políticas de garantías

Respuestas Óptimas en Mayoreo S.A. de C.V.
POLÍTICAS DE GARANTÍAS
1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos a seguir para determinar cuáles son los términos
y condiciones, incluyendo el análisis de aquellas operaciones que puedan
representar un riesgo para ROM o cualquiera de las compañías del Grupo,
definiendo los criterios para determinar la validez de las garantías de los
Productos.
2. ALCANCE.
Esta política es aplicable para Respuestas Óptimas en Mayoreo, S.A. de C.V.
y empresas del Grupo (GRUPO ROM).
3. DEFINICIONES.
3.1 PORTAL: www.romfefacciones.com
3.2 GARANTÍA: la acción que ROM realizará en caso de vicios o defectos que
afecten el correcto funcionamiento del producto, para que se proceda a su
reparación y el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso.
3.3. FORMATO DE SOLICITUD DE GARANTÍAS: Documento que
dependiendo de la complejidad de la operación, ROM requerirá su llenado
por el solicitante para el cabal entendimiento de su solicitud.
3.4 DOCUMENTACION SOPORTE: Información mínima necesaria para
soportar que LOS PRODUCTOS cuentan con garantía, normalmente
contenida en factura. La Gerencia Legal se reserva a solicitar mayor
documentación dependiendo de la operación en particular.
3.5 CONSUMIBLE: Parte de un equipo que sufre desgaste por el uso.
4. DIRECTRICES.
4.1. Las garantías se deberán tramitar única y exclusivamente ante ROM.
4.2. Todo proceso y solicitud de garantía deberá ser solicitado a través de
Garantías.
4.3. El periodo de garantías de los Productos, será válida única y
exclusivamente a partir de la fecha de compra y en base a los tiempos y
políticas definidos por los proveedores para cada producto.
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GARANTIAS PROVEEDORES ROM
MARCAS
TIEMPO DE
GARANTÍA
CAMBIO FÍSICO O
NOTA DE CRÉDITO
DIRECTA O CENTRO
DE SERVICIO
CATEGORÍA
HP
1 año
NC
Directa
Impresión y cómputo/
Refacciones Servidores
EC LINE
1 año y extensiones
NC Y Reparación
Directa
Punto de Venta
XEROX
30 días
N/A
N/A
Refacciones, Consumibles
EPSON
Sin garantía
N/A
N/A
Refacciones de Impresión
OKIDATA
3 meses (por caso)
NC
Directa
Refacciones de Impresión
DELL
3 meses
NC
Variable
Refacciones de Impresión
y Cómputo
TOSHIBA
30 días
NC
Directa
Refacciones y Acesorios
SAMSUNG
3 meses
NC
Directa
Refacciones de Impresión
LEXMARK
3 meses
NC
Variable
Refacciones de Impresión
COMPATIBLES
3 meses
NC
Directa
Fusores, kits mantenimiento,
baterias, adaptadores, lcd`s,
perifericos, memorias, fuentes
de poder, discos duros
REFURBISH
30 días
NC
Directa
Equipos y Refacciones
CONSUMIBLES
30 días
NC
Directa
Equipos y Refacciones
4.4. ROM en este acto, hace del conocimiento del Cliente que la garantía que
ofrece, será exclusivamente por los productos que comercializa y NO será
responsable por daños o perjuicios que se pudieran generar en equipos
ajenos a los Productos de ROM.
4.5. Todos los productos deberán ser enviados a las oficinas centrales de
ROM ubicadas en calle Poniente 134 No. 680 Int. A, Col. Industrial Vallejo,
Delegación Azcapotzalco, Ciudad de México, C.P. 02300.
4.6. La presente Política podrá cambiar sin necesidad de previo aviso.
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REQUISITOS PARA TRAMITAR GARANTIA
5.1. LLENAR FORMATO ELECTRÓNICO DE ROM.
5.1.1. Antes de enviar los Productos, El Cliente deberá asegurarse que el área
de Garantías de ROM, ha autorizado el envío de los Productos. El Cliente
deberá recibir correo de confirmación en las siguientes 12 hrs. hábiles (horario
hábil Lunes a Viernes 8:30 a 18:30 hrs). En caso de no recibirlo puede
comunicarse por teléfono al (55) 5524-3914 Ext. 8150, Departamento de
Garantías de ROM.
5.1.2. ROM será responsable de dar seguimiento a la solicitud de garantías,
por lo que EL Cliente reconoce y acepta a confirmar el estatus de la solicitud
con el Departamento de Garantías de ROM.
5.1.3. El formato de solicitud de garantías tiene una vigencia de 10 (diez) días
naturales. En el entendido que ROM se reserva el derecho de negar o aceptar
dicha solicitud.
5. 2. EL CLIENTE DEBERÁ ENVIAR EL PRODUCTO AL DOMICILIO DE ROM
UBICADO EN PONIENTE 134 NO. 680 INT. A, COL. INDUSTRIAL VALLEJO,
DELEGACIÓN AZCAPOTZALCO, CIUDAD DE MÉXICO, C.P. 02300.
5.2.1 En caso de proceder la garantía, ROM será responsable de realizar el
pago por el retorno de la mercancía al domicilio del cliente.
5.2.2 Cuando los gastos que se originen por el retorno de las mercancías sean
responsabilidad de EL CLIENTE, éste deberá de absorber los gastos que su
omisión origine.
5.3. EMPAQUE Y DOCUMENTACIÓN DE LOS PRODUCTOS.
5.3.1 Es indispensable acompañar la mercancía de ROM con la solicitud de
Garantías previamente autorizada, para productos enviados se deberá incluir
en el interior de la caja el formato autorizado, y se deberá adherir el talón en
el exterior.
5.3.2 Es importante establecer que los Paquetes sin la Solicitud no podrán ser
procesados.
5.3.3 En caso de entregarlo en las oficinas de ROM, es indispensable imprimir
y llevar el formato de solicitud de Garantías.
5.3.4 Es importante incluir los manuales, empaques originales, cables,
software, y cualquier implemento o documento que incluya el producto
original.
6.
INVALIDEZ DE LA GARANTÍA.
Sera inválida la garantía, cuando se presenten alguno de los siguientes casos:
6.1. Enviar la refacción después de 10 días hábiles (posteriores a la
autorización del folio de la Solicitud).
6.2. Refacción que presente mal uso, quebrada, golpeada, quemada,
intervenida, sellos violados, instalada incorrectamente o cualquier evidencia
de transportación almacenamiento o trato inadecuado.
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6.3. Daños ocasionados por la interacción con otros equipos y/o productos no
compatibles técnicamente.
6.4. Etiquetas removidas, alteradas o dañadas (etiqueta proveedor y etiqueta
insignia ROM).
6.5. Refacción que se entregue sin empaque original y con todos sus
implementos (Caja, bolsa antiestática, sellos de garantía y seguridad,
esponjas o protecciones generales).
6.6. Refacciones recibidas en empaques dañados, NO serán recibidas. ROM
se comunicará de forma inmediata con el cliente para que lo verifique con la
compañía fletera.
6.7. Es responsabilidad del Cliente enviar el producto debidamente
empacado y protegido para evitar posibles daños en el traslado. Los daños
ocasionados por malos manejos en el envío o por empaques inapropiados
son responsabilidad del Cliente y su compañía Fletera y es causa de invalidez
de la Garantía.
7. PIEZAS FALTANTES, QUEBRADAS O EQUIVOCADAS.
7.1. ROM verifica que todos sus productos sean enviados completos, así
como en buen estado físico y técnico. Es obligación del cliente revisar los
productos al momento de recibirlos, y realizar sus reclamos por faltantes o
daños en un periodo máximo de 24 horas a partor de la recepción de la
mercancía.
7.2. Entregas foráneos un máximo de 3 (tres) días hábiles.
7.3. En caso de que la paquetería presente empaques o cajas dañadas, el
cliente NO deberá recibir el producto y deberá realizar el reclamo
directamente a la compañía fletera responsable.
7.4. En el caso de recibir producto dañado físicamente EL CLIENTE deberá
notificar a ROM mediante correo electrónico garantí[email protected], para
que ROM autorice a EL CLIENTE el retorno de los productos.
7.5. En caso de recibir una pieza faltante o refacción equivocada (diferente a
la descrita en la factura) EL CLIENTE deberá enviar solicitud de reposición vía
correo electrónico, garantí[email protected] indicando: No. de Factura,
Descripción del producto, No. de Parte del producto y debe incluir copia
legible de la factura.
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8. REEMPLAZOS.
8.1 El tiempo de remplazo en productos que proceda la garantía, variará
según la disponibilidad:
8.2 Productos en Stock. Considerando lo siguiente:
8.2.1 Foráneos. 3 (tres) días hábiles para realizar el envío de aquellos
productos que se disponga en stock.
8.2.2 Locales: 24 (veinticuatro) horas para realizar el envío de aquellos
productos que se disponga en stock.
8.3 Productos fuera de stock. Los tiempos de entrega podrán variar entre 15
a 30 días hábiles (Tiempo estimado).
8.4 Productos descontinuados. En caso de producto agotado o
descontinuado por el fabricante, se reemplazará por uno con características
iguales o similares. En caso de no ser posible el reemplazo se otorgara nota
de crédito.
9.
COSTOS.
9.1. ROM realizará un diagnóstico de buen funcionamiento a los Productos
sujetos a Garantía, para determinar si procede o no la ejecución de la
garantía, en caso de que el producto(s) en garantía presente buen
funcionamiento, se cobrará al Cliente un cargo POR SERVICIO CORRECTIVO
QUE PODRÁ SER DE $300.00 PESOS por diagnóstico
9.2. REFACCIONES
Una vez que ROM realice el diagnóstico de los Productos, EL CLIENTE deberá
pagar la reparación y las refacciones necesarias para el buen funcionamiento
del Producto, dichos pagos serán adicionales al monto señalado en el
apartado 9.1., de las presentes Políticas.
La reparación de los Productos se realizará una vez que manden la cotización,
y ROM no tendrá un plazo mínimo para regresar los Productos reparados a EL
CLIENTE.
9.1.1 Es responsabilidad del Cliente recoger la mercancía una vez que el
departamento de Garantías haya concluido el diagnostico, ROM no se hace
responsable del retorno y/o estado de la mercancía una vez transcurridos 30
días.
9.1.2 Para los casos donde no procede la garantía el cliente deberá cubrir
totalmente el costo del retorno de la mercancía a su domicilio u organizar la
recolección del producto con la paquetería de su elección.
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10. APROBACIONES
La presente Política entra en vigor a partir del día 16 de Septiembre de 2016
y sustituye cualquier documento expedido con anterioridad.
NOMBRE Y CARGO
AUTORIZA
José Antonio Lorenzo Porrúa
REVISA
Leticia Chavarría Márquez
ELABORA
Rafael Cruz López
FIRMA Y
FECHA