SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE SANTANDER

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE SANTANDER
PROCEDIMIENTO:
NOMBRAMIENTO DE PERSONAL
CÓDIGO: MI-GE-PR-69
PERTENECIENTE:
MACROPROCESO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN: 0
Septiembre de 2011
Elaborado por:
Aprobado por:
Secretaria de Educación
Sr. Gobernador
Departamental
Oficina de Gestión de la
Rep. Alta Dirección
Calidad
Copia Controlada
X
Copia No Controlada
Emitida a: Proceso
Gestión en Educación
de
República de Colombia
Gobernación de Santander
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
GOBERNACION DE SANTANDER
HORACIO SERPA URIBE
Gobernador
LAURA CRISTINA GOMEZ OCAMPO
Secretario de Educación
FERNANDO GUTIERREZ CORTES
Jefe de Gestión de la Calidad
Bucaramanga, 2011
Versión: 0
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Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
Versión: 0
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TABLA DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCION
2.
OBJETIVO
3.
ALCANCE
4.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MI-GE-PR-69 NOMBRAMIENTO
DE PERSONAL
5.
5.1.
5.2.
AREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCION Y ROLES DE CADA UNA
Área / dependencias internas
Entes externos (en caso que aplique).
6.
REGISTROS
7.
DOCUMENTOS EXTERNOS.
8.
DIAGRAMA DE FLUJO
1.
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
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INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el procedimiento MI-GE-PR-69. Nombramiento de
personal, indicando su objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las
actividades que lo conforman, las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con
los cuales tiene relación en caso de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de
las actividades desempeñadas y los documentos de origen externo que pueden afectar o
rigen dicho procedimiento.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las
actividades que conforman el procedimiento; así mismo, formatos de los formatos para
describir las instrucciones de diligenciamiento de cada uno de sus campos.
2.
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
Versión: 0
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OBJETIVO
Nombrar Personal docente y Administrativo en cargos vacantes definitivos y temporales
para el normal funcionamiento de la Entidad y Establecimientos Educativos, como
producto de un proceso de selección previo
3.
ALCANCE
El procedimiento inicia con la recepción de los listados de funcionarios elegibles de los
procesos MI-GE-PR-67. Concursos Administrativos y docentes y MI-GE-PR-68. Selección
de personal, dicha información se encuentra igualmente disponible en el Sistema de
Información de Gestión de Recursos Humanos Humano ® además de la evaluación del
desempeño de los procesos MI-GE-PR-71. Evaluación del desempeño y clasifica para
continuar con la producción del acto administrativo desde el Sistema de Información
Humano ® y su revisión en el proceso MI-GE-PR-121. Revisar actos administrativos,
luego de lo cual se reciben y verifican los documentos necesarios para el nombramiento,
continúa con la inducción de personal y la posesión del mismo en el sitio de trabajo ante
el jefe inmediato, la recepción de estos documentos, la realización de tramites de
afiliación a salud, pensión y cesantías, cajas de compensación y fondos adscritos y se
finaliza cuando se generan los listados correspondientes y se entrega al procedimiento
MI-GE-PR-77. Administración de novedades y para nombramientos definitivos.
4.
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
EXPLICACIÓN
DETALLADA
DEL
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PROCEDIMIENTO
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MI-GE-PR-69
Para el siguiente proceso se debe tener en cuenta lo siguiente: las actividades tendientes
al nombramiento de personal en período de prueba y en propiedad, son realizadas por el
Profesional Universitario de Selección y Vinculación. Por otro lado, las actividades
tendientes al nombramiento de personal provisional, son realizadas por el Técnico
Facilitador de planta.
1. Determinar el tipo de nombramiento: El PE Coordinador de planta determina si el
nombramiento a efectuar es en período de prueba, en propiedad o en provisionalidad. Se
debe tener en cuenta:
a. Para nombramientos en período de prueba: Estos sólo se efectúan como
resultado de figurar en lista de elegibles de un concurso de méritos. Los
nombramientos se efectúan de acuerdo a las necesidades del servicio en estricto
orden descendente de la lista.
b. Nombramiento en propiedad: Superado el período de prueba (cumplidos los
requisitos de ley para ello), sigue un nombramiento en propiedad.
c. Cuando no existe lista de legibles vigente para el área, ni posibilidad de encargo,
el Profesional Especializado Coordinador de Planta proveerá la vacante mediante
nombramiento provisional así:
i.En el caso de los docentes, los nombramientos se harán de conformidad con los
criterios exigidos por la ley.
ii.En el caso de los administrativos, el funcionario que se nombre debe cumplir con
los requisitos para el cargo especificados en el manual de funciones. En este
caso, se debe realizar la solicitud de autorización de nombramiento a la Comisión
Nacional del Servicio Civil, a través del formato establecido por esa entidad para
tales fines.
2. Recibir y verificar información: El Profesional Universitario de Selección y
Vinculación, consulta en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos los
listados de funcionarios elegibles de los procesos MI-GE-PR-67. Concurso Administrativo
y docentes. Además se recibe el listado de elegibles de concursos de méritos externos y
reporte del candidato elegido previo análisis de competencias del procedimiento MI-GEPR-68. Selección de personal, se verifica frente a la información de los cargos a proveer
en la SE y las Instituciones Educativas de la entidad territorial. Se realiza la verificación
del cumplimiento de los requisitos de acuerdo con la normatividad vigente para docentes y
para administrativos.
3. Elaborar acto administrativo de nombramiento: Contando con la información
completa y organizada, el Profesional Especializado de Planta o Profesional Universitario
de Selección y Vinculación; genera desde el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos Humano ® el acto administrativo y envía la solicitud de revisión de
proyecto de acto administrativo de nombramiento al procedimiento MI-GE-PR-121.
Revisar actos administrativos, el cual puede devolver el proyecto de acto administrativo
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
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para ajustes, en cuyo caso se ajusta y se envía nuevamente; en caso contrario se
continúa con la actividad 4.
4. Elaborar comunicación de nombramiento: El Profesional Universitario de Selección
y Vinculación o Técnico Facilitador de Planta (según el caso), teniendo en cuenta factores
como son límites tiempo, número de personal nombrado y disponibilidad de recursos
(papelería, tinta, contrato de mensajería, línea telefónica, información de contacto del
personal), elige uno de los siguientes métodos para notificar del nombramiento al nuevo
funcionario:
- Vía telefónica; utilizando para ello el formato MI-GE-RG-84
- Comunicación escrita de nombramiento, la cual puede generarse desde el Sistema
de Información de Gestión de Recursos Humanos Humano ®, la cual se envía al
personal nombrado a través de los medios disponibles en la SE
- Publicación en cartelera y página Web (puede usarse como complemento de los dos
medios anteriores, y exclusivamente puede usarse como método único de
notificación en el caso de nombramientos masivos, es decir, de 20 personas en
adelante).
5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA UNA
5.1 Área / dependencias internas
Área / Dependencia
Talento Humano
Áreas de la SE
Rol
Publicar las listas de elegibles de personal por concursos docentes y
administrativos, además de las listas de elegibles de selección de
personal.
Desarrollar todo el proceso de nombramiento de personal.
Realizar la inducción del personal a la entidad y su nuevo cargo.
Generar el reporte de evaluación del desempeño del personal en
periodo de prueba.
Llevar a cabo los trámites de inscripción, actualización y ascenso en
el escalafón docente o carrera administrativa.
Ingresar las novedades de nombramiento, en el sistema de
información de Talento Humano y nómina.
Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al
desempeño de sus labores.
5.2 Entes externos (en caso que aplique)
Nombre del ente externo
Rol
Entidad territorial
Aprobar los actos administrativos de nombramiento de
Código:
MI-GE-PR-69
Nombre del ente externo
Instituciones Educativas
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Gestión Educativa
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Rol
personal.
Atender los asuntos disciplinarios, por no cumplimiento de los
requisitos para el nombramiento.
Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al
desempeño de sus labores.
REGISTROS
Registro
Responsable
MI-GE-RG121 Acta de
posesión
Técnico de
Nómina
MI-GE-RG122
Comunicació
n de
nombramient
o
PU Selección y
Vinculación/Técni
co Facilitador de
planta
MI-GE-RG123 Listado
de personal
nombrado
Como
conservarlo
Archivo físico
en la historia
laboral
Donde
conservarl
o
Tiempo de
conservació
n
Historia
Laboral
Según tablas
de retención
documental
del ET
Según tablas
de retención
documental
del ET
Que se
hace
despué
s
Archivo
de
hojas
de vida.
Archivo físico Archivo de
Archivo
en carpetas
hojas de
de
marcadas y
vida.
hojas
foliadas
de vida.
En medio
magnético en
el directorio
C:/
nombramient
os
PU Selección y
Archivo físico Archivo de Según tablas Archivo
Vinculación/Técni en carpetas
hojas de
de retención de
co Facilitador de
marcadas y
vida
documental
hojas
planta
foliadas
del ET
de vida
En medio
magnético en
el directorio
C:/
nombramient
os
Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento:
detalle del procedimiento MI-GE-PR-70. Inducción de personal.
MI-GE-RG125Certificad
o de
inducción
MI-GE-PR-80 Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento:
detalle del procedimiento MI-GE-PR-80.
Registro
Evaluación
del
desempeño
Listado de
elegibles,
docentes
Listado de
elegibles,
administrativ
os
MI-GE-RG119 Listado
de personal
para
encargos
MI-GE-RG120 Lista de
elegibles
Código:
MI-GE-PR-69
Gestión Educativa
Responsable
Como
conservarlo
Versión: 0
Donde
conservarl
o
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Tiempo de
conservació
n
Que se
hace
despué
s
detalle del procedimiento MI-GE-PR-71. Evaluación del desempeño.
detalle del procedimiento MI-GE-PR-67. Concursos docentes.
detalle del procedimiento MI-GE-PR-67. Concursos administrativos
detalle del procedimiento MI-GE-PR-68. Selección de personal.
detalle del procedimiento MI-GE-PR-68. Selección de personal.
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos externos
Fuente de los datos
Ley 909 de 2004, por la
cual se expiden normas
que regulan el empleo
publico,
la
carrera
administrativa, la gerencia
publica y se dictan otras
disposiciones.
Ley 443 de 1998, por la
cual se expiden normas
sobre
carrera
administrativa y se dictan
otras disposiciones.
Decreto Ley 1568 de 1998,
por el cual se dicta el
régimen
procedimental
especial
de
las
Congreso de Colombia
Versión o fecha de emisión
según aplique
23 de Septiembre de 2.004
Congreso de Colombia
11 de junio de 1998
Presidencia
República
Colombia
de
la 5 de agosto de 1998
de
Código:
MI-GE-PR-69
Documentos externos
actuaciones
administrativas que deben
surtirse ante y por los
organismos y autoridades
que conforman el Sistema
Nacional
de
Carrera
Administrativa y
de la
Función Pública.
Decreto Ley 1569 de 1998,
por el cual se establece el
sistema de nomenclatura y
clasificación
de
los
empleos de las entidades
territoriales que deben
regularse
por
las
disposiciones de la Ley
443 de 1998, y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 1572 de 1998, por
el cual se reglamenta la
Ley 443 de 1998 y el
Decreto Ley 1567 de 1998.
el cual se reglamentan los
artículos 81 parcial de la
Ley 812 de 2003, 18
parcial de la Ley 715 de
2001 y la Ley 91 de 1989
en relación con el proceso
de
afiliación
de
los
docentes
al
Fondo
Nacional de Prestaciones
Sociales del Magisterio y
se
dictan
otras
disposiciones
el cual se modifican las
normas que regulan la
administración del personal
civil y se dictan otras
disposiciones
Gestión Educativa
Fuente de los datos
Versión: 0
Pág. 10 de 11
Versión o fecha de emisión
según aplique
Presidencia
República
Colombia
de
la 5 de agosto de 1998
de
Presidencia
República
Colombia
de
la 1998
de
Presidencia
República
Colombia
de
la 22 de diciembre de 2003
de
Presidencia
República
Colombia
de
la
de
18 e octubre de 1968
Código:
MI-GE-PR-69
8.
Gestión Educativa
Versión: 0
DIAGRAMA DE FLUJO
RECURSOS HUMANOS
Inicio
1
MI-GE-PR-124.
Revisar actos
administrativos
Determinar el tipo de
nombramiento
COORDINADOR DE PLANTA
SE
MI-GE-PR-67.
Concursos
Administrativos y
docentes
Elaborar comunicación de
nombramiento
2
Recibir y verificar información
MI-GE-PR-68.
Selección de
personal
4
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(SELECCIÓN Y VINCULACIÓN),
TÉCNICO DE PLANTA
(SELECCIÓN Y VINCULACIÓN)
3
Elabora Acto Administrativo de
nombramiento
Fin
(SELECCIÓN Y VINCULACIÓN)
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