Pagos - UPRAg.edu

Transcripción

Pagos - UPRAg.edu

Pagos - "Payment" Tomo I
Guía del Estudiante
CURAP002
Edition 1.0
Octubre 2007
PATSI
Tabla de Contenidos
Acceder Oracle
Acceder Oracle ..............................................................................................................................................1-2
Hacer un "Shortcut".......................................................................................................................................1-6
Acceder la página de PATSI directamente ....................................................................................................1-8
¿Olvidó la contraseña o "Password"? ............................................................................................................1-10
Cambiar la contraseña o "Password". ............................................................................................................1-13
Salir del sistema.............................................................................................................................................1-19
Acceder Oracle ..........................................................................................................................................1-20
PATSI Quick Reference Guide .....................................................................................................................1-23
Estructura del Plan de Cuentas (COA)
Universidad de Puerto Rico
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico .............................................................2-2
Conversión Cuentas FRS...............................................................................................................................2-3
Fondo.............................................................................................................................................................2-5
Departamento ................................................................................................................................................2-9
Sub-Departamento .........................................................................................................................................2-11
Object Codes .................................................................................................................................................2-13
Función de Gasto ...........................................................................................................................................2-14
Project............................................................................................................................................................2-16
Año Fiscal......................................................................................................................................................2-17
Ejemplos de Conversión ................................................................................................................................2-18
Pagos - "Payments" -Tomo I
Pagos - "Payments" -Tomo I ........................................................................................................................3-2
Crear Pagos....................................................................................................................................................3-3
Pago de Factura a través de la pantalla de entrada de Facturas .....................................................................3-4
Procesar un Pago o Reembolso para una o más facturas de un Suplidor.......................................................3-11
Imprimir Cheques ..........................................................................................................................................3-17
Procesar un lote de pago "Payment Batch"....................................................................................................3-18
Modificar "Payments Batches"......................................................................................................................3-28
Establecer Formato del Documento para Pago..............................................................................................3-30
Confirmar el "Payment Batch". .....................................................................................................................3-31
Cancelar un lote de pago "Payment Batch". ..................................................................................................3-34
Flujograma de Crear Pagos....................................................................................................................3-35
Realizar Búsqueda de Pagos..........................................................................................................................3-42
Payment Overview. .......................................................................................................................................3-45
Invoice Overview. .........................................................................................................................................3-46
Ver el Historial de Pago.................................................................................................................................3-47
Flujograma de Realizar Búsqueda de Pagos ..........................................................................................3-48
Mantener Pagos .............................................................................................................................................3-49
Detener Pagos ................................................................................................................................................3-50
Liberar un Pago Detenido..............................................................................................................................3-53
Anular un Pago ..............................................................................................................................................3-55
Flujograma de Mantener Pagos .............................................................................................................3-57
Copyright © Oracle, 2004. All rights reserved.
Pagos - "Payment" Tomo I Tabla de Contenidos
i
Pagos - "Payment" Tomo I Tabla de Contenidos
ii
Acceder Oracle
Capítulo 1
Acceder Oracle
Capítulo 1 - Página 1
Acceder Oracle
1.
Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en
Internet.
http://www.upr.edu/home1200.html
2.
Seleccione el área de Investigación y Tecnología.
Acceder Oracle
3.
Oprima el “mouse” en cualquier lugar de la pantalla.
Si desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea
#5.
4.
Marque en el encasillado correspondiente (“In the future, do not show this warning”).
Acceder Oracle
5.
Oprima “Ok” en la ventana de diálogo de “Security Alert”.
6.
Oprima el botón “Yes” en la siguiente ventanilla de diálogo, “Security Alert”.
Se despliega la página “PATSI Project Home Page: Main”
En este punto puede crear un “Shortcut” para esta página.
Acceder Oracle
Si desea hacer un Shortcut, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #17.
Acceder Oracle
Hacer un Shortcut
7.
Oprima el botón derecho de “mouse” y seleccione la opción “Create a Shortcut”.
8.
Oprima el botón “Ok”.
En futuras ocasiones podrá acceder la página a través del icono en el “Desktop” de su
computadora.
Acceder Oracle
Otra forma de crear el “shortcut”
Acceder Oracle
Acceder la Página de PATSI Directamente
Si desea acceder la página de PATSI directamente, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #13.
9.
Acceda el icono de “Internet Explorer”.
En la pantalla principal (“desktop”), seleccione con un clic el botón:
Se despliega el menú de opciones (lado izquierdo de la pantalla) y marque con otro clic el
siguiente icono que aparece en la pantalla de Windows de su computadora.
Si va a acceder la página Web directamente, escriba la siguiente dirección:
https://patsi.upr.edu
Si va a acceder la instancia de producción, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11.
10. Escriba la línea de “Address” la siguiente dirección: https://patsiprod.upr.edu
Ir a tarea #12
11. Escriba la dirección de la instancia de prueba: http://devapp1.upr.edu:8001
12. Complete los datos “username” y “password”
•
Se le asignará una contraseña para comenzar en la instancia.
•
Inicialmente, la misma será temporera por lo que va a requerir que la cambie al
momento.
Acceder Oracle
•
Dicha clave tendrá seis (6) o más caracteres y, al menos, uno de éstos debe ser
numérico. No puede repetir caracteres. El sistema solicitará la verificación de la nueva
contraseña. Cada noventa (90) días la contraseña expirará, por lo que el sistema le
enviará un recordatorio al acercarse su vencimiento.
•
Los Niveles de Responsabilidad están basados en las funciones que se le otorgan al
usuario para el uso del módulo. Dichos niveles son asignados por el Director de la
Oficina de cada unidad.
13. Escriba la contraseña.
Guarde la contraseña en un lugar seguro y no comparta con nadie.
Acceder Oracle
Olvidó la Contraseña o Password
Si olvidó la contraseña, ir a tarea #1. Si no, ir a tarea #4.
Si olvidó la contraseña, el sistema le proveerá una forma rápida de obtener la misma. Para
que aparece en la pantalla de
ello, deberá oprimir el icono
PATSI.
El sistema presentará la pantalla “Reset Password”, donde anotará el “Username” y
oprimirá el botón de “Submit”.
Deberá esperar varios minutos para que el sistema le envíe la nueva contraseña a través del
correo electrónico.
14. Oprima la opción ¿Olvido la contraseña?
15. Escriba el “User Name” y oprima el botón de “Submit”.
Al completar esta pantalla el sistema le genera un “e-mail” con un nuevo “password”.
La siguiente pantalla confirma el envío de la solicitud del nuevo password.
16. Oprima el botón “OK”
Acceder Oracle
17. Otra manera de hacer “Login” al área de prueba o cualquier otra instancia a la que tenga
acceso complete el encasillado “Login Name” y “Password” con la dirección electrónica
oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón “Login” u oprima
“Enter” en el teclado.
Se despliega la pantalla principal con las responsabilidades que usted tiene asignadas.
Acceder Oracle
18. Una vez seleccione la responsabilidad que estará trabajando, seleccione cualquiera de las
funciones asignadas.
Acceder Oracle
Cambiar la Contraseña o Password – PATSI Web Page
Si desea cambiar la contraseña, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #24.
19. Seleccione “Change Password” (localizado a su mano izquierda en la pantalla).
20. Escriba su contraseña actual.
21. Escriba la nueva contraseña.
22. Escriba nuevamente la nueva contraseña.
23. Oprima el botón Cambiar.
Acceder Oracle
24. Amplié las instancias.
Las instancias pueden cambiar de acuerdo a como sea necesario.
25. Seleccione la instancia a trabajar.
Acceder Oracle
Otra forma de seleccionar la instancia es utilizando la siguiente tabla. La misma provee
información sobre el status de la instancia. Se localiza al mover la barra de deslizamiento
(scroll bar) ubicada a la derecha de la pantalla.
Si desea salir del sistema, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #26.
26. Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma “Navigator”.
En este ejemplo de “UPR Purchasing” aparece la lista de las responsabilidades.
Cada usuario tiene asignada una o varias responsabilidades. Después de seleccionar la
responsabilidad, al lado izquierdo de la pantalla, se despliega un menú con las funciones
autorizadas.
Acceder Oracle
De no tener instalado “Java Initiator” o “ActiveX”, se activan en la pantalla varios
componentes para la instalación del mismo. Una vez instalado, se activará “JInitiator
Security Warning”.
Si usted no tiene privilegios para instalar, ir a tarea #27. Si no, ir a tarea #28.
27. Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias.
Fin de la actividad.
28. Presione el botón “Grant Always”.
Acceder Oracle
Se desplegará la pantalla de la aplicación “Oracle”.
Las siguientes pantallas nos indicarán que se está accediendo a “Oracle”.
Luego de que el Sistema “Oracle” haya cargado, BAJO NINGÚN CONCEPTO SE
PODRÁN CERRAR las siguientes pantallas:
“Oracle Applications Home Page”
“Oracle Applications 11i”
“Oracle Applications – PATSI Producción” ú Oracle Applications – PATSI VIS
Nota: Obviar esta instrucción podría ocasionar que se pierda toda la
información del récord que está trabajando.
29. Maximice la pantalla.
Es bien importante maximizar la pantalla, ya que esto te permitirá ver en la parte inferior la
siguiente información:
Como por ejemplo, si hubo errores o algún “warning” o si se guardó la información del
solicitante.
Acceder Oracle
En el documento titulado “PATSI Quick Reference”, que se incluye al final de este
capítulo, podrá aprender algunos comandos que le facilitarán el uso de la aplicación.
30. Continúe trabajando en su aplicación.
Se desplegarán las formas que correspondan a su aplicación.
Aparece “Windows Security Alert”.
31. Oprima botón de “OK”
Si desea finalizar, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #30.
Acceder Oracle
Salir del Sistema
32. Seleccione “Logout”.
Acceder Oracle
Acceder Oracle
Instalar Componentes
Especiales
Inicio
Usuario de PATSI
Acceda a la página de
la Administración
Central de la
Universidad de Puerto
Rico en Internet. (1)
>
>
>
>
>
Suppliers Options
Requisitions Options
Purchasing Options
Payable Options
Financial Aid Options
¿Desea evitar
que el futuro
aparezca esta
ventana de diálogo?
¿Desea hacer
un Shortcut?
N
N
A
S
S
Usuario de PATSI
Marque en el
encasillado
correspondiente (“In
future, do not show this
warning”). (4)
Usuario de PATSI
Oprima el botón
derecho de “mouse” y
seleccione la opción
“Create a Shortcut”. (7)
Oprima el botón “Ok”.
(8)
Usuario de PATSI
Seleccione el área de
Investigación y
Tecnología. (2)
Oprima el “mouse” en
cualquier lugar de la
pantalla. (3)
Usuario de PATSI
Oprima “Ok” en la
ventana de diálogo de
“Security Alert”. (5)
Oprima el botón “Yes”
en la siguiente
ventanilla de diálogo,
“Security Alert”. (6)
Acceder Oracle
¿Desea
acceder la página de
PATSI directamente?
N
C
S
B
Acceder Oracle
B
A
Usuario de PATSI
Usuario de PATSI
Usuario de PATSI
Acceda el icono de
“Internet Explorer”. (9)
Complete los datos
“username” y
“password” (12)
Oprima el botón “OK”
(16)
B
A
C
Usuario de PATSI
Usuario de PATSI
¿Va a acceder
la instancia de
producción?
N
Escriba la contraseña.
(13)
S
Usuario de PATSI
Escriba la línea de
“Address” la siguiente
dirección: https://
patsiprod.upr.edu (10)
A
Usuario de PATSI
Escriba la dirección de
la instancia de prueba
(11)
¿Olvidó la
contraseña?
N
Complete el encasillado
“Login Name” y
“Password” con la
dirección electrónica
oficial de la Universidad
y la contraseña
asignada. Oprima el
botón “Login” u oprima
“Enter” en el teclado.
(17)
B
S
Usuario de PATSI
Oprima la opción
¿Olvido la contraseña?
(14)
Escriba el “User
Name” y oprima el
botón de “Submit”. (15)
Acceder Oracle
¿Desea
cambiar la
contraseña?
S
D
N
E
Acceder Oracle
D
Usuario de PATSI
Usuario de PATSI
Usuario de PATSI
Seleccione “Change
Password” (localizado
a su mano izquierda en
la pantalla). (18)
Escriba su contraseña
actual. (19)
Escriba la nueva
contraseña. (20)
Escriba nuevamente la
nueva contraseña. (21)
Oprima el botón
Cambiar. (22)
Seleccione la
responsabilidad a
trabajar en la forma
“Navigator”. (25)
Presione el botón
“Grant Always”. (27)
Maximice la pantalla.
(28)
Usuario de PATSI
¿Usted no tiene
privilegios para
instalar?
Continúe trabajando en
su aplicación. (29)
Oprima botón de “OK”
(30)
N
E
S
Usuario de PATSI
Amplié las instancias.
(23)
Seleccione la instancia
a trabajar. (24)
Usuario de PATSI
Comuníquese con
apoyo técnico para las
instalaciones
necesarias. (26)
N
¿Desea finalizar?
S
Fin
¿Desea salir
del sistema?
A
Usuario de PATSI
N
Seleccione “Logout”.
(31)
S
Fin
A
Acceder Oracle
PATSI Quick Reference Guide
Acceder Oracle
Acceder Oracle
Estructura del Plan de
Cuentas (COA)
Capítulo 2
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto
Rico
Conversión Cuentas FRS
Fondo
Departamento
Sub-Departamento
Object Codes
Función de Gasto
Project
Año Fiscal
Ejemplos de Conversión
Ejemplos de Conversión
Capítulo 3
Objetivos de la Sección
Al final de esta sección, usted podrá:
•
Registrar Pagos
•
Realizar Búsqueda de Pagos
Crear Pagos
1.
Acceda “Oracle E-Business Suite”.
2.
Seleccione la responsabilidad “Public Sector Payables”.
3.
Determine la tarea a realizar.
Si va a realizar un pago de emergencia (incluye “Quick Payment”) donde se decide pagar
la factura directamente desde la pantalla de “Invoices”, ir a tarea #4.
Si va a realizar un pago o reembolso para una o más facturas de un suplidor, ir a tarea
#17.
Si va a imprimir cheques ir a tarea #35.
Si va a procesar un lote de pagos “Payment Batch”, ir a tarea #42.
Esta es la manera más común de realizar pagos en donde se selecciona un grupo de facturas
de diferentes proveedores y se pagan en un proceso masivo.
Este proceso permite procesar lotes de pago de forma más ágil debido a que se utiliza una
plantilla con valores predefinidos.
Si va a confirmar el “Payment Batch”, ir a tarea #78.
Este es el paso final en el proceso de emitir un lote de pago. La confirmación le indica al
sistema que los pagos fueron emitidos de forma exitosa. Este proceso permite además
corregir algún error en la emisión de un cheque en particular.
Si desea cancelar un “Payment Batch”, ir a tarea #95.
Pago de Factura a través de la pantalla de entrada de Facturas
4.
Seleccione la función “Invoices”
Public Sector Payables
N Invoices Entry Invoices
Invoices
Se despliega la forma “Find Invoices”.
5.
Complete los campos deseados para localizar la factura a pagar.
En el ejemplo a continuación se buscan facturas del suplidor AAA OFFICE WORLD, INC.,
cuyo estatus de pago es “Unpaid” y el estatus de la factura es “Validated”.
Mientras más criterios registren para la búsqueda, menor será la cantidad de facturas que
pareen y filtrará mejor los resultados. De esta manera optimiza la función de búsqueda.
6.
Luego de seleccionar los criterios de búsqueda deseados, siguiendo el ejemplo
presentado, oprima el botón “Find”
.
Se desplegará la forma “Invoices”, incluyendo las facturas que cumplieron con los criterios
de búsqueda.
De no obtener una búsqueda exitosa, repita los pasos anteriores hasta obtener los resultados
esperados.
7.
Seleccione la factura que desea pagar y pulse el botón “Actions…1”
Se despliega la forma “Invoice Actions”.
.
Sólo pueden pagarse de manera rápida (“Quick Payments”) facturas validadas y no
pagadas.
8.
Seleccione la opción “Pay in Full”.
9.
Pulse el botón “OK”
.
Se despliega la forma “Payments”.
Aparecerá preseleccionado el tipo de pago “Quick Payment”.
10. Muévase al campo “Type” y seleccione el método que estime necesario.
− “Quick” – “Quick payments” escoja esta opción para generar un pago a un solo
proveedor con una o varias facturas.
− “Manual” – se utiliza para registrar los pagos realizados de forma externa al
sistema “Oracle”, como por ejemplo cheques que han sido generados manualmente
a los suplidores o por transferencias electrónicas. El sistema guardará los datos del
pago que ya ha sido emitido y no va a generar impresión de un cheque.
− “Refund” – “Refund payments” se utilizan para devoluciones de efectivo. Un
refund debe ser aplicado a una factura tipo “Debit Memo” o “Credit Memo”.
.
12. Muévase al campo “Bank Account”.
Seleccione la cuenta de banco con la que desea realizar el pago, de la lista de valores que se
proveen.
Aparecerán varias notas del sistema donde le indica que Cuentas por Pagar está reservando
el documento para el pago e información de la cuenta de GL que utilizará para el mismo.
13. Oprima el botón “OK”, para indicar al sistema que leyó las notas provistas.
El “Document Num” y el “Payment Date” aparecen de forma automática.
14. De ser necesario, actualice el número del documento “Document Num”.
Este es el próximo número de cheque o pago electrónico disponible para ser utilizado.
15. Para que el pago sea procesado, guarde pulsando el icono “Save”
herramientas o presionando “Ctrl-S”.
en la barra de
La cantidad de pago se establece y la factura se refleja en la sección “Invoices”.
Aparecerá un mensaje del sistema donde indica que la transacción fue completada y
guardada.
16. Oprima el botón “OK”, para indicar al sistema que leyó las notas provistas.
Si el método de pago es cheque ir a tarea #35. Si no ir a tarea #33.
Procesar un Pago o Reembolso para una o más facturas de un
Suplidor.
17. Seleccione la función “Payments”.
N Payments Entry Payments
Payments
18. De ser necesario, expanda la ventana “Oracle Applications”.
•
Pulse el icono
Applications”.
en la esquina superior derecha de la ventana que lee “Oracle
19. Muévase al campo “Type” y seleccione el método que estime necesario.
− “Quick” – “Quick payments” escoja esta opción para generar un pago a un solo
proveedor con una o varias facturas.
− “Manual” – se utiliza para registrar los pagos realizados de forma externa al
sistema “Oracle”, como por ejemplo cheques que han sido generados manualmente
a los suplidores o por transferencias electrónicas. El sistema guardará los datos del
pago que ya ha sido emitido y no va a generar impresión de un cheque.
− “Refund” – “Refund payments” se utilizan para devoluciones de efectivo. Un
refund debe ser aplicado a una factura tipo “Debit Memo” o “Credit Memo”.
.
21. Muévase al campo “Bank Account” y seleccione la cuenta de banco que desee utilizar para
el pago.
22. Muévase al campo de “Document” y elija el documento deseado.
Los campos “Document Num” y “Payment Date” se despliegan de forma automática.
•
De ser necesario, actualice el número de documento o la fecha del pago.
23. Muévase al campo “Supplier”, oprimir el botón
de valores.
para seleccionar al suplidor en la lista
Se despliega la forma “Supplier Name”.
•
Haga una búsqueda colocando el símbolo de % en el campo de “Find”.
•
Seleccione del listado de valores que el sistema le presenta el nombre del suplidor.
•
Oprima la tecla
.
El campo “Supplier Num” debe desplegarse de forma automática.
24. Muévase al campo “Supplier Site” y seleccione el lugar del suplidor en aquellos casos que
el suplidor tiene mas de un “Site”.
25. Pulse el botón “Enter/Adjust Invoices”
seleccionar las facturas a pagar.
Se despliega la forma “Select Invoices”.
para
26. Muévase a la primera línea vacía, pulsando el campo “Invoice Number”.
27. Entre o seleccione la factura que interese y oprima el botón “OK”
.
28. Muévase al campo “Payment Amount” y entre o ajuste la cantidad a pagarse en la factura.
29. Muévase al campo “Discount Amount” y entre o ajuste la cantidad a ser descontada en la
factura.
Si va a seleccionar otra factura, ir a tarea #30. Si no, ir a tarea #31.
30. Coloque el cursor en la siguiente línea, en el campo de “Invoice Number”.
Ir a tarea #27.
31. Si desea puede consultar la factura antes de finalizar el proceso de pago presionando el
botón “Invoice Overview” para consultar la factura.
32. Guarde pulsando el icono “Save”
en la barra de herramientas o presione “Ctrl-S”.
Si el método de pago es cheque, ir a tarea #35. Si no, ir a tarea #33.
33. Consulte el documento correspondiente, si no va a realizar los pagos con cheques.
34. Cierre la aplicación.
Imprimir Cheques
35. En la pantalla de “Payments” pulse el botón “Actions…1”
36. Presione “Format” y “Print Now”.
37. Vaya al campo “Program” y seleccione de la lista de valores el que corresponda.
38. Muévase al campo “Printer” y seleccione de la lista de valores el que corresponda.
39. Pulse el botón “OK”
.
40. Cierre la forma “Payments”.
41. Cierre la forma “Invoices”.
.
Procesar un lote de pago “Payment Batch”
Este proceso se utiliza para la selección de un grupo de facturas de diferentes proveedores
que van a ser pagadas al mismo tiempo. Las facturas a pagar pueden ser seleccionadas por
diferentes criterios como por ejemplo: prioridad, grupo de pago, lote de factura y fecha de
vencimiento entre otros.
El proceso de lote de pago se compone de 4 pasos:
−
−
−
−
“Autoselect/Build” – selecciona las facturas a pagar.
“Modify” – elimina o añade factuars al lote de pago.
“Format” – genera un archivo de pago.
“Confirm”- se confirma que la corrida finalizó de forma exitosa. En este paso el
sistema libera la cuenta de banco para utilizarla en otra corrida.
42. Seleccione la función “Payment Batches”
N Payments Entry Payment Batches
Payment Batches
Se despliega la forma “Payment Batches”.
43. De ser necesario, expanda la ventana “Oracle Applications”.
Pulse el icono
.
Si es la primera vez que registra lotes de pago, ir a tarea #44. Si no, ir a tarea #45.
44. Seleccione el Fólder que utilizará para registrar los lotes de pago de su unidad.
•
Pulse sobre el icono “Open Folder”.
•
Seleccione el fólder correspondiente.
•
Oprima el botón “OK”.
•
Seleccione “Folder” en la barra de herramientas.
•
Seleccione la opción “Reset Query”.
•
Oprima el botón “OK” para confirmar su selección.
•
Seleccione nuevamente “Folder”, en la barra de herramientas.
•
Seleccione la opción “Save As”.
Aparecerá la forma “Save Folder”.
•
Asegúrese que están seleccionados los criterios necesarios.
Los siguientes criterios deben estar seleccionados:
− “Autoquery – Never”
− “Open as default”
− “Public”
•
Se despliega la forma “Payment Batches”.
45. En el campo “Batch Name” entre el nombre del lote.
46. El campo “Payment Date” el sistema presenta la fecha del día, de ser necesario actualice la
misma.
El sistema no le permitirá registrar una fecha anterior a la actual.
47. Verifique que el campo “Status” presenta el valor “New”.
Esto significa que se ha iniciado un proceso de lote de pago.
48. De ser necesario, registre el campo “Invoice Batch Name”.
Este dato se utiliza en los casos en que se desea pagar las facturas incluidas en un lote de
facturas en específico.
49. De ser necesario, registre el campo “Supplier Name”.
Este dato se utiliza en aquellos casos donde se desea que el sistema seleccione todas las
facturas a pagar de un suplidor en específico.
50. De ser necesario, registre el campo de “Pay Group”.
Este dato se utiliza si desea limitar la selección a facturas que tengan asignado un grupo de
pago en específico.
51. Muévase al campo “Bank Account” y seleccione la cuenta de banco de la cual se realizarán
los pagos.
El sistema puede mostrar varias notas informativas sobre el proceso.
•
De ser necesario, confirme las notas que le da el sistema, oprimiendo “OK”.
52. Muévase al campo “Document” y seleccione el documento apropiado.
Normalmente en este campo aparecerá la opción de cheque. Otras opciones para este campo
podría ser transferencia electrónica.
53. Registre el campo “Pay Through Date”.
Se utiliza para indicarle al sistema que seleccione facturas que su fecha de vencimiento sea
en o antes de la fecha colocada en este campo. Este campo presenta, como valor por defecto,
la fecha del día de hoy.
El proceso de selección considerará primero las fechas de descuento. Si la fecha de
descuento pasó, utilizará la segunda fecha del término de pago (“due date”).
54. Registre cualquier otro dato adicional, que necesite.
•
Registre el campo “Payment Priority”.
Se utiliza para seleccionar facturas que tengan asignadas una prioridad en específico.
Las prioridades son clasificadas de 1 al 99, que es el valor por defecto, en cuyo caso el
sistema va a seleccionar todas las facturas. Para una selección mas especifica indique
una prioridad diferente a esta.
•
Registre el campo de “Allow Zero Invoice”.
Se utiliza cuando se quiere que el sistema incluya en la corrida de pagos facturas con
cantidad 0.
•
Registre el campo de “Include only due”.
Se marca si desea seleccionar sólo las facturas vencidas a la fecha escogida en el campo
“Pay Through Date”.
•
Registre los campos “Maximun/Minimun Payment”.
Se usan para indicarle al sistema que los pagos a ser realizados a cada proveedor estén
dentro de un rango de cantidad específica.
•
Registre el campo de “Maximun Outlay”.
Se usa para indicar al sistema que la cantidad total a desembolsar en la corrida de pagos
no debe exceder la cantidad aquí indicada. Si la cantidad se excede, el sistema presenta
un mensaje pero permite continuar.
55. Muévase al campo “First Document” y actualice de ser necesario.
En el campo “First Document” el sistema va a mostrar el próximo numero de documento
disponible.
56. Guarde pulsando el icono “Save”
•
en la barra de herramientas o presionando Ctrl-S.
De ser necesario, confirme las notas que le presente el sistema, oprimiendo “OK”.
57. Pulse el botón “Actions…1”
.
Se despliega la forma “Payment Batch Actions”.
58. Asegúrese que las opciones “Select Invoices” y “Build Payments” estén marcadas.
En este proceso el sistema va a seleccionar las facturas a base del criterio de búsqueda
incluido en la corrida.
59. Si desea imprimir el informe de las facturas a pagar, marque la opción “Print Preliminary
Payment Register”.
Este proceso va a generar un informe con las facturas seleccionadas. Se recomienda utilizar
esta opción para verificar los pagos producidos, de forma preliminar.
60. Vaya al dato “Printer” y seleccione el correspondiente en la lista de valores.
61. Presione el botón “OK”
.
Se cerrará la forma “Payment Batches Actions” y en la forma “Payment Batches” el dato
“Next Step” se actualizará automáticamente con el valor “Autoselect”.
62. Haga clic sobre el botón “Requery Batch” hasta que el valor en “Next Step” sea
“Format”.
63. Para verificar que el proceso de selección haya finalizado, presione el botón “View
Processes”.
64. De ser necesario, presione el botón “Refresh Data” hasta que en el campo de “Phase”
muestre estatus de completado.
65. Oprima “View Output”, para ver los resultados del proceso “Preliminary Payment
Register”.
Examine los resultados del informe, para evaluar el proceso de selección de facturas y
creación de pagos. Puede guardar el mismo, de ser necesario.
66. Cierre el informe y la forma “Requests”.
67. Regrese a la pantalla de “Payment Batches”.
Note que el lote ha cambiado su estatus a “Built”. Esto indica que se seleccionaron las
facturas para pago.
68. Para revisar las facturas seleccionadas puede utilizar el informe de “Preliminary Payment
Register” o presionar el botón “Payments”.
Modificar “Payments Batches”
Si desea realizar una modificación al lote de pago, ir a tarea #69. Si no, ir a tarea #73.
Esta directiva lleva a la modificación del “bath” (próxima tarea) o a continuar proceso de
pago.
69. Oprima “Actions…1”.
Aparecerá la forma “Modify Payment Batch”.
70. Realice los cambios que sean necesarios en el lote de pagos.
En la pantalla de “Modify Payment Batch” se puede modificar el proceso de pago:
− Añada facturas no seleccionadas por el proceso.
− Elimine facturas seleccionadas.
− Cambie la cantidad a pagar de la factura (pago parcial).
•
“Supplier” – Seleccione el proveedor.
•
“Site” – Seleccione la dirección del proveedor.
•
“Pay” – Debe aparecer “Yes” si desea incluir a este proveedor en la corrida de pago, de
lo contrario debe indicar “No”
•
“Invoice Number” – Presenta el numero de factura a pagarse
•
“Pay” – Debe aparecer “Yes” si desea incluir esta factura en la corrida de pago. De lo
contrario debe indicar “No”
•
“Payment Amount” – Modifique la cantidad si desea hacer un pago parcial.
71. Al finalizar la modificación al lote de pago presione el botón de “Build”.
Esto re-iniciará el proceso de selección de facturas según los cambios solicitados.
72. Presione el botón “Requery Batch” en la forma “Payment Batches”.
Note que el estatus del lote volverá a “Built”.
Establecer Formato del Documento para Pago
73. Presione el botón “Actions…1”.
Se desplegará la forma “Payment Batches Actions”.
74. Marque los encasillados “Format Payments” y “Print Now”.
75. Muévase al campo “Program” y seleccione en la lista de valores, el que corresponda.
76. Muévase al campo “Printer” y seleccione en la lista de valores, el que corresponda.
.
Una vez finalice este proceso los cheques debe salir impresos (si se hizo la selección para
ello).
El lote de pago cambiara al estatus “Formatted”
Si va a cancelar el pago, ir a tarea #95. Si no, ir a tarea #78.
Confirmar el “Payment Batch”
78. Localice el “Payment Batch” en la forma “Payment Batches”.
79. Pulse el botón “Actions…1”
Se despliega la forma “Payment Batch Actions”.
80. Seleccione la opción “Confirm Payment Batch…” y “Print Final Register”.
81. Verifique el campo “Printer”.
.
Se desplegará la forma “Confirm Payment Batch”.
83. Selecciones el campo “Status”.
Entre los estatus disponibles están”
− Seleccione “Printed” si los cheques fueron impresos de forma exitosa.
− Seleccione “Setup” si este cheque se utilizo como prueba para calibrar la impresora
al principio de la corrida de pagos.
− Seleccione “Skipped” si este cheque no fue impreso.
− Seleccione “Spoiled” si este cheque se daño durante el proceso de impresión.
84. Registre en los campos “From/To” la secuencia utilizada del documento de pago.
Se registra el número de documento donde se comenzó y donde se finalizó.
Si la impresión de cheques se detuvo y desea continuar, ir a tarea #85. Si no, ir a tarea #86.
85. Presione “Restart Batch”.
86. Presione el botón “Confirm” para indicar que la corrida fue completada.
Reaparecerá la forma “Payment Batches”.
El lote debe presentar un estatus de “Confirmed”
87. De ser necesario, oprima el botón “Requery Batch” hasta que el status aparezca como
“Confirmed”.
88. Oprima el botón “View Processes” o seleccione “View
Request” para ver los resultados
del proceso.
89. Localice el proceso “Final Payment Register”.
90. Oprima el botón “View Output”.
91. Examine el informe y guárdelo o imprima, de ser necesario.
92. Cierre el informe.
93. Cierre la forma “Requests”.
94. Cierre la forma “Payment Batches”.
Cancelar un lote de pago “Payment Batch”
95. En la pantalla de “Payment Batches” presione el botón “Actions…1”
96. Seleccione la opción “Cancel Payment Batch”
97. Presionar el botón “Ok”.
El sistema cancelará la corrida de pagos y las facturas quedarán disponibles para pagarlas en
el futuro.
Flujograma de Crear Pagos
Inicio
Función de
Cuentas a Pagar
¿Va a realizar
un pago o reembolso
para una o más
facturas de un
suplidor?
Acceda “Oracle EBusiness Suite”. (1)
Seleccione la
responsabilidad “Public
Sector Payables”. (2)
Determine la tarea a
realizar. (3)
S
¿Va a
confirmar el “Payment
Batch”?
A
S
D
N
A
Función de
Cuentas a Pagar
¿Va a imprimir
cheques?
¿Va a realizar
un pago de
emergencia (incluye
“Quick Payment”)
donde se decide
pagar la factura
directamente desde la
pantalla de
“Invoices”?
S
B
Seleccione la función
“Invoices” (4)
> Invoices
N
N
Función de
Cuentas a Pagar
¿Va a procesar
un lote de pagos
“Payment Batch”?
N
Complete los campos
deseados para localizar
la factura a pagar. (5)
S
A
F
S
C
N
E
F
Función de
Cuentas a Pagar
Luego de seleccionar
los criterios de
búsqueda deseados,
siguiendo el ejemplo
presentado, oprima el
botón “Find” . (6)
Seleccione la factura
que desea pagar y
pulse el botón
“Actions…1” . (7)
Seleccione la opción
“Pay in Full”. (8)
Pulse el botón “OK” .
(9)
Muévase al campo
“Type” y seleccione el
método que estime
necesario. (10)
. (11)
Muévase al campo
“Bank Account”. (12)
Oprima el botón “OK”,
para indicar al sistema
que leyó las notas
provistas. (13)
De ser necesario,
actualice el número del
documento “Document
Num”. (14)
A
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Para que el pago sea
procesado, guarde
pulsando el icono
“Save” en la barra de
herramientas o
presionando “Ctrl-S”.
(15)
para indicar al sistema
que leyó las notas
provistas. (16)
¿El método de
pago es cheque?
“Payments”. (17)
> Payments
Función de
Cuentas a Pagar
N
G
S
B
De ser necesario,
expanda la ventana
“Oracle Applications”.
(18)
Muévase al campo
“Type” y seleccione el
método que estime
necesario. (19)
. (20)
Muévase al campo
“Bank Account” y
seleccione la cuenta de
banco que desee
utilizar para el pago.
(21)
Muévase al campo de
“Document” y elija el
documento deseado.
(22)
H
H
A
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Muévase al campo
“Supplier”, oprimir el
botón para
seleccionar al suplidor
en la lista de valores.
(23)
Muévase al campo
“Supplier Site” y
seleccione el lugar del
suplidor en aquellos
casos que el suplidor
tiene mas de un “Site”.
(24)
Pulse el botón “Enter/
Adjust Invoices” para
seleccionar las facturas
a pagar. (25)
Muévase a la primera
línea vacía, pulsando el
campo “Invoice
Number”. (26)
Entre o seleccione la
factura que interese y
oprima el botón “OK” .
(27)
Muévase al campo
“Payment Amount” y
entre o ajuste la
cantidad a pagarse en
la factura. (28)
Muévase al campo
“Discount Amount” y
entre o ajuste la
cantidad a ser
descontada en la
factura. (29)
Coloque el cursor en la
siguiente línea, en el
campo de “Invoice
Number”. (30)
¿Va a
seleccionar otra
factura?
A
Función de
Cuentas a Pagar
S
N
Si desea puede
consultar la factura
antes de finalizar el
proceso de pago
presionando el botón
“Invoice Overview” para
consultar la factura.
(31)
Guarde pulsando el
icono “Save” en la
barra de herramientas o
presione “Ctrl-S”. (32)
I
I
¿El método de
pago es cheque?
N
G
Función de
Cuentas a Pagar
Consulte el documento
correspondiente, si no
va a realizar los pagos
con cheques. (33)
Cierre la aplicación.
(34)
Fin
B
Función de
Cuentas a Pagar
En la pantalla de
“Payments” pulse el
botón “Actions…1” .
(35)
S
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Presione “Format” y
“Print Now”. (36)
Vaya al campo
“Program” y seleccione
de la lista de valores el
que corresponda. (37)
Muévase al campo
“Printer” y seleccione
de la lista de valores el
Pulse el botón “OK” .
(39)
Cierre la forma
Cierre la forma
“Invoices”. (41)
De ser necesario,
expanda la ventana
“Oracle Applications”.
(43)
Fin
C
Función de
Cuentas a Pagar
“Payment Batches” (42)
> Payment Batches
¿Es la primera
vez que registra lotes
de pago?
S
Función de
Cuentas a Pagar
Seleccione el Fólder
que utilizará para
registrar los lotes de
pago de su unidad. (44)
J
N
J
J
Función de
Cuentas a Pagar
En el campo “Batch
Name” entre el nombre
del lote. (45)
El campo “Payment
Date” el sistema
presenta la fecha del
día, de ser necesario
actualice la misma. (46)
Verifique que el campo
“Status” presenta el
valor “New”. (47)
De ser necesario,
registre el campo
“Invoice Batch Name”.
(48)
De ser necesario,
registre el campo
“Supplier Name”. (49)
De ser necesario,
registre el campo de
“Pay Group”. (50)
Muévase al campo
“Bank Account” y
seleccione la cuenta de
banco de la cual se
realizarán los pagos.
(51)
Función de
Cuentas a Pagar
Muévase al campo
“Document” y
seleccione el
documento apropiado.
(52)
Registre el campo “Pay
Through Date”. (53)
Registre cualquier otro
dato adicional, que
necesite. (54)
Muévase al campo
“First Document” y
actualice de ser
necesario. (55)
Guarde pulsando el
icono “Save” en la
barra de herramientas o
presionando Ctrl-S.
(56)
Pulse el botón
“Actions…1” . (57)
Asegúrese que las
opciones “Select
Invoices” y “Build
Payments” estén
marcadas. (58)
Función de
Cuentas a Pagar
Si desea imprimir el
informe de las facturas
a pagar, marque la
opción “Print
Preliminary Payment
Register”. (59)
Vaya al dato “Printer” y
seleccione el
correspondiente en la
lista de valores. (60)
Presione el botón “OK”
. (61)
Haga clic sobre el
botón “Requery Batch”
hasta que el valor en
“Next Step” sea
“Format”. (62)
Para verificar que el
proceso de selección
haya finalizado,
presione el botón “View
Processes”. (63)
De ser necesario,
presione el botón
“Refresh Data” hasta
que en el campo de
“Phase” muestre
estatus de completado.
(64)
K
K
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Oprima “View Output”,
para ver los resultados
del proceso
“Preliminary Payment
Register”. (65)
Cierre el informe y la
forma “Requests”. (66)
Regrese a la pantalla
de “Payment Batches”.
(67)
Para revisar las
facturas seleccionadas
puede utilizar el informe
de “Preliminary
Payment Register” o
presionar el botón
¿Desea
realizar una
modificación al lote
de pago?
N
Oprima “Actions…1”.
(69)
Realice los cambios
que sean necesarios en
el lote de pagos. (70)
Al finalizar la
modificación al lote de
pago presione el botón
de “Build”. (71)
Presione el botón
“Requery Batch” en la
forma “Payment
Batches”. (72)
Función de
Cuentas a Pagar
Muévase al campo
“Printer” y seleccione
en la lista de valores, el
. (77)
¿Va a cancelar
el pago?
S
E
Función de
Cuentas a Pagar
S
Presione el botón
“Actions…1”. (73)
Marque los
encasillados “Format
Payments” y “Print
Now”. (74)
Muévase al campo
“Program” y seleccione
en la lista de valores, el
N
D
Función de
Cuentas a Pagar
Localice el “Payment
Batch” en la forma
“Payment Batches”.
(78)
Pulse el botón (79)
L
L
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
“Confirm Payment
Batch…” y “Print Final
Register”. (80)
Verifique el campo
“Printer”. (81)
. (82)
Selecciones el campo
“Status”. (83)
Registre en los campos
“From/To” la secuencia
utilizada del documento
de pago. (84)
¿La impresión
de cheques se detuvo
y desea continuar?
N
Presione “Restart
Batch”. (85)
Función de
Cuentas a Pagar
S
Presione el botón
“Confirm” para indicar
que la corrida fue
completada. (86)
De ser necesario,
oprima el botón
“Requery Batch” hasta
que el status aparezca
como “Confirmed”. (87)
Oprima el botón “View
Processes” o
seleccione
“View(Request” para
ver los resultados del
proceso. (88)
Localice el proceso
“Final Payment
Register”. (89)
Oprima el botón “View
Output”. (90)
Función de
Cuentas a Pagar
Examine el informe y
guárdelo o imprima, de
ser necesario. (91)
Cierre el informe. (92)
Cierre la forma
“Requests”. (93)
Cierre la forma
“Payment Batches”.
(94)
Fin
E
Función de
Cuentas a Pagar
En la pantalla de
“Payment Batches”
presione el botón
“Action” (95)
“Cancel Payment
Batch” (96)
Presionar el botón “Ok”.
(97)
Fin
Realizar Búsqueda de Pagos
1.
Acceda “Oracle E-Bussiness Suite”
2.
Acceda la forma “Find Payments”
Oracle Payables
N Payments Inquiry Payments
Find Payment
Se despliega la forma “Find Payments”.
3.
Determine por cuales campos desea realizar la búsqueda.
Puede realizar la búsqueda en la sección “Payments” por los siguientes campos:
−
−
−
−
−
−
−
−
“Numbers” Realice búsqueda por números de cheque.
“Dates” Realice búsqueda por rango de fecha.
“Amounts” Realice búsqueda por rango de cantidad.
“Bank Account” Realice búsqueda de pagos correspondientes a una cuenta de
banco especifica
“Payment Method” Realice búsqueda por método de pago. Por ejemplo cheque,
pago electrónico
“Document Name” Realice búsqueda por tipo de documento como presenta la lista
de valores
“Accounted” Realice búsqueda de pagos que han sido contabilizados.
“Batch” Realice búsqueda por el nombre del lote de pago
En la sección “Supplier” se puede hacer búsqueda por otros campos relacionados a la
factura:
− “Supplier Name”
− “Taxpayer ID”
− “Site”
− “Paid To Name”
− “Remit To Account”
En el campo “Status” se selecciona un estatus para realizar la búsqueda. Por ejemplo si
desea los pagos cancelados seleccione en el campo “Status” la palabra “Voided” y en el
campo “Dates” las fechas deseadas.
4.
Oprima el botón “Find”.
Se despliega la forma “Payments” con los resultados de la búsqueda.
5.
Seleccione el pago deseado.
Sabemos que el pago está seleccionado por el cuadro azul al comienzo de la línea.
Si desea ver el detalle de los pagos, ir a tarea #6.
Si desea ver el detalle de las facturas pagadas, ir a tarea #9.
“Payment Overview”
6.
Presione el botón “Payment Overview”.
7.
Seleccione la línea que corresponde al pago que va a examinar.
8.
Oprima el botón deseado al final de la forma para más detalles.
Si desea ver el historial del récord, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #12.
“Invoice Overview”
9.
Presione “Invoice Overview” para ver las facturas relacionadas a este pago.
Ver el Historial de Pago
10. Seleccione “Record History” en el menú de “Help”, para ver el historial de récord.
Se despliega la forma “About This Record”. En donde se indica quién procesó este pago
en el sistema.
11. Oprima el botón “OK”.
12. Cierre la forma.
Flujograma de Realizar Búsqueda de Pagos
Creación de pagos
Inicio
¿Desea ver el
detalle de los pagos?
Función de
Cuentas a Pagar
N
Función de
Cuentas a Pagar
Acceda “Oracle EBussiness Suite” (1)
Acceda la forma “Find
Payments” (2)
> Find Payment
Función de
Cuentas a Pagar
Determine por cuales
campos desea realizar
la búsqueda. (3)
Oprima el botón “Find”.
(4)
Seleccione el pago
deseado. (5)
Presione “Invoice
Overview” para ver las
facturas relacionadas a
este pago. (9)
S
Función de
Cuentas a Pagar
Función de
Cuentas a Pagar
Presione el botón
“Payment Overview”. (6)
Seleccione la línea que
corresponde al pago
que va a examinar. (7)
Oprima el botón
deseado al final de la
forma para más
detalles. (8)
Seleccione “Record
History” en el menú de
“Help”, para ver el
historial de récord. (10)
(11)
Función de
Cuentas a Pagar
¿Desea ver el
historial del récord?
S
Cierre la forma. (12)
(13)
Fin
N
Mantener Pagos
1.
Acceda “Oracle E-Business Suite” .
2.
Seleccione la responsabilidad correspondiente, “Public Sector Payables”.
3.
Seleccione la función “Payments”.
Payments → Entry → Payments → Actions
Si va a detener un pago, ir a tarea #4.
Si va a liberar un pago, ir a tarea #10.
Si va a anular un pago, ir a tarea #16.
Detener Pagos
Después de contactar a su banco para iniciar una detención de un pago, usted puede registrar en
“Payables” el estatus de un pago detenido. Entonces, usted puede anular el mismo para reversar
los registros contables y de pagos, o usted puede liberar la detención del pago para reestablecer
el estatus de la factura a negociable.
4.
Navegue a la pantalla “Payments”, seleccione el pago que desea detener.
5.
Oprima el botón “Actions…1”
6.
6. En la ventana “Payment Actions” seleccione la opción “Initiate Stop”.
.
En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la detención del
pago.
7.
“Stop Initiated””.
para que el sistema cambie el estatus del pago a
El sistema presentará un mensaje de advertencia para que usted confirme la acción realizada
o cancele la misma.
8.
Oprima el botón “OK”, para confirmar que se detendrá el pago.
9.
Guarde su trabajo: “Save”
.
Usted puede revisar todos sus pagos detenidos en el informe “Stopped Payments Report”.
También puede hacer una búsqueda de los mismos seleccionando dicho estatus en la ventana
“Find Payments”.
Liberar un Pago Detenido
En caso de un pago detenido en el cual el banco informe que el mismo ya fue cobrado; se
debe revertir el proceso de retención para reestablecer el estatus del pago a negociable.
10. Navegue a la pantalla “Payments” y busque el pago que será liberado.
11. Oprima el botón “Actions…1”
.
12. En la ventana “Payments Actions” seleccione la opción “Release Stop”.
En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la liberación del
pago.
estatus del mismo a “Negociable”.
para liberar la detención del pago y actualizar el
El sistema presentará un mensaje de advertencia para que usted confirme la acción realizada
o cancele la misma.
14. Oprima “OK”, para confirmar el “release”.
15. Guarda su trabajo: “Save”
.
Anular un Pago
Si el pago que desea anular ha sido tramitado a un proveedor o empleado, debe comunicarse con
el banco para iniciar una detención del pago. Una vez reciba la confirmación del banco, proceda
a realizar la anulación del pago.
16. Navegue a la pantalla Payments, seleccione el pago que desea anular.
17. Oprima el botón “Actions…1”
.
18. En la ventana “Payments Actions” seleccione la opción “Void”.
En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la liberación del
pago.
Date: en este campo el sistema asigna el día de sistema.
GL Date: en este campo el sistema asigna el día de sistema.
Invoice Action: Indica la acción que va a realizar el sistema con la factura a ser
invalidada:
None: El sistema libera la factura para poder ser pagada nuevamente.
Hold: El sistema coloca un ”HOLD” a la factura; estará registrada pero no podrá
ser pagada hasta que se libere el “HOLD”
Cancel: El sistema cancela la factura.
con la factura.
20. Guarde su trabajo: “Save”
una vez haya seleccionado la acción a realizar
.
21. Cierre la forma que está utilizando.
Flujograma de Mantener Pagos
Crear Pagos
Función de
Cuentas a Pagar
Inicio
¿Va a liberar
un pago?
Función de
Cuentas a Pagar
A
Acceda “Oracle EBusiness Suite” . (1)
Seleccione la
responsabilidad
correspondiente,
“Public Sector
Payables”. (2)
“Payments”. (3)
S
S
Guarde su trabajo:
“Save” . (9)
Fin
A
A
Función de
Cuentas a Pagar
> Payments -> Entry ->
Payments -> Actions
¿Va a detener
un pago?
N
N
Navegue a la pantalla
“Payments”, seleccione
el pago que desea
detener. (4)
Oprima el botón
“Actions…1” . (5)
6. En la ventana
“Payment Actions”
“Initiate Stop”. (6)
para que el sistema
cambie el estatus del
pago a “Stop Initiated””.
(7)
para confirmar que se
detendrá el pago. (8)
Función de
Cuentas a Pagar
“Payments” y busque el
pago que será liberado.
(10)
Oprima el botón
“Actions…1” . (11)
En la ventana
“Payments Actions”
“Release Stop”. (12)
para liberar la
detención del pago y
actualizar el estatus del
mismo a “Negociable”.
(13)
B
B
Función de
Cuentas a Pagar
Oprima “OK”, para
confirmar el “release”.
(14)
Guarda su trabajo:
“Save” . (15)
Función de
Cuentas a Pagar
Guarde su trabajo:
“Save” . (20)
Cierre la forma que
está utilizando. (21)
(22)
Fin
Fin
A
Función de
Cuentas a Pagar
Payments, seleccione el
pago que desea anular.
(16)
Oprima el botón
“Actions…1” . (17)
En la ventana
“Payments Actions”
“Void”. (18)
una vez haya
seleccionado la acción
a realizar con la
factura. (19)
Pagos - "Payments" - Tomo II
Guía del Estudiante
Tabla de Contenidos
Pagos - "Payments" - Tomo II .......................................................................................................................1
Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax ..........................................................................................2
Consultar Cantidades Retenidas ....................................................................................................................6
Pagos de Facturas de Impuestos Retenidos ...................................................................................................8
Generar Informes de Retención de Impuestos ...............................................................................................10
Flujograma de Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax ............................................................11
Producir Informes para Cuentas a Pagar........................................................................................................12
Flujograma de Producir Informes para Cuentas a Pagar..........................................................................17
Page i
Objetivos de la Sección
Al final de esta sección, usted podrá:
•
Procesar Pagos de Facturas con Withholding Tax
•
Producir Informes para Cuentas a Pagar
Page 1
Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax
Aplicar Retenciones de Impuestos a las Facturas
El sistema aplica automáticamente las retenciones de impuesto a las facturas durante el
proceso de pago de la factura.
1.
Busque la factura o facturas que desea pagar.
Invoices → Entry → Invoices Batches → Invoices → Actions…1→
→ Pay in Full
Se despliega la forma “Invoices”.
2.
Oprima el botón “Actions…1”.
Se despliega la forma “Invoice Actions”.
Page 2
3.
Marque “Pay in Full…”.
4.
5.
Complete la información del pago y guarde la transacción
Page 3
.
Si lo desea consulte la factura en la sección de “Invoice Overview → Invoices”.
Page 4
En la sección de Facturas aparece la cantidad de la factura y la cantidad del pago, la cual
excluye la cantidad retenida.
La cantidad retenida aparece en la columna “Withheld Amount”. La retención fue
aplicada a la cantidad total de la factura. Si el proveedor tiene un Certificado de Exención, la
retención será aplicada a las facturas que excedan la cantidad exenta.
Page 5
Consultar Cantidades Retenidas
El sistema permite consultar las cantidades sujetas a retención o las cantidades retenidas por
tipo de impuesto o proveedor.
6.
Navegue hasta “Withheld Amounts”.
Invoices Inquiry Withheld Amounts
Se despliega la forma “Find Period-to-date Withheld Amounts”
7.
Registre la información requerida.
Se desplegará la cantidad retenida para el suplidor en el periodo seleccionado.
Page 6
Page 7
Pagos de Facturas de Impuestos Retenidos
Una vez se aplican impuestos a las facturas, el sistema permite la creación de facturas para
remitir el pago de los impuestos retenidos al Secretario de Hacienda (Tax Authority
Supplier).
8.
Una vez estén creadas las facturas para Secretario de Hacienda, proceda a pagarlas.
9.
Ingrese un lote de pago.
Puede incluir más de un tipo de retención en el lote de pago.
10. Utilice el Grupo de Pago asignado a Secretario de Hacienda (PR Withholding Tax).
Payments Entry Payment Batches Payments
11. Complete el proceso de pago.
El status del pago debió haber cambiado a “Built”.
Page 8
Page 9
Generar Informes de Retención de Impuestos
Utilice los siguientes informes para obtener información sobre Retenciones de Impuestos.
−
−
−
−
−
Withholding Tax by Invoice Report
Withholding Tax by Payment Report
Withholding Tax by Supplier Report
Withholding Tax by Authority Report
Withholding Tax Certificate Listing
12. Solicite el informe que necesita de la lista de valores que provee el sistema.
Other Request Run Single Request
Puede guardar el informe una vez lo examine.
Page 10
Flujograma de Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax
Registrar Facturas
Registrar Facturas
Memorando Crédito/
Débito
Generar Facturas
Recurrentes
Inicio
Función de
Cuentas a Pagar
Busque la factura o
facturas que desea
pagar. (1)
> Invoices -> Entry ->
Invoices Batches ->
Invoices ->
Actions…1-> Pay in
Full
Función de
Cuentas a Pagar
Oprima el botón
“Actions…1”. (2)
Función de
Cuentas a Pagar
Marque “Pay in Full…”.
(3)
(4)
Complete la
información del pago y
guarde la transacción
. (5)
Navegue hasta
“Withheld Amounts”. (6)
> Invoices -> Inquiry ->
Withheld Amounts
Función de
Cuentas a Pagar
Registre la información
requerida. (7)
Una vez estén creadas
las facturas para
Secretario de
Hacienda, proceda a
pagarlas. (8)
Ingrese un lote de
pago. (9)
Page 11
Función de
Cuentas a Pagar
Utilice el Grupo de
Pago asignado a
Secretario de Hacienda
(PR Withholding Tax).
(10)
> Payments -> Entry ->
Payment Batches ->
Payments
Función de
Cuentas a Pagar
Complete el proceso de
pago. (11)
Solicite el informe que
necesita de la lista de
valores que provee el
sistema. (12)
> Other -> Request ->
Run -> Single
Request
Fin
Producir Informes para Cuentas a Pagar
1.
Acceda a “Oracle E-Business Suite”
2.
Seleccione “Public Sector Payables”
3.
Seleccione “Other>Requests>Run”
N OtherRequestsRun
Request Option
Se despliega la ventana “Oracle Applications” y la forma “Submit a New Request”.
4.
Seleccione “Single Request”.
5.
.
Page 12
Se despliega la ventana “Submit Requests”.
6.
Seleccione el nombre del informe de la lista de los informes disponibles en la ventana
“Reports”.
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A continuación presentamos algunos de los más utilizados:
−
−
−
−
−
−
7.
“Payment Schedule Report”
“Invoice on Hold Report”
“Accounts Payable Trial Balance”
“Invoice Aging Report”
“Cash Requirement Report”
“Supplier Payment History”
.
Se despliega la forma “Parameters” del informe seleccionado.
Cada informe tiene su propia forma de parámetros.
8.
Ingrese los parámetros necesarios para generar el informe deseado.
9.
al final de la forma de parámetros.
Se despliega la forma “Submit Requests” con los parámetros seleccionados.
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10. Presione el botón “Submit” localizado en la parte inferior de la pantalla.
Se despliega la forma “Requests”.
Page 15
11. Pulse el botón “Refresh Data” de forma periódica hasta que los campos de las columnas
“Phase” y “Status” dejen de marcarse en color verde.
El campo “Phase” debe indicar “Completed” y el campo Status “Normal”.
12. Pulse el botón “View Output”.
El informe se despliega en otra ventana. Dependiendo su perfil de usuario este informe
puede imprimirse de forma automática, además de poder ser consultado en línea.
13. Cierre la forma haciendo clic sobre la X, localizada en la esquina superior derecha.
14. Salga de la aplicación.
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Flujograma de Producir Informes para Cuentas a Pagar
Inicio
Función de
Cuentas a Pagar
Acceda a “Oracle EBusiness Suite” (1)
Seleccione “Public
Sector Payables” (2)
Seleccione
“
Other>Requests>Run”
(3)
> Request Option
Función de
Cuentas a Pagar
Seleccione “Single
Request”. (4)
Presione el botón
“OK” . (5)
Seleccione el nombre
del informe de la lista
de los informes
disponibles en la
ventana “Reports”. (6)
. (7)
Función de
Cuentas a Pagar
Ingrese los parámetros
necesarios para
generar el informe
deseado. (8)
al final de la forma de
parámetros. (9)
Presione el botón
“Submit” localizado en
la parte inferior de la
pantalla. (10)
Pulse el botón “Refresh
Data” de forma
periódica hasta que los
campos de las
columnas “Phase” y
“Status” dejen de
marcarse en color
verde. (11)
Pulse el botón “View
Output”. (12)
Cierre la forma
haciendo clic sobre la
X, localizada en la
esquina superior
derecha. (13)
Salga de la aplicación.
(14)
Fin
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Transcripción

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