becene- dsa- dse-po-01

Transcripción

Nombre del Documento:
Procedimiento Operativo para
la Inscripción, Acreditación,
Regularización y Certificación
Código: BECENEDSA- DSE-PO-01
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1. Propósito.
Regular el ingreso y registro de los aspirantes seleccionados y regular y controlar el registro del reingreso de los
alumnos promovidos de semestre.
Establecer los requisitos para el reconocimiento de la acreditación de las asignaturas.
Establecer las actividades necesarias para la acreditación de las asignaturas de los alumnos irregulares y
actualizar su historial académico.
Establecer las actividades necesarias para la elaboración del Certificado Total de Materias y documentación del
alumno al haber concluido todas las materias del Plan de Estudios.
2. Alcance.
Este procedimiento involucra a la Dirección General, Dirección de Servicios Administrativos, Control Escolar del
SEER, Depto. de Servicios Escolares, Aspirantes y Alumnos.
Comienza con la elaboración de la convocatoria y concluye con la entrega del certificado y la documentación
oficial al egresado así como el resguardo en Archivo de la Documentación Oficial debidamente revisada y
validada por todas las instancias.
3. Políticas de operación (Responsabilidades)
La Dirección de Servicios Administrativos deberá dar a conocer la Convocatoria y resultados en los siguientes
medios de comunicación, periódico de la localidad, Página WEB de la Institución así como también
directamente en las oficinas de la BECENE, se deberá dar seguimiento puntual a todo el proceso de inscripción
y seguir las Normas de Control Escolar para las Licenciaturas de Formación de Docentes en la Modalidad
Escolarizada del Periodo Escolar Vigente.
El Examen de Admisión deberá ser proporcionado por la Institución Evaluadora CENEVAL y entregar los
resultados producto de su revisión.
El Procedimiento inicia al recibir la carga horaria y asignación de materias para cada semestre del personal
docente por parte del Departamento de Recursos Humanos y concluye con la documentación que evidencia la
valoración de los estudiantes a lo largo del proceso educativo, la cual es debidamente legalizada por las
instancias Oficiales y termina con el Archivo de la misma en las oficinas de Control Escolar.
4.- DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
SECUENCIA DE ETAPAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. ENTREGA
DOCUMENTACIÓN
Cumple requisitos de admisión o acreditación y
entrega documentación la cual incluye solicitud de
inscripción y carta compromiso. Anexos BECENEDSA- DSE-PO-01-01, BECENE- DSA- DSE-PO-0102
Alumno
2. INSCRIPCIÓN Y
REINSCRIPCIÓN DEL 1°
AL 8° SEMESTRE
3. GENERA LISTA POR
GRADO, GRUPO Y
LICENCIATURA SE
IMPRIME Y SE ENVÍA
REGISTRO DE
ESCOLARIDAD.
4. AUTORIZA REGISTRO
DE ESCOLARIDAD Y SE
REENVÍA.
5. RECIBE LISTAS
6. EVALÚA Y REGISTRA
Se recibe la documentación de los alumnos para
registrarlos ante el Departamento de Control Escolar
y se checan todos los datos personales (CURP,
nombres y promedio).
Se generan listas de asistencia de alumnos inscritos
a las diferentes Licenciaturas, grado y grupo, se
imprimen los Registros de Escolaridad con el total
de alumnos inscritos al semestre y ciclo escolar, y
se envían al SEER. Se Imprimen Anexo Listas de
asistencia BECENE- DSA- DSE-PO-01-03
El Departamento de Control Escolar recibe la
documentación de inscripción la revisa y autoriza y
la regresa a la escuela ya firmada por las
autoridades. Anexo Registro de escolaridad
BECENE- DSA- DSE-PO-01-04
Los docentes reciben listas de asistencia para llevar
el control de asistencia de los alumnos inscritos y
poner las incidencias durante los periodos de
evaluaciones para todo el semestre.
Los docentes evalúan a los alumnos y registran las
calificaciones de los tres periodos ó cuatro, en su
caso en el plan nuevo 2012 de Primaria y
Preescolar Anexo BECENE- DSA- DSE-PO-01-05
Control escolar
Control escolar
Control escolar - SEER
Docente
Docente
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concentrado de calificaciones
Control Escolar recibe calificaciones impresas por
Licenciatura, grado y grupo y genera las boletas
las pasa a firma a Dirección General, regresan a
control escolar y se entregan a los coordinadores
para que se entreguen a los alumnos por medio de
su asesor. Anexo Concentrado final de
calificaciones BECENE- DSA- DSE-PO-01-06
Control Escolar
El alumno recibe su boleta por cada periodo de
evaluación, verifica que estén correctas las
calificaciones. Anexo Boletas BECENE- DSA- DSEPO-01-07
Alumno
9. CONFORME CON LA
CALIFICACIÓN
Si el alumno está conforme con su calificación se
mantiene.
Alumno
10. VERIFICA
CALIFICACIÓN
PROCEDE CAMBIO
Si el alumno no está conforme con su calificación
en caso de que tenga algún error, busca al maestro
para que se modifique la calificación, van a control
escolar para que se autorice el cambio y proceda la
corrección.
Docente
Se le comunica a la Dirección de Servicios
Administrativos del cambio de calificación para que
de su autorización para que el Departamento de
Control Escolar haga el cambio en los archivos del
sistema de captura de calificaciones y se vuelva a
imprimir la boleta.
Dirección de Servicios
Administrativos
7.GENERA BOLETA
8. RECIBE BOLETA
11. AUTORIZA
Al término del semestre los alumnos regulares se
inscriben al ciclo escolar siguiente (Paso 2)
12. REGULAR O
IRREGULAR
Alumnos irregulares se inscriben y presentan
exámenes extraordinarios según el calendario
mostrado en las plantas de maestros y alumnos
involucrados en el proceso de regularización. Una
vez realizado el pago de los exámenes
extraordinarios a los que tiene derecho a presentar
se le entrega un recibo que indica las materias y
oportunidades que tiene derecho a presentar en el
periodo de E.E.R. Anexo Recibo de inscripción
extraordinario BECENE- DSA- DSE-PO-01-08
(Paso 19)
Alumno
13. OCTAVO SEMESTRE
14. CERTIFICA
El alumno recibe su Certificado de Terminación de
Estudios en la Ceremonia de fin de curso. Boleta de
fin de ciclo BECENE- DSA- DSE-PO-01-10
14.0 Se integran las calificaciones de 1° a 8°
semestre, se imprimen los proyectos y se envían a
la dirección General para autorización.
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Alumno
Control escolar
14.1 Imprime certificados
La Dirección General recibe la documentación
debidamente revisada y autorizada, se turna al
Departamento de Control Escolar para entregarse a
los alumnos. Registro de regularización BECENEDSA- DSE-PO-01-09
Dirección General
16. AUTORIZA
El SEER revisa y autoriza los certificados y
proyectos
S.E.E.R
17. RECIBE
Se recibe la documentación revisada y autorizada
por el SEER.
Dirección General y
Dirección de Servicios
administrativos
15. AUTORIZA
18. RECIBE
CERTIFICADO
19. ORGANIZA
EXÁMENES
EXTRAORDINARIOS
20. APLICA EXAMEN
EXTRAORDINARIO
Los alumnos que terminan el octavo semestre de
todas las Licenciaturas reciben su Certificado de
Terminación de Estudios (Anexo 11), firman de
recibido previamente una relación para llevar el
control de dichos documentos REDCE (Relación de
Documentos de Certificado). Anexo Certificado total
de materias, BECENE- DSA- DSE-PO-01-11
Alumno
El Departamento de Control Escolar organiza y
publica los Exámenes Extraordinarios de
Regularización para los alumnos que sean
irregulares. Plantas de E.E.R. BECENE- DSA- DSEPO-01-12
Control escolar
El Docente recibe un Nombramiento del
Departamento de Control Escolar con la materia, el
día, la hora, así como el número de aula en la que
se llevará a cabo aplicación de los Exámenes
Extraordinarios de Regularización. Nombramiento
para aplicar examen extraordinario BECENE- DSA-
Docente
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DSE-PO-01-13
21. APLICA EXAMEN
EXTRAORDINARIO
El docente aplica el examen extraordinario al
alumno según las oportunidades que tenga de
acuerdo al porcentaje de asistencia obtenido
durante el semestre.
Docente
22. REVISA NORMAS DE
CONTROL ESCOLAR
CUMPLE REQUISITOS
El Departamento de Control Escolar revisa las
Normas de Control Escolar, para determinar si el
alumno cumple con los requisitos establecidos por
las mismas y le otorga derecho de inscripción.
Control Escolar
23. BAJA TEMPORAL O
DEFINITIVA
Si el alumno no cumple con las políticas de
regularización expuestas en las Normas de Control
Escolar, procede una baja temporal o baja definitiva.
Control Escolar
6.- Documentos de Referencia
Documentos
Código (cuando aplique)
Normas de Control Escolar para las Licenciaturas del
Subsistema de Formación de Docentes en la
Modalidad Escolarizadas vigentes.
N/A
7. Registros
Registros
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservarlo
Código de registro o
identificación única
Solicitud de inscripción
Perpetuidad
Control escolar
Carta Compromiso
Perpetuidad
Control escolar
Listas de asistencia
Perpetuidad
Control escolar
Registro de escolaridad
Perpetuidad
Control escolar
Concentrado de
calificaciones
Perpetuidad
Control escolar
Concentrado final de
calificaciones
Perpetuidad
Control escolar
Boletas
Perpetuidad
Control escolar
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Recibo de inscripción
extraordinario
Perpetuidad
Control escolar
Registro de
regularización
Perpetuidad
Control escolar
Boleta de fin de ciclo
Perpetuidad
Control escolar
Certificado total de
materias
Perpetuidad
Control escolar
Plantas de E.E.R.
Perpetuidad
Control escolar
Nombramiento para
aplicar examen
extraordinario
Perpetuidad
Control escolar
8.0 Glosario
E.E.R Examen extraordinario de regularización
Plantas de E.E.R Publicación de exámenes extraordinarios indicando fecha, aula, ubicación materia lista de
alumnos y docente que aplica el examen extraordinario de regularización.
9.0 Anexos
Solicitud de inscripción BECENE- DSA- DSE-PO-01-01
Carta Compromiso BECENE- DSA- DSE-PO-01-02
Listas de asistencia BECENE- DSA- DSE-PO-01-03
Registro de escolaridad BECENE- DSA- DSE-PO-01-04
Concentrado de calificaciones BECENE- DSA- DSE-PO-01-05
Concentrado final de calificaciones BECENE- DSA- DSE-PO-01-06,
Boletas BECENE- DSA- DSE-PO-01-07
Recibo de extraordinario BECENE- DSA- DSE-PO-01-08
Registro de regularización BECENE- DSA- DSE-PO-01-09
Boleta de fin de ciclo BECENE- DSA- DSE-PO-01-10
Anexo Certificado total de materias BECENE- DSA- DSE-PO-01-11
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Plantas de E.E.R. BECENE- DSA- DSE-PO-01-12
Nombramiento para aplicar examen extraordinario BECENE- DSA- DSE-PO-01-13
10. Cambios de esta versión
Número de Revisión
Fecha de la actualización
Descripción del cambio
3
30 de junio 2011
4
16 de junio de 2014
Cambio de firma del dueño
de proceso Cambio de colores
anexo 9.3 y se agregó código de
control y revisión Cambio títulos de
actividades de procedimiento
Cambio de color de diagrama de
flujo
Rediseño de Procedimiento
operativo para la inscripción y
reinscripción de alumnos.
BECENE-DSE-PO-01, se cambió
el código por BECENE- DSADSE-PO-01 y se nombró
Procedimiento para la Inscripción,
Acreditación, Regularización y
Certificación debido a la
integración de los cuatro
procedimientos que llevan por
nombre:
BECENE-DSE-PO-01
Procedimiento operativo para la
Acreditación de los alumnos.
BECENE-DSE-PO-02
Procedimiento Operativo para la
Regularización de los Alumnos.
BECENE-DSE-PO-01-03
Procedimiento operativo para el
proceso de Certificación de
alumnos de octavo semestre.
BECENE-DSE-PO-01-04
Procedimiento Operativo para la
Regularización de los alumnos.
Revisión: 4
Página: 9 de 9
Se eliminaron los siguientes
anexos: Ficha de datos personales
BECENE-DSE-PO-01-01,Entrega
de Folios de CENEVAL BECENEDSE-PO-01-04, Autorización para
alumnos de Traslado a Nuevo
Ingreso BECENE-DSE-PO-01-06,
Constancia de Servicio Social
BECENE-DSE-PO-04-02,
Constancia de Promedio BECENEDSE-PO-04-03, Recibo de
Documentos Entregados BECENEDSE-PO-04-04.
Se agregaron anexos:
Registro de escolaridad BECENEDSA- DSE-PO-01-04
Certificado total de materias
Los anexos que continúan vigentes
fueron recodificados como se
muestra a lo largo de este
procedimiento.
NOMBRE:
ELABORÓ
Belén Wendolin Cervantes
García
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Dr. Jesús Alberto Leyva Ortiz
AUTORIZÓ
Dr. Francisco Ortiz Hernández
FIRMA:
FECHA:
16 de Junio de 2014
17 de Junio de 2014
18 de junio de 2014

becene- dsa- dse-po-01

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