gestion financiera

COMITÉ
DIRECTIVO
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTION Y
CONTROL
31de Mayo de 2016
Total
Actividades totales programadas para el trimestre
Cumplida
Actividades realizadas en las fechas establecidas
Parcialmente
cumplida
Actividades que debían finalizarse en el primer
trimestre, pero no fueron finalizadas.
No cumplida
Actividades que no fueron realizadas en el tiempo
estipulado
En avance
Actividades que debían iniciarse en el primer
trimestre, se iniciaron y deben finalizarse fuera de
este.
Sin iniciar
Actividades que debían iniciarse en el primer
trimestre pero no debían finalizarse dentro de este
Cumplida
vencida
Actividades que debían iniciarse en el segundo trimestre, se
iniciaron y deben finalizarse fuera de este.
*** Las graficas se encuentran cuantificadas por producto, no por actividades.
Plan de Acción
Trimestre I
Procesos Estratégicos
PLANEACION ESTRATEGICA
60
50
50
Total Trimestre I
40
Cumplida
No cumplida
30
Parcialmente cumplida
19
20
En Avance
16
Sin Iniciar
11
10
1
3
0
META
Nota 1: Se solicita realizar el ajuste de la meta de acuerdo a las modificaciones aprobadas por el comité
directivo en el plan de auditorias internas ya que esta afectando el cumplimiento de la actividad Apoyar
la formulación, consolidación y seguimiento de los planes de la DNBC
Nota 2: Se solicita realizar el ajuste de las meta de acuerdo a la modificación de la resolución que define
los participantes del comité PAC ya que esta afectando el cumplimiento de la actividad Asesorar y
acompañar (asistencia comités interinstitucionales e institucionales)
Nota 3: Se recomienda definir un secretario técnico del comité de personal.
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Asesorar y apoyar a las
dependencias de la DNBC en la
formulación y
registro de
proyectos de inversión de la
DNBC en el BPIN
Parcialmente
cumplida
4
2
La Junta Nacional de Bomberos fue
llevada acabo a finales de Marzo,
motivo por el cual, se solicita
formalmente cambiar la meta de
Marzo para el mes de Abril.
Apoyar
la
formulación,
consolidación y seguimiento de
los planes de la DNBC
Parcialmente
cumplida
9
5
Asesorar y acompañar (asistencia
comités interinstitucionales e
institucionales)
Parcialmente
cumplida
16
3
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcialmente
cumplida
6
6
Elaborar los cronogramas de los
diferentes
comités
de
trabajo/Establecer el manual de
operaciones como documento de
consulta de la DNBC./ Se debe
establecer un mecanismo para el
seguimiento y evaluación de las
acciones
establecidas en los planes de
mejoramiento.
Sin Iniciar
3
0
Socialización de la misión, visión
de la DNBC.
En Avance
2
1
1 riesgo con control efectivo. 1 riesgo
control por corregir.
Se hizo la socialización de la misión y la
visión de la DNBC a través de la
jornada de inducción y re inducción del
04 y 05 de Mayo.
GESTION DE COMUNICACIONES
50
45
44
40
33
35
30
Total Trimestre I
25
Cumplida
20
No cumplida
15
Parcialmente cumplida
10
10
5
1
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Elaboración y socialización de la
política de comunicaciones.
Parcial
1
0
La política de comunicaciones se
encuentra lista y en revisión, sin
embargo, aún no esta adoptada por
acto administrativo
Elaboración y socialización del
plan de comunicaciones
Parcial
1
0
El plan y la política de comunicaciones
se encuentra lista y en revisión, sin
embargo, aún no esta adoptada por
acto administrativo.
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
Publicación del boletín informativo Parcial
digital interno de la DNBC.
Emitir comunicados de prensa
No cumplida
1 riesgo por corregir.
3
2
Las publicaciones fueron enviadas el 1
y 30 de marzo respectivamente.
1
0
No se han programado comunicados
de prensa en el periodo
ANALISIS Y MEJORA CONTINUA
8
7
7
6
6
5
Total Trimestre I
4
Cumplida
No cumplida
3
Parcialmente cumplida
2
1
1
0
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
6
En el primer trimestre no se ha
adelantado lo referente a este proceso
debido al volumen de trabajo en el
equipo de planeación y el poco
personal para asumir estas tareas.
GESTION DE ATENCION AL USUARIO
30
27
25
20
Total Trimestre I
Cumplida
15
15
No cumplida
Parcialmente cumplida
10
5
Sin Iniciar
6
5
1
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcialmente
cumplida
6
6
4 controles efectivos, 2 no efectivos.
Realizar capacitaciones en Sistema
Integrado de PQRD
No cumplida
4
0
No se realizaron las debidas capacitaciones.
Ante lo cual, se propone que se realicen en el
mes de mayo, porque se están mejorando los
procedimientos de atención de PQRSD. Lo
anterior por falta de apoyo, teniendo de
presente las cargas laborales.
Socialización mensual de los
informes estadísticos de PQRSD en
el comité directivo del SIGEC .
Parcialmente
cumplida
3
2
Se han hecho los debidos memorandos para
la solicitud de la información necesaria para la
elaboración de los informes. Existe problemas
con el tiempo en el traslado de la información
a la Of. Dde Atención al Usuario.
Establecer
el procedimiento de
evaluación permanente de la
satisfacción de los clientes
Sin Iniciar
1
Los procedimientos de atención de PQRSD
(canal presencial, virtual, telefonico, escrito)
se encuentran elaborados por la Of. De
COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS
ESTRATEGICAS
16
15
14
14
12
10
Total Trimestre I
Cumplida
8
No cumplida
6
Parcialmente cumplida
4
1
2
0
0
META
Actividad
Diseño de la propuesta del RUE
Estado
Meta
Avance
No cumplida
1
0
Observación
Plan de Acción
Trimestre I
Procesos Misionales
FORMULACION Y ACTUALIZACION NORMATIVA
Y OPERATIVA
25
22
20
16
Total
15
Cumplida
No cumplida
10
Parcialmente cumplida
6
5
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
6
Observación
1 control efectivo, 1 no efectivos.
Nota: La actividad Emitir comunicados generales de la DNBC a diferentes instituciones tiene una meta
anual de 36 y un cumplimiento para el Trimestre I del 789% con un avance de 71 counicados. Por tal
motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anual para la actividad.
ACOMPAÑAMIENTO TERRITORIAL
60
50
49
43
40
Plan de Acción
Trimestre I
Total
Cumplida
30
No cumplida
20
Parcialmente cumplida
10
6
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
6
Procesos Estratégicos
Observación
2 controles no efectivos.
Nota: La actividad Acompañamiento en asuntos Jurídicos tiene una meta anual de 68y un cumplimiento
para el Trimestre I del 632% con un avance de 120 asesorías. Por tal motivo, se solicita al líder del
proceso, replantear la meta anual para la actividad.
COORDINACION OPERATIVA
7
6
6
6
5
Total
4
Cumplida
3
No cumplida
2
Parcialmente cumplida
1
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
6
Observación
1 control efectivo, 1 control no efectivo
FORTALECIMIENTO BOMBERIL PARA LA
RESPUESTA
120
100
80
Total
64
Cumplida
52
60
No cumplida
40
Parcialmente cumplida
20
6
6
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Construir el mapa de riesgos
de corrupción
Parcial
6
6
2 controles no efectivos
Formulación y registro de
proyectos de inversión de la
DNBC en el BPIN
No cumplida
4
0
El equipo de planeación realizó las actualizaciones,
sin embargo , es importante que en adelante las
actualizaciones las realice la persona asignada por
el gerente del proyecto de inversión.
Realizar el seguimiento a los
proyectos de inversión de la
DNBC realizado con base en
la información registrada en
el SPI
Parcial
3
1
El proyecto 2015011000172 no tiene registro en
Enero porque el DNP no hizo la asignación en este
mes. Se empieza a partir de Febrero.
Nota: La actividad Acompañar a los cuerpos de bomberos en la formulacion de proyectos tiene una meta
anual de 206 y un cumplimiento para el Trimestre I del 204% con un avance de 104 asesorías. Por tal
motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anual para la actividad.
INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL
Proceso sin Plan de Acción
y sin Mapa de Riesgos.
Plan de Acción
Trimestre I
Procesos de Apoyo
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
10
9
9
8
7
6
6
Total
5
Cumplida
No cumplida
4
3
Parcialmente cumplida
3
2
1
0
META
Actividad
Construir el mapa
riesgos de corrupción
de
Estado
Meta
Avance
Parcial
6
6
Observación
1 control efectivo, 1 control no efectivo.
GESTIÓN DOCUMENTAL
12
10
Total
10
Cumplida
8
7
No cumplida
Parcialmente cumplida
6
En Avance
4
3
Sin Iniciar
2
2
1
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Parcial
6
6
2 controles no efectivos.
Parcial
1
1
Falta de personal y de escáner para la
digitalización de documentos.
Recolección de información
por área para realizar las
TRD y TVD./Solicitar a las
áreas
el
inventario
documental
en
el
FUID./Digitalización de los
documentos de la entidad.
En avance
3
Elaboración y aprobación el
Sin Iniciar
2
Construir el mapa
riesgos de corrupción
de
Ejecución del PGD
Observación
No se ha culminado las TRD de la Subdirecciòn
Coordinaciòn Bomberil , por falta de suministro
de información. / Talento humano, coordinación
operativa y financiera ya presentaron los
inventarios de gestión./ No se ah realizado ya
que no se cuenta con la docuemntaciòn
transferida completa y se requiere scaner para
realizar esta actividad.
0
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
19
20
17
18
16
14
12
Total
10
Cumplida
8
No cumplida
6
Parcialmente
4
2
2
0
META
Actividad
Estado
Meta
Avance
Observación
Capacitar a los servidores
públicos en la importancia
de
la
estrategia
de
rendición de cuentas.
No cumplida
2
0
Se reasigno el responsable de esta actividad
dado que el conocimiento de la exposición lo
tiene el equipo de planeación. Para el otro
trimestre ya se encontrará reasignado el
responsable.
GESTIÓN DE T.I.
60
51
50
42
40
Total
Cumplida
30
Parcialmente
No cumplida
20
En Avance
10
6
2
1
0
META
Actividad
Construir el mapa
riesgos de corrupción
de
Publicación
del
boletín
informativo digital interno de
la DNBC.
Emitir comunicados de prensa
Estudio de factibilidad para
adquirir sitio Web propio.
www.dnbc.gov.co
Estado
Meta
Avance
Observación
Parcial
6
6
1 Control efectivo, 1 control no efectivo
No cumplida
3
2
Las publicaciones fueron enviadas el 1 y 30 de
marzo respectivamente.
No cumplida
1
0
No se han programado comunicados de prensa
en el periodo
En avance
1
0
Se han solicitado y recibido cotizaciones
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
GESTION DE CONTRATACIÓN
16
15
14
12
Total
9
10
8
Cumplida
6
6
Parcialmente
4
No cumplida
2
0
0
META
Actividad
Construir el mapa
riesgos de corrupción
de
Estado
Meta
Avance
Parcial
6
6
Observación
4 controles no efectivos
Nota: La actividad Consolidar y remitir al profesional con funciones de tecnología de la información el
cuadro de contratos con corte trimestral de la vigencia 2016 tiene una meta anual de 12 y un
cumplimiento para el Trimestre I del 192 % con un avance de 23 actualizaciones. Por tal motivo, se solicita
al líder del proceso, replantear la meta anual para la actividad.
GESTION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Gestión de Asuntos Disciplinarios
25
22
20
16
Total
15
Cumplida
10
Parcialmente
6
No reportada
5
0
METAS
Actividad
Estado
Meta
Avance
Construir el mapa de riesgos de
corrupción
Parcial
6
6
Adelantar de oficio, por queja o
información de terceros, las
indagaciones preliminares e
investigaciones
disciplinarias
correspondientes
contra
funcionarios de la DNBC
No reportado
Adelantar
actividades
orientadas a la prevención de
faltas disciplinarias.
No reportado
Observación
4 controles no efectivos
Actividad
Estado
Adelantar en primera instancia
los
procesos
disciplinarios
contra los servidores públicos y
exfuncionarios de la DNBC de
acuerdo con las disposiciones
legales.
No reportado
Ordenar el recaudo y recepción
de pruebas de oficio y a
solicitud
de las partes:
testimoniales (ampliación y
ratificación de queja). versión
libre
y
espontanea
del
disciplinado,
declaraciones
juramentadas de testigos si los
hay. documentales. las que
puedan llevar a cumplir el
objetivo de la investigación
disciplinaria. las que solicite el
disciplinado y/o quejoso.
No reportado
Comunicar a la procuraduría
general de la nación, a la oficina
de registro y control de la
procuraduría y al superior
inmediato sobre la apertura del
auto
de
investigación
disciplinaria.
No reportado
Tramitar ante universidades la
asignación de estudiantes de
derecho para que ordenen
como defensores de oficio para
los
procesos
disciplinarios
adelantados en la oficina de
c.i.d.
No reportado
Meta
Avance
Observación
GESTIÓN JURÍDICA
16
15
15
14
12
10
Total
8
Cumplida
Parcialmente
6
4
2
0
META
Nota: Es necesario nombrar un responsable del proceso jurídico. De lo contrario, el líder del proceso debe
hacer los seguimientos.
GESTION FINANCIERA
GESTIÓN FINANCIERA
16
GESTIÓN FINANCIERA
15
16
14
15
14
12
12
12
9
10
Total
8
6
Cumplida
8
Parcialmente
6
4
4
2
2
0
0
SEGUIMIENTO I
Actividad
Cumplida
Parcialmente
6
No cumplida
Cumplida vencida
0
ACUMULADO
Estado
Actividad
Meta
Avance
de
Parcialmente
6
0
Ejecutar el PAA de acuerdo
a
la
normatividad
contractual vigente
Parcialmente
3 (acumulado
a Marzo 5%)
0 (acumulado
a Marzo 1,6%)
% de PAC ejecutado
adecuadamente
Parcialmente
3
0
Construir el mapa
riesgos de corrupción
Total
9
10
Observación
Se debe corregir el formato
($558.895.619,72 / $34.481.462.975).
El PAC utilizado en el primer trimestre de 2016
es el resultado del PAC Pagado con respecto al
PAC Solicitado: (875,769,329 / 1,032,125,085).
Plan de Acción
Trimestre I
Procesos de Evaluación y Seguimiento
EVALUACIÓN Y SEGUIMEINTO
25
23
23
20
Total
15
Cumplida
No cumplida
10
Parcialmente cumplida
5
0
0
META