Presentación de PowerPoint - Fundación Merced Querétaro

Presentación de PowerPoint - Fundación Merced Querétaro

B OLETINES E I NFORMES PARA
OSC
O BJETIVO

DE LA PRESENTACIÓN
Tomar conciencia de la importancia que tienen para
las Organizaciones de la Sociedad civil tener las
herramientas necesarias para promover sus
actividades dentro de la organización. Las 3 mas
importantes son:

Institucionalidad y transparencia (Informe anual)

Procuración de fondos (Informes y Boletines)

Visibilidad social (Informes y Boletines)
P OR QUÉ INFORMAR
 Informar es una obligación para las OSC, no solo
legal sino también ética para con los beneficiarios y
la sociedad en general.
 Además de que si queremos obtener el distintivo
Institucionalidad y Transparencia que otorga el
CEMEFI debemos cubrir con el 5° requisito
(Informes)
 Es parte fundamental de la imagen institucional,
sirve como tarjeta de presentación y da visibilidad
social.
P OR QUÉ INFORMAR
Niveles de Institucionalidad y Transparencia del CEMEFI
La entrega de informes entran en el nivel básico.
P OR QUÉ INFORMAR
 Muestra la institucionalidad, seriedad y permanencia
de tu organización.
 Es una garantía de transparencia para los donantes
actuales y potenciales de la OSC.
 Es una herramienta que facilita el trabajo de
procuración de fondos.
 Motiva a los miembros de la organización en sus
diferentes categorías al ver su labor reconocida. Y así
comprometerlos con los retos laborales del futuro;
es decir, genera de manera involuntaria LEALTAD.
D ESTINATARIOS
DE LOS
INFORMES

Públicos primarios.- Son aquellos públicos a los
cuales estamos obligados a entregar información
sobre nuestra operación y resultados.

Públicos secundarios.- Son públicos a los que no
tenemos la obligación de informar pero deseamos
hacerles llegar nuestro material con el fin de crear
una percepción favorable de nuestra organización.
I NFORME ANUAL
I NFORME A NUAL

Un informe es un documento escrito en prosa
discursiva cuyo fin es comunicar información

Es redactado como una obligación institucional para
informar a determinadas audiencias (interesados)

Su contenido está determinado por los parámetros
de la misión de la organización que lo elabora.

Es un informe de resultados, no de actividades; ya
que narra, describe y expone las actividades de
manera concreta.
I NFORME A NUAL

Tiene que ser congruente con su misión, su objeto
social y sus propósitos.

Debe estar “alineado” estéticamente con los otros
materiales impresos que utiliza la organización

El costo del informe no debe representar trabas ya
que existen muchas formas de realizar el informe de
forma gratuita. (versión electrónica-Mail o Redes
Sociales).
PASOS
1.
PARA LA ELABORACIÓN
Elaboración del cronograma de planeación
Un cronograma es un esquema en el que se distribuyen en
el tiempo las actividades que van a realizarse y la Fecha
límite para cada una.
Para elaborar un Informes este paso es vital debido a que
muchas de las veces se retrasa debido a que el tiempo es
ocupado por las actividades diarias de la organización.
Es vital para organizar tiempos, recursos humanos y
financieros para su elaboración.
2. Definición del contenido y la estructura del contenido
Estos son lo elementos básicos que todo informe debe
contener y pueden ser colocados en el siguiente orden:
Misión y visión de la organización
Estructura del Consejo Directivo o Patronato
Índice del contenido del informe
Mensaje Institucional del presidente que incluya, de
ser posible, fotografía del mismo.
PASOS
PARA LA ELABORACIÓN
Definición del contenido y la estructura del contenido y la estructura







Informe de resultados por área o programa
Testimonios de beneficiarios o equipo de trabajo
Eventos institucionales desarrollados
Informacion de patrocinadores y/o aliados
estratégicos, cuando es autorizado.
Estados financieros auditados o resumen financiero
Listado del Equipo operativo
Créditos y agradecimientos
Presentación institucional, es decir en forma
resumida mencionar que es y a que se dedica la
organización
Objetivos institucionales (General y Específicos)
Breve Historia de la organización, cuidando ser muy
conciso en la información y sin caer en
especificidades o ambigüedades.
Modelo de intervención, que utiliza la organización
para la resolución de la problemática que atiende,
aclarando porque se seleccionó dicho modelo.
C ONTENIDO
BÁSICO
PASOS
PARA LA ELABORACIÓN
3.
Identificación de responsables por sección, que
generalmente son los responsables del área.
4.
Solicitud y acopio de información

Hacer una solicitud formal.

Involucrar a los superiores
(coordinación o patronato)

Respetar el organigrama y
institucionales de comunicación.
jerárquicos
los
canales
5.Redacción de textos, la cual se debe cuidar con
extremo detalle, debido a que da mucho de decir de la
organización a quienes lo leen.
6. Selección de fotografías, estas deben ser significativas
y estar acompañadas de un pie de foto que explique lo
que representa la foto.
7. Validación de textos y fotografías, por parte de los
encargados para evitar posibles molestias o errores.
8. Traducción, en caso de que se considere necesario o
útil para la proyección de la organización.
PASOS
PARA LA ELABORACIÓN
9.
Diseño del documento para la versión de impresión o
conversión a PDF
10.
Impresión del documento o publicación de documento
digital, estos deben contener seguros que garanticen la
información no pueda ser editada por cualquier
persona.
11.
Distribución del Informe Anual, al igual que la forma de
publicación se debe seleccionar la opción de
distribución que menos problemas y costos represente
para la organización.
B OLETINES
B OLETÍN DE P RENSA
Los comunicados de prensa o boletines
de prensa, constituyen un mecanismo
sumamente eficaz para complementar las
labores de mercadeo de cualquier empresa
y/ o negocio.
Las bases del boletín son:
•Contenido
•Estilo
B OLETÍN DE P RENSA
El primer párrafo debe de ser con el tema mas
novedoso, o lo mas importante de tu información.
Los siguientes párrafos deben de describir la noticia.
Debe terminar con la información para poder contactar
tu organización.
Debe de ser conciso
Con una extensión no mayor a 1 cuartilla
Se escriben usando oraciones breves
No se necesita ser periodista, para poder redactarlo.
B OLETÍN DE P RENSA
La fecha debe de ir en primer lugar
El título es correcto
Se debió de poner el Párrafo de SE
CANCELA LA GIRA
DE “IL CIRCO”.
No necesita ir en hoja membretada
Se debe colocar el logotipo de la OSC
B OLETÍN I NFORMATIVO *
Tener un boletín le permite establecer una presencia
efectiva y no hay nada más valioso para su organización
que tener una publicación que es distribuida
cumplidamente cada semana, cada Quincena, mes o
como lo desee.
Esta decición deberá ser tomada en cuenta a partir de
la respuesta a las siguientes preguntas:
¿A quién va dirigido su boletín?
¿Cuál es su público objetivo?
¿Por qué y para qué quiere comenzar un boletín
electrónico?
¿Cuáles son las necesidades de sus potenciales
lectores?
¿Por qué han de suscribirse a su boletín?
¿Que lo diferenciará de la competencia?
¿Con qué periodicidad lo va a enviar? ¿Quincenal?
¿Mensual? ¿Bimestral?, ¿Semestral?
R ECOMENDACIONES
FINALES
Nunca envíe su boletín como archivo adjunto (attachment), un ALTO porcentaje de
sus suscriptores no se tomarán el trabajo de abrirlos.
Se debe enviar como correo con copia oculta (CCO)
Sea una OSC real, imprímale a su publicación un toque personal. Sus lectores
quieren tener contacto con personas reales, que tengan criterio, que opinen, que
generen inquietudes e incluso que cometan errores
No envíe material solo por enviarlo o por cumplir con las fechas prometidas de
circulación. Es preferible no enviar nada, que enviar material de relleno.
* Fuente
Ricardo Reynoso López, “Informe Anual”, Coordinador de
Comunicación, CEMEFI.
www.mercadeoglobal.com
N E C E S I TA S M Á S I N F O R M A C I Ó N O A S E S O R Í A ,
C O N T Á C TAT E C O N N O S O T R O S , E S TA M O S PA R A AY U D A RT E
Chantal Aboytes Flores
Comunicación y Programas
Fundación Merced Querétaro AC
[email protected]
223 36 23, 248 17 35