verificación de certificados de conformidad ingresados al

Transcripción

Organismo de Acreditación Ecuatoriano
P015
R00
Organismo de AcreditaciónEcuatoriano
Verificación
ECUAPASS
2013-10-31
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PO15
R00
2013-10-31
Procedimiento Operativo
VERIFICACIÓN DE
CERTIFICADOS DE
CONFORMIDAD INGRESADOS
AL SISTEMA ECUAPASS
El presente documento se distribuye como copia no
controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en
la página web OAE, www.oae.gob.ec
Elaborado por:
DC
Fecha:
L. Jácome
2013-10-14
Revisado por:
DC
Fecha:
M. Romo
2013-10-17
Aprobado por:
DE
Fecha:
E. Ruiz
2013-10-23
Organismo de Acreditación Ecuatoriano - OAE
PO15 R00 Verificación de Certificados de conformidad Ingresados al sistema ECUAPASS
ÍNDICE
1.
OBJETO .......................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................... 3
4.
DEFINICIONES ................................................................................................................................ 3
5.
RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................... 4
6.
VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD .................................................................... 5
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
REGISTRO EN ECUAPASS E INGRESO DE SOLICITUD................................................................................ 5
VERIFICACIÓN DEL CERTIFICADO .......................................................................................................... 7
RAZONES PARA LA NO APROBACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD .................................................... 8
VERIFICACIÓN DEL ESTADO DE APROBACIÓN .......................................................................................... 9
NOTAS ACLARATORIAS ...................................................................................................................... 9
7.
REGISTROS .................................................................................................................................. 10
8.
ANEXOS ....................................................................................................................................... 10
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1.
OBJETO
Establecerel procedimientoque aplica el OAE para la verificación de los certificados de
conformidad de producto, informes de inspección o reportes de ensayo ingresados al sistema de
ECUAPASS para la importación de bienes sujetos a reglamentación técnica en el Ecuador.
2.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a la verificación por parte del OAE de la validez y vigencia de
todos los certificados de conformidad de producto, informes de inspección o reportes de ensayo
que ingresan al sistema ECUAPASS.
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
En la realización de este procedimiento se han considerado los criterios y/o recomendaciones
establecidas en los siguientes documentos:
4.
NTE INEN-ISO/IEC 17011
Evaluación de la conformidad – Requisitos
generales para los organismos de acreditación
que realizan la acreditación de organismos de
evaluación de la conformidad
Ley del Sistema Ecuatoriano de la
Calidad
Ley 2007-076, publicada en el suplemento del
Registro Oficial No. 26 del jueves 22 de febrero
del 2007, reformada mediante el Código
Orgánico de la Producción, Comercio e
Inversiones, publicado en el suplemento del
Registro Oficial No. 351 del 29 de diciembre de
2010.
Resolución No. 001 del Comité
Interministerial de la Calidad
"Marco general ecuatoriano para la Evaluación
de la conformidad" y el "Manual de
procedimientos previo a la nacionalización,
comercialización y vigilancia en el mercado en
todas sus etapas para los bienes producidos,
importados y comercializados sujetos a
reglamentación técnica ecuatoriana”, publicados
en el Registro Oficial No.4 del 30 de mayo del
2013.
Resolución No. 002 del Comité
Interministerial de la Calidad
Que reforma la Resolución No. 001 con
referencia a los productos no incluidos, casos de
excepción y procedimiento.
DEFINICIONES
Certificado de conformidad: Documento emitido de conformidad con las reglas de un sistema
de evaluación de la conformidad en el que se declara que un producto debidamente
identificado es conforme con un reglamento técnico o procedimiento de evaluación de la
conformidad.
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NOTA: Para efectos prácticos, el OAE puede referirse en este documento como “certificado de
conformidad” a un certificado de conformidad de producto, certificado de conformidad con un
sistema de gestión, reporte o informe de inspección y reporte o informe de ensayos,
indistintamente.
Organismo de evaluación de la conformidad (OEC): Organismo que realiza servicios de
evaluación de la conformidad. Puede ser un laboratorio, un organismo de inspección o un
organismo de certificación.
Organismo de acreditación: Organismo con autoridad que lleva a cabo la acreditación, es
decir la atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad
que manifiestala demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas
de evaluación de la conformidad. En el Ecuador, el ente oficial de acreditación es el Organismo
de Acreditación Ecuatoriano (OAE).
Evaluación de la conformidad:Demostración de que se cumplen los requisitos especificados
en documentos normativos (tales como reglamentos, normas y especificaciones técnicas)
relativos a un producto, proceso,sistema, persona u organismo. Estas actividades pueden ser
el ensayo/prueba, la inspección y la certificación.
ECUAPASS: Sistema aduanero ecuatoriano que permite a los Operadores de Comercio
Exterior poder realizar todas sus operaciones aduaneras de importación y exportación. El
ECUAPASS está conformado por 10 módulos articulados, que permiten realizar todo trámite
aduanero, uno de los cuales es el Portal de Comercio Exterior y Ventanilla Única Ecuatoriana.
Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE): modulo del ECUAPASS que a través de una
herramienta electrónica permite realizar la generación de la Declaración Juramentada de
Origen (DJO), Certificado de Origen (CO) y todo tipo de licencia de importación, como registro
sanitario, permisos y otros documentos de acompañamiento(revisar el Art. 72 del reglamento al
libro V del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, COPCI).
Consularización: Acto de autenticación de cualquier documento legal realizado por la
embajada / consulado del país de procedencia de dicho documento.
Apostillado: Método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su
autenticidad en el ámbito internacional. Es realizado entre los países miembros de la
Convención de la Apostilla.
5.
RESPONSABILIDADES
Dirección de Certificación (DC): Administrar en el OAE los procesos de verificación de
certificados de conformidad para importación de bienes, a través del sistema ECUAPASS.
DirecciónEjecutiva (DE):Disponer las políticas que aplica el OAE para las actividades de
verificación de certificados de conformidad para importación de bienes. Aprobar este
procedimiento.
Dirección de Gestión de Calidad (DGC): Controlar el documento, revisarlo, difundirlo una vez
aprobado.
Directores de Área (DA): Responsable del control y cumplimiento de este documento y la
revisión y/o modificaciones que se puedan generar.
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Personal técnico y administrativo del OAE, importadores y usuarios del ECUAPASS:
Conocer y cumplir con lo establecido en este documento en el proceso de verificación de
certificados de conformidad.
6.
VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD
6.1.
Registro en ECUAPASS e ingreso de solicitud
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud por parte del importador en el sistema
ECUAPASS a través de la página web portal.aduana.gob.ec.Para ello el importador debe
estar registrado y haber obtenido la firma electrónica (token) en las entidades autorizadas para
el efecto, como son el Banco Central de Ecuador o la empresa Data Security.
El importador ingresa al sistema ECUAPASS usando su nombre de usuario y contraseña,
otorgados por el propiosistema,luego de esto procede al ingreso de su solicitud, e ir al enlace
de la VUE.
Para la elaboración y registro de la solicitud, en la barra de menú ingresa a Elaboración de
solicitud /Documentos de Acompañamiento /Listado de Documentos de Acompañamiento.
Escoge la Institución [OAE] Organismo de Acreditación Ecuatoriano yda clic en consultar.Al
seleccionar en la información Resultado OAE se activa la barra inferior y da clic en Solicitar.
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El importador procede a ingresar los datos de su solicitud en los campos obligatorios requeridos
por el sistema ECUAPASS. Una vez que se han llenado los campos se adjunta el certificado de
conformidad y procede a su envío dando clic en Traer.
El OAE recibe la información de la solicitud e impone la tasa para que sea cancelada por el
importador en los bancos autorizados, los cuales están detallados en la orden de pago de tasas
que el importador obtiene en el mismo sistema ECUAPASS.La vigencia de la papeleta tiene una
validez máxima de 15 días a partir de realizado el depósito, transcurrido ese tiempo debe
realizarse un nuevo pago.
El importador debe subirla orden de pago y el comprobante de depósito en el link enviado a su
correo
electrónico
para
el
efecto
(http://www.oae.gob.ec/oae_comprobantes/comprobante.php).Una vez llenos los campos
solicitados da clic en Enviar. El OAE recibe los documentos de pago y procede a su revisión,
confirma el pago y luego continúa con la revisión del certificado de conformidad.
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6.2.
Verificación del certificado
El área de Certificación del OAE valida el certificado de conformidadpara lo cual realiza las
siguientes actividades:
a) Verificar la vigencia y el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la
conformidad (OEC) que emite el certificado, en el sitio web del organismo acreditador
correspondiente.
b) Comprobar que los certificados de conformidad hagan referencia a un documento
normativo y al producto objeto de la solicitud, información que debe ser coherente con lo
indicado en el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad.
c) Verificar la validez de los certificados de conformidad a través de la información pública
disponible en las páginas web de los OEC o entidades rectoras en los países de origen.
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d) En el caso de que la información no esté disponible por este medio, el importador deberá
ingresar al sistema ECUAPASS los certificados de conformidad apostillados o
consularizados, según corresponda, por las autoridades competentes de los países de
procedencia de los documentos.
e) Los certificados deben estar en idioma español o a su vez acompañados por una
traducción al español certificada o apostillada.
f)
6.3.
Cuando sea necesario, el importador será el responsable de realizar las consultas
internacionales pertinentes para demostrar la veracidad de los documentos y salvar las
dudas o inconsistencias relacionadas con la validez o alcance de los certificados de
conformidad. El OAE dará respuesta al trámite del solicitante en un tiempo no mayor a 5
días hábiles. En los casos en los que los requisitos de validación no se hayan cumplido, el
trámite quedará abierto hasta que la información necesaria para resolverlo sea
proporcionada al OAE.
Razones para la no aprobación de certificados de conformidad
El área de Certificación del OAE no aprobará y devolverá los certificados de conformidad en los
siguientes casos:
a) Cuando los certificados de conformidad sean emitidos por un OEC que no se encuentre
acreditado por una entidad reconocida por el OAE, dentro de los acuerdos de
reconocimiento mutuo suscritos por este organismo.
b) Cuando el certificado de conformidad no esté vigente.
c) Cuando la acreditación del OEC no esté vigente.
d) Cuando el certificado no esté apostillado o consularizado (según corresponda).
e) Cuando la documentación no esté completa.
f)
Cuando el certificado no sea entregado en el idioma español y no se haya anexado una
traducción certificada o apostillada.
El área de Certificación del OAE no aprobará los certificados y esperará a que sea proporcionada
la información necesaria para poder decidir sobre su aceptación,en los siguientes casos:
g) Cuando el documento sea ilegible.
h) Cuando no se disponga de información que permita verificar la validez de los certificados
de conformidad, dentro de los 5 días calendario.
i) Cuando se hayan expresado consultas o quejas por parte del OAE al organismo acreditador
del OEC, o directamente al OEC.
j) Cuando el producto y/o el documento normativo indicado en el certificado de conformidad no
coincidan con lo señalado en el alcance de acreditación otorgada al OEC.
k) Cuando la información publicada en la página web del OEC no corresponde a la detallada
en el certificado presentado.
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l) En los casos en los que exista evidencia que ponga en duda los resultados emitidos por el
OEC o estos hayan sido cuestionados por autoridades de control.
El OAE procederá a suspender temporalmente la aprobación de todos certificados ingresados por
el importador hasta que se presenten los justificativosrequeridos.
En los casos j), k) y l) adicionalmente,la información relevante será remitida a la Subsecretaría de
la Calidad a fin de que se inicien las investigaciones respectivas de acuerdo a lo que establece el
Art. 52 y siguientes de la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad.
Enlos casos en los que exista evidencia suficientede adulteración de documentos, sin perjuicio de
la responsabilidad civil o penal aplicable, el OAE suspenderá de forma definitiva la aprobación de
los certificados para el importador.
Cuando existan denuncias o quejas emitidas por el OAE ante un organismo de evaluación de la
conformidad y/o unorganismo acreditador, el OAE suspenderá el reconocimiento de la acreditación
otorgada al organismo evaluador de la conformidad,y por tanto de sus certificaciones, hasta
obtener respuesta satisfactoria, conforme a los requisitos establecidos en las normas de
acreditación aplicables, que permita solventar dichas denuncias o quejas. Así mismo, el OAE
podrá dejar de reconocer las acreditaciones dadas por el organismo de acreditación que no haya
actuado acorde a los principios antes mencionados.
6.4.
Verificación del estado de aprobación
El importador podrá verificar el estado del proceso de aceptación o no del certificado de
conformidad a través de sistema ECUAPASS.
6.5.
Notas aclaratorias
El OAE publicará en su página web un registro de los certificados de conformidad que ha
aprobado, señalando el nombre del organismo de evaluación de la conformidad emisor del
certificado, el país de origen, el producto y más información.
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El OAE no garantiza que la normativa con la cual se emite el certificado de conformidad es
equivalente a la ecuatoriana, exigida a través del reglamento técnico aplicable. Esta actividad es
facultativa del Instituto Ecuatoriano de Normalización y es responsabilidad del importador asegurar
a través de las autoridades competentes la equivalencia de las normativas.
Es obligación del importador informarse sobre las disposiciones regulatorias establecidas,a través
de las páginas web de las instituciones que forman parte del ECUAPASS o de su participación en
charlas de difusión realizadas por estas instituciones.
7.
REGISTROS
Registros existentes en el sistema ECUAPASS.
8.
ANEXOS
Sin anexos
----- fin del documento -----
Control de Cambios
Modificaciones
2013-10-31
R00
Emisión del documento
Localización del
cambio
(artículo, numeral,
etc.)
Supresión
Revisión
Adición
Fecha
Contenido Modificado
Pág. 10 de 10

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