Charles River Laboratories, International Inc. Charles River

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Charles River Laboratories, Inc.
Código de conducta y ética profesional
Código de la conducta y del ética - versión europea del negocio
Adoptado por el Consejo directivo el 10 de diciembre de 2002
Revisión con fecha del 18 de mayo de 2006
1. Introducción
Este Código de conducta y ética profesional (“Código”) ha sido adoptado por nuestro
Consejo directivo y resume las normas que deben regir nuestras acciones. Si bien estas
normas abarcan una gran variedad de prácticas y procedimientos profesionales, no
pueden incluir ―y de hecho no lo hacen― todas las cuestiones que podrían surgir, ni
todas las situaciones que requieren tomar decisiones éticas. Más bien, estipulan
principios directivos clave que reflejan las políticas de la Compañía y establecen las
condiciones de empleo en ella.
Debemos esforzarnos por fomentar una cultura de honestidad y responsabilidad.
Nuestro compromiso con el más alto nivel de conducta ética debe reflejarse en todas
las actividades comerciales de la Compañía que incluyan, aunque no de forma
excluyente, las relaciones con el personal, los clientes, los proveedores, la
competencia, el gobierno y el público, incluyendo a nuestros accionistas. Todos
nuestros empleados, ejecutivos y personal directivo deben obrar de conformidad con el
espíritu de este Código y lo aquí expuesto, e incluso deben intentar evitar todo aquello
que pueda parecer un comportamiento indebido.
Uno de los bienes más preciados de nuestra Compañía es nuestra reputación de
integridad, profesionalismo e imparcialidad. Todos debemos reconocer que nuestras
acciones son la base de nuestra reputación y es obligatorio cumplir con este Código y
las leyes aplicables.
Debemos cooperar y cumplir cabalmente con la letra y el espíritu de este Código.
Creemos que nuestro compromiso con este Código es crítico para alcanzar las metas
que nos hemos fijado y nuestro éxito futuro. Incluso las acciones bienintencionadas
que infrinjan la ley o este Código pueden tener consecuencias adversas para la
Compañía y para las personas involucradas. El incumplimiento de las normas
expuestas en este Código puede resultar en medidas disciplinarias, que podrían incluir
el despido o la separación del cargo. No obstante, este Código no anula ni modifica de
manera alguna el derecho de la Compañía o de cualquier empleado de finalizar la
relación laboral, con o sin notificación y motivo.
Todos los empleados y el personal directivo deben leer este Código, firmar la
confirmación (ver formulario adjunto) de que se ha leído y entendido el Código, y
aceptar el cumplimiento estricto de las normas en él expuestas. Anualmente,
empleados de la administración, personal directivo y demás personas seleccionadas
según su cargo en la Compañía deberán firmar una declaración de reafirmación
indicando el cumplimiento de este Código. Si tiene alguna pregunta sobre cualquiera
de los aspectos abordados en el presente Código, consulte a su supervisor o a un
miembro del Departamento Legal.
Dado que la adhesión a este Código de conducta y ética profesional es una condición
para la continuidad de su empleo en la Compañía, es fundamental que comprenda el
Código perfectamente. Recuerde: se recomienda buscar la respuesta a cualquier
pregunta relacionada con la interpretación o aplicación de este Código antes de
tomar cualquier medida de la que no se sienta seguro. Volver arriba
2
2. Cumplimiento de leyes, reglas y regulaciones
Nos comprometemos a llevar a cabo nuestro negocio con honestidad e integridad y en
total conformidad con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables. Ningún
empleado, ejecutivo o personal directivo de la Compañía cometerá un acto ilegal o no
ético, ni ordenará a otros a hacerlo con ningún pretexto.
Si cree que alguna práctica pone en cuestionamiento el cumplimiento de este Código o
de alguna ley, regla o regulación aplicable, o si tiene preguntas sobre alguna ley, regla
o regulación, comuníquese con el Departamento Legal. Volver arriba
3. Explotación de información privilegiada
Es ilegal utilizar información de carácter no público para comercializar títulos o
“aconsejar” a un familiar, un amigo u otra persona. Toda información de carácter no
público debe considerarse información privilegiada y nunca debe utilizarse en
beneficio propio. Se requiere que esté familiarizado con la Política de negociación
interna de la Compañía y que cumpla con ella. Ésta se encuentra disponible en la
Intranet y en su Manual del empleado. En el caso de presentarse alguna duda acerca de
su capacidad de comprar o vender acciones de CRL, debe comunicarse con el
Departamento Legal. El cumplimiento de la Política de negociación interna de la
Compañía es una parte integral de este Código. Volver arriba
4. Protección de la información de propiedad confidencial
La información de propiedad confidencial que se genera y reúne en nuestro negocio es
un bien preciado de la Compañía. La protección de esta información desempeña un
papel fundamental en nuestro crecimiento continuo y nuestra capacidad de competir.
Toda información propietaria debe mantenerse estrictamente confidencial, excepto
cuando la Compañía autorice la revelación o cuando la ley así lo exija. Esto significa
que no debe hablar de asuntos internos de la Compañía con ninguna persona ajena a
ésta, excepto que así lo exija la ley o el desempeño de sus obligaciones laborales. Esta
prohibición significa además que no debe publicar información acerca de la Compañía
3
en ningún tablero electrónico de mensajes ni en una “sala de conversación”, aun
cuando lo haga de forma anónima o en un intento de defender a la Compañía.
La información de propiedad incluye toda información de carácter no público que
pueda ser útil para la competencia o perjudicial para la Compañía o sus clientes en
caso de ser revelada. También debe protegerse la propiedad intelectual (secretos
comerciales, patentes, marcas comerciales y derechos de copyright), así como los
planes de negocios, de investigaciones o de nuevos productos, los objetivos y las
estrategias, los registros, las bases de datos, los datos de salarios y beneficios, la
información médica de los empleados, las listas de clientes, empleados y proveedores,
y cualquier información financiera o de precios que no haya sido publicada.
El uso o la distribución no autorizada de información de propiedad es contrario a la
política de la Compañía y podría ser ilegal. Dicho uso o distribución podría tener
consecuencias adversas, como posibles medidas disciplinarias y acciones legales, tanto
para la Compañía como para las personas afectadas. Respetamos los derechos de
propiedad y la información propietaria de otras compañías y exigimos a nuestros
empleados, ejecutivos y personal directivo respetar esos derechos.
Su obligación de proteger la información propietaria y confidencial de la Compañía
continúa aun luego de abandonar la Compañía, y debe devolver toda la información
propietaria que tenga en su poder al abandonarla. Volver arriba
5. Conflictos de intereses
Nuestros empleados, ejecutivos y personal directivo tienen la obligación de actuar en
beneficio de la Compañía. Todos los empleados, ejecutivos y personal directivo deben
esforzarse por evitar situaciones que presenten un conflicto potencial o actual entre su
propio interés y el interés de la Compañía.
Se produce un “conflicto de intereses” cuando el interés privado de una persona
interfiere o parece interferir de algún modo con el interés de la Compañía, incluido el
de sus subsidiarias y filiales. Puede surgir un conflicto de intereses cuando un
empleado, ejecutivo o personal directivo tome una medida o tenga un interés que
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pueda obstaculizar el desempeño objetivo y eficaz de su trabajo. También pueden
surgir conflictos de intereses cuando un empleado, ejecutivo o personal directivo (o sus
familiares) recibe beneficios personales indebidos por el cargo que ocupa en la
Compañía.
En términos más sencillos, como empleado o director de la Compañía debe velar por
los intereses de la Compañía en todo momento y evitar cualquier medida que pueda
impedir a la Compañía recibir todos los beneficios que debería recibir como el
producto de sus esfuerzos. Debe evitar cualquier cargo que le dé un interés que
compita con la Compañía y cualquier situación en la que sus acciones para la
Compañía puedan ser o parecer influenciadas por factores personales o familiares. En
el trato con clientes, clientes potenciales, proveedores y asociados, debe actuar
exclusivamente en beneficio de la Compañía y excluir totalmente cualquier ventaja
personal.
Si bien sería imposible describir todas las situaciones en las que puede surgir un
conflicto de intereses, he aquí una lista con algunos ejemplos de situaciones que
podrían constituir un conflicto de intereses:
ƒ
Trabajar en cualquier función para un competidor, cliente o proveedor
siendo empleado de la Compañía.
ƒ
Aceptar obsequios que exceden un valor moderado ($500) o recibir de un
competidor, cliente o proveedor descuentos personales u otros beneficios
como resultado de su cargo en la Compañía. Sin embargo, no constituye
un conflicto de intereses aceptar una recepción o entretenimiento (como
un almuerzo o una cena) en el transcurso de los negocios.
ƒ
Competir con la Compañía en la compra o la venta de propiedades,
servicios u otros intereses.
ƒ
Tener interés en una transacción que involucra a la Compañía, a un cliente
o a un proveedor (sin incluir las inversiones de rutina en compañías que
cotizan en bolsa).
5
ƒ
Recibir un préstamo o una garantía de una obligación como resultado de
su cargo en la Compañía.
ƒ
Orientar los negocios hacia un proveedor que sea propiedad o que esté
administrado por un familiar o un amigo (o que emplee a alguno de éstos).
También puede surgir un conflicto potencial si es miembro del consejo directivo o del
consejo consultivo de un cliente o un proveedor de la Compañía. Aceptar cargos en
Consejos externos requiere mucho tiempo y puede exponerlo a conflictos de intereses
con la Compañía. En consecuencia, si cree que aceptar un cargo con un cliente o un
proveedor representa un beneficio para la Compañía, debe consultar al Departamento
Legal antes de aceptarlo. En caso de aceptar un cargo en el consejo, puede quedarse
con la compensación percibida por su participación en el consejo (incluso si le pagan
en acciones u opciones de compra acciones), a menos que la Compañía tenga una
participación de propiedad en esa compañía o que usted sea el representante de la
Compañía en el consejo. Debe ser consciente de que, a menos de que se le haya
solicitado ser el representante de la Compañía en otro consejo, nuestro seguro D&O no
le proporcionará cobertura. Por consiguiente, debe comprender plenamente las
potenciales responsabilidades personales asociadas con la participación en consejos.
Es posible que las situaciones que involucran un conflicto de intereses no siempre sean
obvias o de fácil resolución. Los ejecutivos deben informar al Departamento Legal las
acciones que puedan conllevar un conflicto de intereses. Los empleados que no ocupan
cargos ejecutivos o del personal directivo deben informar a su representante de
Recursos Humanos o a su supervisor (quien debe informar todos los conflictos
potenciales a su Gerente de unidad de negocio) de la existencia de cualquier conflicto
de intereses actual o potencial.
A los efectos de evitar conflictos de intereses, los ejecutivos deben comunicar
cualquier relación o transacción material que pueda originar un conflicto de este tipo al
Director de asesoría jurídica, quien deberá notificar estas revelaciones a la
Gobernación corporativa y al Comité de nominaciones. Los conflictos de intereses que
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atañen al Gerente general, al Director de asesoría jurídica y al personal directivo
deberán comunicarse a la Gobernación corporativa y al Comité de nominaciones.
Los empleados, ejecutivos y miembros del personal directivo que a sabiendas no
comuniquen conflictos de intereses están sujetos a medidas disciplinarias, incluidos el
despido y la remoción del cargo. Volver arriba
6. Protección y uso adecuado de los bienes de la Compañía
La protección de los bienes de la Compañía contra pérdidas, robos u otros usos
indebidos es responsabilidad de todos los empleados, ejecutivos y personal directivo.
Las pérdidas, los robos y los usos indebidos de los bienes de la Compañía afectan
directamente nuestra rentabilidad. Cualquier pérdida, uso indebido o sospecha de robo
debe informarse al Departamento Legal.
El único propósito del equipamiento, los vehículos y los suministros de la Compañía es
el desarrollo de nuestras actividades comerciales. Pueden utilizarse únicamente para
las actividades comerciales de la Compañía en consonancia con las pautas establecidas
por la Compañía. Volver arriba
7. Oportunidades corporativas
Se les prohíbe a los empleados, los ejecutivos y el personal directivo aprovechar
personalmente oportunidades descubiertas a través del uso de propiedad o información
corporativa o de su cargo en la Compañía. Ningún empleado, ejecutivo o personal
directivo puede utilizar propiedad o información corporativa o su cargo en beneficio
personal ni competir con la Compañía. Competir con la Compañía puede implicar
dedicarse al mismo rubro comercial que la Compañía o cualquier situación en la que el
empleado, el ejecutivo o el personal directivo prive a la Compañía de oportunidades de
compra o venta de productos, servicios o intereses. Volver arriba
8. Prácticas comerciales leales
Los empleados, los ejecutivos y el personal directivo deben esforzarse por ejecutar
prácticas comerciales leales con los clientes, los proveedores, los competidores, el
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público y entre sí, en todo momento y conforme con prácticas comerciales éticas.
Nadie debería beneficiarse injustamente de ninguna otra persona mediante
manipulación, ocultación, abuso de información privilegiada, distorsión de hechos
materiales ni ninguna otra práctica comercial desleal. No deberá efectuarse ningún
pago directa o indirectamente a nadie a fin de obtener o retener negocios u obtener
cualquier otra acción favorable. La Compañía y el empleado, el ejecutivo o el personal
directivo afectados pueden estar sujetos a medidas disciplinarias y posible
responsabilidad civil o penal a causa del incumplimiento de esta política.
El entretenimiento y los obsequios de negocios ocasionales para los empleados no
gubernamentales vinculados con las tratativas de negocios o el desarrollo de relaciones
comerciales generalmente se consideran apropiados en la conducción de los negocios
de la Compañía. Sin embargo, estos obsequios no deben constituir una práctica
frecuente y su valor debe ser moderado. No deben realizarse ni aceptarse obsequios ni
entretenimiento que de alguna forma puedan originar un sentimiento o expectativa de
obligación personal.
Las prácticas aceptables en ambientes de negocios pueden ser contrarias a la ley o las
políticas que regulan a los empleados gubernamentales en el plano federal, estatal o
local. Por consiguiente, no puede proporcionarse ningún tipo de obsequio o
entretenimiento de negocios a ningún empleado gubernamental sin previa aprobación
del gerente general de su unidad de negocio o del Departamento Legal.
La Ley sobre las prácticas corruptas en el extranjero (FCPA, por su sigla en inglés)
prohíbe la entrega de cualquier elemento de valor de forma directa o indirecta a
cualquier "funcionario gubernamental extranjero" a fin de obtener o retener negocios.
Si cree que algún obsequio o pago previsto puede infringir la FCPA, comuníquese con
el Departamento Legal antes de tomar cualquier medida. Volver arriba
9. Calidad de los comunicados al público
La Compañía tiene la responsabilidad de comunicarse de forma eficaz con los
accionistas de modo que cuenten con información completa y precisa, en todos los
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aspectos importantes, acerca de la situación financiera y los resultados de las
operaciones de la Compañía. Nuestros informes y documentos presentados ante la
Comisión de bolsa y valores y otras comunicaciones públicas deberán incluir
declaraciones completas, justas, precisas, actualizadas y fáciles de comprender, y la
Compañía ha establecido un Comité de declaraciones compuesto de miembros de la
alta gerencia para ayudar a supervisar tales declaraciones. Volver arriba
10. Realización de informes sobre cualquier comportamiento ilegal o corrupto y asuntos
de auditoría, contabilidad y finanzas.
Las situaciones que podrían implicar un quebrantamiento de leyes, normas, reglamentos,
de este Código o de la política de la Empresa en asuntos de auditoría, contabilidad y
finanzas, es posible que no siempre estén claros y precisen una valoración compleja. Se
anima a los empleados a comentar cualquier pregunta que tengan con los supervisores,
directores o cualquier otro personal pertinente, como el Departamento legal, cuando
tengan alguna duda sobre la realización más apropiada de una acción en una situación
determinada.
Los empleados deberán informar rápidamente de cualquier problema relativo al
quebrantamiento de leyes, normas, reglamentos o de este Código a sus
supervisores/directores, al Departamento legal, o bien, en caso de que se trate de asuntos
de contabilidad, controles de contabilidad internos, auditoría o corrupción, al Consejo
General o al Director de auditoría interna.
Tal y como requiere la Ley Sarbanes-Oxley, la Empresa ha implantado un procedimiento
especial de elaboración de informes mediante el cual los empleados pueden realizar
informes a través de una línea de atención de acuerdo con las normas de conducta de la
Empresa sobre asuntos de contabilidad, controles de contabilidad internos y auditoría en
los campos de auditoría, contabilidad y finanzas, para la lucha contra un comportamiento
corrupto o ilegal, sujetos a las estipulaciones siguientes (“Asuntos destinados a la línea de
atención”):
Se anima a los empleados a realizar informes en la línea de atención de la
Empresa en relación a asuntos destinados a dicha línea de atención mediante
9
identificación. Los empleados también pueden realizar informes anónimos en la
línea de atención de la Empresa sujetos a las precauciones siguientes.
Los informes deberán proporcionar (i) información objetiva y libre de prejuicios y
(ii) suficiente información acerca del incidente o la situación que permita a la
Empresa una correcta investigación.
Tras la investigación de un informe o la decisión de no investigar un informe, la
información recogida por los Empleados en cualquier informe se archivará (con
acceso limitado) o se destruirá, según lo determine la Empresa y de acuerdo con
las leyes y reglamentos aplicables.
Los problemas o denuncias se tratarán de forma confidencial, lo que incluye
mantener una identidad anónima; haremos todo lo posible por proteger esta
confidencialidad, según lo dispuesto por la ley, el reglamento, los procedimientos
legales y las normas de conducta de la Empresa sobre la privacidad de los datos.
Los empleados que realicen informes, así como los individuos identificados en
dichos informes, tendrán acceso a la información que se recoja y la oportunidad
de presentar informes adicionales y correctivos en caso de que el informe o el
resumen se considere impreciso o inadecuado. Sin embargo, los datos
relacionados con la identidad del empleado que realiza el informe no se
proporcionarán a los sujetos de dichos informes. Los individuos identificados en
un informe serán informados tan pronto como sea posible después de que se
archive el informe, o tan pronto como se hayan tomado medidas de protección
con el fin de evitar la destrucción de alguna prueba, según determine la Empresa y
bajo un criterio razonable.
La Empresa no tolerará ningún tipo de represalia por informes o denuncias
relativas a conductas inadecuadas que se hayan hecho de buena fe. Una
comunicación abierta de problemas y preocupaciones por parte de todos los
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empleados sin temor a castigos o represalias es vital para la implantación
satisfactoria de este Código. Sin embargo, un uso abusivo del procedimiento de
información puede dar lugar a procedimientos disciplinarios o judiciales. Se
solicita su colaboración en investigaciones internas de conductas inadecuadas y
comportamientos al margen de la ética. Volver arriba
11. Procedimientos de cumplimiento
La Compañía reconoce la necesidad de aplicar este Código de forma equitativa a
quienes corresponda. El Director de asesoría jurídica de la Compañía será la autoridad
principal y el responsable de hacer cumplir este Código, sujeto a la supervisión de la
Gobernación corporativa y del Comité de nominaciones o ―en el caso de asuntos
contables, de controles contables internos o de auditoría― del Comité de auditoría del
Consejo directivo. La Compañía destinará los recursos necesarios para que el Director
de asesoría jurídica pueda establecer tales procedimientos en la medida que resulte
razonablemente necesario para crear una cultura de responsabilidad y propiciar el
cumplimiento del Código. Las preguntas acerca de este Código deberán dirigirse al
Departamento Legal. Volver arriba
12. Renuncias y enmiendas
Cualquier renuncia a las disposiciones en este Código de los gerentes generales o el
personal directivo puede ser concedida por la Gobernación corporativa y el Comité de
nominaciones del Consejo directivo, y se revelará inmediatamente a los accionistas de
la Compañía. Cualquier renuncia a este Código de otros empleados puede ser
concedida únicamente por el Departamento Legal. Las enmiendas a este Código deben
ser aprobadas por el Consejo directivo. Cualquier enmienda para este Código se
revelará públicamente a los accionistas de la Compañía. Volver arriba
13. Cumplimiento de las Leyes antimonopolio
Las leyes antimonopolio prohíben acuerdos entre los competidores en asuntos como
precios, términos de ventas a clientes y asignación de mercados o clientes. Pueden
revestir mucha complejidad y las infracciones pueden exponer a la Compañía y a sus
11
empleados a sanciones penales, como multas, encarcelamiento y responsabilidad civil.
Si desea formular alguna pregunta, consulte al Departamento Legal. Volver arriba
14. Contribuciones y actividades políticas
Todas las contribuciones políticas realizadas por o en nombre de la Compañía y todas
las solicitudes de contribuciones políticas de cualquier índole deben ser legítimas y de
conformidad con las políticas de la Compañía. El apoyo financiero de la Compañía a
las organizaciones políticas requiere la aprobación expresa del Gerente general. Esta
política se aplica únicamente al uso de los bienes de la Compañía y no pretende
desalentar o evitar que los empleados, ejecutivos o personal directivo realicen aportes
políticas o participen en actividades políticas en nombre propio. La compañía no
efectuará reembolsos en forma directa o indirecta por aportes a campañas políticas
personales. Volver arriba
15. Políticas relacionadas
La Compañía ha establecido una serie de otras políticas corporativas de las que usted
ha sido informado al incorporarse a la Compañía. Una parte integral de este Código de
conducta y ética profesional es que todos los empleados deben atenerse a todas las
políticas establecidas por la Compañía. A continuación se encuentra un breve resumen
de las demás políticas clave de la Compañía que se supone que debe conocer,
comprender y cumplir. Estas políticas se consideran parte de este Código.
ƒ
Normas del lugar de trabajo. La política de la Compañía es brindar
igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y tomar acción
afirmativa para garantizar que el empleo, la capacitación, la
compensación, el traslado, el ascenso y otros términos y condiciones
laborales se proporcionen sin distinción de raza, color, sexo, religión,
edad, nacionalidad de origen, estado civil, orientación sexual,
discapacidad física o mental, embarazo, parto o enfermedades
relacionadas, estado de familia, ascendencia, credo, estado de
discapacidad, veterano de Vietnam, o cualquier otra categoría amparada
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legítimamente por las leyes aplicables. Además, la Compañía cuenta con
una política de tolerancia cero para cualquier tipo de acoso, incluido el
acoso sexual, y está comprometida a mantener un ámbito laboral sin
acosos. Asimismo, la Compañía se esfuerza por mantener un ámbito
laboral sano y saludable. Creemos que las drogas y el alcohol no tienen
cabida en el lugar de trabajo de Charles River y no se tolerarán en este
lugar. Se le instruye revisar las descripciones detalladas de la Acción
afirmativa y la Política de igualdad de oportunidades laborales, las
Políticas de prevención de acosos y la Política para un lugar de trabajo sin
drogas y alcohol de la Compañía, incluidas en su Manual del trabajador,
que también se encuentra disponible en la Intranet o a través de su
representante de Recursos Humanos.
ƒ
Tratamiento humanitario de animales. Es política de la Compañía tratar
humanitariamente todos los temas relacionados con los animales utilizados
en nuestros negocios. El maltrato de animales no se tolerará en Charles
River. Se supone que debe revisar esta política y cumplir con ella. Las
infracciones de la política y el maltrato de animales son motivos de
despido inmediato. Se le instruye revisar la política de la Compañía sobre
el Trato humanitario de animales incluida en el Manual del empleado, que
se encuentra disponible en la Intranet de la Compañía o a través de su
representante de Recursos Humanos.
ƒ
Política sobre información de reclamos contables y de auditoría. La
Compañía ha establecido una política sobre Reclamos de asuntos
contables, de controles contables internos y de auditoría que regula el
proceso a través del cual los empleados y otras personas pueden notificar,
de forma directa o anónima, inquietudes o presuntas infracciones
contables y de auditoría al Comité de auditoría del Consejo directivo. Se le
instruye revisar la política de la Compañía incluida en el Manual del
empleado, que se encuentra disponible en la Intranet de la Compañía o a
través de su representante de Recursos Humanos.
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16.
Alcanse
Este versión europea del Código se aplica a todos los empleados y el personal directivos
de Charles River Laboratories International, Inc. (y sus filiales y subsidiarias) que
trabajan en Francia, Alemania, Italia y España. Los empleados que trabajan en otros
países deben consultar la política titulada "Código de conducta y ética empresarial.
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