Procedimientos de Nutrición y Dietética

Transcripción

Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Nutrición y Dietética
135
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE ALIMENTOS
 HST 03-NPT-001

Inventarios

Programación

Servicio de Nutrición y Dietética

Unidad: N/A

Unidad Ejecutora: Almacén de Nutrición y Dietética
 Políticas

La programación de las solicitudes de alimentos se elabora para un consumo de un
mes y medio a dos meses. Todas las Ordenes de Compras se tramita por medio de
entregas parciales.
 Objetivos y Resultados Esperados

C/A
Realizar los pedidos de los alimentos para ofrecer una alimentación balanceada de
acuerdo a los requisitos nutricionales de los pacientes hospitalizados.
Actividades
Responsable
A
1. Determinar los productos incluidos en los pedidos en
tránsito, sobre la base de la fecha de la primera entrega Administrador(a) del
indicada en la copia de la factura del proveedor contra la
Servicio de
copia amarilla de la Orden de Compra. Estimar el período de Nutrición y Dietética
consumo para establecer la cantidad de alimentos a solicitar.
A
2. Confeccionar el Informe de Consumos en Vigencia y
Solicitados, en donde detalla la clasificación de alimentos, Administrador(a) del
días y mes de entrega del producto, día y mes de la fecha de
Servicio de
la última Orden de Compra, fecha inicial y final de consumo Nutrición y Dietética
de los productos solicitados.
A
3. Remitir el Informe de Consumos en Vigencia y Solicitados
al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.
Administrador(a) del
Servicio de
Nutrición y Dietética
4. Recibir el Informe de Consumo en Vigencia y Solicitados.
Revisar y verificar las cantidades solicitadas.
Jefe(a) del Servicio
de Nutrición y
Dietética
A
 Procedimiento de Requisición de Alimentos
C/A
Actividades
 HST 03-NPT-001
Responsable
136
5. Detallar las especificaciones del producto (cuarto frío)
en un borrador de las Requisiciones de Compra
(Cuántos son productos secos, colocar la cantidad) y
entregar al( a la) Administrador(a) del Servicio de
Jefe(a) del Servicio de
A
6. Colocar las cantidades, período de consumo, forma de
entrega y fecha de inicio en los borrados de las
Requisiciones de Compras. Entregar el borrador a la
Secretaria del Servicios de Nutrición y Dietética.
Servicio de Nutrición y
Dietética
A
7. Transcribir la información descrita en el borrador de la
Secretaria del Servicios
Requisición
de
Compra
y
entregar
al(la)
de Nutrición y Dietética.
Administrador(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.
A
C1
C2
8. Recibir la Requisición de Compra, verificar que la
información este correcta, firmar en el espacio de Jefe
del Almacén. Entregar la Requisición al(la) Jefe(a) del
Dietética
9. Recibir la Requisición de Compra, verificar que la
información este correcta, firmar de visto bueno. Jefe(a) del Servicios de
Entregar la Requisición de Compra a la Secretaria del
Servicios de Nutrición y Dietética.
A
10. Recibir la Requisición de Compra, anotar los datos en el Secretaria del Servicios
Libro Control y enviar a la Sección de Compras.
P
11. Continuar con el Procedimiento de Requisición de
Compra HST-02-CPT-001 y Procedimiento de Orden
de Compras HST 02-CPT-004.
Sección de Compras
12. Recibir la copia amarilla de la Orden de Compra,
entregar al (a la) Administrador(a) del Servicio de
Nutrición y Dietética.
Secretaria del Servicio
de Nutrición y Dietética
13. Recibir la copia amarilla de la Orden de Compra y
archivar en el expediente de Ordenes de Compra.
Dietética
A
A
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
Tipo de Control
Objetivo
137
C1
Medio, Previo
Comprobar que la cantidad de alimentos solicitadas esté
correcta y de acuerdo al consumo programado.
C2
Medio, Previo
Confirmar que las especificaciones de los alimentos
solicitadas están correctamente descritas en la
Requisición de Compra. Autorizar que la Requisición de
Compra sea enviada a la Sección de Compra para su
trámite.
Aprobado por __________________________ Fecha de Vigencia __________
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE ALIMENTOS
138
 HST 03-NPT-002

Inventarios

Recepción


Unidad: N/A

 Políticas

Confrontar los productos recibidos con la información contenida en la Orden de
Compras, factura comercial y estampar el sello de RECIBIDO en esta documentación

El Administrador del Servicio de Nutrición y Dietética funge como Jefe de Almacén del
Servicio.

Recibir en optimas condiciones los diferentes alimentos solicitados para el
abastecimiento de los diferentes depósitos.
C/A
Actividades
Responsable
A
1. Presentar la documentación y entregar los insumos al
Supervisor III del Servicio de Nutrición y Dietética.
Proveedor
A
A
C1
A
Supervisor III del
2. Solicitar copia amarilla de la Orden de Compras al
Servicio de Nutrición
Administrador del Servicio.
y dietética
3. Recibir del proveedor los insumos por medio de los
siguientes documentos:
Supervisor III del
 Factura original y copia.
 Orden de Compra Original y fotocopia
y dietética
 Copia de la Nota de Adelanto autorizada por la
Dirección Administrativa. (Si aplica)
Supervisor III del
4. Cotejar la copia amarilla de la Orden de compra con la
Orden de Compra Original presentada por el Proveedor.
y Dietética
Supervisor III del
5. Coordinar con el Cocinero de Producción y Control, la
recepción de los alimentos.
y dietética
 Procedimiento de Recepción de Alimentos
C/A
A
Actividades
 HST 03-NPT-002
Responsable
6. Llenar la Planilla de Control de Monitoreo de Puntos
Supervisor III del
Críticos de Control para la recepción de Carnes, Servicio de Nutrición y
C2
A
A
A
C3
A
A
Vegetales y Frutas. Detallar la hora, el empaque,
dietética
temperatura y características físicas.
7. Pesar los alimentos para que el Supervisor(a) III
Cocinero de
pueda anotar esta información en la Planilla de
Producción y Control
Control y Monitoreo.
8. Verificar que los alimentos recibidos concuerden con
Supervisor III del
la cantidad y peso especificado en la Orden de Servicio de Nutrición y
Compra.
dietética
9. ¿Los alimentos cumplen con los requisitos
establecidos?
 Sí. Continuar con la actividad Nº 11 y 12.
Supervisor III del
 No. Informar al(a la) Jefe(a) o al(la) Servicio del Servicio de
Administrador(a) del Servicio de Nutrición y
Nutrición y dietética
Dietética de las irregularidades encontradas en los
alimentos despachados por el proveedor.
Continuar con la actividad N°9.
10. Evaluar la condición del alimento y tomar la decisión
de recibir o rechazar el producto.
¿Rechaza el producto?
 Sí. Indicar al proveedor que tiene la oportunidad
Jefe(a) o
de retirar la mercancía y volver a traer el producto Administrador(a) del
de vuelta el mismo día.
Dietética
 No. Llenar formulario de Ajuste a la Orden de
Compra para rebajar de ese renglón en la Orden
de Compra (Ver procedimiento HST 02-CPT005).
Supervisor III del
11. Firmar de recibido en la Factura Original.
Entregar documentos a la Secretaria del Servicio. Servicio del Servicio de
Continuar con actividad N° 13.
12. Guardar los alimentos en el cuarto frío, despensa o
área a que correspondan.
Despensero
13. Confeccionar Informe de Materiales Recibidos y
entregar el Informe de Materiales Recibidos y el
Secretaria del Servicio
Informe para el uso de la Contraloría General de la
de Nutrición y Dietética
República al (a la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y
Dietética.
 Procedimiento de Recepción de Alimentos
C/A
139
Actividades
 HST 03-NPT-002
Responsable
C4
A
A
140
14. Recibir, verificar la fecha, descripción del producto y
precio contra la copia de la Factura del proveedor. Jefe(a) del Servicio de
Firmar los Informes de Materiales Recibidos. Entregar a
la Secretaria del Servicio.
15. Desglosa el Informe de Materiales Recibidos de la
Siguiente manera:
 Original: Proveedor junto con copia de Hoja de
Servicio de Almacenes de Agencias y Dependencias
Públicas.
 Copia rosada al (a la) Kardista para que actualice la
tarjeta de inventario (kardex). Continuar con
Procedimiento de Registro de Entradas HST 03- Secretaria del Servicio
NPT-004.
 Copia Amarilla: Archivar en expediente de Servicio
de Nutrición y Dietética, bajo la custodia del
Adminsitrador(a) del Servicio.
 Copia Verde: Remitir a la Sección de Contabilidad
para su correspondiente registro en el Mayor
General (Ver Procedimiento de Registro de
Entradas HST 03-NPT-004).
16. Entregar los documentos al Kardista. Continuar Secretaria del Servicio
del Servicio de
con el Procedimiento de Registro de Entradas
HST 03-NPT-004.
Código
Tipo de
Control
Objetivo
C1
Medio, Previo
Verificar la legalidad del tramite de entrada mediante la
comprobación del número y contenido de la Orden de
Compra.
C2
Medio,
Concurrente
Acusar recibo en óptimas condiciones de los productos.
Medio, Previo
Verificar que el peso establecido en la orden de compras y
la Factura coinciden con los productos físicamente recibidos.
Medio, Previo
Comprobar que la cantidad y calidad de los alimentos
solicitados estén correctas y de acuerdo con los requisitos
establecidos para cada producto.
C3
C4
Aprobado por ______________________ Fecha de Vigencia _____________
141
PROCEDIMIENTO DE HOJA DE REQUISICIÓN Y DESPACHO
 HST 03-NPT-003

Inventarios

Recepción


Unidad: N/A

 Políticas

Mantener actualizados los registros, de manera que puedan obtenerse con
oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes

C/A
A
A
A
A
Realizar los pedidos al Almacén General de los alimentos de despensa intermedia,
artículo de aseo y desechables para abastecer los depósitos para el consumo
semanal del Servicio de Nutrición y Dietética
Actividades
Responsable
1. Solicitar y recibir del Almacén General el Listado de
Saldo Actual de Productos donde se detalla el código,
Secretaria del Servicio de
descripción del producto, saldo, unidad, precio unitario y
precio total. Remitir el Listado al(la) Jefe(a) del Servicio
2. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos y
resaltar los productos que tienen existencia para que el Jefe(a) del Servicio de
Despensero proceda a verificar las existencias de
dichos productos. Remitir el Listado al Despensero.
colocar la cantidad correspondiente al saldo actual en la
Despensa Intermedia y colocar la cantidad estimada de
Despensero
los productos que se solicitará para el consumo de una
semana. Entregar el Listado al(la) Jefe(a) de la Servicio
4. Recibir el Listado de Saldo Actual de Productos,
verificar las cantidades solicitadas y relacionarlas con el
menú rotativo.
Modificar las cantidades según el
consumo estimado y entregar el Listado a la Secretaria
 Procedimiento de Hoja de Requisición y Despacho
 HST 03-NPT-003
C/A
A
C1
A
P
C2
A
Actividades
142
Responsable
transcribir las cantidades en la Hoja de Requisición y
Secretaria de Nutrición y
Despacho. Confeccionar una original y una copia de la
Dietética
Hoja de Requisición y Despacho. Entregar el formulario
al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y Dietética.
6. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, revisar las
cantidades solicitadas y firmar como solicitante. Remitir
el formulario al Despensero.
7. Recibir y entregar la Hoja de Requisición y Despacho al
almacenista del Almacén General.
Despensero
8. Continuar
Procedimiento
de
Distribución HST 03-GPT-010.
Actividad N° 8.
Despacho
y
Continuar con
Almacén General
9. Verificar la cantidad despachada, firmar de recibido por
y colocar la fecha. Retirar la copia de la Hoja de
Requisición y Despacho.
Despensero
10. ¿Los suministros recibidos son útiles de aseo?
 Sí. Entregar útiles de aseo junto con la Hoja de
Requisición y Despacho a la Secretaria del Servicio
para que la firme.
 No. Continuar con Actividad N° 11.
Despensero
11.
A
Entregar la copia de la Hoja de Requisición y
Despacho a la Kardista y estibar los productos
despachados por el Almacén General. Continuar con
Procedimiento de Registro de Entradas HST 03NPT-004
Despensero
Código
Tipo de Control
Objetivo
C1
Medio, Previo
Aprobar la cantidad de los alimentos secos necesarios
para el consumo de una semana.
C2
Bajo,
Comprobar que la cantidad y descripción de los alimentos
recibidos concuerdan con la Hoja de Requisición y
Despacho.
Concurrente
Aprobado por ______________________
Fecha de Vigencia _______________
143
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS
 HST 03-NPT-004

Inventarios

Recepción


Unidad: N/A

 Políticas

oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes

Actualizar el inventario de los alimentos recibidos por medio de los documentos de
entradas para abastecer los cuartos fríos y despensa.
C/A
Actividades
Responsable

Este proceso es posterior al Procedimiento de
Recepción de Alimentos HST 03-NPT-002 y/o Servicio de Nutrición y
Dietética
Procedimiento de Hoja de Requisición y Despacho
HST 03-NPT-003.
1. ¿Es registro en Tarjeta de Kardex o es registro en el
A
Mayor General?
 Es registro en Tarjeta de Kardex. Continuar con
Actividad N° 2.
Dietética
 Es registro en Mayor General. Continuar con
Procedimiento de Registros de Movimientos en
Contabilidad HST 03-GPT-013.
2. ¿Es una Recepción de Alimentos o es una Requisición y
Despacho?
 Es una Recepción de Alimentos. Recibir copia de la
Factura, Informe de Materiales Recibidos. Anotar en la
C1
Tarjeta de Kardex: la fecha, cantidad, número de
Kardista
Orden de Compras, Número de Factura y Costo Total.
Actualizar el saldo de existencias.
 Es una Hoja de Requisición y Despacho. Continuar
con Actividad N° 3.
P
 Procedimiento de Registro de Entradas
C/A
Actividades
 HST 03-NPT-004
Responsable
A
A

144
3. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, actualizar la
entrada de alimentos secos y artículos desechables en
las tarjetas del Kardex. Archivar la Hoja de Requisición y
Despacho en el expediente correspondiente.
Kardista
4. Archivar documentos en el expediente.
Kardista
Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
Tipo de
Control
Objetivo
Medio,
Concurrente
Actualizar las existencias.
Aprobado por ___________________ Fecha de Vigencia __________
PROCEDIMIENTO DE SALIDAS DE ALIMENTOS
145
 HST 03-NPT-005

Inventarios

Distribución


Unidad: N/A

 Políticas

oportunidad los datos sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes.

Actualizar la información de las cantidades de alimentos utilizados para la
preparación de las dietas con el fin de cuantificar los costos de producción en el
Servicio de Nutrición y Dietética.
C/A
P
A
A
Actividades

Este proceso es posterior al
Distribución de Almuerzos y Cenas.
Responsable
Procedimiento
1. ¿Es salida de alimentos o es salida de productos
desechables?
 Es salida de alimentos. Llenar el formulario de
Requisición y Despacho en el renglón del
Desayuno sobre la base del formulario de
Requisición Diaria de Alimentos suministrado por
la Supervisora de Recepción y Control. Entrega
el formulario a la Kardista.
 Es salida de productos desechable. Continuar
con Actividad N° 12.
Despensero
2. Colocar el sello del número consecutivo de la
Requisición y Despacho. Devolver el formulario al
Despensero.
Kardista
 Procedimiento de Salidas de Alimentos
C/A
Dietética
 HST 03-NPT-005
Actividades
Responsable
3. Recibir y llenar el formulario de Requisición y
Despacho del almuerzo y la cena (Insumos Varios
Utilizados Durante el Día) sobre la base de al reporte
de Requisición Diaria de Alimentos y el formulario de
Despensero
A
C1
C2
E
A
A
A
E
C3
Existencia de Cuarto Frío. En este informe detalla la
siguiente información:
 Cantidad Pedida (desayuno, almuerzo y cena)
 Unidad de medida
 Descripción del alimento
 Cantidad Entregada (desayuno, almuerzo y cena)
4. Firmar la Requisición y Despacho. Entregar el
formulario a la Supervisora de Recepción y Control (III)
Despensero
5. Verificar la Requisición y Despacho contra el formulario
de Existencia de Cuarto Frío, la Requisición Diaria de Supervisora de Recepción
Alimentos y la existencia física en los Cuartos fríos.
y Control (III)
Firma el formulario y entregar al despensero.
6. Entregar el formulario de Requisición y Despacho a la
Despensero
Kardista.
7. Recibir el formulario de Requisición y Despacho.
Registrar en la tarjeta del Kardex lo siguiente:
 Fecha
 Destino
 Cantidad
Kardista
 Costo unitario
 Costo total
 Actualiza el saldo
 Número de Requisición
8. Confeccionar un Informe detallado de comida en el
cual se describa el costo de los alimentos utilizados
Kardista
diariamente el desayuno, almuerzo y cena.
9. Llenar un borrador del Informe de Cuarto Frío y
Despensa diariamente en donde coloca el costo de las
Kardista
fórmulas, despensa (desayuno, almuerzo y cena) y
cuarto frío (desayuno, almuerzo y cena).
10. Entregar el borrador del Informe de Cuarto Frío y
Despensa al Administrador del Servicio de Nutrición y
Kardista
Dietética. (Los primeros días del mes siguiente.)
11. Recibir el Informe de Cuarto Frío y Despensa,
transcribe las cantidades en el Informe del Valor de las
Salidas Diarias de la Despensa, Cuarto Frío y
Fórmulas. Revisa que las cantidades estén correctas y
hacer pruebas de exactitud del mismo. Entregar el
Dietética
mismo al(la) Jefe(a) del Servicio de Nutrición y
Dietética.
C/A
146
Actividades
 HST 03-NPT-005
Responsable
C4
A
A
C4
A
A
A
A
C5
A
12. Recibir el Informe del Valor de las Salidas Diarias de la
Despensa, Cuarto Frío y Fórmulas. Revisa y firmar.
Remitir mensualmente el Informe a la Sección de
Contabilidad.
12. Confeccionar un borrador en donde detalla la cantidad
de artículos desechables utilizados en el mes. Remitir el
borrador al(la)
Administrador(a) del Servicio de
Nutrición y Dietética.
147
Kardista
13. Recibir el borrador y transcribir las cantidades en el
Informe de las Salidas de Productos Desechables.
Remitir el Informe de Costo.
Dietética
14. Recibir y firmar el Informe de las Salidas de Productos
Desechables. Remitir el informe a la Sección de
Contabilidad.
15. Recibir el Informe de Dietas Servidas Diarias e Informes
de las Salidas de Productos por Tiempo de Alimentación
y firmar el Libro Control del Servicio de Nutrición y
Dietética.
Recepcionista de la
Sección de Contabilidad
16. Distribuir los documentos, según el fondo especificado
en ella, a cada Asistente de Contabilidad.
Recepcionista de la
Sección de Contabilidad
17. Recibir el Informe de Dietas Servidas Diarias por
Tiempo de Alimentación; confeccionar el comprobante
Asistente de Contabilidad
de diario y entregar al(la) Jefe(a) de la Sección de
Contabilidad.
18. Revisar el comprobante de diario contra la información
del Informe de Dietas Servidas Diarias por Tiempo de
Alimentación. Devolver el comprobante de diario al
Asistente de Contabilidad.
Jefe(a) de la Sección de
Contabilidad
19. Recibir el comprobante de diario, registrar en el auxiliar
manual y captura en el Sistema de Contabilidad
Asistente de Contabilidad
Gubernamental. Colocar la firma de preparado en el
comprobante de diario.
20. Archivar el comprobante de diario y la Informe de Dietas
Servidas Diarias por Tiempo de Alimentación en el Asistente de Contabilidad
expediente según su fondo.
 HST 03-NPT-005
Código
Tipo de Control
148
Objetivo
C1
Bajo, Previo
Comprobar diariamente la cantidad de alimentos
despachados para la realización de las diferentes
dietas.
C2
Medio, Previo
Confirmar con la firma del Supervisor de Recepción y
Control la cantidad de alimentos despachados durante
el día.
C3
Medio, Previo
Verificar la exactitud de los cálculos de los costos de las
comidas.
C4
Medio, Previo
Aprobar el envío del Informe de Dietas Servidas Diarias
por Tiempo de Alimentación a la Sección de
Contabilidad para realizar el registro contable.
C5
Bajo, Posterior
Comprobar que se confeccionó y registró del
Comprobante de Diario en el Sistema de Contabilidad
Gubernamental correspondiente a las Salidas
reportadas por el Servicio de Nutrición y Dietética.
Aprobado por _______________________
Fecha de Vigencia ______________

Procedimientos de Nutrición y Dietética

Transcripción

Documentos relacionados

PROYECTO: Nuevo Servicio de Nutrición y Dietética del Hospital

SEMBLANZA ACADÉMICA NOMBRE: Mayali Fonseca negrete