Procedimientos Almacén de Farmacia

Transcripción

Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajo del Almacén de Farmacia
110
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS
DE LAS SALAS
 HST 03-FPT-001

Ciclo de Inventario

Departamento de Diagnóstico y Apoyo

Unidad Ejecutora: Depósito de Medicamentos

Recepción

Servicio de
Farmacia
 Políticas

La devolución de medicamentos se registra en el sistema de control de
inventarios como entrada.
 Objetivos y Resultados Esperados

Reintegrar al Sistema de Control de Inventarios los medicamentos que no se
utilizan en las salas.
C/A
Actividades
Responsable
A
1. Verificar las boletas y la existencia de
medicamentos. Detectar y contar qué medicamentos
ya no se están utilizando. Anotar en la Hoja de
Requisición y Despacho la descripción y la cantidad
del medicamento.
Farmacéutico(a)
A
2. Entregar Hoja de Requisición y Despacho a la
Enfermera.
Farmacéutico(a)
3. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho, verificar
las especificaciones y cantidades establecidas. Si
todo esta correcto, firmar como constancia de la
devolución.
Devolver el formulario al (la)
Farmacéutico(a).
Enfermera
4. Recibir y entregar el formulario a la Secretaria de la
Sección de Despacho a Sala junto con los
medicamentos devueltos.
Farmacéutico(a)
C1
A
A
5. Recibir la Hoja de Requisición y Despacho.
Secretaria de la Sección
Registrar en el Libro Control y entregar al (a la)
de Despacho a Salas
Jefe(a) del Depósito de Despacho a Salas.
 Procedimiento de Devolución de Medicamentos de las
Salas /Continuación...
 HST 03-FPT-001
C/A
C2
A
111
Actividades
Responsable
6. Verificar los medicamentos recibidos en la Hoja de
Requisición y Despacho. Establecer su visto bueno
de la devolución y entregar el formulario a la
Secretaria.
Jefe del Depósito de
Despacho a Salas
7. Archivar las Hojas de Requisición y Despacho.
de Despacho a Salas
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código Tipo de Control
Objetivo
C1
Medio,
Concurrente
Comprobar que los medicamentos han sido devueltos y están
en buen estado.
C2
Medio,
Concurrente
Confirmar que los medicamentos han ingresado al Depósito
de Despacho a Salas.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
112
PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE PEDIDOS ESPECIALES
 HST 03-FPT-002



Ciclo de Inventario

Recepción

Servicio de
Farmacia
Unidad Ejecutora: Depósito de Medicamentos e Insumo Médico –
Quirúrgico.
 Políticas

Para recibir un pedido especial debe tener el visto bueno de la Unidad Operativa que
solicitó el suministro farmacéutico.

C/A
Recibir en forma provisional un suministro farmacéutico no incluido en el listado
oficial, hasta que el Servicio o Sala solicitante dé su visto bueno con respecto al
producto recibido contra el solicitado.
Actividades
Responsable
1. Notificar que va hacer entrega de un pedido especial
al (la) Jefe(a) del Depósito Medicamentos o Insumos
Proveedor
A
Médicos Quirúrgicos.
2. Confeccionar un Recibo Provisional de Recepción de
Pedidos Especiales en original y copia, donde
específica lo siguiente:
A
 Fecha
 Número de Orden de Compra
Jefe(a) de Depósito de
 Número de Factura
Medicamentos o Jefe(a)
 Nombre del Proveedor
de Depósito de Insumos
 Nombre del Departamento
Médico – Quirúrgicos
 Descripción de la mercancía
 Firma de entregado
 Firma de recibido
Entregar original del formulario al proveedor.
3. Establecer por medio de la Orden de Compras o la Jefe(a) de Depósito de
Requisición de Compra el Servicio o la Sala que hizo Medicamentos o Jefe(a)
la solicitud del pedido especial y entregar la muestra de Depósito de Insumos
A
del producto junto con copia de la orden de compra.
 Procedimiento de Recibo Provisional de Pedido
 HST 03-FPT-002
Especiales /Continuación...
C/A
Actividades
Responsable
A
4. Recibir la muestra del producto y evaluar la misma
de acuerdo a las especificaciones solicitadas.
Jefe(a) del Servicio o
Jefe(a) de la Sala
C1
A
A
A
113
5. ¿Está todo correcto?
 Sí. Dar su autorización para recibir la totalidad
del pedido, mediante un visto bueno en la copia
de la orden de compra.
Continuar con
Actividad N° 6
 No. Rechazar el Producto. El (la)Jefe(a) del
depósito informa al proveedor.
Jefe(a) de la Sala
6. Devolver la copia de la orden de compra y la muestra
correspondiente al Servicio de Farmacia.
Jefe(a) de la Sala
7. Recibir del (de la) Jefe(a) de Servicio de Sala copia
de la orden de compra con el visto bueno y la
muestra.
8. Continuar con Procedimiento de Entradas de
Suministros Farmacéuticos.
C1
Previo, Medio
Aprobado por:
Objetivo
Autorizar el recibo de medicamentos o insumos médicos
quirúrgicos que no están en la lista oficial, con anuencia del
(de la) Jefe(a) del Servicio de Farmacia.
Fecha de Vigencia:
PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE NARCÓTICO
Y PSICOTRÓPICOS
 HST 03-FPT-003
114

Ciclo de Inventario

Recepción


Servicio de Farmacia

 Políticas

El manejo de los Narcóticos y Psicotrópicos es fiscalizado por la Dirección de
Farmacias y Drogas del Ministerio de Salud.

C/A
Enviar de forma expedita, las entregas de Narcóticos y Psicotrópicos al
Depósito correspondiente.
Actividades
Responsable
A
1. Tan pronto como se recibe la entrega de Narcóticos y
Jefe(a) del Depósito de
Psicotrópicos, notificar al (la) Jefe(a) del Depósito de
Medicamentos
Narcótico, la entrada de estos medicamentos.
A
2. Confeccionar Hoja de Requisición y Despacho donde
indica la cantidad de medicamentos recibida en el
Depósito de Medicamentos.
Narcóticos
3. Despachar el medicamento de acuerdo a lo solicitado.
Firma la Hoja de Requisición y Despacho como
constancia de la entrega.
Medicamentos
C1
C2
A
4. Actualizar el Kardex manualmente restando la cantidad Jefe(a) del Depósito de
despachada.
Medicamentos
5. Entregar los medicamentos al Jefe del Depósito de
Narcóticos y Estupefacientes.
 Procedimiento de Recibo de Narcótico y Psicotrópicos
/Continuación...
Medicamentos
 HST 03-FPT-003
C/A
Actividades
Responsable
C3
6. Retirar los narcóticos y estupefacientes. Firmar la Hoja
de Requisición y Despacho como recibidor.
Jefe(a) del Depósito
de Narcóticos
C4
A
115
7. Registrar en el libro de control la entrada de cada
narcótico y estupefaciente; anotar nombre del proveedor,
fabricante, país de origen, número de lote, fecha de
vigencia, cantidad, fecha de la entrada y actualizar el
saldo disponible del medicamento.
de Narcóticos
8. Almacenar en el depósito de narcóticos y
estupefacientes cada uno de los productos de acuerdo a
la fecha más próxima de vencimiento.
de Narcóticos
Objetivo
C1
Medio,
concurrente
Comprobar que el Depósito de Medicamento realizó el
despacho de los Narcóticos y Psicotrópicos al depósito que le
corresponde.
C2
Bajo,
concurrente
Confirmar que se maneja un control del inventario del
C3
Medio,
concurrente
Asegurar que los narcóticos y estupefacientes fueron
recibidos en el Depósito de Narcóticos
C4
Medio,
concurrente
Mantener un control de las entradas de narcóticos y
estupefacientes en el depósito correspondiente.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS
 HST 03-FPT-004

Ciclo de Inventario


116

Distribución de
Bienes

 Políticas

Los pedidos de los servicios son enviados al Servicio de Farmacia por lo menos un día
antes del asignado para su despacho.

Abastecer en forma oportuna las necesidades del Depósito de Despacho a las
Salas y a la Sección de Recetarios de la Institución.
C/A
A
A
A
C1
Actividades
Responsable
1. Entregar al (la) Jefe(a) o al Asistente del Depósito de
Asistente de Farmacia de
Medicamentos, las requisiciones correspondientes al
Despacho a Sala
pedido semanal.
2. Recibir las requisiciones de pedido y tomar de los
anaqueles las cantidades de cada uno de los Jefe(a) o al Asistente del
medicamentos solicitados, colocándolos en una caja Depósito de Medicamentos
o bolsa.
3. Anotar en cada renglón de la requisición el lote del
medicamento. A medida que va despachando, resta
en el Kardex la cantidad despachada del saldo
anterior, para ir actualizando el mismo, con su
respectiva fecha de vencimiento.
Asistente del Depósito de
Medicamentos
4. Verificar contra la requisición que el producto
despachado sea el correcto y que la cantidad
despachada concuerda con la cantidad solicitada.
Firmar de autorizado la Hoja de Requisición y
Despacho.
Medicamentos
 Procedimiento de
/Continuación...
Distribución
de
Medicamentos
 HST 03-FPT-004
C/A
Actividades
Responsable
A
5. Informar al Asistente de Despacho a Sala el o los
pedidos que pueden ser retirados del Depósito de
Medicamentos.
Medicamentos
A
C2
A
A
A
A
C3
A
A
117
6. Retirar del Depósito de Medicamentos, todos los
suministros solicitados a la vez que revisa junto con
Despacho a Sala
el (la) Jefe(a) de Farmacia lo que está recibiendo.
7. Firmar la requisición como recibidor si está conforme
con el pedido y retirar los productos del Depósito de
Medicamentos. Devolver el original y una copia de la
Despacho a Sala
Hoja de Requisición y Despacho al (a la) Jefe(a) del
Depósito de Medicamentos. Conservar una copia.
8. Recibir original y copia de Hoja de Requisición y
despacho. Entrega copia a la Operaria de Computo.
Continua con procedimientos de Entradas de
Medicamentos
Depósito de Despacho a Salas y Registro de Salidas
del Almacén de Farmacia.
9. Entregar Hoja de Requisición y Despacho a la Asistente de Farmacia de
Secretaria de Despacho a Salas.
Despacho a Sala
10. Recibir Hojas de Requisición y Despachos y anotar
en el control el o los números de requisiciones por Secretaria de Despacho a
despachar a Salas o Servicios. Entregar formularios
Sala
y suministros farmacéuticos a Enfermera de Salas.
11. Recibir y entregar suministros farmacéuticos a las
Enfermeras de Salas junto con las Hojas de
Mensajero(a)
Requisiciones y Despacho.
12. Recibir las Hojas de Requisiciones y Despacho y
suministros farmacéuticos.
Verificar que las
Enfermera de Sala o
cantidades recibidas son iguales a las especificadas
Servicio
en el formulario. Firmar la hoja de Requisición y
Despacho, si todo está correcto.
13. Recibir de la Enfermera de Sala o del Servicio las
Hojas de Requisición y Despacho firmadas.
Mensajero(a)
Devolver los formularios a la Secretaria de Despacho
a Salas.
14. Recibir las Hojas de Requisiciones y Despachos.
Secretaria de Despacho a
Verificar que le han devuelto todas. Archivar la Hoja
Sala
de Requisición y Despacho.
 Procedimiento de
/Continuación...
Distribución
de
Medicamentos
Objetivo
 HST 03-FPT-004
118
C1
Medio,
concurrente
Autorizar el despacho de medicamentos por medio de la Hoja
C2
Bajo,
concurrente
Comprobar que se recibió los medicamentos solicitados en el
C3
Medio,
concurrente
Verificar la cantidad solicitada de medicamentos es igual a la
cantidad recibida en la Hoja de Requisición y Despacho.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE SALAS
 HST 03-FPT-005
119

Ciclo de Inventario

Programación



 Políticas

El (la) Farmacéutico(a) debe suplir a las diferentes salas los medicamentos que se
suministrarán a los pacientes de la institución.

Abastecer oportunamente las necesidades de medicamento de las salas.
C/A
Actividades
Responsable
A
1. Solicitar a la Enfermera de Sala las boletas
correspondientes a los medicamentos.
Farmacéutico(a)
A
2. Entregar las boletas de administración
medicamentos al (a la) Farmacéutico(a).
C1
A
A
de
3. Recibir las boletas de medicamentos de la
Enfermera.
Verificar las boletas y las dosis
administradas de acuerdo a las ordenes médicas.
4. Revisar y cuantificar la existencia de medicamentos
e insumos médicos quirúrgicos para solicitar la
cantidad necesaria que abastezca la sala.
5. Establecer las cantidades en el Formulario de
Necesidades de las Salas.
Enfermera de Sala
Farmacéutico(a)
Farmacéutico(a)
Farmacéutico(a)
6. Recoger en las salas las requisiciones de despacho
preparadas por los farmacéuticos para entregarlas a
Trabajador(a) Manual
la Secretaria de la Sección.
7. Recibir del Trabajador(a) Manual las requisiciones.
Registrar en el control de entrada la Hoja de
A
Requisición y Despacho; anotando el número de
de Despacho a Salas
Sala, número de requisición, grupo de medicamento
y fecha.
 Procedimiento de Requisición de Medicamentos de
 HST 03-FPT-005
Salas /Continuación...
A
C/A
Actividades
Responsable
A
8. Entregar las requisiciones a los asistentes
encargados
de
los
diferentes
grupos
de
medicamentos
e
insumos
farmacéuticos,
colocándolos en las bandejas para tal fin.
de Despacho a Salas
120
C1
Medio,
concurrente
Aprobado por:
Objetivo
Comprobar que los medicamentos solicitados están de
acuerdo a la Orden Médica preparada por el Doctor.
Fecha de Vigencia:
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE INSUMOS
MÉDICOS QUIRÚRGICO
 HST 03-FPT-006

Ciclo de Inventario

Distribución de
Bienes
121



Unidad Ejecutora: Depósito de Insumo Médico Quirúrgico
 Políticas

Todos los despachos de material médico quirúrgico deben estar respaldado por la Hoja

Abastecer las necesidades de materiales médico – quirúrgico en las salas y
servicios del Hospital, determinados para el consumo semanal.
C/A
Actividades
Responsable
A
1. Recibir de parte de la enfermera las necesidades de
cada sala.
Asistente de Farmacia
A
2. Verificar con la Enfermera las existencias de los
suministros solicitados.
3. Completar la Hoja de Requisición y Despacho
(original y copia), indicando los productos
determinados para el consumo semanal. Establecer
el número de sala, el almacén, fecha y demás
información
del
formulario.
Entregar
las
Requisiciones en el Depósito de Insumos Médicos
Quirúrgicos.
A
4. Recibir las Hojas de Requisición y Despacho.
A
Secretaria del Depósito de
Insumos Médicos
Quirúrgicos
5. Registrar la entrada de las Hojas de Requisición y
Despacho asignándole un número secuencial en el
Insumos Médicos
Libro de Control indicando la fecha de entrada a la
Quirúrgicos
sala solicitante, establece el grupo del insumo.
6. Colocar las Hojas de las Requisiciones y Despacho
A
Insumos Médicos
en una bandeja.
Quirúrgicos
 Procedimiento de Despacho de Insumos Médicos
 HST 03-FPT-006
Quirúrgicos /Continuación...
A
C/A
Actividades
A
7. Tomar las requisiciones de la bandeja para su
despacho.
A
Responsable
Asistente de Depósito de
Material Médico
Quirúrgico
8. Ubicar en los anaqueles de almacenamiento el o los Asistente de Depósito de
materiales médicos – quirúrgicos solicitados por los
Material Médico
servicios o salas.
Quirúrgico
C1
9. Registrar cada uno de los insumos médicos
quirúrgicos y hacer los registros correspondientes en
las tarjetas de Kardex.
A
10. Colocar los materiales despachados en un lugar
accesible para entregar en las salas o servicios.
C2
11. Verificar el pedido contra la requisición y firmar en la
Hoja de Requisición y Despacho en el espacio de
despachador correspondiente.
A
12. Notificar a las salas o servicios que su pedido está
listo para entregar.
122
Material Médico
Quirúrgico
Material Médico
Quirúrgico
Material Médico
Quirúrgico
Material Médico
Quirúrgico
Objetivo
C1
Bajo,
concurrente
Comprobar el control de las entradas y salidas de los insumos
médicos quirúrgicos en el depósito correspondiente.
C2
Bajo,
concurrente
Confirmar el despacho del material médico quirúrgico del
depósito correspondiente.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
__
PROCEDIMIENTO DE SALIDAS DE ESTUPEFACIENTES
Y PSICOTRÓPICOS
 HST 03-FPT-007

Ciclo de Inventario


Distribución de
Bienes


123
Unidad Ejecutora:
 Políticas

El libro de registro de narcóticos, es un control sellado por la Dirección de Farmacias y
Drogas del Ministerio de Salud.

Las recetas amarillas son prenumeradas y están bajo la custodia de las Enfermeras de
Sala.

C/A
A
Despachar las recetas de Estupefacientes y Psicotrópicos a las Salas y Servicios.
Actividades
Responsable
1. Recibir del Mensajero de la Sala o Servicio las Hojas Recepcionista del Servicio
de Requisiciones y Despachos y/o recetas.
de Farmacia
C1
2. Registrar en el cuaderno de control de requisiciones,
en donde indica fecha, Sala o Servicio, número de Recepcionista del Servicio
solicitud y anotar el número de registro estableciendo
de Farmacia
en el control a la requisición presentada.
A
3. Entregar la Hoja de Requisición y Despacho al (la) Recepcionista del Servicio
Jefe(a) del Depósito de Narcóticos.
de Farmacia
A
4. Recibir de la recepcionista Hoja de Requisición y Farmacéutico(a) Jefe(a)
Despacho y/o receta (copia blanca o amarilla).
del Depósito de Narcótico
C2
5. Anotar en cada uno de los libros de control de
registro del narcótico solicitado, el nombre del
paciente, el nombre del médico que solicita el
Farmacéutico(a) Jefe(a)
medicamento, el número de registro del Médico, la
dosis prescrita (según la receta blanca o amarilla) y
el saldo de las existencias disponibles del Narcótico
o Psicotrópico despachado
 Procedimiento de Salidas de
Psicotrópicos /Continuación...
C/A
Estupefacientes
y
Actividades
 HST 03-FPT-007
Responsable
solicitados
a
los
A
6. Entregar los medicamentos
Asistentes de Farmacia.
A
7. Archivar las recetas como constancia del despacho, Farmacéutico(a) Jefe(a)
las cuales deben conservarse por un año.
A
8. Recibir del Farmacéutico encargado de narcóticos
los medicamentos despachados, junto con la Hoja de
Requisición y Despacho.
A
A
A
9. Entregar los medicamentos y la Hoja de Requisición
y Despacho en la Sala o Servicio.
10. Devolver Hoja de Requisición y Despacho con acuse
recibo del Servicio o Sala. Entregar al Farmacéutico
Jefe del Depósito de Narcóticos.
11. Recibir del Asistente de Farmacia las Hojas de
Requisición y Despacho. Archivar en el expediente
respectivo.
124
del Depósito de
Narcóticos
Objetivo
C1
Bajo,
concurrente
Mantener un control de los Narcóticos y Psicotrópicos
solicitados en el Servicio de Farmacia.
C2
Medio,
concurrente
Verificar que los Narcóticos y Psicotrópicos se han
despachados según lo indicado en la receta médica y manejar
un registro de los mismos.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
__

Procedimientos Almacén de Farmacia

Transcripción

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