Sistema de Documentación e Información Municipal –CDIM

Transcripción

Información del Estado al servicio del Estado
Experiencia: Sistema de Documentación e Información
Municipal –CDIM
TEMAS CLAVE
Eficiencia Administrativa
PALABRAS CLAVE
Gobierno, Sistema de Documentación, Municipio, Sistema de información,
información, portal web
LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN
Colombia, Suramérica
ENTIDADES PARTICIPANTES
Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), Entidad Nacional, Sector
Educación
ESTADO
Implementación
http://cdim.esap.edu.co/
FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION
Julio de 2002
El Sistema de Documentación e Información Municipal –CDIM ofrece
información sobre estadísticas básicas de las Entidades Territoriales y la Nación,
sistemas de información sobre administración y gestión pública y gestión de las
organizaciones responsables de la prestación de los bienes y servicios públicos
en los municipios colombianos
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Justificación, población, objetivo y contexto
LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA
APROVECHAR:
Era necesario fomentar, impulsar y promover
la investigación como actividad de
descubrimiento en todo el ámbito
administrativo y público al mismo tiempo
que socializar el patrimonio documental de
los entes territoriales ofreciéndolos al servicio
de las administraciones públicas y de la
comunidad en general.
Adicionalmente, era indispensable dar apoyo
a los procesos de docencia, investigación, y
capacitación a los funcionarios públicos y
ciudadanía en general, con información clara,
precisa y de fácil acceso, para desarrollar,
desde investigaciones, hasta ejercicios de
control político ciudadano.
Población que se buscaba impactar
Los beneficiarios que se buscaba impactar
era a los servidores públicos, estudiantes,
docentes, investigadores, empresarios y
LOS PRIMEROS PASOS
Con el fin de fortalecer los procesos de
investigación, descentralización y de apoyar
los programas de renovación y
mejoramiento de la administración pública, la
Escuela Superior de Administración Pública
(ESAP) 1 buscó crear una estrategia en
materia de gestión de información, como
mecanismo para mejorar la eficiencia y
eficacia de los entes públicos y la
participación de la comunidad.
El convenio nace como una alianza entre
Colombia y la Unión Europea, con el
propósito de contribuir a la preparación de los
funcionarios municipales, comunidades y
demás agentes del desarrollo territorial para
asumir las responsabilidades asignadas por
la Constitución de 1991.
Igualmente, esta alianza buscaba dotar a los
participantes de herramientas gerenciales,
necesarias para actuar en la nueva dinámica
entre los gobiernos locales y la sociedad civil,
afianzando el proceso de descentralización
en marcha.
La idea de la conformación de un centro de
documentación nace como fruto de la firma
del Convenio de financiación entre la Unión
Europea y el Gobierno de Colombia sobre
“Sistema Nacional de Capacitación
Municipal”.
Para lograr este cometido el convenio definió
los siguientes componentes principales: crear
el Sistema Nacional de Capacitación
Municipal, creación de los Centros de
Documentación e información municipal y el
Observatorio de Políticas Públicas locales,
creación de la Maestría en Desarrollo y
Gestión local, y Fortalecimiento de la
Federación Colombiana de Municipios..
administrativa e integra el sector administrativo de la
valores, capacidades y conocimientos de la administración
Departamento
función pública. Tiene como objeto la capacitación,
y gestión de lo público que propendan a la transformación
académica. Hace parte del sistema de carrera
investigación, docencia y extensión universitaria, de los
1
La ESAP es un Establecimiento o entidad pública de
ciudadanos en general que requirieran y
pudieran aprovechar la información
generada por las entidades públicas.
carácter
universitario,
adscrito
al
Administrativo de la Función Pública, dotado de autonomía
formación y desarrollo, desde el contexto de la
del Estado y el ciudadano.
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Diseño, desarrollo y difusión
EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA
SOLUCIÓN
Para realizar la captura de información
electrónica, se compró una plataforma a la
empresa LEGIS para procesar el registro de
los datos. El sistema de información funciona
desde Internet, facilitando con ello, el acceso
a la base de datos no solo desde el interior de
la red de la ESAP, sino también para usuarios
externos interesados en la información
contenida en ella.
Adicionalmente, se establecieron los
procedimientos de generación, recolección y
disposición de la información para la
comunidad. El procedimiento consistió en
contratar al personal en las Sedes
Territoriales para solicitar los contenidos a las
entidades y de allí, enviarla a la sede en
Bogotá, donde se centralizan las funciones
de gestión y digitalización de los datos para
luego incluirlos en la plataforma.
Con esta información, sumado a los
procedimientos y la plataforma tecnológica,
nació en Julio del 2002, el Sistema de
Información y Documentación Municipal. La
plataforma cuenta con un nivel de
administración y otro de consulta.
En el nivel de administración, es posible
ingresar los documentos a la base de datos,
decidir dónde colocarlos en la página de
consulta, controlar la seguridad de acceso a la
aplicación, crear usuarios internos, actualizar
y borrar los documentos que, luego de
incluidos en la base de datos, no se ajustan a
su objetivo o están repetidos.
A nivel de consulta, es posible acceder a la
aplicación desde cualquier ordenador
conectado a Internet para consultar los
documentos registrados en el sistema,
imprimirlos o descargarlos.
El Centro de Documentación (CDIM) está
adscrito al Grupo de Biblioteca de la ESAP.
Este, es un servicio adicional al de consulta y
préstamo bibliográfico donde la comunidad
tiene a su disposición información sobre los
siguientes tópicos:
•
Estadísticas básicas de las
Entidades Territoriales y la Nación.
•
Sistemas de información sobre
administración y gestión pública.
•
Gestión de las organizaciones
responsables de la prestación de
los bienes y servicios públicos.
El CDIM contiene documentos municipales,
departamentales, nacionales, sobre gestión
pública, Derechos Humanos, institucionales
de la ESAP y las tesis de los egresados de la
Universidad, relacionadas con los asuntos de
los Entes Territoriales.
Gracias al convenio con la Unión Europea y a
los recursos que dispuso la ESAP, se
construyeron también Centros Físicos de
Documentación e Información Municipal los
cuales, como su nombre lo indica, se
diseñaron como espacios de consulta física
de la información. En cada uno de ellos, se
nombró personal con el fin de desarrollar el
sistema de información y documentación.
En marzo del 2004 fueron constituidos los
centros de documentación y observatorios
de políticas públicas en la Sede Central de la
ESAP y la sede de la Federación Colombiana
de Municipios en Bogotá. Adicionalmente, se
construyeron diez centros Territoriales en las
sedes de la ESAP en Barranquilla,
Bucaramanga, Cali, Cúcuta, Fusagasugá,
Ibagué, Manizales, Medellín, Pereira y
Villavicencio. Posteriormente, se
constituyeron los Centros de Pasto, Popayán,
Neiva, Tunja y Cartagena.
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La Red CDIM se conformó como un
complemento con una estructura formal
conformada por los CDIM ubicados en las
Sedes Territoriales de la ESAP que estaban
interconectados, entre sí y con la Sede
Central, a través de un equipo humano y
múltiples canales de comunicación e
información.
A partir del año 2013 se inició una etapa de
mejoramiento de la base de datos para darle
un mayor impacto al CDIM. Se elaboró y se
puso en funcionamiento un nuevo diseño de
la página, se generó una ficha guía en donde
se unifican los textos debían diligenciarse al
subir los documentos al sistema y se inició la
“Normalización de la base de datos”
(eliminación de fichas duplicadas, unificación
de los títulos de los diferentes documentos,
nombramiento adecuado de los documentos
y ubicación correcta de los documentos).
UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN
La difusión de los CDIM se ha realizado de
diferentes maneras. A través de cuñas
radiales, publicación de plegables, videos en
CD-ROM, YouTube, revistas de la Escuela,
pagina web, Facebook, blogs, videos
institucionales y afiches. Igualmente se
diseñó un documento sobre el sistema, el
cual fue remitido a la totalidad de los
municipios del país por vía electrónica.
Todos los años se realiza la capacitación a los
encargados del Centro de Documentación.
Allí, se explica en qué consiste el aplicativo, la
manera de manejarlo, así como las funciones
de cada uno de los servidores públicos
vinculados al CDIM y se resuelven las
inquietudes sobre el Centro de
Documentación.
Mediante la aplicación de
www.google.com/analytics se hace
seguimiento continuo de los usuarios que
consultan el CDIM. Algunos datos de éste
seguimiento son: 77.337 usuarios durante el
año 2013 y 88.680 en lo que va del 2014. En
su historial, la página CDIM ha sido
consultada desde cien países diferentes
entre los cuales se encuentra: Colombia,
Perú, Estados Unidos, México, España,
Argentina, Venezuela, Ecuador, Chile, Brasil,
India, Alemania, Holanda, Pakistán, Uruguay,
Italia y Panamá.
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Impacto, evolución y aprendizajes
PRINCIPALES LOGROS
Gracias al CDIM, la ESAP ha logrado acopiar,
organizar y sistematizar información sobre la
gestión y administración de lo público, con el
fin de ponerla al servicio de la comunidad.
Esto ha fortalecido la conciencia colectiva, la
descentralización y la democracia
participativa. Así mismo, la ESAP es la única
entidad que posee los históricos de
información de la mayoría de los Entes
Territoriales del país.
Hoy, los usuarios pueden realizar consultas
documentales de todas las Entidades
Territoriales y de la nación, ayudando así a la
construcción de los Planes de Desarrollo, a la
elaboración de tesis de grado,
investigaciones de campo y al acceso general
a la información del Gobierno Nacional y
Territorial.
En reconocimiento de ello, en el año 2007 la
Red CDIM recibió el Certificado de Calidad de
Información Básica (CI) Grado A y,
adicionalmente, fue integrada la base de
datos del CDIM así como su grado de
calificación, a la Infraestructura Colombiana
de Datos (ICD) (Ver Anexo 1).
Este certificado fue el resultado de una
evaluación realizada en el marco del Decreto
3851 del 2006, por el cual se organiza un
sistema de aseguramiento de la calidad,
almacenamiento y consulta de la
información básica colombiana. La
evaluación fue llevada a cabo por una
comisión de expertos independientes y se
otorgó mediante la Resolución 645 del 2007
expedida por el DANE.
Cabe resaltar el impacto positivo, como
medio de consulta, para los estudiantes, así
como para los Entes Territoriales quienes
han utilizado ésta información para la toma
de decisiones. Por ejemplo, gracias a los
registros históricos de los presupuestos,
indicadores y demás, los alcaldes electos han
podido realizar la construcción de Planes de
Desarrollo.
LO QUE SIGUE HACIA EL FUTURO
Con el paso de los años, el CDIM, se fortalece
con la inclusión de información y el
mantenimiento de los archivos históricos
para su consulta consolidándose como una
fuente primaria de búsqueda de información
pública.
Así, su importancia crece con el pasar de los
años. Por ello, la ESAP, a través de las
diferentes administraciones, ha sostenido la
inversión en el CDIM.
El CDIM se convertirá en una herramienta de
uso necesario, ya que, en el mediano plazo,
dicha información sólo reposará en ésta
plataforma. Esto en parte se debe a que las
entidades sólo poseen los datos de los
últimos años.
PRINCIPALES APRENDIZAJES
La falta de disponibilidad de los documentos
físicos, ha obstaculizado el desarrollo físico de
los CDIM. Así mismo, la Directiva Presidencial
número 04 del 3 de abril del 2012 que
establece lineamientos para la eficiencia
administrativa y el Cero Papel en la
Administración Pública, insiste en la
sustitución de los flujos documentales
impresos por medios electrónicos. Esto ha
llevado a que se enfatice en la necesidad de
disponer de información digital.
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El personal que está encargado de conseguir
la información y realizar el registro de la
documentación no ha tenido la estabilidad
necesaria, ocasionando problemas con los
procedimientos establecidos. Para corregir
esta situación, se hizo una revisión continua
de los datos registrados en el sistema para
validar si fueron bien diligenciados. Además,
se ha profundizado en las capacitaciones y se
ha identificado los documentos más
importantes. En síntesis, se establecieron los
parámetros para subir en el sistema la
documentación correspondiente a las “fichas
estandarizadas”.
Los factores de éxito del CDIM, están en
primer lugar, en la cantidad de información
que se maneja, constituyéndose este
aspecto, en su mayor valor agregado frente a
otras bases de datos con información
pública.
En segundo lugar, la facilidad de acceso, sin
clave y desde cualquier lugar del mundo para
consultar, descargar e imprimir documentos.
Con el fin de potenciar estos factores, se ha
depurado la información y se ha realizado
una mayor difusión del CDIM ante los entes
territoriales.
COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA
Como recomendación para las entidades que
tengan necesidades similares, es necesario
tener bien definida la meta de la herramienta
y conseguir personal calificado para el
desarrollo del proyecto.
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Información adicional
CONTACTE CON LOS PROMOTORES
Annelisa Alvinzy Velázquez Fandiño
Coordinadora Grupo de Biblioteca – CDIM
Escuela Superior de Administración
Pública.
2202790 Ext. 7006 / 7005.
[email protected]
Wilson Hernando Morales
Profesional Especializado Grupo de
Biblioteca – CDIM,
Escuela Superior de Administración
Pública.
2202790 Ext. 7006 / 7005.
[email protected]
FUENTES:
•
Entrevista realizada el 02 de septiembre del 2014 a Wilson Hernando Morales Reina,
Profesional Especializado Grupo Biblioteca – CDIM, Escuela Superior de
Administración Pública.
•
Escuela Superior de Administración Pública. CDIM. http://cdim.esap.edu.co/ Visitado el
18 de agosto del 2014.
•
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (2011).
Documentación de experiencias exitosas de Gobierno en línea, Ficha de Registro:
CDIM, Convenio de Cooperación No. 308 MINTIC – CINTEL.
ANEXOS:
Anexo 1: Certificado de Calidad. Departamento Administrativo Nacional de Estadística.
Resolución 645 del 2007 “Por el cual se otorga Certificado de Calidad de Información Básica, CI,
a unas bases de datos”. Agosto del 2007.
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LOS ARTÍFICES
Estos son los agentes que han hecho parte del proyecto y su contribución.
NOMBRE
ESAP
ROL
Dirección del proyecto. Aporte de recursos técnicos, logísticos y
financieros, implementación y difusión de la plataforma, construcción de
las sedes y manejo de la Información a través de la Biblioteca CDIM.
Proveedor de servicios tecnológicos-LEGIS
Apoyo a la ESAP en la fase de propuesta y diseño de la herramienta.
Unión Europea
Apoyo a la iniciativa, mediante recursos e infraestructura.
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LOS HITOS
Los momentos clave de la experiencia presentada son los siguientes:
AÑO
MESES
1998
2002
2003-2004
2004
2004-2014
Enero – Junio
FASES
Generación Idea
Firma del convenio entre ESAP y la Unión Europea
Diseño y Desarrollo
Levantamiento de información y selección de contratista.
Julio
Lanzamiento SDIM
Agosto – Febrero
Marzo
Abril en adelante
HITOS
Construcción de los CDIM
Implementación y
Mejora
Entrega de los CDIM y constitución de la Red CDIM.
Operación y mantenimiento
Reconocimiento por parte del DANE y la ICD
10

Sistema de Documentación e Información Municipal –CDIM

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