No cuentan con formularios de Ingreso y Egreso para Almacén

Transcripción

Contraloría General de Cuentas
1
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO
No cuentan con formularios de Ingreso y Egreso para Almacén (Hallazgo de Control Interno No.1)
Condición
No cuentan con formularios de Ingreso y Egreso de Almacén, autorizados por la Contraloría General de
Cuentas.
Criterio
El Manual Financiero Municipal MAFIM, en el módulo de Almacén, específicamente en el numeral 1.2 indica
que las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales o suministros al almacén,
deberán hacerlo por medio del formulario "Solicitud / entrega de bienes". El Guardalmacén para recibir e
ingresar bienes y materiales al almacén, utilizará el formulario Recepción de Bienes y Servicios.
Causa
Falta de observancia del Manual Financiero Municipal y de las Normas Generales de Control Interno
Gubernamentales.
Efecto
La ausencia de controles, maximiza el riesgo de que se extravíen los bienes propiedad de la Municipalidad.
Recomendación
Solicitar la autorización de los formularios de Ingreso y Egreso, para el área de Almacén a la Contraloría
General de Cuentas y efectuar la implementación correspondiente.
Comentarios de la administración
No se cuenta con estos formularios sin embargo se lleva el control de Ingresos y Egresos a través de un
Libro de Almacén autorizado por la Contraloría General de Cuentas y se procederá a la brevedad a la
autorización de las mencionadas formas en la Delegación de la Contraloría General de Cuentas de
Quetzaltenango
Comentarios de auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de la administración no desvanece el mismo.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de
Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde y Tesorero Municipales, a razón de Q2,000.00, para cada
uno.
MUNICIPALIDAD DE ALMOLONGA
Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal
Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006
2
No cuentan con Reglamento Interno de Trabajo (Hallazgo de Control Interno No.2)
Condición
Se determinó que la Municipalidad no cuenta con el Reglamento Interno de Trabajo correspondiente.
Criterio
El Decreto Número 12-2002 emitido por el Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal,
establece en el artículo 34 que "El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y
funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así
como el reglamento de personal y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración
municipal".
Causa
Falta de observancia de las disposiciones legales que circundan a la Institución Municipal.
Efecto
La ausencia de este documento aumenta el riesgo de no poder aplicar medidas disciplinarias al personal, ya
que no se encuentran establecidas y mucho menos autorizadas por la autoridad correspondiente.
Recomendación
Proceder a elaborar el Reglamento Interno de Trabajo y autorización correspondiente.
Que ya existe un reglamento interno de trabajo pero por cuestiones de tiempo y múltiples actividades no se
ha aprobado por parte del Concejo Municipal, pero que en próxima reunión se procederá a la aprobación
correspondiente para que cobre vigencia
Se confirma el hallazgo, ya que el comentario de la administración no exime de responsabilidad a los
responsables del incumplimiento.
Acción Correctiva
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica
de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde, Sindico Primero, Sindico
Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero y Concejal Cuarto, a razón de Q2,000.00
para cada uno.
3
No cuentan con unidad de Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM- (Hallazgo de Control
Interno No.3)
Condición
Se determinó que en la Municipalidad aún no se ha nombrado al personal que integrará la unidad de
Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM-, correspondiente.
Criterio
El Decreto Número 12-2002 emitido por el Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal,
establece en el artículo 97 que "Para efectos de integrar a las municipalidades en el proceso de
administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades del país deberán incorporar
a su estructura administrativa una unidad de Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM-, la cual
será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del
año 2006".
Causa
La falta de observancia de las disposiciones legales que circundan a la Institución Municipal.
Efecto
La ausencia de este Unidad, provoca que no haya un preciso control del desarrollo del movimiento financiero
específicamente en el área de presupuesto, contabilidad integrada, la deuda municipal, la tesoreria y las
recaudaciones.
Recomendación
Las autoridades municipales deben proceder a la brevedad a nombrar al personal que integrará la unidad de
Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM-.
Existe un Acta en donde el Concejo Municipal aprobó la creación de la unidad de Administración Financiera
Integrada Municipal, de la cual se entregó copia al auditor gubernamental y posteriormente se trasladó un
oficio al Proyecto SIAF-SAG en donde se nombró al personal que integra dicha unidad, pero
lamentablemente no se localizó la copia; por lo que se procederá a solicitar a el Proyecto SIAF-SAG una
copia del mismo, para presentarla a la Contraloría de Cuentas en su oportunidad
Se confirma el hallazgo, ya que los plazos que se establecen en ley deben cumplirse, bajo cualquier
circunstancia.
Acción Correctiva
Sanción económica conformidad con el Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de
Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipales, a razón de Q2,000.00, para cada
uno.
4
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
Incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
Condición
Al verificar la documentación de soporte de los expedientes de obras siguientes: contrato No. 06-2006,
proyecto: Mejoramiento de la 3ª. Avenida y 3ª. Calle final de la Zona 5, valor sin IVA de Q282,366.07;
Contrato No. 09-2006, proyecto: Mejoramiento de la 6ª. Avenida y 1ª. Calle final de la zona 3, valor sin IVA de
Q286,160.71; Contrato No. 10-2006, proyecto: Ampliación de Escuela Aldea Las Delicias, valor sin IVA de
Q275,223.66 y Contrato No. 14-2006, proyecto: Construcción Muro de Contención del Callejón 22 de la Zona
3, valor sin IVA de Q205,357.14. Se estableció que incumplieron con los siguientes requisitos: Aprobación de
los Documentos de Licitación, Integración del Precio Oficial, Estimaciones para Pago.
Criterio
De conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de
Contrataciones del Estado, en su artículo 21 indica que: "Los documentos a que se refiere el artículo 18 de
esta ley, deberán ser aprobados por la autoridad administrativa superior de la dependencia, previo los
dictámenes técnicos que determinen el reglamento", en el artículo 29 establece que: "Tratándose de obras,
después de la apertura de plicas, la Junta de Licitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado
que servirá de base para fijar la franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato a los oferentes",
artículo 59 "La entidad contratante podrá hacer pagos parciales al contratista contra estimaciones periódicas
de trabajo ejecutado y aceptado, las que podrán efectuarse mensualmente de acuerdo con las estipulaciones
pactadas".
Causa
Inobservancia de los requisitos que la ley de la materia exige.
Efecto
No existe garantía que los trabajos sean ejecutados de acuerdo a las cláusulas contractuales.
Recomendación
El Alcalde Municipal como máxima autoridad debe cumplir con las atribuciones que establece la Ley y
además, girar sus instrucciones a la Oficina Municipal de Planificación, Secretario y Tesorero municipales,
para que cumplan en una forma más eficaz con los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del
Estado.
Manifiestan que existen estos documentos que se mencionan, el error talvez ha estribado en que no se
encuentran dentro del expediente; pero que en su oportunidad se presentaran a la Contraloría de Cuentas.
Se confirma el hallazgo, en virtud del incumplimiento a la normativa establecida.
Acción Correctiva
Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92, del congreso de la República, Ley de Contrataciones del
Estado artículo 83 y Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
artículo 56 para el Alcalde y Tesorero Municipales, a razón de Q10,491.08, para cada uno.

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