Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo • La gestión del

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Junio 12 de 2015
(Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción)
Oficina de Control Interno
Periodo Evaluado: Febrero 12 de 2015 a 12 de Junio de
2015.
Fecha de Elaboración: Junio 12 de 2015
Módulo de Control de Planeación y Gestión
Avances

La gestión del talento humano atendiendo el Plan Institucional de
Capacitación correspondiente a la actual vigencia, inició sus actividades
con el desarrollo de capacitaciones
en temas relacionados con
responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, fiscalización, determinación
oficial, saneamiento contable y remisibilidad de las obligaciones públicas,
control fiscal y sensibilización estrategia gobierno en línea, capacitaciones
dirigidas a los servidores públicos de los diferentes procesos misionales y
de apoyo de la entidad.

En cumplimiento al proceso de inducción se adelantaron jornadas de
capacitaciones, dirigidas a los nuevos servidores públicos que ingresaron a
la entidad, en ocasión al concurso abierto de méritos para empleos de
carrera administrativa en la Contraloría General de Santander.

Avance en el ejercicio del control fiscal, a través de las auditorias regulares
y especiales a los diferentes sujetos de control de los municipios del
departamento de Santander, en el marco del Plan General de Auditorias
para la actual vigencia.

Compromiso de la Alta dirección en el sostenimiento y mejora del Sistema
de Gestión de la Calidad.

Compromiso de los líderes y demás servidores públicos de los procesos
misionales y de apoyo
en dar cumplimiento a las acciones de los
diferentes planes trazados y suscritos por la entidad, (plan estratégico,
plan de acción, plan anticorrupción, planes de mejoramiento etc.)

Avance eficiente en el proceso de contratación (publicado en el SECOP)

Avance de cumplimiento en el índice de transparencia y acceso a la
información.

Continuidad en el avance de la herramienta tecnológica con en el Software
de rendición y manejo de la información denominado “Software de Gestión
Transparente.

Fortalecimiento del control social participativo, fomentando en la comunidad
el ejercicio del control social, realizándose once actividades, con la
participación de 1578 personas entre jóvenes estudiantes de diferentes
Instituciones educativas y comunidad de 19 municipios de Santander.
Así mismo, en ocasión al Aniversario No. 80 de la Contraloría General de
Santander, se programó un concurso para los contralores estudiantiles
de las diferentes instituciones educativas del departamento, relacionado con
la presentación de informes de gestión, sobre las labores desarrolladas en
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control fiscal de los recursos que manejan las Instituciones Educativas.

Avance de cumplimiento en la actualización del MECI.

El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, efectuó
reuniones en este periodo, en las cuales se desarrollaron temas relevantes
para contribuir al logro de los objetivos Institucionales.

Avance significativo en la gestión de los procesos de responsabilidad fiscal,
coactiva y sancionatorios.
Dificultades
 En espera de la lista de elegibles pendientes del concurso abierto de méritos
para empleos de carrera administrativa, que en la actualidad se encuentran
ocupados con nombramientos en provisionalidad.
Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento
Avances
En el marco de las auditorías internas de Control Interno se emitieron los
informes definitivos pendientes y se procedió a la suscripción de planes de
mejoramiento faltantes por parte de las diferentes dependencias de la entidad.
El Plan de Auditorías Internas para la actual vigencia, se aprobó por el Comité
Coordinador de Control Interno y se dio inicio durante este periodo al desarrollo de
las mismas en los diferentes procesos, de acuerdo al cronograma trazado para
tal fin.
Así mismo se adelantó la coordinación de auditoria, acorde a los lineamientos
archivísticos de los documentos producidos en el desarrollo de la ejecución de
auditorías de la vigencia anterior del proceso de control Fiscal.
La Auditoría General de la República desarrolló auditorias especiales y auditoria
regular de la cuenta 2014 a los diferentes procesos misionales y de apoyo de la
Contraloría General de Santander.
En materia de Seguimiento, se adelantaron los siguientes:

Requerimientos ciudadanos recepcionados en el periodo respectivo de
denuncias, quejas y solicitudes.

Actividades desarrolladas de Control Social, el cual logró un balance positivo
en el fortalecimiento del control social participativo, fomentando en la
comunidad el ejercicio del control social, a través de las asesorías y
capacitación a los ciudadanos, promoviendo el desarrollo de habilidades y
conocimientos para adelantar eficaces acciones en torno del control social.

Austeridad y eficiencia del gasto público.

Cumplimiento de acciones contempladas en Planes de Mejoramiento de la
Auditoria General de la Republica AGR.

Avances en acciones de Plan de Mejoramiento de Control Interno.

Procesos de Responsabilidad Fiscal
Dentro del rol de asesoría y acompañamiento y con el fin de velar por la
continuidad y el mejoramiento de los procesos de la entidad, se brindó asesoría y
acompañamiento a: sistema integrado de gestión de la calidad, comités
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establecidos en la entidad, reuniones efectuadas en las cuales se
asuntos institucionales, contratación, auditoria regular de la AGR,
transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional,
de inducción a servidores públicos que ingresaron por concurso de
proceso de gestión documental, planes de mejoramiento entre otros.

trataron
ley de
proceso
méritos,
Información y Comunicación
Información
reportada
de
la
entidad
en
la
página
web
www.contraloriasantander.gov.co y redes sociales (Facebook) con información
actualizada de la Contraloría General de Santander, la cual facilita la
comunicación con los usuarios internos y externos :
- Software de Gestión Trasparente a través de la web en desarrollo para
usuarios internos y externos.(sujetos de control entre otros)
-
Aplicativo de Gestión Transparente en la web, como mecanismo para
recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones,
peticiones, quejas y reclamos por parte de la ciudadanía, así mismo, a
través de la web por la oficina de participación ciudadana se encuentra lo
relacionado al trámite de formulario de PQRS trámites y servicios de la
entidad.
-
Normatividad interna de interés General
-
Gestión permanente
-
Informes Definitivos de Auditoria del proceso de control fiscal a través de la
web.
-
Avisos Citaciones y Notificaciones
publicaciones.
a través de la web.
a través de la web, entre otras

La entidad desarrolla actividades de correspondencia a través de la unidad de
correspondencia adscrita a la Secretaria General de la entidad, para usuarios
internos y externos.

Avance en la actualización de Tablas de Retención Documentales de la
entidad.

Comunicación con usuarios internos a través de los diferentes medios de
comunicación (verbales, escritos, vía telefónica, fax, correo electrónico, web,
buzón de sugerencias, aplicativo gestión transparente).
Estado General del Sistema de Control Interno
El sistema de Control Interno de la Contraloría General de Santander presenta un
nivel satisfactorio de desarrollo en el presente periodo, soportado en el
compromiso de la alta dirección, del equipo directivo y demás servidores públicos
de la entidad lo que contribuye al mejoramiento continuo y cumplimiento de los
objetivos institucionales.
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Recomendaciones

Elevar el nivel de calificación del índice de transparencia en los respectivos
ítems y en especial el de visibilidad, compromiso de todos los procesos y
subprocesos de la entidad.

Continuar implementando la práctica del autocontrol.

Realizar por parte de los responsables de procesos seguimiento permanente a
los planes de mejoramiento suscritos.

Continuar con el compromiso de todos servidores públicos de los diferentes
procesos y subprocesos de la entidad con la sostenibilidad y mejoramiento
continuo del Sistema de Gestión de la Calidad, con el objeto de continuar
prestando un mejor servicio a los usuarios internos y externos en cumplimiento
de la misión institucional.
Original Firmado
GUADALUPE CHINCHILLA PABON
Jefe de la Oficina de control Interno
Contraloría General de Santander
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