1 Objetivo Establecer los lineamientos generales en la

Transcripción

Clave: PR-UTSEM-ECM-01
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Revisión: 2
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20/NOV/15
20/NOV/15
23/NOV/15
C.Y. MILLÁN
CONTROLADORA DE
DOCUMENTOS
ELABORÓ
J.A. MORENO
REPRESENTANTE DE LA
RECTORÍA
REVISÓ
O. DOMÍNGUEZ
RECTOR
APROBÓ
1 Objetivo
Establecer los lineamientos generales en la elaboración, modificación, identificación, revisión, implementación,
difusión, actualización y/o retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
UTSEM.
2
Alcance
Este procedimiento aplica para la elaboración, modificación, identificación, revisión, implementación, difusión,
actualización y/o retiro por obsoletos de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la UTSEM
correspondiente a todas las áreas que lo conforman.
3
Responsable
3.1 Rector (a)
3.2 Responsable de Área
3.3 Controlador (a) de Documentos
3.4 Todos los Responsables de Documentos del SGC de la UTSEM
4
Referencias
4.1 Norma ISO 9001:2008
4.2 Manual de Calidad de la UTSEM
5
Definiciones
5.1 Aprobación. Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y
coherencia con el SGC de la UTSEM.
5.2 Copia controlada. Es el documento copia del original vigente y sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
5.3 Copia no controlada. Cualquier documento impreso o digital copia de un original, identificado con la leyenda
“COPIA NO CONTROLADA” del que no se puede mantener su control y puede ser utilizado para consulta.
Documento controlado por medios electrónicos para uso exclusivo de la UTSEM
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
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5.4 Difusión. Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
5.5 Distribución. Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su
aplicación.
5.6 Documento. Información y medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado,
dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, electrónico, fotografía, entre otros.
5.7 Documento externo. Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los
procesos y procedimientos del SGC de la UTSEM. Entre los documentos externos se pueden considerar normas,
códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.
5.8 Documento obsoleto. Es un documento que deja de ser vigente para el SGC de la UTSEM.
5.9 Formato. Documento diseñado para la recolección de información requerida por el SGC de la UTSEM. Una vez
diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción.
5.10 Instructivo. Documento que describe en forma más detallada los procesos o actividades referidas en los
procedimientos. Los instructivos se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
5.11 Listado Maestro de Control de Documentos. Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del
SGC de la UTSEM.
5.12 Manual de Calidad (MAC). Es un documento que describe al SGC de la UTSEM.
5.13 Modificación. Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de
forma o de fondo.
5.14 Otros documentos. Se consideran otros documentos anuncios, avisos, circulares, comunicados, folletos,
informes, mantas, memorándums, oficios, posters, trípticos etc. El diseño del documento depende del criterio de la
persona que lo elabora.
5.15 Procedimiento. Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de
actividades secuencialmente establecidas, en un proceso, que da como resultado final un producto o un servicio.
5.16 Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
5.17 Responsable de Área. Persona de mayor rango de un área determinada (Director o Jefe de Departamento)
5.18 Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del
tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. La primera versión corresponde al número uno
(1), para la segunda revisión correspondería al número dos (2), etc.
5.19 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Actividades coordinadas que apoyan la dirección y control de la
UTSEM con respecto a la Calidad.
5.20 Solicitante. Persona que detecta alguna mejora en relación a algún documento declarado en el SGC de la
UTSEM.
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
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5.21 Universidad Tecnológica del Sur del Estado de Morelos (UTSEM). Cuando se mencione dentro del texto de
los documentos del SGC se podrá abreviarse como UTSEM.
6
7
Objetivo de Calidad que Cumple
1. Brindar Formación Profesional Integral de Excelencia
x
2. Desarrollar Infraestructura y Sistemas de Servicio de Calidad.
x
3. Formar Profesionales Competitivos
x
4. Brindar Servicios de Educación Continua de Calidad
x
Diagrama de Entradas y Salidas del Procedimiento
Entradas relevantes:
Salidas relevantes:
(PR-UTSEM-ECM-01)
- Solicitud de Documento
“Elaboración y Modificación de Documentos”
- Documento Autorizado
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
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8
Diagrama de flujo del procedimiento
7
INICIO
Requisitar
formato
por
vía
electrónica u oficio después de la
detección de una mejora a algún
documento declarado en el SGC
Imprimir y turnar el procedimiento
o instructivo para su revisión y
aprobación.
Formato de Solicitud de
Elaboración y/o Cambio de
Documentos.
12
9
FO-UTSEM-ECM-PR-01-01
1
Realizar modificaciones de acuerdo a la
solicitud recibida.
Llenar formato y comunicar para
su conocimiento y aprobación
con el Responsable de Área
Modificación
10
2
Imprimir y turnar el procedimiento
o instructivo para su revisión y
aprobación.
Entregar solicitud FO-UTSEMECM-PR-01-01 impresa a
Controlador de Documentos para
su revisión
11
¿Es una
modificac
ión o
baja?
3
5
Baja
¿Se trata de
un nuevo
documento?
NO
4
15
SI
6
Elaborar propuesta de nuevo
documento, de acuerdo al
instructivo IN-UTSEM-ECM01 y remitir a través de medio
electrónico al Controlador de
Documentos
¿El documento
cumple con las
especificaciones
?
7
NO
Emitir
observaciones
para corrección
6
8
SI
9
12
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
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9
11
NO
¿Se aprueba
el
documento?
FIN
12
SI
Asignar codificación del nuevo
documento según el instructivo
IN-UTSEM-ECM-01 y revisión
cero (0) como emisión
Inicial. Si es una modificación,
verificar clave de codificación y
asignar número de revisión
13
Remitir procedimiento o
instructivo en físico para las
firmas
correspondientes
14
5
Notificar
al
solicitante
la
aprobación
de
su
nuevo
documento, modificación o baja y
registrar en el Listado Maestro de
Control de Documentos
Listado Maestro de Control
de Documentos
15
Difundir a todo el personal el nuevo y /o la
modificación del documento. El nuevo
documento y/o modificado se coloca y
sustituye en carpetas en físico y en el
sistema electrónico, respectivamente. Si
se trata de un retiro por obsoleto, informar
a todo el personal a través de circular
electrónica acerca de su retiro para evitar
su uso no intencionado.
-----------------------------------------
16
FIN
En
el
caso
de
los
documentos impresos que
dejan de ser vigentes, se
guardan en la carpeta de
documentos obsoletos y se
les coloca un sello con la
leyenda “OBSOLETO”
Solo se conservaran los
documentos obsoletos del
último año, procediendo a
su destrucción una vez
cumplido el tiempo.
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
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9
Descripción de actividades
No.
Responsable
1
Solicitante (Sol) /
Controlador de
Documentos (CD)
2
3
Sol / Responsable de
Área
Sol/ CD
Llena formato y comunicar para su conocimiento
y aprobación con el Responsable de Área
Entrega solicitud FO-UTSEM-ECM-PR-01-01
impresa a Controlador de Documentos para su
revisión
¿Se trata de un nuevo documento?
Si la respuesta es No, pasa a la actividad 5
Si la respuesta es Sí, pasa a la actividad 6
4
5
6
Actividad
Requisita el formato “Solicitud de Elaboración y/o
Cambios a documentos” después de la detección
de una mejora a algún documento declarado en el
SGC por vía electrónica u oficio.
Sol / CD
7
¿Es una modificación o baja del documento?
Si la respuesta es modificación, pasa a la
actividad 10.
Si la respuesta es baja, pasa a la actividad 15.
Elabora propuesta de nuevo documento, de
acuerdo al instructivo IN-UTSEM-ECM-01, y
remite a través de medio electrónico al CD
¿El documento cumple con las especificaciones?
Si la respuesta es No, pasa a actividad 8
8
CD/ Sol
Emite observaciones para corrección. Pasa a la
actividad 6
9
CD/ Responsable de
Área/ Rector
Imprime y turna el documento el procedimiento o
instructivo para su revisión y aprobación. Pasa a
la actividad 12
10
CD
Realiza modificaciones de acuerdo a la solicitud
recibida.
11
CD / Responsable de
Área/ Rector
12
Imprime y turna el documento el procedimiento o
instructivo para su revisión y aprobación. Pasa a
la actividad 12
¿Se aprueba el documento?
Si la respuesta es No, se termina el
procedimiento
Formato
Solicitud de Elaboración y/o
Cambio de Documentos.
PROCEDIMIENTO
Revisión: 2
Pág. 7 de 7
Asigna codificación del nuevo documento según el
instructivo IN-UTSEM-ECM-01 y revisión
cero (0)
como emisión
Inicial. Si es una modificación, verifica clave de
codificación y asigna número de revisión
13
CD
14
CD/ Responsable de
documento,
Responsable de área,
Rector
15
16
Remite procedimiento o instructivo en físico para
las firmas correspondientes
Notifica al solicitante la aprobación de su nuevo
documento, modificación o baja y registra en el Listado
Maestro de Control de Documentos
CD/Sol
CD/Todo el personal
Difunde a todo el personal el nuevo y /o la modificación del
documento. El nuevo documento y/o modificado se coloca y
sustituye en carpetas en físico y en el sistema electrónico,
respectivamente. Si se trata de un retiro por obsoleto,
informará a todo el personal a través de circular electrónica
acerca de su retiro para evitar su uso no intencionado. En el
caso de los documentos impresos que dejan de ser vigentes,
se guardan en la carpeta de documentos obsoletos y se les
coloca un sello con la leyenda “OBSOLETO”
Solo se conservaran los documentos obsoletos del último año,
procediendo a su destrucción una vez cumplido el tiempo.
Listado Maestro de Control de
Documentos
Lista de verificación
FIN DEL PROCEDIMIENTO
10 Formatos generados
Clave
Nombre
Solicitud de
Elaboración y/o
Cambio de
Documentos.
Listado Maestro de
Control de
Documentos
Responsable
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Tiempo de
conservación
Controlador
de
Documentos
Carpeta
Ofna. bajo
llave
Electrónico
3 años
Controlador
de
Documentos
Carpeta
Ofna. bajo
llave
Electrónico
3 años
11 Control de cambios
Fecha
15/11/14
06/10/15
23/11/15
Revisión
00
01
02
Cambio
Emisión Inicial
Revisión Completa al Sistema de Gestión de Calidad
Solicitud de cambios por Auditoría Interna

1 Objetivo Establecer los lineamientos generales en la

Transcripción

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