Términos de Referencia

Transcripción

SO-0005-2013
TÉRMINOS DE REFERENCIA
SO-0005-2013
Servicio de Seguridad Privada y Vigilancia, y Administración del
Circuito Cerrado de Televisión
03 SEPTIEMBRE DE 2013
Calle 14 No 52A – 174, Sede Olaya (054) 389 70 00 – Medellín, Colombia
SO-0005-2013
EMTELCO S.A. CONVOCA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA EJERCER CONTROL SOCIAL
SOBRE ESTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA
Mayores informes:
Teléfono:
3897000 Extensión: 6412-6508-6002 Medellín
Dirección:
Calle 14 No. 52 A - 174 28, Sede Olaya, Medellín.
Página Web:
http://www.EMTELCO.com.co
Correo electrónico:
[email protected]
[email protected] – Mariana Villegas Giraldo
INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES
I. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
EMTELCO S.A. que en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA se denominará EMTELCO, adelanta un
proceso de selección en virtud de lo establecido por la resolución JD-00032 de 2013 aprobada por
la Junta Directiva de EMTELCO en sesión No. 202 de fecha 22 de abril de 2013 con sujeción a lo
establecido en los artículos 13 y 14 (de la Ley 1150 modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de
2011) y el numeral 18 del artículo vigésimo cuarto de los Estatutos Sociales.
En tal sentido, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios a adquirir, se ha determinado
proceder con presente proceso contractual mediante la Selección de Ofertas, contenido en el
numeral el artículo duodécimo de la Resolución No. JD-032 de 2013.
II.INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES
Podrán participar aquellas empresas que no habiendo sido invitados directamente por la entidad,
previamente
se
inscriban
a
través
de
los
correos
electrónicos
[email protected] y [email protected] hasta la fecha de
cierre de la presente Selección de Ofertas.
En el correo electrónico se debe indicar:
-
Nombre de la empresa:
Nombre del Representante Legal:
Nombre de la persona contacto:
Teléfono, dirección electrónica:
SO-0005-2013
III.CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los TÉRMINOS DE REFERENCIA podrán consultarse gratuitamente desde la fecha de apertura y
hasta la fecha de cierre del presente proceso de selección, en la página web
www.EMTELCO.com.co
IV.CONTENIDO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES .............................................................................................. 2
I.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE ............................................................................................... 2
II.
INSCRIPCIÓN DE PARTICIPANTES ............................................................................................ 2
III. CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ....................................................................... 3
IV. CONTENIDO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ..................................................................... 3
CAPÍTULO I - INFORMACIÓN AL OFERENTE ........................................................................................ 6
1.1.
OBJETO. ............................................................................................................................... 6
1.2.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. .......................................................................................... 6
1.3.
PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO...................................................................................... 6
1.4.
APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. ......................................................................... 7
1.5.
INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y
MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA..................................................................................... 7
1.6.
REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS. ................................................................... 7
1.7.
VISITA TÉCNICA.................................................................................................................... 9
1.8.
FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS ............................................ 10
1.9.
TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. .................................................................... 10
1.10. INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS. ..................................................... 11
1.11. PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA. ................................................................................ 11
1.12. NEGOCIACIÓN DIRECTA..................................................................................................... 11
1.13. INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO ..................................................................................... 12
1.14. ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES .............................................. 12
1.14.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES .......................................................................... 12
1.14.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR ........................................ 13
1.14.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y
LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. ................................................................................................. 13
1.14.4. IDIOMA .......................................................................................................................... 14
1.14.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL...................................................................................... 14
1.14.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES .................................................................................................. 14
1.15. CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS .......................................... 14
CAPÍTULO II – INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA ........................................................ 16
2.1.
CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR ...................................................................... 16
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2.2.
VALOR DE LA PROPUESTA.................................................................................................. 16
2.3.
DOCUMENTOS DE LA OFERTA ........................................................................................... 16
2.3.1.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA...................................................................... 16
2.3.1.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES DEBAN
PRESENTAR CONTRAOFERTA)........................................................................................................ 18
2.3.2.
FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA .................................... 19
2.3.3.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ............................................. 19
2.3.4.
AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL ........................................................................... 19
2.3.6 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO QUE LO AUTORICE A OPERAR EN LA JURISDICCIÓN DONDE SE VAYA A
PRESTAR EL SERVICIO: MEDELLÍN Y SU ÁREA METROPOLITANA, RIONEGRO ANTIOQUÍA, BOGOTÁ,
CALÍ, QUÍNDIO EN LAS MODALIDADES DE VIGILANCIA FIJA Y MONITOREO EXIGIDAS POR EMTELCO. ...... 20
2.3.5.
AUTORIZACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y
MONITOREO PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS Y/O MATERIALES,
REQUERIDOS Y OFRECIDOS PARA LA ADECUADA Y EFICIENTE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
VIGILANCIA. ................................................................................................................................... 20
2.3.6.
LICENCIA DEL MINISTERIO DE COMUNICACIONES PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES DE
TELECOMUNICACIONES EN LAS REGIONES DONDE SE PRESTE EL SERVICIO, PERMISO PARA EL USO
DEL ESPECTRO RADIOELÉCTRICO REQUERIDO PAR LA MISMA Y AUTORIZACIÓN DE LA RED
PRIVADA, VIGENTE A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ........................................ 20
2.3.7.
PERMISOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LA TENENCIA O PARA EL
PORTE DE ARMAS OFRECIDAS ....................................................................................................... 20
2.3.8.
PÓLIZA DE USO INDEBIDO DE ARMAS DE FUEGO .......................................................... 21
2.3.9.
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE UNIFORMES. ........................................................... 21
2.3.10. PAZ Y SALVO EXPEDIDO POR LA DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA..................................................................................................................... 21
2.3.11. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL ........................................................................... 21
2.3.12. RESPUESTA PUNTO A PUNTO ........................................................................................ 21
2.3.13. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT ............................................................................ 22
2.3.14. CERTIFICACIÓN BANCARIA ............................................................................................ 22
2.3.15. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES .................................................................. 22
2.3.16. DOCUMENTOS FINANCIEROS ........................................................................................ 22
2.3.17. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 ............ 23
2.3.18. FORMATOS. ................................................................................................................... 23
2.3.19. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. ....................................................................... 23
2.4.
DOCUMENTOS SANEABLES ............................................................................................... 24
2.5.
VALIDEZ DE LA OFERTA ...................................................................................................... 24
3.1.
ANÁLISIS DE LA OFERTA ..................................................................................................... 25
3.2.
EVALUACIÓN DE LA OFERTA .............................................................................................. 25
3.2.1.
EVALUACIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................ 25
3.2.2.
EVALUACIÓN FINANCIERA ............................................................................................. 25
3.2.2.1. ÍNDICE DE LIQUIDEZ:...................................................................................................... 26
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3.2.2.2. ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO: ....................................................................................... 26
3.2.2.3. CAPITAL DE TRABAJO ..................................................................................................... 26
1.15.1. EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA .......................................................................... 26
1.15.1.1.
PRECIO (PR) (300 PUNTOS)............................................................................................. 27
1.15.1.2.
CALIFICACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (200 PUNTOS) ..................................................... 31
1.15.1.3.
CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS ANTERIORES (CU). (150 PUNTOS) ........................... 31
3.2.3.
CRITERIOS DE DESEMPATE: ........................................................................................... 33
CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES........................................................... 34
4.1
. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN .............................................. 34
4.2
CONFIDENCIALIDAD. ......................................................................................................... 34
4.3
. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO................................................................................... 35
4.4
. PLAZO DE EJECUCIÓN. ..................................................................................................... 35
4.5. VALOR Y FORMA DE PAGO. ..................................................................................................... 35
4.5.6. GARANTÍA ÚNICA. ................................................................................................................ 36
4.6. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO................................................................................................. 37
4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA ....................................................................... 38
4.5
. AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL. ................................................................................... 38
4.6
. INDEMNIDAD. .................................................................................................................. 39
4.7
. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. ......................................................................................... 39
4.8
. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO. ................................................................................ 39
4.9
. RETENCIÓN DE PAGOS. .................................................................................................... 39
4.10 . MULTAS Y COMPENSACIONES. ........................................................................................ 40
4.11 MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES. ....................................... 40
4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.......................................................................................... 40
4.13 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA. ............................................................................. 41
4.14 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. ....................................................................................... 41
4.15 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. .......................................................................................... 41
4.16 GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO. ............................................................................ 41
4.17 APORTES PARAFISCALES. ................................................................................................... 41
4.18 DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES......................................................... 42
CAPÍTULO V – REQUERIMIENTOS...................................................................................................... 43
1. CATEGORIAS .......................................................................................................................... 43
EL PROVEEDOR PODRÁ PRESENTAR UNA OFERTA COMERCIAL SEGÚN SEA SU INTERÉS DE ACUERDO A LAS SIGUIENTES
CATEGORÍAS: ..................................................................................................................................... 43
2. . LISTADO DE HORARIOS Y LUGAR DE LOS SERVICIOS ...................................................................... 43
SO-0005-2013
CAPÍTULO I - INFORMACIÓN AL OFERENTE
1.1. OBJETO.
EMTELCO S.A. está interesado en contratar mediante un contrato marco, el servicio de Monitoreo
del Circuito cerrado de televisión CCTV con operadores de medios tecnológicos, lo cual incluye el
suministro de equipos, instalación y mantenimiento de CCTV, así como los servicios de Vigilancia y
Seguridad privada fija, móvil y escolta con armas y sin armas, alarmas de pánico, elementos y
equipos propios del servicio de seguridad.
Los Requisitos Obligatorios y deseables de los servicios a cotizar, sedes de trabajo y tipos de
propuestas requeridos, se especifican en el capítulo V de los TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA SO
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1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.
La presente SELECCIÓN DE OFERTAS, así como el negocio jurídico que surja como resultado de la
misma, en caso de escogencia del CONTRATISTA, están sometidos a la legislación y jurisdicción
Colombiana y se rige por el régimen contractual de EMTELCO, aprobado mediante Junta Directiva
de fecha 22 de abril de 2013 y contenido en la Resolución JD-032 de 2013 y demás normas que la
modifiquen o deroguen la cual puede ser consultada en la página web www.EMTELCO.com.co, y
demás normas civiles y comerciales aplicables a la materia, en conjunto con las reglas previstas en
los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, sus modificaciones, y documentos que se expidan con
ocasión de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS, que hacen parte integrante de la misma, y las
demás disposiciones que por la naturaleza del objeto de esta SELECCIÓN DE OFERTAS y del
contrato, le sean aplicables.
1.3. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El presupuesto oficial estimado para este proceso de selección es de DOS MIL TRESCIENTOS
CINCUENTA Y UN MILLONES OCHOCIENTOS VEINTITRES MIL CIENTO SETENTA Y TRES PESOS
antes de IVA (2.351´823.173), el cual se encuentra respaldado presupuestalmente por las
siguientes apropiaciones:
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL 2013:
VIGILANCIA: $ 289.500.000 CDP No. 785
CCTV: $ 27.100.000 CDP No. 786
VIGENCIA FUTURA AÑO 2014: MIL TRESCIENTOS VEINTISÉIS MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y
OCHO MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.326’278.400) COP antes de IVA y
VIGENCIA FUTURA AÑO 2015: MIL VEINTICINCO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y CUATRO
MIL SETECIENTOS SETENTA Y TRES COP (1.025´544.773) antes de IVA por 9 meses del año 2015..
Las vigencias futuras para esta negociación se encuentran autorizadas en Acta de Junta número
213 del 22 de Agosto del 2013.
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1.4. APERTURA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
El presente proceso se abrirá el Martes 3 de Septiembre de 2013, fecha en la que empieza a correr
el plazo para la presentación de la OFERTA.
1.5. INTERPRETACIÓN
DE LOS TÉRMINOS, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y
MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
EL OFERENTE está en la obligación de examinar cuidadosamente todos los documentos que se
acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir en el
costo o el tiempo de ejecución del contrato.
Si un OFERENTE encontrare discrepancias u omisiones en los TÉRMINOS DE REFERENCIA, en las
especificaciones o en los demás documentos o dudas sobre ellos, deberá solicitar por escrito, en
forma física o por correo electrónico a EMTELCO las consultas o aclaraciones necesarias, las cuales
requieren ser recibidas por ésta, por lo menos dos (2) días hábiles antes a la fecha de entrega de
la OFERTA.
Las solicitudes de aclaración presentadas después de este plazo se tendrán como no presentadas
y será potestad de EMTELCO dar o no respuesta a las mismas.
Las dudas y aclaraciones enviadas por los oferentes inscritos, así como de las respuestas
proporcionadas por EMTELCO así como los cambios que la entidad realice a los TÉRMINOS DE
REFERENCIA, se remitirán por correo electrónico copia a todos los oferentes inscritos o invitados
dentro de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS hasta un (1) día hábil antes de la fecha de entrega
de la OFERTA.
La OFERTA y toda la correspondencia relacionada con la presentación de la OFERTA, deberá ser
dirigida a EMTELCO, a los correos electrónicos informados en los presentes Términos de
Referencia, o a la sede administrativa de EMTELCO, ubicada en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede
Olaya, Medellín. EMTELCO por su parte dirigirá las comunicaciones pertinentes a las direcciones
electrónicas o físicas que hayan informado al momento de su inscripción en el proceso.
Todas las solicitudes de aclaración, respuestas a las mismas, modificaciones y avisos que envíe
EMTELCO con relación a los TÉRMINOS DE REFERENCIA, pasarán a formar parte del mismo y se
integrarán al expediente de la presente SELECCIÓN DE OFERTAS.
1.6. REVOCATORIA DE LA SELECCIÓN DE OFERTAS.
En cualquier momento, hasta antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas,
EMTELCO podrá, por el mismo medio que realizó la invitación, revocar el proceso Selección de
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Ofertas, sin que ello implique derecho alguno de reclamación, para quienes hayan manifestado
interés, hayan sido invitados o hayan enviado su oferta antes del plazo límite.
En este último evento, el oferente podrá reclamar la oferta entregada la cual no deberá ser
abierta.
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1.7. VISITA TÉCNICA
La visita técnica se realizará el día Jueves 5 de Septiembre del 2013, este día se recorrerán todas
las sedes localizadas en la ciudad de Medellín. El punto de encuentro para el inicio de la visita
técnica será en la sede MAG (Edificio Miguel de Aguinaga), cuya dirección se indica más abajo, a
las 2:00 pm en la Portería principal 1er piso.
La Ruta es la siguiente:
1.7.1 Edificio Miguel de Aguinaga: Calle 53 N 52 -16
1.7.2 Banco de Londres: Crr 51 N 50 - 21
1.7.3 Banco Popular: Crr 50 N 50 - 14 Piso 12
1.7.4 Interbolsa: Crr 46 N 50 - 63 Ed Playa Oriental
1.7.5 Bodega Medellín: Calle 24 N 48 - 28
1.7.6 Avenida Mall: Calle 23 N 43A - 66 Local 126
1.7.7 Sede Administrativa Olaya: Calle 14 n 52 A -174
Nota: El Contratista será encargado de llegar por su propio medio a cada una de las instalaciones
donde se llevara a cabo el recorrido
Al finalizar el recorrido de la visita técnica en la sede Administrativa, se contará con una sesión de
preguntas y respuestas a cargo de la Oficina Administrativa de EMTELCO.
Los asistentes a la visita, deberán presentar su identificación personal, así como aquella que los
identifique como miembros de la empresa que representan y autorización o poder conferido por
parte del representante legal de la empresa que lo acredite como su representante para la
diligencia cuando se carezca de dicha facultad. Una sola persona solo podrá representar a una
empresa.
Los interesados en asistir a la visita técnica, deberán enviar al correo
[email protected] el nombre de la persona que asistirá a la visita técnica con su
respectivo número de identificación.
Sólo podrán asistir los interesados que hayan sido invitados a la presente solicitud privada de
ofertas o quienes previamente se hayan inscrito y hayan confirmado su asistencia vía e-mail a la
dirección [email protected] hasta el día jueves cinco (5) de septiembre de 2013
hasta las 12:00 m
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1.8. FECHA, HORA Y CONDICIONES DE LA ENTREGA DE OFERTAS
LAS OFERTAS deberán ser entregadas por el OFERENTE en la sede administrativa de EMTELCO
ubicadas en Calle 14 No. 52 A - 174, Sede Olaya, Medellín, hasta las 14:00 (hora local) del día
Viernes 13 de Septiembre de 2013
LAS OFERTAS deberán ser presentadas en original y copia debidamente foliadas, los cuales serán
puestos dentro de sobres o paquetes separados, debidamente cerrados y marcados con el número
de la contratación, objeto de la misma, nombre del OFERENTE e identificación del original y copia.
Igualmente, EL OFERENTE deberá entregar al menos una copia de su OFERTA en formato digital
(CD-ROM, DVD o memoria USB), y compatible con las herramientas MS Word y MS Excel.
En caso que las ofertas no estén debidamente foliadas, EMTELCO procederá a foliar la propuesta
en aquellos folios no estén numerados y será responsabilidad del OFERENTE que cualquier
documento de la misma se traspapele en desarrollo de dicha corrección.
Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar, EMTELCO no asumirá responsabilidad alguna, en
caso de que la OFERTA sea traspapelada o abierta prematuramente.
Si la OFERTA es enviada por correo, debe hacerlo con suficiente antelación para que sea recibida
en la dirección mencionada anteriormente a más tardar, en la hora y fecha indicada para la
entrega de OFERTAS de la convocatoria. En todo caso, EMTELCO no será responsable del retardo
o extravío que se deriven de esta forma de presentación; las OFERTAS que se reciben después del
plazo fijado para la entrega de OFERTAS no serán tenidas en cuenta y podrán reclamarse por EL
OFERENTE directamente ante la Oficina de Compras y Logística.
EL OFERENTE sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de LA
OFERTA.
EMTELCO no será responsable, en ningún caso, de dichos costos, cualquiera que sea el resultado
de la contratación.
Cualquier omisión o mala interpretación de los TÉRMINOS DE REFERENCIA, es responsabilidad
exclusiva del OFERENTE.
1.9. TÉRMINO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
EMTELCO realizará el estudio jurídico – contractual, técnico y financiero y la evaluación
económica para la evaluación de las OFERTAS, dentro de un término de hasta 10 días hábiles,
contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de la entrega de las OFERTAS.
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EMTELCO podrá a partir de esta etapa y hasta el momento de selección del contratista, solicitar
por escrito al OFERENTE, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, que
se alleguen los documentos necesarios para tal fin de cara a sustentar y aclarar el alcance de los
ofrecimientos.
INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN DE OFERTAS.
Una vez realizada la revisión preliminar de las ofertas, se comunicará a los oferentes el informe
ejecutivo de evaluación preliminar, el cual contendrá de forma resumida las evaluaciones
técnicas, contractuales, financieras y todas aquellas que de conformidad con la naturaleza del
objeto a contratar hayan sido establecidas en los términos de referencia.
1.10.
De igual manera se consignará el orden de evaluación preliminar, el cual, no tiene carácter
vinculante ni otorga derecho alguno al oferente calificado en primer lugar en el mismo y permite
a los oferentes mejorar los ofrecimientos realizados a EMTELCO en la etapa de contraoferta y
negociación.
PRESENTACIÓN DE CONTRAOFERTA.
Una vez puesto en conocimiento el informe preliminar de evaluación de ofertas, a aquellos
oferentes cuya oferta no haya sido eliminada o rechazada, de conformidad con los términos de
referencia, se les solicitará la presentación o formulación de mejoras a la oferta inicialmente
presentada, las cuales serán nuevamente calificadas en las condiciones indicadas en los términos
de referencia.
1.11.
La contraoferta sólo podrá versar sobre aspectos técnicos y/o económicos.
La contraoferta deberá presentarse en el formato establecido para tal propósito en el capítulo
segundo de los términos de referencia y a ésta sólo deberán acompañarse los formatos que
correspondan a los ofrecimientos mejorados.
Durante el plazo que se determine para la presentación de contraoferta, podrán presentarse
observaciones a la evaluación preliminar.
El agotamiento de la etapa de presentación de contraoferta no implica aceptación de la misma
ni otorga derechos a quien la presente, de perfeccionar el contrato.
NEGOCIACIÓN DIRECTA
EMTELCO podrá proceder a la negociación y ajuste de las condiciones ofertadas con quienes
hayan obtenido los dos mejores puntajes después de agotar la etapa de contraoferta.
1.12.
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En esta etapa no podrá haber cambios que desmejoren las condiciones técnicas, ni incremento en
los precios inicialmente ofrecidos por el proponente.
El agotamiento de la etapa de negociación con cualquiera de los oferentes no implica
aceptación de su oferta ni otorga derecho de perfeccionar el contrato.
INFORME EJECUTIVO DEFINITIVO
El informe definitivo de evaluación de Ofertas consiste en la decisión definitiva respecto a la
selección de alguna de las ofertas presentadas durante las etapas indicadas o respecto a la
desestimación de las mismas, la cual será notificada a los oferentes por el mismo medio para
comunicar las demás actuaciones del proceso, empleado durante la Selección de Ofertas.
1.13.
Cuando la misma corresponda a la selección del Contratista, se procederá a la formalización del
contrato en los términos de la Resolución JD-032-2013.
EMTELCO podrá proceder a la desestimación de las ofertas cuando a su juicio existan motivos que
impidan la selección de alguna de las ofertas. EMTELCO especificará las razones que conduzcan a
tal decisión.
1.14.
ASPECTOS VARIOS A CONSIDERARSE POR LOS OFERENTES
1.14.1. IMPUESTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES
Al preparar su OFERTA los OFERENTES deben tener en cuenta todos los impuestos, tasas y
contribuciones que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato,
el valor que ocasione la constitución de las garantías, así como las deducciones y retenciones a
que haya lugar, de acuerdo con la ley.
Serán por cuenta del OFERENTE todos los impuestos, tasas, contribuciones, retenciones,
constitución de garantías y en general cualquier gravamen asociado al objeto del contrato. Es
entendido que EMTELCO no está obligada a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro
documento destinado a que el OFERENTE obtenga exención del pago de impuestos o derechos a
su cargo, y derivados del contrato.
EMTELCO, descontará del valor del contrato, todas las retenciones a que haya lugar en el
momento de hacer los pagos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes sin dar lugar a
reclamaciones por parte del OFERENTE.
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1.14.2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR
EL OFERENTE debe garantizar en la carta de presentación de la OFERTA en forma escrita y
expresamente, que no se haya incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades para
contratar con EMTELCO, de acuerdo con la Ley 80 de 1.993, la Ley 1474 de 2011 y las demás
normas legales vigentes, afirmación que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento. La
comunicación deberá ser suscrita por el representante legal del oferente.
Además acepta con la presentación de su oferta que si llegare a sobrevenir inhabilidad o
incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste tiene la obligación de exponerla y de ceder el contrato
previa autorización escrita de EMTELCO, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un OFERENTE dentro de una
contratación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los
derechos surgidos del mismo.
La contravención de las anteriores prohibiciones, obligará al Representante Legal de EMTELCO a
dar por terminado el contrato y proceder a su Liquidación en el estado en que se encuentre si a
ello hubiere lugar, sin que haya lugar a reconocimiento o pago de indemnización alguna por parte
de EMTELCO a EL CONTRATISTA. Así mismo, quienes deseen participar, no deben encontrarse
reportados en el Boletín de Responsables Fiscales publicado por la Contraloría General de la
República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 o de lo contrario, EMTELCO
descalificará la OFERTA.
1.14.3. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA
CONTRA LA CORRUPCIÓN.
En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe
reportar el hecho al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha
Contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) 587 0555; vía fax al número telefónico: (1) 565
8671; la línea transparente del programa, al número telefónico: 01 8000 913040; o mediante el
diligenciamiento del formato de denuncia publicado en la página web:
www.anticorrupcion.gov.co el cual deberá ser enviado por correo electrónico, a la dirección:
[email protected]; enviada en forma física a la Calle 14 No. 7-19, piso 9 , Bogotá, D.C.
En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los presentes TÉRMINOS DE
REFERENCIA y el contrato que forma parte del mismo, el OFERENTE obrará con la transparencia y
la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran.
En el caso que EMTELCO comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un
OFERENTE durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere
lugar, podrá rechazar la respectiva OFERTA.
SO-0005-2013
Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar durante la ejecución del contrato, tales
circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato, de conformidad con las reglas
previstas para el efecto en la ley y en los presentes Términos de Referencia.
1.14.4. IDIOMA
Las OFERTAS, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo
referente al desarrollo del presente proceso se harán en idioma castellano.
1.14.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Si los documentos presentados incorporan información confidencial o privada, de acuerdo con la
ley colombiana debe indicarse claramente tal circunstancia en un anexo a la carta de presentación
y el documento considerado confidencial. En el caso de calificar una información como
confidencial, el OFERENTE debe señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación.
EMTELCO se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el
fin de verificar el cumplimiento de los requisitos.
EMTELCO, sus funcionarios y asesores, están obligados a mantener la confidencialidad de dicha
información, y sólo responderá por los perjuicios derivados de revelar la información confidencial
o privada que contenga las OFERTAS, en caso de dolo, o culpa grave de sus funcionarios o
asesores.
Los OFERENTES únicamente podrán hacer uso de la información contenida en estos términos para
efectos de la elaboración de sus OFERTAS. En el evento en que se llegare a causar perjuicios a
EMTELCO con ocasión del manejo de la información aquí contenida, los OFERENTES deberán
indemnizarlas por tal concepto.
La información que contiene estos términos de referencia es de uso exclusivo de EMTELCO y sólo
podrá ser utilizada con el fin de presentar oferta para este proceso de contratación, por
consiguiente queda absolutamente prohibido al proponente usarla para cualquier otro propósito
diferente.
1.14.6. DÍAS Y HORAS HÁBILES
Para el cómputo de los días y horas hábiles a los que se refiere el presente proceso de Selección,
se entiende por días y horas hábiles los días lunes a viernes no festivos en el horario comprendido
entre las siete de la mañana (7:00 AM) y las seis de la tarde (6:00 PM) del correspondiente día.
CAUSALES DE RECHAZO O ELIMINACIÓN DE LA PROPUESTAS
Habrá lugar a la eliminación o rechazo de las OFERTAS en los siguientes casos y por ende no serán
evaluadas:
A.) Cuando se presente dos o más OFERTAS por un mismo OFERENTE.
B.) Cuando no acredite legalmente la existencia o representación legal.
1.15.
SO-0005-2013
C.) Cuando el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de incompatibilidad
o inhabilidad establecidas en la ley 80 de 1993, articulo 8, así como en las demás normas
legales vigentes.
D.) Cuando la carta de presentación de la oferta, o la comunicación de la correspondiente
contraoferta no esté debidamente firmada por el representante legal o se inserte algún
tipo de reproducción mecánica de la firma de éste, caso en el cual se entenderá como no
presentada.
E.) Cuando la carta de presentación de la oferta o la comunicación de la correspondiente
contraoferta NO SE PRESENTE EN EL FORMATO indicado en los presentes TÉRMINOS DE
REFERENCIA, esto implica la inclusión de cualquier texto o manifestación distintas a las
allí expresadas o la inclusión de textos adicionales.
F.) Cuando la OFERTA o Contraoferta, según sea el caso, sea presentada por el OFERENTE en
forma extemporánea.
G.) Cuando el OFERENTE no se encuentre inscrito o no haya sido invitado previamente a
participar.
H.) Si el OFERENTE no constituye la garantía de seriedad de la OFERTA.
I.) Capacidad Financiera: El no cumplimiento de los parámetros mínimos establecidos por
EMTELCO
J.) El no cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios.
K.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra reportado en la
lista CLINTON
L.) Si la razón social o establecimiento comercial del OFERENTE se encuentra embargada.
M.) Cuando haya algún condicionamiento o no aceptación a algún punto de los términos de
referencia y a juicio de EMTELCO, aquellos afecten la ejecución del contrato en los
términos requeridos por la entidad. Se entiende incluidas dentro de estas condiciones,
cualquier aceptación condicionada de las condiciones contractuales del Capítulo IV de los
presentes Términos de Referencia.
N.) Cuando habiéndose solicitado una aclaración a la OFERTA, EL OFERENTE no hubiese dado
respuesta, la misma no sea satisfactoria respecto de la aclaración o la misma haya sido
extemporánea respecto del término preclusivo indicado por EMTELCO.
SO-0005-2013
CAPÍTULO II – INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA
2.1. CONDICIONES MÍNIMAS PARA PARTICIPAR
Podrán participar personas jurídicas que dentro de su objeto social se encuentre estipulado la
comercialización de bienes o servicios iguales o similares a los del objeto de la presente solicitud
de cotización. Los proponentes deberán participar individualmente, es decir, que no se permiten
ni consorcios, ni uniones temporales. Los demás requisitos exigidos a los oferentes en los
TÉRMINOS DE REFERENCIA deben acreditarse mediante los documentos expedidos por la entidad
y/o autoridad competente conforme a la ley colombiana, y deberán cumplir con los siguientes
requisitos generales a efectos de considerar la validez de la participación en la presente
SELECCIÓN DE OFERTAS.
2.2. VALOR DE LA PROPUESTA
Se podrán cotizar precios en pesos colombianos y los precios ofertados que sean aceptados por
EMTELCO, se mantendrán fijos y firmes durante el plazo de ejecución del contrato, de
conformidad con las condiciones contractuales establecidas en los presentes términos de
referencia.
2.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
La OFERTA deberá contener claramente el nombre y la dirección comercial del OFERENTE y
deberá estar firmada por el OFERENTE.
Para presentar su OFERTA, EL OFERENTE debe anexar la siguiente documentación:
2.3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2013
Señores
EMTELCO
Medellín
Asunto: Carta de Presentación de la Propuesta SO-002-2013
De acuerdo con lo que se estipula en la solicitud de OFERTA, el suscrito habiendo examinado
cuidadosamente términos de la misma y bajo la manifestación de que toda modificación a la
solicitud de OFERTA está expresamente indicada en nuestra OFERTA.
SO-0005-2013
Declaramos no tener pleitos pendientes o reclamación judicial o extrajudicial alguna contra
EMTELCO S.A. por ningún concepto.
Con la presentación de nuestra oferta manifestamos aceptar sin condicionamiento todas y cada
una de las condiciones contractuales del capítulo IV de los Términos de Referencia.
Mantendremos vigente nuestra OFERTA durante el término establecido por la solicitud de
OFERTA.
Declaramos conocer y acatar todas las normas que regulan la contratación de EMTELCO S.A.,
manifestamos bajo la gravedad del juramento que no estamos incursos en inhabilidades o
incompatibilidades para contratar con EMTELCO S.A. y que de sobrevenir alguna causal de
inhabilidad o incompatibilidad, siendo contratista de EMTELCO S.A., cederemos el contrato, previa
autorización escrita de EMTELCO S.A. y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar
su ejecución. Con la presentación de nuestra oferta autorizamos expresamente a EMTELCO S.A a
consultar en las bases de datos públicas o privadas, toda la información que considere necesaria
para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos dentro del proceso de contratación.
Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus
socios, así como los recursos que se emplearán en el desarrollo de las eventuales relaciones
comerciales con EMTELCO S.A., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición
indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con EMTELCO S.A.,
Conocemos que EMTELCO S.A. se ha adherido voluntariamente al Pacto Mundial de las Naciones
Unidas comprometiéndose con la protección de los Derechos Humanos, del medio ambiente,
manteniendo altos estándares laborales, y luchando contra la corrupción, y que encamina sus
esfuerzos en el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Igualmente que tenemos pleno conocimiento que EMTELCO S.A. excluye de sus políticas de
contratación, cualquier pago, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener
beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que
cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse dará
lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las
acciones legales que haya a lugar.
Conocemos que EMTELCO S.A. rechaza cualquier forma de trabajo infantil o cualquier forma de
trabajo forzado y no apoya ninguna actividad que ponga en riesgo la integridad física y psicológica
de ningún menor.
SO-0005-2013
Tratamos a nuestros empleados y contratistas con dignidad y respeto, evitando cualquier forma
de discriminación o violencia, asegurando la igualdad de oportunidades entre nuestros empleados
y declaramos que durante la vigencia de la relación con EMTELCO estaremos al día en nuestras
obligaciones de salarios y prestaciones sociales a nuestros empleados así como de los parafiscales
correspondientes y nos comprometemos a estarlo durante toda la vigencia de las relaciones con
EMTELCO S.A.
Garantizamos procurar por tener identificados y controlados los potenciales riesgos ambientales y
de salud ocupacional que puedan generarse por el normal desarrollo de nuestras actividades y que
cumplimiento con la normatividad ambiental y de salud ocupacional que nos es aplicable.
Manifestamos haber leído y entendido todas y cada una de las condiciones indicadas en los
presentes términos de referencia, de igual manera manifestamos aceptar totalmente y sin
condicionamientos dichas estipulaciones, así como el contenido de los demás anexos y formatos
que se acompañan a los Términos de Referencia
Con la presentación de la presente oferta manifestamos conocer íntegramente la normatividad
que regula la actividad económica de nuestro objeto social, así como aquella que particularmente
se ocupa de los bienes y servicios relacionados con el contrato. En tal sentido y en caso de que se
nos seleccione como contratista, nos comprometemos a indemnizar cualquier daño, directo,
indirecto o consecuencial que llegare a sufrir EMTELCO S.A. como consecuencia de la ejecución del
contrato.
Atentamente,
-
Nombre del OFERENTE
Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal
Garantía de Seriedad No.
Vigencia de la Garantía:
Valores asegurados:
2.3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA CONTRAOFERTA (APLICA PARA QUIENES DEBAN
PRESENTAR CONTRAOFERTA)
OFERTA #____ Día ___ Mes____ de 2013
Señores
EMTELCO
SO-0005-2013
Medellín
Asunto: Presentación de contraoferta.
En atención de la solicitud de contraoferta realizada por EMTELCO, anexo a la presente las nuevas
condiciones técnicas y económicas aplicables a nuestra oferta inicialmente presentada dentro del
proceso de Solicitud de Oferta No.__________________, en fecha _________.
Atentamente,
-
Nombre del OFERENTE
Nombre, firma y número de cédula del Representante Legal
Garantía de Seriedad No.
Vigencia de la Garantía:
Valores asegurados:
2.3.2. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA PERSONA JURÍDICA
Expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, debidamente suscrito por el
Representante Legal del OFERENTE, quien deberá firmar autógrafamente. El Formato único de
hoja
de
vida
puede
obtenerse
en
la
siguiente
dirección:
http://www.dafp.gov.co/dmdocuments/hvidapersonajuridica.pdf
2.3.3. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
EL OFERENTE, deberá anexar el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara
de Comercio, en el que se indique el objeto de la sociedad y las facultades del representante o
gerente, según sea el caso. La anterior certificación deberá haber sido expedida con fecha no
mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de entrega de la OFERTA y en él
deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y cinco (5) años más.
2.3.4. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL
Si el Representante Legal del OFERENTE tiene limitaciones para realizar contrataciones de
determinada cuantía, deberá adjuntar la autorización del órgano social competente para
presentar OFERTA y perfeccionar el contrato a que hace alusión la OFERTA.
SO-0005-2013
2.3.6 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO QUE LO AUTORICE A OPERAR EN LA JURISDICCIÓN
DONDE SE VAYA A PRESTAR EL SERVICIO: MEDELLÍN Y SU ÁREA METROPOLITANA, RIONEGRO
ANTIOQUÍA, BOGOTÁ, CALÍ, QUÍNDIO EN LAS MODALIDADES DE VIGILANCIA FIJA Y
MONITOREO EXIGIDAS POR EMTELCO.
La licencia debe encontrarse vigente a la fecha del cierre de la licitación y dos (2) meses más; en
caso que el vencimiento se encuentre dentro del citado lapso, el oferente debe allegar además, la
solicitud de renovación de la licencia, debidamente radicada ante la Superintendencia de
Vigilancia y seguridad Privada.
2.3.5. AUTORIZACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y
MONITOREO PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS Y/O MATERIALES,
REQUERIDOS Y OFRECIDOS PARA LA ADECUADA Y EFICIENTE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
DE VIGILANCIA.
Así como copia vigente de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, contra los riesgos de
uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada y la póliza del
mismo tipo que cubra los daños y lesiones personales causados a terceros.
2.3.6. LICENCIA DEL MINISTERIO DE COMUNICACIONES PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES DE
TELECOMUNICACIONES EN LAS REGIONES DONDE SE PRESTE EL SERVICIO, PERMISO
PARA EL USO DEL ESPECTRO RADIOELÉCTRICO REQUERIDO PAR LA MISMA Y
AUTORIZACIÓN DE LA RED PRIVADA, VIGENTE A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
PROPUESTA
El proponente debe allegar con la propuesta copia de la resolución vigente de la licencia para
desarrollar actividad de telecomunicaciones, permiso del uso del espectro radioeléctrico y
autorización de red privada de conformidad con lo señalado en los artículos 3° y 5° del Decreto
930 de 1992, expedida por el Ministerio de Comunicaciones.
En caso de encontrarse en trámite de renovación, deberá presentar adicionalmente copia del
radicado expedido por el Ministerio de Comunicaciones y constancia de encontrarse en trámite.
El proveedor, de conformidad al esquema de comunicación que ofrezca deberá presentar la
relación de equipos que destinará para prestar este servicio debidamente discriminado.
2.3.7. PERMISOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PARA LA TENENCIA O PARA EL
PORTE DE ARMAS OFRECIDAS
SO-0005-2013
El proponente debe anexar copia de los permisos para la tenencia o para el porte de armas
expedido por el Ministerio de defensa Nacional. Así mismo, deberá adjuntar el listado de las
armas con las que se prestará el servicio a EMTELCO expedido por la Entidad antes relacionada,
cuya vigencia no sea inferior a treinta (30) días a la fecha de cierre del proceso de contratación
2.3.8. PÓLIZA DE USO INDEBIDO DE ARMAS DE FUEGO
El proponente deberá allegar con su propuesta, fotocopia legible, la cual hará las veces del
original de la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual contra los riesgos de uso
indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada.
2.3.9. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE UNIFORMES.
Descripción de Uniformes y Distintivos con su respectiva autorización expedida por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. (Dec. 1979 de 2001, Res. 2350 y 797 de 2001
y Circular 009 de 2002, de la Superintendencia de Vigilancia).
2.3.10. PAZ Y SALVO EXPEDIDO POR LA DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
PRIVADA
El oferente deberá anexar paz y salvo vigente a la fecha de cierre del presente proceso, expedida
por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para corroborar las posibles multas y
sanciones que se le hayan impuesto por incurrir en faltas que afectan el servicio tanto de
vigilancia física como de monitoreo durante los últimos cinco (5) años.
2.3.11. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL
Si el Representante Legal del OFERENTE tiene limitaciones para realizar contrataciones de
determinada cuantía, deberá adjuntar la autorización del órgano social competente para
presentar OFERTA y suscribir el contrato a que hace alusión la OFERTA.
2.3.12. RESPUESTA PUNTO A PUNTO
Para efectos de garantizar la adhesión del contratista que se seleccione a las exigencias
establecidas por EMTELCO, establecidas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA los OFERENTES
deberán responder PUNTO POR PUNTO, en documento aparte y en forma separada, todos y cada
uno de los numerales de estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, en lo solicitado en cada numeral,
dándose por enterado y aceptándolos sin condicionamiento, ó no aceptándolos, caso en el cual
EMTELCO decidirá según su conveniencia, rechazar o no la OFERTA o solicitar las aclaraciones que
estime convenientes para esos mismos efectos.
Igualmente, incluirá con la OFERTA, toda la información técnica disponible de acuerdo con lo
solicitado en el Capítulo V de estos Términos de Referencia y la información financiera solicitada.
SO-0005-2013
En caso de no hacer esta manifestación en la forma solicitada en este numeral, se entenderá que
el OFERENTE acepta sin condicionamientos todos y cada uno de los numerales, formatos y anexos
de los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA y los documentos que los aclaren y modifiquen, de
conformidad con la manifestación hecha en la carta de presentación.
EMTELCO no admitirá aceptaciones condicionadas respecto de las condiciones contractuales del
Capítulo IV de los presentes términos de referencia
2.3.13. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT
EL OFERENTE deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.
2.3.14. CERTIFICACIÓN BANCARIA
EL OFERENTE deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.
2.3.15. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
EL OFERENTE deberá anexar correctamente diligenciado el formato de registro de proveedores
que se encuentra publicado en el siguiente link
http://www.EMTELCO.com.co/images/normatividad/matricula_proveedores.xls
2.3.16. DOCUMENTOS FINANCIEROS
Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a cuatro (4)
dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del Revisor Fiscal o
Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos años de cierre
contable y fiscal1, debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor
Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes
disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como del revisor
fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de origen, los
OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de su país
Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados
Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o Auditor
Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y en PESOS
COLOMBIANOS.
Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2) últimos
años.
1
Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados contablemente al 31 de
Diciembre y de los cuales se hallan presentado su respectiva declaración de renta
SO-0005-2013
2.3.17. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002
EL OFERENTE, deberá anexar la certificación expedida por el revisor fiscal cuando este exista de
acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante legal en la cual se acredite el pago de
los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de
compensación familiar, ICBF y SENA cuando de ello haya lugar, de los últimos seis (6) meses lo
anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002.
Dicha certificación deberá ser expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con
los requerimientos de la ley, o por el representante legal de la sociedad. En este caso, el
OFERENTE deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por no menos de seis (6)
meses anteriores a la fecha de presentación de su OFERTA. En el evento de que la sociedad no
tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su
constitución. La mencionada certificación deberá estar firmada autógrafamente por quien
corresponda.
2.3.18. FORMATOS.
EL OFERENTE deberá aportar diligenciados los formatos para la presentación de su OFERTA
incluidos en los presentes TÉRMINOS DE REFERENCIA, así como toda la documentación que
acredite la información consignada en los mismos.
2.3.19. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
La OFERTA deberá estar acompañada de una Garantía de Seriedad A FAVOR DE ENTIDADES
ESTATALES emitida de conformidad con los artículos 118 y siguientes del decreto 1510 de 2013.
En todos los casos, figurando como afianzado o beneficiario EMTELCO, conforme las regulaciones
de la Ley 80 de 1.993 y normas concordantes.
Dicha garantía será respaldada con la firma del afianzado, el sello de cancelado o comprobante de
pago por parte del asegurador, por una cuantía del Diez por ciento (10%) del valor total de
Presupuesto oficial estimado.
La vigencia de esta garantía será igual a la validez de la OFERTA (75 días calendario), contada a
partir de la fecha de entrega de las OFERTAS.
La garantía de seriedad de la OFERTA cubrirá todos los riesgos previstos en los artículos 118 y
siguientes del decreto 1510 de 2013.
En cualquier caso que EMTELCO decida ampliar el plazo para la adjudicación, EL OFERENTE
deberá ampliar la vigencia de la póliza de seriedad en un término igual a la ampliación.
La no presentación de la garantía de seriedad de la OFERTA será causal de rechazo de la OFERTA.
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EMTELCO no está dispuesta a aceptar, ni a aprobar pólizas de garantía otorgadas por la sociedad
“EL CÓNDOR S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS GENERALES”, mediante las cuales se pretenda cubrir
los riesgos propios de esta contratación.
2.4. DOCUMENTOS SANEABLES
En caso que algunos de los documentos solicitados en este capítulo, salvo la carta de
presentación, los formatos referentes a la oferta y la póliza de seriedad de la OFERTA, no sean
allegados con la OFERTA, EMTELCO podrá solicitarlos. En este evento el OFERENTE deberá allegar
los documentos en los términos establecidos por EMTELCO o de lo contrario descalificará la
OFERTA.
Si alguno de los documentos no se anexa a la OFERTA en la forma establecida por EMTELCO en los
presentes términos, EMTELCO podrá solicitar su corrección, para lo cual el OFERENTE deberá
sanearlos en el término que EMTELCO determine o de lo contrario se descalificará la OFERTA.
2.5. VALIDEZ DE LA OFERTA
EL OFERENTE se obliga a mantener su OFERTA sin modificación de ninguna índole por un término
de SETENTA Y CINCO (75) días calendarios contados a partir de la fecha de recibo y apertura de la
OFERTA. Durante dicho lapso EMTELCO comunicará la selección del contratista o informará la
decisión de no contratar, según corresponda.
Si EMTELCO decide ampliar el plazo para la selección del contratista, EL OFERENTE deberá ampliar
la validez de ésta por el término requerido.
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CAPÍTULO III - ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
3.
3.1. ANÁLISIS DE LA OFERTA
Sólo se analizaran las ofertas de los proponentes que hayan asistido a la VISITA TÉCNICA descrita
en el numeral 1.17, así, después del recibo de la OFERTA, EMTELCO determinará si está completa,
si hay errores aritméticos en la OFERTA, si ésta se ajusta sustancialmente a los documentos de la
solicitud, si la Garantía de Seriedad ha sido correctamente constituida, si los documentos están
debidamente presentados y si la OFERTA reúne las condiciones requeridas en estos TÉRMINOS
DE REFERENCIA contractual.
3.2. EVALUACIÓN DE LA OFERTA
Una vez que EMTELCO haya determinado que la OFERTA se ajusta a los documentos de la
solicitud, procederá a su evaluación, teniendo en cuenta criterios contractuales, técnicos y
económicos en el siguiente orden:
3.2.1. EVALUACIÓN CONTRACTUAL
Se verificará que la OFERTA presente todos los documentos exigidos en el CAPÍTULO II INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA OFERTA, y que éstos cumplan con los requisitos
establecidos.
3.2.2. EVALUACIÓN FINANCIERA
Los OFERENTES deberán presentar los Estados Financieros abiertos a nivel de cuenta a cuatro (4)
dígitos, con las respectivas Notas a los estados financieros y el Dictamen del Revisor Fiscal o
Auditor Externo. Los estados financieros solicitados serán de los dos (2) últimos años de cierre
contable y fiscal2, debidamente firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor
Fiscal con adición de una fotocopia de la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes
disciplinarios expedido por la junta central de contadores, tanto del contador como del revisor
fiscal. En caso de que la certificación y la auditoria no sean exigencia del país de origen, los
OFERENTES deberán presentar el equivalente exigido, de acuerdo con las normas de su país
Para los OFERENTES extranjeros o para los integrantes extranjeros del OFERENTE, los Estados
Financieros y sus respectivas Notas, así como el Dictamen o informe del Revisor Fiscal o Auditor
Externo, o su equivalente, deben presentarse TRADUCIDOS AL ESPAÑOL y en PESOS
COLOMBIANOS.
2
Entiéndase por cierre contable y fiscal, los estados financieros cerrados contablemente al 31 de
Diciembre y de los cuales se hallan presentado su respectiva declaración de renta
SO-0005-2013
Los OFERENTES deberán presentar fotocopia de las declaraciones de renta de los dos (2) últimos
años.
Con el fin de verificar la solidez financiera, EL OFERENTE deberá cumplir con los siguientes
indicadores financieros:
3.2.2.1. ÍNDICE DE LIQUIDEZ:
Para participar se requiere que EL OFERENTE se encuentre en un margen igual o mayor a 1,1
según EMTELCO verifique en los Estados Financieros solicitados. Será medida como Activo
Corriente sobre Pasivo Corriente para cada año (2011 y 2012), sumando el resultado de cada uno
de los años y promediando su resultado. En caso contrario, la OFERTA será descalificada.
Razón corriente
=
Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
3.2.2.2. ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO:
Para participar en la contratación, se requiere un índice de endeudamiento no superior al
Ochenta por ciento (80%) según estados financieros solicitados (años 2011 y 2012), sumando el
resultado de cada uno de los años y obteniendo un resultado promedio. En caso contrario, la
OFERTA será descalificada.
Endeudamiento Total
=
Pasivo Total
Activo Total
x 100
3.2.2.3. CAPITAL DE TRABAJO
Para participar en la contratación, se requiere que el capital de trabajo del oferente sea igual o
superior al cincuenta por ciento (50%) del valor de la oferta presentada, medido como "Activo
Corriente – Pasivo Corriente” y se obtiene un promedio sumando el resultado de los dos años
suministrados y dividiéndolo por dos. En caso contrario, la OFERTA será descalificada.
1.15.1. EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
Se revisará el cumplimiento de las especificaciones técnicas y la presentación de los documentos
solicitados.
Cualquier incumplimiento de las características básicas obligatorias, será motivo de
descalificación y no se realizarán las evaluaciones subsiguientes.
SO-0005-2013
Para la evaluación, las propuestas se dividirán en las siguientes categorías y podrá ser adjudicada
de acuerdo a las mismas:

CATEGORÍA 1. Administración y Operación del servicio de CCTV.

CATEGORÍA 2. Administración y operación del servicio de CCTV y Servicios de Vigilancia y
Seguridad privada

CATEGORÍA 3 Servicios de Vigilancia y Seguridad privada.
La calificación de cada propuesta se hará conforme a los siguientes criterios:
FACTOR
SÍMBOLO
Precio
Experiencia
Cumplimiento en Contratos Anteriores
TOTAL
(PR)
(EX)
(CU)
Puntaje
CALIFICACIÓN
MÁXIMA
300
200
150
650
El OFERENTE favorecido será aquel que obtenga el mayor puntaje.
El puntaje para cada uno de los factores se obtiene al aplicar la siguiente metodología:
1.15.1.1.
PRECIO (PR) (300 PUNTOS)
La calificación del precio se asignará partiendo del valor más bajo para cada uno de los puestos
de vigilancia fija requeridos por EMTELCO, el cual tendrá la calificación máxima del puntaje
establecido para el respectivo puesto. Las demás OFERTAS, se calificarán de acuerdo al precio
ofrecido de conformidad con la siguiente fórmula:
Repartidos de la siguiente manera:
CATEGORIA 1
DESCRIPCIÓN
PUNTAJE
Olaya CCTV, operador medios tecnológicos 24 horas (L-D) Sin Arma
100
Olaya Jefe de puesto, Servicio de seguridad 12 horas diurnas (L-S) Sin
Arma CCTV
200
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TOTAL
300
CATRGORIA 2
DESCRIPCIÓN
Av. Mall Portería, Servicio de seguridad 24 horas Sin arma (L-D)
PUNTAJE
11
Olaya rondero, servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
11
Olaya Portería principal, Servicio de seguridad 24 horas con arma (L- 11
D)
Olaya Portería apoyo, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin arma 11
08:00 – 20:00 (L-S)
Olaya Portería vehicular, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin 11
arma 06:00 – 18:00 (L-S)
Olaya torniquetes, servicio de seguridad 12 horas diurnas 06:00 – 11
18:00 (L-S) Sin Arma
Olaya Portería Calle 16, Servicio de seguridad horas con arma 12 11
horas diurnas 06:00 – 18:00 (L-S)
Olaya torniquetes apoyo, servicio de seguridad 8 horas diurnas 14:00 17
– 22:00 (L-S) Sin Arma
20
Arma
20
Arma CCTV
11
Olaya CCTV, operador medios tecnológicos 24 horas (L-D) Sin Arma
Mag Rondero, Servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
11
Mag torniquete 3er piso, Servicio de seguridad 12 horas (L-S) Sin 11
Arma
SO-0005-2013
Mag torniquete 4to piso, Servicio de seguridad 12 horas (L-S) Sin 11
Arma
Interbolsa; Servicio de seguridad 6:00 – 21:00 (L-V); 7:00 – 16:00 (S);
15
7:00 – 15:00 (D y F) Sin Arma
Banco Popular; Servicio de seguridad, 6:45 – 21:00 (L-J); 6:45 – 22:00
15
(V-S); 9:00 – 19:00 (D y F) Sin Arma
Banco Londres; Servicio de seguridad, 6:00 – 22:00 (L-V); 7:45 – 18:00
15
(S); 9:00 – 17:00 (D y F) Sin Arma
Bodega Medellín I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado externo 11
(L-D)
11
Bodega Medellín I&R, Servicio de seguridad 12 (L-S) Con Arma
Bodega Cali I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Pereira I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Bogotá; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Quindío; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
11
11
11
11
Nueva Sede Administrativa, Servicio de seguridad 24 horas con arma 11
(L-D)
TOTAL 300
CATEGORIA 3
DESCRIPCIÓN
1
2
Olaya Rondero, servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
3
Olaya Portería principal, Servicio de seguridad 24 horas con arma (L-D)
4
5
6
PUNTAJE
13
13
13
Olaya Portería apoyo, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin arma 08:00 –
20:00 (L-S)
13
Olaya Portería vehicular, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin arma 06:00
– 18:00 (L-S)
13
Olaya torniquetes, servicio de seguridad 12 horas diurnas 06:00 – 18:00 (L-S) 17
Sin Arma
SO-0005-2013
7
8
9
Olaya Portería Calle 16, Servicio de seguridad horas con arma 12 horas diurnas
06:00 – 18:00 (L-S)
17
Olaya torniquetes apoyo, servicio de seguridad 8 horas diurnas 14:00 – 22:00
(L-S) Sin Arma
13
Olaya Jefe de puesto, Servicio de seguridad 12 horas diurnas (L-S) Sin Arma
10 Mag Rondero, Servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
16
13
11 Mag torniquete 3er piso, Servicio de seguridad 12 horas (L-S) Sin Arma
13
12 Mag torniquete 4to piso, Servicio de seguridad 12 horas (L-S) Sin Arma
13
Interbolsa; Servicio de seguridad 6:00 – 21:00 (L-V); 7:00 – 16:00 (S); 7:00 –
15:00 (D y F) Sin Arma
15
Banco Popular; Servicio de seguridad, 6:45 – 21:00 (L-J); 6:45 – 22:00 (V-S);
14
9:00 – 19:00 (D y F) Sin Arma
15
Banco Londres; Servicio de seguridad, 6:00 – 22:00 (L-V); 7:45 – 18:00 (S); 9:00
15
– 17:00 (D y F) Sin Arma
15
13
16 Bodega Medellín I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado externo (L-D)
17 Bodega Medellín I&R, Servicio de seguridad 12 (L-S) Con Arma
13
13
18 Bodega Cali I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado (L-D)
13
19 Bodega Pereira I&R, Servicio de seguridad 24 horas armado (L-D)
12
20 Bodega Bogotá; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
12
21 Bodega Quindío; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
12
22 Nueva Sede Administrativa, Servicio de seguridad 24 horas con arma (L-D)
13
TOTAL 300
FORMULA PRECIO
Puntaje Propuesta Analizada
(Menor Valor por puesto entre todas las ofertas)
---------------------------------------------------------------- * Número de puntos del servicio
SO-0005-2013
Valor del Servicio de la Propuesta Analizada
1.15.1.2.
CALIFICACIÓN DE EXPERIENCIA (EX) (200 PUNTOS)
El proponente deberá certificar una experiencia que corresponda como mínimo a una cuantía
igual o superior a la de la presente solicitud privada de cotizaciones. Para tal efecto podrá aportar
máximo hasta (3) contratos celebrados con entidades públicas o privadas en Colombia, los cuales
deberán reunir las siguientes características:




Objeto igual o similar al de la presente solicitud de cotización, en las mismas modalidades
de vigilancia requeridas por EMTELCO
Contratos suscritos o ejecutados desde el año 2008 hasta la fecha.
La prestación del servicio debió haberse ejecutado en inmuebles donde el tránsito de
personas sea igual superior a 2000 personas día
Ningún contrato podrá ser inferior al veinte (20 %) por ciento del presupuesto oficial
estimado de la presente solicitud de cotización
El análisis de la experiencia, se realizará teniendo en cuenta para efectos de determinar tanto la
mayor experiencia como la experiencia analizada, la sumatoria del valor antes de IVA de todos los
contratos aportados o certificados por el oferente. La calificación se hace con base en la
experiencia más alta, la cual tendrá una calificación de 200 puntos, las otras ofertas se evalúan con
base en la fórmula.
Para la evaluación de la experiencia, el oferente deberá diligenciar el formato respectivo y aportar
las certificaciones correspondientes las cuales deberán especificar los siguientes datos:








Nombre del contratista
Nombre del contratante
Fecha de expedición del certificado
Objeto del contrato
Valor del contrato
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Porcentaje de participación si fue ejecutado con alguna forma de asociación
FÓRMULA: EX = (Experiencia Oferta Analizada / Proveedor Mayor Experiencia) * 200
1.15.1.3.
CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS ANTERIORES (CU). (150 PUNTOS)
SO-0005-2013
El demérito o disminución en el puntaje de cumplimiento se aplicará a los casos en los que el
proponente haya sido objeto de “multas” o de incumplimientos que hayan dado lugar a la
terminación de un contrato anterior.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los
que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones al Contratista o a su
obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. Adicionalmente, serán
consideradas las multas o sanciones aplicadas por la Superintendencia de Vigilancia en el periodo
de dos (2) años anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación.
En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en
firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada
correspondiente dentro de los dos (2) últimos años contados desde la fecha límite para la
presentación de las ofertas.
En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un Contratista durante la
ejecución de un contrato con EMTELCO, se entiende por firme o aplicado el acto correspondiente,
así: (i) En la fecha de la comunicación mediante la cual EMTELCO le informa al Contratista que se
ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, cuando el
Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en
cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento, y (ii) Al
día hábil siguiente de la fecha de vencimiento del término que se le concede al Contratista para
que exponga las razones de su incumplimiento, sin que haya hecho uso de dicha facultad.
El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto
respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de
veinte (20) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.
El proponente que tenga cinco o más multas tendrá una calificación de cero (0) puntos en este
factor.
En los casos de incumplimiento que den lugar a la terminación de un contrato, no se le reconocerá
puntaje alguno al proponente en este factor o aspecto.
El Contratista debe informar en el formulario incluido en el formato de evaluación técnica y
económica las multas e incumplimientos en contratos celebrados con entidades estatales o
privadas.
Adicionalmente, debe anexar un certificado de sanciones, expedido por la Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada, en el cual se pueda establecer con claridad en qué tipo de faltas ha
incurrido el proveedor en los últimos dos años a la fecha límite de entrega de ofertas.
SO-0005-2013
3.2.3. CRITERIOS DE DESEMPATE:
En caso tal que dos o más propuestas resulten empatadas una vez agotada tanto la etapa de
contraoferta como la de negociación, EMTELCO tendrá en cuenta las siguientes pautas para
seleccionar el mejor precio:
A) Servicios adicionales complementarios al servicio
B) Factor Experiencia (A la propuesta que mayor puntaje haya obtenido en este factor)
C) En caso de empate aplicado los anteriores factores, se aplicará lo dispuesto en el literal A del
artículo 24 de la ley 361 de 1997
D) A la empresas que se haya adherido al Pacto Mundial.
POR SORTEO: en el evento de persistir el empate se citarán las empresas que su calificación
genere empate entre ellas, en cuya presencia se realizará el sorteo como se indica a continuación:
se colocarán en una bolsa no transparente en donde se depositaran un número de balotas igual al
número de empresas que presentan empates de color azul excepto una balota de color rojo. Los
representantes de las empresas citadas sacarán una balota en donde el representante de la
empresa que saque de la bolsa la balota roja será a quien se seleccione como contratista.
SO-0005-2013
CAPÍTULO IV – CONDICIONES CONTRACTUALES APLICABLES
Los siguientes numerales serán aplicables integralmente a la relación contractual de EMTELCO
con EL CONTRATISTA una vez sea seleccionado.
4.1. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Y ORDEN DE INTERPRETACIÓN
Forman parte del contrato los documentos que se indican a continuación:
A) Los TÉRMINOS DE REFERENCIA contractuales, así como las aclaraciones y las
modificaciones a los mismos, con base en los cuales el OFERENTE presentó su OFERTA.
B) Los Certificados de disponibilidad presupuestal
C) La OFERTA del CONTRATISTA en cuanto haya sido aceptada por EMTELCO y todos sus
anexos y aclaraciones.
D) Las modificaciones contractuales, aclaraciones o cambios a la relación contractual que
convengan por escrito las partes durante la ejecución del contrato
E) Las normas vigentes aplicables, legales y las internas de EMTELCO.
F) Las garantías solicitadas
Los términos de referencia, así como cualquier otro documento que suscriban las partes por
escrito, tienen prelación sobre la oferta del contratista, la cual estará en todo momento
subordinada en su interpretación a los documentos ya indicados.
4.2 CONFIDENCIALIDAD.
Toda la información recibida por EL CONTRATISTA que sea conocida en la ejecución del contrato,
tendrá carácter confidencial, obligación esta que será amparada por la cláusula de INDEMNIDAD.
EL CONTRATISTA reconoce que durante la ejecución del contrato tendrá acceso a información de
carácter confidencial de EMTELCO, por lo tanto, se obliga para con EMTELCO a mantener la
confidencialidad de la información que llegue a conocer. En virtud de esta cláusula, EL
CONTRATISTA se compromete a garantizar por todos los medios a su alcance, que los empleados
a su servicio y demás personas autorizadas, respetarán la obligación de secreto y confidencialidad
sobre cualquier información recibida u obtenida en las investigaciones, estudios y análisis que
adelanten durante el tiempo que dura la ejecución del contrato y un (1) año más. EL
CONTRATISTA mantendrá y hará que sus empleados y todas aquellas personas que con su
consentimiento hayan participado en la ejecución del contrato, mantengan la confidencialidad y
no divulguen, vendan, concedan copias, transfieran o enajenen de otro modo la documentación o
la información recogida durante el proceso de ejecución del contrato de un modo que no sea el
permitido por parte de EMTELCO.
SO-0005-2013
4.3. ALCANCE DEL CONTRATO MARCO.
EL CONTRATISTA entiende y acepta que el contrato a ejecutar corresponde a un suministro de
bienes/o que se desarrollará a través de un CONTRATO MARCO de carácter indeterminado, en el
cual se plasman, entre otros, los parámetros y condiciones generales del objeto a contratar y que
se concreta en cada una de las órdenes de suministro que solicite EMTELCO al CONTRATISTA, las
cuales formarán parte integral del CONTRATO MARCO. Sin embargo, EL CONTRATISTA debe tener
en cuenta que EMTELCO podrá no solicitar requerimientos durante el tiempo de ejecución del
contrato, sin que por este último evento se generen el pago de indemnizaciones o perjuicios
Todas las órdenes de suministro deberán contener la descripción de las siguientes características:
cantidad y especificaciones de los bienes a proveer precios y demás condiciones que se consideren
necesarias para el cumplimiento de cada orden de suministro.
4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN.
El plazo de ejecución del contrato inicia el 1 de Octubre del 2013 y termina el 30 de Septiembre
del 2015
VIGENCIA: La vigencia del contrato corresponde al término adicional al plazo de ejecución con que
cuentan las partes para adelantar las actividades tendientes a la liquidación y finiquito de cuentas
del contrato, cuando a ello haya lugar. La vigencia se determina en cuatro (4) meses, contados a
partir de la terminación del plazo de ejecución y durante la misma no podrán ejecutarse por EL
CONTRATISTA ninguna de las obligaciones a su cargo.
Con la presentación de su oferta EL CONTRATISTA entiende y acepta que EMTELCO podrá dar por
terminado el mismo en cualquier momento y dará aviso con treinta (30) días calendario de
anticipación a la fecha de terminación del contrato, sin que por este solo hecho se genere a favor
suyo la posibilidad de reclamar ningún tipo de perjuicios.
DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. EL CONTRATISTA se
compromete a entregar los documentos correspondientes para la ejecución y legalización del
contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la remisión de la orden de compra
correspondiente y en ningún caso después de los diez (10) días hábiles siguientes a aquel en que
se le notifique su selección como CONTRATISTA. Una vez recibida a conformidad la póliza de
Garantía Única, EMTELCO expedirá el acta de aprobación de la garantía única.
4.5. VALOR Y FORMA DE PAGO.
SO-0005-2013
El presupuesto oficial estimado para este proceso de selección es de DOS MIL TRESCIENTOS
CINCUENTA Y UN MILLONES OCHOCIENTOS VEINTITRES MIL CIENTO SETENTA Y TRES PESOS
antes de IVA (2.351´823.173), el cual se encuentra respaldado presupuestalmente por las
siguientes apropiaciones:
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL 2013:

VIGILANCIA: $ 289.500.000 CDP No. 785

CIRCUITO CERRADO DE TELEVISION CCTV: $ 27.100.000 CDP No. 786
VIGENCIA FUTURA AÑO 2014: MIL TRESCIENTOS VEINTISÉIS MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y
OCHO MIL CUATROCIENTOS PESOS ($1.326’278.400) COP antes de IVA y
VIGENCIA FUTURA AÑO 2015: MIL VEINTICINCO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y CUATRO
MIL SETECIENTOS SETENTA Y TRES COP (1.025´544.773) antes de IVA por 9 meses del año 2015.
Para efectos de legalización, esto es, pólizas, multas y cláusula penal pecuniaria el presupuesto
oficial estimado del contrato será el que resulte de la proporcionalidad entre el valor ofertado y
aceptado por servicio, en relación con el tiempo de prestación del mismo.
FORMA DE PAGO: EMTELCO retribuirá mensualmente el valor de las facturas derivadas de la
prestación del servicio, previa verificación por parte del supervisor del contrato por parte de
EMTELCO de las especificaciones, calidad y cantidades dentro del correspondiente período, de
acuerdo con las tarifas presentadas en la oferta del CONTRATISTA.
PLAZOS PARA EL PAGO DE LAS FACTURAS: EMTELCO pagará dentro de los sesenta (60) días
calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura
CONDICIONES APLICABLES AL PAGO DE LAS FACTURAS: EL CONTRATISTA manifiesta desde la
presentación de su oferta, conocer, entender y aceptar las demás condiciones para el pago de sus
facturas, las cuales están publicadas en la página Web de EMTELCO en el siguiente Link
http://www.EMTELCO.com.co/images/normatividad/condiciones_pago.pdf. De idéntica manera,
manifiesta conocer entender y aceptar, cualquier cambio que se haga en dichas condiciones
durante el plazo y vigencia del contrato.
4.5.6. GARANTÍA ÚNICA.
Para garantizar la recta ejecución del contrato, EL CONTRATISTA se compromete a otorgar a su
costa y a favor de EMTELCO, en la misma moneda del contrato como mecanismos de cobertura
del riesgo, cualquiera de las garantías a favor de ENTIDADES ESTATALES establecidas en el
SO-0005-2013
artículo 111 del Decreto 1510 de 2013, a saber: 1 Póliza de seguros; 2 Patrimonio Autónomo; 3
Garantía bancaria;. Dicha garantía deberá cubrir suficientemente los amparos que se indican a
continuación:
A) CUMPLIMIENTO: Para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones
contractuales que adquiere EL CONTRATISTA, así como también para responder por el pago de los
perjuicios causados a EMTELCO o por sanciones o indemnizaciones que le imponga EMTELCO o
que a ésta le sean impuestas por su culpa. Dicha garantía deberá ser igual al veinte por ciento
(20%) del presupuesto oficial estimado establecido en la cláusula tercera. Este amparo tendrá
una vigencia igual al plazo de ejecución total del contrato y cuatro (4) meses más.
Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del CONTRATISTA de la
obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o
de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el
cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación
del contrato, EMTELCO podrá imponer las multas por retardo en la legalización del contrato ó la
cláusula penal pecuniaria, establecidas en el presente contrato.
C) PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL EL CONTRATISTA deberá constituir
Garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual, que deberá tener como asegurados a
EMTELCO y al contratista y como beneficiarios a EMTELCO y a los terceros afectados con motivo
de la ejecución del contrato. Esta garantía deberá amparar una suma equivalente al treinta por
ciento (30%) del presupuesto oficial estimado establecido en la cláusula tercera del presente
contrato y la vigencia de este amparo deberá ser la del contrato y cuatro (4) meses adicionales.
D) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES e INDEMNIZACIONES: Para garantizar el pago de salarios,
prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del personal empleado para la ejecución del
contrato. Para tal efecto, se deberá constituir por una cuantía equivalente al veinte por ciento
(20%) del presupuesto oficial estimado establecido en la cláusula tercera del presente contrato y
con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más
EMTELCO no está dispuesta a aceptar, ni a aprobar pólizas de garantía otorgadas por la sociedad
“EL CÓNDOR S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS GENERALES”, mediante las cuales se pretenda cubrir
los riesgos propios de esta contratación.
4.6. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
EMTELCO ejercerá la supervisión funcional del contrato a través del funcionario Elayne María
Arango Otalvaro identificada con cédula de ciudadanía No. 43.561.883 Si el Coordinador
designado para el presente contrato no pudiere ejercer o cumplir con su función, EMTELCO
SO-0005-2013
designará a un nuevo Coordinador funcional para que ejerza sus funciones de conformidad con la
Resolución JD-032-2013.
4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
EL CONTRATISTA queda obligado para con EMTELCO adicionalmente a las obligaciones
contempladas a lo largo de los TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA SO-0005-, a lo siguiente:
A) A cumplir el contrato en las condiciones pactadas.
B) A responder por las reclamaciones de orden laboral que pueda originarse por él, el
personal su cargo o los subcontratistas en contra de EMTELCO por la ocasión y/o como
consecuencia del presente contrato, y por tanto reconoce que el presente contrato no
establece ningún vínculo laboral entre EL CONTRATISTA y/o sus subcontratistas con
EMTELCO, liberando a EMTELCO de cualquier responsabilidad laboral
C) A no subcontratar en forma total, ni ceder total o parcialmente el contrato sin el
consentimiento previo, escrito y expreso de EMTELCO, pudiendo este reservarse las
razones que tenga para negarla.
D) A cumplir el contrato con sus propios medios bajo su exclusiva responsabilidad, con
autonomía administrativa, dando por conocidos la extensión y necesidades que deberá
satisfacer y bajo las cuales se cumplirá el contrato.
E) A dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 100 de 1993, sobre afiliación al Sistema
de Seguridad Social a sí mismos y a todo el personal que por el desarrollo del presente
contrato pueda tener relación laboral directa o indirectamente con EL CONTRATISTA.
F) A responder por la idoneidad, calidad y trato del personal que, a su servicio, desarrolle o
intervenga en la ejecución del contrato.
G) A responder en los términos de ley por la ejecución de las obligaciones contractuales
H) A declarar y mantener indemne a EMTELCO S.A. frente a cualquier posible reclamación
laboral que pueda originarse por el presente contrato.
I) A conocer, respetar y acatar las políticas de seguridad informática de EMTELCO, en la
medida que resulten aplicables.
J) A no modificar el presente contrato sin que medie un documento formal y firmado por los
representantes legales de EMTELCO y EL CONTRATISTA.
4.5. AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL.
El contrato no genera ninguna relación de tipo laboral y por consiguiente ni EL CONTRATISTA ni su
personal o subcontratistas pueden reclamar a la terminación del mismo, ningún tipo de
prestaciones laborales; pues los dineros pagados son emolumentos por los bienes entregados
autónomamente. De otra parte, EMTELCO no adquiere compromisos ni obligaciones con persona
alguna, empleados o subordinados del CONTRATISTA, que por cualquier concepto emplee en
razón de los trabajos contratados, esto es, no asume ningún tipo de responsabilidad solidaria. Por
su parte, EMTELCO tendrá derecho a supervisar y comprobar las actividades desplegadas en
SO-0005-2013
cumplimiento de este convenio, al efecto podrá solicitar informes verbales o por escrito de la
ejecución de los quehaceres y los documentos que considere pertinentes.
4.6. INDEMNIDAD.
Si por la actuación de EL CONTRATISTA o sus subordinados se generaren perjuicios u obligaciones
avaluables patrimonialmente en contra de EMTELCO, aquel responderá por la totalidad del monto
de los daños directos, reconocimientos e indemnizaciones a que haya lugar. Para hacer efectiva
esta indemnización, EMTELCO, notificará por escrito, en cualquier tiempo, a EL CONTRATISTA de
los detalles de cualquier siniestro, reclamo, demanda, pleito, acción legal, o cobranza de cualquier
género o naturaleza, debiendo éste acudir de manera inmediata a la sustitución, cubrimiento y
aseguramiento de EMTELCO quien en todo momento se entenderá y tendrá como indemne y
ajeno a dichos eventos, los cuales constituyen única y exclusiva responsabilidad del
CONTRATISTA.
4.7. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución solo podrá ser suspendido por circunstancias de fuerza mayor o caso
fortuito comprobadas ante EMTELCO, mediante acta suscrita por las partes, para lo que EL
CONTRATISTA deberá prorrogar por el término de tiempo que sea necesario las pólizas de
garantías que se hayan constituido a favor de EMTELCO, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la suscripción del documento respectivo; vencido el término de la suspensión
continuará corriendo el plazo constituido para la ejecución del contrato.
4.8. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO.
EL CONTRATISTA quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el
cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa
constitutiva de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobada, por fuera del control del
CONTRATISTA y que no impliquen su falta o negligencia, de acuerdo con lo establecido por la Ley.
4.9. RETENCIÓN DE PAGOS.
EMTELCO podrá retener, total o parcialmente, de cualquiera de los pagos pendientes a favor del
CONTRATISTA la suma que considere necesaria para protegerse de trabajos defectuosos o no
corregidos por EL CONTRATISTA, para el pago de multas en trámite de imposición,
compensaciones y descuentos, sanción pecuniaria, de reclamos, pleitos, acciones legales, o de las
indemnizaciones a su cargo o perjuicios imputables al CONTRATISTA, EMTELCO hará la
devolución de los pagos retenidos, si es del caso, una vez subsanados los problemas que
generaron tal situación, siempre y cuando no correspondan a multas, sanciones o
indemnizaciones cobradas por ella, o a compensaciones o descuentos derivados de algún
SO-0005-2013
incumplimiento, en estos últimos eventos, las sumas retenidas podrán ser compensadas de
manera definitiva por EMTELCO para el cubrimiento parcial o total de los mismos.
4.10 . MULTAS Y COMPENSACIONES.
EL CONTRATISTA conviene y acepta indemnizar a EMTELCO en los siguientes casos:
a) POR RETARDO EN LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: Reconocerá el valor del uno por ciento
(1%) del presupuesto oficial estimado del contrato, establecido en el numeral 4.5 de los Términos
de referencia y hasta un tope del diez por ciento (10%) por cada día calendario que retarde la
presentación de los documentos para iniciar la ejecución y legalización de este contrato.
b) POR ATRASO: En caso que por un hecho imputable al CONTRATISTA, aún por culpa leve, se
produzca mora o simple retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones que asume
en virtud del presente contrato, le serán aplicables sanciones diarias, sucesivas a favor de
EMTELCO por un valor igual al uno por ciento (1%) del presupuesto oficial estimado del contrato,
establecido en el numeral 4.5 de los Términos de referencia y hasta un tope del diez por ciento
(10%) del mismo.
El contratista autoriza con la firma del presente contrato a que EMTELCO descuente las multas y
compensaciones anteriormente indicadas de cualquier saldo a favor que tenga, o de la Garantía
Única, en el amparo de cumplimiento.
4.11 MÉRITO EJECUTIVO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES.
Las partes convienen en reconocer mérito ejecutivo a la cláusula y al documento que EMTELCO
expida para dar efectividad a esta indemnización. Para hacer efectiva esta indemnización,
EMTELCO, requerirá al CONTRATISTA por cualquier medio hábil para ello, para efectos que en el
término de tres (3) días hábiles entregue las explicaciones correspondientes del retardo o la mora
y, en caso de no encontrarse justificada la mora o retardo, se le comunicará aplicación de la
sanción, ésta se podrá hacer efectiva desde ese mismo día.
4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.
Sin perjuicio de la posibilidad de perseguir la totalidad de los perjuicios ocasionados con la
terminación del contrato por el incumplimiento o por la imposibilidad de cumplir con la
prestación por parte de EL CONTRATISTA, EMTELCO cobrará a éste, como sanción pecuniaria, una
suma equivalente a un veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial del contrato establecido en
el numeral 4.5 de los Términos de referencia. EL CONTRATISTA autoriza el descuento de esta
sanción, de las sumas que se hayan retenido a éste, o de los valores pendientes de pago, como
también de la aplicación de la garantía vigente en el momento. Esta disposición reconoce mérito
ejecutivo al documento que EMTELCO expida para dar efectividad a esta cláusula contractual.
SO-0005-2013
4.13 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA será responsable por que los bienes y servicios contratados sean entregados en
la forma, calidad y oportunidad establecida por EMTELCO. Así mismo será responsable, en los
términos de Ley por la ejecución de las obligaciones contractuales y por todos los daños que la no
ejecución o ejecución tardía o defectuosa originen para EMTELCO.
4.14 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.
Para la solución de las controversias que surjan, que sean susceptibles de transacción, las partes
podrán celebrar contratos de transacción o adelantarán los trámites previstos en la ley sobre
conciliación administrativa prejudicial.
4.15 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
Se procederá a la liquidación conforme a los eventos previstos en la Resolución JD-032 de 2013.
4.16 GASTOS E IMPUESTOS DEL CONTRATO.
Se entiende que EL CONTRATISTA incluye en los precios indicados en su oferta, todos los gastos,
impuestos que se causen para cumplir con el objeto contractual y su prestación en los sitios que
indique EMTELCO. Por disposición legal EL CONTRATISTA pagará todos los impuestos que se
causen. De cada pago a efectuarse, se ordenará descontar el correspondiente porcentaje de
retención en la fuente y los demás impuestos que ordene la Ley.
EL CONTRATISTA no podrá alegar el desconocimiento de la Legislación Colombiana en materia
tributaria, por tal razón acepta cualquier deducción que deba aplicar EMTELCO en razón de la
naturaleza, cuantía, forma de ejecución y demás aspectos que incidan en la validación tributaria
del contrato, con sujeción a la normatividad vigente que regula la materia.
4.17 APORTES PARAFISCALES.
EL CONTRATISTA presentará a EMTELCO los pagos de aportes parafiscales que correspondan de
conformidad con las normas vigentes, a partir del acta de inicio y durante el plazo de ejecución
del contrato mediante una certificación expedida por el revisor fiscal cuando éste exista de
acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante, legal en la cual se acredite el pago de
los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de
compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar. Lo anterior con el fin de dar
cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 así como al artículo 23 de la
Ley 1150 de 2007 y el artículo 41 de la Ley 80 de 1993. En caso de incumplimiento por parte del
CONTRATISTA, EMTELCO puede dar por terminado el contrato unilateralmente.
SO-0005-2013
4.18 DOMICILIO, LEY DEL CONTRATO Y NOTIFICACIONES.
El contrato se regirá por la Ley Colombiana. Para todos los efectos del contrato se entenderá que
el domicilio contractual será la ciudad de Medellín.
Cualquier comunicación que se derive de este contrato, deberá ser dirigida por EL CONTRATISTA
a EMTELCO a la dirección que en adelante se indica:
EMTELCO
Calle 14 No. 52 A – 174 Sede Olaya
Medellín-Antioquia
Teléfono: 389-70-00 Ext 6436
Fax No. : 389-70-70
E mail: [email protected]
EL CONTRATISTA deberá informar dentro de los cinco (5) días siguientes al informe ejecutivo
definitivo la dirección, teléfono, fax, y correo electrónico a la que se deberá dirigir cualquier
comunicación.
Es responsabilidad de cada una de las partes informar a la otra, cualquier cambio que se suscite
en las direcciones, fax, teléfono o e-mail, previamente informadas.
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CAPÍTULO V – REQUERIMIENTOS
1. CATEGORIAS
El proveedor podrá presentar una oferta comercial según sea su interés de acuerdo a las
siguientes categorías:
 CATEGORIA 1 El Contratista solo presenta oferta económica por el servicio de CCTV, (sala
de control EMTELCO):
Monitoreo del Circuito cerrado de televisión CCTV con operadores de medios
tecnológicos, y mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de propiedad de
EMTELCO que se encuentren por fuera de sus garantías, incluye el Jefe de puesto
permanente para las sedes EMTELCO
 CATEGORIA 2. El Contratista puede presentar propuesta económica tanto para el servicio
de CCTV como para el de Vigilancia Privada, EMTELCO se reserva el derecho de adjudicar
uno o los dos servicios.
Para el servicio de CCTV, (sala de control EMTELCO) Monitoreo del Circuito cerrado de
televisión CCTV con operadores de medios tecnológicos, y mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de propiedad de EMTELCO que se encuentren por fuera de sus
garantías, , incluye el Jefe de puesto permanente para las sedes EMTELCO y los servicios
de Vigilancia y Seguridad privada fija, móvil y escolta cuando así se requiera, con armas y
sin armas, alarmas, elementos y equipos propios del servicio de seguridad.
 CATEGORIA 3. El Contratista solo presenta oferta económica por el servicio de Vigilancia
y Seguridad privada fija, móvil y escolta cuando así se requiera, con armas y sin armas,
alarmas, elementos y equipos propios del servicio de seguridad.
2. . LISTADO DE HORARIOS Y LUGAR DE LOS SERVICIOS
DESCRIPCIÓN SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA
Olaya Rondero, Servicio de Seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
Olaya Portería Principal, Servicio de Seguridad 24 horas con arma (L-D)
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Olaya Portería Apoyo, Servicio de Seguridad 12 horas diurno sin arma 08:00 –
20:00 (L-S)
Olaya Portería Vehicular, Servicio de Seguridad 12 horas diurno sin arma 06:00 –
18:00 (L-S)
Olaya Torniquetes, Servicio de Seguridad 12 horas diurnas 06:00 – 18:00 (L-S) Sin
Arma
Olaya Portería Calle 16, Servicio de Seguridad horas con arma 12 horas diurnas
06:00 – 18:00 (L-S)
Olaya torniquetes Apoyo, servicio de seguridad 8 horas diurnas 14:00 – 22:00 (L-S)
Sin Arma
Olaya Jefe de Puesto, Servicio de seguridad 12 horas diurnas (L-S) Sin Arma
Mag Rondero, Servicio de Seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
Mag Torniquete 3er piso, Servicio de Seguridad 12 horas (L-S) Sin Arma
Mag Torniquete 4to piso, Servicio de Seguridad 12 horas (L-S) Sin Arma
Interbolsa; Servicio de Seguridad 6:00 – 21:00 (L-V); 7:00 – 16:00 (S); 7:00 – 15:00
(D y F) Sin Arma
Banco Popular; Servicio de Seguridad, 6:45 – 21:00 (L-J); 6:45 – 22:00 (V-S); 9:00 –
Banco Londres; Servicio de Seguridad, 6:00 – 22:00 (L-V); 7:45 – 18:00 (S); 9:00 –
Bodega Medellín I&R, Servicio de Seguridad 24 horas armado externo (L-D)
Bodega Medellín I&R, Servicio de Seguridad 12 (L-S) Con Arma
Bodega Cali I&R, Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Pereira I&R, Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Bogotá; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
Bodega Quindío; Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
Nueva sede Administrativa Servicio de Seguridad 24 horas armado (L-D)
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* MAG: Edificio Miguel de Aguinaga. Medellín
DESCRIPCIÓN SERVICIO DE MONITOREO
Olaya CCTV, operador medios tecnológicos 24 horas (L-D) Sin Arma en la sede Administrativa de
EMTELCO.
3. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA SEGURIDAD FISICA
3.1.1 A entregar a cuenta y riesgo suyo los bienes requeridos en los lugares indicados por
EMTELCO.
3.1.2 A designar una persona y un canal de comunicación que permita atender de forma eficiente
y directa los requerimientos de EMTELCO.
3.1.3 A cumplir con todas las obligaciones indicadas en el capítulo V de los Términos de
Referencia, el cual hace parte integral de este contrato.
3.1.4 A prestar el servicio de seguridad en las siguientes sedes a nivel nacional o donde sea
requerido por EMTELCO:
SEDE
DIRECCION
CIUDAD
Olaya
Calle 14 N 52A -174
Medellín
Miguel de Aguinaga
Calle 53 N 52 -16
Medellín
Avenida Mall
Calle 23 N 43A - 66 Local 126
Medellín
Banco de Londres
Crr 51 N 50 - 21
Medellín
Edatel
Calle 41 N 52 - 28 Piso 2 Ed Edatel
Medellín
Banco Popular
Crr 50 N 50 - 14 Piso 12
Medellín
Interbolsa
Crr 46 N 50 - 63 Ed Playa Oriental
Medellín
La Aurora
Calle 54 N 56 - 70
Medellín
Bogotá
Calle 72 N 13 -23 Piso 3 Ed Nueva Granada
Bogotá
SO-0005-2013
Pereira
Crr 10 N 15 - 30 Ed UNE Piso 2
Pereira
Bodega Medellin
Calle 24 N 48 - 28
Medellín
Bodega Rionegro
Calle 47 N 55 - 84
Rionegro
Bodega Cali
Calle 66 N 1 - 58
Cali
CEOH
Crr 54 N 14 - 30 Int 425
Medellín
Bodega Bogotá
Bodega Quindío
Krr 69 N 13 – 73 Zona Industrial Montevideo
Pendiente confirmación ubicación
Bogotá
Quindío
3.1.5 INSPECCIONES DE SEGURIDAD FÍSICA: EL CONTRATISTA deberá presentar al
COORDINADOR a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su
selección como contratista, las inspecciones de seguridad física para cada una de las sedes
entregadas para su custodia. EL CONTRATISTA suministrará el formato para la elaboración de
estas inspecciones que serán realizadas por cuenta del CONTRATISTA y en él se deben listar los
requerimientos de seguridad detectados durante las visitas efectuadas a las instalaciones. Este
documento tendrá para EMTELCO un carácter informativo, para la posible implementación de
mejoras en su esquema de seguridad física.
3.1.6 Emplear personal de vigilantes con Título de Bachiller.
3.1.7 Para el cargo de Coordinador y/o Jefe de puesto debe haber cursado el ciclo básico de
Coordinador y garantizar que el personal enviado a laborar para el servicio de vigilancia debe
haber sido verificado en sus antecedentes disciplinarios y judiciales con anticipación.
3.1.8 Todo el personal debe contar con pruebas de polígrafo, el personal debe estar
entrenado y capacitado, con aptitud psicológica, mental y condiciones físicas para el ejercicio
de la función, uniformados de acuerdo con las normas legales y las reglamentarias vigentes,
debe poseer certificado de capacitación en nivel básico de vigilancia expedido por una
Academia debidamente aprobada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Dentro del personal de vigilantes se deberán incluir Coordinadores, guías caninos, y que
acrediten los cursos correspondientes a sus funciones, mediante certificación expedida por
una escuela de capacitación debidamente autorizada.
3.1.9 Respecto del personal que no cumpla el requisito de bachiller académico o técnico y que
el CONTRATISTA estime que debe hacer parte del personal con el cual prestará los Servicios,
se debe garantizar que cumpla con un alto grado de escritura, redacción y Análisis para
resolver conflictos.
3.1.10 El Coordinador o Jefe de Puesto con una dedicación del 100% a EMTELCO, para el
servicio de seguridad, que cumpla con funciones como: Verificación de cumplimiento de
funciones de parte del personal de seguridad, Garantizar el cumplimiento de las políticas y
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procedimientos de seguridad, Tener contacto con personas de EMTELCO para retroalimentar
acciones o conductas y hacer investigaciones por hechos ocurridos Realizar movimientos de
puestos y personal de acuerdo a las necesidades y contingencias, tomar decisiones en cuanto
a relevos, ausencias y permisos y ser canal directo para las necesidades entre personal de
seguridad del CONTRATISTA y EMTELCO, Generar propuestas de mejorar y mejores prácticas
para enriquecer el servicio.
3.1.11 Al momento del ingreso del personal el Coordinador y/o Jefe del servicio de seguridad,
deberá enviar al menos con 24 horas de anticipación la hoja de vida con foto reciente anexando:
reporte resultados del polígrafo y el informe de aprobación de aptitud del avaluado
correspondiente a los procesos internos de selección del CONTRATISTA vía correo al Coordinador
del contrato, en los casos de reemplazos se deberá enviar a un término no mayor a cinco (5) días
calendario. Igualmente este personal deberá ser evaluado y capacitado previamente.
3.1.12 Suministrar durante todo el plazo de ejecución del contrato un kit de alarmas por sede,
para la Sede principal Olaya deben proveer dos por sus dos porterías, que Incluye:

Una central de alarma,

Sensor(es) de movimiento,

Detector(es) de apertura estándar,

Sirena

Otros elementos constitutivos del sistema

Monitoreo incluido para cada una de las sedes donde se presta el servicio.
3.1.13 Reacción motorizada las 24 horas para todas las sedes de EMTELCO esta reacción en caso
de emergencia debe darse en máximo 30 minutos para el caso de servicio de seguridad.
3.1.14 Se debe cumplir con los siguientes acuerdos de servicio en cuanto a:

Suplir permisos, ausencias o incapacidades en un término de una hora después de reportado
el incidente.
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 Ante el retiro de personal fijo debe suplirse la vacante con una persona nueva fija en un
término de cinco días (5) días cumpliendo con lo antes descrito.
 Comunicación vía radio y telefonía trunking entre los puestos de vigilancia entre la oficina de
operaciones del CONTRATISTA y las Salas de Operación de Seguridad de EMTELCO, EL
CONTRATISTA se compromete a garantizar las 24 horas del día la comunicación mediante
telefonía trunking o radios entre los puestos de vigilancia (todas las modalidades de servicio),
y a el supervisor del contrato de EMTELCO y EL CONTRATISTA. El valor de estos equipos debe
tenerse en cuenta al momento de calcular las tarifas unitarias. EL CONTRATISTA deberá
suministrar celular al Coordinador y/o Jefe de puesto de EMTELCO para la comunicación con
el supervisor. EL CONTRATISTA deberá suministrar el permiso para el uso del espectro
radioeléctrico y el cuadro de la red autorizada por el Ministerio de Comunicaciones que
garantice el cubrimiento en cada una de las sedes y puestos a cubrir en el momento de la
presentación de la oferta.
3.1.15 El CONTRATISTA debe tener en cuenta al momento de hacer los cálculos de las tarifas
unitarias que EMTELCO exige los aditamentos necesarios que permitan desarrollar las actividades
de CCTV, vigilancia y seguridad en las diferentes sedes y/o puestos tales como:






espadas detectoras de metales manuales,
espejos para requisa a vehículos,
como mínimo cinco (5) buitrones en hierro para el descargue de armas,
equipos de invierno (botas, carpas, sombrillas),
linternas, minutas y bolígrafos, etc.
El mantenimiento de los equipos es responsabilidad del CONTRATISTA.
3.1.16. Debe proveer el sistema de control de rondas para los servicios de recorredor en todas las
sedes de EMTELCO donde sea requerido.
3.1.17 Realizar en caso de incidentes relacionados con el servicio hasta 10 poligrafías para
investigaciones internas a los vigilantes que hayan estado presentes en la materialización de los
mismos a costo del CONTRATISTA.
3.1.18 Ejercer la salvaguarda y custodia de todos los bienes que hagan parte del inventario que
reposan en todos y cada uno de los sitios en que se preste el servicio de vigilancia que se contrata.
Para el cumplimiento de esta obligación, se hará entrega al contratista de copia del inventario.
3.1.19 Reponer, arreglar o pagar los bienes o elementos que se pierdan o dañen por negligencia
y/o responsabilidad del CONTRATISTA, como aquellos elementos que sean objeto de sustracción y
que hayan sido registrados en cualquiera de los puestos vigilados por el CONTRATISTA
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3.1.20 Presentar mensualmente de manera oportuna la facturación de los servicios prestados en
las fechas establecidas por EMTELCO. La facturación debe contener además de los requeridos en
el contrato el anexo donde se relaciona cada puesto y turno y los tiempos adicionales soportados
con las autorizaciones escritas. Adicional el coordinador debe entregar relación mensual de lo
facturado de los servicios y aquellas novedades del servicio.
3.1.21 Dar cumplimiento estricto al sistema de control de ingreso y salida de empleados,
contratistas y visitantes, así como de elementos, dejando constancia escrita de la salida de estos
últimos o acorde a los procedimientos y normas establecidas por EMTELCO
3.1.22 Mantener la presencia de vigilantes sin interrupción durante los horarios de vigilancia
estipulados en los puestos asignados conforme al contrato y ejercer en cada puesto de vigilancia,
coordinación, supervisión y control.
3.1.23 Realizar seguimiento y evaluación con carácter permanente a la correcta prestación del
servicio contratado a través de un coordinador y/o Jefe de puesto, quien es el contacto directo
con el COORDINADOR y o ADMINISTRADOR del contrato y tomará las decisiones pertinentes ante
a las solicitudes presentadas por el COORDINADOR
3.1.24 El Coordinador y/o Jefe de puesto deben de visitar al menos una vez al mes cada una de las
sedes donde se presta el servicio, donde se hace verificación y control al cumplimiento de los
procedimientos, para otras ciudades debe quedar constancia de una persona de un cargo similar
quien visite las mismas.
3.1.25 Ejecutar las instrucciones y medidas especiales de control que le imparta verbalmente o
por escrito el Coordinador del contrato designado por EMTELCO S.A. sin que ello genere ningún
tipo de vínculo laboral bien se con los operadores o con el supervisor.
3.1.26 Reportar de manera inmediata a EMTELCO S.A. cualquier novedad o anomalía e informar al
Coordinador del contrato sobre cualquier eventualidad o irregularidad que pudiere surgir respecto
a la ejecución del contrato.
3.1.27 Inscribirse en las Redes de Apoyo de la Policía Nacional, tener contacto y suministrar de
manera inmediata, la información relacionada con hechos que puedan perturbar la tranquilidad y
seguridad, así como los medios técnicos que permitan la prevención de los mismos.
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3.1.28 Elaborar y presentar estudios e iniciativas orientados a mejorar la prestación del servicio,
cuando lo considere necesario o se lo solicite.
3.1.29 Hacer rotación y reubicar internamente los puestos de vigilancia objeto del contrato, según
las necesidades y requerimientos de EMTELCO S.A. y en los predios que le sean entregados bajo su
responsabilidad administrativa durante la ejecución del contrato y a solicitud del Coordinador.
3.1.30 Realizar como mínimo dos (2) visitas de control diarias de patrulla o supervisión a las
diferentes sedes donde se presta el servicio, incluidos los sitios en los que se preste el servicio de
monitoreo y propiciar cada mes un visita de un operador canino Antiexplosivos y/o antinarcóticos
para revisión al interior de alguna sede de EMTELCO S.A.
3.1.31 Mantener debidamente capacitado al personal con que preste el servicio objeto del
contrato en temas propios del servicio, Derechos humanos (con certificación), antisecuestro y
extorsión y otros como manejo de extintores, brigadas de emergencia y servicio al cliente.
3.1.32 No exceder la jornada laboral legal ni reconocer las horas extras al personal sin que prime
la autorización escrita o vía correo de parte del SUPERVISOR del contrato el cual deberá llevar el
registro correspondiente y se debe anexar dicha autorización en la facturación del periodo
correspondiente.
3.1.33 Reemplazar de manera inmediata el personal que a juicio de EMTELCO S.A. no está
cumpliendo el servicio o lo preste deficientemente.
3.1.34 El personal que utilice la empresa de vigilancia y seguridad privada no podrá consumir
licores o sustancias psicotrópicas, ni encontrarse bajo sus efectos en el ejercicio de sus funciones,
ni realizar actos que puedan menoscabar la confianza que EMTELCO S.A. ha depositado en él.
3.1.35 Mantener vigente tanto los salvoconductos o permisos para la tenencia y porte de las
armas de los vigilantes, así como los demás permisos y autorizaciones que debe obtener de las
autoridades administrativas para el desempeño regular de sus funciones y del armamento usado
para la prestación del servicio y seguridad privada.
3.1.36 Disponer de equipos de comunicación móvil, en funcionamiento permanente, que permitan
el contacto inmediato entre el personal de vigilancia, Coordinadores, CCTV, coordinador y este
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último con los Supervisores del contrato que designe, de manera que se puedan atender las
contingencias que se presenten en forma oportuna. El plan que se le asigne debe ser suficiente
para cubrir las necesidades de comunicación.
3.1.37 El CONTRATISTA será responsable de la seguridad industrial e integridad física de las
personas vinculadas a la prestación del servicio contratado en lo referido a las condiciones y
circunstancias dentro de las cuales se presta el servicio. Los equipos y elementos requeridos, serán
ubicados en los sitios señalados por el Supervisor del contrato y los costos de instalación correrán
por cuenta del CONTRATISTA, EMTELCO S.A. podrá variar el número de elementos requeridos en
el pliego de condiciones, sin costo adicional a EMTELCO S.A.
3.1.38 Los equipos y elementos requeridos deben ser de excelente calidad y serán ubicados en los
sitios señalados por EMTELCO S.A, serán operados por el personal del contratista y los costos de
instalación correrán por cuenta del contratista al igual que el mantenimiento preventivo y
correctivo que corresponda para que no se interrumpa su funcionamiento.
3.1.39 Cumplir todas las obligaciones contempladas en el pliego de condiciones, en la propuesta y
en el presente contrato y sus anexos, a su costa y riesgo, así como responder frente a por la
ejecución eficiente y oportuna del objeto contractual.
3.1.40 Cumplir con todas las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, así como
todas las normas, leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y que
contemplen aspectos relativos a la ejecución del servicio contratado y demás normas legales
vigentes de la Superintendencia de Vigilancia. La periodicidad y demás requisitos de los informes
que deberá presentar EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, serán establecidos por
el COORDINADOR.
3.1.41 El contratista, durante la ejecución del contrato, deberá cumplir con el plan de calidad
establecido por EMTELCO S.A. y cumplir con las demás disposiciones ambientales e instrucciones
que le sean impartidas por el Coordinador del contrato, que se deriven de la ley o el reglamento o
tengan relación con la naturaleza del contrato.
3.1.42 Aquellos elementos que EMTELCO suministre para mejorar las condiciones labores y del
servicio tanto para seguridad física como para CCTV estarán bajo la responsabilidad de uso del
persona Contratista, por cuanto cualquier daño, perdida o mal uso a excepción del deterioro
normal será cubierto por la empresa CONTRATISTA. En todo caso debe estar aprobado por el
Supervisor del contrato dicho reposición.
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3.1.43 El contratista está obligado a realizar investigaciones ante hechos o novedades relacionados
y entregar los resultados a la investigación máximo al tercer día calendario de haber sucedido los
hechos.
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3.2 ARMAMENTO
3.2.1 El armamento requerido para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad, son
revólveres calibre 32 y/o 38, corto y/o largo y escopetas calibre 12 según el caso, la munición
requerida será de doce (12) cartuchos para los revolver y de seis (6) cartuchos para las escopetas o
armas debidamente justificada para el desempeño eficiente de sus labores.
3.2.2 EL CONTRATISTA deberá aportar en el momento de la presentación de la oferta los permisos
vigentes para porte o tenencia de armas, según el requerimiento de EMTELCO expedido por el
Departamento de Control y Comercio de Armas del Ministerio de Defensa Nacional, del
armamento respecto de las armas que servirán para la prestación del servicio a EMTELCO. Así
mismo, deberá adjuntar el listado de las armas con las que se prestará el servicio a EMTELCO
expedido por la Entidad antes relacionada, cuya vigencia no sea inferior a treinta (30) días a la
fecha de cierre del proceso de contratación.
3.2.3 EMTELCO podrá incrementar o disminuir el número de servicios con arma o sin arma y EL
CONTRATISTA se obliga a prestarlos según las necesidades de EMTELCO, igualmente, EL
CONTRATISTA se obliga a renovar la munición conforme a los lineamientos establecidos por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y a garantizar la solución de las averías que se
presenten en las armas y la munición en un término inferior a 12 horas hábiles después de la
notificación por parte del Coordinador de EMTELCO.
3.2.4 EL CONTRATISTA debe hacer la renovación de la munición conforme a los lineamientos de la
Industria Militar. Así mismo, debe garantizar la solución de averías en el armamento y la munición,
en un término inferior a 12 horas hábiles y en caso de no solucionar el problema en dicho término,
deberá suministrar otra arma con munición de iguales o mejores características.
3.2.5 Para verificar la funcionalidad de las armas y la munición, EL CONTRATISTA autoriza al
Supervisor de EMTELCO del contrato para que cuando lo considere conveniente ordene al
vigilante los ensayos pertinentes.
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NOTA:
1. EMTELCO podrá incrementar o disminuir el número de turnos, servicios o así como las
modalidades en los distintos puestos con arma o sin arma sin que en ningún caso se
modifique la naturaleza del contrato, EMTELCO dará aviso con una anticipación no menor
a quince (15) días calendario, sin que por este hecho el CONTRATISTA pueda pedir
indemnización alguna a la entidad, o se genere modificación o ajuste al contrato celebrado.
2. El valor de la cotización deberá cubrir los costos por todo concepto tales como:

Aquellos relacionados con los bienes a entregar, los trabajos a ejecutar o los
servicios a prestar.

Costos derivados de los salarios del personal a emplear.

Impuestos, seguros, garantías.

Gastos de publicación del contrato cuando este supere 100 SMMLV o se trate de
un contrato marco.

Costos directos e indirectos
3.3 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA DE CCTV (Circuito cerrado de TV)
3.3.1 A entregar a cuenta y riesgo suyo los bienes requeridos en los lugares indicados por
EMTELCO.
3.3.2 A designar una persona y un canal de comunicación que permita atender de forma eficiente
y directa los requerimientos de EMTELCO.
3.3.4 A cumplir con todas las obligaciones indicadas en el capítulo V de los Términos de
Referencia, el cual hace parte integral de este contrato.
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3.3.5 A prestar el servicio de Monitoreo del CCTV en las sedes a nivel nacional donde sea
requerido por EMTELCO:
SEDE
DIRECCION
CIUDAD
Olaya
Calle 14 N 52A -174
Medellín
3.3.6 INSPECCIONES DE SEGURIDAD FÍSICA: EL CONTRATISTA deberá presentar al COORDINADOR
a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su selección como contratista,
las revisiones y/o recomendaciones en cuanto a sistema de monitoreo CCTV de cada una de las
sedes entregadas para su monitoreo. EL CONTRATISTA suministrará el formato para la
elaboración de estas revisiones y/o recomendaciones que serán realizadas por cuenta del
CONTRATISTA y en él se deben listar los requerimientos de monitoreo detectados durante las
revisiones efectuadas en os diferentes puntos. Este documento tendrá para EMTELCO un carácter
informativo, para la posible implementación de mejoras en su esquema de seguridad física.
3.3.7 Emplear personal con Título de Bachiller.
3.3.8 Para los operadores de medios tecnológicos debe anexar el certificado de operador de
medios tecnológicos y contar con experiencia mínima de seis (6) meses en CCTV, preferiblemente
con conocimientos en el software AIMETIS.
3.3.9 Para el cargo de Coordinador y/o Jefe de puesto debe anexar el certificado de operador de
medios tecnológicos y garantizar que el personal enviado a laborar debe haber sido verificado en
sus antecedentes disciplinarios y judiciales con anticipación.
3.3.10 Todo el personal debe contar con pruebas de polígrafo, el personal debe estar entrenado y
capacitado, con aptitud psicológica, mental y condiciones físicas para el ejercicio de la función,
uniformados de acuerdo con las normas legales y las reglamentarias vigentes, debe poseer
certificado de capacitación en nivel básico de vigilancia expedido por una Academia debidamente
aprobada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Dentro del personal de
vigilantes se deberán incluir Coordinadores, guías caninos, operadores de medios tecnológicos y
que acrediten los cursos correspondientes a sus funciones, mediante certificación expedida por
una escuela de capacitación debidamente autorizada.
3.3.11 Respecto del personal que no cumpla el requisito de bachiller académico o técnico y que el
CONTRATISTA estime que debe hacer parte del personal con el cual prestará los Servicios, se debe
garantizar que cumpla con un alto grado de escritura, redacción y Análisis para resolver conflictos.
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3.3.12 El Coordinador o Jefe de Puesto con una dedicación del 100% a EMTELCO, que cumpla con
funciones como: Verificación de cumplimiento de funciones de parte del personal a su cargo,
Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de seguridad, Tener contacto con
personas de EMTELCO para retroalimentar acciones o conductas y hacer investigaciones por
hechos ocurridos, Informar permanentemente de situaciones o hechos que vulneren la seguridad
en las instalaciones, realizar movimientos de puestos y personal de acuerdo a las necesidades y
contingencias, tomar decisiones en cuanto a relevos, ausencias y permisos y ser canal directo para
las necesidades entre personal de seguridad del CONTRATISTA y EMTELCO, Generar propuestas
de mejorar y mejores prácticas para enriquecer el servicio.
3.3.13 Al momento del ingreso del personal el Coordinador y/o Jefe de puesto para el servicio de
CCTV, deberá enviar al menos con 24 horas de anticipación la hoja de vida con foto reciente
anexando: reporte resultados del polígrafo y el informe de aprobación de aptitud del avaluado
correspondiente a los procesos internos de selección del CONTRATISTA vía correo al Coordinador
del contrato, en los casos de reemplazos se deberá enviar a un término no mayor a cinco (5) días
calendario. Igualmente este personal deberá ser evaluado y capacitado previamente.
3.3.14 Suministrar durante todo el plazo de ejecución del contrato una alarma de pánico para la
sala de monitoreo y que deba ser utilizada en caso de que en ella se tenga alguna emergencia, la
cual debe estar conectada con la central de la empresa CONTRATISTA , la cual debe acudir en un
término no mayor a 30 min para la verificación de las condiciones.
3.3.15 Se debe cumplir con los siguientes acuerdos de servicio en cuanto a:

Suplir permisos, ausencias o incapacidades en un término de una hora después de reportado
el incidente.
 Ante el retiro de personal fijo debe suplirse la vacante con una persona nueva fija en un
término de cinco días (5) días cumpliendo con lo antes descrito.
 Comunicación vía radio y telefonía trunking entre la seguridad física y las Sala de Operación
de Seguridad de EMTELCO, EL CONTRATISTA se compromete a garantizar las 24 horas del día
la comunicación mediante telefonía trunking o radios en el puestos de CCTV. El valor de
estos equipos debe tenerse en cuenta al momento de calcular las tarifas unitarias. EL
CONTRATISTA deberá suministrar celular al Coordinador y/o Jefe de puesto de EMTELCO
para la comunicación con el supervisor. EL CONTRATISTA deberá suministrar el permiso para
el uso del espectro radioeléctrico y el cuadro de la red autorizada por el Ministerio de
Comunicaciones que garantice el cubrimiento en cada una de las sedes y puestos a cubrir en
el momento de la presentación de la oferta.
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3.3.16 El CONTRATISTA debe tener en cuenta al momento de hacer los cálculos de las tarifas
unitarias que EMTELCO exige los aditamentos necesarios que permitan desarrollar las actividades
de CCTV, vigilancia y seguridad en las diferentes sedes y/o puestos tales como:


linternas, minutas y bolígrafos, etc.
El mantenimiento de los equipos es responsabilidad del CONTRATISTA.
3.3.17 Realizar en caso de incidentes relacionados con el servicio hasta 10 poligrafías para
investigaciones internas a los vigilantes que hayan estado presentes en la materialización de los
mismos a costo del Contratista.
3.3.18 Ejercer la salvaguarda y custodia de todos los bienes que hagan parte del inventario que
reposan en todos y cada uno de los sitios en que se preste el servicio de cuarto de monitoreo de
CCTV. Para el cumplimiento de esta obligación, se hará entrega al contratista de copia del
inventario.
3.3.19 Reponer, arreglar o pagar los bienes o elementos que se pierdan o dañen por negligencia
y/o responsabilidad del CONTRATISTA
3.3.20 Presentar mensualmente de manera oportuna la facturación de los servicios prestados en
las fechas establecidas por EMTELCO. La facturación debe contener además de los requeridos en
el contrato el anexo donde se relaciona cada puesto y turno y los tiempos adicionales soportados
con las autorizaciones escritas. Adicional el coordinador debe entregar relación mensual de lo
facturado de los servicios y aquellas novedades del servicio.
3.3.21 Monitorear y dar cumplimiento estricto al sistema de control de acceso: ingreso y salida de
empleados, contratistas y visitantes, (sistema de control de Acceso EBI) correcta administración
de la base de datos, activación y demás procesos relacionados con el control de acceso así como
sus elementos, dejando constancia y acorde a los procedimientos y normas establecidas por
EMTELCO S.A.
3.3.22 Mantener la presencia de operadores de medios tecnológicos sin interrupción durante los
horarios de vigilancia estipulados conforme al contrato y ejercer, coordinación, supervisión y
control.
3.3.23 Realizar seguimiento y evaluación con carácter permanente a la correcta prestación del
servicio contratado a través de un coordinador y/o Jefe de puesto para el circuito cerrado de
televisión, quienes son el contacto directo con el COORDINADOR y o ADMINISTRADOR del
SO-0005-2013
contrato y tomará las decisiones pertinentes ante a las solicitudes presentadas por el
COORDINADOR
3.3.24 de las sedes donde se presta el servicio, donde se hace verificación física y de alcance del
sistema de cámaras y control de acceso, revisión y control al cumplimiento de los procedimientos.
3.3.25 Ejecutar las instrucciones y medidas especiales de control que le imparta verbalmente o
por escrito el Coordinador del contrato designado por EMTELCO S.A. sin que ello genere ningún
tipo de vínculo laboral bien se con los operadores o con el supervisor.
3.3.26 Reportar de manera inmediata a EMTELCO S.A. cualquier novedad o anomalía e informar al
Coordinador del contrato sobre cualquier eventualidad o irregularidad que pudiere surgir respecto
a la ejecución del contrato.
3.3.27 Inscribirse en las Redes de Apoyo de la Policía Nacional, tener contacto y suministrar de
manera inmediata, la información relacionada con hechos que puedan perturbar la tranquilidad y
seguridad, así como los medios técnicos que permitan la prevención de los mismos.
3.3.28Elaborar y presentar estudios e iniciativas orientados a mejorar la prestación del servicio,
cuando lo considere necesario o se lo solicite.
3.3.29 Hacer rotación y reubicar internamente los puestos de vigilancia objeto del contrato, según
las necesidades y requerimientos de EMTELCO S.A. y en los predios que le sean entregados bajo su
responsabilidad administrativa durante la ejecución del contrato y a solicitud del Coordinador.
3.3.30 Mantener debidamente capacitado al personal con que preste el servicio objeto del
contrato en temas propios del servicio, Derechos humanos (con certificación), antisecuestro y
extorsión y otros como manejo de extintores, brigadas de emergencia
3.3.31 No exceder la jornada laboral legal ni reconocer las horas extras al personal sin que prime
la autorización escrita o vía correo de parte del SUPERVISOR del contrato el cual deberá llevar el
registro correspondiente y se debe anexar dicha autorización en la facturación del periodo
correspondiente.
SO-0005-2013
3.3.32 Reemplazar de manera inmediata el personal que a juicio de EMTELCO S.A. no está
cumpliendo el servicio o lo preste deficientemente.
3.3.33 El personal que utilice la empresa de vigilancia y seguridad privada no podrá consumir
licores o sustancias psicotrópicas, ni encontrarse bajo sus efectos en el ejercicio de sus funciones,
ni realizar actos que puedan menoscabar la confianza que EMTELCO S.A. ha depositado en él.
3.3.34 Mantener vigente permisos y autorizaciones que deban obtener de las autoridades
administrativas para el desempeño regular de sus funciones para la prestación del servicio de
CCTV
3.3.35 Disponer de equipos de comunicación móvil, en funcionamiento permanente, que permitan
el contacto inmediato entre el personal de vigilancia, Coordinadores, sala de CCTV, coordinador y
este último con los Supervisores del contrato que designe, de manera que se puedan atender las
contingencias que se presenten en forma oportuna. El plan que se le asigne debe ser suficiente
para cubrir las necesidades de comunicación.
3.3.36 El CONTRATISTA será responsable de la seguridad industrial e integridad física de las
personas vinculadas a la prestación del servicio contratado en lo referido a las condiciones y
circunstancias dentro de las cuales se presta el servicio. Los equipos y elementos requeridos, serán
ubicados en los sitios señalados por el Supervisor del contrato y los costos de instalación correrán
por cuenta del CONTRATISTA, EMTELCO S.A. podrá variar el número de elementos requeridos en
el pliego de condiciones, sin costo adicional a EMTELCO S.A.
3.3.37 Los equipos y elementos requeridos deben ser de excelente calidad y serán ubicados en los
sitios señalados por EMTELCO S.A, serán operados por el personal del contratista y los costos de
instalación correrán por cuenta del contratista al igual que el mantenimiento preventivo y
correctivo que corresponda para que no se interrumpa su funcionamiento.
3.3.38Cumplir todas las obligaciones contempladas en el pliego de condiciones, en la propuesta y
en el presente contrato y sus anexos, a su costa y riesgo, así como responder frente a por la
ejecución eficiente y oportuna del objeto contractual.
3.3.39 Cumplir con todas las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, así como
todas las normas, leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y que
contemplen aspectos relativos a la ejecución del servicio contratado y demás normas legales
vigentes de la Superintendencia de Vigilancia. La periodicidad y demás requisitos de los informes
SO-0005-2013
que deberá presentar EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, serán establecidos por
el COORDINADOR.
3.3.40El contratista, durante la ejecución del contrato, deberá cumplir con el plan de calidad
establecido por EMTELCO S.A. y cumplir con las demás disposiciones ambientales e instrucciones
que le sean impartidas por el Coordinador del contrato, que se deriven de la ley o el reglamento o
tengan relación con la naturaleza del contrato.
3.3.41 Aquellos elementos que EMTELCO suministre para mejorar las condiciones labores y del
servicio para CCTV estarán bajo la responsabilidad de uso del persona Contratista, por cuanto
cualquier daño, perdida o mal uso a excepción del deterioro normal será cubierto por la empresa
CONTRATISTA. En todo caso debe estar aprobado por el Supervisor del contrato dicho reposición.
3.3.42 El contratista está obligado a realizar investigaciones ante hechos o novedades relacionados
y entregar los resultados a la investigación máximo al tercer día calendario de haber sucedido los
hechos.
NOTA:
1
EMTELCO podrá incrementar o disminuir el número de turnos, servicios o así como las
modalidades en los distintos puestos sin que en ningún caso se modifique la naturaleza
del contrato, EMTELCO dará aviso con una anticipación no menor a quince (15) días
calendario, sin que por este hecho el CONTRATISTA pueda pedir indemnización alguna a la
entidad, o se genere modificación o ajuste al contrato celebrado.
2
El valor de la cotización deberá cubrir los costos por todo concepto tales como:

Aquellos relacionados con los bienes a entregar, los trabajos a ejecutar o los
servicios a prestar.

Costos derivados de los salarios del personal a emplear.

Impuestos, seguros, garantías.

Gastos de publicación del contrato cuando este supere 100 SMMLV o se trate de
un contrato marco.

Costos directos e indirectos
SO-0005-2013
SO-0005-2013
FORMATO I
EVALUACIÓN FINANCIERA
EVALUACIÓN FINANCIERA
SO-0005-2013
Cia.:""
NOMBRE DE LA EMPRESA:
XX/ XX / 2012
FECHA:
Balance General
Cifras en miles de pesos colombianos
2.012
2.011
variación %
ACTIVO
Total Activo Corriente
-
-
0%
Efectivo
0%
Inversiones
0%
Deudores
0%
Inventarios
0%
Otros Activos
0%
Total Activo NO Corriente
-
-
0%
Inversiones
0%
Propiedad, Planta y Equipo
0%
Diferidos
0%
Valorizaciones
0%
Otros Activos
0%
TOTAL ACTIVO
-
-
0%
-
-
0%
PASIVO
Total Pasivo Corriente
SO-0005-2013
Obligaciones Financieras CP
Proveedores
0%
0%
Cuentas Por Pagar
0%
Impuestos Por Pagar
0%
Obligaciones Laborales
0%
Pasivos Estimados
0%
Otros Pasivos
0%
Total Pasivo NO Corriente
-
-
0%
Obligaciones Financieras LP
0%
Cuentas Por Pagar
0%
Impuestos Por Pagar
0%
Obligaciones Laborales
0%
Pasivos Estimados
0%
Otros Pasivos
0%
TOTAL PASIVO
-
-
0%
PATRIMONIO
Capital
0%
Superavit de Capital
0%
Reservas
0%
Resultado del Ejercicio
0%
Resultado de Ejercicios Anteriores
0%
Revalorización del Patrimonio
0%
Superavit por Valorización
0%
TOTAL PATRIMONIO
-
-
0%
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
-
-
0%
SO-0005-2013
Cia.:""
Estado de Resultados
Cifras en miles de pesos colombianos
2.011
2.010
variación %
Ingresos operacionales
Ventas Netas
0%
0
0
Costo de Ventas
0,00%
0%
Utilidad Bruta
0
0
Gastos de Admon. y ventas
0,00%
0%
Ebitda
Depreciaciones, amortizaciones y
provisiones
0
Utilidad Operacional
0
0
0,00%
0%
0
0,00%
Ingresos no Operacionales
0%
Egresos no Operacionales
0%
Utilidad Antes Imp.y Ajustes
0
0
Impuestos
0,00%
0%
Utilidad Neta
0
NOTA: Se adjunta formato de evaluación financiera en formato EXCEL.
120913 Formato
evaluación financiera - Compras.xlsx
0
0,00%
SO-0005-2013
FORMATO II
FORMATO DE EVALUACIÓN ECONÓMICA
Para facilitar la evaluación, los proponentes deben diligenciar las siguientes tablas, las cuales
corresponden a cada una de las propuestas que se solicitan sean cotizadas para este servicio, a. A
esta tabla no podrán agregársele filas, columnas o descripciones adicionales a los ítems
CATEGORIAS
 CATEGORIA 1. Únicamente para el servicio de CCTV, (sala de control EMTELCO)
EMTELCO que se encuentren por fuera de sus garantías, incluye el Jefe de puesto
permanente para las sedes EMTELCO
 CATEGORIA 2. Únicamente para el servicio de CCTV, (sala de control EMTELCO)
EMTELCO que se encuentren por fuera de sus garantías, de manera permanente los 7 días
de la semana, incluye el Jefe de puesto permanente para las sedes EMTELCO y los
servicios de Vigilancia y Seguridad privada fija, móvil y escolta cuando así se requiera, con
armas y sin armas, alarmas, elementos y equipos propios del servicio de seguridad.
 CATEGORIA 3. Únicamente los servicios de Vigilancia y Seguridad privada fija, móvil y
escolta cuando así se requiera, con armas y sin armas, alarmas, elementos y equipos
propios del servicio de seguridad.
CATEGORIA I
Descripción
Valor
Mensual
sin IVA
2013 - 2014
Base IVA
IVA 5%
Valor Mensual con
IVA
Olaya CCTV, operador
medios tecnológicos 24
horas (L-D) Sin Arma
SO-0005-2013
CATEGORIA II
Descripción
1 Av. Mall Portería, Servicio de seguridad 24 horas Sin arma (L-D)
2 Olaya rondero, servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
3 Olaya Portería principal, Servicio de seguridad 24 horas con arma (L-D)
4
20:00 (L-S)
Olaya Portería vehicular, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin arma 06:00 –
5
18:00 (L-S)
Olaya torniquetes, servicio de seguridad 12 horas diurnas 06:00 – 18:00 (L-S) Sin
6
Arma
7
06:00 – 18:00 (L-S)
Olaya torniquetes apoyo, servicio de seguridad 8 horas diurnas 14:00 – 22:00 (L-S)
8
Sin Arma
9 Olaya Jefe de puesto, Servicio de seguridad 12 horas diurnas (L-S) Sin Arma
10 Olaya CCTV, operador medios tecnológicos 24 horas (L-D) Sin Arma
Interbolsa; Servicio de seguridad 6:00 – 21:00 (L-V); 7:00 – 16:00 (S); 7:00 – 15:00
14
(D y F) Sin Arma
Banco Popular; Servicio de seguridad, 6:45 – 21:00 (L-J); 6:45 – 22:00 (V-S); 9:00 –
15
Banco Londres; Servicio de seguridad, 6:00 – 22:00 (L-V); 7:45 – 18:00 (S); 9:00 –
16
Valor
Mensual
Valo
Base IVA
sin IVA
Mens
IVA 5%
2013 con IV
2014
SO-0005-2013
CATEGORIA III
Descripción
1
2
Olaya rondero, servicio de seguridad 24 horas (L-D) Sin Arma
3
Olaya Portería principal, Servicio de seguridad 24 horas con arma (L-D)
20:00 (L-S)
Olaya Portería vehicular, Servicio de seguridad 12 horas diurno sin arma 06:00 –
18:00 (L-S)
Olaya torniquetes, servicio de seguridad 12 horas diurnas 06:00 – 18:00 (L-S) Sin
Arma
06:00 – 18:00 (L-S)
Olaya torniquetes apoyo, servicio de seguridad 8 horas diurnas 14:00 – 22:00 (L-S)
Sin Arma
4
5
6
7
8
9
Valor
Mensual
Valor
Base IVA
sin IVA
Mensual
IVA 5%
2013 con IVA
2014
Olaya Jefe de puesto, Servicio de seguridad 12 horas diurnas (L-S) Sin Arma
Interbolsa; Servicio de seguridad 6:00 – 21:00 (L-V); 7:00 – 16:00 (S); 7:00 – 15:00
(D y F) Sin Arma
Banco Popular; Servicio de seguridad, 6:45 – 21:00 (L-J); 6:45 – 22:00 (V-S); 9:00 –
14
Banco Londres; Servicio de seguridad, 6:00 – 22:00 (L-V); 7:45 – 18:00 (S); 9:00 –
15
13
SO-0005-2013
FORMATO III
FORMATO DE EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA
Este formato es común a todas las categorías y deberá ser diligenciado por todos los oferentes.
EXPERIENCIA
CONTRATOS QUE
ACREDITEN LA
EXPERIENCIA
REQUERIDA
ENTIDAD
NIT
OBJETO DEL
CONTRATO
DURACIÓN DEL
CONTRATO
VALOR DEL
CONTRATO
FECHA DE INICIO
Y TERMINACIÓN
DEL CONTRATO
SO-0005-2013
El OFERENTE deberá usar tantos campos como sea necesario, para relacionar sus contratos, sin
perjuicio que sólo sean tenidos en cuenta el máximo de contratos indicados en los términos de
referencia y deberá entregar las certificaciones correspondientes. El contenido y autenticidad de
las certificaciones podrán ser verificados por EMTELCO. En caso de relacionar más de 3 contratos,
EMTELCO tendrá en cuenta para determinar la experiencia los 3 de mayor valor.
SO-0005-2013
FORMATO IV
FORMULARIO CUMPLIMIENTO EN CONTRATOS ANTERIORES
Este formato es común a todas las categorías y deberá ser diligenciado por todos los oferentes
El proponente debe informar en este formulario los incumplimientos contractuales en los cuales
ha incurrido durante los cinco (5) últimos años a la fecha de cierre de la presente contratación con
EMTELCO, u otras entidades públicas o privadas, o la afirmación de la no ocurrencia. En caso que
EMTELCO compruebe la no veracidad de esta información, será motivo suficiente para tomar las
acciones que se citan en la carta de presentación. A. Declaración de incumplimientos. (Relacionar
el No. del contrato, objeto del contrato, cliente, ciudad del trabajo, fechas del plazo contractual,
valor del contrato y motivos del incumplimiento):
1._______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2._______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
3._______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
B. Declaración de la no ocurrencia de incumplimientos. Si el proponente no ha incurrido en ningún
tipo de incumplimiento en contratos celebrados durante los cinco (5) últimos años a la fecha de
cierre de la presente contratación, debe manifestar esta aseveración:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
SO-0005-2013
FORMATO V
FORMULARIO GESTIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD
Este formato es común a todas las categorías y deberá ser diligenciado por todos los oferentes
A continuación se presentan una serie de preguntas que deben ser respondidas ubicando una x en
la respuesta que más se acondicione a la realidad de la empresa, adicionalmente se debe anexar la
documentación que sustente dicha respuesta en los casos que aplique.
CRITERIOS SOCIALES
Ética y derechos humanos
1
¿Cuenta la empresa con un código de
ética/conducta donde refleje el respeto
de los Derechos Humanos? Anexar
documentos
2
¿La empresa posee mecanismos
periódicos para la difusión del código de
ética y conducta?
3
¿La empresa cuenta con una Política de
antidiscrimación para el vínculo de sus
empleados que se encuentre
documentada y comunicada? Anexar
documentos
4
5
La empresa tiene mecanismos de
interlocución con sus clientes para
recibir retroalimentación? (sugerencias,
quejas y reclamos)
¿La empresa posee personal con algún
Si, cuenta con un código de ética/conducta
donde refleja el respeto de los Derechos
Humanos.
Si, cuenta con un código de ética/conducta
pero no refleja los derechos humanos
La empresa no cuenta con un código de
ética/conducta.
Si, y esta difusión involucra públicos
internos y externos de la organización
Si, y esta difusión involucra el público
interno de la organización
No cuenta con mecanismos de difusión de
su código de ética/conducta
La empresa cuenta con una política
antidiscriminación documentada y
comunicada.
La empresa cuenta con una política
antidiscriminación pero no se ha
comunicado
La empresa no tiene política
antidiscriminación
Si posee mecanismos de interlocución con
sus clientes
No posee mecanismos de interlocución con
sus clientes
Si
SO-0005-2013
tipo de discapacidad?
No
Política e institucionalidad de responsabilidad social de la organización
6
7
8
Se tienen programas de voluntariado y
realizan donaciones
Se tiene un programa de voluntariado
¿La empresa cuenta con programas de
donde los empleados participan con su
voluntariado o ayuda a la comunidad ya
tiempo
sea en dinero, especie o tiempo?
Se tiene un programa de donaciones
No se realiza ninguna actividad para ayudar
a la comunidad
Si, la empresa tiene una estrategia de
inclusión social y hace sus aportes sociales a
través de su propia fundación
Si, la empresa tiene una estrategia de
¿La empresa tiene un compromiso
inclusión social y hace sus aportes de
continuo en el tiempo con el aporte a la
manera organizada a través entidades
sociedad?
independientes
La empresa realiza aportes puntuales pero
no hacen parte de una estrategia
La empresa no realiza aportes sociales
Si, la empresa socializa sus iniciativas de
responsabilidad social con sus diferentes
¿La empresa socializa con sus grupos de
grupos de interés internos.
interés internos y externos sus
La empresa no tiene mecanismos de
actividades de responsabilidad social?
socialización de sus iniciativas con sus
grupos de interés internos.
Seguridad industrial y salud ocupacional
La empresa con un programa de salud
ocupacional documentado e implementado
¿La empresa cuenta con un programa de La empresa con un programa de salud
ocupacional pero no se encuentra
9 salud y seguridad ocupacional? Anexar
implementado
documentos
No cuenta con un programa de salud
ocupacional
¿La empresa tiene una política de
Si, la empresa cuenta con una política de
10 seguridad industrial y salud ocupacional seguridad industrial y salud ocupacional
para reducir riesgos ocupacionales?
para reducir riesgos ocupacionales.
SO-0005-2013
Anexar documentos
No cuenta con una política de seguridad
industrial y salud ocupacional para reducir
riesgos ocupacionales
Si ,la empresa cuenta con un subprograma
¿La empresa cuenta con un subprograma
de Higiene Industrial
11 de Higiene Industrial? Anexar
No cuenta con un subprograma de Higiene
documentos
Industrial
Si, la empresa cuenta con programas para
¿La empresa cuenta con programas para sus riesgos prioritarios
12 sus riesgos prioritarios? Anexar
documentos
No cuenta con programas para sus riesgos
prioritarios
Las directrices sociales y éticas de la
Si
empresa contienen las actividades y
13 decisiones relacionadas con: selección y
No
evaluación de proveedores y
contratistas. Anexar documentos
Bienestar de sus empleados
¿La empresa cuenta con ayudas
14 extralegales para sus empleados y sus
familias?
Se cuenta con beneficios extralegales para
sus empleados y sus familias
Se cuenta con beneficios legales para los
empleados
No se cuenta con ningún tipo de beneficio
extralegal para los empleados y sus familias

Términos de Referencia

Transcripción

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