Visualizando Datos de Tablas en Excel

CONFIGURACIÓN
Visualizando Datos de Tablas
en Excel
Nota Técnica
0316
R 1.1
MBA3 16.3
Visualizando Datos de Tablas en Excel
Configuración
A continuación se explicará la manera en la que se puede acceder a los datos de las Tablas de la Base de Datos MBA3 por medio
de Microsoft Excel.
Dentro del programa Excel utilizaremos la herramienta Obtener datos externos que nos va a permitir llevar a Excel datos que
proceden de otras fuentes de datos, como archivos de texto o bases de datos, para su posterior tratamiento y análisis con la
hoja de cálculo. Para poder utilizar las herramientas de importación de datos, lo haremos desde la barra de menús accediendo
a Datos – Obtener datos externos. Para tratar con la información de las Tablas de la Base de Datos MBA3 utilizaremos la opción
de Microsoft Query.
El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. (Ver nota Técnica Configuración de ODBC ) Ese origen
de datos es el que contiene la información adecuada para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente después de
haber seleccionado la opción Desde Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrará el cuadro de diálogo elegir origen de datos.
Seleccionaremos el origen de datos que previamente creamos para la conexión con la base de datos MBA3 y damos clic en botón
Aceptar.
Soporte Técnico
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Configuración
Aparecerá la ventana de asistente para la consulta en dónde aparecerá el listado de tablas y columnas diponibles que conforman
la Base de Datos MBA3. Microsoft Query nos permite hacer una selección de los datos que deseamos importar, es decir, si no
necesitamos todos los registros de una tabla entonces podemos importar solo aquellos registros que cumplan con ciertas
condiciones. Además podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen.
En esta ejemplificación se hará la consulta para saber solo código de Cliente y código de las facturas de clientes.
Utilizando los botones de selección iremos agregando o quitando Tablas y/o columnas de la Base de datos que
deseemos visualizar en la consulta.
Con el botón de opciónes podemos elegir que parámetros deseamos se
muestren en la consulta.
Unas ves seleccionadas las columnas de las Tablas que deseemos consultar damos clic en botón siguiente.
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Configuración
A continuación aparecerá la ventana de filtrado de datos en la que podemos elegir rangos de consulta que deseemos visualizar.
Damos clic en botón Siguiente.
Especificaremos el modo en el que deseemos aparezcan ordenados los datos de la consulta (Ascendete o Descentente) Clic en
botón Siguiente.
Elegimos la opción de Devolver datos a Microsoft Excel o desde Microsot Query para ver la consulta. Se recomienda la
segunda opción para poder manipular la consulta. Damos clic en Finalizar.
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Configuración
Y se desplegará la ventana del resultado de la consulta.
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