Compras por orden y cuenta de terceros Rev 08

Compras por orden y cuenta de terceros Rev 08

Compras por cuenta y orden de terceros
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Propósito y alcance
El propósito de éste procedimiento es determinar los lineamientos generales a seguir en las compras por
cuenta y orden de terceros.
Su alcance se extiende a todas las compras y contrataciones solicitadas por las entidades cooperantes.
2
Responsabilidades
El sector compras junto al Gerente de Apoyo a Programas Institucionales, son responsables del
cumplimiento del presente procedimiento.
Firma
Firma
Firma
Código GAF-07
Revisión 08
Redactó CPN
Sebastián Arbillaga
Fecha 10/06/2016
Revisó CPN Giselle
Zander
Fecha 10/06/2016
Aprobó Ing. Hugo
García
Fecha 13/06/2016
Doc. Interno X
Doc. Externo
Compras por cuenta y orden de terceros
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3
Diagrama del proceso
Diagrama
Nº
Responsable
Emisión solicitud de
compra
3.1
Responsable
del Convenio
Recepción solicitud de
compra
3.2
Registros
Otros doc.
Inicio
Compras
GAPI
GAF-07-I01
Elección del proceso
de compras
3.3
Gerente y
Compras
GAF-07-I02
GAPI
GAF-07-I04
GAF-07-I03
GAF-05-I02
Elección del Proveedor
3.4
Compras
GAPI
Emisión Orden de
Compra
3.5
Compras
GAPI
GAF-07-I04
GAF-07-F01
GAF-07-I04
GAF-07-F01
GAF-07-I04
Gerente
Firmar orden de
compra
3.6
Envío orden de
compra
3.7
Compras
GAPI
Recepción de
documentación
3.8
Gestión de
Pagos /
Tesorería
GAPI
GAF-07-I04
Recepción Mercadería
3.9
Convenios /
Compras
GAPI
GAF-01-F02
GAF-07-I04
GAPI y Dir.
Ejec. u otro
Gerente
GAF-06
GAF-07-I04
Fin
Firma
Firma
Firma
Código GAF-07
Revisión 08
Redactó CPN
Sebastián Arbillaga
Fecha 10/06/2016
Revisó CPN Giselle
Zander
Fecha 10/06/2016
Aprobó Ing. Hugo
García
Fecha 13/06/2016
Doc. Interno X
Doc. Externo
Compras por cuenta y orden de terceros
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3.1
Emisión solicitud de compra
El responsable del Convenio / Carta acuerdo / Proyecto emite y firma la solicitud de compra especificando
los requisitos que debe cumplir el producto a comprar.
3.2
Recepción solicitud de compra
Compras recibe la solicitud de compra enviada por el responsable del convenio / carta acuerdo / proyecto.
3.3
Elección del proceso de compras
Desde el sector de compras de la Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales se decide el método de
compra a seguir, detallado en los instructivos GAF-07-I01, GAF-07-I02, GAF-07-I03 y GAF-07-I04,
teniendo en cuenta la siguiente tabla:
Tipo contrato
Compra Menor
Compra Directa
Concurso de Precios
Licitación Privada
Licitación Pública
De
$0
$ 75.001,00
Hasta
$ 75.000,00
$ 780.000,00
$ 780.001,00
$ 1.300.001,00
$ 5.400.001,00
$ 1.300.000,00
$ 5.400.000,00
En adelante
En las adquisiciones hasta el límite superior de compra directa; salvo razones que lo impidan y de las que
deberá emitirse justificación, se cursarán invitaciones a tres proveedores del rubro. Para el caso de
concurso de precios se cursarán invitaciones, como mínimo, a seis proveedores del rubro y, en el caso de
licitación, se cursarán invitaciones como mínimo a diez proveedores del rubro.
Para el caso de las Delegaciones de Fundación ArgenINTA la elección del proceso de compras y la
gestión posterior se detalla en el Manual de Gestión Administrativa para Delegaciones GAF-05-I02.
3.4
Elección del proveedor
Según el método de compra seleccionado en el punto 3.3, compras selecciona al potencial proveedor que
reúna los requisitos solicitados por el responsable del Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto.
3.5
Emisión de la Orden de Compra
Compras emite la orden de compra (GAF-07-F01) detallando las especificaciones técnicas del servicio o
producto.
3.6
Firmar orden de compra
El Gerente de Apoyo a Programas Institucionales y el Director Ejecutivo u otro Gerente firman la orden de
compra (GAF-07-F01).
Firma
Firma
Firma
Código GAF-07
Revisión 08
Redactó CPN
Sebastián Arbillaga
Fecha 10/06/2016
Revisó CPN Giselle
Zander
Fecha 10/06/2016
Aprobó Ing. Hugo
García
Fecha 13/06/2016
Doc. Interno X
Doc. Externo
Compras por cuenta y orden de terceros
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3.7
Envío orden de compra
Compras adelanta por mail o fax la orden de compra al proveedor o al responsable del Convenio.
3.8
Recepción de documentación
Ingresa al circuito de pagos (ver GAF-06) la siguiente documentación:
Factura “B” o “C” conformada
Remitos Conformados
Orden de Pago firmada por el Responsable del Convenio / Carta acuerdo / proyecto
3.9
Recepción mercadería
Si la mercadería no es recepcionada en Fundación se deberá disponer de orden de pago, factura y remito
de la mercadería debidamente conformada por personal competente del convenio para efectuar el pago.
En caso que la mercadería cumpla con los requisitos especificados en la orden de compra, se procede al
pago. Si por el contrario, la mercadería difiere de lo solicitado, se acordará con el proveedor las
condiciones necesarias para cumplir con lo especificado en la orden de compra. Si la mercadería fuese
recibida en Fundación, compras avisa a la entidad cooperante de la recepción de la misma y realiza el
control sobre ella.
4
Indicadores de eficacia y eficiencia
No aplica.
5
Registros
Código
Archiva
Protección
Soporte
Indexa
Guarda
GAF-07-F01
Compras
Bibliorato
Papel
Por Convenio
10 años
6
Anexos
*Orden de compra por cuenta y orden de terceros (GAF-07-F01)
*Instructivo para Compra Directa (GAF-07-I01)
*Instructivo para Concurso de Precios (GAF-07-I02)
*Instructivo para Licitación (GAF-07-I03)
*Instructivo para Compras de Casa Central (GAF-07-I04)
Firma
Firma
Firma
Código GAF-07
Revisión 08
Redactó CPN
Sebastián Arbillaga
Fecha 10/06/2016
Revisó CPN Giselle
Zander
Fecha 10/06/2016
Aprobó Ing. Hugo
García
Fecha 13/06/2016
Doc. Interno X
Doc. Externo