FBO ECM

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FBO ECM

FBO – ECM
Enterprise Content
Management
FBO – ECM
Financial Business Objects
Enterprise Content Management
Entender ECM
La definición de acuerdo con AIIM ® (Association for Information and Image Management),
Asociación a nivel internacional para la administración de contenido a través del tiempo es:
2005: ECM son las tecnologías utilizadas para la captura, administración, almacenamiento,
preservación y distribución de contenido y documentos relacionados a los procesos de la
organización.
2006: Las herramientas y estrategias de ECM permiten la administración de la información sin
estructura de la organización, siempre y cuando exista la información.
Introducción
El aplicativo TEMA LTDA “ECM – Enterprise Content Management”, Es un conjunto de
herramientas y funcionalidades usados para la captura, almacenamiento, preservación y
distribución de los diferentes tipos de contenidos de información (estructurada e inestructurada)
que se pueden manejar en una organización, relacionadas con todos sus procesos funcionales
y técnicos.
Nuestro aplicativo TEMA LTDA “ECM – Enterprise Content Management” permite a la gerencia
y directivos de la organización la administración y gestión de su información de manera ágil y
segura obteniendo como resultado la toma de decisiones efectivas.
El aplicativo TEMA LTDA “ECM – Enterprise Content Management”, puede ser manejado de
manera ONLINE y por todos los usuarios que sean definidos e identificados por el
administrador central.
Componentes y características
El aplicativo ECM combina una variedad de tecnologías y componentes los cuales pueden ser
usados independientemente o en conjunto de acuerdo con las necesidades de la organización.
Estos componentes pueden categorizarse de la siguiente manera:
Captura.
Administración.
Colaboración.
Manejo del contenido vía la Web WCM.
Manejo de registros – RM Record Management.
Procesos del Negocio BPM Business Process Management.
Almacenamiento.
Preservación.
Distribución y Publicación.
Calle 19 No. 3-50 Oficina 702 Bogotá, Colombia PBX (571) 2848195 Fax 2840028
WEB SITE www.tema.com.co E-MAIL: [email protected]
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Captura
Esta contiene funcionalidades para generación, captura, preparación y procesamiento de
información, pueden existir diferentes tipos de captura de datos, desde los más simples como
el manual hasta los más complejos como clasificación automática, esta información de entrada
se considera como un INPUT.
La captura manual permite todo tipo de información, desde documentos en papel o
electrónicos, e-mails, formatos, archivos de multimedia, video y micro films. La captura
automática utiliza formatos tipo EDI o XML que se generan de aplicaciones como ERP.
La información de la información (METADATA) es almacenada en estructuras de bases de
teniendo en cuenta estándares como DUBLIN CORE o AIIM y según cada tipo de vocabulario o
especialización o lenguaje de industria, para que con base en la METADATA se puedan
realizar búsquedas organizadas de la información no importando que sea inestructurada o
estructurada. Adicionalmente se utilizan técnicas de INDEXACIÓN (al estilo Google o Yahoo)
para realizar búsquedas también sobre los datos indexados.
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Administración
Hace referencia a la administración, el procesamiento y el uso de la información, se tienen en
cuenta:
•
•
•
Bases de datos.
Sistemas de autorización de acceso.
Sistemas de uso de certificados digitales.
Uno de los principales objetivos de la administración del ECM es poder proveer estos
componentes de manera integral en un solo servicio para soportar la administración de
documentos ó DM (Document management), la colaboración y la WCM (Web Content
Management), administración de registros ó RM (Record Management) y procesos del negocio
BPM, entre otros. Todo esto dentro de unas interfaces estandarizadas y bajo los conceptos de
seguridad requeridos.
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Colaboración
Hace referencia al trabajo en conjunto de la información entre varios usuarios o en un grupo de
usuarios. Las siguientes son funciones del ECM con respecto a este componente:
•
•
•
•
•
•
Uso conjunto de bases de datos
Procesamiento de información en conjunto y de manera simultanea
Compartir recursos y backups
Administración conjunta de aplicativos como dashboards, calendarios, citas, lluvia de
ideas entre otros que relacionen manejo de información.
Video conferencia
Integración de manera conjunta de información que proviene de otras aplicaciones.
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WCM – Web Content Management
La información a la que se puede acceder sea a nivel interno (Intranet) o externo (Extranet)
mediante un portal web, deben ser datos relacionados con la organización, los cuales son
administrados, almacenados o distribuidos por FBO ECM, la cual brinda las siguientes
funciones:
•
•
•
•
Creación o edición de información relacionada con la organización en el portal web.
Distribución o publicación de información en presentación web.
Conversión de formatos sea para publicación o para almacenamiento.
Establecer los parámetros de seguridad para el control de acceso a la información.
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RM – Records Management
La administración de los registros o grabado de la información de la organización es de gran
importancia para el almacenamiento de la información en el ECM, este es independiente del
tipo de información que se grabará sean documentos de oficina o imágenes, algunas de las
siguientes son las funciones:
•
•
•
•
•
•
Generar imágenes de planos u otro tipo de información estructurada
Apoyo en la indexación de la información
Control sobre los tipos de información a guardar
Control sobre los cronogramas de indexación o de borrado
Diferenciación de la información pública o privada que se grabara
Uso de estándares internacionales, tales como: AIIM ® y DUBLIN CORE ®
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BPM – Business Process Management
Su objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de
negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma
continua.
A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento
del negocio y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La automatización de
los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma
manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos.
Al integrar la gestión de la información con los procesos del negocio, se logra generar desde la
fuente (actividades humanas o automatizadas) la información y la METADATA, sin importar el
tipo de información que generan las actividades y los procesos del negocio. Se analiza que no
existen procesos y actividades que no impliquen o contengan o generen información, FBO
ECM incluye un servidor de procesos para asociar a los procesos su información.
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Almacenamiento
Se refiere al almacenamiento temporal de la información que no es requerida o que no se
desea archivar, al momento de definir si realmente la información es útil o si es necesaria su
preservación entonces se utilizan las herramientas de “Preservación”.
De acuerdo con AIMM ®, existen 3 categorías de almacenamiento:
Repositorios: Almacenamiento en una ubicación especifica.
Servicios de Librería: Son los componentes que permiten administrar los repositorios.
Tecnologías de almacenamiento: las cuales pueden aplicarse de acuerdo al aplicativo con el
que va a interactuar el ECM.
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Preservación
Este componente permite que la información que se desea preservar se grabe en algún tipo de
grupo preseleccionado, así mismo como la generación de backup de manera manual o
automática. Esto de acuerdo a parámetros de planeación y posibles migraciones que puedan
presentarse. Algunos procesos para la preservación de la información pueden ser los
siguientes:
•
•
•
•
•
•
WORM: Write Once Read Many, donde se incluyen dispositivos tales como CD-ROM,
DVD-R, Blue Ray, etc.
WORM Tape: Cintas magnéticas de grabación.
CAS: Content Adressed Storage, discos duros de almacenamiento.
NAS/SAN: (Network Attached Storage / Storage Area Networks).
Microfilms: Que pueden ser utilizados para backup de la información.
Papel: Impresión de acuerdo a lo requerido.
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Distribución y publicación
Este componente es el encargado de presentar la información o distribuirla a otras aplicaciones
como transferencia de archivos o generación de formatos de salida. Este componente se
relaciona con 3 tipos de tecnologías para el diseño y la publicación de la información:
Tecnologías de transformación.
Tecnologías de seguridad.
Tecnologías de distribución.
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Referencias
AIIM The international association for Enterprise Content Management
ECM Connection Enterprise content management news and Solutions
Dublin Core La Iniciativa de Metadatos de Dublin Core
Websphere Application Server
FBO ECM esta definido como un módulo central, que resuelve los procesos, actividades y
transacciones en tiempo real, con alto nivel transaccional y alto nivel de seguridad, la
importancia de identificar sin equivocación a los usuarios o clientes requiere que sea un
sistema de misión crítica.
Los Objetos Componentes son modelados utilizando UML-2 como herramienta, aplicando la
metodología y técnicas MDA para el modelamiento y generación del sistema.
Cada Objeto Componente modelado se ejecuta sobre el Websphere Application Developer, se
implementan los objetos componentes bajo las definiciones de JEE, como EJB3 (Enterprise
Java Beans) por medio de servidor de aplicaciones, que se exponen a la Internet y/o Intranet
como Web Services para que puedan ser utilizados vía SOAP por interfaces de usuario Java.
La persistencia de los Objetos Componentes se maneja en DB2, grantizado las interfaces
estándar XA/XOPEN, para cumplir y apoyar la transaccionalidad de las operaciones, que se
realizan en los procesos de la empresa.
Mercado Objetivo
FBO ECM está enfocado a clientes o empresas que requieren garantizar un alto volumen de
operaciones con alta concurrencia.
Aplica a todos los sectores o industrias.
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