sistema de control interno de inventarios para la unidad

Transcripción

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS PARA LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DE CEIDIS
ELADORADO POR:
ADRIANA PABON OSORIO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
INDICE
INTRODUCCION................................................................................. 3
OBJETIVOS ........................................................................................ 4
ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS .................................................................................... 5
DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA................................................ 6
1.
AMBIENTE DE CONTROL ................................................... 6
2.
EVALUACION DE LOS RIESGOS........................................ 7
3.
ACTIVIDADES DE CONTROL .............................................. 8
 Procedimientos de información ............................................. 8
 Controles Físicos .................................................................. 9
4.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN ...................................17
5.
SUPERVISION Y MONITOREO ..........................................18
2
INTRODUCCION
En los últimos tiempos, ha aumentado la implementación controles internos de
inventario en las organizaciones, independientemente de la naturaleza de las
mismas, esto debido a la creciente necesidad de resguardar sus activos, y
disminuir los porcentajes de perdida y administrar de forma eficiente sus recursos.
El control interno de inventarios, pretende desde su inicio, despertar una
conciencia de control en todos los miembros de la organización, propiciando
condiciones físicas y ambientes adecuados que generen sentido de pertenencia,
es este sentido el que influirá en la puesta en marcha del sistema, a su vez
pretende implementar una serie de mecanismos de control que garanticen el uso
adecuado de los recursos materiales con los que cuenta.
Tal es el fin que persigue el Sistema de Control Interno de Inventario de Materiales
e Insumos, diseñado para la Unidad de Apoyo Administrativo de la Coordinación
General de Estudios a Distancia (CEIDIS), que se presenta a continuación.
3
OBJETIVOS
-
Proporcionar a la Unidad Administrativa de la Coordinación General de
Estudios Interactivos a Distancia (CEIDIS), un sistema de control interno de
inventario que propicie el resguardo de sus recursos representados en
materiales e insumos.
-
Responder a las necesidades de control permanente que presenta la
Unidad Administrativa a través del uso de mecanismos de control.
-
Facilitar el acceso a las cantidades exactas de inventario en un momento
determinado a través de la puesta en práctica de sistemas de inventario
que más se adecuan a la naturaleza de la dependencia.
4
ESQUEMA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE INVENTARIOS
Figura N° 1 Esquema de Estructura
Fuente: La autora (2016)
5
DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA
1. AMBIENTE DE CONTROL
Fomentar desde la coordinación de la dependencia, un espíritu ético,
proporcionando condiciones físicas, sociales, culturales,
requeridos
para
asumir
el
control
interno;
valores y principios
promoviendo
el
sentido
de
responsabilidad en el personal al momento de encarar las responsabilidades
asignadas, establecer un tono organizacional de cooperación continua que permita
influenciar la conciencia de control del personal en el uso adecuado y racional de
los materiales e insumos con los que cuenta la dependencia. Un adecuado
ambiente de control se verifica por:
-
Integridad y valores éticos
Desde el nivel más alto de la dependencia, se debe establecer un clima ético
corporativo que contribuya a la efectividad del sistema de control, en todos los
niveles de la misma, definiendo estándares de conducta y comportamiento
para así evitar dudas y confusiones en los demás miembros de la
dependencia, esto a fin de fortalecer el monitoreo de los demás componentes
del control interno.
-
Compromiso por la competencia
Promover el compromiso ante los roles y tareas asignadas, esto de acuerdo a
los niveles de que debe poseer el personal para ocupar cada puesto de
trabajo, esto conforme a los diseños de cargo establecidos por la Dirección de
Personal de la Universidad de Los Andes.
-
Consejo de Directores o comité de auditoria
En este caso, la Coordinación de Estudios Interactivos a Distancia (CEIDIS) es
una dependencia adscrita al Vicerrectorado Académico de la Universidad de
6
Los Andes, de allí proviene, la autoridad, orientación, vigilancia y supervisión
de la coordinación. La coordinación y la administración de la dependencia
tienen autoridad para algunas decisiones claves, como la fijación de objetivos,
como es el caso, el de un Sistema de control Interno de Inventario de
Materiales e Insumos.
2. EVALUACION DE LOS RIESGOS
Establecer objetivos que permitan abordar los posibles riesgos a los que se
somete la unidad administrativa a nivel interno y externo que surgen como una
amenaza en la consecución de objetivos. Estos objetivos sirven como base que
determina como administrarse ante esos riesgos.
-
Objetivos de operaciones
Promover efectividad y eficiencia en todas las operaciones realizadas dentro
de la unidad administrativa tomando en consideración los siguientes
elementos:
1. Integridad: Asegurar que se registren todas las actividades de recepción y
entrega de materiales e insumos en el periodo al cual corresponden.
2. Existencia: Asegurar que solo se registren operaciones que afecten la
el inventario de materiales e insumos con que cuenta la dependencia.
3. Exactitud: Llevar un registro exacto de las cantidades de materiales
e insumos que entran y salen, en tal sentido se procura fortalecer el
registro de salidas ya existente en la unidad administrativa.
4. Autorización: Establecer que toda entrega de materiales e insumos
sean autorizadas por un responsable directo, cumpliendo con cada
uno de los procedimientos establecidos dentro del control interno de
inventario.
7
5. Custodia: Controlar el uso y disposición de los materiales e insumos
de la unidad administrativa, asignando un responsable de almacén,
encargado de velar por el resguardo de los mismos.
-
Objetivos de información financiera
Preparar en periodos anuales, estados de inventario y rendición de uso
de los recursos dispuestos para esos periodos.
-
Objetivos de cumplimiento
Promover una evaluación continua del sistema de control interno de inventarios,
esto a fin de prever posibles riesgos y adoptar medidas oportunas para minimizar
el impacto de los mismos en el logro de resultados esperados.
Esto se logra realizando actividades de monitoreo o evaluaciones periódicas, tal y
como se describe en el indicador de Supervisión y Monitoreo.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos de información
Procedimientos de almacén
1. Se asignara un responsable de almacén, conforme a lo determinado por las
autoridades de la Unidad Administrativa
2. Se coloca la mercancía en el estante asignado dentro del almacén
3. Se ingresa toda la mercancía al formato de entradas y al formato de
existencias.
4. Se revisara constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir
deterioro.
5. Se hará un inventario físico semestral a fin de cotejar las cantidades
existentes con la información del formato de existencias.
8
6. Toda salida de material debe ser registrada en el formato de salidas y en el
formato de existencias.
Procedimientos de recibo
1. El recibo de la mercancía se hará por parte de la Administradora Jefe de la
Unidad Administrativa, quien debe verificar el pedido y la recepción de cada
material.
2. Se llena el formato de control de recibo al momento de hacer dicha
recepción.
Procedimientos de conteo físico
1. Se contara la mercancía en presencia de la Administradora Jefe y de la
Coordinadora de la dependencia, para cotejar que lo contado sea lo
correcto.
2. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresara a su
lugar una vez contada.
3. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades
correctas de productos dentro de ellas.
4. Si se encuentra un producto que no esté anotado, se le dará una número
de secuencia conforme al tipo y dependiendo de la ubicación del mismo.
5. Al final se cotejaran las hojas del conteo con el control de existencias.
Controles Físicos
Una vez recibida la mercancía, implementar el uso de instrumentos de control que
permitan verificar la existencia y disponibilidad de materiales e insumos, así como
las entradas y salidas de los mismos.
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Método de Valuación de Inventarios
Método PEPS
Plantear el método primeras entradas, primeras salidas, procurando que los
primeros materiales e insumos adquiridos, sean los primeros que se usen, esto
con el fin de conservar el inventario más reciente y evitar pérdidas por deterioro o
vencimiento de los materiales, dicho método será posible gracias al registro de la
fecha de adquisición de materiales en un control de entradas.
Figura N° 2 Control de Entradas
Codificación
El diseño de la codificación se hará de forma alfanumérica, la cual es una
combinación de letras y números, en este caso las letras representan la clase de
material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código
indicador del artículo. En tal sentido se propone utilizar nueve (09) dígitos,
tomando en cuenta las características y especificaciones que contenga cada uno
de los productos y materiales, con el fin de evitar códigos repetidos que puedan
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ocasionar cualquier tipo de confusión al momento de realizar el manejo y
clasificación de los mismos.
Los primeros tres (03) dígitos irán representados en letras y corresponden al
nombre del producto, los siguientes tres (03) dígitos alfanuméricos, (según sea el
caso), indican especificaciones de los materiales, finalmente los tres (03) dígitos
restantes reflejaran una numeración continua empezando desde el 001.
Tintas, Cartuchos y
Tóner
Ejemplo:
CODIGO
CAR-H21-001
CAR-H22-002
CAR-H13-003
CAR-HL1-004
CAR-H88-005
CAR-H85-006
TOR-C11-007
PRODUCTO
Cartuchos HP 21
Catuchos HP 22
Cartucho HP 130A
Cartucho HP LJ 1200
Cartucho HP 88
Cartucho HP 85ª
Toner Cannon 1120
Figura N° 3 Codificación de materiales Estante 01
Papelería
CODIGO
PRODUCTO
PAP-BON-008
RES-PCA-009
RES-POF-010
SOB-MAN-011
CAR-AMA-012
CAR-MAR-013
CAR-TCA-014
SEP-015
CAR-LAN-016
Papel Bond
Resmas de Papel Carta
Resmas de Papel Oficio
Sobres Manila
Carpetas Amarillas
Carpetas Marrones
Cartulinas Tamaño Carta
Separadores
Carpetas de Lomo Ancho
Sobres de
SOB-COR-017 Correspondencia
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FOR-CON-018
CAR-ACO-019
LAM-ACE-020
HOJ-PER-021
FOA-COL-022
TAC-PAP-023
CUA-NOT-024
AGE-025
Formas Continuas
Carpetas de Acordeón
Láminas de Acetato
Hojas Perforadas
Foami de Colores
Tacos de Papel
Cuadernos de Notas
Agendas
Materiales de Escritorio
CODIGO
CIN-PEG-026
TIR-027
PEG-BAR-028
GRA-COR-029
LAP-GRA-030
LAP-COL-031
MAR-PER-032
MAR-ACR-033
CD-ROM-034
DVD-ROM-035
ROL-T20-036
RES-COL-037
BOR-038
COR-LIQ-039
CAR-COL-040
CLI-MAR-041
GAN-CAR-042
CHI-043
PRODUCTO
Cinta Pegante
Tirro
Pega de Barra
Grapas Corrugadas
Lápiz de Grafito
Lapiceros de Colores
Marcadores Permanentes
Marcadores Acrílicos
CD ROM
DVD ROM
Rollos Térmicos Nº 20
Resaltadores de Colores
Borradores
Corrector Liquido
Carpetas de Colores
Clips Mariposa
Ganchos de Carpeta
Chinches
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Sistema de inventario perpetuo o continuo
Establecer el sistema de inventario perpetuo o continuo, a fin de proveer mayor
control y conocimiento de los materiales e insumos existentes en un momento
determinado, a través de un formato de control de existencias.
Formato de control de existencias
Este formato permite el seguimiento de las existencias de los materiales e
insumos, se registran datos necesarios por artículo, comenzando por la cantidad
inicial en inventario, la disposición del artículo; en los renglones se van sumando
las cantidades que ingresan y restando las cantidades que salen, de esta manera,
es posible tener una cantidad teórica en existencia.
Figura N° 6 Control de Existencias
Organización
Se prevé la organización y distribución de los materiales e insumos en el espacio
físico del almacén.
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Almacén
3 mts.
2 mts.
Estante 1
Estante 2
2 mts.
Estante 3
3 mts.
Figura N° 7 Distribución física de almacén
Dimensiones:
El almacén consta de tres metros de largo, por dos metros de ancho,
considerándose un espacio reducido, razón por la cual se plantea una
reorganización, a fin de darle el máximo aprovechamiento al mismo.
Estantería:
Cuenta con tres estantes con dimensiones de un metro de largo, por cincuenta
centímetros de ancho y una altura de dos metros.
Figura N° 8 Dimensión de Estantes
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A continuación se describirán una serie de pasos que se llevaran a cabo para la
organización del almacén:
Paso 1: Se identificaran los estantes con una etiqueta contentiva del número del
estante y la descripción de los materiales ubicados en el mismo
Estante 01: Cartuchos y tinta
Estante 02: Papelería
Estante 03: Materiales de escritorio
Figura N° 9 Etiqueta de Estante
Paso 2: Identificar los materiales con una etiqueta que contenga el código de
identificación del mismo. (VER FIGURA 4).
Figura N° 10 Etiqueta de Materiales
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Paso 3: Clasificar todos los materiales y organizarlos en los estantes conforme a
los descrito anteriormente.
Creación de registros físicos
Haciendo uso de la herramienta Excel, se propone crear una serie de formatos
que contribuyan a la implementación del control interno de inventario de materiales
e insumos.
Formato de control de existencias
Permite el seguimiento de las existencias de los materiales e insumos, se registran
datos necesarios por artículo, comenzando por la cantidad inicial en inventario, la
disposición del artículo; en los renglones se van sumando las cantidades que
ingresan y restando las cantidades que salen, de esta manera, es posible tener
una cantidad teórica en existencia. (VEASE FIGURA 6).
Formato de entradas
Es solo para la anotación de todos los materiales que entran al almacén, se
registra, la cantidad, descripción del material, fecha y firma del que recibe.
(VEASE FIGURA 2).
Formato de salidas
El siguiente formato es para el registro diario
de entrega de materiales al
personal, en el que se debe asentar: Cantidad, descripción del material, fecha,
nombre del que recibe, firma y nombre de quien entrega.
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Figura N° 10 Formato de Salidas
4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Esta etapa consiste en comunicar toda la información pertinente al control de
inventario, en este caso a todo el personal adscrito a la dependencia a través del
fortalecimiento de los canales de comunicación.
En tal sentido resulta necesario impartir charlas sobre el control interno de
inventario.
Contenido programático:
-
Concepto de control interno
-
Importancia
-
Objetivos de aplicación del control interno en la dependencia
-
Procedimiento para la solicitud de materiales.
A ser dictada por la Administradora Jefe previo conocimiento del trabajo
especial de grado presentado por la autora, el cronograma estará su sujeto a
criterio de la Coordinación.
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5. SUPERVISION Y MONITOREO
Comprobar que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema de control
interno desde el momento en que fue implementado, esto se conoce gracias a la
aplicación de actividades de monitoreo o evaluaciones periódicas. En tal sentido,
se propone el uso de una lista de cotejo, a ser aplicada cuando la directiva
considere necesario evaluar el sistema de control interno de inventario.
Lista de Cotejo
A ser aplicada a modo de evaluación cuando la dirección lo considere conveniente
FECHA
DIA
MES
SI
NO
ANO
NOMBRE:
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIO
A
VECES
¿Se mantienen condiciones físicas y sociales en la
dependencia?
¿Las operaciones de control interno de inventario
implementadas son efectivas?
¿Se cumplen los procedimientos de información
del control interno de inventarios?
¿Se observan resultados positivos luego de la
implementación del control interno de inventario?
OBSERVACIONES:
Figura N° 11 Lista de Cotejo
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Es la lista de cotejo la que ayudara a la detección de fallas en la consecución del
sistema de control interno de inventario de materiales e insumos y en base a esa
detección se podrán implementar los ajustes necesarios.
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sistema de control interno de inventarios para la unidad

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