procedimiento de banco de proyectos

PROCEDIMIENTO DE BANCO DE PROYECTOS
ELABORÓ:
JEFE DE PROCESO BANCO DE PROYECTOS
REVISÓ:
LIDER DE PROCESO
APROBÓ:
SUBDIRECTOR DE PLANEACION
Fecha de Aprobación: DD:17 MM: 08 AAAA: 2010
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1. Objetivo:
Objetivo General: Construir una base de información que permita planificar y programar la inversión, con
base a la priorización de las actividades y al seguimiento de las mismas.
Objetivos Específicos:
Crear una base de proyectos ambientales para la jurisdicción de Cardique.
Ordenar la inversión ambiental de forma tal que se evite la duplicidad de acciones.
Efectuar un seguimiento detallado y continuo a la inversión ambiental.
Asesorar a las dependencias de la corporación, a los entes territoriales, ONG´S y sociedad civil en la
formulación de proyectos ambientales.
2. Alcance
Este procedimiento inicia con la recepción, revisión de los proyectos presentados, el archivo de la copia
física y magnética de los proyectos radicados, determinación de viabilidad, registro y la gestión de recursos
de cooperación por parte de la Corporación como ente ejecutor de los proyectos registrados por usuarios
externos y los proyectos del (PAOI), seguimiento y evaluación.
3. Definiciones:
Banco de Proyectos es un área de la Subdirección de Planeaciòn, que apoya la gestión ambiental a través
de la ejecución de obras de inversión que registra la información sobre los proyectos de inversión pública
susceptibles de financiación con recursos propios, del Presupuesto General de la Nación y recursos de
cooperación internacional.
Base de Datos: Para su correcto funcionamiento se dispondrá de la siguiente Base de Datos:
Base de datos de proyectos radicados: Proyectos que han sido incluidos en el Banco de Proyectos,
luego de su formulación según la Metodología General Ajustada, pero no cuentan aún con estudio de
viabilidad.
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Base de Datos de registro de proyectos: Proyectos que estando radicados en el Banco de Proyectos
reciben un concepto favorable en su viabilidad, pero aún no cuentan con asignación de recursos.
Base de Datos para Seguimiento y Evaluación: donde se registran las acciones de seguimiento y
evaluación de los proyectos ya viabilizados.
Usuarios: Se define como usuarios a las personas naturales y jurídicas que presentan proyectos al Banco
de Proyectos de Cardique. Se han identificado dos clases de usuarios:
•
•
Externos
Internos
•
Tipos de financiación: Los proyectos a inscribir en el Banco de Proyectos pueden presentar las
siguientes modalidades de financiación
•
Financiación Directa: corresponden a los proyectos financiados en su totalidad con recursos propios de
la corporación.
•
Cofinanciación con recursos propios: corresponden a proyectos donde el formulante solicita
financiación parcial de la corporación.
•
Cofinanciación con Fondos de la Nación: corresponden a aquellos proyectos que requieren para su
ejecución de financiación por parte de los Fondos de Inversión de carácter nacional y que deben ser
registrados ante el Departamento Nacional de Planeación.
•
Cofinanciación con fondos de Cooperación Internacional: corresponden a aquellos proyectos que
requieren para su ejecución de financiación por parte de los Fondos de Cooperación Internacional.
•
Tipos de proyectos
Se plantean tres tipos de proyectos:
•
•
•
Proyectos de Conservación de aguas y zonas verdes
Proyectos de Investigación.
Proyectos de Educación.
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Los proyectos viables a registrar en el Banco de Proyectos corresponden al área ambiental y en caso de
financiación o Cofinanciación por parte de la Corporación deberán contribuir al cumplimiento de las metas
establecidas y estar enmarcados en el plan de acción vigente de la corporación y el Plan de Gestión
Ambiental Regional, de tal manera que se asimilen a subproyectos de los proyectos allí establecidos.
De acuerdo con lo anterior las áreas de interés para la corporación serán las siguientes:
Proyectos de Conservación de aguas y zonas verdes:
•
•
•
•
•
•
•
•
Recuperación de cauces y control de erosión.
Cierre de caños artificiales.
Obras de control de inundaciones
Reforestación y Forestación
Protección de Rondas de cauces.
Recuperación y limpieza de arroyos y ciénagas.
Construcción y manejo de viveros.
Sistemas de tratamiento de Aguas residuales.
Proyectos de Investigación.
•
•
•
•
•
•
Caracterización y Diagnósticos de residuos domésticos e industriales.
Inventarios de Flora y Fauna
Ordenamiento Forestal
Ordenamiento de Faunas
Ordenamiento de Cuencas y Microcuencas.
Caracterización de Flora y Fauna.
Proyectos de Educación.
•
•
•
•
•
PRAES
Capacitación y educación para la Gestión Ambiental
Capacitación para manejo de residuos sólidos.
Capacitación para forestación o reforestación.
Capacitación para cuidado y manejo de microcuencas.
4. Documentos de referencia:
El desarrollo del marco legal para implementar los Bancos de Proyectos viene presentado en las siguientes
normas:
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Decreto 875 de 2008: Modifica el articulo 23 del decreto 841 de 1990, sobre la oportunidad de registro de la
presentación de Proyectos de inversión.
Decreto 1220 de 2005: Por le cual se reglamenta el titulo VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias
ambientales.
Decreto 4109 de 2004. Por el cual se reglamenta la actualización de los Proyectos.
Decreto 3286 de 2004: Por el cual se crea el Sistema de Información de seguimiento a los proyectos de
inversión pública.
Decreto 1066 de 2004: modifica el articulo 25 del decreto 841 de 1990 sobre la actualización de los
manuales de banco de proyectos.
Decreto 1080 de 1997: Por el cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 344 de 1996 sobre el trámite para la
financiación de proyectos regionales de inversión por parte de la Comisión Nacional de Regalías.
Decreto 111 de 1.996. Estatuto orgánico del presupuesto de la nación. Plantea “No se podrán ejecutar
ningún programa o proyecto que haga parte del presupuesto de la Nación hasta tanto no se encuentre
evaluado por el órgano competente y registrado en el Banco de Programas y Proyectos
Decreto 359 de 1995: Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.
Decreto 841 de 1.990 Establece la red nacional de Bancos de Proyectos
Resolución 806 de 2005. “Por la cual se organizan metodologías, criterios y procedimientos que permitan
integrar los sistemas de planeación y la red nacional de Bancos de Programas y Proyectos”.
Resolución 5345 de 1993: Por la cual se delega la función de calificar la viabilidad de proyectos de inversión
para su registro en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional -BPIN.
Ley 60 de 1.993 Hace exigible la presentación de proyectos para la ejecución de los gastos de inversión.
Ley 99 de 1.993 Define las funciones de las Corporaciones Autónomas Regionales.
Ley 152 de 1.994. Ley Orgánica de Desarrollo. Regula aspectos relacionados con la planificación como los
Bancos de Programas y Proyectos de inversión pública.
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Ley 179 de 1.994. Ley estatutaria orgánica del Presupuesto. Establece como objetivo general del Banco de
Proyecto la canalización y planificación racional de los recursos que se deben destinar a la inversión
pública.
Ley 38 de 1.989: Es la ley orgánica de presupuesto, crea los Bancos de Proyectos y encarga la Gobierno
Nacional la reglamentación y funcionamiento de los mismos.
5. Contenido:
PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS DEL BANCO PARA RECEPCIÓN DE PROYECTOS
A continuación se presenta el conjunto de procedimientos o pasos mediante los cuales un proyecto es
evaluado al interior del BPC; esto a fin de establecer unas reglas de juego mínimas y armónicas del Banco
de Proyectos.
Recepción de Proyectos.
Los proyectos provenientes de cualquier usuario deben ingresar a la Corporación a través del área
recepción de las oficinas de Cardique.
Deben ser presentados en la metodología establecida por el DNP, (MGA) en medio impreso y magnético.
Para proyectos que requieran financiación o cofinanciación de recursos propios de la corporación, el Banco
de Proyectos recibirá proyectos en cualquier fecha.
Los proyectos que requieran financiación o cofinanciación de recursos de la nación, se podrán ingresar en
cualquier fecha.
Requisitos:
•
•
•
Documento del proyecto (Ficha metodológica y soporte técnico) Presentación en formato
DNP/MGA/EBI/BPIN
Carta de presentación.
Documento del proyecto en medio magnético
Es condición para la recepción y registro del proyecto que este sea presentado en la metodología
establecida y que cumpla con los requisitos que se detallan a continuación.
Los proyectos que no cumplan con los requisitos, no podrán registrarse en la base de datos que administra
el BPC y por lo tanto deberán devolverse al proponente.
Registro de Proyectos y Definición de Elegibilidad del Proyecto.
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En esta fase, se define si el proyecto es elegible para ser inscrito en el Banco de Proyectos. Se entiende
por elegibilidad la potencialidad o capacidad que tiene un proyecto para ser candidato a recursos.
La inscripción es el acto mediante el cual se acepta un proyecto para iniciar los procesos de evaluación y
financiación, y no compromete financieramente a la Corporación.
La inscripción consiste en la revisión del cumplimiento de todos los requisitos y el ingreso del proyecto en la
base de datos del BPC.
Requisitos:
a. Dependencias de la Corporación.
-
Ficha debidamente diligenciada en metodología adoptada más anexos.
b. Entidades territoriales y proyectos comunitarios (comunidades indígenas, negras, etc.)
- Ficha debidamente diligenciada.
- Certificado que acredite la personería jurídica en el caso de las juntas de Acción Comunal
(JAC), (ONG y grupos ecológicos).
- Constancia que se encuentra incluido dentro del plan de desarrollo municipal.
c. Universidades Públicas e Institutos de Investigación.
-
Presentación de la ficha en metodología debidamente diligenciada.
Certificado de experiencia expedida por la Unidad académica (Decano), jefe del Instituto.
Certificado de compromiso sobre la partida de Cofinanciación.
d. Universidades privadas, ONG y gremios:
- Serán las mismas que la anterior pero la selección se sujeta a los términos legales
establecidos en la Ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007.
e. Para los proyectos especiales correspondientes a la ejecución de convenios institucionales:
-
Estar debidamente elaborados en la metodología correspondiente.
Carta de presentación del proyecto con especificación de la partida solicitada y el convenio
ínteradministrativo asociado.
Notificación de Inscripción de Proyectos (Notificación A)
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Esta notificación consiste en informar al usuario acerca del ingreso y elegibilidad del proyecto. Si por el
contrario, se presenta incumplimiento en los requisitos se notificará por escrito las razones por las cuales no
es sujeto de inscripción en el BPC.
Viabilidad de Proyectos.
La viabilidad se refiere a la posibilidad que tiene el proyecto para ser ejecutado y operado de tal manera
que cumpla con sus objetivos. “El concepto de viabilidad está relacionado con los principios de calidad,
eficiencia y pertinencia de un proyecto en términos de los elementos conceptuales que lo componen, la
información utilizada en su formulación, la coherencia de los planteamientos y el mayor acercamiento a la
realidad a la que se refiere un proyecto. Por lo tanto, la viabilidad de un proyecto incorpora los aspectos
técnicos, socioeconómicos, ambientales e institucionales.
Por lo tanto, Un proyecto será viable cuando: “ todos los elementos, actividades y procedimientos
propuestos son necesarios y suficientes para que con su aplicación se garantice el logro de la situación
planteada como deseada y como objetivo del proyecto, siempre que este objetivo sea pertinente en
términos del desarrollo económico, social y ambiental.
Criterios de la Viabilidad: Ver formato criterios de viabilidad archivo en Excel en la página web de la
Corporación.
El funcionario responsable de realizar la viabilidad del proyecto diligenciará el formato para que sea
diligenciado en medio magnético, creando un registro de datos por cada proyecto que se evalúe colocando
nombre del proyecto y la fecha de radicación.
El proyecto debe presentar toda la información que garantice una adecuada evaluación respondiendo a las
siguientes viabilidades:
a. Viabilidad Técnica: Esta viabilidad determina el marco estructural del proyecto y debe tratar de resolver
preguntas tales como:
¿Está bien identificado, definido y localizado el proyecto presentado?
¿La alternativa seleccionada soluciona el problema definido?
¿El proyecto tiene los Planos Arquitectónicos, Estructurales y de localización?
¿Las cantidades de obras están acorde con los planos?
¿El proyecto contempla los estudios de suelos y diseños estructurales que garanticen la estabilidad de
la obra y cuentan con la firma y matrícula del profesional que los realizó?
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¿Hay disponibilidad de los servicios públicos en el sitio donde se localiza el proyecto?
En el caso de construcción y/o dotación, el proyecto ¿se ajusta a las normas establecidas para el
Sector?
¿El proyecto contempla el componente de Educación Ambiental?
¿El proyecto se encuentra ubicado o no en zona de alto riesgo?
b. Viabilidad Económica y Financiera: Esta viabilidad consiste en determinar el impacto que la ejecución
del proyecto y tendrá en la comunidad, para la cual deberá resolver las siguientes preguntas:
¿El presupuesto de la obra es acorde con los componentes del proyecto?
Los precios unitarios están acordes con lo establecido por la base de datos del SICE?
¿La relación beneficio/costo es favorable?
¿Los indicadores utilizados son adecuados?
¿El proyecto incluye los costos por concepto de Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera?
¿Los costos Indirectos (AIU) son razonables y están dentro de los parámetros establecidos?
c. Viabilidad ambiental: Todo proyecto que se inscribe en el Banco de Proyectos, por definición, es un
proyecto ambiental. Debe establecerse los beneficios ambientales y el cumplimiento de las normas
propias del sector, cuando ellas sean requeridas por la naturaleza del proyecto. De esta manera debe
responder a preguntas como:
¿El proyecto incluye actividades para la mitigación del impacto ambiental?
¿El proyecto tiene para su ejecución Licencia Ambiental?
¿Las actividades previstas incluyen las determinadas en el Plan de Manejo Ambiental?
¿Está claramente determinada y cuantificada la población objetivo del proyecto?
Expedición de conceptos:
Una vez realizada la evaluación, la Corporación emite los siguientes conceptos:
a. Concepto de viabilidad aprobado: Se da cuando el proyecto posee la información básica para que
tenga una alta probabilidad de éxito. El proyecto cumple con todos los requerimientos y criterios de
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evaluación. Este concepto no compromete a la Corporación hacia la financiación del valor
solicitado. En el Comité de Priorización se definen los proyectos a cofinanciar.
b. Concepto de viabilidad condicionada: Cuando un proyecto que por sus características aporta
adecuadamente el desarrollo del Plan de Gestión Ambiental Regional, y a los departamentales y
municipales requiere aclaración, complementación o ajuste, la Corporación expedirá un concepto
donde se especifica las variaciones que deben adjuntase para completar la inscripción. Dichos
documentos serán nuevamente evaluados para culminar el proceso, mediante la expedición de un
concepto de viabilidad aprobatorio.
Notificación del Concepto de Viabilidad
Se notifica al responsable cuando se requiere hacer ajustes al mismo, y el tiempo esperado para devolverlo
con las respectivas modificaciones. En el caso de no requerir ajuste, se informa al interesado que su
proyecto ha sido considerado viable y que ha ingresado a la lista de “proyectos susceptibles de
financiación”.
El Banco de Proyectos de la Corporación dispone de un mes y una semana a partir de la radicación del
proyecto para la revisión del mismo y emitir el concepto de viabilidad.
Registro de Proyectos.
Consiste en registrar el proyecto en la base de datos de Registro. Esta base sólo ingresan los proyectos
viables, que cuentan con su documentación completa. En ningún caso podrán financiarse proyectos que no
se encuentren registrados en esta base.
Priorización de Proyectos
La priorización se aplica para definir la consecución de recursos a los proyectos viables, las áreas que se
analizan son: Relación con la planificación, impacto ambiental del proyecto, priorizaciones ambientales de la
dirección para cada vigencia, cobertura del proyecto, participación de la comunidad, nivel de Cofinanciación
y continuidad del proyecto.
Para cada caso se aplica un sistema de puntuación y se determinan diversas opciones que finalmente
establecen una lista de elegibles en orden descendente.
Se priorizarán los proyectos que sean de impacto regional que genere empleo y que aporten al
cumplimiento de las metas del Plan de acción trienal.
Cuando no haya disponibilidad económica para financiar o cofinanciar los proyectos, el Banco de Proyectos
iniciará su presentación y gestión de recursos ante otras fuentes de financiación, acorde con la
programación e investigación que el Banco de Proyectos Corporativo establezca para cada vigencia. Se
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entiende que todo proyecto registrado en el Banco autoriza a la Corporación para la gestión financiera de
recursos en beneficio de los usuarios.
Notificación de Asignación Presupuestal a Proyectos
Si tiene viabilidad financiera: Se informa al responsable del proyecto el resultado final de la evaluación
total, por parte de Cardique. Así mismo, se informa de los pasos a seguir y la personas responsables por
Cardique.
Si no tiene viabilidad financiera: Se notifica al responsable y se informa además que se inicia un proceso de
gestión de recursos en otras fuentes, sobre la cual se mantendrá una información a los interesados cuando
se presenten novedades.
Seguimiento y Evaluación de Proyectos.
Para adelantar el proceso de seguimiento, la Corporación designará para cada proyecto un interventor, sea
este funcionario corporativo ó personal externo, el cual será responsable de su seguimiento y evaluación.
Para ello, Para ello, el Banco de Proyectos dispondrá de una ficha unificada de reporte de los avances
físicos y financieros, que debe ser remitida periódicamente según la programación de la ejecución.
6. Anexos:
Proyectos presentados en medio impreso y magnético.
Carta de presentación del proyecto recepcionado.
Registro Banco de Proyectos
Notificación de ingreso elegibilidad.
Registro de Aprobación de Viabilidad Técnica de un Proyecto
Notificación escrita de viabilidad
Oficio de devolución a la secretaria de origen
Conceptos.
Formato de seguimiento a proyectos
Notificación escrita de ajustes
Lista de elegibles en orden descendente
Documentos de gestión de recursos
Notificación de viabilidad financiera.
7. Actualizaciones
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FECHA DE
MODIFICACIÓ
N
PARTE MODIFICADA
Mayo 31 2010
Tipos de proyectos
Junio 23 2010
Agosto 17 2010
Inclusión de tiempo
reglamentario
para
emitir concepto de
viabilidad
Alcance, definiciones,
contenido.
NÚMERO
DE
VERSIÓN
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MODIFICACIONES
02
Se corrige la clasificación de los proyectos
03
Se establece término para emitir concepto
de viabilidad
04
Se amplía el alcance y se actualizan
definiciones. Responsabilidades en los
funcionarios encargados de
Diligenciar formato de viabilidad