CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES

CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES

CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES
MESSE LATEINAMERIKA 2014
Feria Latinoamericana de Cultura y Arte en la ciudad de Wiesbaden
Organizador
Organizador es la asociación registrada Ateneo Latino e.V. in Gründung. Olga Beatriz Calero Maldonado
(presidente), Frank Wedekind Straße 15, 65201 Wiesbaden, Tel.: +49 (0) 611 5324779
Inscripción
Para inscribirse, enviar el formulario de inscripción cumplimentado, firmado y escaneado por correo
electrónico al organizador del evento ([email protected]), Ateneo Latino e.V. in Gründung,
Wiesbaden.
Arrendamiento y costos del espacio de exposición
Los costos de arrendamiento del espacio de exposición y las tarifas de otros servicios se especifican en el
formulario de inscripción y en la lista de precios, salvo que se haya convenido algo diferente con el
organizador.
Modo de pago
El anticipo del pago del espacio de exposición, equivalente al 40% del valor de arrendamiento, deberá
ser abonado al organizador en un plazo de diez días después de haber recibido la factura. El 60 %
restante deberá ser abonado a más tardar hasta el 30.10.2014.
Condiciones en caso de desistimiento del expositor
Hasta la confirmación por escrito de la participación, una anulación de participación por desistimiento de
expositor sólo será posible contra el pago de una tasa de gestión del 20% del arrendamiento del espacio
de exposición. La solicitud de anulación sólo puede ser hecha por escrito y sólo es legalmente válida si el
organizador, también por escrito, ha dado su consentimiento.
Si la anulación de participación se presenta después de haber recibido la confirmación por escrito de la
participación, se aplican las siguientes reglas:
-
en el plazo desde la confirmación por escrito de la participación hasta 5 semanas antes del inicio
del evento deberá ser abonado un 50% del importe de la factura.
-
a partir de 5 semanas antes del evento deberá ser abonado el 100% del importe de la factura.
Las reclamaciones han de ser presentadas por escrito inmediatamente después de recibir la factura. Las
reclamaciones presentadas posteriormente serán desestimadas.
No se harán devoluciones de dinero en efectivo ni cambios después de iniciada la feria.
Adjudicación del espacio de exposición
La adjudicación del espacio de exposición es realizada exclusivamente por el organizador. Los deseos
especiales de los expositores serán tenidos en cuenta en lo posible, pero no son vinculantes para el
organizador. Cualquier alteración del espacio asignado solo será posible por razones imperiosas.
Diseño y decoración del espacio de exposición
El diseño y la decoración del espacio de exposición son de responsabilidad del expositor. Las
instrucciones y normas del organizador deberán ser respetadas a fin de asegurar una imagen general
acorde a la categoría del evento. Para el montaje de su propio stand, el expositor deberá añadir a la
solicitud un plano con medidas adecuadas al espacio de exposición y presentarlos a los organizadores
para su aprobación. En ningún caso está permitido excederse del perímetro o de la altura del espacio de
exposición. El organizador tiene el derecho a retirar un stand que no haya sido aprobado expresamente
con antelación. En este caso no se devolverá el importe del arrendamiento del espacio de exposición.
Está prohibido realizar cualquier tipo de perforaciones en paredes y muros. Está permitido utilizar cintas
adhesivas si son fácilmente despegables. Durante toda la duración del evento se debe indicar en
carteles, letreros o rótulos el nombre y la dirección del propietario del espacio de exposición de forma
claramente comprensible para el público.
Montaje y desmontaje del stand
El montaje del stand se realiza el día anterior a la apertura del evento. El desmontaje del stand se realiza
el día posterior a la clausura del evento. El expositor está obligado a completar la instalación de su stand
dentro de los plazos especificados, pero a más tardar una hora antes de la apertura de la feria. Todos los
materiales utilizados para el montaje deben ser resistentes al fuego. No se permiten fogatas o fuegos
abiertos.
Stands colectivos, sub expositores, sub arrendatarios
Los stands colectivos, sub expositores o sub arrendatarios solo están permitidos si el organizador los
autoriza previamente por escrito. Dichas solicitudes deben ser presentadas por escrito al organizador al
menos cuatro semanas antes del evento. Todos los expositores de stands colectivos de exposición
responden solidariamente ante el organizador.
Venta de productos
En los espacios de exposición asignados solo se podrán vender los productos mencionados por los
expositores en el formulario de inscripción. Si se ofrecen productos, empresas o marcas que no figuran
en la autorización de exposición, el organizador tiene derecho a cancelar el contrato con el expositor y
retirar el stand de la exposición a cuenta y cargo del expositor sin necesidad de su consentimiento.
Cualquier actividad de publicidad, en particular distribuir materiales impresos o abordar personalmente
a visitantes, solo está permitido en la zona delimitada por el espacio de exposición. El uso de sistemas de
altavoces, música en vivo o proyección de videos y otros medios audiovisuales - incluso con fines
publicitarios - requieren de la autorización previa y expresa del organizador.
Ocupación del espacio de exposición
El expositor está obligado a ocupar el espacio de exposición durante toda la duración del evento con los
productos declarados. El organizador es responsable de la limpieza del recinto, de salas y pasillos.
Tarjeta de expositor
Una vez pagado por completo el arrendamiento del espacio de exposición, cada expositor recibe tres
tarjetas de expositor. Se pueden solicitar más tarjetas, pero como máximo otras 3.
Servicios técnicos
El organizador se encarga en general de la calefacción, la refrigeración y la iluminación de la sala.
El costo del consumo eléctrico de 2 kW por expositor y espacio está incluido en los costos del espacio de
exposición por toda la duración del evento. Si se produce un mayor consumo, éste se facturará aparte.
Para la debida distribución de la electricidad e instalación de las conexiones, el organizador contrata a
técnicos, quienes además están autorizados a controlar en cualquier momento las instalaciones en los
espacios de exposición. Si se detectan fallas o riesgos para el correcto funcionamiento, el expositor
deberá seguir estrictamente las instrucciones de los técnicos y realizar los cambios requeridos.
Vigilancia y seguridad del evento
La vigilancia y seguridad general del recinto y de las salas están a cargo del organizador sin
responsabilidad por pérdidas o daños. Por la vigilancia y la seguridad de su propio espacio de exposición
es responsable el expositor, también durante las fases de montaje y desmontaje. El uso de guardias
especiales sólo está permitido con autorización previa del organizador
Responsabilidad
El organizador no se hace responsable por daños o pérdidas de objetos de exposición u equipamiento
del espacio de exposición, daños ocasionados por incendio, robo, filtraciones de agua o fuerza mayor.
Los expositores pueden contratar seguros para cubrir dichos riesgos a cuenta y cargo del expositor.
El organizador sólo es responsable de los daños y perjuicios que él mismo, o sus asistentes directos,
hayan ocasionado debido a negligencia grave o dolo, en la medida en que los daños se deriven
directamente de ello.
Derecho de admisión y permanencia en el recinto
El organizador ejerce el derecho de admisión y permanencia en toda la superficie del recinto de
exposición durante el montaje, la duración del evento y el desmontaje. Las instrucciones del organizador
deben ser seguidas. No se admiten perros.
Acuerdos verbales
Cualquier cambio o complemento a este contrato debe ser formalizado por escrito.
Cláusula de divisibilidad
Si cualquier disposición de este documento se declarara nula, en parte o totalmente, o no resultara
ejecutable, las restantes disposiciones mantendrán su plena vigencia. Lo mismo se aplica en caso de que
exista un vacío normativo.
Lugar de cumplimiento del contrato y competencia judicial
Lugar de cumplimiento y tribunal competente es Wiesbaden, ciudad sede del organizador.
Última actualización: febrero de 2014