MEMORIA ADMINISTRATIVA ANTES

MEMORIA ADMINISTRATIVA
1. ¿Cuál fue el objetivo de la administración del INEC, que empezó en
enero del 2007?
Apoyar en el desarrollo de las actividades del INEC, agilitando procedimientos administrativos con
orientación al usuario-servicio, proporcionando bienes, servicios, recursos económicos y talento
humano de manera oportuna, confiable y de calidad, acorde a los requerimientos y necesidades
de la institución. Se ha priorizado la utilización de los mismos en los diferentes procesos para
permitir el cumplimiento de la misión y visión institucional logrando eficacia, eficiencia y
optimización de los recursos institucionales con la maximización de la ejecución presupuestaria, no
solo con un cumplimiento cercano al 100%, sino mediante la calidad del gasto.
Se ha buscado desconcentrar y descentralizar los recursos y procesos administrativos, con el
propósito de que cada regional funcione como entidad operativa desconcentrada, alineados a los
ejes estratégicos de la Institución que buscan que el INEC no tenga una Planta Central que defina y
diseñe todo, sino que cada regional sea un INEC en pequeño, que tenga autonomía administrativa
pero sobre todo autonomía para ejecutar estadísticas que respondan a las necesidades de
información regional.
2. ¿En qué se diferenció la actual gestión administrativa con las
anteriores al 2007?
ANTES
El INEC en su parte administrativa estaba conformada por las siguientes direcciones: Dirección de
Asesoría Jurídica, Dirección de Gestión Financiera, Dirección de Gestión de Desarrollo
Organizacional.
A partir del año 2005, las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios se
las realizaba en base a la resolución 038-DIRG-2005, en la que se expidió el reglamento interno de
contratación pública para el INEC. En este reglamento se determinaron los montos y
procedimientos a seguir para las adquisiciones:
MONTO (dólares)
PROCEDIMIENTO
1 a 500
El procedimiento se realizaba con una cotización
501 a 2.000
2.001 a 25.000
25.001 o más
El procedimiento se realizaba con dos cotizaciones, realizando un cuadro
comparativo. El director de Gestión de Desarrollo Organizacional decidía
la adjudicación a la empresa que ofrezca las condiciones más
convenientes para la institución.
El procedimiento se realizaba a través de una solicitud de compra o
servicios, contando con al menos tres ofertas en sobre cerrado. Para eso
se conformaba una comisión1.
Si el monto oscilaba entre 10.000 y 25.000, la invitación se realizaba,
además, a través de la página WEB del INEC.
El procedimiento se llevaba a cabo a través de la Comisión de
Adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios. 2
Para la adjudicación de los proveedores cuando el monto no sobrepasaba USD 5.000, el presidente
de la comisión remitía el cuadro de adjudicación recomendado al Director de Gestión de
Desarrollo Organizacional o Director Regional según el caso, quien notificaba al oferente y
ordenaba el trámite para el pago.
Para la adjudicación de los proveedores, cuando el monto era mayor a USD 5.000, el Director de
Gestión de Desarrollo Organizacional o Director Regional -según el caso- remitía al Director
General el cuadro de adjudicación sugerido para su aceptación.
Para contar con el banco de proveedores se realizaba una convocatoria de invitación a través de la
prensa escrita. Para ser calificados debían presentar los siguientes requisitos:
•
•
•
•
•
•
2
Carta de presentación
Registro Único de Contribuyentes RUC
Nombramiento del Representante Legal en caso de personas jurídicas
Certificado de Contraloría que no se encuentren con impedimento de realizar
contrataciones con el sector público.
Certificado de la Superintendencia de Bancos
Copia de la cédula de identidad, papeleta de votación y certificado bancario
La comisión estaba integrada por: Coordinador de Servicios Institucionales, Coordinador de Presupuesto, Líder de Proveeduría, un
funcionario del área donde se generó el requerimiento, en calidad de secretario para bienes un funcionario de adquisiciones y en caso
de servicios un funcionario de subproceso de mantenimiento. Si el monto supera los USD 5.000 integraba también la comisión el
Director de Gestión de Desarrollo Organizacional en la oficina matriz, mientras que en las direcciones regionales era el Director Regional
El INEC para proceder a efectuar las adquisiciones, tanto de bienes como de servicios, procedía a
realizar el Plan de Adquisiciones, el mismo que se encontraba sujeto a la disponibilidad de
recursos financieros.
Para los requerimientos de las necesidades de cada proyecto no se contaba con lineamientos, sino
únicamente se realizaban los requerimientos de acuerdo al Plan de Adquisiciones de cada
proyecto y según sus necesidades.
En este periodo, lo relacionado con el proceso adquisiciones no garantizaba total trasparencia y
derecho de igualdad de participación para los diferentes proveedores de bienes y servicios, ya que
se disponía de una base de datos fija con la que se trabajaba.
A PARTIR DEL 2007
El INEC, a partir del 2007, en la parte administrativa, se encontraba conformado por la Dirección
de Asesoría Jurídica, Dirección de Recursos Financieros y Dirección de Recursos Humanos y
Servicios Administrativos.
Con resolución 242-DIRG-2009 se expidieron las “Políticas para la elaboración y aprobación de
lineamientos generales que deberá contener el diseño y la planificación para la ejecución de
proyectos estadísticos”. En el artículo 5 se expresa la obligación de que este documento contenga
entre otras cosas los requerimientos de bienes y servicios (PAC), contratación de vehículos,
presupuesto total. Al contar con lineamientos por cada proyecto o actividad de la institución, se
tienen las directrices y la planificación de cada uno de ellos.
En el año 2009, se da inicio a los procesos de contratación pública, de conformidad a lo que
determina la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) y su
Reglamento, para esto, la institución expidió la resolución 014-DIRG-2011, en la cual se establece
los ordenadores de gasto y pago para la adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos
los de consultoría.
Para el año 2011, entra en vigencia el nuevo Estatuto Orgánico Estructural por Procesos, mediante
el cual el subproceso de Servicios Administrativos pasó a consolidarse con la Dirección de Recursos
Financieros formándose la Dirección Administrativa Financiera, y la Dirección de Recursos
Humanos, se constituye como Dirección de Administración del Talento Humano.
Los montos para los distintos procedimientos de contratación pública se encuentran
determinados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública de acuerdo a lo
siguiente:
CONTRATACIÓN
DE BIENES Y
SERVICIOS
NORMALIZADOS
CONTRATACIÓN
DE BIENES Y
SERVICIOS NO
NORMALIZADOS
CONSULTORÍA
MONTO (dólares)
Hasta
0,0000002*PIE 3
Sin Límite
Más de
0,0000002*PIE
Hasta 0,000002*PIE
De 0,000002*PIE a
0,000015*PIE
Más de
0,000015*PIE
Hasta 0.000002*PIE
De 0,000002*PIE a
0,000015*PIE
Mayor o igual a
0,000015*PIE
Sin Límite
Sin Límite
PROCEDIMIENTO
Ínfima Cuantía, la contratación se realiza de manera directa
con un proveedor seleccionado por la institución
Catálogo electrónico, la contratación se realiza de manera
directa a través del sistema nacional de contratación pública.
Subasta Inversa, los proveedores pujan hacia la baja el precio
ofertado
Menor Cuantía
Cotización
Licitación
Consultoría, Contratación Directa
Consultoría por Lista Corta,
Concurso Público
Régimen Especial
Procesos Especiales
Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Los proveedores para participar de cualquier mecanismo electrónico en el portal, deben estar
registrados en el Registro Único de Proveedores (RUP).
Para la adquisición de bienes y contratación de servicios, el INEC elabora el Plan Anual de
Contrataciones PAC, en el cual se contemplan todos los requerimientos de necesidades de cada
una de las Direcciones de Oficina Matriz y Direcciones Zonales, el mismo que es aprobado
mediante resolución y publicada hasta el 15 de enero de cada año en la página del Sistema
Nacional de Contratación Pública www.compraspublicas.gob.ec, de conformidad con el Art. 26 del
Reglamento General a LOSNCP.
Para la adjudicación de los oferentes, cuando el monto no sobrepasa el coeficiente 0,000002*PIE,
incluido el procedimiento de Régimen Especial, el Director Administrativo Financiero, remite el
expediente al Director Ejecutivo sugiriendo la adjudicación o declaratoria de desierto según el
caso, ante lo cual la Dirección de Asesoría Jurídica elabora la resolución y posterior contrato con el
proveedor.
3
PIE: Presupuesto Inicial del Estado.
Para la adjudicación de los proveedores en los procedimientos de Consultoría por Lista Corta,
Concurso Público, y Subasta Inversa cuando el monto sea mayor a 0.000002*PIE, el Presidente de
la Comisión Técnica remite el expediente al Director Ejecutivo sugiriendo la adjudicación o
declaratoria de desierto según sea el caso, para la cual la Dirección de Asesoría Jurídica elabora la
resolución y posterior contrato con el proveedor.
Los documentos que debe contener el expediente administrativo de un proceso de Contratación
Pública son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lineamientos aprobados del proyecto. Resolución 242–DIRG-2009
Resolución de aprobación del PAC y/o modificación.
Requerimiento específico.
Estudio técnico, especificaciones técnicas y/o Términos de Referencia.
Estudio del Presupuesto Referencial.
Disponibilidad presupuestaria y económica.
Pliegos aprobados.
Convocatoria y/o invitación de ser el caso.
Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación.
Ofertas.
Resolución de adjudicación o declaración de desierto.
Contratos.
Garantías.
Actas de Entrega Recepción.
Procesos de contratación realizados 2009-2011 4
TIPO DE PROCESO
2009
2010**
CANTIDAD MONTO TOTAL
CATÁLOGO ELECTRÓNICO
CONSULTORIA
CONTRATACION DIRECTA
COTIZACIÓN
INFIMA CUANTIA
MENOR CUANTIA
PRODUCTO NACIONAL *
PUBLICACION ESPECIAL
REGIMEN ESPECIAL
SUBASTA INVERSA
ELECTRONICA
CONSULTORIA LISTA
CORTA
Total general
CANTIDAD MONTO TOTAL
1.086.798,06
25 $
78.381,36
4 $
115.760,00
13 $
274.710,00
83.773,72
76.319,13
29.400,99
115 $
34 $
144.475,64
156.630,60
1 $
13 $
18.302,67
2.041.949,15
3 $
29 $
57.200,00
7.953.430,43
21 $
1.524.035,00
52 $
10.926.449,59
1 $
92.000,00
284 $ 20.599.694,32
Fuente: Unidad de Compras
4
TOTAL
38 $
2 $
75 $
5 $
118 $ 3.865.780,66
2011
CANTIDAD MONTO TOTAL
Sin tomar en cuenta los procesos declarados desiertos
CANTIDAD MONTO TOTAL
63 $
1.165.179,42
$
$
$
$
$
224.328,58
89.482,54
179.540,00
2.720.797,50
17
2
343
52
2
13
74
49 $
2.835.852,01
122 $
15.286.336,60
1 $
273.000,00
2 $
365.000,00
153
13
2
9
32
288 $ 6.517.141,99
$
$
$
$
$
$
$
390.470,00
83.773,72
445.123,35
275.514,13
473.022,64
12.716.177,08
690 $ 31.200.596,94
*Los procesos de producto nacional no reflejan valor ya que se realizan para determinar la producción nacional en el
País.
**Año en que se realizaron tres censos nacionales: de población, vivienda y económico.
Procesos de contratación realizados de enero a mayo del 20125
TIPO DE PROCESO
2012
CANTIDAD MONTO TOTAL
CATÁLOGO ELECTRÓNICO
ÍNFIMA CUANTÍA
MENOR CUANTÍA
REGIMEN ESPECIAL
SUBASTA INVERSA
ELECTRÓNICA
8
57
3
3
Total general
77
$
$
$
$
6 $
28.813,33
40.081,24
28.090,00
91.180,00
619.703,73
807.868,30
Fuente: Unidad de Compras
Procesos de contratación declarados desiertos 2009-2011
TIPO DE PROCESO
CATÁLOGO ELECTRÓNICO
CONSULTORÍA CONTRATACIÓN
DIRECTA
LICITACIÓN
MENOR CUANTÍA
PRODUCTO NACIONAL
REGIMEN ESPECIAL
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
Total general
2009
2010
9
2011
TOTAL
9
4
6
1
1
17
14
5
31
15
1
24
1
5
60
20
68
22
110
10
6
1
Fuente: Unidad de Compras
Procesos de contratación declarados desiertos, enero a mayo 20126
TIPO DE PROCESO
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
Total general
2012
5
5
Fuente: Unidad de Compras
5
Se toma en cuenta los procesos adjudicados
Se tiene un proceso de Subasta Inversa Electrónica que se encuentra cancelado y cuatro declarados
desiertos
6
3. ¿Cuáles fueron los criterios para administrar las compras públicas?
En primera instancia, el INEC instrumentó, a través de resoluciones internas, los mecanismos para
proceder a la adquisición de bienes, obras y servicios, según lo permitía la Ley de Contratación
Pública y la Ley de Consultoría vigentes en aquella época. (171-DIRG-2008)
Al entrar en vigencia la nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su
Reglamento, el INEC comenzó a ejecutar sus procesos de adquisiciones de bienes, obras y
servicios, incluidos los de consultoría, a través de la herramienta informática del portal
www.compraspublicas.gob.ec (057-DIRG-2009), acatando con ello los principios establecidos en el
artículo 4 de la LOSNCP, tales como legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica,
oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional.
Asimismo, para guardar concordancia con la nueva normativa, el INEC mediante resoluciones
internas (Resolución 014 DIREJ 2011), reglamentó los ordenadores de gasto y pago, de acuerdo a
los distintos procedimientos de contratación a aplicarse. La máxima autoridad delegó al Director
de Asesoría Jurídica la aprobación de los pliegos correspondientes a catálogo electrónico, subasta
inversa electrónica, licitación, cotización, menor cuantía y consultoría, exceptuando los pliegos de
los procesos de régimen especial. A través de la resolución 014-DIREJ-2011, la máxima autoridad
delegó al Director Administrativo Financiero para: suscribir las Resoluciones para reformar el Plan
Anual de Contrataciones, de adjudicación, cancelación del proceso y declaratoria de desierto en
los procesos de Menor Cuantía y Subasta Inversa Electrónica, cuyo monto sea menor a 0,000002
del Presupuesto Inicial del Estado; suscribir los contratos en los procesos de Subasta Inversa
Electrónica, cuyo monto sea menor a 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado y suscribir las
Órdenes de Compra y de Servicios. De igual forma, delegó al Director de Secretaría General y
Gestión Documental para: presidir y conformar las comisiones técnicas que sean necesarias en los
procesos de consultoría por lista corta o concurso público, subasta inversa electrónica, cuyo
presupuesto referencial sea superior a 0,000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado,
licitación y cotización. Todas estas delegaciones se realizaron con el fin de que la gestión
administrativa sea más efectiva y eficaz, dando mayor agilidad y viabilidad al despacho de
documentos de los procesos de contratación pública.
Finalmente, para establecer y difundir las normas, etapas y procedimientos de los procesos de
contratación pública, y dotar a la entidad de una herramienta de trabajo que permita desarrollar
actividades conjuntas con las áreas relacionadas a estos procesos y contribuir al cumplimiento de
la planificación institucional, con resolución 014-DIREJ-2011, se expidió el Manual de
Procedimientos de Contratación Pública: MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
Según lo descrito, se puede citar como ejemplos los siguientes procesos:
AÑO
NÚMERO
DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO
2011
SIE-INEC003-2011
SUBASTA
INVERSA
ELECTRÓNICA
2011
SIE-INEC027-2011
SUBASTA
INVERSA
ELECTRÓNICA
2010
RE-INEC024-2010
RÉGIMEN
ESPECIAL
DESCRIPCIÓN
MONTO
EMPRESA
ADJUDICAD
A
OBSERVACIÓN
ADQUISICIÓN
418.000,00
DE
DISPOSITIVOS
MANUALES DE
CAPTURA
DE
DATOS
Y
ACCESORIOS
NECESARIOS
PARA EJECUTAR
LAS
ACTIVIDADES
DEL CENEC
PAMAUX
INGENIERO
S CIA LTDA
ADQUISICIÓN
56.721,00
DE
TONNERS
PARA EJECUTAR
LAS
ACTIVIDADES
DEL VII CENSO
DE POBLACIÓN
Y
VI
DE
VIVIENDAADENDUM,
LINEAMIENTOS
GENERALES CPV
PRESTACIÓN
2
DEL SERVICIO 856.500,00
DE IMPRENTA
(BOLETAS
CENSALES)
PARA
EL
LEVANTAMIENT
O
DE
LA
INFORMACIÓN
EN LA ETAPA DE
EMPADRONAMI
ENTO DEL VII
CENSO
DE
POBLACIÓN Y VI
DE
VIVIENDA
2010, FASE DE
MUÑOZ
BRAVO
FREDDY
ARTURO
SE
LOGRA
INVERTIR
EN
EQUIPOS
DE
CAPTURA
DE
INFORMACIÓN
PARA QUE EL
INEC AHORRE
SUSTANCIAL
DINERO EN USO
DE
PAPEL,
TIEMPOS
DE
LOGÍSTICA
Y
EFICIENCIA DE
PROCESOS.
PROCESO
ADMINISTRATIV
O TIPO.
MAXIGRAF
S.A.
PROCESO QUE
RESULTÓ EN EL
AHORRO
AL
PAÍS DE MÁS DE
DOS MILLONES
DE DÓLARES
2010
RE-INEC023-2010
RÉGIMEN
ESPECIAL
EMPADRONAMI
ENTO
PRESTACIÓN
1.543.58,.0
DEL SERVICIO 0
DE IMPRENTA
PARA
LA
IMPRESIÓN DE
MATERIAL
CENSAL PARA
LA ETAPA DE
CAPACITACIÓN,
(CUESTIONARIO
S
CENSALES,
MANUALES
FORMULARIOS,
ROTAFOLIOS Y
OTROS) DEL VII
CENSO
DE
POBLACIÓN Y VI
DE VIVIENDA,
FASE
DE
EMPADRONAMI
ENTO
INSTITUTO
GEOGRÁFIC
O MILITAR
PROCESO QUE
RESULTÓ EN EL
AHORRO
AL
PAÍS DE MÁS DE
DOS MILLONES
DE DÓLARES
Fuente: Unidad de Compras
4. ¿Dónde puedo encontrar información sobre las compras que hizo el
INEC?
Los procesos de adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, se los puede
encontrar en el portal institucional a través del link de transparencia y en la página web del
Sistema Nacional de Contratación Pública, a partir del 2009.
5. ¿Qué mecanismos hay para comprobar la transparencia en estos
procesos?
En la página web del Sistema Nacional de Contratación Pública se puede revisar TODOS los
documentos correspondientes a las fases precontractual y contractual de estos procesos,
conforme lo señala el artículo 10, numeral 10 de la LOSNCP. Es obligación del Instituto Nacional
de Contratación Pública informar a la Contraloría General del Estado y a la Procuraduría General
del Estado cada vez que conozca el cometimiento de infracciones a lo dispuesto en la ley.
Además, la Dirección de Auditoría Interna es la encargada de evaluar continuamente las
operaciones y actividades del INEC, mediante auditorías y exámenes especiales. Los organismos de
control del Estado como la Contraloría General del Estado y Procuraduría General del Estado son
los encargados de realizar los controles posteriores a los procedimientos de contratación
efectuados por el INEC.
Adicionalmente los artículos 102 de la ley y 150, y siguientes, del Reglamento, permiten al
oferente que se considere afectado por los actos administrativos relacionados al trámite
precontractual o de adjudicación, presentar las reclamaciones y recursos administrativos de los
que se crean asistidos.