Villavicencio, Marzo 20 de 2003 - Contraloría Departamental del Meta

Villavicencio, Marzo 20 de 2003 - Contraloría Departamental del Meta

PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS
O DE MEJORA
VERSIÓN 9.0
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
MARTHA INÉS MORALES MARTÍNEZ
MARTHA INÉS MORALES MARTÍNEZ YENNY RUBIELA MANCERA CAMELO
ASESOR PLANEACIÒN GESTIÓN DE
CALIDAD Y COMUNICACIONES
FECHA
25-10-2016
ASESOR PLANEACIÒN GESTIÓN DE
CALIDAD Y COMUNICACIONES
FECHA
25-10-2016
CONTRALORA DEPARTAMENTAL
DEL META
FECHA
25-10-2016
DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
1. OBJETIVO
Definir la metodología para realizar el levantamiento, implementación y
seguimiento de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora generadas en el
Sistema de Gestión de la Calidad en la Contraloría Departamental del Meta.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la implementación de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora generada en los diferentes procesos del sistema de
gestión de calidad de la Entidad.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y
evitar que vuelva a ocurrir.
Acción Preventiva: Una tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencia u otra situación potencial no deseable.
Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Mejora: Actividad para mejorar el desempeño
Mejora Continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Problema: Situación que se presenta al encontrar una inconsistencia ya sea en
producto, proceso o servicio.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
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CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
RESPONSABLE
El (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones, es
responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado el presente
procedimiento. Los jefes de dependencias son responsables de cumplir lo
establecido en él.
4. DESARROLLO O CONTENIDO
4.1 ACCIONES CORRECTIVAS
Las Acciones Correctivas se implementan para eliminar causas de no
conformidades o problemas detectados en el producto o servicio, en los procesos
o en el sistema de Gestión de la Calidad, cuando la magnitud del problema
detectado, la frecuencia de ocurrencia o los riesgos de no corregirlo, afecten el
nivel de satisfacción de los clientes internos o externos.
4.2 ACCIONES PREVENTIVAS
Las Acciones Preventivas se implementan para eliminar causas de no
conformidades o problemas potenciales detectados que generen un riesgo en el
producto o servicio, en los procesos o en el sistema de Gestión de la calidad.
4.3 ACCIONES DE MEJORA
Las Acciones de mejora se implementan para determinar oportunidades
adicionales de mejora que permitan aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos en el producto o servicio, en los procesos o en el sistema de gestión de
la calidad.
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CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
4.4 FUENTES DE GENERACION DE ACCIONES:
4.4.1
Para identificar acciones correctivas
Las fuentes utilizadas para la generación de acciones correctivas pueden ser las
siguientes:
Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad
Resultados del desempeño de los proveedores
Resultados de los desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores
de Calidad, cuando la medición se sale del estándar establecido (rojo).
Reportes de no conformidad de impacto o sistemáticos.
Solicitud del Contralor Departamental del Meta, Representante de la Dirección
y/o Coordinador de Calidad.
Solicitud del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad.
Resultados de las revisiones por la dirección.
Informes de la Auditoría General de la República
Quejas y/o Reclamos.
4.4.2 Para identificar acciones preventivas
Las fuentes utilizadas para la generación de acciones preventivas pueden ser las
siguientes:
Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad
Resultados de los desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores
de Calidad, cuando el rango considerado como alerta (amarillo) se presente
en tres períodos consecutivos en frecuencias de medición mensual o
trimestral, en dos períodos cuando la medición sea semestral, y en un periodo
cuando la medición sea anual.
Solicitud del Contralor Departamental del Meta, Representante de la Dirección
y/o Coordinador de Calidad.
Solicitud del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad
Resultados de las revisiones por la dirección
Cambios en la normatividad legal que puedan llegar afectar a la entidad.
Riesgos (factor que puede afectar el desempeño de la Entidad).
Mapas de riesgos de la Contraloría Departamental del Meta
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
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VERSIÓN 9.0
4.4.3 Para identificar Acciones de Mejora
Las fuentes utilizadas para la generación de acciones de mejora pueden ser las
siguientes:
Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad (recomendaciones o
aspectos por mejorar)
Resultados de los desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores
de Calidad, en los indicadores que sirven para verificar requisitos legales, se
llaman de seguimiento y se mantienen; en los indicadores de control del
proceso, cuando se presenten 12 mediciones consecutivas en verde cuando la
frecuencia es mensual y 4 mediciones cuando la frecuencia es trimestral, se
mejora el estándar y cuando se presenten mediciones consecutivas en 100%
durante dos vigencias, se cambia el indicador.
Solicitud del Contralor Departamental del Meta, Representante de la Dirección
y/o Coordinador de Calidad.
Solicitud del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad.
Resultados de las revisiones por la dirección.
Informes de gestión de cada una de las dependencias.
4.5 INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores hacen parte del mejoramiento continuo del sistema de gestión de
la calidad. Es por esto que se debe asegurar para el proceso la planificación de
indicadores que permitan determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de la
entidad.
Los indicadores de gestión deben planificarse, medirse y analizarse a través del
documento Ficha técnica de indicador 600.02.205 – Indicador de Calidad. En este
documento se debe establecer:
Número y nombre del indicador.
Responsable.
Proceso.
Característica a medir,
Frecuencia de medición
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
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VERSIÓN 9.0
Tipo de indicador
Documento soporte,
Medición y análisis de datos.
Estándar.
Acciones de mejoramiento.
En caso que la medición del indicador incumpla el estándar planificado, se debe
tomar la respectiva corrección, esto teniendo en cuenta el numeral 10.2 de la
norma ISO 9001:2015 en la cual se indica que: Se debe tomar correcciones ante
los incumplimientos y hacer frente a sus consecuencias.
Nota: El incumplimiento de la meta de un indicador no necesariamente debe
conllevar a planificar una acción correctiva. Para esto se debe determinar como
mínimo: Corrección y acciones para hacer frente a las consecuencias.
4.6 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA, SITUACIÓN DE MEJORA O NO
CONFORMIDAD
Teniendo en cuenta la diversidad de fuentes, es necesario describir la situación
detectada, con el fin de asegurar el adecuado enfoque en la definición de causas y
formulación de acciones.
Para la descripción del problema u oportunidad de mejora, se recomienda analizar
el contexto del mismo y el peor impacto que pueda ocurrir.
Para la descripción de la situación se cuenta con el apoyo de la Asesora de
Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones.
4.7 METODOLOGÍA PARA LA DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA
DE
4.7.1 Evaluación de las no conformidades u oportunidades de mejora.
Para determinar la prioridad para la implementación de la acción requerida
teniendo en cuenta los recursos disponibles de la entidad, se utiliza el formato
600.02.287 Matriz de Evaluación de Impacto.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
La evaluación del impacto la desarrolla el (a) Asesor(a) de Planeación, Gestión de
Calidad y Comunicaciones y da a conocer al responsable de la acción, el nivel de
prioridad para la ejecución de las actividades propuestas.
Para calificar cada uno de los criterios establecidos por la Contraloría
Departamental del Meta se tiene en cuenta la siguiente escala genérica de
efectos:
PUNTAJE
1
2
3
4
5
CALIFICACIÓN
Bajo
Regular
Mediano
Alto
Muy alto
Los criterios a tener en cuenta de manera específica son:
4.7.1.1
Satisfacción del cliente externo: Se tiene en cuenta los siguientes
criterios:
Criterio
Oportunidad
Seguridad ( prestación del servicio)
Pertinencia ( Trámites)
Información (comunicación)
Atención
Confidencialidad
Confiabilidad
No afecta expectativas
Comodidad
Efecto
5
5
4
3
3
5
5
1
2
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
4.7.1.2
VERSIÓN 9.0
Satisfacción del cliente interno: Se tiene en cuenta los siguientes
criterios:
Criterio
Oportunidad
Seguridad (Seguridad social y salud ocupacional)
Pertinencia (Funciones)
Información (comunicación)
Atención (ambiente laboral)
Confidencialidad
Confiabilidad (respaldo de directivos)
No afecta expectativas
4.7.1.3
CÓDIGO: 600.01.48
Efecto
5
4
5
4
4
4
3
1
Especificaciones de producto: Se tiene en cuenta los siguientes criterios:
Criterio
Tiempos de respuesta
Seguridad y pertinencia (Controles del procedimiento)
Efecto
5
5
Consenso del Comité
Confidencialidad (hurtado, pérdida, publicado en medios de difusión)
Comunicación con el usuario
Requisitos legales para el producto
Claridad en la redacción del informe
Presentación del producto
No afecta ninguna especificación
4.7.1.4
4
4
3
4
3
2
1
Imagen de la entidad: Se tiene en cuenta los siguientes criterios:
Criterio
Ante la comunidad
Ante Organismos de Control
Ante autoridades (Gobernador, Asamblea, Concejos
Municipal, Transparencia por Colombia)
Proveedores
Partes Interesadas (Sujetos de control)
Funcionarios internos
No afecta la imagen
Efecto
5
4
3
2
5
2
1
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
4.7.1.5
VERSIÓN 9.0
Costos del proceso: Se tiene en cuenta los siguientes criterios:
Concepto
Inviabilidad financiera
Si afecta el presupuesto:
En más de un 20%
Si afecta entre 10% y 19,99%:
Si afecta entre 5% y 9,99%:
Menor del 5%
4.7.1.6
CÓDIGO: 600.01.48
Puntaje
5
4
3
2
1
Requisitos legales: Se tiene en cuenta los siguientes criterios:
Concepto
La situación hace que se incumpla un requisito legal
La situación hace que potencialmente se incumpla un requisito legal
La situación no genera o generará incumplimiento legal
4.7.1.7
Puntaje
5
3
1
Misión: Se tiene en cuenta los siguientes criterios:
Concepto
Puntaje
Vigilancia gestión fiscal de los sujetos de control
5
3
5
3
4
1
Vigilancia gestión fiscal de los particulares
Defensa del interés público
Fortalecer mecanismos de participación ciudadana
De manera eficiente
No afecta la misión
Para establecer el puntaje en la misión se tuvo en cuento lo siguiente:
Cantidad de
Recursos
proyectos
comprometidos
generados
para alcanzar
para alcanzar
cada uno de los
cada uno de
elementos de la
los elementos
misión
de la misión
Cantidad de
personas
comprometidas
dentro de la
institución
Cantidad de
personas
comprometidas
fuera de la
institución
Misión
De manera eficiente
3
1
3
2
18
Vigilancia gestión fiscal de los sujetos de
control
3
1
3
2
18
Vigilancia gestión fiscal de los particulares
2
1
2
2
8
Fortalecer mecanismos de participación
ciudadana
2
3
1
1
6
Defensa del interés público
3
2
2
2
24
Criterios
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Totales
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De acuerdo a la calificación obtenida, se priorizan las acciones y el tiempo para la
ejecución de las actividades, teniendo en cuenta los siguientes criterios de
evaluación:
Si el resultado es igual o inferior a 220 puntos, se considera que la situación
conlleva un impacto bajo para el proceso y las actividades se pueden ejecutar en
un tiempo máximo de 12 meses cuando la observación proviene de una no
conformidad, para oportunidades de mejora el tiempo puede ser superior.
Si el resultado es superior a 220 e inferior a 1.000 puntos, se considera que la
situación conlleva a un impacto medio para el proceso y las actividades se pueden
ejecutar entre 4 y 8 meses.
Si el resultado es igual o superior a 1.000 puntos, se considera que la situación
conlleva un impacto alto para el proceso y las actividades se deben ejecutar en
tiempo inferior a 4 meses.
4.8 METODOLOGÍAS PARA IDENTIFICAR LAS CAUSAS
El problema y sus causas se registran en el formato 600.02.238 Descripción de
Acciones, consolidando la mayor información posible para conocer mejor el
problema y/u oportunidad de mejora. Los responsables de este levantamiento son
el (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones o el
funcionario que detecte la no conformidad u oportunidad de mejora.
Para identificar las causas asociadas a las no conformidades y la justificación
asociada a la oportunidad de mejora, se sugieren las siguientes metodologías:
4.8.1 Lluvia de Ideas
CONSTRUCCIÓN:
Definir el problema a resolver
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
El responsable del proceso designa un miembro del grupo para que registre todas
las ideas en un tablero, libreta de apuntes u hoja de papel y otra para que
conduzca la sesión como moderador.
Cada miembro del equipo propone las causas que considera pueden estar
afectando el proceso. El resto del equipo debe abstenerse de hacer comentarios;
deben escuchar con cuidado y en silencio a fin de desarrollar nuevas ideas.
Discutir y aclarar las ideas generadas a fin de descartar aquellas que no
corresponden con el objetivo de la sesión y/o estén duplicadas o sean poco
factibles.
Seleccionar las mejores causas o justificaciones.
4.8.2 Tres Por Qué
REGLAS:
El problema a discutir debe ser claramente definido y comprendido por todos.
El equipo realiza un análisis del problema preguntándose el “Por qué” al menos
unas tres veces o trabajar en tres niveles de detalle.
Se debe tener cuidado de no empezar a preguntar “Quién”, para evitar conflictos y
desviar el análisis de causas.
Recordar que el grupo se encuentra interesado en el proceso y no en el personal
involucrado.
CONSTRUCCIÓN:
Definir el problema a resolver para buscar posibles causas
El equipo realiza la sección de lluvias de ideas.
Al identificar la causa más probable, empieza el grupo a preguntar “¿Por qué es
así?” o “¿Por qué está pasando esto?”. Se continúa preguntando “Por qué” por lo
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
menos unas tres veces, esto reta al equipo a buscar la causa raíz. Puede haber
ocasiones en que se puede superar los tres “Por qué” para poder obtener la causa
principal.
4.8.3
Análisis Causa-Efecto:
REGLAS:
Las categorías de causas que se usan con más frecuencia son las 6 M’s:
Mano de obra (personal).
Materia prima (insumos).
Materiales (equipos).
Metodología (procedimientos).
Money (recursos).
Medio ambiente (entorno).
Estos diagramas ayudan a pensar sobre todas las causas reales y potenciales y
no solamente en las más obvias y simples.
Si las ideas tardan en llegar, utilizar las categorías de causas como
catalizadores. Por ejemplo: ¿Qué estará ocurriendo con el proceso?
Ser concreto, pocas palabras
Preguntarse tres (3) veces ¿por qué? Sobre una cosa
CONSTRUCCIÓN:
Describir el problema en un cuadro que contenga las Seis M’s, la Causa
Determinar las causas mayores a través de lluvia de ideas. Consiste en
registrar las variables críticas que afectan la situación o problema que se
analiza.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
Determinar las causas menores y las sub causas, mediante la utilización de la
técnica de lluvia de Ideas. Consiste en desglosar cada causa mayor en sus
posibles causas menores, para cada causa pregunte ¿Por qué sucede?
Usualmente cada causa mayor es producida por otras causas menores que es
necesario precisar.
Evaluación. Consiste en verificar que todos los factores que son causa del
efecto analizado estén incluidos en el cuadro.
Interpretación. Con el fin de encontrar las causas más elementales del
problema se procede a:
o
Observar las causas que aparecen repetidamente
o
Seleccionar las causas más importantes mediante el consenso del grupo
o
Reunir información adicional para determinar las frecuencias relativas de las
diferentes causas.
4.9 PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN
Para determinar el tipo de acción, considerar:
Para denominar una acción corrección ésta tiene que originarse de una no
conformidad identificada.
Para denominar una acción correctiva ésta tiene que originarse de una no
conformidad identificada en los aspectos enunciados en el numeral 4.4.1 del
presente procedimiento y establecer la consecuencia de no conformidad.
Para denominar una acción preventiva ésta tiene que originarse de una
observación identificada en las fuentes del numeral 4.4.2 del presente documento.
Para denominar una acción de mejora ésta tiene que originarse de una
observación y/o una fortaleza identificada en las fuentes descritas en el numeral
4.4.3 del presente documento.
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
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4.10 IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN
La metodología para el levantamiento, implementación y seguimiento son las
siguientes:
Definidas las causas se establece el plan de acción, aquí se deben describir
las actividades a realizar, los responsables de las mismas y las fechas de
cumplimiento de la actividad de acuerdo a los tiempos establecidos en el
numeral 4.6 del presente documento. El responsable de la acción debe
coordinar el levantamiento del plan de acción con su equipo de trabajo.
El responsable de la acción analiza la existencia de no conformidades
similares, es decir que pueda suceder lo mismo pero con otros datos o
evidencias que no necesariamente las haya encontrado quién identificó la no
conformidad.
El responsable de la acción analiza la conveniencia de actualizar el mapa de
riesgos
Si se trata de una oportunidad de mejora se hace una justificación del plan de
acción, se describen las actividades a realizar, los responsables de las
mismas y las fechas en que se cumple la actividad.
Una vez diligenciadas las causas, justificación y plan de acción, se entrega al
(a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones quien
conserva los originales de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora
generadas en la entidad y entrega copia al responsable de la solución para
que realice seguimiento a los tiempos y acciones propuestas.
Para documentar una acción preventiva proveniente del mapa de riesgos de
la Contraloría Departamental del Meta, se toma como referencia las
disposiciones establecidas en la política de administración del riesgo.
La pertinencia de las causas de la no conformidad con la misma no
conformidad y de las acciones planificadas con las causas, solo se pueden
verificar una vez se implemente la acción, es decir no se puede concluir sobre
dicha pertinencia si no se ha determinado objetivamente su eficacia.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
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VERSIÓN 9.0
4.11 SEGUIMIENTO Y CIERRE A LA IMPLEMENTACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA.
El responsable del levantamiento de las acciones debe realizar el seguimiento a
las mismas por medio de revisiones periódicas, solicitando el original que reposa
en la Oficina Asesora de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones. La
evidencia de este seguimiento se registra en la Descripción de Acciones
600.02.238 en el recuadro “Cumplimiento de la actividad”.
Una vez realizado el seguimiento a la acción correctiva, preventiva o de mejora
por parte de quien levantó la no conformidad, éste entrega los originales de las
acciones y los documentos que evidencian la realización de las actividades, al
Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones.
El cierre de las acciones se hace teniendo en cuenta las fechas que se plantearon
en los planes de acción. Para que una acción correctiva, preventiva y/o de mejora
se cierre se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Haber cumplido con las actividades establecidas en el plan.
Verificar la eficacia de dichas actividades, para lo cual se revisa si el problema
se ha vuelto a presentar; si esto es así, se replantea la acción.
Si el plan de acción tomado es eficaz se procede a cerrar la acción correctiva,
preventiva y/o de mejora con las firmas de cierre.
Cuando la acción es cerrada, quien realiza el seguimiento debe solicitar la copia
de las acciones a los responsables con la finalidad de ser entregadas a la Oficina
Asesora de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones. Cuando algún
responsable no entregue la copia y la acción se encuentre cerrada el único
documento válido es el que se encuentra en la Oficina de Planeación, Gestión de
Calidad y Comunicaciones.
Anexo a esto, el (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y
Comunicaciones lleva un control interno en el sistema para evidenciar el
seguimiento y cierre de las acciones, por medio del formato 600.02.239 Cuadro
de Control y Seguimiento de Acciones.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
Los seguimientos de las acciones preventivas provenientes del mapa de riesgos
de la Contraloría Departamental del Meta, se realizan tomando como referencia
las disposiciones establecidas en las políticas de administración del riesgo
4.12 SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS CERRADAS
Se define como recurrencia, cuando el problema detectado se vuelve a presentar
en un período de tiempo de un año después de haberse efectuado el cierre de la
acción.
Para evitar la recurrencia de acciones, el Asesor de Planeación, Gestión de
Calidad y Comunicaciones, elabora en el primer mes del año un cuadro resumen
de las acciones correctivas generadas en la vigencia anterior, por cada uno de los
procesos y con los responsables definen la acción o acciones que pueden ser
susceptibles de volver a ocurrir.
El Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones, realiza
seguimiento de manera trimestral, a las acciones propuestas con los
responsables, dejando evidencia de su seguimiento en el formato 600.02.245
Control para Evitar Recurrencia de Acciones Correctivas.
Cuando se presenta recurrencia, se debe evaluar primero el plan de acción que se
había presentado para verificar su cumplimiento y si éste fue cumplido a
cabalidad, se debe proceder al replanteamiento de la acción.
4.13 PRESENTACIÓN DE ACCIONES
DESARROLLO DE AUDITORÍA
A
TOMAR
PRODUCTO
DEL
En el desarrollo de auditorías de la Contraloría Departamental del Meta se deben
suscribir unas acciones a tomar, entre las cuales se encuentran:
En el proceso de Auditorías de Control Interno, los funcionarios deben
presentar en el formato 600.02.228 Plan de Mejoramiento de Auditoría Interna,
cuando el resultado de éstas así lo exija.
En el proceso de Auditoría Fiscal, los Sujetos de Control deben presentar
Planes de Mejoramiento, cuando el resultado lo determine.
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CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
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Para Auditorías realizadas por la Auditoría General de la República, la
Contraloría Departamental del Meta, presenta el plan de mejoramiento en el
formato establecido por ese Organismo de Control
Para el proceso de Mejora Continua, cuando haya necesidad de documentar
acciones por problemas reales, potenciales u oportunidades de mejora,
generadas de Auditorías Internas de Calidad, No Conformes u otras fuentes,
éstas se documentan en el formato de Descripción de Acciones como se
mencionó anteriormente.
Estos Planes de Mejoramiento, tienen una estructura independiente, a las
Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora que se manejan en el proceso de
Mejora Continua, por tal razón, los Planes de Mejoramiento y el formato de
Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora se manejan como metodologías
independientes, cada una de acuerdo a los procedimientos establecidos para
ellas.
4.14 PRESENTACIÓN DE ACCIONES A TOMAR PROVENIENTES DEL MAPA
DE RIESGOS
En el desarrollo de la política de administración del riesgo de proceso y de
corrupción de la Contraloría Departamental del Meta, se establecen unas
Acciones Preventivas, las cuales se suscriben en los formatos 600.02.460 Mapa
de Riesgos de Corrupción y 600.02.461 Mapa de Riesgos por Procesos.
El monitoreo del mapa de riesgos lo realiza el responsable del proceso como lo
establece política de administración del riesgo de proceso y de corrupción y le
reporta de manera cuatrimestral al Asesor (a) de Control Interno quien se encarga
de realizar el seguimiento al mapa de riesgos institucional de procesos y de
corrupción.
Para el proceso de Mejora Continua, cuando haya necesidad de documentar
acciones por problemas reales, potenciales u oportunidades de mejora, generadas
de Auditorías Internas de Calidad, No Conformes u otras fuentes, éstas se
documentan en el formato de Descripción de Acciones como se mencionó
anteriormente.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
Estos mapas de riesgos por procesos y de corrupción, tienen una estructura
independiente, a las Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora que se
manejan en el proceso de Mejora Continua, por tal razón, los mapas de riesgos
por procesos, de corrupción y el formato de Acciones Correctivas, Preventivas o
de Mejora se manejan como metodologías independientes, cada una de acuerdo a
los procedimientos establecidos para ellas.
FLUJOGRAMA
INICIO
FUNCIONARIO O
AUDITOR INTERNO
Detecta e Identifica el problema u
oportunidad de mejora
QUIEN DETECTA
Levanta Acción Correctiva,
Preventiva u oportunidad de mejora
de acuerdo a matriz de evaluación
de impacto
QUIEN DETECTA
Socializa la descripción de la acción
al responsable
RESPONSABLE DEL
PROCESO
Analiza las causas y descibre el plan
de acción
QUIEN DETECTA
Realiza seguimiento y cierre de
acciones
TERMINA
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PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA
5.
CÓDIGO: 600.01.48
VERSIÓN 9.0
DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
Norma Técnica Colombiana NTC
6.
ANEXOS
Descripción de Acciones 600.02.238
Cuadro de Control y Seguimiento de Acciones 600.02.239
Control para evitar recurrencia de acciones correctivas 600.02.245
Matriz de Evaluación de Impacto 600.02.287
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