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Estrategia para el Éxito:
Guía para Recaudar Fondos y Financiamiento
I.
Calcula cuánto dinero necesitarás para asistir.
Primero checa bien con cuántos recursos cuentas: ¿Cuánto dinero tienes
ahorrado? ¿Cuánto dinero puedes contribuir tú mismo? ¿Cuánto dinero vendrá
de tus padres o de tu escuela?
Acuérdate que para asistir al programa, debes considerar tres gastos:
•
•
•
El costo del programa
Transporte aéreo o terrestre ida y vuelta a México, D.F.
Gastos incidentales: souvenirs, recuerdos, regalos, llamadas telefónicas y
algunas comidas
Para poder determinar la cantidad de fondos que necesitas, te recomendamos que
comiences haciendo una lista de tus recursos. Al hacer esto, puedes utilizar la
siguiente tabla:
Hoja de Balance
Tus Costos del Programa
Costo del programa
Transporte ida y vuelta
Incidentales
Total costos del programa
Fondos Disponibles
Tus ahorros
Contribuciones familiares
Total fondos disponibles
Fondos Provenientes de Becas y Patrocinios
Costos del programa
Fondos disponibles
Fondos provenientes de becas y patrocinios requeridos =
$
+
+
=
+
=
-
II.
Manos a la Obra: Organízate
Una vez que hayas determinado la cantidad que vas a necesitar, añade fechas
importantes a tu calendario, tales como el límite de inscripción y las citas
importantes para conseguir fondos al tiempo que comienzas a reunirte con
patrocinadores potenciales, posibles consejeros y mentores. Asegúrate de
informarle a la Oficina de Admisiones que estás recaudando fondos. Recuerda, el
tiempo es limitado pero con una buena planeación y manteniéndote enfocado
en tus metas, puedes ser exitoso.
Mantén los siguientes tips para obtener fondos y/o financiamiento en
mente:
1) Planea con anticipación y comienza temprano.
2) Sé cortés y educado.
3) Sé directo en la forma en que planteas tus necesidades. ¡No dudes en
preguntar!
4) Trata de contactar al mayor número de gente.
5) Sugiere una cantidad específica a cada donante. Solicita cantidades que sean
realistas—no te excedas a la hora de pedir.
6) Comunícale a los posibles donantes sobre las respuestas positivas que ya
hayas recibido.
7) Sé entusiasta. Haz que tu pasión por asistir al programa sea evidente.
8) Comunica claramente a los posibles donantes cuánto estás contribuyendo
personalmente para alcanzar tu meta (por ejemplo, que estás trabajando
medio tiempo, que utilizarás tus ahorros, etc.)
9) Asegúrate que puedes explicar en qué consiste el programa y cómo el asistir
contribuirá a tu educación.
10) Trata de mantenerte organizado.
11) Que no te dé miedo preguntar porque alguien te puede decir no.
12) ¡Diviértete durante el proceso!
También es importante recordar lo siguiente:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
III.
Todos somos líderes natos—tú puedes hacerlo!
Está bien el fracasar al no recibir alguna contribución, es normal.
No hagas algo que puede disgustar a tu familia, escuela o amigos.
No seas muy agresivo a la hora de solicitar fondos—un enfoque suave pero
asertivo funciona mejor.
No trates de vender algo que la gente realmente no necesita o utilice.
No copies un proyecto de financiamiento que alguien más en tu comunidad
haya empezado o recientemente terminado.
No pongas todas tus esperanzas en una sola opción de financiamiento—trata
de utilizar diferentes enfoques.
No debes agradecer a un donante de manera repetitiva y frecuente.
¡No postergues para después lo que puedes hacer hoy o te esperes hasta el
último minuto!
Busca Ayuda en tu Comunidad
Hay gran cantidad de lugares para encontrar patrocinadores o donatarios en tu
comunidad. Las cámaras de comercio, los lugares donde proporcionen
información turística y otras agencias tienen directorios y listas de negocios y
organizaciones comunales en tu área. También, la Sección Amarilla del directorio
telefónico ofrece una amplia lista de negocios locales.
Tus recursos más valiosos son la gente que participa activamente en los
acontecimientos de tu comunidad, tales como los directores de escuela o
universidad o los presidentes de las sociedades de padres de familia. Estas
personas saben y pueden ayudarte a conseguir patrocinadores; pídeles su ayuda.
No es tan difícil el reunirse con líderes de la comunidad y pedirles ayuda. Muchos
adultos disfrutan hablar con la gente joven y compartir sus experiencias. Así que
relájate y empieza a hablarle a la gente sobre el programa y lo que pretendes
obtener una vez que asistas. Sé honesto sobre qué es lo que quieres—representa
tu caso abiertamente y de manera sincera.
Busca también a tutores, mentores o profesionales que pueden dirigirte hacia los
individuos adecuados o los negocios a los que puedas acercarte a pedir
patrocinios para el programa. Elige individuos que hayan reunido fondos o que
hayan llevado a cabo actividades de financiamiento en tu comunidad, los cuales
tienen buenos contactos e información. Estas personas pueden reducir tu
búsqueda de patrocinios y financiamiento al conocer cuáles negocios y
organizaciones serán más propensos a dar dinero y qué tan generosos pueden
ser.
No te limites en cuanto al alcance de tu misión. Muchos negocios y
organizaciones fuera de tu comunidad o ciudad pueden estar dispuestos a
ayudarte.
Busca negocios u organizaciones encabezados por gente
perteneciente a tu comunidad, o que emplean o prestan servicios a los residentes
de tu comunidad o a los alumnos de tu escuela. Utiliza la siguiente lista de
posibles patrocinadores y donantes para un buen comienzo en tu proceso.
Tipos de Patrocinadores:
Ciudad o Familia
-Abuelos, tíos, primos, vecinos y amigos de la familia
-Maestros, orientadores, consejeros o directores de escuela anteriores
-Empleadores previos
-Negocios de los cuales tú o tu familia han sido clientes
-Empleadores de tus padres o parientes
Escuela
-Departamentos académicos
-Asociaciones de ex-alumnos
-Clubes y organizaciones estudiantiles
-Tu empleador actual, si trabajas
Comunidad Local
-Supermercados
-Despachos de abogados
-Bancos locales
-Tiendas departamentales
-Negocios de bienes raíces
-Restaurantes
-Directivas o consejos educativos
-Clubes femeniles
-Clubes Rotarios y de Leones
-Clubes de beneficencia
-Cámara de Comercio
-Periódicos
-Compañías aseguradoras
-Empresas automotrices
-Oficinas médicas
-Empresas de servicios públicos (luz, agua, teléfono)
Plan A: Contacta a tu Familia, Amigos y Vecinos
Una de las maneras más fáciles de alcanzar tu meta de financiamiento es tejiendo
la red con toda tu familia así como con tus amigos y vecinos. Hay muchísima
gente en tu vida que será receptiva a ayudarte a alcanzar tu meta. Puedes
contactar a estos individuos en persona, por teléfono, Internet o por medio de
una carta personalizada. En cada caso, deja que tu entusiasmo por asistir al
programa se transmita. Aquellos que te conozcan bien, serán mayormente
receptivos a ayudarte en tu proceso educativo. Si regularmente recibes algún
regalo por parte suya en tu cumpleaños o por las fiestas decembrinas, pídeles
que te den su “regalo por adelantado” para que puedas asistir al programa.
Plan B: Escribe tu Solicitud de Fondos
Una carta solicitando fondos escrita correctamente puede ser el comienzo para
explorar las posibles avenidas disponibles de financiamiento o recopilación de
fondos. Puedes hasta descubrir que al desarrollar contactos profesionales por
medio de tus esfuerzos para reunir los fondos, éstos te pueden servir para
obtener una pasantía o trabajo en el futuro.
Si te es posible, acude en persona a dejar tu carta solicitando fondos. Puedes
tener la oportunidad de hablar directamente con los posibles donantes o
patrocinadores, así que prepárate para hablarles en persona y lleva tu Carta de
Aceptación contigo. La carta para solicitar fondos que escribas y cualquier
presentación formal o informal que proporciones deberá incluir la siguiente
información:
•
•
•
•
Descripción del programa
Por qué decidiste asistir
Tus logros recientes, actividades extracurriculares o comunitarias en las
que participes
Cuánto dinero necesitarás para asistir (no intentes reunir más de lo que
realmente necesites—si esto sucede, considera devolver los fondos a la
gente que fue especialmente generosa).
Provee a los patrocinadores o donantes potenciales la información que necesitan
para tomar una decisión. Aparte de tu carta solicitando fondos, incluye lo siguiente:
•
•
•
•
Tu Carta de Aceptación por parte de Proyecto Mosaico: Ciudadanos en
Construcción
La lista de lo que incluye el programa: transporte durante el programa,
materiales educativos, admisiones a eventos, sueldo de los instructores, 2-3
comidas diarias, alojamiento, impuestos y propinas.
La Hoja de Balance (ver página 1) que justifique tu solicitud de fondos.
Diles cuánto dinero necesitas y sugiere que pueden proveer parte o la
totalidad del dinero.
Los nombres de otros negocios u organizaciones que estás contactando
con el mismo fin.
Si acudes a organizaciones o negocios fuera de tu comunidad, trata de la mejor
manera de:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Comenzar lo más tempranamente posible.
Primero trata de contactar a las compañías u organizaciones donde tú o tu
familia tienen vínculos o frecuentan regularmente.
Haz tu tarea al ubicar compañías u organizaciones que sean conocidas por ser
patrocinadores o donantes frecuentes para actividades en pro de la
comunidad.
Establece niveles de patrocinio donde pueden escoger cuál serán (por
ejemplo: Bronce, $1000.00; Plata, $3000.00; Oro, $5000.00).
Encuentra el nombre del contacto apropiado dentro de las compañías u
organizaciones antes de que lo visites o escribas tu carta.
Destina tiempo aparte para llevar a cabo actividades de seguimiento a las
cartas que hayas enviado y ver su status.
Prepárate para hablar positivamente acerca de ti y del programa si es que te
solicitan acudir a alguna reunión para exponerles por qué un negocio,
comercio u organización debiera otorgarte fondos para que asistir al
programa.
Encuentra la manera para que puedas obtener publicidad sobre tus esfuerzos
recolectando fondos contactando al periódico de tu localidad.
Haz tu solicitud de fondos clara y concisa para que la gente pueda entender
exactamente qué es lo que buscas.
Si vas a necesitar boleto de avión a México, D.F., enfócate en compañías o
individuos que tienen muchas millas de viajero frecuente y pídeles que te
cedan dichas millas para que te salga gratis el boleto.
Dales seguimiento a tus cartas o visitas por medio de llamadas telefónicas.
Mantén una lista de todos los individuos contactados para evitar duplicados.
Reconoce qué enfoque funciona y qué no funciona como referencia futura.
Manténte en contacto con tus patrocinadores y donantes para que sepan
cómo estás y cuánto dinero haz recaudado.
Envía notas de agradecimiento a todos los individuos que contactaste, te
hayan dado o no dinero en tu esfuerzo. Recuerda que se tomaron el tiempo
de contestar tu llamada, reunirse o leer tu carta, o llevaron a cabo algún tipo
de acción para beneficio tuyo.
Ellos merecen reconocimiento y
agradecimiento de tu parte.
También toma en cuenta lo siguiente:
•
•
No te desanimes en ningún momento. Más gente te dirá que NO puede
darte fondos más de la que puede hacerlo.
No prometas algo que no podrás cumplir a cambio de alguna
contribución.
Los patrocinadores potenciales puede que quieran saber cómo se beneficiarán ellos
al ayudarte. Infórmales que recibirán publicidad positiva cuando incluyas alguna
referencia a su ayuda en tu Comunicado de Prensa en los medios locales. Proyecto
Mosaico puede ayudarte en la redacción del Comunicado de Prensa, lo encontrarás
en la página web. Puedes también dar una pequeña presentación sobre tu
experiencia a tu regreso.
Facilítales el proceso a tus patrocinadores o donantes al pedir cantidades pequeñas.
La mayoría de los patrocinadores o donantes prefieren dar pequeñas cantidades que
negar la solicitud, y te sorprenderá cuán rápido los donativos pequeños comienzan a
sumar la cantidad objetivo. Ten en mente que su patrocinio o donativo no es
deducible de impuestos, lo cual no necesariamente les conviene.
Utiliza a nuestra Oficina de Admisiones como referencia si te encuentras con alguna
pregunta que no puedas responder. Exhorta a los patrocinadores y donantes a
visitar la página web de Proyecto Mosaico, o sugiere que contacten la Oficina de
Admisiones directamente para mayor información.
Tips para Escribir Cartas Exitosas Solicitando Fondos
1) Personaliza tu carta directamente al destinatario y haz que tu mensaje sea
relevante para él o ella.
2) Procura que tu carta sea corta, simple y directa.
3) Utiliza lenguaje positivo que transmita tus ganas e interés de asistir al
programa.
4) Incluye una Hoja Informativa del programa con una pequeña biografía tuya.
5) Pregunta por una cantidad específica u ofrece niveles de donante (bronce,
plata, oro, etc.)
6) Incluye datos personales tuyos tales como dirección, correo electrónico y
teléfono para que el donante pueda mantenerse en contacto contigo.
7) Mantén una hoja de seguimiento donde sepas quién, cuánto y cuándo te ha
dado, independientemente si son pequeñas o grandes cantidades.
8) Recuerda enviar una nota de agradecimiento cuando recibas alguna
contribución.
A continuación una Carta-Muestra para Solicitar Fondos:
CARTA-MUESTRA PARA SOLICITAR FONDOS
Sr. Pedro Pérez Pérez
Compañía Acerera del Centro
Privada Tlaltenango #10
Col. Santa Martha
México, D.F. 06100
Estimado Sr. Pérez,
Mi nombre es __________________ y soy estudiante de ___ semestre del (instituto, escuela, colegio,
universidad, etc.), y he sido invitado a participar durante una semana al programa educativo
denominado Proyecto Mosaico: Ciudadanos en Construcción.
Proyecto Mosaico consiste en un programa académico experiencial sobre construcción ciudadana,
educación cívica y liderazgo transformacional que se desarrolla cada semana en la ciudad de México,
D.F. Proyecto Mosaico invita a aquellos alumnos que destacan en sus instituciones educativas, los
cuales despliegan características de liderazgo e interés en contribuir positivamente a la construcción de
una ciudadanía proactiva, informada e influyente en las decisiones nacionales. Como puede Usted
inferir, asistir a dicho programa contribuirá a mi desarrollo personal y profesional como ciudadano de
este país, coadyuvando a la construcción de un mejor México.
Mantengo un promedio de ____, y estoy involucrado en actividades tales como (menciona las
actividades extracurriculares o de servicio social en las que estés involucrado). Mi asistencia al
programa depende si puedo reunir la cantidad de $______________ por medio de patrocinios y
donativos particulares. El costo total del programa es de $__________, que incluye transportación a
todos los eventos, 1-2 comidas diarias, accesos, y supervisión académica las 24 horas. Aunado al costo
del programa, el costo del transporte (aéreo/terrestre) es de $_______________. Me encuentro
invirtiendo cada peso que tengo en poder asistir a Proyecto Mosaico, y hasta ahorita he reunido la
cantidad de $______________, pidiéndoles ayuda a mis familiares, amigos y vecinos, así como por mi
trabajo en ____________________ (si éste es el caso).
Esto me deja con la necesidad de reunir $______________ en patrocinios y donativos. Quisiera
solicitarle de la manera más atenta a la (nombre de la compañía/negocio/asociación/cámara) que
Usted atinadamente dirige, apoyo para asistir al programa anteriormente mencionado. He contactado
también a (nombre de otras compañías/negocios/asociaciones, cámaras, etc.) con solicitudes de apoyo
similares. El costo del programa deberá ser cubierto antes de (fecha).
Agradezco su atención a mi solicitud de apoyo. Lo estaré contactando la próxima semana para platicar
la posibilidad de contar con su gentil apoyo.
Adjunto encontrará materiales informativos
concernientes a Proyecto Mosaico: Ciudadanos en Construcción. Si tuviera Usted alguna duda o
comentario, puede contactarme en: (correo electrónico) y al teléfono (celular o de casa). También
puede contactar a la Oficina de Admisiones de Proyecto Mosaico directamente:
[email protected].
Atentamente,
__________________________
Julián González González
Comunicado de Prensa
Asegúrate de informarles a los individuos considerando apoyarte a asistir al
programa, que Proyecto Mosaico te otorgará un Comunicado de Prensa para ser
distribuido en los periódicos de tu localidad. Esto te ayudará a darle legitimidad a tu
solicitud, y puedes inclusive mencionar en el Comunicado de Prensa quiénes te
estarán apoyando en tu búsqueda de donativos y patrocinios. Esto les da publicidad
a tus patrocinadores y donatarios.
Envía una Nota de Agradecimiento
Envíales notas de agradecimiento a los individuos que contactes vía telefónica y te
tomen la llamada, así como a los que visitaste en persona. Agradéceles su tiempo y
su consideración, independientemente si te apoyan o no. Si no recibes una
respuesta positiva en tu primer intento por contactarlos, no te desesperes. Contacta
a patrocinadores adicionales y sé persistente.
Muchos de los
individuos/compañías/negocios que contactes solamente te darán una porción del
costo del programa. Es muy probable que acumules la totalidad del costo del
programa por medio de varias fuentes y recursos, no solamente uno. Si eres exitoso
con una de tus primeras solicitudes, considera utilizar dicha información en las
solicitudes de apoyo subsecuentes. A los patrocinadores y donatarios potenciales les
gusta saber quiénes más te estarán apoyando, así que incluye los nombres de tus
patrocinadores o donatarios en tu carta. Esto puede contribuir a que te apoyen
adicionalmente.
Aquí una Nota de Agradecimiento Muestra:
Nota de Agradecimiento Muestra
Sr. Pedro Pérez Pérez
Compañía Acerera del Centro
Privada Tlaltenango #10
Col. Santa Martha
México, D.F. 06100
Estimado Sr. Pérez,
Por medio de la presente quisiera agradecerle de la manera más atenta su generoso apoyo al patrocinar
mi asistencia al programa Proyecto Mosaico: Ciudadanos en Construcción, a llevarse a cabo en la Cd.
de México, D.F. en fecha próxima.
A mi regreso, será un honor para mí visitar su
(empresa/negocio/compañía/asociación) y hacerle una breve presentación sobre mi experiencia en
Proyecto Mosaico.
Le agradezco nuevamente su apoyo, y le aseguro que esta experiencia será única en mi vida.
Atentamente,
___________________________
Julián González González
Plan C: Organiza un Evento para Recaudar Fondos
Planear y llevar a cabo un evento para recaudar fondos puede ser una excelente
manera de reunir fondos de manera rápida, conocer a gente nueva y divertirte al
mismo tiempo. Lo importante que debes recordar es que el evento debe ser bien
planeado y altamente publicitado.
Algunas Ideas para Eventos:
• Lleva a cabo una actividad física: camina, correo o nada por donativos por
kilómetro recorrido.
• Provee un servicio: limpia casas, lava coches, pasea a perros, cuida a niños,
etc.
• Lleva a cabo una rifa de algún producto.
• Vende alguna destreza que tengas o que hagas como pasatiempo: arte,
cocina algún platillo o varios platillos, repara computadoras, traducciones, etc.
• Ten una venta de garaje con todos tus amigos.
• Ten una fiesta o una tocada para recaudar fondos, consiguiendo amigos que
patrocinen la música o que ellos mismos toquen, pongan música o presten su
Ipod.
• Si trabajas, añade horas extras a tu horario normal.
• ¡Sé creativo!
Para organizar una campaña exitosa de recaudación de fondos, te
recomendamos lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
•
•
Platica tus ideas con algún mentor, consejero, maestro o alguien que
puede ofrecerte consejos.
Adquiere los permisos u autorización necesaria si piensas llevar a cabo tu
evento dentro de tu institución educativa o algún lugar público.
Pide ayuda para tu evento, tus amigos y compañeros siempre estarán
dispuestos a ayudarte.
Determina cuánto dinero será reunido.
Planea cómo harás publicidad o anunciará tu evento, así como su
creación.
Separa las fechas importantes en tu calendario o agenda.
Organiza de manera coherente tu mensaje: asegúrate de poder responder
a cualquier pregunta sobre el propósito de Proyecto Mosaico, cómo te
beneficiarás si asistes, por qué quieres asistir, etc.
Recopila todos los materiales y recursos que necesitarás para tu evento.
Al finalizar tu evento, no se te olvide agradecerles a todos los que participaron o te
ayudaron a realizarlo. Puedes enviar Notas de Agradecimiento a todos los que
participaron si así lo deseas, es un buen detalle.
IV.
Tu Regreso: ¡Pavimentando el Futuro!
A tu regreso a casa tras el programa, asegúrate de agradecer a todos tus
patrocinadores y donatarios por su generosidad. Tus patrocinadores, compañeros
de clase, maestros y autoridades educativas querrán saber cómo te fue durante el
programa, cuál fue tu experiencia, etc. El compartir tu conocimiento y experiencia
recién adquiridos permitirá que otros se beneficien de tus vivencias también.
Si tomaste notas durante el programa, puedes crear un diario sobre lo acontecido y
compartirlo, quiénes fueron los oradores, a quiénes conociste, etc. No olvides llevar
una cámara fotográfica al programa para tomar fotos de tu experiencia. Puedes
hacer un collage o mostrar un slideshow en las computadoras de tu escuela, así como
enviar algunas de ellas a tus patrocinadores o donatarios para que vean plasmado su
apoyo.
Aunque no lo creas, estás pavimentando tu futuro. Al darle a tus patrocinadores y
donatarios retroalimentación positiva sobre su apoyo, ellos entonces querrán
patrocinar a otros estudiantes igual que tú en un futuro próximo.
¡Muchísima suerte en tu meta de recaudar fondos y financiamiento! J