La Gestión del Conocimiento en los Procesos

La Gestión del Conocimiento en los Procesos

La Gestión del Conocimiento en los Procesos
(Artículo propuesto para participación virtual)
Luisa ARANA
Departamento de Formación y Desarrollo, Instituto Andaluz de Tecnología (IAT)
Sevilla, Sevilla 41092, España
Silvia SÁNCHEZ
Departamento de Formación y Desarrollo, Instituto Andaluz de Tecnología (IAT)
Sevilla, Sevilla 41092, España
Existen numerosas conceptualizaciones sobre qué
significa gestionar el conocimiento en las
organizaciones, distintos autores han elaborado sus
propias definiciones intentado dar forma a un
concepto en el que no hay un consenso absoluto
(Quintas et al., 1996; Andreu y Sieber, 1999;
Barrett et al. 2004, entre otros).
Incluso se han elaborado documentos con el fin de
ser de utilidad a la hora de acometer la
incorporación de la Gestión del Conocimiento
(UNE412001:2008 IN; CWA 14924 (2004)
European Guide to good Practice in Knowledge
Management).
No obstante, en muchas ocasiones resulta muy
difícil para las organizaciones, especialmente si no
cuentan con numerosos recursos, introducir la
Gestión del Conocimiento, debido a aspectos tales
como la dificultad para integrar todos los sistemas y
estructuras, la dificultad de implantación o para
implantar herramientas eficaces, el coste de la
tecnología, las dificultades en la definición y
comunicación de la estrategia de implantación, entre
otras (estudio de Tena y Ongallo 2004, apartado
5.2.4).
Asimismo, en la incorporación de la Gestión del
Conocimiento en las organizaciones ha habido
algunos “errores tradicionales”. Hay organizaciones
que introducen nuevas tecnologías de la información
y comunicaciones como parte, o incluso como el
único elemento de su estrategia en gestión del
conocimiento. En este sentido Prusack (2001)
afirma que “si dedicas más de un tercio del
presupuesto asignado a la gestión del conocimiento
en tecnología … entonces se ha convertido en un
proyecto tecnológico y no en un proyecto de
conocimiento”.
Las organizaciones no son meramente máquinas de
procesar información, también son entidades que
crean conocimiento mediante la acción y la
interacción (Cyert y March, 1963; Levinthal y
Myatt, 1994).
Por este motivo, con la vocación de satisfacer esta
necesidad de las empresas, se ha desarrollado una
metodología que permite introducir de una forma
racional y sistemática la Gestión del Conocimiento
en las organizaciones.
Para IAT gestionar el conocimiento en una
organización significa articular mecanismos que
faciliten la utilización y reutilización de información
y conocimiento de valor, así como su generación, y
el método para abordarla parte de los procesos que
tienen lugar en ella.
El objeto de la metodología para la Gestión del
Conocimiento (GC), desarrollada por IAT, es
permitir a las empresas gestionar de forma
autónoma el conocimiento de valor que poseen,
aumentando así su capital intelectual.
El pilar básico es la integración de la Gestión del
Conocimiento en cada uno de los procesos de la
empresa, de forma sencilla, sin requerir grandes
inversiones y evitando dependencias con externos.
Esta integración en los procesos persigue introducir
nuevos hábitos y rutinas en los procedimientos de
trabajo, de forma que cada persona de la
organización sea agente de Gestión del
Conocimiento sin necesidad de realizar acciones
específicas para ello.
La metodología se sustenta en una cultura
organizacional que pone en valor compartir
conocimiento, la colaboración, el trabajo en equipo
y la asunción del compromiso de la dirección.
Su aplicación facilita la realización de un autoanálisis y una reflexión sobre si el conocimiento útil
generado en la organización es identificado,
capturado y aplicado.
La metodología de Gestión del Conocimiento consta
de las siguientes fases:
I.
Presentar el proyecto a toda la organización
solicitando la colaboración de todas las
personas que la integran.
Seleccionar a la persona, o equipo, que
liderará el proyecto.
Velar por la creación y/o mantenimiento de
una cultura que favorezca la colaboración,
el trabajo en equipo, el aprendizaje
permanente y que se comparta el
conocimiento.
Evaluar la idoneidad de la propuesta de
cambios en el sistema de comunicación
actual, infraestructura, sistema de trabajo,
etc. resultantes de la aplicación de la
metodología,
aprobación o no de los
mismos y dotación de los recursos
(humanos y/o materiales) necesarios para su
implantación.
Realizar el seguimiento de los indicadores
identificados.
Lanzamiento del proyecto
En esta etapa se determina el equipo de trabajo
encargado de liderar la aplicación de la
metodología.
II.
Determinar la situación de partida en el
estado de la gestión del conocimiento y
el capital intelectual.
En esta fase se siguen los siguientes pasos: a)
Identificar las iniciativas o prácticas relacionadas
con la Gestión del Conocimiento que se encuentren
en marcha. b) Identificar el capital intelectual de la
organización (relacional, estructural y humano). c)
Planificar la aplicación, priorizando los procesos a
abordar.
III.
Determinación
del
flujo
conocimiento actual y óptimo.
de
En esta fase se abordan los siguientes pasos: a)
Identificar los flujos de información y conocimiento
que tienen lugar en el proceso b) identificar el ciclo
del conocimiento (capturar, aplicar, generar y
compartir) en cada actividad del proceso,
localizando donde se rompe. c) Identificar áreas de
mejora. d) Realizar propuestas de soluciones e
identificar flujo de conocimiento óptimo.
IV.
Plan de acción y Establecimiento de
indicadores
Finalmente, en esta fase se establece un plan de
acción y se establecen indicadores que permiten
hacer un seguimiento posterior y evaluar los
resultados obtenidos con la puesta en marcha de las
mejoras a incorporar en el proceso.
Las fases I y II se realizan una sola vez en todo el
proyecto. Las fases II, III y IV se repetirán
cíclicamente hasta que se apliquen en el resto de los
procesos de la organización.
Para obtener el éxito en la aplicación de esta
metodología el compromiso de la dirección es
fundamental. Por tanto el equipo de dirección
deberá:
La metodología diseñada por IAT persigue,
actuando proceso a proceso, que el conocimiento
individual (propiedad de los individuos) pase a ser
colectivo (propiedad de la organización), siendo este
último el que consiste en los principios
organizativos, rutinas y prácticas, sistemas de
gestión y el relativo consenso a nivel de
organización en experiencias pasadas, metas y
objetivos, relaciones etc. que se encuentran
ampliamente difundidas en el seno de la
organización y que se mantienen en común por un
elevado número de integrantes de la organización
(Lyles y Schwenk, 1992; Zander y Kogut, 1995).
Este conocimiento colectivo es más seguro y tiene
más importancia estratégica que el conocimiento
individual (Spender, 1996). En comparación, es
menos volátil y menos sensible a la rotación de
personal por lo que la transformación de individual
en colectivo ha sido objeto de estudio de
investigadores del campo de la gestión del
concimiento, tales como Fahey y Prusak (1998).