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Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) Annual Notice for Disclosure of Student Directory Information March, 2013 Dear Parent/Guardian: The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), a Federal law, requires that Phoenix Elementary School District, with certain exceptions, obtain your written consent prior to the disclosure of personally identifiable information from your child’s educational records. Sometimes our school or district may disclose appropriately designated “directory information” without written consent unless you have advised the District to the contrary in accordance with district procedures, per Policy JR – Student Records. The primary purpose of directory information is to allow us to include some types of information in certain school publications and is generally not considered harmful or an invasion of privacy if released. Examples of school publications are: a program showing your child’s role in a school production honor roll or other recognition lists published at school or in newspapers school/student directory school or district website Information can also be disclosed to outside organizations without a parent’s prior written consent. Outside organizations include, but are not limited to: other schools the student is seeking to attend (such as required student records) state or federal authorities enforcing state or federal laws colleges or universities evaluating programs a court by order of a subpoena If you do not want our District to disclose information about your child without your prior written consent, you must complete the attached form “Annual Notice for Disclosure of School Directory Information” to let us know which type of directory information you wish to deny release. If you do not return the form, the District will consider this permission to release all directory information for your child. Our school district has designated the following categories of information as directory information, according to Policy JR : Student Name Address Telephone Number Photograph Date and Place of Birth Dates of Attendance Grade Level Participation in School Activities Awards or Recognitions Received Student Achievement Data Weight and Height of Athletic Team Members We ask that you complete one form for each child and return the form(s) to your child’s school. If you have any questions or concerns, please let us know. Dr. Myriam Roa, Superintendent UPDATED: MARCH, 2013 Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (FERPA) Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes Marzo, 2013 Estimado Padre/Guardián: La Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (cuyas siglas en inglés son FERPA), una ley federal, requiere que el Distrito Escolar Primario de Phoenix, con algunas excepciones, obtenga su consentimiento por escrito antes de dar a conocer información personal identificable de los documentos de educación de su niño. A veces su escuela o distrito puede dar a conocer información designada adecuadamente como "información del directorio" sin consentimiento por escrito, a menos que usted le haya indicado al Distrito que no desea que esta información se divulgue de conformidad con los procedimientos del distrito, por Norma JR – Documentos de Estudiantes. El propósito principal de la información del directorio es permitirnos incluir algunos tipos de información en ciertas publicaciones escolares que generalmente no se considera perjudicial o una invasión a la privacidad si se da a conocer. Ejemplos de publicaciones escolares son: un programa indicando el papel de su niño en una producción escolar lista de honor u otras listas de reconocimiento publicadas en la escuela o en periódicos directorio escolar/de estudiantes sitio web de la escuela o del distrito También se puede divulgar información a organizaciones externas sin previo consentimiento por escrito de los padres. Organizaciones externas incluyen, pero no se limitan a: otras escuelas a las que el estudiante está tratando de asistir (tales como documentos estudiantiles requeridos) autoridades estatales o federales a cargo del cumplimiento de las leyes estatales o federales programas de evaluación de colegios universitarios o universidades un tribunal por orden de una citación Si no desea que nuestro Distrito divulgue información sobre su niño sin su consentimiento previo por escrito, usted debe completar el formulario adjunto "Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes" para hacernos saber qué tipo de información del directorio usted no desea que se divulgue. Si usted no devuelve el formulario, el Distrito considerará esto como permiso para liberar toda la información del directorio de su niño. Nuestro distrito escolar ha designado las siguientes categorías de información como información de directorio, de acuerdo a la Norma JR : Nombre del Estudiante Dirección Número de Teléfono Fotografía Fecha y Lugar de Nacimiento Fechas de Asistencia Nivel de Grado Participación en Actividades Escolares Premios o Reconocimientos Recibidos Datos sobre Logros Estudiantiles Peso y Estatura de Miembros de Equipos Atléticos Le pedimos que complete un formulario por cada niño y que devuelva el(los) formulario(s) a la escuela de su niño. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor háganoslo saber. Dr. Myriam Roa, Superintendente ACTUALIZADO: MARZO, 2013 Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) Annual Notice for Disclosure of Student Directory Information Name of Student: ______________________________________________ Date: __________________________ Name of Parent/Guardian: _______________________________________ School: ________________________ Use a separate form for each child. Please return this form to your school office. All information regarding your child will be released, unless exception(s) are indicated below: Signature of Parent/Guardian: _________________________________________________________________ Address: __________________________________________________________________________________ City, State, Zip: ____________________________________________________________________________ Telephone: ________________________________________________________________________________ Email Address: _____________________________________________________________________________ Preferred method for school to communicate with parent/guardian: _____ telephone _____ email DO NOT release the following information about my child (select all that apply): _____ Student Name _____ Dates of Attendance _____ Address _____ Photograph (Yearbook or Newsletter) _____ Telephone Number _____ Student Achievement Data _____ Date and Place of Birth _____ Participation in School Activities _____ Grade Level _____ Awards or School Recognition Student ID #: UPDATED: MARCH, 2013 _____ Weight and Height of Athletic Team Members OFFICE USE ONLY Date Distributed: Date Received: Notes: Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (FERPA) Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes Nombre del Estudiante: _____________________________________________ Fecha: ________________________ Nombre del Padre/Guardián: _______________________________________ Escuela: ________________________ Use un formulario por separado para cada niño. Por favor devuelva este formulario a la oficina de su escuela. Toda la información sobre su niño se divulgará, a menos que se indique(n) excepción(es) abajo: Firma del Padre/Guardián: ____________________________________________________________________ Dirección: _________________________________________________________________________________ Ciudad, Estado, Código Postal: ________________________________________________________________ Teléfono: __________________________________________________________________________________ Dirección Electrónica: ________________________________________________________________________ Método preferido para que la escuela se comunique con el padre/guardián: _____ teléfono _____ dirección electrónica NO divulgue la siguiente información sobre mi niño (seleccione todo lo que se aplique): _____ Nombre del Estudiante _____ Fechas de Asistencia _____ Dirección _____ Fotografía (Anuario o Boletín) _____ Número de Teléfono _____ Datos de Logros Estudiantiles _____ Fecha y Lugar de Nacimiento _____ Participación en Actividades Escolares _____ Nivel de Grado _____ Peso y Estatura de Miembros de Equipos Atléticos _____ Premios o Reconocimiento Escolar # de ID del Estudiante: ACTUALIZADO: MARZO, 2013 SÓLO PARA USO DE LA OFICINA Fecha de Distribución: Fecha de Recibo: Notas:
