturas con impuestos de ventas. Ver
apartado 2.5.5 de este informe.
4.2.24
Cumplir con el Reglamento de Caja Chica, aprobado por el Concejo
Municipal de Pococí, en éste sentido no se deben cancelar gastos que
sobrepasen el monto autorizado. Ver apartado 2.5.5 de este informe.
4.2.25
No autorizar gastos, cuyo respaldo es un vale. Ver apartado 2.5.5 de
este informe.
4.2.26
Eliminar la práctica de cancelar gastos, si no se cuenta con partida
presupuestaria previamente aprobada con las justificaciones que
correspondan, todo de conformidad al marco legal vigente. Ver apartado
2.5.6, 2.5.7 de este informe.
4.2.27
Solicitar la respectiva liquidación de gastos con sus respectivos
comprobantes del No. 4104-5 del periodo 2011, de no obtener la
respectiva
liquidación,
proceder
a
instaurar
el
procedimiento
administrativo para recuperar el dinero faltante. Ver apartado 2.5.8.2 de
este informe.
4.2.28
Implantar las medidas de control interno para evitar situaciones de
cobros dobles (tiquete y factura). Ver apartado 2.6.8.2 de este informe.
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4.2.29
Adoptar las medidas necesarias para que la labor de
contratación
administrativa se ajuste en un todo al ordenamiento jurídico. Ver
4.2.30
Instaurar las medidas necesarias para que todo ingreso que reciba el
CCDR Pococí, sean depositados y contabilizados, en sus
registros
contables. Ver apartado 2.7 de este informe.
4.2.31
Instaurar en el sistema de control interno, las medidas necesarias con
el fin de llevar un control de todos los recibos, cheques emitidos por el
Comité Cantonal de Deportes. Ver apartado 2.7 de este informe
4.2.32
Tomar medidas que correspondan para que el proceso de presupuesto
y contabilidad se lleve a cabo por personal contratado a tiempo
completo por esa entidad y así evitar situaciones como las presentadas
a lo largo de este informe.
4.2.33
Tomar las acciones que correspondan con el fin de cumplir con las
recomendaciones de la Auditoría Interna. Ver apartado 2.10 de este
informe.
4.2.34
Elaborar un plan de acción que permita abordar las deficiencias
señaladas
en
este
informe,
con
el
respectivo
cronograma
y
responsables directos, el que deberá presentar a esta auditoría de
dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de este informe.

estudio especial comite cantonal deportes

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