Comprenda y gestione el conocimiento organizacional

Comprenda y gestione el conocimiento organizacional

Tendencias organizacionales
Comprenda y gestione el conocimiento organizacional
El pensamiento sistémico y el modelado estratégico ayudan a entender y mapear
la complejidad de los sistemas empresariales. Contribuyen a evaluar si las políticas
corporativas son las adecuadas.
Por Adriana Suárez
El pensamiento sistémico y el modelado estratégico basado en la dinámica de
sistemas son tendencias valiosas en la administración de empresas y permiten
vislumbrar las acciones que deben ejecutarse para el mejoramiento de los
procesos de las organizaciones.
La dinámica de sistemas es una perspectiva y un conjunto de herramientas
conceptuales que facilitan entender la estructura y la dinámica de los sistemas
organizacionales complejos.
Con ella se pueden construir simulaciones formales de sistemas complejos y, de
este modo, utilizarlas para el diseño e implementación de políticas administrativas
más efectivas.
Para Roy Zúñiga, decano del Campus Walter Kissling Gam de la Escuela de
Negocios Incae, en Costa Rica, son muy importantes para entender el sistema de
la organización, y a partir de ellos se pueden tomar decisiones importantes para el
mejoramiento de la misma.
“La idea del pensamiento sistémico aplicado a la organización es cómo hacer para
extraer el conocimiento que tienen los expertos de cada área funcional y
superponerlo con el conocimiento compartido que debería dirigir el rumbo de la
organización”.
Zúñiga afirma que no consiste en seguirle la corriente a los gerentes que se hagan
sentir abruptamente y sin conocimiento de causa, sino de descubrirlo y determinar
junto con todas las áreas de la empresa qué acciones tomar. “Es ver cómo está la
relación entre las áreas de una compañía y qué acciones tomar para salir
adelante”.
Una vez entendida la manera en que cada área entiende a la organización, lo que
se hace es la construcción de mapas de cada área funcional.
Lo anterior, ayuda a entender cuál es el modelo de operación de la empresa en las
diferentes áreas funcionales, incluyendo la parte de estrategia y del entorno que la
rodea.
Eventualmente se puede llegar a construir un modelo de simulación a partir de ese
mapa de interrelaciones validado por la empresa.
Es extraer el conocimiento que tiene la compañía de la empresa, saber hacerlo de
manera consistente, coordinada e integrada. Luego se modela, se simula y al final
se tiene un laboratorio de aprendizaje libre de riesgo.
“Es así como en lugar de tomar una decisión, probablemente poco fundamentada,
lo que se hace es evaluar cuál va a ser el impacto de esa decisión importante en la
organización y en las diferentes áreas funcionales”, asegura Zúñiga.
El experto afirma que casi siempre lo que se busca con estos ejercicios es ver de
qué manera se minimizan los riesgos de tener realmente una organización que sea
sostenible en el tiempo.
Luis López, profesor del Incae en operaciones, tecnología e innovación y consultor
especialista en gerencia de operaciones y simulación estratégica, resalta en el
boletín “Percepción Gerencial” del Incae, que el pensamiento sistémico y la
dinámica de sistemas juegan papeles importantes en la toma de acciones y
alternativas que contribuyan al mejoramiento empresarial, así como al análisis de
los escenarios en que éste se maneja.
“Los sistemas empresariales están conformados por redes de interrelaciones en la
forma de flujos de información y materiales, en procesos y en políticas que guían
la toma de decisiones. Esta red es la estructura de la organización. Ella atenúa o
catapulta las iniciativas de los administradores. Al definirla, modelarla y simularla,
los gerentes pueden intervenir sobre la estructura de la organización y mejorar el
desempeño de la empresa”.
Es importante entender los eventos que están afectando a los procesos, pero lo es
aún más conocer los efectos de segundo orden que los influencian. Estos métodos
ayudan a que se gestionen los sistemas de modo más efectivo.
¿Qué son los modelos mentales?
Los modelos mentales son las primeras impresiones que la persona tiene cuando
se refiere a alguien en algún término.
“Por ejemplo, si decimos Colombia, para muchos extranjeros va a significar un
paraíso, gente simpática y servicial, para otros puede significar pensar en Botero,
en el Presidente de la República o en guerrilla. Es decir, es la primera imagen que
se viene con referencia a un concepto que se está compartiendo”, destaca Roy
Zúñiga.
Si la preconcepción o el modelo mental es que una cosa es mala lo más probable
es que se tomen decisiones que refuercen el hecho de que eso es malo. En
cambio, se considera que algo es positivo si seguramente, las decisiones que se
generen irán en esa línea con crecimiento y apoyo.
Lo que se hace cuando se extraen modelos mentales es ver cómo cada área
funcional o gerente interpreta a su área y al resto de la organización.
Probablemente, un área puede pensar subjetivamente en la forma en que trabajan
o desarrollan sus tareas, porque no está tomando en cuenta la opinión de otros
departamentos que dependan en mayor o menor frecuencia. Por ello, es relevante
saber qué opiniones o conceptos tienen entre sí para mejorar el funcionamiento y
fortalecer el trabajo entre las mismas.
Lo que se busca es que cada quien entienda cómo ven las personas la organización
desde su perspectiva y que al final se pongan de acuerdo sobre lo que debería ser
un modelo mental racional, integral y de consenso de lo que realmente es la
empresa.
Sobre esta base de modelos metales se podrían entender aspectos como el
ascenso de la gente, el reclutamiento de personal, conocer cómo fluye la gente en
la empresa con base en méritos, políticas, promociones, entre otros criterios, y
luego se podría llegar a extraer el modelo mental que prevalece en la persona de
RR.HH. y determinar cómo las personas ascienden en la organización.
Probablemente, ese modelo de cómo la gente asciende dentro de la organización
sea muy diferente para los directores de otros departamentos. Lo que se quiere
ver es si realmente existe un marco único o plantear al menos los diferentes
modelos mentales que son los que determinan la manera de tomar decisiones. De
ahí la importancia de saber cómo piensa cada quien, hacerlo público, visible, para
estar alineados y coordinados en lo que se habla.
Modelo de simulación
Los modelos se han convertido en una herramienta muy importante que ayudan a
estimular el debate dentro de las organizaciones, porque así se evidencian las
formas en que se aprecia algún proceso o área.
Para el ingeniero industrial Ibar Sequeira, los modelos dinámicos empresariales
llevan la experiencia de las herramientas de simulación, de los niveles de
producción de bienes y servicios.
“Esto se realiza a un nivel que comprende a la organización como un todo, al
aumentar los beneficios sinérgicos entre todas las partes que están dentro y fuera
de toda compañía”.
Estas son algunas características del modelo de simulación:
 No sustituyen el criterio de los gerentes. Sirven para estimular el debate.
 Permiten entender antes, en lugar de reaccionar después.
 Complementan el análisis de los gerentes y ayudan a desarrollar su “olfato
gerencial”.
 Con ellos es posible prever y entender las consecuencias dinámicas de cualquier
acción antes de implantarla.
 Facilitan el cuestionamiento de supuestos y políticas que llevan mucho tiempo
arraigadas.

Permiten centrar las discusiones en los problemas y no en las personas.
¿Cómo hacer un modelo de simulación?
1. Escribir el problema que se quiere estudiar (una frase muy breve).
2. Ubicar los elementos que se consideran están relacionados más o menos
directamente con el problema.
3. Situar los elementos que se creen influyen en los que se escribió en el paso dos.
4. Poner los elementos que se creen influyen en los que se escribió en el paso tres.
5. Realizar lo mismo que el paso anterior pero en esta ocasión relacionados con el
paso cuatro.
Las flechas indican las causas que hacen que suceda la situación. Es necesario
fijarse si aparecen bucles. Estos son cadenas cerradas de causalidades, es decir,
en un mismo punto empieza y termina la relación de flechas entre los elementos.
Cuando quedan elementos sueltos y que no tengan relevancia significativa pueden
ser eliminados. Con el resultado final se pueden realizar los correctivos necesarios
para eliminar el problema. Deben estar involucradas las personas que ayudarán a
ejecutarlos dentro de las organizaciones.
“Para las empresas es una herramienta importante porque deja en evidencia
situaciones o aspectos que quizá estén ocultos pero que tienen que ver con el
desarrollo adecuado de los procesos y que por estar tan ocultos no se les ha
prestado la debida atención”, afirma Esperanza Romero, gerente de Gestión
Humana de Legis S.A.
La experta asegura, además, que es una herramienta que permite buscar la
armonía de todos los elementos que conforman a la empresa.
Para Fernando Delgado, director de Talento Humano de Cotecmar, se valen de otro
tipo de herramientas que, así como los modelos, les ayuda a contextualizar
gráficamente una situación, evento o diseño de solución de un problema
específico.
“Nos permite en principio poder hacer una identificación completa de variables e
interacciones de un evento, que ayuda al trabajo individual o colectivo de construir
una idea entendible, sobre la cual proyectar un curso de acción”.
Asegura que es muy interesante cuando lo hacen en equipo de trabajo sobre una
pantalla en la cual cada persona aporta, construye, modifica y alterna hasta que se
concreta una idea.