Manual de Planeación de la Calidad - DGSA

Transcripción

C O N T R O L
Elaboró
D E
E M I S I Ó N
Revisó
Autorizó
Nombre
Mtra. Isabel Andrade Loredo
Dr. Gustavo González
Bonilla
Ing. Leopoldo Silva Gutiérrez
Función
REPRESENTANTE DE LA
SUBCOMISIÓN TÉCNICA
REPRESENTANTE
DE LA DIRECCIÓN
REPRESENTANTE DE LA
COMISIÓN TÉCNICA
CLAVE DE DOCUMENTO: MP-01
REVISIÓN: 8
Página 1 de 41
EMISIÓN: Agosto de 2016
M P-01
M AN U A L D E P L A N E A C I Ó N D E L A C A L I D A D
Revisión 8
ÍNDICE
APARTADO
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
2.3
2.4
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
DESCRIPCIÓN DEL APARTADO
PÁGINA
Portada
Índice
Objetivo, alcance y control del manual
Objetivo del manual
Alcance del manual
Control del manual
Responsables de proceso
Procesos básicos
Proceso de dirección
Proceso de gestión de la calidad
Procesos externos
Tipos de indicadores
Normativos
De servicio
De proceso
Informativos
Del sistema
Descripción de los procesos
Proceso de personal
Propósito del proceso
Usuarios
Interacciones del proceso
Secuencia del proceso
Plan de calidad del proceso de personal
Seguimiento y medición del proceso de personal
Proceso de Presupuesto
Usuarios
Plan de calidad del proceso de presupuesto
Seguimiento y medición del proceso de presupuesto
Proceso de Bienes y suministros
Usuarios
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1
2
4
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
6
7
8
9
11
12
12
12
13
14
16
19
19
19
19
M P-01
APARTADO
4.3.4
4.3.5
4.3.6
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.6
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.7
4.7.1
4.7.2
5
6
7
DESCRIPCIÓN DEL APARTADO
Revisión 8
PÁGINA
Plan de calidad del proceso de bienes y suministros
Seguimiento y medición del proceso de bienes y suministros
Proceso de Servicios generales
Usuarios
Plan de calidad del proceso de servicios generales
Seguimiento y medición del proceso de servicios generales
Seguimiento y medición del proceso de dirección
Seguimiento y medición del proceso de gestión de la calidad
Procesos externos
Definición de procesos externos
Determinación de los procesos externos
Glosario
Control de Cambios
Anexos
Página 3 de 41
20
21
22
25
25
25
25
26
28
30
32
32
32
33
36
36
36
37
38
38
38
39
40
40
M P-01
1.
OBJETIVO, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL
1.1
Objetivo del manual
Revisión 8
Describir la planificación de los procesos del SGC, incluyendo:
a)
b)
la secuencia e interacción de los procesos, y
los criterios, métodos, controles y recursos necesarios para la gestión de dichos procesos.
1.2
Alcance del manual
Las secretarías y unidades administrativas (SyUA’s) de las entidades y dependencias de la Universidad Nacional Autónoma de México en la
gestión y ejecución de los servicios administrativos.
1.3
Control del manual
Las revisiones al Manual de planeación de la calidad se realizan cada vez que es necesario como consecuencia de la mejora continua del
SGC, conforme al procedimiento normativo de Control de documentos PN-01.
Cualquier reproducción en papel, medio electrónico, óptico o magnético, se tomará como documento no oficial y en consecuencia como
copia no controlada.
2.
RESPONSABLES DE PROCESO
Las responsabilidades en los procesos que integran el SGC se describen a continuación:
2.1
Procesos básicos (Personal, Presupuesto, Bienes y suministros y, Servicios generales).
De acuerdo con la estructura operativa de cada secretaría o unidad administrativa, se designa al Responsable de proceso, quien se encarga
de recopilar la información, medir y analizar el desempeño del proceso y la conformidad de los servicios, de acuerdo con lo establecido en
este documento.
El Secretario o Jefe de unidad administrativa se encarga de establecer los compromisos y tomar acciones en función del análisis de los
resultados obtenidos.
El Representante del secretario o jefe de unidad administrativa se encarga de verificar la disponibilidad de la información de los procesos
básicos, y de dar seguimiento a las actividades realizadas por los Responsables de proceso para el cumplimiento de los compromisos
adquiridos.
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M P-01
2.2
Revisión 8
El responsable de planificar el SGC es el Representante de la dirección con el apoyo de la Subcomisión Técnica, Secretarios y Jefes de
unidad administrativa, de conformidad con los acuerdos emitidos por la Comisión Técnica, quien es responsable de establecer los criterios,
lineamientos y proyectos para asegurar la comunicación y la disponibilidad de recursos, evaluar el desempeño del SGC y proponer las
acciones para la mejora del mismo.
2.3
El responsable de dar seguimiento al mantenimiento y mejora del SGC es el Director de Planeación y Gestión de la Calidad, en apego a los
lineamientos emitidos por la Comisión Técnica, a través del Representante de la dirección; esto se lleva a cabo mediante la realización de
apoyos técnicos; la identificación y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora; la gestión del programa de auditorías
internas de la calidad; la recopilación de datos; el control de los documentos del SGC y, las actividades para el desarrollo de la competencia
del personal en temas de calidad.
2.4
Procesos externos
Las instancias responsables de los procesos externos son determinadas por las Direcciones Generales de las centralizadoras
correspondientes.
El Representante de la dirección es el responsable de generar la comunicación con las instancias responsables, para establecer acuerdos
que permitan mejorar las interacciones entre las SyUA´s y los procesos externos.
3.
TIPOS DE INDICADORES
Para evaluar el desempeño de los procesos y servicios, así como para obtener información relevante relacionada con la gestión de los
recursos en las entidades y dependencias y su contribución a las líneas rectoras de la Universidad, se establecen cinco tipos de indicadores:
3.1
Normativos: Miden el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el marco normativo universitario, y que pueden o no estar
relacionadas directamente con la realización de los servicios.
3.2
De servicio: Miden el cumplimiento de los requisitos y las características de los servicios realizados en los procesos básicos y su
relación con la satisfacción del usuario.
3.3
De proceso: Miden el cumplimiento de las actividades operativas de los procesos básicos, relacionadas con la ejecución de sus
funciones adjetivas, y con la realización del servicio.
3.4
Informativos: proporcionan información relevante relacionada con la gestión de los recursos en las entidades o dependencias, para la
toma de decisiones.
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M P-01
3.5
Del sistema: Miden aspectos relacionados con el desempeño global del SGC, tanto a nivel específico como institucional.
4.
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
Revisión 8
4.1 Proceso de personal
4.1.1 Propósito del proceso: orientar, atender y gestionar en las diferentes instancias, los asuntos laborales del personal de la entidad o
dependencia en apego a la normatividad aplicable y al cumplimiento de los requisitos de los usuarios, para facilitar la realización de las
actividades sustantivas.
4.1.2 Usuarios: El personal académico, administrativo de base y de confianza, unidades responsables y deudo del trabajador.
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M P-01
Revisión 8
4.1.3 Interacciones del proceso
INTERACCIONES DEL PROCESO DE PERSONAL
Propuestas
para la mejora
DIRECCIÓN
Criterios, lineamientos, proyectos y
recursos para
el mejoramiento del SGC
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Apoyo Técnico,
auditorías internas
capacitación
(temas calidad)
Evidencia del mantenimiento
y mejora del SGC
Información para la RD
Específica
(Resultados del proceso)
U
S
U
A
R
I
O
ESTÍMULOS
PERSONAL
- Registro para hacerse merecedor
PRESTACIONES Y SERVICIOS
al estímulo.
- Documentos validados. Apoyo
integrado al salario. Vale de juguetes.
Póliza de seguro. Documentos
con sello de la SyUA o de la DGPe.
- Copia de la minuta de la FUE, cheque,
contra recibo,
contrato, adenda o notificación
- Personal de apoyo para laborar TE
Solicitud del servicio con
documentación requerida
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
Vo.Bo de suficiencia
presupuestal
Solicitud de trámite, y en su caso,
documentación soporte
PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES
PRESUPUESTO
Solicitudes para Vo.Bo. de
suficiencia presupuestal
4.1.4 Secuencia del proceso
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Trámite realizado, en su caso,
PROCESOS
EXTERNOS
U
S
U
A
R
I
O
M P-01
Revisión 8
PROCESO DE PERSONAL
A
VERIFICA LOS
REQUISITOS PARA
OTORGAR EL SERVICIO
ESTABLECIDO EN LA
SOLICITUD
RECIBE Y REVISA LA
SOLICITUD Y LA
DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
INICIO
ELABORA LA DOCUMENTACIÓN
CONFORME A LO SOLICITADO, EN
SU CASO TRANSFIERE POR
SISTEMA, RECABA FIRMAS E
INTEGRA DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
B
REPROCESO
No
¿REQUIERE
GESTION ANTE
CENTRALIZADORA?
Sí
C
REVISA MOTIVO DE
RECHAZO Y CORRIGE
No
DICTAMEN
FAVORABLE
INGRESA ANTE
CENTRALIZADORA Y
RECIBE ACUSE
Sí
D
RECIBE
DOCUMENTACIÓN Y DA
SEGUIMIENTO
VERIFICA LA
CONFORMIDAD
DEL SERVICIO
No
¿CUMPLE
REQUISITOS?
REGISTRA Y DA
SEGUIMIENTO AL
SERVICIO NO
CONFORME
¿CÓMO
ATIENDE
EL SNC?
Sí
INFORMA O ENTREGA
EL SERVICIO AL
USUARIO Y RECABA
ACUSE, EN SU CASO
ARCHIVA LA
DOCUMENTACIÓN
A
B
C
D
LIBERACIÓN POR
CONCESIÓN
ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL PROCESO
TÉRMINO
4.1.5 Plan de calidad del proceso de personal
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CANCELA
M P-01
Documentos
de referencia
Actividad
crítica
Requisitos a
controlar
Verifica
los
requisitos
para
otorgar el servicio
establecido en la
solicitud.
Los
requisitos
establecidos en la
normatividad
institucional, en los
procedimientos
operativos y en el
catálogo de servicios.
Revisión 8
Método de
verificación
Criterio de
aceptación
Verificación
de
lo
establecido en
la
solicitud
y
la
con
los
requisitos
establecidos.
Cumplimiento
de
los
requisitos establecidos.
Verificación
de
los
documentos elaborados
y firmados, en su caso,
transferidos, con los
Cumplimiento
de
los
requisitos establecidos
Frecuencia
Registros
A
Cada
solicitud
B
PPE 0101
PPE 0102
PPE 0103
PPE 0201
PPE 0204
PPE 0205
PPE 0206
PPE 0207
PPE 0209
PPE 0210
PPE 0211
PPE 0212
PPE 0302
PPE 0303
PPE 0304
PPE 0402
PPE 0404
IPPE 0201-01
Elabora
la
documentación
conforme
a
lo
solicitado, en su
caso transfiere por
sistema,
recaba
firmas e integra
documentación
soporte.
Los
requisitos
establecidos en la
normatividad
procedimientos
operativos y en los
sistemas
institucionales.
Cada
solicitud
Se declaran en cada
uno de los
procedimientos e
instrucción de trabajo
de este proceso.
C
Revisa motivo de
rechazo,
en
su
caso, corrige.
Revisión
de
los
documentos
ingresados
o
transferidos con lo
establecido
en
el
dictamen como causa
del rechazo.
Cada trámite
Verificación con los
requisitos establecidos
en
los
sistemas
institucionales y en la
normatividad
institucional.
Documento con dictamen
favorable por parte de la
centralizadora.
Requisitos del servicio y
el tiempo declarado en
el catálogo de servicios
Firma de recepción del
servicio por parte del
usuario.
D
Verifica
conformidad
servicio
la
del
Requisitos del servicio
y tiempo de respuesta
al usuario.
Cada
servicio
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M P-01
Revisión 8
4.1.6 Seguimiento y medición del proceso de personal
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Fuente de información
1. Como documentos gestionados
se consideran únicamente los
movimientos de personal, la
contratación y pago de honorarios
y las remuneraciones adicionales,
tomando como referencia lo
siguiente:
Total de documentos ingresados:
Para movimientos:
 El número de movimientos
ingresados a la DGPe (F.U.,
contratos,
adenda,
etc.)
registrados
en
el
Reporte
estadístico de movimientos todas
las causas.
ingresados por oficio a la DGPO.
académicos relacionados con el
Estatuto de Personal Académico
(EPA) ingresadas a la DGAPA.
% de documentos
gestionados ante
instancias
centralizadoras sin
rechazo, imputables
al proceso.
Proceso
(Total de documentos
ingresados documentos rechazados
imputables al proceso /
total de documentos
ingresados) * 100
Para la contratación y pago de
honorarios:
 El número de registros en la
Relación de recibos de honorarios
en ventanilla para devolución.
 El
número
de
registros
correspondientes a honorarios del
Reporte de los movimientos
presupuestales procesados en las
Unidades
de
Proceso
Administrativo.
 Número de honorarios derivados
de proyectos presentados para
Vo.Bo. ante la DGAPA.
Para remuneraciones adicionales:
 Número de trabajadores en la
Relación
de
tiempo
extra,
domingos, días festivos y prima
dominical.
Documentos rechazados
Para movimientos:
 Documentos
de
rechazo,
devolución o no procedencia de
los movimientos.
Página 10 de 41
Criterios de medición
Frecuencia de
seguimiento
Meta
1. Cuando se ingrese un documento y
éste sea rechazado varias veces, se
contabiliza cada rechazo, incluyendo
los
rechazos
de
documentos
vinculados.
2. Se contabilizan únicamente los
rechazos que son imputables a las
secretarías
y
unidades
administrativas,
registrando
por
separado los imputables a la
centralizadora.
3. Los rechazos imputables al proceso,
se refieren a que se ingresó
documentación incorrecta, incompleta
o extemporánea.
4. Los movimientos relacionados con la
contratación y pago de honorarios se
contabilizarán en el proceso que lo
gestione.
Mensual
98 %
Semestral
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Revisión 8
Frecuencia de
seguimiento
Meta
Para la contratación y pago de
honorarios:
 Documentos
de
rechazo,
devolución o no procedencia.
Para remuneraciones
adicionales:
 Dictamen de rechazo de tiempo
extra.
1.
2.
% de servicios
realizados en los
plazos establecidos
Servicio
(Número de servicios
que cumplen con el
tiempo de respuesta /
total
de
servicios
realizados en el mes)*
100
3.
Controles internos de las SyUA’s.
4.
1.
Índice de monto de
remuneraciones
adicionales
trabajadas.
Informativo
(Monto
de
T.E.,
domingos o días festivos
o
prima
dominical
trabajado + Monto de
T.E., domingos o días
festivos
o
prima
dominical pendiente de
pago
de
trimestres
anteriores/Monto de T.E.
o
prima
dominical
autorizado)*100.
“Reporte de tiempo extra con
importe
estimado”
enviado
y
pendiente por enviar del SIP y el
monto autorizado, del presupuesto
asignado (SIAU, SIRF o Sistema
interno).
2.
3.
Solicitudes autorizadas
por registrar.
pendientes
4.
5.
Página 11 de 41
En el total de servicios realizados se
contabilizan los que se liberaron en el
mes correspondiente, sin considerar
la fecha de solicitud.
Los plazos establecidos son los
declarados en el catálogo de servicios
de cada SyUA y que corresponden al
tiempo total para el usuario o al
acordado con el usuario y registrado
en la solicitud de servicio.
Los servicios que no se realizaron en
los plazos establecidos o que
incumplieron en algún requisito se
registran
como
servicios
no
conformes en el formato de Control
de servicio no conforme F01 PN-04 y
en la sección de Conformidad del
servicio del archivo de Seguimiento
de indicadores y RD F03 GU-02.
Cada SyUA establece los controles
internos que muestren evidencia del
tiempo de realización del servicio,
considerando las fechas de solicitud,
compromiso de entrega y liberación
del servicio.
El monto trabajado se obtiene del
SIP, sumando el monto total del
“Reporte de tiempo extra con
importe estimado” enviado más, en
su caso, el “Reporte de tiempo extra
con importe estimado” pendiente
por enviar, más
las solicitudes
autorizadas pendientes por registrar.
El monto autorizado se obtiene del
presupuesto asignado (SIAU, SIRF o
Sistema interno).
Las remuneraciones adicionales
incluyen las partidas 154, 196 y 197.
El monto pendiente de pago de
trimestres anteriores se obtiene de
los controles internos de cada SyUA.
Para el monto autorizado sólo se
contabiliza el presupuesto asignado
90 %
Mensual
Semestral
Trimestral
Meta fijada
por la SyUA
en función
de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Revisión 8
Frecuencia de
seguimiento
Meta
Trimestral
Meta fijada
por la SyUA
en función
de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores
en el trimestre.
% de personal con
remuneraciones
adicionales
Informativo
(Personal con
T.E.,
o
prima
dominical
trabajado/Total
de
personal en la entidad o
dependencia)*100
Reporte de tiempo extra con importe
estimado enviado y pendiente por
enviar.
Solicitudes autorizadas
por registrar.
pendientes
Página 12 de 41
1. El seguimiento se lleva a cabo de
manera trimestral, por lo que podrá
haber variaciones en el número total
de
trabajadores
durante
cada
trimestre.
2. Considerar el total de personal con
T.E., domingos o días festivos o
prima dominical trabajado, aun
cuando al término del trimestre ya no
esté activo en la entidad o
dependencia.
3. Se contabiliza el número de
trabajadores con T.E., domingos o
días festivos o prima dominical
trabajado, independientemente del
número de veces trabajadas.
M P-01
Revisión 8
4.2 Proceso de presupuesto
4.2.1 Propósito del proceso: gestionar y ejecutar con calidad los servicios administrativos, para satisfacer las necesidades de los
usuarios; y asegurar el registro, control y ejercicio de los recursos financieros, de conformidad con la normatividad aplicable, en la
perspectiva de una mejora continua del proceso.
4.2.2
Usuarios: Titular de la entidad o dependencia, de las unidades responsables o responsables de convenios y proyectos
académicos.
Beneficiarios del servicio: personal académico y administrativo, participantes de proyectos y programas, becarios.
4.2.3
INTERACCIONES DEL PROCESO DE PRESUPUESTO
Propuestas
para la mejora
Criterios, lineamientos,
proyectos y
recursos para
el mejoramiento
del SGC
DIRECCIÓN
GESTIÓN DE LA CALIDAD
Apoyo Técnico,
capacitación
(temas calidad)
presupuestal, entrega de
recursos a comprobar /
Solicitudes de apoyo
PERSONAL
BIENES Y SUMINISTROS
SERVICIOS GENERALES
y mejora del SGC
Información para
la RD Específica
(Resultados de la
operación y control
del proceso)
PRESUPUESTO
Disponibilidad
recursos
comprometidos,
adecuaciones y
transferencias
de recursos por
grupos y partidas
de gasto
GESTIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
U
S
U
A
R
I
O
Solicitudes de:
Recursos
financieros,
Transferencias,
Resguardo o liberación
de recursos,
Becas,
Autorización de
derechos de autor
Otros servicios.
Proyecto de presupuesto,
Ingresos extraordinarios
con o sin fines específicos
REGISTRO EN SISTEMA
CONTABLE PRESUPUESTAL
Servicios de apoyo /
Solicitudes: Vo.Bo. de
suficiencia presupuestal,
de pago a proveedores,
reembolsos de fondo fijo
EJERCICIO
DE RECURSOS
Documentos de los
Recursos ejercidos o
ajustes realizados
Conciliaciones de recursos
presupuestales e
ingresos extraordinarios
Registros internos,
Estados financieros,
Estados de cuenta
bancarios
CONCILIACIÓN DE RECURSOS
Entrega de recursos,
Transferencias,
Recursos resguardados
o liberados,
Autorizaciones,
ISBN, ISNN,
Becas,
Inscripciones.
Solicitud de:
Recursos,
Transferencias,
Adecuaciones,
Creación de cuentas
por pagar,
Reserva o liberación
de recursos,
Pago de becas,
conciliaciones,
solicitudes adicionales
Factura original
PROVEEDORES
Contra Recibos,
Transferencias
electrónicas
Página 13 de 41
Autorizaciones,
contra recibos,
cheques,
movimientos
financieros,
creación de
cuentas,
Ministraciones.
PROCESOS EXTERNOS
U
S
U
A
R
I
O
B
E
N
E
F
I
A
R
O I
O
M P-01
Revisión 8
PROCESO DE PRESUPUESTO
PROYECTO DE
PRESUPUESTO
RECIBE PROYECTO ,
REVISA MISIÓN,
OBJETIVOS, METAS,
INDICADORES Y TECHO
PRESUPUESTAL
REALIZA ADECUACIONES
PROCEDENTES Y
CONCENTRA
INFORMACIÓN
RECABA AUTORIZACIÓN Y
ENVÌA A DGPO
RECIBE RECURSOS
ADICIONALES DE
APOYOS
INSTITUCIONALES,
PROYECTOS Y
CONVENIOS
GESTIÓN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
REGISTRA RECURSOS
FINANCIEROS, MOVIMIENTO DE
RECURSOS COMPROMETIDOS Y
EJERCIDO, TRANSFERENCIAS Y
ADECUACIONES EN SISTEMA
CONTABLE.
CONFIRMA EN EL SIAU
MOVIMIENTOS
PRESUPUESTALES.
E
VERIFICA: CORTE DE
CAJA, FACTURA QUE
CONSOLIDA LOS
INGRESOS Y DEPÓSITO
EN BANCO
CAPTA INGRESOS
EXTRAORDINARIOS.
INGRESOS
EXTRAORDINARIOS
B
A
VERIFICA DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS
FINANCIEROS.
( REGISTRA O CONFIRMA
EN SISTEMA
RECURSOS
COMPROMETIDOS)
REVISA QUE LA SOLICITUD
SE ENCUENTRE
REQUISITADA Y
AUTORIZADA
F
VERIFICA Y/O REALIZA
CONCILIACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS Y
CONTABLES O DE
CUENTAS BANCARIAS E
INGRESOS
EXTRAORDINARIOS CON
CENTRALIZADORA (DGCPI)
No
¿SE REQUIERE
GESTIONAR ANTE
CENTRALIZADORA?
INICIO
RECIBE PRESUPUESTO
DEFINITIVO.
D
Sí
¿ES ACEPTADO
POR LA
CENTRALIZADORA?
ELABORA FORMATO
ADMINISTRATIVO,
INTEGRA
DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE,
REVISA Y TRAMITA ANTE
CENTRALIZADORA
No
Sí
VERIFICA CONFORMIDAD
DEL SERVICIO.
ELABORA Y/O INTEGRA
DOCUMENTACIÓN PARA
FIRMA DE RECIBIDO DEL
USUARIO O PROVEEDOR.
( REGISTRA EN SISTEMA
RECURSOS EJERCIDOS)
ENTREGA SERVICIO AL
USUARIO (CHEQUES,
EFECTIVO,
DOCUMENTOS),
EL USUARIO FIRMA DE
CONFORMIDAD
C
REVISA MOTIVO DE
RECHAZO Y REALIZA
ACCIÓN
CORRESPONDIENTE
¿CUMPLE CON
REQUISITOS?
Sí
TÉRMINO
No
A
B
C
D
E
F
Sí
Flujo de información
¿REPROCESO ANTE LA
CENTRALIZADORA?
No
Página 14 de 41
REGISTRA Y CONTROLA
SERVICIO NO CONFORME
LIBERACIÓN POR
CONCESIÓN
M P-01
Revisión 8
4.2.5 Plan de calidad del proceso de presupuesto
Documentos
de
referencia
Actividad
crítica
A
Recibe y revisa
requisitos de la
solicitud autorizada y
documentación
correspondiente.
Requisitos a controlar
Los requisitos
establecidos en la
normatividad
procedimientos
operativos y en el
catálogo de servicios.
Frecuencia
Método
de
verificación
Cada
solicitud
Verificar que la solicitud
y la documentación
soporte cumple con los
B
PPO 0101
Verifica suficiencia
y/o disponibilidad de
recursos financieros;
registra y/o confirma
recursos
comprometidos.
Suficiencia de
recursos financieros.
Cada
solicitud
Revisión de registros e
informes contables de
presupuesto asignado,
ingresos
extraordinarios
o
proyectos
(recursos
comprometidos
y
ejercidos por grupos y
partidas de gasto).
PPO 0102
PPO 0103
PPO 0104
PPO 0105
PPO 0107
PPO 0108
PPO 0109
C
Revisa motivo de
rechazo de
documento
gestionado ante la
centralizadora y
realiza acción
correspondiente
Revisión de los
documentos
ingresados con lo
establecido como
causa del rechazo
Cada
trámite
Verificar motivo de
rechazo y cumplimiento
de
requisitos
normativos.
Cada
solicitud
Verificar conformidad
con los requisitos
establecidos en
solicitud del servicio o
documento de pago a
proveedor.
PPO 0110
PPO 0111
D
PPO 0201
PPO 0202
Verifica conformidad
del servicio o pago a
proveedor.
Requisitos
establecidos en
solicitud de servicio, o
documento fiscal
Página 15 de 41
Criterio
de
aceptación
Registros
Cumplimiento de requisitos establecidos y
confirmación de requisitos del usuario.
(En su caso, solicita al usuario
complemente información y/o requisitos
establecidos para aceptar la solicitud del
servicio o pago al proveedor)
En solicitud de servicio:
a) Fecha de entrega al usuario de servicio
solicitado.
En solicitud de Vo.Bo:
b) Firma de suficiencia presupuestal en
formato de Solicitud Interna de Compra
SIC o Solicitud Única de Servicio SUS
En solicitud de pago a proveedor:
c) Confirma recursos comprometidos
para pago a proveedores.
(En su caso:
*Si no existen recursos suficientes,
rechaza la solicitud de servicio.
*Si es necesario, realiza transferencias o
adecuaciones presupuestales y registra
movimientos en sistema contable).
Confirmación en el SIAU o en oficio de
aceptación, emitido por la Centralizadora.
(En caso de rechazo:
*Revisa motivo de rechazo y realiza acción
correspondiente
para
asegurar
la
aceptación del documento por la
Centralizadora.
*Si se observan tendencias de incremento
en rechazos por causas imputables al
proceso, implementa acción preventiva o
correctiva).
Firma de conformidad del usuario o del
proveedor, por el servicio proporcionado o
contra recibo entregado.
(En su caso:
*Realiza acción para asegurar la
conformidad del servicio y registra en
Se declaran en
cada uno de
los
procedimientos
de este
proceso.
M P-01
Documentos
de
referencia
Actividad
crítica
Requisitos a controlar
Frecuencia
Método
de
verificación
Revisión 8
Criterio
de
aceptación
formato F01 PN-04).
E
Verifica corte de caja,
factura que consolida
los ingresos y
depósito bancario en
el tiempo establecido.
Cumplimiento de
normatividad.
Revisión de Reporte de
operaciones del día
Estadísticas
facturas
digitales emitidas por el
módulo de CFD´s y
corte de caja.
diario
Revisión de ficha de
depósito bancario.
Fecha de ficha en los dos días posteriores
a su captación.
(En su caso:
* Solventa las diferencias en el corte de
caja, levanta acta administrativa o
* Implementa una acción correctiva si no
se justifica el depósito extemporáneo.
Firma y sello de la Centralizadora en
documentos conciliados.
F
Verifica y/o realiza
conciliación con
centralizadoras de
estados financieros
de presupuesto
asignado, ingresos
extraordinarios y
cuentas bancarias.
Corte de caja correcto de acuerdo al
reporte de operaciones del día.
Concordancia en la
información
registrada en
sistemas
institucionales,
documentos y
registros internos de
la SUA
Mensual
Cotejo de información
reportada en registros
internos con los estado
de cuenta presupuestal
(SIAU).
Información de SIAU
de CFDIs conciliadas y
no conciliadas.
Página 16 de 41
Reporte y confirmación en el SIAU de
CFDIs conciliadas con sustento en los
depósitos realizados.
En su caso:
*Solicita
a
centralizadora
registre
movimientos realizados.
*Elabora y remite a Centralizadora
información complementaria.
*Establece
comunicación
con
centralizadora
para
resolución
de
problemas con módulo emisor de CFDIs.
Registros
M P-01
Revisión 8
4.2.6 Seguimiento y medición del proceso de presupuesto
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
1.
% de documentos
gestionados
ante
instancias
centralizadoras sin
rechazo, imputables
al proceso.
Proceso
(Total
de
documentos
ingresados ante las UPA´s documentos
rechazados
imputables al proceso /
Núm. total de documentos
tramitados ante las UPA´s
durante el mes evaluado) *
100
Reporte de SIAU sobre
Estado de los folios
procesados en las UPA
(referencia Rectoría –
REC-, Ciencias –CIE-,
Contaduría
–CON-,
Acatlán –ACA-, etc.).
Movimientos
presupuestales aceptados
en la UPA de DGAPA
(Referencia PAP)
2.
3.
4.
5.
6.
Volantes
de
rechazo
referencia PAP (UPA de
DGAPA).
Reporte de CONACYT
7.
1.
2.
%
de
servicios
realizados en los
plazos establecidos
Servicio
(Número de servicios que
cumplen con el tiempo de
respuesta/ total de servicios
realizados en el mes )* 100
3.
Controles internos de las
SyUA’s.
4.
Página 17 de 41
Se contabilizan los documentos que se
ingresan a las UPA´s.
Los movimientos relacionados con la
contratación y pago de honorarios se
contabilizarán en el proceso que lo gestione.
Cuando se ingrese un documento y éste sea
rechazado varias veces, se contabiliza cada
rechazo.
Mensualmente, en el reporte de los estados
de los folios y en los volantes de rechazos
PAP, se determina la imputabilidad de cada
rechazo.
Se contabilizan únicamente los rechazos que
son imputables al proceso.
Los rechazos imputables a la centralizadora
se registran en este indicador y se analizan
en el apartado de cumplimiento histórico de
procesos externos del archivo de Seguimiento
Los rechazos imputables al proceso se
refieren a que se ingresó documentación
incorrecta, incompleta o extemporánea.
Contabilizar el total de servicios liberados en
el mes y que se encuentran declarados en el
catálogo específico de servicios del proceso.
Los plazos establecidos o tiempo de
respuesta son los declarados en el catálogo
de servicios de cada SyUA (tiempo total para
el usuario) o el acordado con el usuario y
registrado en la solicitud de servicio.
Los servicios que no se realizaron en los
plazos establecidos o que incumplieron en
algún requisito, se registran como servicios
no conformes en el formato de Control de
servicio no conforme F01 PN-04 y en la
sección de Conformidad del servicios del
archivo de Seguimiento de indicadores y RD
F03 GU-02.
Cada SyUA identifica los controles internos
que muestren evidencia del tiempo de
realización del servicio, considerando las
fechas de solicitud, compromiso de entrega y
liberación del servicio.
Frecuencia de
seguimiento
Mensual
Mensual
Meta
95%
Semestral
95 %
Semestral
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
1.
2.
3.
% de Presupuesto
utilizado
(Presupuesto
acumulado
ejercido
trimestralmente
/Presupuesto
acumulado
autorizado
en
el
trimestre)*100
Informativo
Nota: se considera el
presupuesto
trimestral
comprometido
como
referencia del gasto para el
siguiente trimestre.
Presupuesto definitivo
autorizado
trimestralmente.
Informe de presupuesto
ejercido del SIAU.
Sistema contable
presupuestal interno de la
SyUA.
Conciliaciones
presupuestales.
4.
5.
6.
% Recursos
utilizados para
conservación de la
infraestructura
Informativo
Presupuesto
acumulado
ejercido al trimestre de las
partidas
232
y
414/(Presupuesto
acumulado autorizado en el
trimestre en las partidas 232
y 414 + Recursos asignados
en el trimestre, provenientes
de apoyos adicionales)*100
Nota: se considera el
presupuesto
trimestral
comprometido
como
referencia del gasto para el
siguiente trimestre.
Reportes de SIAU sobre
montos de la partida 232
ejercidos para cubrir los
servicios
de
mantenimiento de edificios
e instalaciones, mobiliario
y equipo propio del
inmueble y los recursos
de la partida
414
empleados para adquirir
los materiales necesarios
para ello.
Oficio de la DGPO sobre
información
del
presupuesto
asignado,
desagregado por partidas
y
ministraciones
trimestrales.
Sistema
contable
presupuestal interno de la
SyUA´s con registros de
recursos
ejercidos
y
Página 18 de 41
Se considera para el cálculo sólo el
presupuesto definitivo, sin incluir proyectos e
ingresos extraordinarios.
Se suman los montos de las partidas
Directas (D) y Reguladas (R), excluyendo las
Centralizadas (C y CR) de los grupos 200,
400 y 500, acumulado trimestralmente,
conforme a lo reportado por el SIAU.
El presupuesto trimestral comprometido
corresponde a los montos que señalan las
solicitudes de gasto y que cuentan con el
Vo.Bo de suficiencia presupuestal del
proceso de Presupuesto, registrados en el
sistema contable presupuestal interno de las
SyUA´s.
El presupuesto ejercido es el reportado por
el SIAU, que al registrarlo en el sistema
contable presupuestal interno de la SyUA´s
sustituye al presupuesto comprometido.
El presupuesto acumulado autorizado es el
notificado por oficio de la DGPO al Titular de
la entidad o dependencia, sobre información
del presupuesto asignado, desagregado por
partidas y ministraciones trimestrales más
las asignaciones de recursos adicionales al
presupuesto.
En la columna enero-diciembre se suman las
cuentas por pagar o de pre-asignación a los
recursos trimestrales comprometidos.
1. Se consideran trimestralmente los recursos
ejercidos y comprometidos de las partidas
232 y 414.
2. El presupuesto comprometido, corresponde a
los montos que señalan las solicitudes de
gasto y que cuentan con el Vo.Bo de
suficiencia presupuestal por el proceso de
Presupuesto y registrados en el sistema
contable presupuestal interno de la SyUA´s;
también considera los códigos o cuentas que
afectarán las Centralizadoras y que aseguran
el pago al proveedor.
3. Los recursos asignados provenientes de
apoyos adicionales, son los recibidos por el
Programa de mantenimiento de julio y
diciembre o de alguna otra instancia, así
como los recursos de ingresos extraordinarios
empleados en la conservación del inmueble.
4. El presupuesto autorizado es el notificado por
oficio de la DGPO al Titular de la entidad o
dependencia,
sobre
información
del
presupuesto asignado desagregado por
partidas y ministraciones trimestrales.
Revisión 8
Frecuencia de
seguimiento
Trimestral
Trimestral
Meta
100 ± 10 %
Anual
Meta fijada
por la SyUA
en función
de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores.
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
comprometidos de
partidas 232 y 414.
%
de
Ingresos
extraordinarios
depositados en el
tiempo establecido.
Normativo
(Monto de las fichas de
depósito UNAM emitidas por
el módulo de CFDI´s en el
mes depositado en un plazo
no mayor de 2 días hábiles /
monto total de fichas de
depósito bancario)*100
Revisión 8
Frecuencia de
seguimiento
1. Las CFDI´s que son pagadas por el usuario
por medio de depósito en el banco, tarjeta de
crédito o débito o transferencia electrónica, no
se contabilizan en el indicador.
2. Cuando se presenten circunstancias que
imposibiliten generar los reportes y las fichas
de depósito UNAM, o realizar el depósito en
los 2 días hábiles posteriores a su emisión, se
deberá justificar la razón del incumplimiento en
la minuta trimestral y/o de revisión por la
dirección específica.
Mensual
Meta
las
Fichas de depósito UNAM
emitidas por el módulo de
CFDI´s.
Fichas
de
depósito
bancario emitidas por la
institución bancaria con
sello y firma.
Página 19 de 41
100%
Mensual
M P-01
Revisión 8
4.3 Proceso de bienes y suministros
4.3.1 Propósito del proceso: administrar la adquisición, suministro y resguardo de los bienes e insumos necesarios para el desempeño de
las funciones sustantivas de las entidades y dependencias, de acuerdo con los requisitos de los usuarios y en apego a la normatividad
aplicable.
4.3.2 Usuarios: Personal responsable del área académica o administrativa.
INTERACCIONES DEL PROCESO DE BIENES Y SUMINISTROS
Propuestas
para la mejora
recursos para
DIRECCIÓN
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Apoyo Técnico,
auditorías
internas
capacitación
(temas calidad)
PRESUPUESTO
presupuestal
y mejora del SGC
BIENES Y SUMINISTROS
Específica
U
S
U
A
R
I
O
-
Solicitudes para Vo.Bo. de
SVA valorizada
Bienes e insumos
Orden de compra
Requisición de compra
Solicitud interna de compra
Vale de salida de almacén
Solicitud de baja de bienes
Oficio de aceptación de
transferencia de bienes
- Oficio de solicitud de servicio
ADQUISICIONES
Alta a reserva
Comprobante del registro
de bienes
ALMACÉN
Copia de la Requisición
de compra
Cotización
Solicitud interna de compra
SVA
Factura firmada y sellada
Recibo de entrega
Cotización
Bienes o insumos solicitados
Factura
SVA con folio y valorizada (DGProv)
Contrato firmado
INVENTARIOS
Características del
Bien o insumo
Orden de compra
Personal
designado
Bienes,
insumos,
materiales,
boletos de avión,
resguardo interno de
bienes de activo fijo,
póliza de seguro
Solicitud de trámite, y en su caso,
Solicitud de servicios
Solicitud de personal
diversos
para tiempo extra
Trámite realizado, y
en su caso,
Servicios de movilización
de bienes
PROVEEDORES
PERSONAL
Página 20 de 41
SERVICIOS
GENERALES
U
S
U
A
R
I
O
PROCESOS
EXTERNOS
M P-01
Revisión 8
PROCESO DE BIENES Y SUMINISTROS
1
INICIO
A
RECIBE LA SOLICITUD
DEL SERVICIO Y
DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
No
REVISA SOLICITUD Y
CONFIRMA
REQUISITOS DEL
SERVICIO
¿CUMPLE
REQUISITOS?
NOTIFICA AL
USUARIO
No
¿EL USUARIO
CORRIGE?
CANCELA EL
SERVICIO
Si
Si
FIRMA LA SOLICITUD
Y ASIGNA FOLIO
1
No
B
VERIFICA
SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
¿CUENTA CON
SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL?
COMPRAS
INVENTARIOS
¿CUÁL ES EL ÁREA
DE ATENCIÓN DEL
SERVICIO
Si
REALIZA EL SERVICIO
ACORDE A LO
SOLICITADO
DETERMINA TIPO DE
ADQUISICIÓN CON
BASE EN LA
NORMATIVIDAD
ELABORA SOLICITUD
DE VALE DE
ABASTECIMIENTO O
SIC
No
VERIFICA
DISPONIBILIDAD DE
INSUMOS Y
MATERIALES
¿HAY EXISTENCIAS?
Si
No
D
FINCA PEDIDO Y
ELABORA
DOCUMENTOS SEGÚN
EL MONTO
No
¿REQUIERE
TRAMITE ANTE
PROVEEDURÍA?
RECIBE YVERIFICA
LOS BIENES O
INSUMOS, EN SU
CASO, EVALÚA AL
PROVEEDOR
E
VERIFICA LA
CONFORMIDAD DEL
SERVICIO Y ENTREGA
AL USUARIO
Si
¿CUMPLE
REQUISITOS?
Si
A
B
C
TRAMITA ANTE LA
DIRECCIÓN GENERAL
DE PROVEEDURÍA
D
E
¿QUÉ TRATAMIENTO
SE DA AL SNC?
¿EL BIEN REQUIERE
INVENTARIO?
Si
ELABORA
REQUISICIÓN DE
COMPRA
REPROCESO
SUMINISTRO
C
CANCELACIÓN
REVISA LISTA DE
PROVEEDORES
CONFIABLES Y
COTIZA
REALIZA INVENTARIO
Y ELABORA
RESGUARDO
Página 21 de 41
EL USUARIO RECIBE
EL SERVICIO Y FIRMA
DE CONFORMIDAD
TERMINO
No
REGISTRA Y DA
SEGUIMIENTO AL
SERVICIO NO
CONFORME
LIBERACIÓN POR
CONCESIÓN
M P-01
Revisión 8
4.3.5 Plan de calidad del proceso de bienes y suministros
Documentos de
referencia
Actividad
crítica
A
Revisa solicitud y
confirma requisitos
del servicio
Requisitos a
controlar
1. Que los requisitos
estén claros.
2. Que la SyUA tiene la
capacidad para
proporcionar el
servicio.
Frecuencia
C
PBS 0101
PBS 0102
PBS 0103
PBS 0104
PBS 0201
PBS 0202
PBS 0203
PBS 0301
PBS 0302
PBS 0303
PBS 0304
Determina el
tipo de adquisición
con base en la
normatividad.
Que sea un
proveedor confiable.
Registros
Cada
solicitud
recibida.
Confirmación de los
requisitos del servicio
con el usuario.
En cada
compra.
Verificación del
proveedor en el
formato de Evaluación
a proveedores de
bienes e insumos.
Proveedor con calificación de
confiable o con la justificación
correspondiente.
Documentos que avalan la
modalidad de la adquisición,
conforme al monto.
Documentación de la
compra según el
monto, conforme a la
circular vigente.
Cada
compra
realizada.
Documentos que
avalan la compra por el
monto, conforme a la
circular vigente.
Conformidad de los
bienes e insumos
(descripción y cantidad)
Cada
compra
realizada.
Comparación de los
bienes e insumos
recibidos, conforme al
documento de la
compra.
D
Recibe y verifica los
benes e insumos
Criterio de
aceptación
1.- Solicitud interna de
compra.
Firma de
Vo.Bo. de confirmación de
requisitos del Responsable de 2.- Vale de salida de
bienes y suministros.
almacén.
B
Revisa lista
de proveedores
confiables y cotiza
Método de
verificación
Sello de recibido o firma de
aceptación del usuario.
3.- Solicitud de baja o
actualización de
bienes muebles
4.- Control y
seguimiento de
adquisiciones.
5.- Evaluación a
proveedores de
bienes.
6.- Resguardo interno
de bienes de activo
fijo.
7.- Orden de compra.
E
8.- Levantamiento
físico de bienes de
activo fijo.
Verifcar la
conformidad del
servicio y entrega al
usuario
Requisitos del servicio
y tiempo de respuesta
al usuario
Cada
solicitud
atendida
Requisitos del servicio,
tiempo declarado en el
catálogo de servicio
Firma de conformidad del
usuario.
9.- Cuadro
comparativo de
ofertas.
10.Recuento
físico de insumos y
materiales del
almacén.
Página 22 de 41
M P-01
Revisión 8
4.3.6 Seguimiento y medición del proceso de bienes y suministros
Indicador
Índice de
rotación del
inventario
% de mermas
en el almacén
Tipo
Forma de cálculo
Proceso
Valor total de los
artículos entregados
mensualmente a los
usuarios/
Valor
promedio del almacén
Proceso
(Valor
de
mermas/Valor
inventario
verificado)*100
las
del
Informes mensuales
artículos surtidos.
de
1. Se determina el costo del total de artículos entregados,
considerando los informes mensuales.
Reportes
generales
existencias mensuales.
de
2. La SyUA determina el método para calcular los costos
unitarios, PEPS, UEPS o costo promedio.
Reportes mensuales del
SIAF, o sistema interno que
cuente con costos.
Recuento físico de insumos
y materiales del almacén.
Inventarios rotativos.
Vales de salida de almacén
pendientes de cuantificar.
Frecuencia
de
seguimiento
Mensual
3. El valor promedio del almacén en el semestre se obtiene
promediando el valor medio del almacén al inicio del mes y
el valor medio de las entradas durante el mes.
Meta
Mayor de 4
Anual
1. Se consideran como mermas, los faltantes de insumos y
materiales, así como los que estén caducos, maltratados u
obsoletos.
2. En caso de faltantes, se consideran las diferencias reales,
esto es, cuando los insumos y materiales faltantes no se
encuentren en Vales de salida de almacén que aún no se
hayan descargado.
Cuatrimestral
Menor al 2.5%
Cuatrimestral
3. El valor del inventario es el costo de los artículos registrados
en sistema y que fueron verificados físicamente al momento
de realizar el inventario.
1. Una Solicitud interna de compra puede requerir realizar varias
compras, a diferentes proveedores.
2. Se consideran tanto las compras nacionales como al
extranjero.
3. Se consideran los siguientes conceptos:
a) Compras aceptadas: Aquellas que cumplen con los
requisitos para iniciar el servicio, y cuentan con suficiencia
presupuestal.
b) Compras atendidas: Aquellas cuyos bienes solicitados
están disponibles para su entrega al usuario.
% Compras
atendidas
Servicio
(Número de compras
atendidas + Número
de
compras
en
proceso/Total
de
compras
aceptadas)*100
Control y seguimiento de las
adquisiciones.
Expediente
solicitudes
compra.
de
internas
las
de
c) Compras en proceso:


Aquellas que hayan sido recibidas al final del mes y
que, conforme al tiempo interno declarado en el
catálogo de servicios, se concluyen al siguiente mes.
Aquellas que por la naturaleza del bien, el tiempo de
entrega sobrepasa el mes evaluado y que cuenten
con el pedido fincado dentro del tiempo interno
declarado en el catálogo de servicios.
d) Solicitudes canceladas.- Aquellas que no son aceptadas y
que se les asignó folio, así como las canceladas por el
usuario. En ambos casos, quedan registradas y
canceladas en el control y seguimiento de adquisiciones,
no se contabilizan en el indicador.
e) Compras regularizadas: Las realizadas por el usuario de
manera extraordinaria y por causas de fuerza mayor, sin
considerar todas las actividades establecidas en el
Procedimiento operativo PBS 0101, y cuya documentación
Página 23 de 41
80%
Mensual
Semestral
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Revisión 8
Frecuencia
de
seguimiento
Meta
debe ser regularizada, estas compras no se contabilizan
en el indicador, pero sí deben ser analizadas.
% de
artículos,
materiales y
útiles diversos
de menor
impacto
ambiental
adquiridos
Informativo
(Importe de artículos
de menor impacto
ambiental adquiridos
referidos
en
la
circular/Importe total
de artículos adquiridos
referidos
en
la
circular)*100
1. Conforme a lo establecido en la Circular No. SADM/012/
2013, publicada en la Gaceta UNAM del 17 de junio de 2013
(página 22).
Registros
de
las
adquisiciones realizadas en
el periodo.
Control y seguimiento de las
adquisiciones.
2.
Se consideran los artículos, materiales y útiles diversos
mencionados en los anexos 1 a 4 de los “Criterios para la
adquisición de bienes con menor impacto ambiental en la
UNAM”, que la Secretaría Administrativa publicó en la
Gaceta UNAM, en el No. 4358, del 22 de agosto de 2011.
Para su consulta en:
http://www.acervo.gaceta.unam.mx/index.php/gum10/issue/view/
1008/showToc
Mensual
Fijada por la
propia SyUA
anual
1. Se contabilizan los servicios que se encuentran declarados
en el catálogo de servicio.
2. Para los servicios de compras al extranjero, donaciones y
exportaciones, se considera el tiempo interno y no la entrega
al usuario.
3. Cuando una Solicitud interna de compra genere varias
compras, cada una se contabiliza como un servicio.
% de
servicios
realizados en
los plazos
establecidos
Servicio
que cumplen con el
total
de
servicios
realizados en el mes )*
100
SyUA’s
4. Los plazos establecidos son los declarados en el catálogo de
servicios de cada SyUA (tiempo total para el usuario) o los
acordados con el usuario.
90 %
Mensual
Semestral
5. Los servicios que no se realizaron en los plazos establecidos
o que incumplieron en algún requisito, se registran como
servicios no conformes en el formato de Control de servicio
no conforme F01 PN-04 y en la sección de Conformidad del
servicios del archivo de Seguimiento de indicadores y RD
F03 GU-02.
6. Cada SyUA identifica los controles internos que muestran
evidencia del tiempo de realización del servicio,
considerando las fechas de solicitud, compromiso de entrega
y liberación del servicio.
1. El programa de control de bienes patrimoniales debe incluir:
a) bienes capitalizables, económicos y artísticos;
%
Cumplimiento
del programa
de inventarios
de bienes.
Proceso
(Actividades
realizadas/actividades
planificadas) * 100
Programa de control de
bienes patrimoniales.
b) las actividades de: planificación, levantamiento físico,
desincorporación de bienes del SICOP, conciliación,
regularización de bienes, actualización de resguardos,
cambio de etiquetas y organización de expedientes.
c) las áreas o unidades responsables que integran la
entidad o dependencia.
2. Cada SyUA establecerá el programa de control de bienes
patrimoniales, con base en sus necesidades de control
requeridas.
Página 24 de 41
Semestral
80%
Anual
M P-01
Indicador
% de bienes
patrimoniales
conciliados
% de bienes
económicos
conciliados
Tipo
Proceso
Proceso
Forma de cálculo
(Total
de
bienes
patrimoniales
encontrados
físicamente/ Total de
bienes registrados en
SICOP)*100
(Total de bienes
económicos
encontrados
físicamente/ Total de
bienes
registrados
control interno)*100
Frecuencia
de
seguimiento
1. Se incluyen las altas, bajas y transferencias de bienes
patrimoniales en proceso.
2. Cuando las SyUA´s establezcan programas de control de
bienes con plazos superiores a un año, reportarán el
acumulado de los bienes conciliados al periodo evaluado.
Semestral
1. Se incluyen las altas, bajas y transferencias de bienes
económicos en proceso.
2. Cuando las SyUA´s establezcan programas de control de
bienes con plazos superiores a un año, reportarán el
acumulado de los bienes conciliados al periodo evaluado.
Semestral
Reporte del SICOP.
Reportes de altas, bajas y
transferencias de bienes
patrimoniales.
Control interno de bienes
económicos.
Solicitudes de baja,
actualización o transferencia
de bienes
Revisión 8
Página 25 de 41
Meta
80 %
Anual
80 %
Anual
M P-01
Revisión 8
4.4 Proceso de servicios generales
4.4.1 Propósito del proceso: proporcionar mantenimiento a la infraestructura y equipamiento de las entidades y dependencias, mediante el
cumplimiento de los programas anuales establecidos, así como atender las solicitudes de diversos servicios que presenten los
usuarios, en apego a la normatividad vigente, con el fin de optimizar los recursos para otorgar un servicio satisfactorio.
4.4.2 Usuarios: personal académico y administrativo autorizado.
INTERACCIONES DEL PROCESO DE SERVICIOS GENERALES
Propuestas
para la mejora
DIRECCIÓN
Criterios, lineamientos, proyectos
y recursos para el mejoramiento
del SGC
BIENES Y
SUMINISTROS
Solicitud de recursos
(Adquisiciones)
materiales
Apoyo Técnico,
capacitación
Recursos Materiales
(temas calidad)
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
- Solicitud de
recursos
presupuestales
- Factura
y mejora del SGC
SERVICIOS GENERALES
- Solicitudes con Vo.Bo. de
- Comprobación de Gasto
SERVICIOS DE APOYO
U
S
U
A
R
I
O
MANTENIMIENTO
- Servicio realizado
- Informe al SA o JUA
Solicitud de servicio
- Solicitud única de servicios
- Solicitudes de servicio:
a inmueble
a equipo y parque vehicular
de correspondencia
de transporte
de reproducción y engargolado
de servicios diversos
de vigilancia
para eventos especiales
- Control de reproducción y
engargolado
- Cotización
- Realización del Servicio
- Guía y Factura original
- Acuse
PROVEEDORES
PRESUPUESTO
- Solicitud de Cotización
- Orden de servicio
- Correspondencia para enviar
U
S
U
A
R
I
O
SERVICIOS DE
SEGURIDAD
Solicitud de trabajo, y en su caso,
Trabajadores designados
Solicitud de personal para
laborar jornada extraordinaria
Trabajo realizado
PERSONAL
Página 26 de 41
PROCESOS
EXTERNOS
M P-01
Revisión 8
PROCESO DE SERVICIOS GENERALES
PROGRAMA ANUAL
A
IDENTIFICA
NECESIDADES Y
ELABORA PROGRAMA
ANUAL DE SERVICIOS
GENERALES
INICIO
B
SOLICITA
AUTORIZACIÓN DEL
PROGRAMA ANUAL
DE SERVICIOS
GENERALES
VERIFICA
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS PARA LA
REALIZACIÓN DE
CADA SERVICIO
PROGRAMADO
Sí
¿SE AUTORIZA?
No
No
¿CUENTA CON
RECURSOS?
Sí
REALIZA
ADECUACIONES
C
SOLICITA SE
EFECTUAN LAS
ADECUACIONES
No
¿CUMPLE CON
LOS REQUISITOS
ESTABLECIDOS?
VERIFICA EL
CUMPLIMIENTO DE
LOS REQUISITOS
DEL SERVICIO Y EN
SU CASO EVALUA
AL PROVEEDOR
EJECUTA O
GESTIONA LA
REALIZACIÓN DEL
SERVICIO
Sí
¿LO REALIZA EL
PERSONAL DE LA
UNAM?
ANALIZA SI LOS
SERVICIOS SE
REALIZAN CON
PERSONAL DE LA
UNAM
No
Sí
No
ELABORA
CONTRATO Y EN
SU CASO,
SOLICITA
VALIDACIÓN
Sí
¿REQUIERE
CONTRATO?
SOLICITA SERVICIO AL
PROVEEDOR
CONFIABLE,
ATENDIENDO A LA
NORMATIVIDAD
REGISTRA EL
SEGUIMIENTO EN EL
PROGRAMA ANUAL Y EN
LOS INFORMES
MENSUALES DE
SERVICIOS GENERALES
ACEPTA EL SERVICIO
REALIZADO E
INTEGRA LA
DOCUMENTACION
CORRESPONDIENTE
TÉRMINO
A
B
C
Página 27 de 41
M P-01
Revisión 8
PROCESO DE SERVICIOS GENERALES
SOLICITUD DE SERVICIO
A
CONFIRMA LOS
REQUISITOS DEL
SERVICIO CON EL
USUARIO
RECIBE SOLICITUD
DE SERVICIO
INICIO
No
¿CUMPLE
REQUISITOS?
NOTIFICA AL
USUARIO
No
¿EL USUARIO
CORRIGE?
Sí
Sí
EJECUTA O
GESTIONA LA
REALIZACIÓN DEL
SERVICIO
Sí
¿LO REALIZA EL
PERSONAL DE LA
UNAM?
B
ANALIZA SI SE
REALIZA CON
PERSONAL DE LA
UNAM O
PROVEEDOR
VERIFICA
SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
Sí
1
No
No
C
2
Sí
VERIFICA LA
CONFORMIDAD DEL
SERVICIO, ENTREGA
AL USUARIO Y EN SU
CASO EVALÚA AL
PROVEEDOR
SOLICITA SERVICIO AL
PROVEEDOR
CONFIABLE,
ATEMDIENDO A LA
NORMATIVIDAD
REALIZA EL
SERVICIO
ACORDE A LO
SOLICITADO
¿CUENTA CON
RECURSOS?
No
1
REPROCESO
¿CUMPLE
REQUISITOS?
REGISTRA Y DA
SEGUIMIENTO AL
SERVICIO NO
CONFORME
No
CANCELACIÓN
¿CÓMO ATIENDE
EL SNC?
Sí
LIBERACIÓN POR CONCESIÓN
EL USUARIO
RECIBE EL
SERVICIO Y FIRMA
DE CONFORMIDAD
TÉRMINO
A
B
C
FIRMA LA
SOLICITUD Y
ASIGNA FOLIO
¿REQUIERE
AUTORIZACIÓN
DE RECURSOS?
Página 28 de 41
2
CANCELA EL
SERVICIO
M P-01
Revisión 8
4.4.5 Plan de calidad del proceso de servicios generales
PROGRAMA ANUAL
Documentos de
referencia
Actividad
crítica
Requisitos a
a controlar
Frecuencia
Método de
verificación
Criterio de
aceptación
Anual.
Análisis del programa
con el Secretario o
Jefe de Unidad
Administrativa/Titular
de la entidad o
dependencia.
Firma de autorización del
titular de la entidad o
dependencia/ Secretario o
Jefe de unidad
administrativa.
Anual, para
la realización
del
programa.
Mensual,
para el
seguimiento
de cada
servicio
programado.
Autorización del
Programa anual de
servicios generales y
de cada servicio
mensual
programado.
titular de la entidad o
dependencia/ Secretario o
Jefe de unidad
administrativa/Responsabl
e de proceso de SG
A
Solicita
autorización del
programa Anual
de Servicios
Generales.
Cumplimiento de la
normatividad vigente
y necesidades de las
entidades y
dependencias.
B
PSG 02 01
PSG 02 02
PSG 02 03
Verifica
disponibilidad
de recursos
para la
realización de
cada servicio
programado.
Existencia de
recursos.
C
Verifica el
cumplimiento
de los requisitos
del servicio y en
su caso evalúa
al proveedor.
Cumplimiento de los
requerimientos.
Cada
servicio
programado.
Bitácoras, informe
mensual y en su caso
reportes de
proveedores.
Página 29 de 41
Registro del servicio en el
Programa Anual de
Servicios Generales.
Registros
1.- Programa
anual de
servicios
generales.
2.- Bitácoras.
3.- Informes.
4.- Evaluación de
proveedor de
servicio.
5.- Vale de
entrada y
salida de
equipo y
mobiliario.
M P-01
Revisión 8
SOLICITUD DE SERVICIO
Documentos de
referencia
Actividad
crítica
Requisitos a
a controlar
Frecuencia
Método de
verificación
Criterio de
aceptación
Registros
Confirma los
requisitos del
servicio con el
usuario
Cumplimiento
de la normatividad
vigente.
Cada servicio
solicitado.
Confirmación de los
requisitos del
servicio con el
usuario.
Responsable de servicios
generales.
1.- Solicitudes de
servicio.
A
PSG 01 01
PSG 03 01
PSG 03 02
PSG 03 03
PSG 03 04
PSG 03 05
IPSG 01 01 01
IPSG 01 01 02
IPSG 01 01 03
IPSG 01 01 04
2.- Bitácoras.
B
Verifica
suficiencia
presupuestal
Suficiencia de
recursos
Cada solicitud
Revisión de
registros contables.
Firma del Responsable del
proceso de presupuesto.
C
Verifica la
conformidad del
servicio, entrega
al usuario y en
su caso evalúa al
proveedor.
Requisitos del
servicio y tiempo de
respuesta al
usuario.
Cada solicitud
recibida.
Requisitos del
servicio, tiempo
declarado en el
catálogo de
servicio.
Página 30 de 41
Firma de conformidad del
usuario.
3.- Informes.
4.- Evaluación
de proveedor
de servicio.
5.- Vale de
entrada y
salida de
equipo y
mobiliario.
M P-01
Revisión 8
4.4.6 Seguimiento y medición del proceso de servicios generales
Indicador
% Mantenimiento
realizado
% de luminarias
de menor impacto
instaladas.
Tipo
Forma de cálculo
Proceso
(Número de
mantenimientos
realizados/ Total de
necesidades de
mantenimiento
identificadas)* 100
Programa anual de
servicios.
Diagnóstico de
necesidades de
mantenimiento.
Bitácoras de
mantenimiento a
infraestructura o equipos.
Bitácora de mantenimiento
a vehículos
Informativo
(Total de luminarias
con menor impacto
instaladas / Total de
luminarias existentes
en la entidad o
dependencia)*100
Registros de servicios
realizados.
Recorridos
Controles internos
1. De acuerdo al diagnóstico de necesidades de
mantenimiento de la entidad o dependencia, elaborado al
final del periodo por el Responsable del proceso de
Servicios generales, se identifica el número de actividades
de mantenimiento preventivo y correctivo que se requiere,
para el próximo año, con el fin de asegurar las condiciones
óptimas de operación, considerando las condiciones
actuales
del
equipo,
vehículos
e
instalaciones
independientemente del presupuesto asignado (estas
actividades corresponden al número de mantenimientos
identificados).
2. El programa anual de servicios generales es elaborado
considerando el presupuesto asignado y el diagnóstico de
necesidades de mantenimiento.
3. El programa anual de servicios generales incluye
mantenimientos preventivos o correctivos programados al
inmueble, equipos, vehículos, limpieza no rutinaria, etc.,
conforme a lo establecido en los procedimientos operativos
correspondientes.
1. Instalación de luminarias con menor impacto ambiental
conforme a lo
establecido en la Circular No.
SADM/012/2013, publicada en la Gaceta UNAM del 17 de
junio de 2013 (página 22).
2. Se consideran los tipos de luminarias descritas en el
anexo 4 de los “Criterios para la adquisición de bienes con
menor impacto ambiental en la UNAM”, que la Secretaría
Administrativa publicó en la Gaceta UNAM, en el No.
4358, del 22 de agosto de 2011. (Página 22).
Frecuencia
de
seguimiento
Trimestral
Se considera como luminaria al gabinete en conjunto con el
número de lámparas o focos que lo integran.
Semestral
Total de luminarias con menor impacto instaladas: Es la suma
de luminarias con menor impacto ambiental instaladas en el
semestre, más las luminarias instaladas anteriormente.
Meta
Meta fijada por
la SyUA en
función de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores.
Fijada por la
propia SyUA.
Anual
Total de luminarias existentes en la entidad o dependencia: se
refiere al total de luminarias con las que cuenta la entidad o
dependencia.
Para su consulta:
http://www.gaceta.unam.mx/index.php/gum10/issue/view/1008/
showToc
% de trabajos
realizados por
cláusula 15
Informativo
(Número de trabajos
realizados por
Cláusula 15/Total de
servicios de
mantenimiento
realizados)*100
Programa anual de
servicios generales
Solicitudes de servicio
Expedientes de servicios
de mantenimiento
realizados.
Trabajos realizados por cláusula 15: se refiere a los trabajos de
mantenimiento que lleva a cabo la Secretaría o Unidad
Administrativa por esta cláusula.
Total de servicios de mantenimiento realizados: se consideran
los servicios de limpieza y mantenimiento a inmueble
Página 31 de 41
Semestral
No se establece
meta en este
periodo
Anual
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Revisión 8
Frecuencia
de
seguimiento
Meta
programados o solicitados.
En las entidades y dependencias en las que se asignen
trabajos de mantenimiento a equipos y vehículos por cláusula
15, éstos se incluirán en el cálculo del indicador.
Se contabilizarán los servicios por trabajo y no por pieza ni
metros cuadrados.
% de trabajadores
favorecidos por
cláusula 15
Eficiencia en el
ejercicio de los
recursos
Informativo
Informativo
("Trabajadores
favorecidos por
cláusula 15/Total de
trabajadores de
base)*100
(Costo real del
mantenimiento/Costo
de mantenimiento
presupuestado)*100
Relación de personas y
trabajos realizados por
cláusula 15.
Programa anual de
servicios generales
Expedientes de servicios
de mantenimiento
realizados.
Trabajadores favorecidos por clausula 15
trabajadores que realizaron los trabajos.
= Total
de
Semestral
Total de trabajadores de base = Total de trabajadores de base
de la entidad o dependencia.
Costo real del mantenimiento: Corresponde al monto final
pagado de los mantenimientos realizados (se consideran los
trabajos de limpieza, mantenimiento a equipo, inmueble y
vehículos), realizados con proveedores, cláusula 15 y tiempo
extraordinario.
Costo de mantenimiento presupuestado: Es el monto a
pagar que, previo a la ejecución del servicio, se acuerda con
los proveedores, por cláusula 15 y tiempo extraordinario (el
monto acordado incluyendo impuestos).
Semestral
En este indicador no se consideran los montos por compra de
materiales y equipos por parte de la entidad o dependencia.
Meta fijada por
la SyUA en
función de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores.
Meta fijada por
la SyUA en
función de los
resultados
obtenidos en
periodos
anteriores.
1. Contabilizar los servicios que se encuentran declarados en
el catálogo de servicios.
% de servicios
realizados en los
plazos
establecidos
Servicio
que cumplen con el
total
de
servicios
realizados en el mes
)* 100
2. Los plazos establecidos son los declarados en el catálogo
de servicios de cada SyUA (tiempo total para el usuario) o
el acordado con el usuario y registrado en la solicitud de
servicio.
SyUA’s.
3. Los servicios que no se realizaron en los plazos
establecidos o que incumplieron en algún requisito, se
registran como servicios no conformes en el formato de
Control de servicio no conforme F01 PN-04 y en la sección
de Conformidad del servicios del archivo de Seguimiento
4. Cada SyUA determina los controles internos que muestran
evidencia del tiempo de realización del servicio,
considerando las fechas de solicitud, compromiso de
entrega y liberación del servicio.
Página 32 de 41
95 %
Mensual
(semestral)
M P-01
Revisión 8
4.5 Proceso de dirección
4.5.1 Propósito del proceso: Planificar, dirigir y evaluar el SGC de las secretarías y unidades administrativas de las entidades y
dependencias de la UNAM, para asegurar su eficacia y mejorar su desempeño.
INTERACCIONES DEL PROCESO DE DIRECCIÓN
PROCESOS BÀSICOS
recursos para
DIRECCIÓN
Específica
PLANIFICACIÓN DEL SGC
Eficacia del SGC
Compromisos
Información del Cumplimiento
Histórico
PROCESO EXTERNO
Informe de Resultados
de los cambios
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÒN
Acuerdos de colaboración
Propuestas
para la mejora,
Evidencia del Mantenimiento del SGC
Página 33 de 41
recursos para
M P-01
Revisión 8
4.5.3 Seguimiento y medición del proceso de dirección
Indicador
% Conformidad
del servicio
% de satisfacción
del usuario
% Quejas
atendidas
% de
cumplimiento de
compromisos de
visitas técnicas
% de
cumplimiento de
compromisos
establecidos en la
revisión por la
dirección anterior
(a nivel específico
e institucional)
% de acciones de
mejora atendidas
Frecuencia
de
seguimiento
F01 PN-04 Control del
servicio no conforme en
cada proceso.
Evidencias de la
conformidad de los
servicios en cada proceso.
1. Son servicios no conformes los considerados en el
Procedimiento Normativo PN—04 Control de servicio no
conforme.
2. Total de servicios: es la suma de los servicios proporcionados
en los cuatro procesos básicos.
3. Servicios no conformes: sumatoria de los servicios no
conformes identificados en los cuatro procesos básicos.
4. Los incumplimientos ocurridos y solventados durante el
proceso de realización que no afecten la conformidad con los
requisitos comprometidos con el usuario, no se consideran
como servicios no conformes.
Mensual
Promedio de
calificaciones
obtenidas en el
periodo
F01 GU-04 Encuesta de
satisfacción del usuario.
1. Aplicar semestralmente las encuestas, conforme a lo
establecido en la GU-04 Guía para medir la percepción de
satisfacción del usuario.
2. Para el cálculo del indicador no se tomarán en cuenta los
resultados de las evaluaciones en las solicitudes de servicio
de los procesos de servicios generales y bienes y suministros,
ya que sólo se consideran como información complementaria
para el análisis del mismo.
Semestral
Sistema
(Quejas atendidas/
Quejas
recibidas)*100
Buzón de quejas y
sugerencias.
Reporte de quejas F03
MC-01.
Controles internos para el
reporte de quejas verbales
recibidas.
Proceso
(Número de
compromisos
cumplidos / número
de compromisos
acordados) * 100.
Tipo
Sistema
Sistema
Proceso
Sistema
Forma de cálculo
(Total de servicios –
servicios no
conformes/
Total de servicios
realizados)*100
(Número de
compromisos
cumplidos/ Número de
compromisos
establecidos) * 100
(No. de acciones
atendidas/ Total de
acciones
generadas)*100
1. Quejas atendidas son todas las que han sido analizadas y de
las que el usuario recibe una respuesta, incluyendo las que se
consideran improcedentes.
1. Se contabilizan los compromisos, dentro del
tiempo
establecido, al término del semestre, conforme a lo
establecido en el PG-01 Procedimiento general de apoyo
técnico.
Informes de visitas
técnicas.
Minuta del F03 GU-02
Seguimiento de
indicadores y RD, en la
sección de resultados de
la Revisión por la
dirección e Informe de
revisión por la Dirección
institucional.
F02 GU-02
F01 PN-05 Atención de no
conformidad real o
potencial
F06 MC-01 Acción de
mejora
1. Se consideran compromisos cumplidos aquéllos que han sido
atendidos, conforme a los criterios establecidos en la GU-02
Guía para la revisión por la dirección específica.
Semestral
Semestral
Semestral
Meta
90 %
Semestral
85 %
Semestral
90 %
Semestral
85 %
Semestral
80 %
Semestral
Seguimiento a compromisos de RD
1. Se contabilizan como acciones generadas las correcciones,
acciones correctivas, preventivas y de mejora documentadas.
75 %
A nivel
2. Se consideran como acciones atendidas (o con seguimiento),
específico
Semestral
las acciones cerradas durante el período y las que se
80 %
encuentran en proceso, conforme a lo establecido en el
Atención
de
no
conformidad
real
o
potencial.
Atención
de
no
conformidad
real
o potencial.
A
nivel
Procedimiento Normativo PN-05.
institucional
3. En caso de no conformidades atendidas como correcciones,
Página 34 de 41
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Revisión 8
Frecuencia
de
seguimiento
deberán estar documentadas conforme al procedimiento
Normativo PN-05.
% de satisfacción
del personal con
relación al
ambiente de
trabajo
% Trámites
Pago
Proveedores
tiempo
% participación
de personal en
cursos.
% personal de
nuevo ingreso
capacitado
de
a
en
Sistema
Sistema
Promedio
de
calificación obtenido
en las encuestas de
evaluación
del
ambiente de trabajo
aplicadas al personal
de la SyUA.
(No. de trámites de
pago a proveedores
gestionados
en
tiempo/
Total de trámites de
pago a proveedores
realizados)*100
Proceso
Total de personas que
participaron en cursos
de la DGPe y
otros/Total de
personal de la SyUA.
Proceso
(Personal de nuevo
ingreso
capacitado/Personal
de nuevo ingreso)*100
F01 GU-03 Encuesta de
evaluación del ambiente
de trabajo.
F03 GU-02 Seguimiento
de indicadores y RD.
1. Las encuestas se aplican conforme a lo establecido en la
Guía para la evaluación del ambiente de trabajo (GU-04).
Meta
Anual
Anual
Establecida por
la SyUA en
función del
resultado de la
última Revisión
por la
Dirección
Anual
Facturas
Controles internos del
tiempo de respuesta para
el trámite de pago a
proveedores.
Estado de los folios
procesados en las UPA
(referencia Rectoría –
REC-, Ciencias –CIE-,
Contaduría
–CON-,
Acatlán –ACA-, etc.).
Movimientos
presupuestales (referencia
UPA de DGAPA –PAP-)
Volantes de rechazo PAP
Programa de capacitación
de la SyUA.
Relación de personal
participante en los eventos
de capacitación.
Constancias de
participación
Listas de asistencia
Constancias de
participación en
actividades de
capacitación
Programa para mantener
la integridad del SGC F01
PG-03.
Minutas de la capacitación
proporcionada.
Programa de capacitación
1. Se considera el tiempo de trámite de pago a partir de la fecha
en que se recibe la factura completa (con archivos xml y pdf),
con la firma de conformidad de la entrega de los bienes o
servicios en la entidad o dependencia, hasta la aceptación por
parte de la Unidad de Proceso Administrativo de toda la
documentación requerida para el pago.
2. Cada entidad o dependencia determina el tiempo interno
para el trámite de pago a proveedores, en días naturales,
tomando en consideración que el pago no podrá exceder de
veinte días naturales posteriores a la presentación de la
factura respectiva, previa entrega de los bienes,
arrendamiento o prestación de los servicios en los términos
del contrato, conforme lo establece la Normatividad de
Adquisiciones, Arrendamientos Y Servicios de la Universidad
Nacional Autónoma de México.
3. No deben incluirse en el indicador las facturas que se pagan
a través de reembolso de fondo fijo o de operación.
4. En el caso de compras a Tienda UNAM, el tiempo se
considera a partir de la recepción del documento “Distribución
a Dependencias”.
Mensual
1. Se contabiliza el total de personas que participaron durante el
periodo en cursos y eventos de la DGPe, del programa de
capacitación del SGC u otras instancias.
2. El total de personal de la SyUA puede incluir al Secretario o
Jefe de Unidad Administrativa, los responsables de proceso y
personal de apoyo que participa en el SGC.
Semestral
1. El personal de nuevo ingreso en la SyUA que ya cuente con
la competencia requerida para el desempeño de sus
funciones, se contabilizará como personal capacitado.
2. El personal de nuevo ingreso recibe la capacitación conforme
a lo establecido en el Programa para mantener la integridad
del SGC F01 PG-03.
Semestral
Página 35 de 41
80%
Semestral
80 %
Anual
90 %
Anual
M P-01
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
de la SyUA.
Página 36 de 41
Revisión 8
Frecuencia
de
seguimiento
Meta
M P-01
Revisión 8
4.6 Proceso de gestión de la calidad
4.6.1 Propósito del proceso: Asegurar que se cumplan las líneas de acción y mejora para contribuir en el mantenimiento del SGC y proveer
la formación relacionada en temas de calidad, así como presentar propuestas para la mejora del SGC a la Subcomisión y Comisión
Técnica, al Representante de la Dirección y a la Subdirección de Estudios Administrativos de la Dirección General de Presupuesto.
INTERACCIONES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DIRECCIÓN
Criterios, lineamientos, proyectos
y recursos para el mejoramiento
del SGC
APOYOS TÉCNICOS
Necesidades de capacitación
Propuestas
Propuestas
para la mejora
Evidencia del
Mantenimiento del SGC
CAPACITACIÓN
Resultados de
auditorías
Propuestas
PROYECTOS
Propuestas
AUDITORÍAS INTERNAS
DE LA CALIDAD
Propuestas
Apoyo Técnico,
capacitación
(temas calidad)
CONTROL DE
DOCUMENTOS
y mejora del SGC
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PROCESOS
BÁSICOS
M P-01
Revisión 8
4.6.3 Seguimiento y medición del proceso de gestión de la calidad
Indicador
Tipo
Forma de cálculo
Frecuencia de
seguimiento
1. Se contabilizan como visitas realizadas tanto las efectuadas
en la fecha programada, como las reprogramadas en el
mismo bimestre y las adicionales.
Bimestral
Programas
técnico.
de
apoyo
% Cumplimiento
del programa de
visitas técnicas
Proceso
(Número de visitas
técnicas realizadas /
número total visitas
técnicas
programadas) * 100.
% SyUA´s
visitadas
Proceso
(No. SyUA´s
visitadas/Total
de SyUA´s en el
alcance del SGC)*100
Seguimiento del programa
de apoyo técnico
Informes de visitas en el
sharepoint
1. Se contabiliza el número de SyUA´s visitadas,
independientemente del número de visitas que haya
recibido.
Semestral
% Cumplimiento
del programa de
capacitación
Proceso
(No. de cursos
impartidos/Total de
cursos
programados)*100
Listas de asistencia.
Programa anual de
capacitación.
1. Se consideran como cursos impartidos los programados
más los solicitados por las SyUA´s.
Mensual
Proceso
Sumatoria de los
promedios de las
calificaciones
obtenidas por evento /
Numero de eventos
impartidos en el
semestre
Evaluaciones de los eventos
impartidos.
1. Los rubros no evaluados por los participantes, no se
consideran para el promedio de calificación.
% de satisfacción
de los
participantes en
eventos de
capacitación
Meta
Evidencia de visitas técnicas
canceladas, reprogramadas
y adicionales.
90 %
Semestral
90 %
Semestral
90 %
Anual
90 %
% SyUA´s
participantes en
eventos de
capacitación
Sistema
(SyUA´s
participantes/Total de
SyUA´s)*100
Personal
participante en
actividades de
capacitación
Sistema
Sumatoria del número
de participantes en
los eventos de
capacitación
1. Se contabilizan solamente las SyUA´s del personal que
efectivamente participó en el evento de capacitación, no de
los inscritos.
2. Se contabiliza por SyUA participante, independientemente
del número de eventos en los que se participe.
1. Se contabiliza el número de participantes que asisten por
evento, sin importar que un mismo participante asista a
varios eventos.
Página 38 de 41
Mensual
Mensual
Mensual
Semestral
30 %
Anual
450
Anual
M P-01
Revisión 8
4.7 Procesos externos
4.7.1 Definición de procesos externos: Es el conjunto de actividades realizadas por dependencias de la propia UNAM, que no están
sujetas al SGC, y que afectan la conformidad de los servicios proporcionados por las secretarías y unidades administrativas de la
UNAM.
4.7.2 Determinación de los procesos externos. Para el SGC, se han determinado los siguientes procesos externos:
Proceso
Centralizadora(s)
Indicador
Control
Forma de cálculo
Frecuencia de
seguimiento
Meta
Dirección General de
Personal
DGPe
Asuntos del Personal
Académico
DGAPA
(para
los
movimientos
académicos
de
alta
relacionados con el EPA y
Vo. Bo. de los honorarios
derivados
de
proyectos
DGAPA)
Personal
Dirección General de Control
Presupuestal e Informática
UPA
(para trámites de honorarios)
Informes del SIP.
% de rechazos
imputables a las
centralizadoras
(Total de rechazos
imputables a las
centralizadoras/
Total de movimientos
realizados)*100
Mensual
Máximo 2 %
Semestral
Oficio
de
devolución
(notificación
de
los
motivos
de
la
no
procedencia).
Rechazo de la UPA
Oficio de notificación de
la DGPO de la no
procedencia.
Presupuesto
(para
modificación
de
estructuras, cobertura y
prorroga por artículo 51 del
EPA, por sustitución de
personal
funcionario
y
confianza, promociones y
definitividades académicas,
Permutas,
transferencias,
Movimientos
de
plazas
derivadas de atención de
agenda sindical).
Dirección General de Control
Presupuestal e Informática
UPA
Presupuesto
Asuntos del Personal
Académico
% de rechazos
imputables a las
centralizadoras
(Total de rechazos
imputables a las
centralizadoras/
Total de movimientos
realizados)*100
DGAPA
Página 39 de 41
Informes del SIAU
Mensual
Máximo 4 %
Semestral
Volantes de rechazo de
DGAPA.
M P-01
Proceso
Centralizadora(s)
Proveeduría
(Requisiciones de compra)
Bienes y
suministros
Dirección General del
Patrimonio Universitario
(Solicitudes de alta, baja y
transferencia).
Indicador
% de incumplimientos
imputables a las
centralizadoras
imputables a las
centralizadoras
Dirección General de Obras
y Conservación
Proveeduría
Servicios
generales
Servicios Generales
Tecnologías de la
Información y la
Comunicación.
imputables a las
centralizadoras
Control
Forma de cálculo
Frecuencia de
seguimiento
(No. de servicios
realizados fuera de
tiempo por las
centralizadoras/
Total de servicios
solicitados a las
centralizadoras)*100
(No. de servicios
realizados fuera de
tiempo por las
centralizadoras/
Total de servicios
solicitados a las
centralizadoras)*100
Revisión 8
Meta
Mensual
Máximo 2 %
Semestral
Formato
F01
MP-01
“Control de los Procesos
Externos”
Mensual
Máximo 5 %
Semestral
Formato
F01
MP-01
“Control de los Procesos
Externos”
El tipo y grado de control de los procesos externos se encuentra declarado en la tabla anterior. Para los procesos de Bienes y Suministros y
Servicios Generales, los incumplimientos de las solicitudes de servicio realizadas por el proceso básico correspondiente, por parte de las
centralizadoras, se registran en el formato F01 MP-01 “Control de los Procesos Externos”. Para el caso de los procesos de Personal y
Presupuesto, se obtienen los informes de rechazos que generan los diferentes sistemas informáticos utilizados para la prestación del servicio
o trámite; por ejemplo, SIP y SIAU, para lo cual, se imprime el informe y se anota si el rechazo es imputable al proceso o a la centralizadora.
Los resultados se verifican en las reuniones de seguimiento y en la Revisión por la dirección específica e institucional y, cuando se considere
necesario, el Representante de la dirección realiza la retroalimentación correspondiente al proceso externo para establecer las acciones que
permitan mejorar el desempeño de los mismos.
5.
GLOSARIO
Beneficiario: persona que recibe el servicio solicitado por un usuario.
Deudo: familiar o persona designada por el trabajador para solicitar el pago de marcha, en caso de defunción.
Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación
de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir con los objetivos de la calidad.
Servicio: el resultado de la atención de una solicitud expresa del usuario, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de servicios.
Usuario: persona o instancia que recibe o solicita el servicio.
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M P-01
6.
CONTROL DE CAMBIOS
Revisión
7.
Revisión 8
Fecha
Motivo del cambio
0
mayo, 2005
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad.
1
noviembre, 2005
Ajustes a la identificación de procesos.
2
mayo, 2006
Adecuación en función de la operación del sistema.
3
noviembre, 2006
Mejora del SGC.
4
octubre, 2008
Actualización de documentos.
5
abril, 2010
Adecuación en función de la operación del sistema.
6
mayo, 2011
7
marzo, 2014
8
agosto, 2016
Actualización por diversos cambios en el SGC, entre otros, los puntos de control en los diagramas de
procesos y los indicadores de desempeño asociados a cada proceso.
ANEXOS
No aplica.
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Manual de Planeación de la Calidad - DGSA

Transcripción

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