Videos – Módulo Control de Asistencia 1) Video No 2. - (TAR

Videos – Módulo Control de Asistencia 1) Video No 2. - (TAR

Videos – Módulo Control de Asistencia
1) Video No 2.- (TAR-15-00274-Configuración) Para iniciar con el Módulo de Control de
Asistencia deberá seleccionar período a trabajar e ingresar información en los diversos
maestros.
Deberá configurar lo siguiente:
Cabe indicar que el sistema cuenta con una barra en la parte superior izquierda que
permite crear un nuevo registro, grabar, desplazarse (ir al 1er registro, siguiente,
anterior y último registro), crear un nuevo registro, grabar, buscar, eliminar, deshacer
cambios y salir del sistema.
1. Turnos de Asistencia.- Esta opción permite registrar los diversos turnos que
maneja la empresa. El registro de horas debe ser en formato 24 horas, es decir
si es 6:00 pm registrar 18.00. El sistema cuenta con un turno por defecto “00”,
el cual no debe eliminarse, ya que dicho código se utilizará en la programación
para ciertas situaciones de asistencia como descansos médicos, subsidios,
vacaciones, etc.
Para crear un turno ingresar:
- Código del turno.
- Descripción larga y corta del turno.
- Hora Inicio, hora de ingreso del turno.
- Hora Fin, hora de salida del turno.
- Hora Mínima Inicio, hora en la que el colaborador puede ingresar a la
empresa, es decir si su hora de inicio es a las 7.00 am puede ingresar
como mínimo una hora antes.
- Hora Máxima Fin, hora en la que el colaborador puede salir de la
empresa, es decir si su hora de salida es a las 16.45 am puede retirarse
como máxima una hora después.
- Tardanza mínima, es el tiempo de tolerancia mínima que se debe
registrar para considerar tardanza, si no hay tolerancia registrar 0.01.
- Tardanza máxima, es el tiempo de tolerancia máxima que se debe
registrar, normalmente se estipula 0.30 min o 1.00 hora, pasado dicho
tiempo el sistema considera omisión de salida.
- Activar los días que aplica dicho turno: lunes, martes, miércoles,
jueves, viernes, sábado, domingo.
- A modo informativo se registra las horas extras que puede tener
después de la hora de salida, el inicio y fin de horas extras, y antes de
la hora de ingreso, el inicio de horas extras. El sistema permite activar
o desactivar mediante un check ciertas condiciones:
 Controlar por día los desayunos otorgados si ingresa antes de
la hora señalada.
 Controlar por día las cenas otorgadas si ingresa antes de la
hora señalada, en el caso de horarios nocturnos.
 Calcular horas extras en automático y determinar la cantidad
de horas a considerar.
 Tomar domingo como día normal, aplicado para aquellos que
su descanso semanal puede ser cualquier día de la semana.
 No tomar en cuenta el reloj (Sólo directivos), al activar el
check se debe crear un turno sólo con esta característica, ya
que es aplicado a los colaboradores que no registran
marcaciones en el reloj-marcador.
 Considerar marcación del Descanso Semanal y Feriados, al
activar el check considerará las horas extras trabajadas.
 Considerar Horas Nocturnas, aplicado por aquellos que
laboran en un turno comprendido entre 22:00 pm a 06:00 am
 Considerar Bonificación por Turno, aplicado para aquellos
colaboradores que pertenecen a un turno específico.
 Considerar todo el día Horas Extras (25 y 35%), para los turnos
cuyo día de trabajo es sábado.
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En el caso que controlen los refrigerios, ingresar el lapso en el cual
pueden tomar dicho refrigerio, consignando Hora de Inicio (13.00 pm)
y Hora Fin (15.00 pm), así como el Tiempo de Refrigerio Mínimo
(00.45 min) y Máximo (1.00 hora). Para ello deben de marcar hora de
ingreso y salida del refrigerio.
Color.- guarda el color asignado al turno, el cual se verá reflejado en la
programación de asistencia.
Una vez ingresado los datos, finalmente deberá grabar el turno.
2. Situaciones de Asistencia.- Esta opción permite registrar las diversas
situaciones de asistencia e inasistencia que serán aplicadas en la programación
de asistencia. El sistema cuenta con una situación por defecto “00”, la cual no
debe eliminarse, ya que dicho código es utilizado en la programación. Este
maestro ya viene configurado con diversas situaciones tales como descanso
médico, subsidios, vacaciones entre otros.
Para ingresar información se tomará como ejemplo la situación “Descanso
Médico”.
Deberá registrar:
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Código de la situación.
Descripción larga y corta de la situación.
Ingresar el código de hora para enlazar dicha situación con el Módulo
de Nóminas caso contrario deberá dejar en blanco dicho campo.
El sistema permite activar o desactivar mediante un check ciertas
condiciones dependiendo de la situación a crear.
Para el caso de DM se activó lo siguiente:
 Tener justificación, ya que los colaboradores deben de
entregar el documento dado por la clínica o el seguro
justificando el descanso.
 Ingresar tope de días, en el caso de DM el tope es 20 días como
máximo al año.
 Indicador descanso médico.
Ingresado los datos, finalmente grabar la situación.
3. Plantillas.- Esta opción permite agilizar el ingreso de la programación, ya que
en ella se detalla día a día los turnos que maneja la empresa y serán aplicados
en el calendario. Al ingresar una plantilla se crea con 5 líneas ya que un mes
puede tener 4 a 5 semanas, y 7 columnas que corresponde a los 7 días de la
semana.
Deberá registrar:
- Código de la plantilla.
- Descripción de la plantilla.
- Estado de la plantilla, por defecto se visualiza “Vigente”.
- Finalmente detallar los diferentes turnos por semana, esta fila puede
ser copiado a la siguiente fila, para ello seleccionar Copiar Línea y
Pegar Línea.
4. Ruta de archivos para la carga del reloj - En esta opción deberá registrar la
dirección donde se almacenan los archivos txt o excell de las marcaciones del
reloj para la descarga de la misma.
5. Período de Control de Asistencia.- Esta opción permite cerrar el período de
Control de Asistencia por rango de fechas y por nóminas, es decir bloquear el
acceso a la programación de asistencia. Para ello debe de crear una secuencia
por Nómina, mes, año y rango de fechas. Para cerrar el período ejecutar el
botón “Cierre período de Control de Asistencia”. Este cierre debe realizarse
cuando la asistencia ha sido verificada y validada, ya que los registros
correspondientes a dicho rango de fechas no podrán ser modificados.
Si requiere controlar el ingreso de la programación de los colaboradores por
usuario debe de ingresar a la opción:
6. Interfaz.Control Personal-Programación Asistencia.- Esta opción permite determinar
los usuarios responsables de la programación de asistencia, quienes tendrán
que registrar la programación de un grupo de colaboradores.
Para crear un nuevo registro seleccionar en la barra superior izquierda
“Nuevo”, buscar el código del usuario, cargar los trabajadores y grabar.
Finalmente ingresar los turnos, plantillas asignadas y grabar.