DEPENDENCIA: territorial o dependencia

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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS
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PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
CÓDIGO: GC-FO-08
ESTUDIOS PREVIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
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DEPENDENCIA: <Nombre de la dirección territorial o dependencia>
PERFIL DEL CONTRATISTA: APOYO GESTOR DOCUMENTAL
NOMBRE DE LA PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD: <Nombre del Director territorial>
FECHA: <INDICAR MES> DE 2015
1.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA UNIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA
CONTRATACIÓN
Con ocasión de la expedición de la ley 1448 de 2011, se creó la Unidad Administrativa especial de Gestión de
Restitución de Tierras Despojadas, por el término de diez (10) años, como una entidad especializada de
carácter temporal, adscrita al ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con autonomía administrativa,
personería jurídica y patrimonio independiente, con domicilio en la ciudad de Bogotá y con un número plural
de dependencias que el Gobierno Nacional disponga, según lo requieran las necesidades del servicio.
El decreto 4801 de 2011 establece la estructura interna de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de
Restitución de Tierras Despojadas, dentro de la cual se incluye la secretaría general de la entidad, la cual
tiene entre otras, las siguientes funciones:
 Asistir al director general en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la
administración de la entidad.
 Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables,
contratación pública, soporte técnico, informático, servicios administrativos, gestión documental y archivo.
 Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores, adquisición,
almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes
necesarios para el funcionamiento normal de la unidad, velando especialmente porque se cumpla con las
normas vigentes sobre la materia.
Que mediante Resolución No. 002 de 2012 se crearon cinco (5) grupos de trabajo de la Secretaría General, y
modificada su denominación mediante Resolución 1114 de 2013, entre ellos el Grupo de Gestión de
Seguimiento y Operación Administrativa al cual le corresponde:
1. Participar en la ejecución del Plan Estratégico institucional en los asuntos de su competencia, así
como formular y ejecutar los planes de acción que se requieren.
2. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con el soporte técnico, informático y
servicios.
3. Orientar, bajo la Dirección General de la Unidad, el Sistema Integrado de Gestión Institucional.
4. con el grupo de contratos, dirigir la elaboración y ejecución del plan de compras de la Unidad.
5. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con proveedores, adquisición,
almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes
necesarios para el funcionamiento de la unidad, velando especialmente porque cumplan con las
normas vigentes sobre estas materias.
6. Coordinar los apoyos para la realización de las actividades logísticas requeridas para los
levantamientos de información y de más acciones en campo necesarias para el cumplimiento de
gestión de restitución de tierras despojadas.
7. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión
de la dependencia.
En cumplimiento de sus funciones, la secretaria de la Unidad, a través del grupo de gestión se seguimiento y
operación administrativa da respuesta a los diversos trámites, procesos y procedimientos para el correcto
funcionamiento de la coordinación administrativa contribuyendo con el cumplimiento de la Unidad
Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, en el ámbito administrativo.
En ese sentido se hace necesario contar con los servicios de un apoyo para la Gestion Documental, con el
Copia No Controlada:
Antes de imprimir este documento verifique que sea la versión vigente
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propósito de apoyar la gestión documental en las Dirección Territoriales en la implementación y
administración del Programa de Gestión Documental de la Unidad, dando cumplimiento a la misión de la
entidad y a las obligaciones del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa y acorde a lo
establecido en el Plan Nacional de Desarrollo.
Que mediante Resolución No. 002 de 2012 se crearon cinco (5) grupos de trabajo de la Secretaría General, y
modificada su denominación mediante Resolución 1114 de 2013, entre ellos el Grupo de Gestión y Control
Documental al cual le corresponde:
1. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con la recepción, clasificación,
organización y envío de documentos, como también su correspondiente archivo.
2. Velar por el funcionamiento del área de Servicio al Ciudadano y la atención de quejas y reclamos que
presenten los ciudadanos sobre el desempeño de las dependencias o personas que laboran en la
entidad.
3. Recibir y tramitar oportunamente las peticiones, quejas y reclamos que en forma verbal o escrita
presenten los ciudadanos referentes al comportamiento y actuaciones de los servidores públicos de la
entidad y darles el trámite respectivo.
4. Coordinar el manejo del sistema de información, empleado por la Unidad para distribuir y asignar la
correspondencia.
Teniendo en cuenta las funciones asignadas en la resolución 0039 de 2014 al Grupo de Gestión de
Seguimiento y Operación Administrativa de la Secretaria General de la Unidad Administrativa Especial de
Gestión de Restitución de Tierras Despojadas y la insuficiencia de personal de planta, para que esta
dependencia en las Direcciones Territoriales pueda cumplir cabalmente con sus funciones, se determinó que
es necesario contar con un apoyo en la gestión Documental en las funciones específicas al proceso de
gestión documental.
Que una vez desarrollados los estudios previos y analizadas las condiciones del servicio que se pretende
satisfacer y estudiado el perfil que demanda el mismo, la Dirección Territorial, considera que la persona es
idónea para garantizar los fines de la contratación y el cumplimiento de los cometidos de LA UNIDAD ya que
cumple con los requisitos académicos y de experiencia requeridos y por lo tanto recomienda su contratación.
Atendiendo la necesidad y el contexto anteriormente expuestos, para tal fin es fundamental contar con un
profesional que apoye las actividades de gestión documental en las Direcciones Territoriales de la Unidad
Administrativa Especial de Gestión para la Restitución de Tierras Despojadas. Lo anterior, teniendo en
cuenta que dentro de la planta de la Entidad, no se cuenta con el personal idóneo suficiente para satisfacer
estas necesidades y por esta razón la contratación se encuentra debidamente justificada.
2.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
2.1
OBJETO: Prestar sus servicios de apoyo a la gestión con plena autonomía técnica y administrativa
para dar soporte a la dirección Territorial, en temas relacionados con la gestión documental
aplicando la Normatividad Vigente por el Archivo general de la Nación y las directrices impartidas
por la UAEGRTD en esta materia.
REQUISITOS MINIMOS DE FORMACION ACADEMICA Y DE EXPERIENCIA
2.2
Opción 1: Título técnico o tecnólogo con estudios para el trabajo y el desarrollo humano relacionado
con bibliotecología y archivísticas en gestión documental, carreras administrativas o afines.
Experiencia: Un año relacionada con la administración de archivos y/o documentos.
Opción 2:
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Estudios: Estudio Universitarios en bibliotecología y archivística o ciencia de la información y la
documentación, carreras administrativas y afines.
Experiencia: Un año relacionada con la administración de archivos y/o documentos.
Opción 3:
Estudios: Bachiller comercial
Experiencia: Dos años relacionada con la administración de archivos y/o documentos
2.3.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA:
Las actividades específicas a desarrollar para la prestación de los servicios profesionales y apoyo a
la gestión son las siguientes:
1. Apoyar en la Administración del centro de documentación de la Unidad.
2. Apoyar en la actualización física y digital de los expedientes del archivo central
3. Apoyar en la aplicación y cumplimiento de las directrices establecidas por el Programa de
Gestión Documental (PGD) y el Manual de Archivo y Correspondencia de la Unidad
4. Apoyar en la aplicación y verificación proceso de conformación de expedientes,
Transferencias primaria de documentos, préstamos de documentos y digitalización de
documentos producidos y recibidos por la Unidad, al igual los procesos que se establezcan
durante la ejecución del contrato.
5. Apoyar en la aplicación y verificación los instructivos de traslado documental, inventario
documental y foliación de expedientes a la documentación producida y recibida por la
Unidad, al igual los instructivos que se establezcan durante la ejecución del contrato.
6. Apoyar en la aplicación y verificación las guías de conformación de expedientes de
restitución de tierras, al igual las diferentes directrices que se establezcan durante la
ejecución del contrato.
7. Apoyar con la recepción, verificación, distribución y clasificación de los documentos y
expedientes de la Unidad.
8. Velar por la custodia, circulación y administración de los documentos y expedientes de la
Unidad
9. Apoyar en la aplicación y verificación el instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de
documentos de archivo emitido por el Archivo General de la Nación (AGN) de forma
permanente y periódica durante la ejecución del contrato.
10. Velar por la conservación y manejo adecuado de los documentos y expedientes
pertenecientes de la Unidad
11. Apoyar en la reorganización y rotación de las cajas en la estantería.
12. Apoyar en la actualización de las bases de datos del Grupo de Gestión y Control
Documental
13. Elaborar informes mensuales de gestión, seguimiento y control de las actividades
asignadas.
14. Mantener en orden el sitio de trabajo y reportar posibles anomalías presentadas.
15. Garantizar que cada una de las actividades que se ejecuten durante el periodo contractual
se encuentren bajo las directrices impartida, de igual forma deberá certificar la actualización
permanente y periódica de las mismas
16. Apoyar en la aplicación correcta de las Tablas de Retención Documental de la oficina
Territorial de la Unidad
17. Apoyar en el suministro de la información necesaria para realizar los informes de
seguimiento del área y de la Dirección Territorial.
18. Apoyar en las respuestas y soluciones oportunas y adecuadas a los usuarios de la Unidad
en referencia a los procesos técnicos de gestión documental que se adelanten.
19. Las demás actividades asignadas para el diligente cumplimiento de su contrato.
Serán de propiedad de la Unidad los resultados de los estudios, investigaciones y en general los
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informes y obligaciones realizadas para cumplir el objeto de este contrato. El contratista no podrá
hacer uso de los mismos para fines diferentes a los del cumplimiento del objeto contractual, sin
autorización previa, expresa y escrita de la Unidad.
El contratista puede hacer uso y difusión de los resultados, informes y documentos, y en general de
los productos que se generen en el desarrollo y ejecución del presente contrato, siempre y cuando
con ello no se afecte la confidencialidad de que trata el presente contrato y se haya obtenido
previamente autorización de la Unidad.
2.4.
TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR: Prestación de Servicios profesionales y de apoyo a la
gestión.
2.5.
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del presente contrato será hasta
el <Indicar la fecha> del 2015..
2.6.
VALOR DEL CONTRATO: El valor del contrato será hasta por la suma de <Indicar el valor en
letras> PESOS M/CTE ($<Indicar el valor números>.oo).
2.7.
PARAGRAFO 1º: La presente contratación y el valor establecido para la misma se encuentra
identificado en el Plan Anual de Adquisiciones para la presente vigencia y su respaldo será el
certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.
FORMA DE PAGO DEL CONTRATO: el valor del contrato se pagará de la siguiente manera:
A. Un primer pago hasta por valor de <Indicar el valor en letras 1/2 honorario> PESOS M/CTE
($<Indicar el valor números.oo).
B. <Indicar el número de meses en letras y (números)> pagos cada uno por valor de UN
MILLÓN QUINIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS PESOS M/CTE
($1’534.300.oo).
El pago se realizará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la cuenta de
cobro en el Grupo de Gestión Económica y Financiera, previa certificación expedida por el
supervisor del contrato, en la que conste el cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones
durante el respectivo lapso, junto con la presentación por parte del contratista de: 1) Informe de
actividades y certificación de cumplimiento de las obligaciones firmada por el supervisor. 2) Copia de
los comprobantes de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral, en el
porcentaje establecido por el Gobierno Nacional. 3) La acreditación del pago por el respectivo
periodo de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales al que se refiere el Decreto 723 de
2013.
PARAGRAFO 1º: El primer pago obedece a las actividades efectivamente ejecutadas por parte del
contratista a partir del cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. En el caso
de ser necesario la liberación de recursos, el supervisor realizará el trámite conforme los
lineamientos del Grupo de Gestión Económica y Financiera.
PARAGRAFO 2º: El pago está sujeto a la disponibilidad del PAC (Programa Anual de Caja),
asignado a la Unidad por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
PARÁGRAFO 3º: El último pago está sujeto a la presentación por parte del contratista del informe
final de actividades y certificación de cumplimiento de las obligaciones aprobado y firmado por el
supervisor, así como del diligenciamiento y firma por parte del contratista del formato destinado para
la entrega de bienes y documentos por parte de los contratistas, respecto de los elementos
suministrados por la entidad para la ejecución de las actividades.
2.8.
LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato se desarrollará en <indicar el
municipio o la ciudad y departamento>.
2.9.
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATANTE:
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1. Pagar al CONTRATISTA el valor estipulado en el contrato.
2. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual y velar por el cumplimiento del
mismo.
3. Prestar la debida colaboración al CONTRATISTA, suministrándole información sobre los
aspectos que requiera para el desarrollo de las actividades que se le encomienda.
4. Suministrar oportunamente la documentación e información que repose en la UNIDAD y que no
esté sujeta a reserva, de modo que se le facilite a EL CONTRATISTA el cumplimiento del objeto
del contrato.
5. Prestar a EL CONTRATISTA la colaboración y apoyo logístico necesarios para este tipo de
contratos y las actividades objeto del mismo.
6. Se deja expresa constancia que LA UNIDAD informa al CONTRATISTA, que en cumplimiento
del Decreto 723 de 2013, en concordancia con el numeral 1 del literal A del Artículo 13 de
Decreto 1295 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y el artículo 6 de la
Ley 1562 de 2012, LA UNIDAD realizará la afiliación a la ARL, por intermedio del Grupo de
Gestión de Talento y Desarrollo Humano y los pagos respectivos deberá hacerlos de acuerdo
con los lineamientos de la respectiva ARL.
7. Cuando EL CONTRATISTA, en virtud de las obligaciones establecidas en el contrato, requiera
desplazarse a ciudad diferente a la del lugar de ejecución del mismo, la UNIDAD suministrara
los gastos de traslado de conformidad a la tabla estipulada para tal fin.
8. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias
a que hubiere lugar.
9. Ejercer la acción de repetición por las indemnizaciones que deba pagar como consecuencia de
la actividad contractual.
2.10.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato será ejercida por el Director Territorial donde se ejecute el contrato, o por quien
designe el Ordenador del Gasto.
3.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
Contratación Directa de conformidad con lo señalado en el artículo 2 Numeral 4 Literal h de la Ley 1150 de
2007, reglamentado en el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, según el cual “Las entidades estatales
pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato,
siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área
de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias
ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.”
Para lo anterior, el mismo artículo define como servicios profesionales y de apoyo a la gestión “aquellos de
naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la
entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
4.
SOPORTE ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
El valor de los honorarios se definió teniendo en cuenta el tipo de servicios a contratar y el perfil requerido por
la Unidad, atendiendo los lineamientos de la Resolución de Tabla de Honorarios establecida por la Unidad y
que se encuentra vigente a la fecha de la contratación.
5.
JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA
OFERTA MÁS FAVORABLE
Teniendo en cuenta que la modalidad de selección es la contratación directa, no se justifican los factores de
selección que permitan la oferta más favorable para la entidad en los términos del artículo 81 del Decreto
1510 de 2013.
6.
TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN
AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
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N/A
7.
ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS Y MECANISMOS DE COBERTURA
DE RIESGO.
Para este contrato la Unidad no exigirá garantía de cumplimiento, de acuerdo con lo señalado en el artículo
77 del Decreto 1510 de 2013 según el cual “En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas
en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para
exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos”.
8.
ACUERDOS INTERNACIONALES O TRATADOS DE LIBRE COMERCIO QUE COBIJAN LA
CONTRATACIÓN
Para determinar si a esta contratación le aplican acuerdos internacionales o tratados de libre comercio
vigentes, la Unidad analizó la información suministrada por el Ministerio de Comercio Exterior, que señala:
“Pautas para determinar si una contratación realizada por una entidad pública está cubierta por un
acuerdo comercial vigente:
A. El primer punto es identificar si la entidad pública está incluida en la lista de entidades cubiertas por
los diferentes capítulos de compras públicas de cada acuerdo. Aunque cada Acuerdo Comercial
tiene su propio listado de entidades, en general Colombia ha realizado compromisos similares en
todos estos y por ello las diferencias no son significativas. Así, a manera de ejemplo, el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones está cubierto por todos los Acuerdos, salvo
el de Triángulo Norte en relación con Honduras”.
B. Una vez la entidad determina que sí está cubierta por alguno de los Acuerdos, debe verificar si el
proceso de contratación que desea adelantar se encuentra igualmente cubierto o por el contrario ha
sido excluido de alguno de ellos.
A continuación se describen las contrataciones no cubiertas:
Los contratos cuya selección se adelanta a través de la modalidad de contratación directa”
________________________________________
<Indicar el nombre del Director Territorial>
Director Territorial
Elaboró: <Nombre de quien elaboro>

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