Charla 5 Octubre Travel management vista [Modo de compatibilidad]

Charla 5 Octubre Travel management vista [Modo de compatibilidad]

Gestión de Gastos de
Viajes
Agenda
• Que es?
• Porque es Relevante?
• Que Incluye?
• Como se Maneja Habitualmente?
• Oportunidades de Mejora Típicas?
• KPIs
Que es?
Desde el Gasto: Gasto agregado de una empresa
generado al trasladar personal propio y ajeno a otras
localidades en forma temporal.
Desde la Función: Gestión de los servicios, riesgos y
costos vinculados al desplazamiento interurbanos y
estadías de funcionarios.
Porque es Relevante?
Overall, travel and entertainment spending was up in the second quarter
compared to the same period of 2010, Concur said. The average airfare
world-wide in the sample rose 9.3% to $447. The average hotel room rate
was up 5.6% to $103 per night, excluding meals,
Fuente: WSJ.com
El Gobierno nacional autorizó ayer un aumento del ocho por ciento en
promedio en las tarifas aéreas de los servicios de cabotaje, que regirá a
partir de hoy. Se trata del tercer aumento en menos de un año y el primero
de 2011.
En 2010, las tarifas subieron 15 en julio y volvieron a incrementarse en
octubre, cuando se autorizó un aumento del 10 por ciento. El acumulado
desde mediados del año pasado llega así al 36,6 por ciento, sin dudas el
mayor incremento en toda la órbita de los servicios públicos regulados por
la Nación.
La Nacion.com
Crecimiento=Mas Viajes
Que Incluye?
Total Viajes
R$ 2.960.935
Viáticos y Reembolsos
R$ 1.188.704
Hoteles
R$ 732.044
Aéreos
R$ 446.599
Reembolso KM
Gastos de extras en
hoteles
R$ 411.658
R$ 181.930
Cuanto suma en su empresa?
14%
6%
40%
15%
Viáticos e
Reembolsos
Hotéis
Aéreos
25%
Reembolso KM
Despesas de extra
nos hotéis
* Dados Dez/2009 a Nov/2010
Usualmente se excluyen y tratan por
separado:
a) Flota de Autos
b) Remises y taxis Locales
c) Reembolso por KMs Gerentes y/o
Locales
Como se Maneja?
Gestión Operativa
G
a
s
t
o
Gestión Táctica
Política
Agencia
Amiga
Secretaria
Agencia
Grande
Gestión
Estratégica
Reportes
Acuerdos
Sistemas
Implant
Política
Implant
Agencia
Grande
Compras
y/o
Travel
Manager
Secretaria
Tiempo
Factura Agencia
OC Agencia?
Acuerdo Agencia y
OC Abierta
Como se Maneja?
Herramientas Claves
•
Personas: Propias o Terceros
•
Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles
•
Procesos: Sistematizados
•
Sistemas: Accesibles en forma remota
•
Proveedores: Alineados en Objetivos, Vocación de Servicios
y Esquema Remunerativo
Como se Maneja: Impacto
•
Satisfacción Cliente Interno
• Tiempo de Respuesta
• Calidad de Respuesta
• Calidad Servicio Recibido
• Resolución de Novedades
•
Costos Contenidos o Disminuidos
• Costs Saved / Costs Avoided
•
Reducción de Costos Transaccionales
•
Proveedores Satisfechos
•
Metas de volumen cumplidas
Áreas de Mejoras Usuales
1
Actores
2
Políticas
3
Procesos
4
Sistemas
5
Proveedores
6
Medios de Pagos y KPIs
Ge
Áreas de Mejoras Usuales
1
Actores: Quien, Que y Como
•
Definición y alcance de objetivos: Que se delega a
Viajero, Compras, RRHH, Agencia y Proveedores? que se
retiene?
•
Idoneidad Táctica y Estratégica: Quien sabe? Compra
Especializada!
•
Como se alinean intereses: Transaction Fee? Como se miden
resultados? Reportes y KPIs
Áreas de Mejoras Usuales
2
Políticas
•
Vigencia de diseño y alineamiento a Objetivos
•
Soporte de la Dirección
•
•
Controlabilidad actual y futura
• Auto Control
• Control de Gestores
• Control de Agencia
• Control por Sistemas
• Control de Auditoria
Indicadores de Control
Áreas de Mejoras Usuales
3
Procesos
•
Definir Procesos Claros y Simples
•
Supeditar Procesos a Política
•
Sistematizar Procesos
•
Vincular y cerrar ciclo hasta el Pago.
•
El Proceso debe capturar el Dato.
Áreas de Mejoras Usuales
4
•
•
•
Sistemas
Hoy son fundamentales por eficiencia y costos
• Aprobación
• Adjudicación
• Notificación
• Vinculación Usuario/Autorizante/ Agencia/ Proveedor.
Deben ser Parametrizados con la Política
Hay soluciones separadas o Integradas
• Gestión de Requerimiento (SAP, ECExpense)
• Autogestión (e-Amadeus, Reserve, E Expense)
• Gestión de Viáticos (ECExpense)
Áreas de Mejoras Usuales
Proveedores: Agencia
5
•
Partner Profesional: Trabajar con expertos en Viajes
Corporativos:
•
Entienden las necesidades y tiempos del Viajero
•
Entienden los Objetivos (de Política, Seguridad y Ahorros) y
controles de la Empresa
•
•
Poseen volumen de compra
•
Poseen Sistemas y Reportes Adecuados
Alinea Objetivos e Intereses: A Costos Abiertos
Áreas de Mejoras Usuales
5.1
Proveedores Líneas Aéreas
•
Elección de Proveedores de Aéreos vs Mapa de Uso: Hacer
revisiones Periódicas.
• Negociación de Acuerdos para descuentos, cambios y
devoluciones. (4 al 10%)
•
Establecer Procedimiento de Devoluciones y Seguimiento
•
Monitorear :
•
•
•
•
•
•
•
Cumplimiento Acuerdos
Antecedencia
Cobertura
OW vs RT
Códigos Compartidos
Costos de Cambios
Devoluciones
Áreas de Mejoras Usuales
5.2
Proveedores Hoteles
•
Elección de Proveedores vs mapa de uso: Hacer revisiones
periódicas.
• Focalizar en ciudades donde pesa ( 80/20)
• Negociación de Acuerdos para descuentos, upgrades y No
Shows, incluir Desayuno, Internet y Late Check Out.
• Establecer Procedimiento de Reserva, Confirmación, Recepción
y Pago
•
Monitorear :
•
•
•
•
Cumplimiento Política y Acuerdos
No Shows
Precios vs Categorías Negociadas (Upgrades forzados)
Frigobar
Áreas de Mejoras Usuales
6
•
Medios de Pago
Medio de Pagos Aéreos: Tarjeta BTA (precio
pagado=Precio Cobrado)
• Comisión Agencia: Cuenta Corriente, Factura=Reporte
• Hoteles Negociados: Si reservado por Agencia con BTA
si Directos con Corporate o Cta. Cte.
Áreas de Mejoras Usuales
7
KPIs
Típicos:
a) Aéreos bajo Acuerdo/Total
b) Costo Medio Ruta
c) Antecedencia y Política
d) Tiempo medio Respuesta
e) Hoteles bajo Acuerdo/Total
f) Ahorros por Acuerdos
g) Cambios y Devoluciones/Totales
h) Tarifa (j, k, etc.)/Total
i) Encuesta Satisfacción
Ideas Finales
Fuentes de Ahorro:
•
Control y Alineamiento= Mejor Gestión de Compras de
Agencia
•
Conciencia de Control por Política= Menores costos
fuera de política
•
Acuerdos= Contención de Inflación, Fijación de
Especificaciones y menor sobrecostos por errores o
cambios.
•
Sistemas= Ahorros por Visibilidad. Recupero IVA en
Viáticos, Menores costos transaccionales y de
procesamiento.
GRACIAS!
Ricardo Mattenet
www.Abraspro.com.ar
[email protected]