Caso #3 – Original Kayak Adventures (OKA)

Caso #3 – Original Kayak Adventures (OKA)

Caso #3 – Original Kayak Adventures (OKA)
Original Kayak Adventures ofrece servicio de excursiones eco-turísticas y renta de kayaks a lo largo del
Río Hudson.
Transfondo
John y Edie Caputo, quienes son naturalistas aficionados y ávidos kayakeros, fundaron OKA hace dos
años. Los Caputo estuvieron varios fines de semana y tiempo de vacaciones explorando los numerosos
arroyos y tributarios del Hudson. John era representante de ventas y Edie trabajaba para una firma de
diseño de páginas web. Hace dos años, la división para la que trabajaba John fue vendida a una
compañía rival, la cual anunció sus planes de mover operaciones a otro estado. En lugar de
relocalizarse, los Caputo decidieron formar a OKA. Ellos pensaron que Edie dejara su trabajo y trabajara
como una diseñadora de páginas web independiente, lo cual le proveyera de algunos ingresos mientras
John tramitaba la fundación de OKA y la convertía en una empresa rentable. John y Edie estaban
convencidos que el mercado del eco-turismo crecería, y estaban deseosos de compartir sus experiencias
y conocimientos con otras personas que fueran aficionados a los kayaks y a la naturaleza.
Original Kayak Adventures publica anuncios en revistas regionales y mantiene un web site, el cual Edie
diseña y mantiene al dia. Los clientes dicen que el site es atractivo e informativo, pero los Caputo no
están muy seguros de su efectividad para atraer nuevos negocios. En este tiempo, ninguna otra
compañía de renta de kayaks tiene negocios dentro de las 20 millas donde está localizado OKA.
El plan de los Caputo funciona muy bien. OKA alquiló un local en una marina cercana, donde Edie corre
la oficina y opera su negocio de diseño de web sites. Ella además maneja la renta de kayaks y de los
equipos necesarios, mientras que John se encarga de dar lecciones de kayaks a los clientes y de trabajar
como guía turístico. En los veranos y días feriados, Janet Jacobs, una estudiante de un colegio local, se
encarga de manejar las reservaciones para los viajes en kayaks y de contestar preguntas de los clientes.
El inventario de OKA incluye 16 kayaks de varios tipos, ocho carritos de transporte, y una gran cantidad
de equipos y de accesorios de seguridad. Basados en las preguntas más comunes de los clientes, Edie
está considerando añadir una selección de libros y de videos sobre kayaks y eco-turismo.
OKA tiene tres segmentos o partes principales: alquiler de equipo, talleres o seminarios, y los tours.
Muchos clientes hacen reservaciones para los tours y para los seminarios de eco-turismo, pero a veces
se aceptan a clientes sin reservaciones, sujeto a disponibilidad de espacio. El alquiler de los kayaks y
demás accesorios se divide entre las reservaciones y los talleres.
Las reservaciones se entran en una carpeta, donde están separados por tabs cada actividad a reservarse.
Edie creó una base de datos utilizando Microsoft Access para registrar las reservaciones. Cuando tiene
tiempo, ella entra a la base de datos la fecha de reservación, los detalles de la reservación, el tipo de
kayak, y la información del cliente en una tabla que está organizada por la fecha de la reservación. Cada
dia, ella imprime una lista de las reservaciones. Para tener una referencia más rápida, Edie coloca en
una pizarra magnética colocada en la pared de la oficina, la información de los kayaks codificada por
magnetos de colores que muestran la disponibilidad de equipo o el estatus de las reservaciones para
cada alquiler de kayak. En adición a la base de datos, Edie utiliza un package sencillo de contabilidad
para llevar los libros de OKA.
Aunque la base de datos de OKA maneja la información básica, los Caputo se percataron de algunos
inconvenientes, como por ejemplo, las reservaciones para los tours turísticos y los seminarios a menudo
conflijen con la disponibilidad de Edie o de John. A los Caputo les gustaría además, tener más
información sobre patrones de los alquileres, perfiles de clientes, efectividad de las promociones, y las
oportunidades futuras para su negocio. John y Edie han hablado de actualizar su sistema de
información, pero ellos están demasiado ocupados de tiempo para hacerlo y siempre se queda en
planes.
Preguntas
1) ¿Usted entiende que hace falta establecer un centro de cómputos dentro de esta organización?
2) ¿Qué tipo de inversión tendrían que hacer los Caputo para desarrollar un centro de cómputos
donde se pueda cubrir las necesidades actuales de información que tienen?
3) ¿Entiende usted que se podría considerar la alternativa de subcontratar la parte del centro de
cómputos? Cuáles serían algunos criterios que usted negociaría con la compañía a subcontratar?
4) Haga una lista de las posibles alternativas en término de sistemas de información que tendrían
los Caputo para alcanzar sus necesidades de información.