1 ¿QUÉ ES ODOO? 2 ¿CÓMO INSTALAR ODOO? 3 ¿CÓMO USAR

1 ¿QUÉ ES ODOO? 2 ¿CÓMO INSTALAR ODOO? 3 ¿CÓMO USAR

1 ¿QUÉ ES ODOO?
Odoo (conocido anteriormente como OpenERP) es un sistema de ERP integrado de
código abierto. Ofrece una estructura de software a medida, ideal para proyectos y
empresas pequeños.
Cabe destacar la posibilidad de usarlo como Servicio, sin necesidad de realizar costosas
instalaciones
2 ¿CÓMO INSTALAR ODOO?
En este caso, utilizaremos Odoo en modalidad de Servicio, accediendo a la url
http://wwww.odoo.com
e identificándonos como clientes
3 ¿CÓMO USAR ODOO?
Tras el acceso, analizaremos de forma genérica cada una de las funcionalidades y
módulos:
Veamos primero la sección de Administración del software ERP Odoo
En la parte derecha del menú de usuario está disponible el acceso como administrador a
la herramienta:
Página 1 de 20
La sección Preferencias, hace referencia a la configuración de la cuenta de
administrador, donde se escogen aspectos de configuración, como el idioma, cambio de
contraseña, gestión de contraseña, etc
Disponemos, además, como administradores, de una página de ayuda y soporte
Disponemos, además, de la posibilidad de envío de correo electrónico, en donde
debemos indicar el asunto, los receptores del correo, el cuerpo del mensaje, podremos
anexar ficheros y generar o guardar el correo como plantilla

Settings
La sección “Settings” nos permitirá gestionar la configuración de nuestro ERP. Se
gestiona a través del menú de la parte izquierda de la pantalla:
Página 2 de 20
o
o
La herramienta Modules nos muestra, en la parte central de la pantalla,
los módulos disponibles y su estado. La indicación “instaled” indica que
tenemos disponible ese módulo en nuestra organización (Local
Modules)
La sección Configuration nos permitirá configurar cada uno de los
módulos disponibles. Veremos el ejemplo de las posibilidades de
configuración de los módulos de ventas, recursos humanos y la
configuración general:
 Sales o Ventas:
 podemos gestionar los contactos a través de Linkedin

Podemos gestionar los procesos de facturación
Se gestiona la emisión de órdenes de facturación
basadas en órdenes de trabajo, en horas de trabajo, en
actividades, etc

Gestión de productos para configurar la gestión de
ventas de productos on line

Amplia gestión de Pedidos de Ventas, en base a
características de clientes, características de producto,
etc
Página 3 de 20








Gestión de contactos

Gestión de servicios relacionados con las ventas:
Gestión de Preventa (Campañas de llamada) y Postventa
(gestión de reclamaciones, etc)

Etc
Proyectos, en la misma línea que el punto anterior
Accounting o contabilidad, en la misma línea que el punto
anterior
Purchases o compras, en la misma línea que el punto anterior
Wharehouse o almacén, en la misma línea que el punto anterior
Manufacturing o Fabricación, en la misma línea que el punto
anterior
Marketing, en la misma línea que el punto anterior
Recursos Humanos, nos pemitirá gestionar
 Gestión del conocimiento, permitiendo la gestión de
procesos de selección, evaluaciones periódicas de
desempeño,etc

Se permite gestionar, además períodos de vacaciones y
días libres, gestión de gastos, etc

Gestión del tiempo (Time tracking), permitiendo
gestionar partes de trabajo y su validación,
imputaciones de tiempos, etc
Página 4 de 20


o

Gestión de contratos:

Publicación de ofertas de trabajo en la Web
Configuración de la Web, en la misma línea que el punto
anterior
Configuración genérica: El ERP nos permitirá gestionar varias
compañías, configurar el alias de los correos electrónicos,
gestionar el sistema de autenticación y accesos al portal, etc
La sección Companies nos permitirá, en caso de que sea necesario, crear
diferentes compañías y gestionar la configuración de cada una de ellas.
Página 5 de 20
En la parte derecha de la página de configuración, se dispone de un buscador, con
diferentes características dependiendo de la sección en la que nos encontremos, donde
se nos permite definir diferentes filtros
Veamos a continuación, el trabajo, a nivel de usuario, con el ERP Odoo
Cada usuario dispondrá de un acceso a diferentes módulos. Esta gestión se realiza en el
módulo de Recursos Humanos.
Analizaremos los contenidos de algunos de los módulos de forma genérica

Módulo de Mensajería
Este módulo permite gestionar la comunicación fluida y eficaz en la compañía.
En la sección central se muestran varios grupos de discusión y noticias recomendados. El
usuario podrá unirse a esos grupos de comunicación
En la parte izquierda de la pantalla se muestran diferentes opciones:
o
Mensajería: se dispone de un buzón de mensajes en los que se
muestran los mensajes de la bandeja de entrada, aquellos mensajes
dirigidos exclusivamente al usuario, etc
Página 6 de 20
Estos mensajes también se pueden gestionar con el filtro disponible en
la parte superior derecha de la pantalla
o
Organización:
El calendario muestra la organización de las diferentes reuniones y
eventos en los que el usuario participa, junto con el resto de usuarios
asistentes.
Podemos filtras según diferentes tipos de eventos, agrupadas según el
nivel de responsabilidad, etc, en el filtro disponible en la parte superior
de la pantalla. Además, podemos visualizar los eventos en el calendario,
en formato lista, en formato formulario y en formato diagrama de Gantt
(no mostrar)
La sección de organización nos permite gestionar nuestra lista de
contactos (no mostrar)
En la sección Notas podremos gestionar nuestras anotaciones y
comentarios para diferentes eventos, y organizarlas en el calendario
Página 7 de 20
(no mostrar) Para crear una nueva nota, seleccionaremos la sección
“Create” y daremos de alta todos los datos, teniendo en cuenta el
calendario y eligiendo a los seguidores de esta nota
o
Gestión de grupos. Esta sección nos permitirá gestionar los grupos de
usuarios a los que pertenecemos
(pinchar en support)
Se muestran los grupos a los que se nos sugiere que nos unamos, los
grupos de discusión y la posibilidad de unirnos a diferentes grupos e
incluso crear grupos, si tenemos permisos para ello
Página 8 de 20

Ventas
Este módulo permite gestionar las ventas de la compañía. Tendremos diferentes
secciones:
o
Ventas: podemos gestionar equipos de ventas, clientes, oportunidades,
órdenes de venta y contratos
 Equipos de ventas:
Podremos gestionar los diferentes equipos de ventas: en el
ejemplo se muestran “ventas directas”, “ventas indirectas”,
“marketing” y “ventas on line”
En cada uno de los grupos de Ventas, podemos gestionar y
comprobar las citas, el estado de facturación, las oportunidades,
etc, y comparar el estado actual de facturación frente a los
objetivos establecidos. Se presenta un análisis pormenorizado
de cada uno de los elementos anteriores. Por ejemplo, en el
caso de la facturación:
Página 9 de 20
Podremos crear nuevos equipos de ventas, indicando su
nombre, los parámetros que debemos de considerar (clientes,
oportunidades, …) , asignar facturación objetiva, los miembros
que forman parte del grupo, etc

Clientes: se muestra el listado de clientes, incluyendo
información de contacto, el tipo de cliente, las oportunidades
abiertas y las ventas, etc. Estos datos son accesibles para un
análisis en mayor profundidad
Podemos crear nuevos clientes, indicando diversos datos como
el contacto, etc. De forma progresiva se irán actualizando los
datos de Oportunidades, Ventas, facturación, etc. Se darán de
Página 10 de 20
alta y se actualizarán datos relativos a “compras y ventas”,
“facturación”, etc

(cortar, puede haber problemas al saltar)
Oportunidades: podremos obtener información y gestionar las
oportunidades de venta. Se muestra, ordenadas por cliente, el
número de oportunidades, el estado, la cuantía aproximada,
etc.
Se podrá editar la oportunidad

Citas u Ofertas : podemos disponer de toda la información de
las ofertas de la compañía y gestionarlas. Dispondremos de
información sobre Horarios, clientes, comerciales, Estados, etc
Página 11 de 20
Podemos gestionar nuevas ofertas, dándolas de alta, incluyendo
datos como fechas, presupuestos, productos y servicios
ofertados
La ofertas pasarán por diferentes estados hasta llegar a la orden
de venta y la confirmación de esta

Órdenes de Venta

Contratos: se permite la gestión de todos los contratos de la
compañía, teniendo en cuenta aspectos como las fechas de
inicio y fin, las cuantías
Tendremos acceso a los datos concretos de un contrato
accediendo sobre él. Se nos muestran diferentes estados como
“cerrado”, “pendiente de renovar”, etc. Se obtiene información
de la relación coste / Beneficio, las facturas vinculadas a un
contrato, etc
También se podrán crear nuevos contratos
Página 12 de 20

o
Campañas de llamadas
o
Facturación (Invoicing): Se dispone de un módulo de control de
facturación (no mostrar)
o
Productos: Se dispone de un módulo de gestión de productos
Punto de venta
Esta sección nos permitirá controlar y gestionar, de forma global, nuestros
puntos de venta, permitiendo conocer la cantidad de dinero en efectivo,
teniendo en cuentas diferentes tipos y categorías de productos, formas de pago,
Etc

Proyectos
Esta sección nos permitirá gestionar los proyectos de la compañía, gestionando
tareas, ejecuciones, etc

Contabilidad
Esta sección nos permitirá controlar y gestionar la contabilidad y facturación de
la compañía , de forma global.
o
Clientes: se gestiona en esta sección las facturas y abonos de clientes,
así como los pagos y un enlace con la información de los propios
clientes.
Podremos controlas los listados de facturas de clientes, su estado, crear
nuevas facturas, etc
Se analiza el estado de pagos de proveedores, proponiendo incluso la
reconciliación de este pago con las facturas pendientes o recibos de
ventas.
Se podrán dar de alta los diferentes pagos que realizan los clients
Página 13 de 20
o
Proveedores: se gestiona en esta sección las facturas y abonos de
proveedores, así como los pagos y un enlace con la información de los
propios proveedores
Se podrán dar de alta las facturas de proveedores, con los pagos
asociados. Se podrán también gestionar los pagos y abonos a
proveedores (no mostrar)
o
Bancos y Cash
Se permitirá la gestión de estados bancarios, incluyendo su creación , los
registros de cash, etc

Compras
Esta sección nos permitirá controlar y gestionar las compras, el control de
entrada de productos y facturas asociadas y gestionar el catálogo de productos.
Se podrán gestionar, entre otros, solicitudes de ofertas y órdenes de compras
asociadas, etc
o
Compras: podremos gestionar, como hemos comentado, solicitudes de
ofertas y órdenes de compras asociadas, y los proveedores
Página 14 de 20
Podremos crear órdenes de compra, o peticiones de oferta, incluyendo
un proveedor preferente, etc. Generar la solicitud de presupuesto
(RFQ), recibir respuestas y confirmar la compra
Podremos gestionar órdenes de compra y proveedores (no entrar)
o
Entradas: podremos gestionar la entrada de productos tras las compras
realizadas, comprobando su stock
Se podrá acceder a la ficha de cada producto pinchando sobre ella, que
nos aportará información sobre el stock, el origen, el destino, etc. También se
podrán crear entradas de productos
Página 15 de 20
o

Facturación: se permitirá el control y gestión de la facturación asociada
a las compras (no mostrar)
Almacén:
Nos permite una completa gestión de almacén, incluyendo los movimientos, la
trazabilidad de productos, los movimientos de stock, el control y ajustes de
inventario, permitiendo el uso de códigos de barras

Fabricación

Marketing:
Este módulos nos permite gestionar la emisión de campañas de correo
electrónico, gestión de eventos y encuestas

Campañas de correos: esta sección nos permite gestionar campañas de
envío de correo electrónico masivo, gestionando sus resultados (% de
correos abiertos, respondidos, etc)
Página 16 de 20
Se pueden crear campañas de correo masivo así como gestionar listas de
contactos

Eventos: La gestión de eventos nos permite gestionar todos los eventos
relacionados con marketing, fechas, horarios, asistentes,

Encuestas: podremos crear encuestas, compartirlas, invitar a su
participación y evaluar las respuestas
Página 17 de 20

Recursos Humanos:
Este módulo nos proporciona un completa gestión de recursos humanos de la
compañía
o Recursos Humanos: dispondremos de toda la lista de empleados de la
compañía dados de alta, con sus datos de contacto, sus perfiles,
ubicaciones, etc
Debemos dar de alta a todos los empleados de la compañía incluyendo
todos los datos necesarios
Tendremos, además, acceso a todos los contratos de los empleados,
gestionando las fechas de inicio y de fin
o
Reclutamiento: nos permitirá gestionar ofertas de empleo, entrevistas,
etc (no mostrar)
o
Gestión del tiempo e imputaciones: nos permitirá disponer de un
conjunto de tareas e imputar nuestro trabajo diario a esas tareas. Tras
las imputaciones, el sistema nos permitirá revisarlas y aprobarlas
o
Gastos: el sistema nos permite dar de alta nuestros gastos, así como
aprobarlos y gestionar el pago posterior
Página 18 de 20

Flotas:
Este módulo nos va a permitir gestionar la flota que tenemos en nuestra
compañía
Daremos de alta todos los vehículos, incluyendo ciertos datos como forma de
compra, conductores, tipo de vehículo, etc
Tendremos acceso a los contratos de los vehículos (no mostrar) a su kilometraje,
a los gastos de combustible, costes de reparaciones, etc. En todo caso,
tendremos la posibilidad de dar de alta estos campos

Gestión de Conocimiento:
Este módulo nos permite crear blogs que gestionarán y canalizarán el
conocimiento de la empresa
Página 19 de 20

Informes:
Odoo dispone de un completo generador de informes de cada uno de los
módulos instalados y configurados
Por ejemplo, se dispone de informes prediseñados, (análisis de ventas) que se
podrán completar y adaptar según las necesidades de cada compañía.
Esta parametrización y configuración se podrá aplicar a todos los informes
Página 20 de 20