Documento - Instituto Nacional de Psiquiatría

Documento - Instituto Nacional de Psiquiatría

CALENDARIO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS. 2014.
INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE MUÑIZ
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN TOTAL DE LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE MUÑIZ 2014
ÁREA RESPONSABLE
ACTIVIDADES
ACCIONES
ARCHIVO DE TRAMITE
DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN DEL
RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE.
LAS ÁREAS NOTIFICARÁN MEDIANTE OFICIO A LOS DESIGNADOS
A SER RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE SU UNIDAD
ADMINISTRATIVA. ACTIVIDAD AL 100%.
ARCHIVO DE TRAMITE
CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS
EXPEDIENTES CON BASE EN LOS
INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL
ARCHIVISTICO, BAJO EL RUBRO DE
FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS.
SE TRABAJA DE FORMA CONTINUA SOBRE LOS PROCESOS
TÉCNICOS DE ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN, ESPECIFICADOS
EN LAS HERRAMIENTAS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
ARCHIVISTICOS QUE SON APLICABLES AL 100%. SE TIENE UN
AVANCE DEL 85%.
ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DE
EXPEDIENTES DE ARCHIVOS DE TRÁMITE.
SE TRABAJA DE FORMA CONTINUA SOBRE LOS INVENTARIOS Y
SU EXACTITUD CON LAS HERRAMIENTAS DE CONTROL Y
DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA. NO SE ENTREGARON EN SU GRAN
MAYORIA LOS INVENTARIOS EN EL MES DE ENERO DE 2014, SE
SOLICITARAN NUEVAMENTE LOS INVENTARIOS A LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LOS EJERCICIOS ATRAZADOS, YA CON EL
RUBRO FUNCIONAL Y QUE SE APLIQUE EL CONOCIMIENTO
ADQUIRIDO EN EL CURSO DE CAPACITACIÓN IMPARTIDO EN EL
MES DE MAYO DE 2014. LA FINALIDAD ES TENER CONFORMADA
EN SU TOTALIDAD LA GUIA SIMPLE DE ARCHIVO, ASI COMO EL
100% DE CUMPLIMIENTO EN LA ELABORACIÓN DE INVENTARIOS
EN DICIEMBRE DE 2014.
ELABORACIÓN DE CARÁTULAS DE
EXPEDIENTES.
EL USO DE LAS CARÁTULAS DE DESCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN
ARCHIVISTICA EN BASE A FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVA,
ES DEL CONOCIMIENTO DE TODAS LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y SU UTILIZACIÓN ES OBLIGATORIA. SE
CUMPLIRÁ AL 100% CON EL USO DE LAS CARÁTULAS EN LOS
EXPEDIENTES Y SU CORRECTA APLICACIÓN EN ESTE AÑO 2014.
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE TRAMITE
ARCHIVO DE TRAMITE
ANUALMENTE SE TRABAJA EN LA ELABORACIÓN DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Y EL CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DESDE EL AÑO 2004, TRATANDO DE
CONFORMAR HERRAMIENTAS UTILES Y PRACTICAS A NUESTRA
INSTITUCIÓN. EN EL AÑO 2011 SE CAMBIA EL RUBRO ORGANICO
INSTITUCIONAL POR EL DE FUNCIONES COMUNES Y
INTEGRACIÓN DE SECCIONES Y SERIES NO
SUSTANTIVAS ,AUTORIZADO POR EL COMITÉ DE INFORMACIÓN ,
DECLARADAS EN EL CUADRO GENERAL DE
SE TIENE VERSIÓN FINAL EN EL AÑO 2013 DE LAS HERRAMIENTAS
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Y EL CATÁLOGO APROBADO POR EL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y SE ENTREGO AL
DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PARA SU VALIDACIÓN Y
REGISTRO COMO LO INDICA LOS LINEAMIENTOS. SE ENVIA
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL EN FEBRERO DE 2014
Y OFICIO RECORDATORIO AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
SOLICITANDO STATUS DE DICTAMINACION, SE RECIBE OFICIO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION INDICANDO REALIZAR
MODIFICACIONES PERTINENTES PARA SU VALIDACIÓN.
SE REALIZA LA VALORACIÓN , SELECCIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS
EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE CONJUNTAMENTE CON
EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN,
REALIZANDO UN ANÁLISIS LO MAS COMPLETO POSIBLE Y
ASESORAR A LOS RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE EN
VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE EXPEDIENTES
LA VALORACIÓN DE SU INFORMACIÓN. SE NORMALIZARA LA
QUE SERÁN DEPURADOS INTERNAMENTE O
ACTIVIDAD POR PARTE DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE AL 100%
TRANSFERIDOS AL ARCHIVO DE
EN OCTUBRE DE 2014 DEBIDO QUE SE SIGUEN HACIENDO
CONCENTRACIÓN.
PROCESOS DE VALORACIÓN, DEPURACIÓN Y SE HA DETENIDO
CUALQUIER TRANSFERENCIA Y ENVIO AL ARCHIVO DE
CONCENTRACION DEBIDO A ACCIONES DE AJUSTE Y
REHUBICACION DEL MOBILIARIO DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACION.
2004
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X
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X
2005
X
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X
X
ARCHIVO DE TRAMITE
SOLICITAR TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ARCHIVO DE TRAMITE
UBICACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL ESPACIO
FÍSICO, COLOCACIÓN DE ESTANTERÍA Y
SISTEMAS DE SEGURIDAD, PARA LOS
ARCHIVOS DE TRAMITÉ.
TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS CUENTAN CON
ESPACIOS FISICOS FUNCIONALES PARA LA GUARDA Y CUSTODIA
DE SUS EXPEDIENTES. SE MODIFICO AREA PARA ARCHIVO
CLINICO EN PLANTA BAJA CON MAYOR ESPACIO DE
ALMACENAMIENTO.
X
X
ACCIONES
2004
2005
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDADES
CREACIÓN DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN, COMPRA Y COLOCACIÓN
DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
NOMBRAMIENTO DEL COORDINADOR DE
ARCHIVOS.
SE CONSTRUYO EN EL AÑO DE 2006 EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN Y SE COLOCO EL MOBILIARIO A MEDIADOS DE
2007, ENTRANDO EN FUNCIONAMIENTO A FINALES DEL MISMO
AÑO.
SE CONTRATO A PERSONAL CON EL PERFIL ADECUADO PARA
DESARROLLAR LA ACTIVIDAD.
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X
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2007
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2008
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X
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X
X
X
SE HAN REALIZADO TRANSFERENCIAS PRIMARIAS POR PARTE DE
LA MAYORIA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS . SE ESPERA
TRANSFERIR LA TOTALIDAD DE LOS EXPEDIENTES DE LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Y LLEGAR AL 100% DE LA ACTIVIDAD EN OCTUBRE DE 2014.
DERIVADO DE ACCIONES DE MEJORA EN LAS INSTALACIONES DEL
ARCHIVO DE CONCENTRACION SE DETIENE MOMENTANEAMENTE
TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACION.
ÁREA RESPONSABLE
2006
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2009
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X
X
X
X
2010
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X
X
X
X
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2011
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X
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X
2012
X
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X
2013
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2014
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PERMANENTE
X
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X
CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
100%
SE NOTIFICARÁ MEDIANTE OFICIO FIRMADO POR EL TITULAR
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AL COORDINADOR DE
ARCHIVOS Y COPIA AL RESPONSABLE DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN CON LOS DATOS DE LOS DESIGNADOS.
UNIDAD ADMINISTRATIVA, NOMBRE, FIRMA Y CORREO
ELECTRÓNICO.
87%
LAS ÁREAS HAN DEMOSTRADO INTERÉS EN REALIZAR ESTOS
PROCESOS. DEBIDO A LA FALTA DE UN MONITOREO
PERMANENTE NO SE HA LOGRADO AVATIR EN SU TOTALIDAD.
71%
SOLO SE RECIBIRAN TRANSFERENCIAS AVALADAS POR SUS
RESPECTIVOS INVENTARIOS LAS CUALES DEBERÁN COINCIDIR
EN UN 100%.
99%
LA UTILIZACIÓN DE LAS CARÁTULAS DE DESCRPCIÓN Y
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA SE HA GENERALIZADO,
TENIENDO CONOCIMIENTO DE SU EXISTENCIA Y UTILIZACIÓN,
SIENDO FACTOR DE REVISIÓN INDISPENSABLE. DIVIDIENDOSE
EN 2 RUBROS CARATULAS DE DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO
Y DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO A FUNCION.
92%
LOS CATÁLOGOS SE HAN VENIDO TRABAJANDO DESDE EL
2004 CON LA IDEA DE UNIFICAR CRITERIOS Y ESTANDARIZAR
SU ESTRUCTURA Y APLICACIÓN. TENIENDO COMO PRINCIPAL
MISION AYUDAR DE FORMA DIRECTA A LA ORGANIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS Y QUE SU APLICACIÓN SEA SIMPLE Y NO
GENERE COMPLICACIONES A LOS RESPONSABLES DE
ARCHIVO DE TRÁMITE. SE ENVIARA A FINALES DEL MES DE
FEBRERO EL CADIDO 2014 CON SUS AUTORIZACIONES Y
MODIFICACCIONES RESPECTIVAS.
92%
LOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS HAN
LOGRADO ENTENDER LA IMPORTANCIA DE SU
DOCUMENTACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES TOMANDO
EN CUENTA LOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE LOS
EXPEDIENTES Y LAS POSIBLES REPERCUSIONES DE SU
DEPURACIÓN Y ELIMINACIÓN. SE HA ACLARADO A LOS
RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRAMITE SOBRE LA
DOCUMENTACION QUE SE DEBE CONSERVAR Y CUAL
DEPURAR.
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X
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X
X
X
X
X
88%
SE HAN REALIZADO TRANSFERENCIAS PRIMARIAS POR
ALGUNAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL INSTITUTO, SE
ESPERA QUE A FINALES DE AÑO QUE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS SOLO CUENTEN EN SUS ARCHIVOS DE
TRÁMITE CON DOCUMENTACIÓN DE LOS EJERCICIOS 2012 Y
2013. SE HAN REALIZADO TRANSFERENCIAS DE MATERIAL DE
DESECHO EN SU MAYORIA.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
98%
LAS ÁREAS CUENTAN CON ESPACIO FÍSICO PARA EL
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD.
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
PERMANENTE
CUMPLIMIENTO
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X
X
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OBSERVACIONES
100%
SE ESPERA CAMBIAR MOBILIARIO EN EL EJERCICIO 2014.
100%
SE DESIGNA AL C. JORGE LUIS ALANIS MORENO,
SUBDIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES COMO
COORDINADOR DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO , DEVIDO A SU
EXPERIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN
INSTITUCIONES BANCARIAS.
CALENDARIO.2014.
CALENDARIO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS. 2014.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLE DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
SE CONTRATO A PERSONAL CON EL PERFIL ADECUADO PARA
DESARROLLAR LA ACTIVIDAD.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
CONOCIMIENTO Y DIAGNOSTICO DE LA
SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE.
SE REALIZÓ UNA EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DEL INSTITUTO, LO CUAL IMPLICO LA REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN QUE GENERAN LAS ÁREAS, SUS FUNCIONES,
ESTRUCTURA Y FLUJO DOCUMENTAL.
ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE MANUALES
DE PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE
TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN.
SE INFORMO A LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVO DE
TRÁMITE, SOBRE LAS DISPOSICIONES QUE SE EMITIERON CON
RELACIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTORICO Y LAS ACTIVIDAES A REALIZARSE
SOBRE LA DOCUMENTACIÓN. ESTAS DISPOSICIONES FUERON
EMITIDAS POR LA FUNCIÓN PÚBLICA. EN EL CASO DEL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN SE TIENE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
QUE APLICA CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE, FALTA HACER
ADECUACIONES CONFORME A LA LEY DE ARCHIVOS Y SU
REGLAMENTO, SE ESPERA ESTANDARIZAR ESTE RUBRO EN ESTE
EJERCICIO 2014.
SE ESTABLECERÁ UN PROGRAMA ANUAL DE
CAPACITACIÓN ARCHIVISTICA PARA LOS
RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRÁMITE.
ASISTIO EL COORDINADOR DE ARCHIVO Y EL RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE CONCENTRACION AL CURSO PARA
COORDINADORES DE ARCHIVO EN JULIO DE 2014 IMPARTIDO POR
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, QUE ES LA INSTITUCIÓN
QUE NORMA LA ACTIVIDAD ARCHIVISTICA A NIVEL NACIONAL.
CUMPLIENDO CON EL PROGRAMA DE CAPACITACION
ARCHIVISTICA ANUAL, SE IMPARTIERON CURSOS DE
CAPACITACIÓN EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN
EL MES MAYO Y JULIO Y EN EL MES DE OCTUBRE UN CURSO
SOBRE ARCHIVOS ELECTRONICOS PARA LOS GRUPOS
AVANZADOS CON UNA DURACION DE 20 HRS. POR LA EMPRESA
ARCYBIB.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE
CONSULTA Y CONTROL. ( GUÍA SIMPLE DE
ARCHIVO, CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA, CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, INVENTARIOS)
SE DESARROLLARON ESTAS HERRAMIENTAS DE CONSULTA Y
CONTROL DERIVADAS DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA POR LAS
ÁREAS GENERADORAS, SIENDO HERRAMIENTAS QUE CUMPLEN
CON SU FUNCIÓN ESPECIFICA DE ACUERDO CON LA TEORÍA
ARCHIVISTICA. SE REALIZARON CORRECCIONES A ESTAS
HERRAMIENTAS CONFORME A LAS GUÍAS DE ELABORACIÓN
EMITIDAS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SE CAMBIO
EL RUBRO ORGANICO POR UN DISEÑO FUNCIONAL COMO LO
INDICA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. SE ENVIA
CATÁLOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION EN EL MES DE FEBRERO DE CADA AÑO PARA SU
VALIDACION, SE RECIBE OFICIO POR PARTE DEL AGN EN EL MES
DE JUNIO INDICANDO QUE SE REALICEN MODIFICACIONES PARA
SU VALIDACIÓN.
RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
SE SIGUE DANDO ENTRADA Y RECEPCIÓN A DOCUMENTACIÓN
PROCEDENTE DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, DE ESTA FORMA
SE EVITA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CON VALORES
PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Y A SU VES SE LIBERARAN ESPACIOS
EN TODO EL INSTITUTO QUE DIFICULTABAN EL TRANSITO, EL
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y SOBRE TODO PONÍAN EN
RIESGO LA SEGURIDAD DEL INSTITUTO, AL SER ESPACIOS
FÍSICOS INADECUADOS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.
SE SUSPENDIO LA ACTIVIDAD DEBIDO A TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO EN EL MOBILIARIO
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION, LA ACTIVIDAD SE
REANUDARA EN EL MES DE DICIEMBRE DE 2014.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA.
NO SE RECIBIO RESPUESTA POR PARTE DEL ARCHIVO
HISTORICO DE LA SECRETARIA DE SALUD CON LA FINALIDAD DE
TRANSFERIR NUESTRA DOCUMENTACIÓN CON VALOR
HISTORICO; POR LO CUAL SE PROCEDE A TRAMITAR LA BAJA
DOCUMENTAL DE LA MISMA, SOLO CONSERVANDO UNA MUESTRA
REPRESENTATIVA PARA FUTURAS INVESTIGACIONES. NO HAY
FECHA DE CUMPLIMIENTO HASTA QUE SE ESTRUCTURE EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE LA INSTITUCIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ELABORACIÓN DE BAJAS DOCUMENTALES.
SE SIGUE SELECCIONANDO LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO Y
LA DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Y DE
COMPROBACIÓN INMEDIATA PARA SU DEPURACIÓN DIRECTA O
BAJA ANTE EL AGN. SE ESPERA DAR DE BAJA DOCUMENTACIÓN
DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS COMO SERVICIOS
GENERALES, RECURSOS MATERIALES, CONTABILIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y DE LA DIRECCION DE ENSEÑANZA . SE
ENVIO LA DOCUMENTACION SOLICITADA PARA OBTENER EL
DICTAMEN DE BAJA DOCUMENTAL REFERENTE A LA
DOCUMENTACION DE SERVICIOS CLINICOS (EXPEDIENTES
CLINICOS ) . SE ESPERA TENER ESTA ACTIVIDAD CUBIERTA AL
100% EN DICIEMBRE DE 2014 POR EL VOLUMEN DE LA
TRANSFERENCIA. SE SUSPENDIO LA ACTIVIDAD DEBIDO A
TRABAJOS DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO EN
EL MOBILIARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
CELEBRACIÓN DE CONVENIO CON LA
COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO
GRATUITO, PARA LA DONACIÓN DE MATERIAL
DE DESECHO DE LA INSTITUCIÓN.
SE DONARA LA BAJA DOCUMENTAL AUTORIZADA POR EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y PAPEL CESTO PARA ESTE
EJERCICIO 2014 EN EL MES DE NOVIEMBRE A LA CONALITEG
PREVIA SELECCIÓN Y VALORACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
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X
100%
SE CONTRATO A PERSONAL CON LA ESPECIALIDAD EN
ARCHIVONOMÍA, EMPEZANDO A LABORAR EL 15 DE
NOVIEMBRE DE 2006, SE ESPERA LA LLEGADA DE UN AUXILIAR
DE APOYO PARA EL EJERCICIO 2014. INSTITUCIÓN.
100%
SE CONOCE LA SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DETECTANDO
LOS FOCOS ROJOS LOS CUALES SON FALTA DE RECURSOS,
CAPACITACIÓN CONSTANTE Y SUPERVISIÓN DE LA ACTIVIDAD
EN FORMA.
80%
SE ENTREGO COPIA DE LA GUIA ILUSTRADA DEL MANUAL
ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN GENERAL EN MATERIA DE
ARCHIVOS POR PARTE DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
100%
EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TIENE
LA ESPECIALIDAD EN ARCHIVOS Y ESTA ALA DISPOSICIÓN DE
EL PERSONAL QUE REQUIERA ALGUN TIPO DE ASESORIA, SE
HA CONTRATADO A UN PROVEEDOR QUE CUMPLE CON LAS
CARACTERISTICAS NECESARIAS PARA BRINDAR CURSOS DE
CAPACITACIÓN A LOS INVOLUCRADOS EN LA ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS.
93%
SE HAN UNIFICADO CRITERIOS CONFORME A LA
NORMATIVIDAD VIGENTE, SE REALIZA EL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA Y SE ENVIO CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN AUTORIZADO POR EL COMITE DE INFORMACION PARA
SU DICTAMINACION EN FEBRERO DE 2014 Y SE ESTA
TRABAJANDO EN LA EXACTITUD DE LA GUÍA SIMPLE DE
ARCHIVO.
89%
SE PROCEDE A SEGUIR CON LA DEPURACION Y DONACION DE
LA DOCUMENTACION QUE NO ES CONSIDERADA DE ARCHIVO
A LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBRO DE TEXTO GRATUITO EN
EL MES DE NOVIEMBRE.
18%
AL NO CONTAR CON ARCHIVO HISTÓRICO EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN SEGUIRÁ VALORANDO Y RESGUARDANDO
DE FORMA PRECAUCIONAL ESTA DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITARA DICTÁMENES DE VALORACIÓN AL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION O ASTA ESTRUCTURAR EL ARCHIVO
HISTÓRICO DEL INSTITUTO COMO TAL O SE TENGA QUE
DEPURAR ESTA INFORMACIÓN CONSERVANDO UNA MUESTRA.
93%
SE ESTA RECIBIENDO DOCUMENTACIÓN DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS , CUMPLIENDO CON LO ESTABLECIDO EN
LOS FORMATOS DE INVENTARIO. SE ESTA TRABAJANDO EN EL
PROCESO DE BAJA, DEPURACIÓN, VALORACIÓN Y MUESTREO
DE EXPEDIENTES CLINICOS.
100%
SE DONA MATERIAL DE DESECHO PERIODICAMENTE ,
CONFORME ALAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN.
CALENDARIO.2014.
CALENDARIO DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS. 2014.
IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN PARA EL MANEJO Y CONTROL
DE ARCHIVOS.
SE FIRMO CONVENIO DE DONACIÓN DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CON EL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN EN JUNIO DE 2009 . SE ESTA RENOVANDO EL EQUIPO
DE COMPUTO DE LA INSTITUCIÓN, SE IMPLEMENTO EL SISTEMA
DE CONTROL DE GESTIÓN. SE ESTAN EVALUANDO DISTINTOS
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS POR EL AREA DE
SISTEMAS INCLUIDO EL SISTEMA DONADO POR EL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
SE SIGUE SELECCIONANDO DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO CON
VALORES SECUNDARIOS SOLICITANDO LA CREACIÓN DEL
ARCHIVO HISTÓRICO, DEBIDO A QUE SE DEBE DE PRESERVAR LA
MEMORIA HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN. POR EL MOMENTO EL
ARCHIVO HISTÓRICO CUMPLE CON ALGUNAS FUNCIONES
BÁSICAS DEL ARCHIVO HISTÓRICO.(PRESERVAR Y
RESGUARDAR) NO HAY FECHA TENTATIVA PARA EL INICIO DE
ESTE PROYECTO.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO CON EL
COMITÉ DE INFORMACIÓN.
SE SOMETERA A DICTAMINACIÓN POR PARTE DEL COMITÉ DE
INFORMACIÓN LAS HERRAMIENTAS Y CRITERIOS ARCHIVISTICOS
PARA EL EJERCICIO 2014 COMO LO MARCA LA LEY.
ÁREA COORDINADORA DE
ARCHIVOS Y ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
ÁREA RESPONSABLE
ACTIVIDADES
ACCIONES
X
X
X
2004
2005
2006
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
43%
8%
X
X
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X
X
X
X
X
X
100%
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
PERMANENTE
CUMPLIMIENTO
FALTA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DEVIDO A
ADECUACIONES DEL MISMO A LA INFRAESTRUCTURA
INFORMATICA DEL INSTITUTO.
SE ESTAN BUSCANDO OTRAS ALTERNATIVAS PARA SUBSANAR
ESTA ACTIVIDAD O LA BAJA DOCUMENTAL CONSERVANDO
UNA MUESTRA REPRESENTATIVA DE DOCUMENTACIÓN.
SE TIENE COMUNICACIÓN CONSTANTE CON EL COMITÉ DE
INFORMACIÓN Y DE SUS RESOLUCIONES CON EL
COORDINADOR DE ARCHIVOS.
OBSERVACIONES
DESARROLLO DE APLICACIONES DE
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA EL
MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS.
SE SIGUE EN PROCESO DE EVALUACIÓN.
X
X
X
X
18%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
APLICACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN.
SE SIGUE TRABAJANDO Y SE VISLUMBRA APLICACIÓN , SE
GENERAN LISTADOS POR COMPUTADORA EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, SE ESPERA QUE A PRINCIPIOS DE 2014 SE
UTILICE EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN APROBADO Y
EVALUADO POR EL AREA DE SISTEMAS.
X
X
X
X
51%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS PARA EL
SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN, CONSULTA,
CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DEL ACERVO
DOCUMENTAL.
SE FIRMO CONVENIO DE DONACIÓN DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, CON EL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN , SE TOMO CURSO DE CAPACITACIÓN Y SE RECIBIO EL
SISTEMA E DISCO MAGNETICO, SE SIGUE EVALUANDO DIVERSOS
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS POR PARTE DEL
AREA DE SISTEMAS.
X
X
X
X
19%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
ESTABLECIMIENTO DE MECANISMOS QUE
GARANTICEN LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD Y
SE REALIZAN DE FORMA RUTINARIA.
DISPONIBILIDAD DE ARCHIVOS EN FORMATO
ELECTRÓNICO.
X
X
X
X
100%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS DE
RESPALDO Y MIGRACIÓN DE DOCUMENTOS.
SE REALIZAN DE FORMA RUTINARIA.
X
X
X
X
100%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE
REPROGRAFIA. (DIGITALIZACIÓN )
SE TERMINO PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN DE LA SERIE
DOCUMENTAL DE NOMINAS DE LA SUBDIRECCIÓN Y
ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL.
X
X
X
X
12%
NO HAY FECHA ESTABLECIDA.
ÁREA DE SISTEMAS DEL INSTITUTO.
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CALENDARIO.2014.