Elaborada por OSCAR FERNANDO BENAVIDES GÓMEZ, adaptada

Elaborada por OSCAR FERNANDO BENAVIDES GÓMEZ, adaptada

Elaborada por OSCAR FERNANDO BENAVIDES GÓMEZ,
adaptada tomando como base la Metodología denominada
“DISEÑO DEL PROCESO METODOLÓGICO Y OPERATIVO
COMO MODELO PARA SER REPLICADO” en la implementación
del Expediente Municipal, generada por Docentes y Estudiantes de
la Universidad del Valle, conformado por el Ingeniero OSCAR
BUITRAGO BERMÚDEZ
y el Arquitecto
PEDRO MARTÍN
MARTÍNEZ TORO
INTRODUCCIÓN
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SE CONFORMA UN EXPEDIENTE MUNICIPAL?
El Expediente Municipal, es definido como uno de los instrumentos instaurados
por la Ley 388/1997 para que los municipios ejerzan adecuadamente la función
de impulsar el desarrollo territorial, debido a que éste se estructura como un
sistema de información basado en indicadores, de gran pertinencia en la
evaluación del desarrollo de las estrategias para el ordenamiento del territorio
por medio del monitoreo de la ejecución de los P.O.T. , tal como se señala en
el artículo 112 de la presente ley:
“Artículo 112. Con el objetivo de contar con un sistema de información urbano
que sustente los diagnósticos y la definición de políticas, así como la
formulación de planes, programas y proyectos de ordenamiento espacial del
territorio por parte de los diferentes niveles territoriales, los municipios y
distritos deberán organizar un expediente urbano1, conformado por
documentos, planos e información georreferenciada, acerca de su organización
territorial y urbana.”
Igualmente, el marco legal del Expediente Municipal lo constituye el Decreto
879/ 1998, que en su artículo 27, reconoce las etapas de evaluación y
seguimiento del siguiente modo:
“Artículo 27. –Evaluación y seguimiento. La etapa de evaluación y seguimiento
se desarrollará de manera permanente a lo largo de la vigencia del plan de
ordenamiento con la participación de todas las partes interesadas y en especial
del Consejo Consultivo de Ordenamiento Territorial, a que se refiere al artículo
31 del presente decreto”.
A su vez los procesos de revisión y ajuste de los P.O.T se sustentan de
acuerdo a lo establecido en el artículo 28 de la Ley 388/ 1997, y con el Decreto
4002 /2004.
“Artículo 28. Las revisiones estarán sometidas al mismo procedimiento previsto
para su aprobación y deberán sustentarse en parámetros e indicadores de
seguimiento relacionados con cambios significativos en las previsiones sobre
población urbana; la dinámica de ajustes en usos o intensidad de los usos del
suelo (…), que generen impactos sobre el ordenamiento del territorio municipal
o distrital, así como en la evaluación de sus objetivos y metas del respectivo
Plan”.
EL artículo 9 (Decreto 4002 /2004) dice que entre los documentos necesarios
para la revisión del Plan de Ordenamiento Territorial o de alguno de sus
contenidos deberá considerarse explícitamente procesos de seguimiento y
evaluación de los resultados obtenidos respecto de los objetivos planteados en
el Plan de Ordenamiento Territorial vigente.
1. DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN DEL MANUAL.
A continuación se hace la explicación paso a paso en la conformación del
Expediente municipal, para ser replicado en cualquier municipio de Colombia,
que cuente con población inferior a 30.000 habitantes y que debe realizar su
Esquema de Ordenamiento Territorial.
Se revisó e implementó la Metodología denominada DISEÑO DEL PROCESO
METODOLÓGICO Y OPERATIVO COMO MODELO PARA SER REPLICADO
en la implementación del Expediente Municipal, generada por Docentes y
Estudiantes de la Universidad del Valle, conformado por el Ingeniero OSCAR
BUITRAGO BERMÚDEZ y el Arquitecto PEDRO MARTÍN MARTÍNEZ TORO
y se procedió a realizar la puesta en funcionamiento e implementación de la
Metodología.
Posteriormente se la aplicó den el municipio de El Tambo, Nariño, municipio
escogido por el autor para replicar la metodología anteriormente mencionada,
se adaptó a las condiciones propias del municipio, además se construyó un
manual de fácil aplicación del cual su resultado es el siguiente:
A. CONSTRUCCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO MATRIZ 1. LECTURA
OPERATIVA DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
(EOT).
El proceso de Lectura Operativa, que se constituye en el punto de
partida para la conformación del Expediente Municipal, se desarrolló una
lectura minuciosa del POT a partir de la cual se identificaron los
elementos necesarios para su ajuste.
La Matriz se construye a través de tres columnas, en la primera se diligencian
los aspectos contenidos en la Ley 388 de 1997, de acuerdo a su conformación
Legal desde su artículo 1 en adelante tales como: (Objetivos de la Ley,
principios, modelo de ocupación entre otros), en la siguiente columna se
establecen los temas que el Esquema de Ordenamiento Territorial haya
incluido del listado de la columna 1 y en la tercera columna se consignan los
temas faltantes o no incluidos en el EOT.
Posteriormente se le colocan, unas palabras como: Incluyó, si todos, no
incluyó, incluyó pero con debilidades, no aplica, faltantes, ninguno. Se le
agrega unos colores tal cual un semáforo, color verde si tiene y se ajusta a la
Ley 388 de 1997, Amarillo se incluye pero no en su totalidad, Rojo está sin
incluir y blanco no incluye o no aplica, a continuación se plasma la Matriz
número 1 para que se diligenciada según los aspectos contemplados en la Ley
y que rigen el Ordenamiento Territorial, en los municipios en Colombia. (Ver
matriz No. 1). Para el ejemplo se le asignaron algunos colores simplemente
para que se observe cómo queda la aplicación tipo semáforo.
Matriz No. 1 Lectura Operativa.
LECTURA OPERATIVA AL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL MUNICIPIO
TEMAS LEY 388 1997
OBJETIVOS DE ORDENAMIENTO
PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO
FUNCIÓN PÚBLICA DE URBANÍSMO
COMPONENTES DEL EOT
NORMAS ESTRUCTURALES
NORMAS GENERALES
NORMAS COMPLEMENTARIAS
VISIÓN DE FUTURO TERRITORIAL
MODELO DE OCUPACIÓN
ESTRATÉGIAS DE GESTIÓN
PROGRAMAS DE EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
PLANES PARCIALES
TEMAS QUE INCLUYÓ EOT
TEMAS FALTANTES EOT
ARMONÍA CON EL PLAN DESARROLLO
PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
INSTANCIAS DE CONCERTACIÓN
APROBACIÓN CONCEJO MPAL
DECRETO ADOPCIÓN
CLASES DE SUELO
USOS DEL SUELO
URBANO
USOS DEL SUELO RURAL
LICENCIAS URBANÍSTICAS
EXPEDIENTE URBANO (Mpal)
ACTUACIONES URBANAS INTEGRALES
MACROPROYECTOS URBANOS
RENOVACIÓN URBANA
AMENAZAS Y RIESGOS
VÍAS
SERVICIOS PÚBLICOS
EQUIPAMIENTOS
ESPACIO PÚBLICO
VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL
MINERÍA
CONVENCIONES POR COLOR
EXPLICACIÓN
VERDE QUE SI TIENE Y SE AJUSTA A LA LEY 388/1997
AMARILLO SE INCLUYE PERO NO EN SU TOTALIDAD
ROJO ESTA SIN INCLUIR
BLANCO NO INCLUYE - NO APLICA
B. CONSTRUCCIÓN
COHERENCIA.
Y
DILIGENCIAMIENTO
MATRIZ
NO.
2
Se construye a través de cuatro (4) columnas, la primera perteneciente al
número de orden del Proyecto (1,2,3 ,etc), segunda Nombre del proyecto, tal
cual se encuentra plasmado en el Programa de ejecución, dentro del Esquema
de Ordenamiento Territorial y de acuerdo a como se hayan consolidado los
diversos proyectos a ejecutar durante la vigencia del EOT, una tercera columna
para saber si se encuentra incluido en el EOT analizado y cuarta columna, si a
su vez el mismo proyecto se contempló en el Plan de Desarrollo municipal.
Se realiza todo esto, con el fin de comprobar si existe coherencia entre el
Esquema de Ordenamiento Territorial y el Plan de Desarrollo municipal, de
igual manera que la anterior matriz se decidió aplicar las convenciones
utilizando los colores del semáforo así: color verde si aparece y se ha cumplido,
amarillo si aparece y se ha cumplido parte, rojo no aparece y no se ha
desarrollado nada y color naranja si aparece pero no se ha adelantado nada.
(Ver Matriz No. 2)
Matriz No. 2. Coherencia.
No.
MATRIZ DE COHERENCIA ENTRE LOS PROYECTOS E.O.T Y P.D.M.
APLICACIÓN AL DISEÑO METODOLÓGICO PROPUESTO
NOMBRE DEL PROYECTO
INCLUIDO EN EL E.O.T.
CONVENCIONES POR COLOR
INCLUIDO EN EL P.D.M.
EXPLICACIÓN
Verde Si aparece y se ha cumplido
Amarillo si aparece y se ha cumplido parte
Rojo No aparece y no se ha desarrollado nada
Si aparece pero no se ha adelantado nada
C. CONSTRUCCIÓN
Y
DILIGENCIAMIENTO
MATRIZ
NO.
3
SEGUIMIENTO A PROYECTOS ESTRATÉGICOS ESQUEMA DE
ORDENAMIENTO TERRITORIAL:
Para llevar a cabo la construcción y diligenciamiento de la matriz No. 3 se
propone realizar la selección de los proyectos planteados en la matriz No. 2,
cuáles de los mismos son de carácter estratégico y de mayor importancia para
la vida del municipio, sin decir que los demás no sean relativamente
importantes, por el contrario, está en la persona Planificadora el lograr
conjuntamente con los miembros de la administración municipal la priorización
y análisis de proyectos estratégicos, para lo cual se propone la siguiente
estructura:
En la primera columna se le asigna un número de orden del Proyecto
(1,2,3, etc), en la segunda se plasma el nombre del Proyecto, de los
previamente priorizados en la anterior matriz, tercera columna se plasma el año
de inicio del proyecto, posteriormente y en la siguiente casilla el año de
terminación del mismo, seguido del valor de los recursos invertidos y por último
el porcentaje de avance del proyecto.
Permitiendo de esta manera realizar un seguimiento en la ejecución de los
proyectos estratégicos dentro del EOT, el porcentaje de avance, pero sobre
todo el valor de los recursos invertidos, debido a que a algunos proyectos se
han planteado año de inicio y año de terminación y su avance ha sido lento,
debido muchas veces a los escasos recursos disponibles en los municipios
pequeños.
Para hacer mayor claridad se utilizó los colores para evidenciar los cambios
respectivos, pero en las convenciones creadas por el autor, cambia su
aplicación de la siguiente manera: se estableció unos rangos así color verde
porcentaje de avance entre el 60% y 100%, color amarillo avance del 30% al
60%, color rojo de o% a 30% de avance y en color blanco, no ha iniciado.
Los rangos y los colores los puede establecer la persona que vaya a aplicar
esta propuesta metodológica o simplemente indica los porcentajes de avance,
se utilizó los colores para obtener una trama y si la tendencia es hacia un color
como el ejemplo hacia el rojo, nos indica que el municipio presenta poco
avance en el desarrollo de sus proyectos estratégicos y que se logra subsanar
en la revisión y ajuste al EOT. (Ver matriz No. 3)
Matriz No. 3 Seguimiento a indicadores.
No.
NOMBRE DEL PROYECTO
CONVENCIONES POR COLOR GRADO DE AVANCE
MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS ESTRATÉGICOS EOT
APLICACIÓN DISEÑO METODOLÓGICO PROPUESTO
AÑO INICIO
AÑO TERMINACIÓN RECURSOS INVERTIDOS PORCENTAJE AVANCE
EXPLICACIÓN
Verde rango 60% - 100%
Amarillo 30% - 60%
Rojo 0% - 30%
Blanco no ha iniciado
D. CONSTRUCCIÓN Y CONFORMACIÓN DE FICHAS METADATAS:
La función de las fichas metadatas, radica en la posibilidad de obtener un
registro continuo y bajo los mismos criterios con el que se puede evaluar la
gestión de cada secretaría de la administración municipal, por medio del
cálculo y sistematización de indicadores.
Las fichas metadatas, son las que contienen información actualizada sobre
diversos tipos de información, la idea es que cada Dependencia dentro de la
Administración municipal construya sus respectivas fichas, con el fin de tener
actualizada la información que se requiere para emprender la revisión y ajuste
al Esquema de Ordenamiento Territorial
se compone de la siguiente
información:
En la primera columna se plasma el código del Proyecto, el cual se asigna por
parte del encargado de cada dependencia de la administración municipal, de
acuerdo al Banco de proyectos municipal, de no existir el mismo, se asignan
las primeras letras de cada palabra o simplemente se crea un código a
voluntad del funcionario, pero se debe explicar a los demás funcionarios de la
alcaldía con el fin de que se hable un mismo idioma en la asignación del código
para cada proyecto:
Ejemplo: Proyecto Estratégico número uno, código: PE1.
Segunda columna, articulación con el indicador, es el punto de encuentro entre
el proyecto, el indicador, código del indicador, por ejemplo: el proyecto hace
referencia a letrinización para una comunidad, la articulación con el indicador
sería saneamiento básico y en la tercera columna el código es (SB).
Cuarta columna, hace referencia al componente según el Esquema de
Ordenamiento Territorial, los componentes son: General, Urbano y Rural, en
esta columna y casilla se plasma el componente al cual pertenece el Proyecto.
Quinta Columna, avance del proyecto, esta columna debe coincidir con la
columna de porcentaje avance de proyectos de la casilla final de la matriz de
seguimiento a proyectos estratégicos del EOT.
Sexta Columna, describir el ámbito espacial donde se desarrolla el proyecto por
ejemplo: (municipal, urbano, rural y si existe subregional y regional) con el fin
de saber el contexto dónde se está desarrollando el mismo.
Séptima: Responsable de la Información, puede ser el nombre de la
dependencia de la administración municipal ejemplo: (Secretaría de Obras,
Secretaría de Planeación) o el nombre del funcionario a cargo de la
dependencia. Y la última columna la dependencia, el nombre de la misma
(Secretaría de Obras, Secretaría de Planeación) o si es una dependencia que
tiene está adscrita a una Secretaría, colocar a cuál pertenece según el
organigrama interno de la alcaldía. Ejemplo: Oficina Sisben, dependencia a la
cual se encuentra adscrita Secretaría de Planeación. (Ver fichas metadatas)
Fichas Metadata.
FICHAS METADATAS APLICADAS AL DISEÑO METODOLÓGICO APLICADO
CÓDIGO PROYECTO
ARTICULACIÓN CON INDICADOR
CÓDIGO INDICADOR COMPONENTE
AVANCE AMBITO ESPACIALRESPONSABLE INFORMACIÓN
DEPENDENCIA
E. CONSTRUCCIÓN Y CONFORMACIÓN MATRIZ DE SEGUIMIENTO A
INDICADORES:
Con la construcción de esta matriz, se pretende realizar un verdadero
seguimiento a indicadores tomando en cuenta la línea base o punto de partida
del porcentaje del proyecto por ejemplo 0%, luego se plasma el inicio de los
proyectos, tomando datos como año de inicio, que es la fecha o el año en que
fue formulado el Esquema de Ordenamiento Territorial ejemplo (año 2000,
2001, etc), si el proyecto se consolidó después o se realizó ajustes al EOT, se
debe indicar ese punto o año de partida. En la siguiente casilla se llena el
porcentaje de la meta a alcanzar con la ejecución del proyecto, por ejemplo:
70%, posteriormente el año de culminación de la meta planteada, la cual se
determina con el horizonte del proyecto, ejemplo (año 2012).
En la siguiente casilla se coloca el porcentaje de avance, tomando la
ejecución del proyecto en términos porcentuales, ejemplo: 50% y por último el
año en el cual se hace la medición del avance en la consolidación de las
metas.
Ejemplo práctico: Proyecto Construcción de una vía, línea base 0% por qué es
una vía nueva, año 2005, meta programada 100% de la construcción de la vía,
año 2007, avance encontrado 80% en el año 2007, quiere decir que sucedieron
inconvenientes y no se pudo cumplir con la meta del 100%, en ejecución de la
obra o que se aumentó los costos de la obra o se presentaron inconvenientes
de tipo técnico.
Se pretende hacer ese análisis del avance de la metas y proyectos,
identificando cuáles de los proyectos no han cumplido con las metas
programadas, qué inconvenientes se han presentado y hacer un seguimiento
de los mismos a través de la construcción de la línea base, los indicadores y
las metas programadas, además se puede hacer un seguimiento y evaluación,
de los indicadores y ajustarlos a su debido tiempo. (Ver matriz No. 4)
Matriz No. 4 Seguimiento a indicadores.
MATRIZ DE SEGUIMIENTO A INDICADORES, LÍNEA BASE Y METAS PROGRAMADAS
APLICACIÓN DISEÑO METODOLÓGICO APLICADO.
No. CÓDIGO PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
LÍNEA BASE AÑO
META
AÑO
AVANCE
AÑO