Actividades de - gicuv - Universidad del Valle

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Manual de
Procedimientos
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5.0
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Título:
Noviembre 2014
Elaborado por:
ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN Y EDUCACIÓN CONTINUA
Revisado por:
Dirección de Extensión y Educación
Continua
Profesional
Dirección de Extensión y Educación Continua
Aprobado por:
Director
Dirección de Extensión y Educación Continua
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ............................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 3
3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 3
3.1.
Contrato ................................................................................................................ 3
3.2.
Convenio............................................................................................................... 3
3.3.
Dirección de Extensión y Educación Continua –DEEC- ....................................... 3
3.4.
Educación Continua .............................................................................................. 3
3.4.1.
Congresos-Seminarios-Talleres-Conferencias .............................................. 4
3.4.2.
Cursos de Actualización o de Profundización ................................................ 4
3.4.3.
Cursos de Extensión...................................................................................... 4
3.4.4.
Diplomados .................................................................................................... 4
3.4.5.
Eventos Temáticos ........................................................................................ 4
3.4.6.
Ferias Especializadas .................................................................................... 4
3.4.7.
Programas de Formación Docente ................................................................ 4
3.5.
Extensión Solidaria ............................................................................................... 5
3.6.
Minuta de Convenio o Contrato ............................................................................ 5
3.7.
Red de Extensión.................................................................................................. 5
DEFINITIVA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
<COPIA NO CONTROLADA>
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Manual de
Procedimientos
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3.8.
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Título:
Servicios Académicos ........................................................................................... 5
3.8.1.
Consultoría, Asesoría y Asistencia Técnica ................................................... 5
3.8.2.
Interventorías, Veedurías y Evaluaciones ..................................................... 5
3.9.
4.
4.1.
SUE (Sistema Universitario Estatal) ..................................................................... 6
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 6
Normatividad, Políticas y Condiciones Generales ................................................ 6
4.2. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con Diseño y Desarrollo de
Actividades de Extensión Relacionadas con la Docencia ............................................... 6
4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con Respecto al de
Procedimiento Gestión de Convenios y Contratos .......................................................... 7
5.
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ........................................................................ 9
6.
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 10
6.1.
Registro de Programas de Educación Continua ................................................. 10
6.2. Actividades de Extensión y Educación Continua, por medio de la Gestión de
Convenios y Contratos de Carácter Académico ............................................................ 11
7.
PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 16
8.
FORMATOS ........................................................................................................... 16
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................. 17
10.
ANEXOS ............................................................................................................. 17
DEFINITIVA
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Procedimientos
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Título:
1. OBJETIVO
Describir los procedimientos que detallan las actividades que se deben desarrollar para
realizar la promoción y ejecución de programas de extensión y educación continua.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la Dirección de Extensión y Educación Continua. Inicia
desde el registro de programas de educación continua y finaliza en la elaboración y
consolidación de indicadores de extensión.
3. DEFINICIONES
3.1. Contrato
Los que celebra la Universidad como contratista con otras entidades públicas y que
están sometidos a la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007.
3.2. Convenio
Documento a través del cual dos instituciones acuerdan los objetivos y compromisos
desde directrices amplias, con el fin de lograr colaboración recíproca orientada a la
promoción conjunta de proyectos en los campos académico, científico, investigativo, de
extensión, proyección social, entre otros.
3.3. Dirección de Extensión y Educación Continua –DEECEs la encargada de la formulación de políticas institucionales y de adopción de planes,
programas y proyectos de carácter académico-administrativo, que se encarga de la
promoción, coordinación y seguimiento de actividades relacionadas con programas para
egresados, educación continua (cursos y diplomados) y planes de capacitación
institucional, complementando la relación orgánica de la Universidad del Valle con los
egresados. Estará bajo la dirección de un docente. (Acuerdo No.004 de Febrero 10 de
2003 del Consejo Superior ¨Por la cual se Reestructura la Vicerrectoría Académica y se
establece su planta¨.)
3.4. Educación Continua
Actividades de enseñanza y aprendizaje que siguen a la formación de pregrado y de
postgrado. Son ofrecidas con el objeto de complementar, actualizar o suplir
conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales, no conducentes a título y
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Título:
sin sujeción a los niveles y grados establecidos en el Sistema de Educación Formal,
para posibilitar la actualización de los profesionales en los campos de su desempeño y
propiciar el mejoramiento permanente. Se desarrollan en las modalidades presencial,
semipresencial y virtual.
3.4.1. Congresos-Seminarios-Talleres-Conferencias
Se trata de eventos cuya finalidad es tratar o examinar temas que contribuyan a
desarrollar o fortalecer competencias para trabajar en diversas áreas del conocimiento
mediante la actualización permanente.
3.4.2. Cursos de Actualización o de Profundización
Son Programas académicos de corta o media duración (menor a 100 horas), cuyo
objetivo es actualizar o profundizar conocimientos e información, producto del trabajo de
una Unidad Académica. Estos cursos se dirigen a estudiantes y profesionales, y pueden
ser teóricos, prácticos o una combinación de ambos.
3.4.3. Cursos de Extensión
Son Programas educativos orientados a adquirir o actualizar conocimientos e
información sobre una temática específica. Pueden ser teóricos, prácticos o una
combinación de ambos
3.4.4. Diplomados
Programas educativos con una intensidad no inferior a 100 horas, cuyo propósito es
profundizar o actualizar los conocimientos o desarrollar competencias y habilidades
específicas para el desempeño profesional.
3.4.5. Eventos Temáticos
Su propósito es convocar a diversos actores sociales en torno a discusiones e
intercambios de experiencias en temas estratégicos de importancia entre la Universidad
y la sociedad.
3.4.6. Ferias Especializadas
Su finalidad es divulgar y difundir avances científicos, tecnológicos, o culturales, así
como investigaciones y programas de formación que se realizan u ofrecen en la
Universidad, bien sea de forma individual o en cooperación con otras instituciones.
3.4.7. Programas de Formación Docente
Programas académicos dirigidos a la actualización y el mejoramiento profesional de los
educadores vinculados al sistema de educación pública. Estos programas se proponen
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para complementar la capacidad pedagógica, investigativa y disciplinaria, y otorgan
créditos que se exigen como requisito de capacitación para el ingreso y ascenso en el
Escalafón Docente, de acuerdo con las disposiciones legales de las Secretarías de
Educación municipales o Departamentales.
3.5. Extensión Solidaria
Comprende los programas y proyectos científicos, tecnológicos, artísticos y culturales
de alto impacto social, que se desarrollan y financian total o parcialmente con recursos
de la Universidad, en busca de la inclusión social y el mejoramiento de la calidad de
vida de comunidades vulnerables.
3.6. Minuta de Convenio o Contrato
Borrador de un convenio o contrato, hecho antes de formalizarlo y que contiene las
cláusulas que rigen la celebración del convenio.
3.7. Red de Extensión
Conjunto de oficinas de extensión de las facultades e institutos académicos de la
Universidad del Valle.
3.8. Servicios Académicos
La Universidad se vincula y coopera con el medio, para la transferencia recíproca de
conocimiento, de manera que le permita ser dinámica en la solución de problemas y en
la satisfacción de necesidades que conduzcan al mejoramiento de la calidad de vida.
3.8.1. Consultoría, Asesoría y Asistencia Técnica
Se trata de proyectos especializados en materia científica, técnica, tecnológica, política,
económica, social, ambiental, artística y cultural, con el objeto de emitir conceptos y
recomendaciones sobre situaciones de interés particular o público, a partir de
demandas o solicitudes de las comunidades, organizaciones, empresas e instituciones
del Estado.
3.8.2. Interventorías, Veedurías y Evaluaciones
Son servicios relacionados con el control social, seguimiento y apoyo a proyectos y
programas públicos, en su desarrollo y cumplimiento de las condiciones o términos
pactados en la ejecución de contratos y proyectos o igualmente en sus impactos y
consecuencias sociales, ambientales y tecnológicas.
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Título:
3.9. SUE (Sistema Universitario Estatal)
El Sistema Universitario Estatal (SUE) es el encargado de medir el desempeño de las
Instituciones de Educación Superior Públicas, a través de una serie de indicadores
establecidos por el Ministerio de Educación Nacional (MEN).
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1.
Normatividad, Políticas y Condiciones Generales

Acuerdo No. 004 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior “Por la cual se
reestructura la Vicerrectoría Académica y se establece su planta”.

Acuerdo No. 003 Febrero 10 de 2010 del Consejo Superior “Por la cual se adoptan
las Políticas y Estrategias de Información y Comunicación para la Universidad del
Valle”

Resolución No. 022 de Mayo 8 de 2001 del Consejo Superior “Por la cual se definen
criterios, políticas y mecanismos de asignación académica en la Universidad del
Valle”.

Resolución 028 de julio 6 de 2012 del Consejo Superior, “Por la cual se establecen
los Principios, Propósitos y Modalidades de la Proyección social y la Extensión en la
Universidad del Valle.”

Resolución 010 de abril 4 de 2014 del Consejo Superior, “Por la cual se establece la
Política de Internacionalización de la Universidad del Valle y se dictan otras
disposiciones.”
4.2.
Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con Diseño y Desarrollo
de Actividades de Extensión Relacionadas con la Docencia
Las etapas, elementos, políticas y condiciones que expresan y materializan el Diseño y
Desarrollo de los Programas de Educación Continua de la Universidad del Valle, se han
establecido en el documento guía: Diseño y Desarrollo de Actividades de Extensión
Relacionadas con la Docencia. Ver documento
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Noviembre 2014
4.3.
Versión:
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Título:
Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con Respecto al de
Procedimiento Gestión de Convenios y Contratos

Resolución No. 040 de Julio 9 de 1999 del - Consejo Superior, “Por medio de la cual
se reglamenta la presentación de proyectos de asesoría y consultoría por parte de
las diferentes unidades académicas de la Universidad del Valle y se establecen las
normas y mecanismos para la participación y los pagos que de ella se derivan".

Memorando R-162-2009 de Agosto 28 de 2009 “Trámite de firma de convenios y
contratos”.

Circular No. 034-2006 de Rectoría - Políticas y Directrices para firma de convenios y
contratos.

Circular No. 021-2006 de Rectoría “Por la cual se establecieron los Trámites de
Convenios Interinstitucionales y Contratos”.

Circular N° 009-2012 de Abril 18 de 2012 “Procesos de Contratación en la
Universidad del Valle”.

Manual de Procedimiento: Actividades de Extensión y Educación Continua MP-0501-01 y Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es
Contratista MP-08-01-11.

La Minuta del Convenio o Contrato debe contener los objetivos, responsabilidades y
compromisos de la Universidad del Valle y de la Entidad con el que suscriben.
También debe contener la existencia de los principios de reciprocidad y beneficios
para las partes participante.

Los documentos soporte solicitados a la organización, para la suscripción del
convenio y/o contrato son:
Proponente Organización Privada:
- Fotocopia Certificado Cámara de Comercio Vigente.
- Fotocopia de Cedula de Ciudadanía del Representante Legal
Proponente Organización Pública:
- R.U.T. (Registro Único Unitario)
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Título:
- Resolución Nombramiento del Representante Legal.
- Acta Posesión del Representante Legal.
- Certificado de Existencia y Representación Legal de la Entidad.

El Profesional Abogado Oficina Jurídica es el último en analizar y dar el Visto Bueno
al Convenio y/o Contrato para remitir a revisión del Rector y su firma.

El objetivo de la Propuesta Técnica y Presupuestal es presentar la sustentación
económica, financiera, organizacional y legal del proyecto.

Las propuestas de proyectos de asesoría y consultoría que se vayan a desarrollar a
nombre de la Universidad del Valle por las distintas unidades académicas, deberán
ser aprobadas y avaladas en sus aspectos técnicos, académicos, organizativos y
financieros por los Consejos de la Facultad o del Instituto Académico respectivo. De
ser el caso las Unidades Académicas (Departamentos, Escuelas, Institutos de
Investigación) deberán tener conocimientos de estos convenios cuando en ellos
participen sus profesores.

Todos los Convenios Interinstitucionales y Contratos en los que la Universidad del
Valle actúe como contratista, deben ser suscritos exclusivamente por el Rector como
Representante Legal de la Institución y cuando se incluya en ellos el manejo de
recursos financieros, deben tener como supuesto fundamental que éstos sean
administrados por la misma Universidad a través de la División Financiera.
Propuesta Técnica y Presupuesto, esta debe contener como mínimo los siguientes
ítems:
 Justificación
 Descripción
 Objetivos
 Contenido
 Metodología e intensidad horaria (en el caso de ser diplomado, curso, taller)
 Recursos a utilizar
 Presupuesto
 Tiempo de ejecución
El objetivo de la Propuesta Técnica y Presupuestal es presentar la sustentación
económica, financiera, organizacional y legal del proyecto.
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Título:
Las Unidades académicas responsables de los proyectos fijarán, en el presupuesto, los
honorarios y bonificaciones del personal participante, de acuerdo con las condiciones
del mercado y teniendo en cuenta la especificidad del área del conocimiento ligada a la
actividad propuesta y las condiciones de negociación. Esta es revisada por el
Coordinador Administrativo de la Facultad o Instituto.
Excepcionalmente, y cuando se trate de convenios o contratos del sector público, podrá
omitirse en el presupuesto lo concerniente a los imprevistos.
En todos los Convenios, Proyectos o Contratos Interinstitucionales que suscriba la
Universidad, debe quedar definida la designación de un Responsable, Interventor o
Supervisor del Convenio, Proyecto Contrato por parte de la Universidad
5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
DEFINITIVA
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Manual de
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Noviembre 2014
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Título:
6. PROCEDIMIENTOS
▲: Actividad de Control
6.1.
Registro de Programas de Educación Continua
ETAPA
1. Solicitud
2. Verificación y
Decisión
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Ejecutar las actividades planteadas en el
Facultad /
documento guía: Diseño y Desarrollo de
Instituto
Académico /
Actividades de Extensión Relacionadas con
Sedes
Regionales
la Docencia
B- Registrar la actividad de educación
Facultad /
continua en la base de datos de la
Instituto
Académico /
Sedes
Regionales
Continua.
A- Verificar la oferta de cada Facultad,
Instituto Académico o Sedes Regionales
con el fin de identificar duplicidad o Profesional DEEC
incoherencias de oferta de las actividades
de educación continua. ▲
B- Solicitar información aclaratoria al
Director
de Escuela o Jefe de Director y Profesional
Departamento para revisar las ofertas que
DEEC
presentan duplicidad o incoherencias.
C- Mediar una conciliación de la oferta
Director
académica entre las Facultades o Institutos
Departamento /
Académicos
con
duplicidad
o Jefes de Escuela /
incoherencias.
Jefes de
Departamento /
Profesional Dirección
de Extensión y
Educación Continua
D- Apoyar en la gestión de la oferta de las
Profesional
actividades de extensión.
DEEC
3. Aprobación y
A- Presentar a la Unidad Académica la
Directores de Sedes
Verificación de
propuesta de actividades de extensión a
Regionales
actividades de
dictar en las Sedes Regionales.
extensión de las
B- Aprobar o negar la propuesta de
Director de Escuela o
Sedes Regionales actividades de extensión en las Sedes
Jefe de
Regionales y registrar en la Dirección de
Departamento
Extensión y Educación Continua.
DEFINITIVA
REGISTROS
Base de Datos
Base de Datos
Acta
Propuesta de
actividades de
extensión
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
ETAPA
4. Publicación
6.2.
5.0
Página:
11 de 20
Título:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C- Solicitar a las Sedes Regionales tengan Director de Escuela o
el aval de las Unidades Académicas
Jefe de
responsables del área de conocimiento
Departamento
respectivo o Resolución del Comité de
Regionalización.
Profesional Dirección
de Extensión y
Educación Continua
A- Diseñar y publicar el portafolio de
servicios de educación continua en la Profesional Extensión
Unidad Académica
página web de cada Unidad Académica.
B- Redireccionar desde la página web de la
Continua, la oferta publicada por las
Unidades Académicas.
5. Seguimiento
Versión:
MP-05-01-01
REGISTROS
Resolución del
Comité de
Regionalización.
Portafolio de
Servicios
Profesional
DEEC
A- Solicitar a las Unidades Académicas
reporte de ejecución y desarrollo de
Profesional
actividades de educación continua en el
DEEC
sistema de información SUE.
B- Recolectar y diligenciar la información
Unidades
relacionada con las actividades de
Académicas
educación continua en el sistema de
información del SUE y Registro de
Facultad /
Extensión.
Instituto Académico
C- Recibir reporte por parte de las
Unidades Académicas acerca de la
Profesional
ejecución y desarrollo de actividades de
DEEC
Educación Continua.
D- Consolidar información y elaborar
Profesional
informe de gestión.
DEEC
Portafolio de
Servicios
Comunicado
Reporte SUE
Reporte SUE
Informe de gestión
Actividades de Extensión y Educación Continua, por medio de la Gestión
de Convenios y Contratos de Carácter Académico
ETAPA
1. Solicitud
para la
propuesta de
Convenios y/o
Contratos
ACTIVIDAD
A- Solicitar al Director de Dirección de Extensión y
Educación Continua, información sobre las políticas
institucionales y requerimientos para la suscripción
de convenios y/o contratos.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Interesado
(personal de la
Correo Electrónico
comunidad
universitaria o
Carta
personal externo)
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
ETAPA
Versión:
MP-05-01-01
5.0
Página:
12 de 20
Título:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B- Informar las políticas institucionales y
requerimientos para la suscripción de convenios y/o
contratos al interesado y presentar modelo de
minuta de convenios, en caso de ser necesario.
REGISTROS
Acta de Reuniones
F-02-12-01
Director DEEC
Profesional
DEEC
Control de
Asistencia
F-01-12-01
Correo Electrónico
CEnviar
información
especifica/requerimiento.
de
la
necesidad
D- Verificar si existe o está en trámite un convenio
y/o contrato con la misma organización para definir
políticas a seguir y re-direcciona a la Unidad
Académica correspondiente. ▲
E- Solicitar al interesado definir el responsable de la
Unidad Académica o Dependencia, vinculada al
Convenio/Contrato.
Interesado
Correo Electrónico
(personal de la
Carta
comunidad
universitaria o
Invitación
personal externo)
Base de Datos de
Convenios
Profesional
DEEC
Archivo de Gestión
Convenios
Acta de Reuniones
F-02-12-01
Director DEEC
Control de
Profesional
Asistencia
DEEC
F-01-12-01
Correo Electrónico
F- Revisar las necesidades y hacer propuesta inicial.
G- Apoyar en gestión entre Universidad-EmpresasEntidades Externas-Grupo de Investigación, en caso
de que el concepto sea favorable.
H- Realizar reuniones para revisar la propuesta,
resolviendo dudas frente a los requerimientos. En
caso de ser necesario.
2. Análisis,
revisión y
aprobación de
convenio y/o
contrato
A- Elaborar y enviar propuesta técnica y
presupuestal (u oferta económica) a la entidad
interesada, justificando plenamente la conveniencia
y oportunidad de ejecutar el respectivo proyecto,
convenio o contrato en materia de beneficios para la
DEFINITIVA
Unidad
Académica
correspondiente
Propuesta Inicial
Carta
Profesional
DEEC
Mail
Profesional o
Director DEEC
Unidad
Académica
Entidad
(interesado)
Acta de Reuniones
F-02-12-01
Unidad
Académica
Propuesta técnica
y presupuestal
Control de
Asistencia
F-01-12-01
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
ETAPA
Versión:
MP-05-01-01
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Página:
13 de 20
Título:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Entidad
(interesado)
Carta
Correo Electrónico
Unidad
Académica
Acta
Institución. La DEEC
podrá asesorar en la
elaboración de la propuesta y el presupuesto, si la
Unidad Académica lo requiere.
La Unidad Académica y la DEEC deben estudiar la
propuesta, realizando la evaluación de viabilidad de
las actividades de extensión.
Nota: Si la propuesta a desarrollar está relacionada
con una actividad de Educación Continua, se debe
seguir la guía: Diseño y Desarrollo de Actividades
de Extensión Relacionadas con la Docencia
B- Revisar y aprobar la propuesta, enviando
comentarios y consideraciones sobre la misma.
C- Presentar ante el Consejo de Facultad o Instituto,
la propuesta para su revisión y aprobación, una vez
la misma haya sido aprobada por la entidad
interesada, la Unidad Ejecutora.
D- Revisar y avalar la propuesta inicial.
En el acta y resolución quedará la apertura e inicio
de las actividades de extensión y educación
continua, participación de docentes en dichas
actividades y bonificaciones.
E- Establecer el % de aporte al fondo común,
basado en las directrices y lineamientos de la
Rectoría.
F- Enviar borrador de minuta del contrato o convenio
a la Unidad Ejecutora y realizar solicitud de
aprobación en Consejo de Facultad o Instituto, o
Dependencia responsable del Convenio o Contrato.
G- Realizar minuta del contrato o convenio y
diligenciar formato Estudio de Suscripción de
Convenio o Contrato F-01-MP-08-01-01.
H- Revisar y aprobar el Estudio Suscripción de
Convenio o Contrato F-01-MP-08-01-11 y mediante
Acta acoger y aprobar la ejecución del Convenio o
Contrato y designar el responsable de la ejecución
de este mediante resolución.
Consejo de
Facultad o
Instituto
Acta
Resolución
Unidad
Académica
Ejecutora
Director DEEC
Unidad
Académica
Ejecutora
Consejo de
Facultad o de
Instituto
Minuta del contrato
o convenio
Estudio de
Suscripción
Convenio o
Contrato
F-01-MP-08-01-11
Estudio
Suscripción de
Convenio o
Contrato
F-01-MP-08-01-11
Acta – Resolución
DEFINITIVA
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
ETAPA
Versión:
MP-05-01-01
5.0
Página:
14 de 20
Título:
ACTIVIDAD
3. Solicitud de A- Enviar el formato diligenciado: Estudio
Visto Bueno
Suscripción de Convenio o Contrato F-01-MP-08-0111 para Vo.Bo. a quien corresponda y la Minuta de
Convenio o Contrato.
RESPONSABLE
Unidad
Académica
Ejecutora
REGISTROS
Estudio
Suscripción de
Convenio o
Contrato
F-01-MP-08-01-11
Minuta de
Convenio o
Contrato
B- Realizar el registro en el sitio web de la Dirección
de Extensión y Educación Continua
http://extension.univalle.edu.co/index.php/conveniosy-contratos
C- Revisar la información del convenio y/o contrato
registrada, verificando la correspondencia de los
objetivos, responsabilidades y compromisos de la
Universidad del Valle y la organización que suscribe
el convenio y/o contrato.
D- Revisar y dar Vo.Bo Estudio Suscripción de
Convenio o Contrato F-01-MP-08-01-11, en lo
concerniente a cada Vicerrectoría.
Los
convenios
o
contratos
de
tipo
interadministrativo, deberán llevar Vo.Bo de la
Vicerrectoría Administrativa, quien lo revisara en la
parte contable, administrativa y financiera.
E- Enviar a la Oficina Jurídica el Estudio Suscripción
de Convenio o Contrato F-01-MP-08-01-11, con los
documentos soporte, quien debe emitir concepto
favorable o no para la suscripción del convenio
Unidad
Académica
Ejecutora
Director DEEC
Profesional
DEEC
Vicerrectoría
Académica
y Administrativa
Unidad
Académica
Ejecutora
Vicerrectoría
Académica
F- Emitir el concepto favorable o no para la
suscripción del convenio y/o contrato e informar a la
Unidad Académica Ejecutora.
G- Devolver el convenio o contrato, en caso de que
se requiera hacer modificaciones o por cualquiera
de las razones estipulas en el formato Devolución
del Contrato o Convenio F-06-03-01
DEFINITIVA
Formulario Web
Convenio y/o
Contrato
Estudio
Suscripción de
Convenio o
Contrato
F-01-MP-08-01-11
Documentos
Soporte
Estudio
Suscripción de
Convenio o
Contrato
F-01-MP-08-01-11
Profesional o
Jefe Oficina
Jurídica
Convenio o
Contrato revisado
Profesional o
Jefe Oficina
Jurídica
Devolución del
Contrato o
Convenio
F-06-03-01
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
ETAPA
Página:
15 de 20
ACTIVIDAD
A- Recibir el Convenio y/o Contrato, revisar firmas y
fecha e informar al Director DEEC.
B- Enviar el Convenio y/o Contrato original a la
organización y archivar copia.
C- Revisar y enviar copia del Convenio y/o Contrato
firmado por el Represéntate Legal de la
Organización a la Unidad Académica Ejecutora.
D- Archivar el Convenio y/o Contrato firmado.
RESPONSABLE
Director DEEC
Profesional o
Jefe Oficina
Jurídica
Unidad
Académica
Ejecutora
Unidad
Académica
Ejecutora
Rector
Unidad
Académica
Ejecutora
Unidad
Académica
Ejecutora
Representante
Legal de la
Organización
Unidad
Académica
Ejecutora
5. Solicitud
A- Analizar, revisar y plantear las condiciones y Decano / Director
para la
requerimientos de propuesta de adición al Convenio
de Instituto
Suscripción de y/o Contrato.
Adiciones al
Jefe de
Convenio y/o
Departamento o
Contrato
Director de
Escuela
Represéntate
Legal de la
Organización
DEFINITIVA
5.0
Título:
H- Sugerir al responsable (Unidad Académica
Ejecutora) de suscribir el convenio o contrato una
negociación de las condiciones o compromisos
establecidos en el convenio, en caso de que éstas
no correspondan a las políticas institucionales de la
Universidad.
I- Decidir teniendo en cuenta las condiciones e
intereses de las partes, el concepto favorable o no
para suscribir el convenio y/o contrato.
J- Elaborar la Minuta de Convenio o Contrato
definitiva con los cambios sugeridos y socializarla a
los responsables.
K- Aprobar y firmar el Contrato o Convenio, siempre
y cuando tenga la revisión de la Oficina Jurídica, el
aval de la Vicerrectoría Administrativa y la firma del
respectivo Decano o Director de Instituto, como
corresponsable en el desarrollo del respectivo
convenio o contrato.
4. Gestión de
Archivo
Versión:
MP-05-01-01
REGISTROS
Carta
Correo Electrónico
Devolución de
Contrato o
Convenio
F-06-03-01
Minuta de
Convenio o
Contrato
Convenio o
Contrato aprobado
Convenio y/o
Contrato
Convenio y/o
Contrato
Convenio y/o
Contrato
Convenio y/o
Contrato/
Minuta de Adición
al Convenio y/o
Contrato
Documento con
Propuesta Técnica
y Presupuestal
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
5.0
Página:
16 de 20
Título:
Noviembre 2014
ETAPA
ACTIVIDAD
B- Realizar las Etapas 2 a 4 del procedimiento
Gestión de Convenios y/ Contratos de Carácter
Académico.
C- Ejecutar las actividades de acuerdo a los
dispuesto en el Convenio o Contrato
6.
Seguimiento
Versión:
MP-05-01-01
D- Elaborar informe final de la actividad
desarrollada, con visto bueno (recibido a
satisfacción) de entidad contratista
A- Solicitar a las Unidades Académicas reporte de
ejecución y desarrollo de actividades de la Gestión
de Convenios y Contratos de Carácter Académico
en el sistema de información SUE.
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad
Académica
Ejecutora
Unidad
Académica
Ejecutora
Unidad
Académica
Ejecutora
Profesional
DEEC
Reporte de
ejecución y
desarrollo de
actividades
B- Asesorar y apoyar el diligenciamiento de los
indicadores SUE cada oficina de Extensión
Profesional
DEEC
C- Recolectar y diligenciar la información
relacionada con las actividades desarrolladas en el
sistema de información del SUE y Registro de
Extensión.
Facultad /
Unidades
Académicas /
Instituto
Académico
Reporte SUE
Profesional
DEEC
Reporte SUE
Profesional
DEEC
Informe de gestión
D- Recibir reporte por parte de las Unidades
Académicas acerca de la ejecución y desarrollo de
actividades
E- Consolidar información y elaborar informe de
gestión.
7. PROCESOS RELACIONADOS
● Formación
● Gestión Financiera
8. FORMATOS
No.
1.
CÓDIGO
F-02-MP-05-01-01
2.
F-03-MP-05-01-01
DEFINITIVA
DESCRIPCIÓN
Remisión de Convenios y/o Contratos
Planificación del Diseño y Desarrollo de Actividades de
Extensión relacionadas con la Docencia
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Versión:
MP-05-01-01
5.0
Página:
17 de 20
Título:
Noviembre 2014
No.
CÓDIGO
3.
F-04-MP-05-01-01
4.
F-05-MP-05-01-01
5.
F-06-MP-05-01-01
6.
7.
8.
9.
F-01-MP-08-01-11
F-01-12-01
F-02-12-01
F-06-03-01
DESCRIPCIÓN
Propuesta de Actividades de Extensión Relacionadas con
Docencia
Solicitud de Aprobación de Actividades de Extensión
Presupuesto de Actividades de Extensión Relacionadas con
Docencia
Estudio Suscripción de Convenio o Contrato
Control de Asistencia
Modelo Acta de Reuniones
Devolución de Contrato o Convenio
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No.
DOCUMENTO
10. ANEXOS

No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
No.
1.0
2.0
DESCRIPCIÓN
FECHA
Versión Inicial del Manual.
Junio-2009
Se realizaron los siguientes cambios en el Manual de Procedimientos:
 Versión del Manual - Fecha de Emisión - Título del Manual
 Se eliminó la revisión por el Asistente Dirección de Extensión y
Educación Continua.
 En el numeral 3. Definiciones, se incluyeron las siguientes:
- Red de Extensión - SUE (Sistema Universitario Estatal)
Marzo- Educación Continua - Actividades Académicas
2010
 En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales, se incluyeron las
siguientes normas:
- Resolución No.072 de Enero 23 de 2008 de Rectoría
- Acuerdo 004 de febrero 10 de 2003 del Consejo Superior.
 En el numeral 5 Procedimientos, se realizaron los siguientes cambios:
- En el numeral 5.1 Registro de Programas de Educación Continua,
se adicionó la etapa 5 actividades A,B,C.
DEFINITIVA
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
No.
Versión:
MP-05-01-01
5.0
Página:
18 de 20
Título:
DESCRIPCIÓN
FECHA
-

3.0
Se incluyó el procedimiento 6.2 Dirección a solicitudes de actividades
de educación continua
- Se cambió el numeral del procedimiento Gestión de Convenios y
Contratos
- Se incluyó el procedimiento 6.4 Elaboración y Consolidación de
Indicadores de Extensión
- Se incluyó el procedimiento 6.4.1 Indicadores de Extensión SUE
- Se incluyó el procedimiento 6.4.2 Indicadores del Plan de Acción y
Anuario Estadístico
- En el numeral 8 Formatos se realizaron los siguientes cambios: Se
eliminó el Formato Estudio de Suscripción de Convenios y Contratos
- Se incluyó el Formato Evaluación Viabilidad Solicitud Actividad de
Extensión F-01-MP-05-01-01
Se incluyó el numeral 9 Documentos Externos:
- Formato Control de Asistencia F-01-12-01
- Acta de Reuniones F-02-12-01
- Formato Estudio Suscripción de Convenio o Contrato
F-01-MP-03-01-OJ
- Formato Control de Convenios, Contratos y Actas Sometidos a
Revisión F-03-03-01
 Versión del Manual
 Fecha de Emisión
 Descripción del Alcance
 En el numeral 6, Procedimientos:
- Se identificaron nuevos registros en el procedimiento 6.2, etapa 2 y 3.
- Se eliminó las actividades D, E, F de la etapa 4 del procedimiento 6.2 y
se redefinió la actividad D.
- Se incluyeron 2 procedimientos en el numeral 6.3 Gestión de Convenios
Junio-2010
y Contratos:



Gestión de Convenios de Práctica y Pasantía y Contratos
de Aprendizaje
Gestión de Convenios Marco e Interadministrativos
En el numeral 8, Formatos:
- Se incluyó el Formato Remisión de Convenios y/o Contratos F-02MP-05-01-01
 En el numeral 9, Documentos Externos:
- Se incluyó el Formato Devolución de Contrato o Convenio F-06-03-01
DEFINITIVA
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
No.
4.0
5.0
Versión:
MP-05-01-01
5.0
Página:
19 de 20
Título:
DESCRIPCIÓN
FECHA
 Versión del Manual - Fecha de Emisión
 Se Incluyeron nuevos términos y cambiaron las definiciones
 Se incluyó el diagrama de flujo
 En el numeral 6, Procedimientos:
 Se eliminó el procedimiento 6.3.1 Gestión de Convenios de práctica y
pasantía y Contratos de Aprendizaje
 Se modificó el nombre del procedimiento 6.3.2 Gestión de Convenios y
Contratos Carácter Académico (Actividades de Extensión y Educación
Continua)
– En la Etapa 1 se incluye la actividad b de la etapa 2 como actividad
b.
– Se elimina la actividad C.
– Se incluye la actividad D, E y F.
Junio 2011
– Cambian los responsables en las actividades C, D, E, F.
– En la Etapa 2. Se elimina la actividad A y B.
– Se modifican las actividades de la Etapa 2 y se incluyen nuevas
actividades de la C a la I.
– En la Etapa 3 se modifica el nombre y actividades.
– En la Etapa 4 se modifica nombre y actividades
– En la Etapa 5 se modifica nombre y actividades.
– Se elimina la etapa 6 remitir para firmas y se incluye la Etapa Mejora
Continua.
 En el numeral 7, Procesos Relacionados:
 Se incluyó el Procedimiento Gestión del Mejoramiento
 En el numeral 8, se incluye la tabla con la relación de los formatos
utilizados.
 En el numeral 9, se modifica nombre por Anexos.
En el numeral 4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales, se
adiciona: Acuerdo 003-10 del C.S, Res 028-12 C.S y Res 010-14 C.S
Se elimina el numeral Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con
Respecto al Procedimiento de Registro de Programas de Educación
Continua y se agrega: el numeral 4.2.
Normatividad,
Políticas
y Noviembre
Condiciones Generales con Diseño y Desarrollo de Actividades de Extensión de 2014
Relacionadas con la Docencia
En el numeral 4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales con
Respecto al de Procedimiento Gestión de Convenios y Contratos, se
adiciona:
DEFINITIVA
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Noviembre 2014
No.
Versión:
MP-05-01-01
Página:
20 de 20
Título:
DESCRIPCIÓN
–
–
–
5.0
FECHA
Circular No. 021-2006 de Rectoría “Por la cual se establecieron los
Trámites de Convenios Interinstitucionales y Contratos”.
Circular N° 009-2012 de Abril 18 de 2012 “Procesos de Contratación
en la Universidad del Valle”.
Manual de Procedimiento: Actividades de Extensión y Educación
Continua MP-05-01-01 y Administración de Convenios y Contratos
cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11.
Se ajusta y se cambia todo los procedimientos: 6.1. Registro de Programas
de Educación Continua y 6.2. Gestión de Convenios y Contratos de Carácter
Académico (Actividades de Extensión y Educación Continua).
Se elimina los procedimientos: Direccionamiento a solicitudes de Actividades
de Educación Continua y Elaboración y Consolidación de Indicadores de
Extensión.
Se adiciona los formatos: F-03-MP-05-01-01, F-04-MP-05-01-01, F-05-MP05-01-01 y F-06-MP-05-01-01.
Se unifican las definiciones: interventorías y veedurías, consultorías,
asesorías y asistencia técnica según la Resolución No. 028 de 2012 del
Consejo Superior.
F-04-MP-12-01-02
V-05-2013
DEFINITIVA
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Actividades de - gicuv - Universidad del Valle

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