ARCHIVO CONTABLE OBJETIVO Mantener debidamente

ARCHIVO CONTABLE OBJETIVO Mantener debidamente

ARCHIVO CONTABLE
OBJETIVO
Mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado el Archivo de la documentación
que soporta la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal.
NORMAS DE OPERACIÓN

Todas las pólizas deberán contener la documentación soporte correspondiente.

El cruce de las relaciones de cheques entregados con la relación de cheques emitidos
servirá para identificar la documentación que no ha sido incorporada al Archivo
Contable.

El Archivo Contable será ordenado por Ejercicio Fiscal para facilitar la identificación de
la documentación soporte de la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
AREA
RESPONSABLE
ACT.
NUMERO
FECHA DE AUTORIZACIÓN
15
JUL
2011
DE
2
CÓDIGO
161021CG6
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT.
ANTECE
SORA
2
Recibe de la Dirección de Egresos pólizas de
cheques,
egresos,
ingresos, diario
con
documentación soporte anexa, y relación de
cheques entregados y emitidos.
Coteja pólizas con las relaciones de cheques
entregados y cruza con las relaciones de
cheques emitidos.
-RELACIONES DE
CHEQUES
EMITIDOS Y
ENTREGADOS
1
Conecta con actividad No. 6
PERSONAL DE
ARCHIVO
3
FORMATO O
DOCTO.
- PÓLIZAS DE
CHEQUES,
EGRESOS,
INGRESOS Y
DIARIO.
Viene del procedimiento 160210 DE2 Pago de
Erogaciones Diversas del Gobierno del
Estado
1
HOJA
1
Recibe de la Dirección General de Ingresos,
pólizas de ingresos con documentación soporte
anexa.
- RELACIONES DE
CHEQUES
EMITIDOS Y
ENTREGADOS
- PÓLIZAS DE
INGRESOS
Conecta con actividad No. 6
4
Recibe del personal de la Dirección de
Contabilidad pólizas de diario, ingresos y
egresos con documentación soporte anexa.
- PÓLIZAS DE
DIARIO, INGRESOS
Y EGRESOS
Conecta con actividad No. 6
5
Captura en el Sistema Integral de Información
Financiera (SIIF) el tipo, número y fecha de las
pólizas de diario, ingresos o egresos.
6
Revisa que las pólizas contengan la
documentación
soporte,
sellando
cada 2, 3, 4 ,5
documento recibido.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1,3,4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
AREA
RESPONSABLE
ACT.
NUMERO
FECHA DE AUTORIZACIÓN
15
JUL
2011
HOJA
2
DE
2
CÓDIGO
161021CG6
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT.
ANTECE
SORA
7
Ordena y clasifica las pólizas por cuenta
bancaria o tipo (ingresos, egresos y diario) y
archiva en recopilador.
6
8
Folia en forma consecutiva los documentos
archivados en cada recopilador.
7
9
Proporciona pólizas de diario, ingresos o egresos
solicitadas a la Dirección de Contabilidad, accesa
al SIIF, emite e imprime el Formato de
Resguardo de Pólizas.
8
- FORMATO DE
RESGUARDO DE
PÓLIZAS
10
Recibe pólizas de diario, ingresos o egresos que
habían sido solicitadas a la Dirección de
Contabilidad accesa al SIIF, emite e imprime el
Formato de Recepción de Pólizas.
9
- FORMATO DE
RECEPCIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
11
Numera y clasifica los recopiladores por cuenta
bancaria o tipo de póliza y los coloca
debidamente
ordenados
en
el
anaquel
correspondiente.
FORMATO O
DOCTO.
10
FIN DE PROCEDIMIENTO
SUPERVISÓ
ELABORÓ
LIDER USUARIO
REVISÓ
Directora General de
Sistemas y Metodología
Administrativa
ING. Hercy G. García López
Encargada del Depto. de
Metodología Administrativa
L.A.E. Lizeth Maldonado S.
/rmp
Jefe del Departamento de
Contabilidad Gubernamental
C.P. José Luis Rivera
Hernández
Director de Contabilidad
C.P. Héctor Hugo Partida
Guzmán
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
23
PROCEDIMIENTO:
JUN
2010
ARCHIVO CONTABLE
1
DE
3
CÓDIGO: 2H1021CG6
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
PERSONAL DE ARCHIVO
INICIO
Conecta con el procedimiento
2H0210 DE2 Pago de Erogaciones
Diversas de Gobierno del Estado.
1
Recibe de la Dirección de
Egresos pólizas de cheques,
egresos, ingresos y diario
con documentación soporte
anexa,
y
relación
de
cheques
entregados
y
emitidos.
RELACIÓN DE
CHEQUES
DOCTO.
SOPORTE
0
POLIZAS
0
2
Coteja
pólizas
con
las
relaciones
de
cheques
entregados y cruza con las
relaciones
de
cheques
emitidos.
1
0
3
2
Recibe de la Dirección
General de Ingresos, pólizas
de
ingresos
con
documentación
soporte
anexa.
DOCTO.
SOPORTE
0
POLIZAS
0
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
0
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
23
PROCEDIMIENTO:
JUN
ARCHIVO CONTABLE
2010
2
3
CÓDIGO: 2H1021CG6
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
PERSONAL DE ARCHIVO
A
4
3
Recibe del personal de la
Dirección de Contabilidad
pólizas de diario, ingresos y
egresos con documentación
soporte anexa.
DOCTO.
SOPORTE
5
0
POLIZAS
0
Captura en el Sistema de
Contabilidad el tipo, número
y fecha de las pólizas de
diario, ingresos o egresos
recibidas.
6
Revisa que las pólizas
contengan la documentación
soporte, sellando cada
documento recibido
7
Ordena y clasifica las
pólizas por cuenta bancaria
o tipo (Ingresos, Egresos y
Diario)
y
archiva
en
recopilador.
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1,2,3
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
23
PROCEDIMIENTO:
JUN
ARCHIVO CONTABLE
2010
3
3
CÓDIGO: 2H1021CG6
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
PERSONAL DE ARCHIVO
B
8
Folia en forma consecutiva
los documentos archivados
en cada recopilador.
9
Proporciona pólizas de
diario, ingresos o egresos
solicitadas a la Dirección de
Contabilidad y elabora
Formato de Resguardo de
Pólizas.
FORMATO DE
RESGUARDO
DE PÓLIZAS
0
10
Recibe pólizas de diario,
ingresos o egresos que
habían sido solicitadas a la
Dirección de Contabilidad y
elabora Formato de
Recepción de Pólizas.
FORMATO DE
RECEPCIÓN
DE PÓLIZAS
0
11
Numera y clasifica los
recopiladores por cuenta
bancaria o tipo de póliza y
los coloca debidamente
ordenados en el anaquel
correspondiente
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS